CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.2 Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát và điều
4.2.1 Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác
Giám sát hợp đồng nhập khẩu không chỉ là giám sát hoạt động của chính mình mà cần thiết cũng phải giám sát việc thực hiện của bên đối tác, công việc này rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng của hai bên. Cơng tác này khơng được chú trọng có thể gây ra trường hợp người xuất khẩu đến
thời điểm giao hàng mà chưa có hàng để giao, giao hàng khơng đúng hẹn, điều kiện tàu cảng không đảm bảo đúng như thỏa thuận, hàng giao không đúng như đã mô tả trong hợp đồng… Thực tế, Công ty không chú trọng nhiều đến công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của bên đối tác, mà chỉ dựa vào sự tin tưởng đối với bên xuất khẩu, cán bộ điều hành chỉ giám sát bằng cách gọi điện hỏi hoặc biết được qua giấy thông báo do bên xuất khẩu gửi tới.
Cán bộ giám sát và điều hành cần có các phương pháp khác nhau như gọi điện trực tiếp, gửi fax, đi thực tế, kiểm tra qua bên thứ ba có liên quan như cơng ty chuyên chở, văn phòng đại diện của nhà xuất khẩu… nhằm biết được tiến trình thực hiện hợp đồng của bên đối tác, thúc giục người xuất khẩu tiến hành nhanh chóng cơng việc của họ: chuẩn bị hàng để giao, giao hàng đúng hẹn, gửi chứng từ nhận hàng, thông báo về phương tiện chuyên chở, lịch trình… Giám sát việc thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu giúp bên nhập khẩu nhận biết và giảm thiểu các rủi ro đó như: khơng chuẩn bị kịp hàng giao, hủy bỏ hợp đồng, hay giao không đúng hẹn… và từ đó có các biện pháp phịng tránh hoặc các cơng việc thay thế nếu cần thiết. Ngồi ra, Cơng ty cịn có thể u cầu bên xuất khẩu thơng báo thường xuyên về tình hình thi hành các bổn phận và các nghĩa vụ của mình và các sự việc có liên quan như một điều kiện trong hợp đồng.