Chu trình mua hàng – thanh toán với vấn đề kiểm toán
1 Bản chất của chu trình mua hàng – thanh toán
Chu trình mua hàng – thanh toán là tổng hợp các quyết định và quy trình cần thiết để doanh nghiệp có được hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chu trình thường bắt đầu với việc lập đơn đặt hàng của người phụ trách tại bộ phận cần hàng hóa hoặc dịch vụ, và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp sau khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
Quá trình mua hàng hóa và dịch vụ bao gồm các khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, cùng với sửa chữa và bảo trì Tuy nhiên, chu trình này không bao gồm việc mua và thanh toán cho các dịch vụ lao động, cũng như các sự chuyển nhượng và phân bổ chi phí nội bộ trong tổ chức.
Sơ đồ 1.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán
Phải trả ng ời bán
Chi phÝ trÝch tr íc ứng tr ớc tiền cho ng ời bán hoặc trả nợ ng ời bán
Mua hàng nhập kho Đầu t tài sản cố định
Mua hàng hoá, dịch vụ xuất dùng ngay không qua kho
Bảo hiểm trích tr íc
ChiÕt khÊu mua hàng đ ợc h ởng Hàng trả lại hoặc đ ợc giảm giá
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình kiểm tra và đánh giá các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán, bao gồm các tài khoản liên quan đến vốn bằng tiền, hàng tồn kho và nợ phải trả Số lượng tài khoản ảnh hưởng bởi chu trình này được thể hiện qua sơ đồ 1.1 Trong chu trình mua hàng và thanh toán, có hai hình thức mua hàng: mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm, trong đó sơ đồ 1.1 chỉ minh họa cho trường hợp mua hàng trả chậm.
2 Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán
2.1 Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán Các bớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp:
Mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận kế hoạch chuyên nghiên cứu nhu cầu về nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho sản xuất Nhiệm vụ của bộ phận này là lập kế hoạch và cung ứng, đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đồng thời tránh tình trạng dư thừa gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Sau khi hoàn tất kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ soạn thảo đơn yêu cầu mua hàng và trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt Đơn yêu cầu này sau đó sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng để thực hiện quy trình mua sắm.
Bộ phận mua hàng sẽ dựa vào đơn yêu cầu mua hàng để tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp Họ cũng cần xem xét các đơn chào hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau nhằm lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, đơn vị cần xem xét kỹ lưỡng các đơn chào hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Quyết định cuối cùng dựa trên các yếu tố như giá cả, chất lượng hàng hóa, điều kiện ưu đãi, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán và phương thức thanh toán.
Đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng ghi rõ loại hàng, số lượng và thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp dự định mua Mỗi đơn đặt hàng cần được đánh số trước và có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền Để hạn chế gian lận, các đơn đặt hàng phải bao gồm đủ số cột và diện tích cần thiết.
Đơn đặt hàng, được lập bởi người mua hàng, là điểm khởi đầu của chu trình mua sắm Đây là một chứng từ hợp pháp, đồng thời cũng được coi là một đề nghị để mua hàng hóa và dịch vụ.
Trong những trường hợp đặc biệt, khi người mua và người bán lần đầu giao dịch hoặc thực hiện các giao dịch lớn và phức tạp, việc ký hợp đồng cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ là cần thiết Điều này nhằm đảm bảo việc thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Mẫu yêu cầu và phê chuẩn mua hàng phụ thuộc vào loại hàng hóa và quy định công ty, đảm bảo mua sắm đúng mục đích và tránh lãng phí Nhiều công ty cho phép phê chuẩn chung cho nhu cầu hàng tồn kho trong giới hạn cho phép Ví dụ, các giao dịch mua lớn cần sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, trong khi các hợp đồng dịch vụ dài hạn được phê duyệt bởi nhân viên nhất định Hàng hóa có giá trị thấp hơn sẽ được quản đốc và trưởng phòng phê duyệt, và một số nguyên vật liệu được tự động tái đặt hàng khi đạt mức giới hạn đã định.
Quá trình kiểm soát đối với các bớc công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời đợc các câu hỏi sau:
+ Đợc phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đa ra đơn đặt hàng?
+ Số lợng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có đợc theo dõi không?
Khi một đơn đặt hàng đã quá thời hạn giao hàng mà vẫn chưa nhận được hàng, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp để xác định nguyên nhân của sự chậm trễ.
2.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Trong chức năng này, công việc chính là nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp Việc nhận hàng từ người bán là một bước quan trọng trong chu trình, vì đây là thời điểm bên mua xác nhận khoản nợ với bên bán trên sổ sách Khi hàng hóa được nhận, quá trình kiểm soát yêu cầu phải kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện khác để đảm bảo chất lượng và tính chính xác.
Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
1 Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán Để thực hiện đúng hớng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì KTV phải xác định đợc các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tợng và của khách thể kiểm toán Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV cũng phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán của chu trình này.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 200 xác định mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) là hỗ trợ kiểm toán viên (KTV) và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, và phản ánh trung thực, hợp lý các khía cạnh trọng yếu.
Mục đích chính của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá tính trung thực và sự phù hợp của các tài khoản liên quan với các nguyên tắc kế toán hiện hành Từ mục tiêu chung này, các mục tiêu cụ thể cho chu trình được xác định nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán đã xác định đợc bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:
Tính thực tế của hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào, cùng với các khoản nợ của người bán, phản ánh rõ ràng tài sản và công nợ Các thông tin này cần được đảm bảo bởi sự tồn tại của các tài sản và công nợ tương ứng.
Việc ghi nhận đầy đủ các hàng hóa và dịch vụ mua vào cùng với các khoản phải trả người bán là rất quan trọng, nhằm đảm bảo rằng thông tin phản ánh trên sổ sách và tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
Việc xác định giá vốn thực tế hàng nhập kho cần dựa trên chi phí thực tế của các nghiệp vụ, đồng thời phải tính toán các khoản phải trả cho người bán một cách chính xác, phù hợp với hợp đồng mua bán, hóa đơn của người bán và biên bản giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
Việc phản ánh quyền sở hữu tài sản mua vào trên báo cáo tài chính (BCTC) cần đảm bảo tính đúng đắn, thể hiện rõ ràng quyền và nghĩa vụ của đơn vị Đồng thời, nợ phải trả cho người bán cũng phải phản ánh đúng nghĩa vụ tài chính của đơn vị này.
- Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Việc phân loại và trình bày chính xác các tài sản mua vào cùng với các khoản phải trả người bán là rất quan trọng để tuân thủ các quy định liên quan Điều này không chỉ đảm bảo sự minh bạch trong việc phân loại tài sản và công nợ mà còn thể hiện đúng nghĩa vụ tài chính của đơn vị.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, cần thực hiện đúng kỳ kế toán, đặc biệt là các giao dịch phát sinh sau ngày kết thúc năm tài chính Trong quy trình mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thời điểm thực tế phát sinh, điều này có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Các mục tiêu kiểm toán là khung tham chiếu cho việc xác định thủ tục kiểm toán trong chu trình mua hàng và thanh toán nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán Dựa trên các mục tiêu này, KTV thiết kế thử nghiệm tuân thủ để nhận diện cấu trúc, quy trình kiểm soát hiện có và các điểm yếu tương ứng Qua đó, KTV đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết cho các số liệu và nghiệp vụ liên quan.
2 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Để đảm bảo tính kinh tế, hiệu quả và hiệu năng cũng nh để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị thì khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV cần tuân thủ theo qui trình sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Các giai đoạn trong qui trình kiểm toán có thể chi tiết nh sau:
2.1 Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lợng và
Lập kế hoạch và thiết kế ph ơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Kết thúc công việc kiểm toán chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng đắn:
Kế hoạch kiểm toán là công cụ quan trọng giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị, từ đó đưa ra những ý kiến xác đáng về chu trình mua hàng và thanh toán.
- Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý.
- Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ để Công ty kiểm toán tránh xảy ra những bất đồng với khách hàng.
Dựa trên kế hoạch kiểm toán đã được xây dựng, kiểm toán viên (KTV) có khả năng kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán đã thực hiện và đang tiến hành, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả của quá trình kiểm toán.
Việc lập kế hoạch kiểm toán được quy định rõ ràng trong các Chuẩn mực kiểm toán hiện hành Chuẩn mực kiểm toán thứ t trong 10 Chuẩn mực kiểm toán đã được thừa nhận (GAAS) yêu cầu rằng công tác kiểm toán phải được lập kế hoạch đầy đủ và các trợ lý, nếu có, phải được giám sát đúng đắn.
Kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán, đảm bảo bao quát các khía cạnh trọng yếu như phát hiện gian lận, rủi ro và các vấn đề tiềm ẩn, đồng thời hoàn thành đúng thời hạn Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục tiêu là xây dựng một chiến lược kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán Qui trình lập kế hoạch kiểm toán cần được thực hiện một cách cẩn thận để hỗ trợ KTV trong việc phân công công việc và phối hợp với các chuyên gia khác.
Sơ đồ 1.3: Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán
Giới thiệu công ty kiểm toán Việt nam (vaco)
1 Đặc điểm quá trình hoạt động của VACO
Lịch sử hình thành và phát triển của VACO
Công ty Kiểm toán Việt Nam (VACO) là doanh nghiệp Nhà nước, được thành lập vào ngày 13 tháng 5 năm 1991 theo Quyết định số 165 TC/QĐ/TCCB của Bộ Tài chính VACO hoạt động dưới sự quản lý của Bộ Tài chính và cung cấp các dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp tại Việt Nam.
Vào năm 2004, VACO đã được chuyển đổi thành Công ty Trách nhiệm Hữu hạn một thành viên, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, theo Quyết định 1927/QĐ/BTC ngày 30 tháng 6 năm 2003 của Bộ trưởng.
Kể từ năm 1992, VACO đã thiết lập quan hệ hợp tác với các công ty kiểm toán hàng đầu thế giới như Deloitte Touche Tohmatsu (DTT), Arthur Andersen (AA) và Price Waterhouse Cooper (PWC) Vào tháng 4 năm 1995, VACO đã liên doanh với DTT để thành lập Công ty liên doanh VACO - DTT, theo quyết định số 1187/GP của Uỷ ban Nhà nước về hợp tác đầu tư Đến năm 1997, VACO chính thức trở thành thành viên của DTT.
VACO, công ty kiểm toán đầu tiên của Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế, kết hợp sức mạnh từ Công ty Kiểm toán Việt Nam và một hãng kiểm toán hàng đầu thế giới với bề dày lịch sử hàng trăm năm Công ty hiện cung cấp dịch vụ chuyên ngành chất lượng cao cho một lượng khách hàng lớn nhất trong ngành kiểm toán tại Việt Nam, nhờ vào sự hiểu biết sâu sắc về môi trường kinh doanh và luật pháp tại đây.
Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty Kiểm toán Việt Nam (VACO) đã hoạt động hơn 10 năm và hiện có 3 văn phòng, bao gồm 1 văn phòng chính tại Hà Nội, 1 chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và 1 chi nhánh tại Hải Phòng Dự kiến vào năm 2024, VACO sẽ mở thêm một chi nhánh tại Đà Nẵng Bộ máy quản lý của VACO bao gồm 1 giám đốc và 4 phó giám đốc.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức và quản lý của VACO
Chủ tịch HĐQT kiêm tổng Giám đốc hà thị thu thanh
Phòng t vấn và quản lý rủi ro Dtt
Phó giám đốc trần việt đức
Phó giám đốc tr ơng anh hùng
Phó giám đốc đặng chÝ dòng
Phó giám đốc nguyÔn quèc huy
P NV1 P.NV3 P NV2 P NV4 P XDCB
VACO là một trong những Công ty mà mức trình độ chung của nhân viên là khá cao :
- 45% số nhân viên đã đợc đào tạo, khảo sát về kế toán, kiểm toán ở nớc ngoài.
- 37% số nhân viên có trên 5 năm kinh nghiệm.
- 12% số nhân viên có bằng thạc sĩ.
- 21% số nhân viên có 2 bằng đại học trở lên.
- 60% số nhân viên sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong công việc.
- 95% số nhân viên có trình độ đại học trở lên và sử dụng thành thạo máy vi tính trong công việc.
VACO là công ty kiểm toán hàng đầu với số lượng nhân viên đạt chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn (CPA) nhiều nhất trong ngành kiểm toán.
Đặc điểm hoạt động cung cấp dịch vụ
Với đội ngũ kiểm toán viên (KTV) quốc gia đông đảo nhất tại Việt Nam, bao gồm những KTV hàng đầu trong ngành, dịch vụ kiểm toán của chúng tôi đảm bảo chất lượng cao Dịch vụ này chiếm hơn 70% tổng hoạt động kinh doanh, khẳng định vị thế và uy tín của công ty trong lĩnh vực kiểm toán.
VACO không chỉ cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm mà còn thực hiện soát xét khả năng sáp nhập và mua bán doanh nghiệp Ngoài ra, VACO cũng cung cấp dịch vụ tư vấn trong lĩnh vực cho vay và tài trợ vốn quốc tế.
Các chuyên gia của VACO cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) theo quy định pháp luật, bao gồm kiểm toán năm, soát xét BCTC hàng quý hoặc sáu tháng, và thực hiện hợp nhất BCTC cho các tập đoàn quốc tế.
Theo quy định của Nhà nước về quyết toán vốn đầu tư hoàn thành cho các doanh nghiệp hoạt động theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, Công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán vốn đầu tư cho các dự án hoàn thành Dịch vụ này giúp các doanh nghiệp đánh giá và phân loại chính xác tài sản trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh.
VACO tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao, cung cấp đa dạng dịch vụ như kế toán, tư vấn thuế, tư vấn kinh doanh, tư vấn đầu tư và dịch vụ đào tạo.
Các khách hàng chủ yếu:
VACO là công ty kiểm toán hàng đầu, cung cấp dịch vụ đa dạng cho một lượng khách hàng lớn Với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, VACO đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình sở hữu và kinh doanh khác nhau.
Doanh nghiệp Nhà nước, như VACO, thực hiện kiểm toán cho hầu hết các Tổng công ty 90, 91, bao gồm Tổng công ty hàng không dân dụng Việt Nam, Tổng công ty điện lực Việt Nam và Tổng công ty than Việt Nam.
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BBC): SMTC, MCC, PPCC,…
- Các dự án quốc tế đợc tài trợ bởi World Bank, ADB, PAM, SIDA, UNDP, IMF,…
- Doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài: Khách sạn Thống Nhất SEM Metropole, Khách sạn Hà Nội, Procter & Gamble (P&G), Kao VN Ltd,
- Các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài khác.
2 Qui trình hoạt động của công ty
VACO nổi bật trong lĩnh vực kiểm toán nhờ vào chương trình kiểm toán tiên tiến mà công ty áp dụng Kể từ khi gia nhập hãng kiểm toán quốc tế DTT, VACO đã thực hiện các cuộc kiểm toán theo chương trình AS/2 (Audit System/2) do DTT cung cấp.
Theo Bộ Tài chính, chương trình kiểm toán hiện tại được đánh giá là tốt nhất, kết hợp các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế và các chương trình kiểm toán quốc tế với các quy định pháp luật riêng của Việt Nam, đồng thời cụ thể hóa để phù hợp với tình hình và điều kiện của đất nước.
Hệ thống AS/2 bao gồm: phơng pháp kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán, phần mềm kiểm toán.
Phơng pháp kiểm toán AS/2VACO đã thực hiện công việc kiểm toán BCTC theo qui trình sau: Sơ đồ 2.2 – Qui trình kiểm toán tại VACO (trang 37)
Quản lý cuộc kiểm toán Đánh giá, kiểm soát, xử lý rủi ro kiểm toán.
Lựa chọn nhóm kiểm toán Thiết lập các điều khoản của hợp đồng kiểm toán
Công việc thực hiện tr íc kiÓm toán
LËp kÕ hoạch kiẻm toán tổng quát
Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Tìm hiểu môi tr ờng kiểm soát.
Tìm hiểu chu trình kế toán.
Thực hiên các b ớc phân tích tổng quát Xác định mức độ trọng yếu.
Xây dựng kế hoạch giao dịch và phục vụ khách hàng. Đánh giá rủi ro tiềm tàng trong các tài khoản
X©y dùng kÕ hoạch kiểm toán
Rủi ro chi tiết xác định đ ợc
Tin cậy vào hệ thống kiểm soát
Rủi ro chi tiết không xác định đ ợc
Tin cậy vào hệ thống kiểm soát
Không tin cậy Tin cậy Tin cậy Không tin cậy
TËp trung vào kiÓm tra chi tiÕt
Xác định các b ớc kiểm soát có thể làm giảm rủi ro
Kiểm tra các b ớc kiểm soát để chứng minh độ tin cậy của hệ thèng theo kÕ hoạch quay vòng
Thực hiện kiểm tra chi tiết ở mức độ cơ bản
TËp trung kiÓm tra chi tiÕt
Tổng hợp và liên kết với kế hoạch kiểm toán chi tiết
Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Thực hiện các b ớc kiểm tra hệ thống và đánh giá
Thực hiện các b ớc kiểm tra chi tiết và đánh giá kết quả kiểm tra
Thực hiện việc soát xét báo cáo tài chính
Soát xét các sự kiện xảy ra sau ngày lập báo cáo Thu thập th giải trình của BGĐ khách hàng
Lập bảng tổng hợp kết quả kiểm toán.
Lập báo cáo kiểm toán. Đánh giá chất l ợng và kết quả cuộc kiểm toán
KÕt luËn vÒ cuộc kiểm toán và lập báo cáo
Các hoạt động sau kiểm toán Đánh giá và quản lý rủi ro
Thùc hiện các chuÈn mùc phôc vô khách hàng
Hệ thống hồ sơ kiểm toán theo phơng pháp kiểm toán AS/2 : đợc chia thành các phần nhỏ có đánh số tham chiếu từ
1000 đến 8000, cụ thể nh sau:
1000 : Lập kế hoạch kiểm toán
3000 : Quản lý cuộc kiểm toán
5000 : Kiểm tra chi tiết phần tài sản
6000 : Kiểm tra chi tiết phần công nợ
7000 : Kiểm tra chi tiết vốn chủ sở hữu
8000 : Kiểm tra chi tiết báo cáo lãi lỗ
Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do vaco thực hiện
Trong chuyên đề này, tôi sẽ trình bày chi tiết về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán mà KTV VACO đã thực hiện tại hai khách hàng, Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi và Công ty đá quí Việt Nhật (Viko) Mục tiêu là minh hoạ cho những nội dung đã nghiên cứu trong phần I và cung cấp cái nhìn thực tiễn về hoạt động kiểm toán này.
Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi là doanh nghiệp Nhà nước chuyên sản xuất thuốc lá, trong khi Công ty Viko là liên doanh Việt-Nhật chuyên chế tác kim loại và đá quý Hai doanh nghiệp này có đặc điểm khách hàng riêng biệt, ảnh hưởng đến quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, dẫn đến sự khác biệt trong kiểm toán chu trình này Do đó, em chọn hai đơn vị này làm ví dụ minh họa cho chuyên đề Để tránh trùng lặp, em sẽ trình bày riêng từng phần của chu trình: tại Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, em sẽ tập trung vào phần thanh toán, còn tại Công ty Viko, em sẽ đi sâu vào phần mua hàng.
1 Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán do VACO thực hiện tại Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi
1.1 Công việc thực hiện trớc khi kiểm toán Đây là công việc mà chủ nhiệm kiểm toán trực tiếp thực hiện dựa trên cơ sở những thông tin về khách hàng đã thu thập đợc qua các cuộc họp với khách hàng, qua hồ sơ kiểm toán của các năm trớc.
Đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trờng kiểm soát
Trước khi bắt đầu công việc, Công ty luôn yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin tài chính quan trọng, bao gồm Bảng cân đối kế toán và Bảng báo cáo kết quả kinh doanh cho năm tài chính vừa kết thúc.
Sau khi thu thập tài liệu cần thiết, kiểm toán viên tiến hành đánh giá rủi ro kiểm toán để xây dựng chương trình kiểm toán phù hợp Công việc này yêu cầu sự xét đoán nghề nghiệp, vì vậy người thực hiện cần có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm Thông thường, Chủ nhiệm kiểm toán (Senior 2) sẽ thực hiện đánh giá rủi ro thông qua các mẫu câu hỏi có sẵn.
Bảng 2.2: Câu hỏi đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trờng kiểm soát Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi
1 Có lý do gì để nghi ngờ về tính chính trực của các thành viên Ban lãnh đạo khách hàng hoặc nghi ngờ về việc dựa vào th giải trình của Ban giám đốc không?
2 Có lý do nào để băn khoăn với những cam kết về tính trung thực và hợp lý của BCTC?
3 Có lý do nào để băn khoăn tới những cam kết của Ban lãnh đạo đơn vị trong việc thiết lập và duy trì hệ thống kế toán đáng tin cậy hay một hệ thống KSNB hiệu quả?
4 Cơ cấu tổ chức có bất hợp lý với qui mô và hình thức kinh doanh không?
5 Quá trình kiểm soát có bất hợp lý với qui mô và hình thức kinh doanh không, có lý do nào để băn khoăn về khả năng của Ban lãnh đạo trong việc giám sát và điều hành hoạt động có hiệu quả cũng nh việc phân công trách nhiệm?
6 Phơng pháp phân công quyền hạn và trách nhiệm không phù hợp với qui mô và hình thức kinh doanh hay không?
7 Có lý do nào để băn khoăn đến phơng pháp kiểm soát của lãnh đạo hay không?
8 Hình thức và phạm vi sử dụng máy tính có bất hợp lí với qui mô và điều kiện kinh doanh hay không?
9 Ban giám đốc và bộ phận kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp không phù hợp với qui mô và hình thức kinh doanh hay không?
10 Có lý do nào cần quan tâm đến đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị hay không?
11 Có những yếu tố nào trong môi trờng kinh doanh tác động đến hoạt động và tính hoạt động liên tục của đơn vị không?
12 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có theo số liệu dự kiến nào không?
13 Có nhân tố nào tồn tại chứng tỏ doanh nghiệp không thể tiếp tục hoạt động trong thời gian dự báo hay không?
14 Có lý do nào để xem xét về các điều khoản hợp đồng kiểm toán hay không?
15 Có lý do nào để nghi ngờ sự tuân thủ những chuẩn mực kiểm toán chung khi thực hiện hợp đồng không?
16 Có vấn đề nào về kế toán trọng yếu dẫn đến mức độ rủi ro kiểm toán lớn hơn mức trung bình hay không?
Chúng ta thường thiếu hiểu biết về bản chất của các giao dịch quan trọng và mối quan hệ kinh tế giữa khách hàng và các đơn vị khác Đặc biệt, trong trường hợp các đơn vị này được coi là bên liên quan, nhưng thực tế họ lại là những bên có ảnh hưởng đến giao dịch.
18 Có lý do nào để khẳng định rằng chúng ta thiếu kiến thức hoặc kinh nghiệm về hoạt động của khách hàng không?
19 Có lý do nào để khẳng định rằng chúng ta không có đầy đủ nhân viên trình độ tham gia thực hiện hoạt động?
20 Có những vấn đề nào nói có sự tồn tại khả năng gian lận tại đơn vị hay không?
Từ những phân tích trên, có rủi ro đợc phát hiện?
Rủi ro kiểm toán cho Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi được đánh giá ở mức trung bình, và Ban giám đốc VACO đã quyết định chấp nhận thực hiện kiểm toán cho khách hàng này.
Lựa chọn nhóm kiểm toán
Một nhóm kiểm toán thờng bao gồm Giám đốc: là ngời phụ trách chung công việc.
Phó giám đốc: ngời trực tiếp quản lý hợp đồng.
Chủ nhiệm kiểm toán: là ngời quản lý và soát xét chất lợng cuộc kiểm toán.
Nhóm trực tiếp thực hiện kiểm toán sẽ gồm 3 4 ngời trong đó có 12 kiểm toán viên, 12 trợ lý kiểm toán viên.
Các KTV và trợ lý KTV cần cam kết tính độc lập trong quá trình kiểm toán Thông thường, các KTV được chọn là những người đã từng thực hiện kiểm toán cho Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, nhằm đảm bảo có hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Ngoài ra, tuỳ theo khách hàng, mà có những trợ giúp đắc lực từ phía các chuyên gia nớc ngoài hoặc các chuyên gia độc lËp.
Lập và thảo luận các điều khoản trong hợp đồng kiểm toán
Sau khi hoàn tất hai bước trước, bộ phận thẩm định của VACO sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng kiểm toán với Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, trong đó sẽ bao gồm các điều khoản quan trọng cần thiết.
- Luật định và chuẩn mực
- Trách nhiệm và quyền hạn của các bên
- Phí và phơng thức thanh toán phí kiểm toán.
1.2 Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát là bớc rất quan trọng đối với toàn bộ cuộc kiểm toán, bao gồm các bớc công việc sau
Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
Hệ thống phương pháp kiểm toán AS/2 yêu cầu kiểm toán viên (KTV) thu thập thông tin đầy đủ về hoạt động kinh doanh của khách hàng trong mỗi cuộc kiểm toán Việc này giúp xác định và tìm hiểu các sự kiện, nghiệp vụ cùng cách thức thực hiện, từ đó đưa ra những xét đoán quan trọng về ảnh hưởng tới toàn bộ chu trình kiểm toán, đặc biệt là chu trình mua hàng và thanh toán, cũng như báo cáo tài chính (BCTC) nói chung.
● Chủ sở hữu và cơ cấu tổ chức
Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, thuộc Tổng công ty thuốc lá Việt Nam, là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, được thành lập theo Quyết định số 1988/QĐ/TCCB ngày 20/07/1996 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp Doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh số 110975 vào ngày 12/09/1996 do Uỷ ban kế hoạch Nhà nước cấp, và thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh lần đầu vào ngày 04/12/2000 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp.
Trụ sở Nhà máy đặt tại 235 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Nhà máy chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu, đồng thời cung cấp dịch vụ chế tạo, gia công, sửa chữa và phục hồi máy móc thiết bị phụ tùng trong ngành thuốc lá.
Tổ chức của Nhà máy bao gồm:
- Phòng tài chính kế toán
- Phòng kỹ thuật, công nghệ.
- Phòng kỹ thuật, cơ điện
- Phòng tổ chức, bảo vệ
- Phân xởng đóng bao mềm
- Phân xởng đóng bao cứng
- Phân xởng sản xuất thuốc lá Dunhill
- Phân xởng 4 (phục vụ, dán túi PE, in hòm cacton, may gang tay)
Tìm hiểu môi trờng kiểm soát
bài học kinh nghiệm từ thực tiễn công tác kiểm toán tại vaco
Kiểm toán ở Việt Nam đang ngày càng phát triển, với VACO là một trong những công ty hàng đầu, đóng vai trò quan trọng trong quản lý nền kinh tế VACO luôn cung cấp dịch vụ kiểm toán chất lượng cao, đáp ứng sự tin cậy của khách hàng Để đạt được thành công, VACO tận dụng công nghệ kiểm toán hiện đại từ DTT và liên tục nghiên cứu các phương pháp để tối ưu hóa hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
Trong thời gian thực tập tại VACO, tôi đã có cơ hội tìm hiểu quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Công việc này được thực hiện tại hai đơn vị khách hàng, trong đó có Nhà máy thuốc lá Qua đó, tôi đã nắm bắt được các bước quan trọng trong quy trình kiểm toán và cách VACO đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Quá trình kiểm toán BCTC tại Thắng Lợi và Công ty Viko được thực hiện đầy đủ, tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và quốc tế, từ lập kế hoạch đến phát hành Báo cáo kiểm toán Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thể hiện sự sáng tạo và linh hoạt trong việc áp dụng các thủ tục kiểm toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng khách hàng Kết quả là những kết luận kiểm toán chính xác và các ý kiến tư vấn nhằm khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán của khách hàng.
Giai đoạn tiếp cận và lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Tiếp cận khách hàng là bước đầu tiên trong quy trình kiểm toán BCTC của VACO, đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch kiểm toán hiệu quả Để đảm bảo thành công, VACO thường cử lãnh đạo cao cấp như trưởng phòng, phó phòng và kiểm toán viên cao cấp tham gia giai đoạn này Công tác tiếp cận diễn ra nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, giúp ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi Thủ tục ký kết được thực hiện nghiêm túc, tuân thủ quy định pháp luật về hợp đồng kinh tế và phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 210.
VACO đã tiến hành lập kế hoạch kiểm toán một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả, tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 Trong quá trình này, kiểm toán viên đã chú trọng thu thập và tìm hiểu thông tin chi tiết về khách hàng thông qua quan sát, phỏng vấn và gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc.
VACO luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 310 về thu thập thông tin cơ sở trong quá trình kiểm toán BCTC, yêu cầu KTV phải hiểu biết đầy đủ về tình hình kinh doanh để đánh giá và phân tích các sự kiện và nghiệp vụ của đơn vị được kiểm toán Một trong những điểm mạnh trong giai đoạn này là việc xây dựng mô hình đánh giá mức độ trọng yếu một cách đầy đủ và hợp lý, đảm bảo định hướng chính xác cho KTV trong quá trình kiểm toán.
Sau khi kết thúc giai đoạn này, trưởng nhóm kiểm toán hoặc các kiểm toán viên cao cấp sẽ xác định các khoản mục trọng yếu trên báo cáo tài chính (BCTC) và phân chia nhiệm vụ cùng thời gian cho các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán Việc phân chia công việc một cách hợp lý, khoa học và phù hợp với trình độ của từng thành viên trong nhóm kiểm toán đã đóng góp quan trọng vào hiệu quả và chất lượng công việc kiểm toán của VACO.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Việc lập kế hoạch kiểm toán chi tiết về thời gian, phạm vi và các chương trình kiểm toán đã giúp VACO thực hiện kiểm toán một cách đầy đủ và chặt chẽ Trong quá trình kiểm toán tại Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, KTV đã kết hợp thủ tục phân tích với các thủ tục kiểm tra chi tiết, mang lại hiệu quả cao Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520, thủ tục phân tích có thể thay thế thủ tục kiểm tra chi tiết trong một số trường hợp nếu nó hiệu quả hơn trong việc phát hiện sai sót trên BCTC Kết quả của thủ tục phân tích sẽ được sử dụng làm bằng chứng quan trọng để chứng minh ý kiến của KTV.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Chất lượng cuộc kiểm toán là một khái niệm mới và đang thu hút sự chú ý trong bối cảnh thị trường kiểm toán độc lập phát triển mạnh mẽ Sự cạnh tranh giữa các công ty kiểm toán trong nước và quốc tế như AASC, KPMG, PwC, và A&C ngày càng gay gắt, tạo ra nhu cầu cao về các tiêu chuẩn kiểm toán chất lượng.
VACO luôn đặt chất lượng cuộc kiểm toán lên hàng đầu, do đó trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, công ty thực hiện soát xét toàn bộ công việc kiểm toán của các giai đoạn trước Việc soát xét này được thực hiện bởi trưởng nhóm kiểm toán và sau đó là Ban Giám đốc Công ty trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức Quy trình này giúp VACO phát hiện các điểm mạnh và điểm yếu, từ đó không ngừng nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán.
Chất lượng cuộc kiểm toán phụ thuộc vào chất lượng từng công việc, giai đoạn và phần hành kiểm toán cụ thể Để đánh giá tổng thể chất lượng kiểm toán, cần xem xét kỹ lưỡng chất lượng của từng bước trong quy trình, đặc biệt là các phần hành kiểm toán.
Công tác kiểm toán tại VACO đã xây dựng cơ chế kiểm soát chất lượng theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220, đảm bảo hiệu quả cao nhờ vào chương trình kiểm toán khoa học và chi tiết Trong mỗi cuộc kiểm toán, trưởng nhóm giám sát công việc của từng kiểm toán viên (KTV), phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ của họ, và tiến hành soát xét kết quả sau khi hoàn tất giai đoạn thực hiện Sau mỗi lần soát xét, người thực hiện cần ký tên vào từng trang giấy tờ làm việc để làm cơ sở cho việc đánh giá toàn bộ quá trình kiểm toán sau này.
Báo cáo kiểm toán của VACO tuân thủ nghiêm ngặt Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 700, đảm bảo tính độc lập và khách quan trong các kết luận Những kết luận này không chỉ chính xác với thực tế mà còn mang tính xây dựng, tạo dựng niềm tin cho các bên liên quan.
KTV cần linh hoạt và sáng tạo trong việc lựa chọn các thủ tục kiểm toán từ chương trình kiểm toán mẫu cho từng tài khoản Hệ thống phương pháp kiểm toán AS/2 cung cấp một chương trình kiểm toán mẫu với các thủ tục kiểm tra chi tiết cơ bản, giúp KTV lập kế hoạch kiểm tra dễ dàng hơn KTV có thể điều chỉnh hoặc thiết kế thêm các thủ tục kiểm toán phù hợp với từng trường hợp cụ thể, dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh của khách hàng và chu trình kiểm tra Việc nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong chu trình sẽ giúp KTV tập trung vào các hướng kiểm tra thích hợp, đồng thời yêu cầu KTV phải có kiến thức, kinh nghiệm và sự năng động trong công việc.
Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại VACO có nhiều ưu điểm đáng chú ý, tuy nhiên vẫn tồn tại một số điểm cần lưu ý để cải thiện hiệu quả Các công ty kiểm toán khác nên tham khảo quy trình này để nâng cao chất lượng kiểm toán của mình.
Thứ nhất là, vấn đề kiểm tra hệ thống KSNB.
Thứ hai là, các thủ tục phân tích dọc còn ít đợc sử dụng.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC tại VACO
Hoạt động kiểm toán tại Việt Nam đã có sự phát triển đáng kể về số lượng và chất lượng, nhưng vẫn cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu đổi mới của đất nước Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và sự phát triển của thị trường chứng khoán, việc cải tiến công tác kiểm toán đòi hỏi nhiều thời gian và công sức Đây là mục tiêu lâu dài của VACO Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại VACO, tôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những tồn tại trong quy trình kiểm toán BCTC.
1 Vấn đề kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán
Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình mua hàng và thanh toán là rất quan trọng, đặc biệt trong kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) Phương pháp kiểm toán AS/2 nhấn mạnh rằng mục đích của việc kiểm tra hệ thống là để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
- Hiểu rõ hệ thống kiểm soát của khách hàng.
- Thiết kế các thử nghiệm cơ bản
- Góp ý nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý của khách hàng sẽ đợc trình bày trong th quản lý.
Việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của kiểm toán viên (KTV) hiện nay chủ yếu nhằm mục đích hiểu biết hơn là xác định quy mô kiểm tra chi tiết Dù KTV có thể kết luận rằng họ tin tưởng vào hệ thống KSNB của khách hàng, điều này không dẫn đến việc giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết Nguyên nhân chủ yếu là do nền kinh tế Việt Nam vẫn đang trong quá trình phát triển, khiến cho hệ thống KSNB của nhiều doanh nghiệp chỉ ở mức độ thấp, do đó KTV không thể hoàn toàn tin tưởng vào hệ thống này.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) ngày càng được các doanh nghiệp nhận thức rõ ràng hơn Do đó, hệ thống KSNB sẽ được cải tiến và hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu hoạt động hiệu quả Việc kiểm tra hệ thống KSNB không chỉ nhằm hiểu biết về cấu trúc của nó mà còn nhằm giảm thiểu khối lượng kiểm tra chi tiết, nếu kết quả kiểm tra cho thấy có thể tin tưởng vào độ tin cậy của hệ thống KSNB của khách hàng.
Mặc dù chương trình kiểm toán không thiết kế thủ tục thử nghiệm kiểm soát và kiểm tra hệ thống, KTV vẫn thực hiện các thủ tục này trong giai đoạn lập kế hoạch thông qua việc phỏng vấn khách hàng để trả lời các câu hỏi liên quan Tuy nhiên, những công việc này không được ghi lại trên giấy tờ làm việc Do đó, KTV cần lưu lại các câu hỏi phỏng vấn khách hàng trước khi lập kế hoạch kiểm toán và bổ sung thêm trong giai đoạn thực hiện để xác định mức độ tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ.
2 áp dụng các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Thủ tục phân tích là phương pháp kiểm toán hiệu quả với thời gian ngắn và chi phí thấp, giúp KTV xác định các khoản mục trọng yếu trên BCTC Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu trình độ chuyên môn cao Có hai loại thủ tục phân tích: phân tích ngang và phân tích dọc, mỗi loại có ưu điểm riêng Thực tế, KTV thường chỉ sử dụng phân tích ngang, so sánh số liệu giữa các năm, chủ yếu trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Mặc dù phân tích ngang đơn giản và dễ thực hiện, nhưng nó không thể hiện mối quan hệ giữa các số liệu Ví dụ, trong kiểm tra tài khoản phải trả người bán tại Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, các tỷ suất được tính toán nhưng không thể so sánh với tỷ suất ngành, dẫn đến việc thiếu giá trị trong các tỷ suất đã tính toán.
Trong quá trình kiểm toán các chu trình tài chính, đặc biệt là chu trình mua hàng và thanh toán, cần áp dụng các thủ tục phân tích Những thủ tục này phải được thực hiện xuyên suốt ba giai đoạn của cuộc kiểm toán, từ khâu lập kế hoạch cho đến khi kết thúc kiểm toán.
Trong phân tích tài chính, việc chú trọng đến các thủ tục phân tích tỷ suất là rất quan trọng, vì chúng thể hiện mối quan hệ giữa các số liệu trên Báo cáo tài chính Áp dụng các thủ tục này giúp cung cấp bằng chứng đáng tin cậy cho các kết luận của Kiểm toán viên (KTV) Khi so sánh với số liệu của các công ty cùng quy mô trong ngành, các tỷ suất này phản ánh chính xác thực trạng tài chính của khách hàng, mang lại thông tin hữu ích cho các kết luận của KTV.
Trong nền kinh tế thị trường, chất lượng kiểm toán là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các công ty kiểm toán độc lập Chất lượng này phụ thuộc vào từng giai đoạn và phần hành cụ thể của quá trình kiểm toán Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, được thực hiện bởi Công ty Kiểm toán Việt Nam tại Công ty Thắng Lợi và Công ty Viko, cho thấy vai trò quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính Hoạt động này không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện và điều chỉnh sai sót mà còn hạn chế thiệt hại trong kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
