(Luận văn đại học thương mại) giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy chiếu từ thị trƣờng nhật bản của công ty cổ phần SIMTEK

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ thầy cô giáo trường Đại học Thương Mại nói chung thầy giáo khoa Thương Mại Quốc Tế nói riêng trang bị cho em kiến thức định hướng cho em để em hồn thành khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo tập thể cán Công ty cổ phần SIMTEK, đặc biệt anh chị phịng ban giúp em có hội thực tập doanh nghiệp, tiếp xúc với thực tế công việc giúp em có thơng tin cần thiết, hữu ích cho khóa luận Đặc biệt em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo ThS Trương Quang Minh tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Do lần đầu tiếp xúc thực tế, thời gian kinh nghiệm có hạn viết khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý từ thầy để viết em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Vũ Công Tân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .1 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.3 Mục đích nghiên cứu .3 1.4 Đối tượng nghiên cứu 1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.7 Kết cấu khóa luận .4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU .5 2.1 Khái quát hợp đồng nhập qui trình thực hợp đồng nhập 2.1.1 Khái niệm vai trò hợp đồng nhập .5 2.1.2 Nội dung qui trình thực hợp đồng nhập 2.2 Giám sát qui trình thực hợp đồng nhập .8 2.2.1 Khái niệm vai trò giám sát qui trình thực hợp đồng nhập khẩu8 2.2.2 Nội dung phương pháp giám sát qui trình thực hợp đồng nhập 2.3 Điều hành qui trình thực hợp đồng nhập 10 2.3.1 Khái niệm vai trị điều hành qui trình thực hợp đồng nhập 10 2.3.2 Nội dung phương pháp điều hành qui trình thực hợp đồng nhập 10 2.4 Một số nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƯƠNG : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY CHIẾU TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SIMTEK 16 3.1 Tổng quan Công ty cổ phần SIMTEK 16 3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 17 3.3 Thực trạng việc giám sát điều hành quy trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản công ty cổ phần SIMTEK 19 3.3.1 Thực trạng công tác giám sát quy trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản công ty cổ phần SIMTEK 19 3.3.2 Thực trạng cơng tác điều hành quy trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK 23 3.4 Đánh giá chung thực trạng công tác giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK 26 3.4.1 Những thành công đạt .26 3.4.2 Những hạn chế nguyên nhân 27 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY CHIẾU TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SIMTEK .29 4.1 Định hướng phát triển Công ty 29 4.2 Đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK 30 4.2.1 Tăng cường công tác giám sát việc thực hợp đồng đối tác 30 4.2.2 Phân công hợp lý nhân viên 31 4.2.3 Tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán điều hành giám sát 32 4.2.4 Thiết lập hệ thống công việc hệ thống cảnh báo sớm, tăng khả phản ứng kịp thời tình phát sinh 34 4.2.5 Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường 35 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4.2.6 Chọn phương pháp giám sát hợp đồng phù hợp với đặc điểm hoạt động nhập Công ty 35 4.2.7 Xây dựng củng cố mối quan hệ tốt đẹp với đối tác bên liên quan .36 4.2.8 Phân bổ công việc đồng phòng ban .36 4.3 Một số kiến nghị nhà nước .36 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Ký hiệu Tên bảng Trang Mơ hình 2.1 Mơ hình điều hành qui trình thực hợp đồng nhập 12 Bảng 3.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn 2011-2014 17 Đóng góp lĩnh vực kinh doanh doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn 2012-2014 Một số thị trường nhập thiết bị Công ty 17 Bảng 3.2 Bảng 3.3 18 giai đoạn 2012-2014 Bảng 3.4 Biểu đồ 3.1 Bảng đánh giá công tác giám sát quy trình thực HĐNK thiết bị nghe nhìn từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK Thực trạng hoạt động giám sát khâu qui trình thực hợp đồng nhập Cơng ty 19 21 Bảng đánh giá công tác điều hành qui trình thực Bảng 3.5 HĐNK thiết bị nghe nhìn từ thị trường Nhật Bản 23 Công ty cổ phần SIMTEK Biểu đồ 3.2 Bảng 4.1 Thực trạng hoạt động điều hành khâu qui trình thực hợp đồng nhập Công ty Một số tiêu hoạt động kinh doanh Công ty 23 29 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Viết tắt Tiếng Việt Tiếng Anh CIF Tiền hàng, phí bảo hiểm cước phí Cost, Insurance and Freight L/C Thư tín dụng Letter of Credit HS Mã số hàng hóa xuất nhập Harmonized Commodity Description and Coding System HĐNK Hợp đồng nhập XNK Xuất nhập XK Xuất LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Trong năm gần đây, xuất nhập ngày đóng vai trị quan trọng phát triển kinh tế Việt Nam Điều thể qua tổng kim ngạch xuất nhập hàng hoá nước năm 2014 đạt 298,24 tỷ USD, tăng 12,9%, tương ứng tăng 34,17 tỷ USD so với năm 2013 theo Thống kê hải quan Tổng cục Hải quan Mặt khác, nước ta xuất phát điểm từ nước nông nghiệp lên xã hội chủ nghĩa cịn nhiều yếu kém, nhập cách thức quan trọng để cải thiện sở vật chất kỹ thuật, công nghệ tiên tiến phục vụ cho sản xuất tiêu dùng, giúp nâng cao lực sản xuất cho doanh nghiệp nước tăng sức cạnh tranh Theo Thống kê Hải quan Tổng cục Hải quan, kim ngạch nhập năm 2014 đạt 148,05 tỷ USD, tăng 12,1%, tương ứng tăng 16,02 tỷ USD so với năm 2013 Tuy có gia tăng kim ngạch, nhập cho hiệu câu hỏi lớn cho doanh nghiệp kinh doanh nhập Bởi bên cạnh thuận lợi có được, doanh nghiệp kinh doanh nhập Việt Nam phải đối mặt với khơng khó khăn Một khó khăn, thách thức đáng kể rủi ro trình thực hợp đồng nhập Tại Công ty cổ phần SIMTEK, nhập máy chiếu mặt hàng kinh doanh chủ yếu, mang lại nguồn thu lớn cho doanh nghiệp Một số thị trường nhập chủ đạo công ty thị trường Mỹ, Nhật Bản, EU Tuy nhiên, việc thực hợp đồng mà công ty ký kết với đối tác thị trường Nhật Bản lại chưa thực hiệu nhiều bất cập, xảy sai sót q trình tổ chức thực hợp đồng thiếu thông tin thị trường nhập khẩu, khơng kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa giao nhận, lực kinh doanh nhập đội ngũ nhân viên đảm nhận chưa đáp ứng với biến động nhanh thị trường…Tất sai sót làm tăng chi phí doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khâu khác sản xuất kinh doanh, làm giảm hiệu hoạt động chung tồn doanh nghiệp Trong q trình thực tập công ty, em nhận thấy nguyên nhân sâu sa sai sót xuất phát từ cơng tác giám sát điều hành q trình thực hợp đồng Công ty chưa thực sát LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chưa hiệu Vì thế, hồn thiện cơng tác giám sát điều hành để góp phần nâng cao hiệu việc thực hợp đồng nhập vấn đề cần giải Công ty cổ phần SIMTEK Do em lựa chọn đề tài “Giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK” nhằm tìm hiểu sâu cơng tác giám sát điều hành qui trình nhập thiết bị máy chiếu từ Nhật Bản, phát sai sót, điểm cơng ty thực chưa tốt Từ đó, đưa số giải pháp giúp Cơng ty có đánh giá đắn để nâng cao hiệu hoạt động điều hành, giám sát qui trình thưc hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Sau thời gian nghiên cứu tìm hiểu, em nhận thấy năm trước có nhiều cơng trình nghiên cứu đề tài giám sát điều hành qui trình nhập như: - Luận văn “Giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập hàng dệt may từ thị trường Thái Lan công ty Giovanni Việt Nam” – Nguyễn Thị Khánh, năm 2009 : Luận văn đưa vấn đề cịn thiếu sót q trình thực hợp đồng cấp bách cần giải công ty Giovanni Việt Nam - Luận văn “Giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập máy điều hịa từ Trung Quốc Cơng ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC ” – Đào Thị Lan Anh, năm 2010 : Luận văn sai sót q trình tổ chức thực hợp đồng khai báo hải quan không hợp lý dẫn đến hàng hóa chậm thơng quan, khơng kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa giao nhận…của cơng ty TNHH ADC - Luận văn “Giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập ngói lợp từ Thái Lan công ty TNHH CPAC Monier Việt Nam” – Huỳnh Thị Hải Hà, năm 2011 : Luận văn mặt hạn chế đưa giải pháp phù hợp công tác thực hợp đồng nhập công ty TNHH CPAC Monier Việt Nam - Luận văn “Giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc công ty TNHH quốc tế Delta” LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nguyễn Thùy Linh, năm 2011 : Luận văn đưa bất cập trình thực hợp đồng hạn chế nguồn lực nhân công ty TNHH quốc tế Delta 1.3 Mục đích nghiên cứu Khóa luận nhằm mục đích khái quát số vấn đề sau:  Nghiên cứu hệ thống hóa lý luận hợp đồng nhập hoạt động giám sát, điều hành qui trình thực hợp đồng nhập  Khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh nhập hoạt động giám sát, điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản công ty Cổ phần SIMTEK  Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu công ty Cổ phần SIMTEK 1.4 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu vào hoạt động giám sát điều hành qui trình nhập thiết bị máy chiếu Công ty cổ phần SIMTEK 1.5 Phạm vi nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, khóa luận nghiên cứu pham vi giới hạn sau: - Phạm vi nghiên cứu không gian: Tiếp cận nghiên cứu việc giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập mặt hàng thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK - Phạm vi thời gian nghiên cứu: Số liệu tình hình kinh doanh lấy từ năm 2011-2014 1.6 Phương pháp nghiên cứu Khóa luận có sử dựng kết hợp phương pháp nghiên cứu :  Phương pháp thu thập liệu:  Phương pháp thu thập liệu sơ cấp :  Thông qua bảng câu hỏi vấn chuyên sâu: Các câu hỏi xoay quanh vấn đề thực trạng công tác giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng số giải pháp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Thông qua phiếu khảo sát: Những câu hỏi trắc nghiệm câu hỏi mở qui trình thực hợp đồng nhập khẩu, phương pháp nội dung giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập công ty  Phương pháp thu thập liệu thứ cấp :  Thu thập liệu thơng qua báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáo tài cơng ty qua năm 2011-2014 số liệu tình hình nhập nước qua website Tổng cục Hải quan  Phương pháp phân tích liệu:  Phương pháp thống kê: thống kê kết thu từ nguồn liệu sơ cấp thứ cấp, từ tiến hành phân tích số liệu tìm  Phương pháp phân tích: Từ liệu thu thập, đưa nhận xét thân tình hình giám sát điều hành thực hợp đồng nhập Công ty  Phương pháp tổng hợp: Kết hợp phương pháp phân tích, so sánh 1.7 Kết cấu khóa luận Khóa luận gồm chương : Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập Chương 3: Phân tích thực trạng giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hàng đứng bảo lãnh thuế cho công ty, tránh cho Công ty thủ tục rắc rối với quan thuế  Trong thời gian qua, Công ty chưa để xảy thiệt hại nghiêm trọng trình tổ chức thực hợp đồng  Đang ngày dần hồn thiện, nâng cao cơng tác giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập Công ty  Công ty ngày trọng việc đào tạo đội ngũ nhân viên chịu trách nhiệm giám sát điều hành trình thực hợp đồng nhập  Cơng ty xây dựng chữ tín với bên xuất bên liên quan khác: bảo hiểm, ngân hàng, hải quan nên việc tổ chức thực hợp đồng nhập công ty tiến hành cách thuận lợi hơn, nhanh chóng, giúp Cơng ty giảm chi phí, nâng cao hiệu kinh doanh ngày tăng cường uy tín với khách hàng nước 3.4.2 Những hạn chế nguyên nhân - Hạn chế tồn tại:  Việc giám sát điều hành thực hợp đồng nhập máy chiếu từ thị trường Nhật Bản chưa thực nhà quản lý quan tâm cách thích đáng Cơng tác giám sát hoạt động từ phía đối tác cịn lơi là, ghi chép khơng thường xun chưa có tính hệ thống nên khơng thể cung cấp thơng tin cách xác kịp thời cho định điều hành  Cán điều hành giám sát không sử dụng phương pháp giám sát cụ thể, trưởng phòng lưu chứng từ nhập hợp đồng hồ sơ, kiểm tra thường xuyên hồ sơ để xem có hoạt động giám sát cần làm  Thiếu công cụ, phần mềm quản lý chuyên dụng Cơng ty ln cần có người thường trực, theo dõi tình hình bên xuất Do khoảng cách địa lý nên nhiều việc điều hành giám sát không thực hiệu quả, kịp thời Bên cạnh đó, cịn gây lãng phí nhân lực làm tăng chi phí cho cơng ty  Số hợp đồng nhập từ thị trường Nhật Bản cịn chiếm phần trăm sai sót lớn tổng số hợp đồng nhập 27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Nhân viên bị động trình thực hợp đồng tác nghiệp mình: thiếu nghiệp vụ cơng tác kiểm tra hàng hóa hay khai báo hải quan điện tử, thiếu kinh nghiệm có tình phát sinh mà phải đợi lệnh từ cấp  Năng lực, trình độ nhân viên giám sát điều hành vấn đề cịn tồn Cơng ty Một số nhân viên thiếu kinh nghiệm kinh doanh quốc tế trình độ ngoại ngữ, đặc biệt tiếng Nhật cịn yếu  Đơi khi hàng đến cảng chứng từ nhận hàng từ phía nước ngồi chậm nên Cơng ty không nhận lệnh giao hàng đại lý vận tải cung cấp để hồn thành q trình nhận hàng Điều làm gián đoạn việc kinh doanh công ty phải phí lưu kho, bãi cảng - Nguyên nhân hạn chế:  Công ty chưa có hệ thống giám sát điều hành hiệu quả: Công ty chưa xây dựng cho hệ thống giám sát điều hành để phát hiện, cảnh bảo sớm rủi ro xảy ra, đồng thời đưa biện pháp ứng phó kịp thời  Trình độ nguồn nhân lực hạn chế: Đội ngũ nhân viên cịn trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm kinh doanh quốc tế, dễ mắc sai sót giải vấn đề  Công việc nhiều không thông suốt, gây trì trệ trình thực hợp đồng Nguyên nhân gần Giám đốc người điều hành việc, khơng có chia sẻ nguồn lực, dẫn đến tải cho người điều hành nên chất lượng khâu khơng cao khơng ổn định  Thực tế công tác giám sát Công ty việc thực nghĩa vụ hợp đồng bên xuất chưa quan tâm thích đáng Việc thơng báo có hàng để giao bên xuất qua thông báo điện thoại thư điện tử, phía Cơng ty khơng có biện pháp để biết rõ hàng chuẩn bị xong mà dựa vào tin tưởng với bên đối tác Việc tin tưởng đối tác nên dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh trình thực hợp đồng nhập  Hệ thống thưởng phạt chưa rõ ràng làm cho nhân viên mắc tính ỷ lại, khơng có ý chí cầu tiến 28 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY CHIẾU TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SIMTEK 4.1 Định hướng phát triển công ty Trong họp tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2014, Công ty đề phương hướng phát triển chung Công ty nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể cần đạt thời gian tới Bảng 4.1: Một số tiêu hoạt động kinh doanh Công ty Đơn vị: tỉ đồng Năm Chỉ tiêu 2015 2016 2017 120 200 250 LN trước thuế 14,98 16,5 18,05 LN sau thuế 8,04 9,12 11,85 Kim ngạch NK 101 140 177 Tổng doanh thu (Nguồn: Kế hoạch phát triển Công ty) Kế hoạch phát triển cấu mặt hàng nhập năm (2015, 2016, 2017) khơng có nhiều thay đổi, mặt hàng nhập cơng ty thiết bị máy chiếu Thị trường Nhật Bản chiếm kim ngạch nhập cao ba thị trường chủ yếu, tiếp Mỹ EU Ngồi mục tiêu Công ty giảm thiểu tối đa việc xảy sai sót tổ chức thực HĐNK, từ thị trường Nhật Bản (là thị trường có số hợp đồng xảy nhiều vấn đề tổng số HĐNK thực Công ty) Bên cạnh đó, Cơng ty có định hướng khơng ngừng triển khai chương trình nhằm liên kết với dự án đầu tư cơng nghệ, có kế hoạch gia tăng vốn đầu tư để tăng giá trị nhập năm kế tiếp, từ đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường 29 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4.2 Đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản công ty cổ phần SIMTEK Để thực tiêu hoạt động kinh doanh chung tiêu nhập khẩu, Công ty chủ trương phải nâng cao hiệu việc thực hợp đồng, giảm sai sót xảy thông qua giải pháp sau: - Tăng cường công tác giám sát việc thực hợp đồng đối tác - Phân công hợp lý nhân viên - Tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán điều hành giám sát Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán công nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Thực chế độ sách thưởng phạt cơng minh đảm bảo quyền lợi người lao động - Dần hoàn thiện hệ thống giám sát mơ hình điều hành thực hợp đồng nhập hiệu - Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường: Thường xuyên tìm hiểu, theo dõi phân tích lực cung ứng, uy tín, khả tài đối tác yếu tố thuộc mơi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến khả thực nghĩa vụ hợp đồng hai bên - Lựa chọn phương pháp giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập phù hợp - Xây dựng củng cố mối quan hệ tốt đẹp với đối tác bên liên quan nhằm tạo thuận lợi trình tổ chức thực hợp đồng giảm thiểu rủi ro xảy - Phân bổ cơng việc đồng phịng ban - Chấp hành thực đầy đủ nghiêm túc sách, luật pháp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh nhập nghĩa vụ Nhà nước 4.2.1 Tăng cường công tác giám sát việc thực hợp đồng đối tác Giám sát hợp đồng nhập không giám sát hoạt động mà cần thiết phải giám sát việc thực bên đối tác, công việc quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hợp đồng hai bên Cơng tác khơng trọng gây trường hợp người xuất đến 30 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thời điểm giao hàng mà chưa có hàng để giao, giao hàng khơng hẹn, điều kiện tàu cảng không đảm bảo thỏa thuận, hàng giao không mô tả hợp đồng… Thực tế, Công ty không trọng nhiều đến công tác giám sát việc thực hợp đồng bên đối tác, mà dựa vào tin tưởng bên xuất khẩu, cán điều hành giám sát cách gọi điện hỏi biết qua giấy thông báo bên xuất gửi tới Cán giám sát điều hành cần có phương pháp khác gọi điện trực tiếp, gửi fax, thực tế, kiểm tra qua bên thứ ba có liên quan cơng ty chun chở, văn phòng đại diện nhà xuất khẩu… nhằm biết tiến trình thực hợp đồng bên đối tác, thúc giục người xuất tiến hành nhanh chóng công việc họ: chuẩn bị hàng để giao, giao hàng hẹn, gửi chứng từ nhận hàng, thông báo phương tiện chuyên chở, lịch trình… Giám sát việc thực hợp đồng bên xuất giúp bên nhập nhận biết giảm thiểu rủi ro như: khơng chuẩn bị kịp hàng giao, hủy bỏ hợp đồng, hay giao khơng hẹn… từ có biện pháp phịng tránh cơng việc thay cần thiết Ngồi ra, Cơng ty cịn u cầu bên xuất thơng báo thường xuyên tình hình thi hành bổn phận nghĩa vụ việc có liên quan điều kiện hợp đồng 4.2.2 Phân cơng hợp lý nhân viên Quy trình thực hợp đồng gồm nhiều công việc giai đoạn khác nhau, mà cán điều hành ngồi việc xây dựng hệ thống cơng việc cịn phải có lực phân công hợp lý nhân viên Trong thực tế, số nghiệp vụ quy trình nhập khẩu, cán giám sát điều hành phân công nhân viên làm song song, không thiết phải làm xong nghiệp vụ trước đến nghiệp vụ Xây dựng hệ thống công việc giúp cán điều hành có nhìn hệ thống cho tồn q trình, phân cơng cơng việc thực để đạt hiệu cao Trong tổ chức thực hợp đồng nhập nghiệp vụ mở L/C thực song song với nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa làm thủ tục hải quan Nhưng hầu hết bước nghiệp vụ mà việc hồn thành ảnh hưởng đến tiến trình thực nghiệp vụ khác tiếp theo, thực tốt nghiệp vụ tạo sở tiền đề để thực hiệu nghiệp vụ 31 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Việc mở L/C tiến hành nhanh chóng chuẩn xác theo thỏa thuận hợp đồng tạo điều kiện cho việc giao hàng hẹn, việc toán kịp thời đồng nghĩa với việc nhận hàng thời hạn Công ty thường nhập theo đợt, có tổ chức thực nhiều hợp đồng lúc, lúc trưởng phịng phân cơng nhân viên tổ chức thực hợp đồng, tránh việc phân công chồng chéo nghiệp vụ hợp đồng Khi nhân viên có nhìn hệ thống cho tồn quy trình, tạo cho nhân viên tính chủ động để giải vấn đề liên quan đến hợp đồng mà nhân viên chịu trách nhiệm thông qua giám sát thường xuyên trưởng phịng Qua đó, giảm thiểu gánh nặng cho giám đốc công ty 4.2.3 Tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán điều hành giám sát Cán giám sát điều hành thường trưởng phòng kinh doanh, người nắm rõ kiến thức nghiệp vụ có nhiều kinh nghiệm nhất, thị trường ln biến động, khơng lường trước tất rủi ro, mà cán điều hành nhân viên nhập phải ln tìm hiểu học hỏi để nâng cao trình độ, tiếp thu kiến thức để hồn thành tốt công việc cách hiệu - Nâng cao trình độ hiểu biết pháp lý: Cán nhân viên nhập Công ty cần phải hiểu biết pháp lý, đặc biệt luật quốc gia thương mại quốc tế, tập quán thương mại quốc tế, điều ước quốc tế có liên quan Bên cạnh đó, cán nhân viên phải am hiểu yêu cầu, thủ tục pháp lý nhập mặt hàng máy chiếu Công ty, chẳng hạn phải xem xét Nghị định Chính phủ nhập máy chiếu, thủ tục chứng thực nguồn gốc xuất xứ để trình lên Bộ quản lý Mặt khác, hoạt động xuất nhập hiểu biết luật lệ thị trường Nhật Bản chủ động cho doanh nghiệp đàm phán ký kết hợp đồng, trước hết muốn thực hợp đồng tốt cần xây dựng hợp đồng tốt, hiểu biết pháp lý tạo điều kiện cho điều hành hợp đồng đúng, không vi phạm điều cam kết Trong hợp đồng thương mại quốc tế, tùy trường hợp thị trường thuộc ai, hợp đồng xây dựng có lợi cho Trong điều khoản trọng tài, thị trường thuộc người nhập khẩu, Cơng ty có quyền chọn lựa Ủy ban trọng tài, phân xử đâu, theo cách thức tiện cho để tối thiểu hóa chi phí có tranh chấp xảy ra, tương tự người nhập chọn điều 32 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com kiện sở giao hàng tùy khả năng, điều kiện toán thuận lợi đảm bảo quyền lợi Hiểu biết pháp lý giúp cán điều hành, giám sát việc thực hợp đồng hoạt động công việc cách hiệu có lợi cho hai bên - Nâng cao trình độ kỹ thuật thương mại quốc tế: Kỹ thuật thương mại quốc tế tổng hợp kỹ năng, phương pháp cách thức để tiến hành nghiệp vụ hoạt động thương mại quốc tế Hoạt động thương mại quốc tế tất yếu mở đường phát triển cho doanh nghiệp điều kiện nay, mà kỹ thuật thương mại quốc tế cần thiết cho cán nhân viên xuất nhập Đối với thành viên phòng kinh doanh xuất nhập Cơng ty phải có kiến thức định nghiệp vụ thương mại quốc tế dù không đồng Thị trường biến động, luật lệ, quy định thương mại quốc tế thay đổi, mà cán nhân viên xuất nhập Công ty phải đào tạo học hỏi kiến thức mới, nâng cao trình độ nghiệp vụ, tự biết cách giải tình phát sinh, hạn chế vướng mắc trình tổ chức thực hợp đồng, gây hậu không đáng có - Bồi dưỡng cho cán nhân viên kiến thức thương phẩm học: Trước định nhập hàng hóa kinh doanh máy chiếu, Cơng ty phải trải qua bước tìm hiểu nhu cầu máy chiếu thị trường nước mức độ cung ứng từ thị trường xuất khẩu, sau tìm hiểu hàng hóa Phải biết rõ sản phẩm máy chiếu biết có phù hợp với nhu cầu nước hay không, chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã, tiêu chuẩn kỹ thuật… Khi đưa định nhập chủng loại máy chiếu, Giám đốc Cơng ty trưởng phịng kinh doanh tổ chức buổi đào tạo, cung cấp tài liệu hàng hóa mà Cơng ty tiến hành nhập cho nhân viên trực tiếp gián tiếp liên quan, để họ dễ dàng giám sát tiêu chuẩn hàng hóa Sản phẩm máy chiếu có tiêu chuẩn cơng nghệ cao, để sản phẩm dễ dàng phân phối thị trường nước việc thơng hiểu sản phẩm cần thiết Vì vậy, Cơng ty mời giảng viên có chun môn kĩ thuật công nghệ máy chiếu để mở lớp đào tạo ngắn hạn vấn đề liên quan đến hàng hóa cho cán nhân viên 33 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nâng cao trình độ quản lý: Để quản lý mặt hàng máy chiếu, kiến thức sâu rộng chuyên môn nghiệp vụ nhất, cán điều hành cần có kỹ quản lý, am hiểu tiêu chuẩn sản phẩm, phối hợp hoạt động cách có hệ thống, hợp lý, tránh trùng lặp thời gian chi phí Người quản lý phải nắm rõ trình độ, sở trường nhân viên để phân công người việc, tạo đồn kết nội phịng, giảm khoảng cách lãnh đạo nhân viên Làm vậy, cán điều hành phát huy quyền lực quản lý mình, tạo khơng khí làm việc thoải mái phát huy hết khả nhân viên quyền Cán giám sát điều hành cần tham gia khóa học chun mơn nhằm tiếp thu kiến thức kỹ quản lý, quản trị nhân sự… mặt khác phải cập nhật thông tin chuyên môn nghiệp vụ để ngày nâng cao hiệu chung công việc 4.2.4 Thiết lập hệ thống công việc hệ thống cảnh báo sớm, tăng khả phản ứng kịp thời tình phát sinh Cơng tác giám sát điều hành hợp đồng nhập công ty xuất nhập quan tâm tới, tùy vào quan điểm tính chất kinh doanh cơng ty Thực tế quy trình giám sát điều hành hợp đồng nhập không phức tạp dù dễ đến đâu mà thực khơng theo hệ thống, phương pháp định dễ xảy sai sót Chính mà việc xây dựng hệ thống công việc, cách thức thực tiêu đánh giá việc thực cần làm trước để thuận lợi cho việc giám sát điều hành hợp đồng Khi làm theo hệ thống cơng việc hình thành sẵn, cán giám sát điều hành biết xác làm cịn phải làm tiếp theo, tránh việc trùng lặp, thời gian chi phí dẫn đến việc chậm trễ quy trình thực hợp đồng Trưởng phòng phận Cơng ty nên bố trí bảng treo phịng, sau ghi lại tồn cơng việc cần giám sát ngày tháng thực hiện, ngày kết thúc… Thương mại quốc tế tiềm ẩn rủi ro chủ quan hay khách quan mang lại rủi ro kinh tế, rủi ro trị, rủi ro nghiệp vụ, rủi ro bất khả kháng… Trong quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập khẩu, nhân viên cán điều hành khơng thể tránh khỏi tình phát sinh, mà Cơng 34 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ty nên tính trước số tình xảy ra, thiết lập hệ thống rủi ro phát sinh cách giải tình phát sinh 4.2.5 Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường Tiến hành triển khai hoạt động nghiên cứu thị trường cách đồng bộ, liên tục nhằm tìm hiểu yếu tố gây ảnh hưởng tới công tác giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng Từ đó, phát kịp thời sai sót, nguyên nhân phát sinh để đưa biện pháp khắc phục kịp thời nhằm giảm thiệt hại hoạt động kinh doanh nhập 4.2.6 Chọn phương pháp giám sát hợp đồng phù hợp với đặc điểm hoạt động nhập Công ty - Áp dụng phương pháp sử dụng máy điện tốn cơng tác giám sát hợp đồng Để việc giám sát điều hành hợp đồng làm tăng hiệu tổ chức thực hợp đồng, cán điều hành phải lựa chọn cho phương pháp giám sát hợp đồng định Công ty hoạt động lĩnh vực thương mại kinh doanh nhập nhiều mặt hàng nên việc sử dụng phương pháp giám sát máy vi tính để quản lý liệu tăng hiệu công tác giám sát điều hành hợp đồng Thiết lập hệ thống công việc cần thực giám sát máy vi tính thơng qua bảng biểu (như phương pháp thủ công) tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giám sát đảm bảo cho việc điều hành hợp lý, giảm thiểu chi phí, dễ dàng tổ chức thu thập thơng tin q trình thực hợp đồng, tiện cho việc kiểm tra Đặc biệt phương pháp có vai trị hữu ích hợp đồng mua sau có liên quan đến số hợp đồng trước đó, hợp đồng thực làm nhiều giai đoạn phương pháp cho phép lấy thơng tin cách nhanh chóng cần thiết Một số phần mềm tiên tiến phục vụ cho công tác giám sát điều hành hợp đồng như: EDI – Hệ thống trao đổi liệu điện tử, ICMOS – Hệ thống giám sát hợp đồng nhập Theo phần mềm hệ thống máy tính nối mạng máy tính người mua với bên tham gia khác (bên xuất khẩu, công ty vận chuyển, quan hải quan, công ty bảo hiểm…) mà việc liên lạc giám sát hoạt động bên đối tác diễn dễ dàng, thuận lợi, giảm chi phí Trong tương lai 35 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Công ty nên tiếp cận sử dụng phần mềm công tác giám sát điều hành - Xây dựng hệ thống bảng biểu phục vụ cho công tác giám sát điều hành hợp đồng Để giám sát điều hành hợp đồng theo trình tự cơng việc định, cán điều hành cần thiết lập hệ thống bảng biểu ghi lại kiện, công việc ngầm định đề cập rõ ràng điều khoản hợp đồng, ngày tháng bắt đầu kết thúc cơng việc, biện pháp giám sát phịng ngừa cần thiết Để tạo điều kiện cho việc giám sát, cần ghi số hợp đồng; tên địa nhà cung cấp (có thể nhà xuất công ty cung cấp dịch vụ công ty bảo hiểm, cơng ty vận tải); hàng hóa nhập khẩu: tên, số lượng, quy cách phẩm chất, mẫu mã 4.2.7 Xây dựng củng cố mối quan hệ tốt đẹp với đối tác bên liên quan Công ty cần tạo uy tín, xây dựng mối quan hệ tốt với nhà xuất giảm bớt rủi ro từ phía đối tác đến tổ chức thực hợp đồng, đảm bảo cho việc giám sát điều hành hợp đồng diễn thuận lợi Ngoài ra, Công ty nên tạo mối quan hệ tốt đẹp với quan hải quan, đại lý tàu biển, hay công ty bảo hiểm để thực nghiệp vụ hải quan, giao nhận hàng hóa ký hợp đồng bảo hiểm, địi bồi thường thuận tiện hơn, qua khơng gây chậm trễ ảnh hưởng đến nghiệp vụ liên quan 4.2.8 Phân bổ công việc đồng phịng ban Đơi người điều hành cấp cao Giám đốc thường ôm đồm nhiều công việc dẫn đến công việc nhiều chỗ chưa thông suốt, gián đoạn quy trình thực hợp đồng Do vậy, để giảm tải rủi ro nhầm lẫn thực hợp đồng nhập khẩu, Giám đốc Công ty cần phải chia sẻ nguồn lực, phân bổ công việc đồng phịng ban cách hợp lý, từ giúp hồn thiện cơng việc xn xẻ thống 4.3 Một số kiến nghị nhà nước - Về phía Nhà nước cần tạo điều kiện cho doanh nghiệp việc vay vốn kinh doanh, mở rộng quy mô hoạt động, nâng cấp sở vật chất kỹ thuật, đào tạo cán bộ, nâng cao trình độ quản lý để từ làm tăng hiệu kinh doanh chung 36 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Hỗ trợ thông tin: Nhà nước nên đưa thông tin công khai định hướng ngắn hạn dài hạn số lĩnh vực sau: định hướng hoạt động nhập khẩu, nội dung Hiệp định song phương đa phương, chế thay đổi tương lai, cách nhanh chóng xác Điều giúp doanh nghiệp chủ động hoạt động kinh doanh - Hồn thiện hệ thống văn pháp luật sách quản lí hoạt động xuất nhập khẩu: Hiện nay, hệ thống văn pháp luật nước ta nhiều thiếu sót sách quản lí chưa theo kịp thay đổi thị trường Điều làm cho doanh nghiệp chưa nắm bắt kĩ bị thua thiệt kí kết hợp đồng với đối tác nước ngồi Bên cạnh đó, quan có thẩm quyền nên đơn giản hóa thủ tục, qui trình thực khiếu nại để doanh nghiệp khiếu nại lên quan hữu quan mà không lo ngại vấn đề thủ tục phức tạp, tốn thời gian chi phí để theo đuổi vụ kiện Từ đó, giúp doanh nghiệp Việt Nam hội nhập tốt giao thương quốc tế 37 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Dỗn Kế Bơn (2010), Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, NXB Chính trị - Hành chính, Hà Nội TS Đào Thị Bích Hịa, PGS.TS Dỗn Kế Bôn, PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh, TS Nguyễn Thị Mão (2006), Kỹ thuật thương mại quốc tế, NXB Thống kê, Hà Nội Báo cáo tài doanh nghiệp năm 2011, 2012, 2013, 2014, phịng Kế tốn, Cơng ty cổ phần SIMTEK Bản kế hoạch phát triển doanh nghiệp, phòng Kinh doanh, Công ty cổ phần SIMTEK Nghị định số 187/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế hoạt động đại lý mua, bán, gia cơng q cảnh hàng hóa với nước ngồi Thơng tư 22/2014/TT-BTC Bộ Tài quy định thủ tục hải quan điện tử hàng hóa xuất khẩu, nhập thương mại Website: http://www.simtek.vn/ Website: http://www.customs.gov.vn/ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com PHIẾU KHẢO SÁT VỀ VIỆC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY CHIẾU TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SIMTEK Trường Đại học thương mại xin trân trọng cảm ơn quý Công ty tiếp nhận sinh viên : Vũ Công Tân – Khoa Thương mại quốc tế đến thực tập quý Công ty tạo điều kiện thuận lợi để sinh viên hoàn thành tốt giai đoạn thực tổng tập hợp ban đầu Trên sở thông tin thu thập xử lý ban đầu, sinh viên lựa chọn đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp Để giúp cho q trình nghiên cứu làm khóa luận sinh viên đáp ứng nhu cầu thực tế quý Công ty, mong nhận giúp đỡ quý ông ( bà) thực khảo sát Xin chân thành cảm ơn! Thông tin cá nhân Họ tên:……………………………………………………………… Chức vụ: ……………………………………………………………… Mức độ quan tâm Công ty với việc giám sát điều hành trình thực hợp đồng nhập A Rất quan tâm B Quan tâm C Ít quan tâm D Không quan tâm Xin ông ( bà) cho biết nhân tố sau có ảnh hưởng đến hoạt động giám sát điều hành quy trình thực hợp đồng nhập Trong số mang ý nghĩa : 1: Khơng ảnh hưởng , 2: Ảnh hưởng , 3: Ảnh hưởng bình thường , 4: Ảnh hưởng lớn, 5: Ảnh hưởng lớn  Nhân tố bên DN: A Con người B Kỹ thuật công nghệ C Mối quan hệ Công ty nhà xuất D Vốn việc sử dụng vốn □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Nhân tố bên DN A B C D □ □ □ □ Sự biến động thị trường Chính sách phủ Đối tác kinh doanh Các trường hợp bất khả kháng □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Hoạt động giám sát doanh nghiệp quy trình thực HĐNK diễn nào? A Thường xuyên B Định kì C Đột xuất Đánh giá mức độ đáp ứng công việc, hiệu hoạt động giám sát điều hành quy trình thực HĐNK Cơng ty Trong đó: 1: Yếu; 2: Ttrung bình; 3: Khá; 4: Tốt; 5: Rất tốt  Hoạt động giám sát A B C D E F □ □ □ □ □ □ Khối lượng, chất lượng hàng hóa Giá Thanh tốn Việc th tàu Việc giao hàng bên xuất Thủ tục hải quan □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □  Hoạt động điều hành A Khối lượng chất lượng B C D E F Hợp đồng vận tải Làm thủ tục hải quan Giao nhận hàng hóa Thanh tốn hợp đồng Hoạt động khiếu nại □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH SÁCH CÂU HỎI PHỎNG VẤN Công ty thương xảy phát sinh hoạt động điều hành giám sát? Cơng ty sử dụng hình thức toán nào? Thường sử dụng dịch vụ ngân hàng nào? Khi có hợp đồng người chịu trách nhiệm liên hệ với ngân hàng, có mang tính chất cố định khơng? Cơng ty thường mua hàng theo điều kiện nào? Có thường xuyên phải chịu trách nhiệm mua bảo hiểm thuê tàu vận chuyển hàng hóa khơng? Ai người làm thủ tục kê khai thuế? Cơng ty có sử dụng khai hải quan điện tử khơng? Q trình sử dụng hải quan điện tử có gặp khó khăn hay khơng? Đối với hoạt động này, điều hành giám sát Khi hàng về, thường chịu trách nhiệm nhận hàng, Công ty kiểm tra hàng hóa nào? Từ trước đến nay, Cơng ty khiếu nại chưa? Nếu có Cơng ty giám sát điều hành công tác khiếu nại nào? LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... TÍCH THỰC TRẠNG GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY CHIẾU TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SIMTEK 3.1 Tổng quan công ty cổ phần SIMTEK Công ty cổ phần. .. luận giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập Chương 3: Phân tích thực trạng giám sát điều hành qui trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ phần SIMTEK. .. nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản công ty cổ phần SIMTEK 19 3.3.2 Thực trạng công tác điều hành quy trình thực hợp đồng nhập thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản Công ty cổ