CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3 Thực trạng việc giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
3.3.2 Thực trạng cơng tác điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần SIMTEK
Dưới đây là bảng khảo sát về thực trạng công tác điều hành các khâu của Công ty:
Bảng 3.5: Bảng đánh giá cơng tác điều hành qui trình thực hiện HĐNK thiết bị nghe nhìn từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần SIMTEK
Đơn vị: phiếu Nội dung Điểm Điểm TB Yếu ( 1 đ) Trung bình ( 2đ) Khá ( 3đ) Tốt ( 4đ) Rất tốt ( 5đ) Hoạt động điều hành
Khối lượng, chất lượng 0 2 1 3 0 3.17
Hợp đồng vận tải 0 0 1 4 1 4.00
Làm thủ tục hải quan 0 3 1 2 0 2.83
Giao nhận hàng hóa 0 0 2 3 1 3.83
Thanh toán hợp đồng 0 2 2 1 1 3.17
Hoạt động khiếu nại 1 3 2 0 0 2.17
(Nguồn: Kết quả khảo sát) Đơn vị: % 0% 20% 40% 60% 80% 100% Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu Tiêu chí điều hành T ỉ l ệ đ án h g iá
Biểu đồ 3.2: Thực trạng hoạt động điều hành các khâu trong qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Cơng ty
Bước đầu tiên trong mơ hình điều hành là nhận dạng vấn đề phát sinh, cụ thể thường là các vấn đề ở các khâu như sau:
Điều hành về khối lượng, chất lượng hàng: Giám đốc luôn cử một nhân viên xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm theo dõi, kịp thời nắm bắt những thay đổi về quy định chất lượng, số lượng hàng hóa so với trong hợp đồng để kịp thời xử lí. Những vấn đề phát sinh thường là: số lượng thay đổi do không kịp sản xuất, chất lượng hàng hóa khác với hàng mẫu. Sau khi nhận dạng được vấn đề phát sinh, phân tích tình hình chung, khó khăn thuận lợi của doanh nghiệp và đối tác. Sau đó, tìm phương án giải quyết phù hợp. Thơng thường là đền bù vi phạm hợp đồng hoặc lùi lại ngày giao hàng để bên xuất khẩu có thời gian cung cấp hàng. Công tác này được đánh giá khá cao với 66.67% số phiếu đánh giá “khá” và “tốt”.
Điều hành hợp đồng vận tải: Công ty cũng luôn chú trọng trong việc đối tác thuê phương tiện vận tải chất lượng như thế nào, lịch trình, thời gian vận chuyển hàng hóa. Bởi các yếu tố này có thể làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của Công ty, nếu phát hiện kịp thời sai sót trong việc vận chuyển hàng hóa, Cơng ty có thể đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Điều hành làm thủ tục hải quan: Công việc làm thủ tục hải quan do nhân viên phụ trách hợp đồng đảm nhiệm dưới sự điều hành của Giám đốc. Giám đốc sẽ chỉ đạo cho nhân viên phịng kế tốn kê khai thuế phải nộp và giao cho nhân viên phòng XNK thực hiện hợp đồng đi nộp thuế và kê khai hải quan điện tử. Khi có các tình huống phát sinh do khai hải quan điện tử sai, Giám đốc sẽ trực tiếp giải quyết với cơ quan hải quan. Những vấn đề phát sinh thường là: sai tên chi cục tiếp nhận, cảng dỡ hàng, áp nhầm mã HS…Đối với lỗi khai sai tên chi cục đăng kí phải hủy tờ khai, Giám đốc sẽ trực tiếp giải quyết. Cịn tình trạng khai sai tên cảng dỡ hàng, mã HS,..nhân viên khai báo hải quan điện tử sẽ tự động sửa chữa cho tới khi phù hợp dưới sự điều hành của trưởng phịng. Do trình độ chun mơn nghiệp vụ về hải quan điện tử của nhân viên chưa cao nên thường xảy ra sai sót trong cơng tác này. Bởi vậy, hoạt động này được đánh giá không cao với 50% số phiếu đánh giá là “trung bình”.
Điều hành việc giao nhận hàng hóa: Vì mặt hàng là nhập khẩu thiết bị may chiếu ngun chiếc, có giá trị khá lớn nên Cơng ty thường cử nhân viên XNK hoặc
các chuyên viên kỹ thuật của mình trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận hàng hóa để tranh sai sót. Các nhân viên đảm nhận tiến hành theo dõi thời gian giao hàng, tiến hành giám định hàng hóa khi nhận hàng để phát hiện những vấn đề phát sinh và giải quyết kịp thời.
Điều hành việc thanh tốn hợp đồng: Thơng thường khi thanh tốn bằng L/C thì cơng ty có quy định là nhân viên nào đi mở L/C sẽ là người thanh tốn tiền vì nhân viên đó nắm rõ L/C được mở như thế nào, có nội dung gì.. Cơng ty thường yêu cầu bên đối tác phải gửi trước cho Công ty một bản sao tất cả bộ chứng từ để công ty kiểm tra trước. Đây là một cách rất hiệu quả để tranh sai sót làm mất thời gian và phát sinh thêm chi phí. Do đó hoạt động này được mọi người trong Cơng ty đánh giá khá cao với tỉ lệ đánh giá là 66.67% “khá”, “tốt” và “rất tốt”.
Điều hành hoạt động khiếu nại: Khi xảy ra bất kì tranh chấp gì thì nhân viên phụ trách hợp đồng là người chịu trách nhiệm làm mọi hồ sơ và chuẩn bị mọi thơng tin cho việc khiếu nại đó. Tuy nhiên vẫn xảy ra rủi ro vì việc giải quyết tranh chấp bằng tòa án hoặc trọng tài thương mại là rất phức tạp và gây tốn kém nên hai bên thường giải quyết bằng biện pháp thương lượng. Vì là một cơng ty khơng lớn nên khi gặp khó khăn liên quan đến vấn đề tranh chấp quyền lợi, Cơng ty thường tìm mọi biện pháp hịa giải, thương lượng trước. Nếu khơng giải quyết được bằng hịa giải thì phải cam chịu những rủi ro, tổn thất về Công ty mình. Ngun nhân do Cơng ty cịn e ngại việc tham gia vào các vụ kiện sẽ tốn kém thời gian và chi phí. Do đó, việc điều hành hoạt động này được đánh giá cũng tạm được với 50% ý kiến đánh giá “trung bình”.
Trong phần phỏng vấn về cơng tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu, lỗi mà công ty thường mắc phải đó là lỗi trong khâu làm thủ tục hải quan. Các cán bộ, nhân viên được phỏng vấn cho biết : Năm 2013, do phải khai báo hải quan bằng phần mềm điện tử nên một số nhân viên khi thực hiện cịn gặp nhiều khó khăn, bối rối vì chưa có kinh nghiệm và được đào tạo bài bản. Khi khai báo tên hàng thường xuyên mắc phải các lỗi như áp sai mã HS, mã thuế nên phải chỉnh sửa lại và công ty bị chậm trễ trong việc đi nhận hàng do chưa nộp được tờ khai hải quan cho bên Hải quan kiểm tra. Theo Giám Đốc Vũ Ngọc Tiệp cũng thừa nhận rằng : Đội ngũ nhân viên cịn chưa có kinh nghiệm và
chưa thơng qua lớp đào tạo khai báo hải quan điện tử nào và chưa có sự giám sát chặt chẽ nhân viên trong khâu làm thủ tục hải quan. Vào tháng 4 năm 2013, khi Công ty đang tiến hành khai báo hải quan điện tử với hợp đồng nhập khẩu máy chiếu Panasonic từ Nhật Bản với các dòng máy PT-EX600E; PT-AE8000EA; PT- AR100E; PT-DX500E; PT-EW630E với số lượng lô hàng là khoảng 40 chiếc, tất cả số máy chiếu này đều có giá trị lớn. Tuy nhiên, khi hàng đã nhập về tới cảng, Công ty đã mắc sai sót trong khâu khai báo tờ khai, khi khai báo hải quan điện tử thì nhân viên nhận được thơng báo lỗi là “tờ khai chưa được đăng kí”, do khơng biết ngun nhân và cách xử lý nên nhân viên đã phải gọi về xin ý kiến của cấp trên, tiếp đó phải đợi cấp trên cho người thay thế hoặc hướng dẫn để xử lý. Điều này làm mất thời gian trong quá trình khai báo hải quan điện tử, gây ảnh hưởng tới quá trình nhận hàng. Để xử lý vấn đề phát sinh này, trưởng phịng xuất nhập khẩu của Cơng ty đã hướng dẫn nhân viên thực hiện cách đăng ký khai qua mạng cho loại tờ khai đối với mặt hàng mà Cơng ty đang nhập khẩu, từ đó rút kinh nghiệm cho lần khai báo các lô hàng nhập khẩu sau. Những năm gần đây, để khắc phục những sai sót trong q trình khai báo hải quan điện tử, nhằm nâng cao cơng tác điều hành và để giảm thiểu chi phí, rủi ro, Cơng ty đã cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hải quan nhằm kiểm sốt sai sót trong q trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.