CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.2 Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát và điều
4.2.2 Phân công hợp lý nhân viên
Quy trình thực hiện hợp đồng gồm nhiều cơng việc và giai đoạn khác nhau, chính vì vậy mà cán bộ điều hành ngồi việc xây dựng hệ thống cơng việc cịn phải có năng lực phân cơng hợp lý nhân viên. Trong thực tế, một số nghiệp vụ trong quy trình nhập khẩu, cán bộ giám sát và điều hành có thể phân cơng nhân viên làm song song, không nhất thiết phải làm xong nghiệp vụ trước mới đến nghiệp vụ tiếp theo. Xây dựng hệ thống cơng việc giúp cán bộ điều hành có cái nhìn hệ thống cho tồn q trình, phân cơng cơng việc thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất.
Trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì nghiệp vụ mở L/C có thể thực hiện song song với nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, cũng như nghiệp vụ giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan. Nhưng hầu hết các bước nghiệp vụ mà việc hồn thành nó ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện các nghiệp vụ khác tiếp theo, thực hiện tốt từng nghiệp vụ là tạo cơ sở tiền đề để thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ
tiếp theo. Việc mở L/C tiến hành nhanh chóng và chuẩn xác theo như thỏa thuận trong hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho việc giao hàng đúng hẹn, việc thanh toán kịp thời đồng nghĩa với việc nhận hàng đúng thời hạn.
Công ty thường nhập khẩu theo đợt, có khi tổ chức thực hiện nhiều hợp đồng cùng một lúc, lúc này trưởng phịng có thể phân cơng mỗi nhân viên tổ chức thực hiện một hợp đồng, như vậy tránh việc phân công chồng chéo nghiệp vụ giữa các hợp đồng. Khi đó nhân viên có cái nhìn hệ thống cho tồn bộ quy trình, tạo cho nhân viên tính chủ động để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến hợp đồng mà nhân viên đó chịu trách nhiệm thơng qua sự giám sát thường xun của trưởng phịng. Qua đó, giảm thiểu được gánh nặng cho giám đốc công ty.