CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.2 Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát và điều
4.2.4 Thiết lập hệ thống công việc cũng như hệ thống cảnh báo sớm, tăng khả
năng phản ứng kịp thời các tình huống phát sinh
Cơng tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu của bất kỳ công ty xuất nhập khẩu nào hiện nay đã được quan tâm tới, tùy vào quan điểm và tính chất kinh doanh của một cơng ty. Thực tế quy trình giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu khơng quá phức tạp nhưng dù dễ đến đâu mà thực hiện khơng theo một hệ thống, phương pháp nhất định thì cũng dễ xảy ra những sai sót. Chính vì vậy mà việc xây dựng hệ thống các công việc, cách thức thực hiện và các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện đó cần được làm trước để thuận lợi cho việc giám sát và điều hành hợp đồng. Khi làm theo hệ thống cơng việc đã hình thành sẵn, cán bộ giám sát và điều hành sẽ biết chính xác mình đã làm gì và cịn phải làm gì tiếp theo, tránh việc trùng lặp, mất thời gian và chi phí dẫn đến việc chậm trễ trong quy trình thực hiện hợp đồng. Trưởng phịng các bộ phận trong Cơng ty nên bố trí một bảng treo trong phịng, sau đó ghi lại tồn bộ cơng việc cần giám sát và ngày tháng thực hiện, ngày kết thúc…
Thương mại quốc tế luôn tiềm ẩn những rủi ro do chủ quan hay khách quan mang lại như rủi ro kinh tế, rủi ro chính trị, rủi ro nghiệp vụ, rủi ro bất khả kháng… Trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhân viên cũng như cán bộ điều hành khơng thể tránh khỏi những tình huống phát sinh, chính vì vậy mà Cơng
ty nên tính trước một số tình huống có thể xảy ra, thiết lập một hệ thống các rủi ro có thể phát sinh và các cách giải quyết những tình huống phát sinh đó.