CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.2 Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát và điều
4.2.3 Tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ điều hành và giám sát
Cán bộ giám sát và điều hành thường là trưởng phòng kinh doanh, là người nắm rõ nhất kiến thức nghiệp vụ và có nhiều kinh nghiệm nhất, nhưng thị trường ln biến động, khơng ai có thể lường trước được tất cả mọi rủi ro, do vậy mà cả cán bộ điều hành và nhân viên nhập khẩu phải ln tìm hiểu học hỏi để nâng cao trình độ, tiếp thu các kiến thức mới để hồn thành tốt cơng việc một cách hiệu quả nhất.
- Nâng cao trình độ hiểu biết về pháp lý: Cán bộ và nhân viên nhập khẩu của Công ty cần phải hiểu biết về pháp lý, đặc biệt là luật quốc gia về thương mại quốc tế, các tập quán thương mại quốc tế, các điều ước quốc tế có liên quan. Bên cạnh đó, các cán bộ và nhân viên cũng phải am hiểu về các yêu cầu, thủ tục pháp lý nhập khẩu đối với mặt hàng máy chiếu của Công ty, chẳng hạn như phải xem xét các Nghị định của Chính phủ về nhập khẩu máy chiếu, các thủ tục chứng thực nguồn gốc xuất xứ để trình lên Bộ quản lý. Mặt khác, trong hoạt động xuất nhập khẩu thì hiểu biết về các luật lệ ở thị trường Nhật Bản sẽ chủ động cho doanh nghiệp trong đàm phán ký kết hợp đồng, vì trước hết muốn thực hiện hợp đồng tốt cần xây dựng hợp đồng tốt, hiểu biết về pháp lý tạo điều kiện cho điều hành hợp đồng đúng, không vi phạm những điều đã cam kết. Trong hợp đồng thương mại quốc tế, tùy trường hợp thị trường thuộc về ai, hợp đồng sẽ được xây dựng có lợi cho mình nhất. Trong điều khoản trọng tài, nếu thị trường thuộc về người nhập khẩu, Cơng ty có quyền chọn lựa Ủy ban trọng tài, và phân xử ở đâu, theo cách thức nào tiện cho để tối thiểu hóa chi phí khi có tranh chấp xảy ra, tương tự người nhập khẩu chọn điều
kiện cơ sở giao hàng tùy khả năng, điều kiện thanh toán thuận lợi và đảm bảo quyền lợi nhất. Hiểu biết về pháp lý giúp cán bộ điều hành, giám sát việc thực hiện hợp đồng và mọi hoạt động cơng việc một cách hiệu quả nhất có lợi cho cả hai bên.
- Nâng cao trình độ kỹ thuật thương mại quốc tế: Kỹ thuật thương mại quốc tế là tổng hợp các kỹ năng, phương pháp và cách thức để tiến hành các nghiệp vụ trong hoạt động thương mại quốc tế. Hoạt động thương mại quốc tế như một tất yếu mở đường phát triển cho mọi doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay, do vậy mà kỹ thuật thương mại quốc tế cần thiết cho mỗi cán bộ và nhân viên xuất nhập khẩu. Đối với các thành viên trong phịng kinh doanh xuất nhập khẩu của Cơng ty thì ai cũng phải có kiến thức nhất định về nghiệp vụ thương mại quốc tế dù không đồng đều. Thị trường luôn biến động, các luật lệ, quy định về thương mại quốc tế cũng luôn thay đổi, do vậy mà cán bộ và nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty luôn phải được đào tạo và học hỏi những kiến thức mới, nâng cao trình độ nghiệp vụ, tự biết cách giải quyết những tình huống phát sinh, hạn chế những vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, gây ra những hậu quả khơng đáng có.
- Bồi dưỡng cho cán bộ và nhân viên kiến thức về thương phẩm học: Trước khi quyết định nhập khẩu hàng hóa kinh doanh chính là máy chiếu, Cơng ty phải trải qua bước tìm hiểu nhu cầu về máy chiếu ở thị trường trong nước cũng như mức độ cung ứng từ thị trường xuất khẩu, sau đó là tìm hiểu hàng hóa. Phải biết rõ về sản phẩm máy chiếu mới biết được nó có phù hợp với nhu cầu trong nước hay không, về cả chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã, tiêu chuẩn kỹ thuật… Khi đưa ra quyết định nhập khẩu các chủng loại máy chiếu, Giám đốc Cơng ty và trưởng phịng kinh doanh sẽ tổ chức những buổi đào tạo, cung cấp những tài liệu về hàng hóa mà Cơng ty đang tiến hành nhập khẩu cho nhân viên trực tiếp cũng như gián tiếp liên quan, để họ có thể dễ dàng giám sát các tiêu chuẩn đối với hàng hóa. Sản phẩm máy chiếu có các tiêu chuẩn cơng nghệ cao, do vậy để sản phẩm này dễ dàng được phân phối ở thị trường trong nước thì việc thơng hiểu về sản phẩm này càng cần thiết hơn. Vì vậy, Cơng ty có thể mời giảng viên có chun mơn về kĩ thuật cơng nghệ máy chiếu để mở những lớp đào tạo ngắn hạn về những vấn đề liên quan đến hàng hóa cho cán bộ và nhân viên.
- Nâng cao trình độ về quản lý: Để quản lý đối với mặt hàng máy chiếu, ngoài kiến thức sâu rộng về chuyên mơn nghiệp vụ nhất, cán bộ điều hành cần có kỹ năng quản lý, am hiểu về các tiêu chuẩn sản phẩm, phối hợp các hoạt động một cách có hệ thống, hợp lý, tránh trùng lặp mất thời gian và chi phí. Người quản lý phải nắm rõ trình độ, sở trường của từng nhân viên để phân công đúng người đúng việc, tạo được sự đồn kết nội bộ phịng, giảm khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên. Làm được như vậy, chính cán bộ điều hành sẽ phát huy được quyền lực quản lý của mình, tạo khơng khí làm việc thoải mái phát huy hết khả năng của nhân viên dưới quyền. Cán bộ giám sát và điều hành cần được tham gia các khóa học chun mơn nhằm tiếp thu các kiến thức về kỹ năng quản lý, quản trị nhân sự… mặt khác phải luôn cập nhật thông tin về chuyên môn cũng như những nghiệp vụ để ngày càng nâng cao hiệu quả chung của công việc.