LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.1.1Khái niệm, đặc điểm và thành phần của một phần mềm kế toán.
1.1.1.1Các khái niệm chung của một phần mềm kế toán HTTT kế toán là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối các dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành của một DN, tổ chức Đặc điểm của HTTT kế toán là:
Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin tài chính, từ đó cung cấp các dữ liệu cần thiết cho việc quản lý và điều hành tài chính của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán cần phải dựa vào các hình thức, phương pháp và quy trình kế toán, đồng thời phải tuân thủ các chứng từ theo quy định của Nhà nước.
HTTT kế toán là hệ thống gồm năm thành phần cơ bản:
- Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin
Phần cứng máy tính điện tử là thiết bị có khả năng tổ chức và lưu trữ lượng lớn thông tin, đồng thời xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh và chính xác, cung cấp thông tin hữu ích cho người dùng.
Chương trình là một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ máy tính, giúp máy thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã được xác định.
Dữ liệu là tập hợp toàn bộ các số liệu và thông tin cần thiết cho việc xử lý trong hệ thống, đồng thời hỗ trợ các quyết định của nhà quản lý.
-Thủ tục: là những chỉ dẫn của con người
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
Thứ nhất, tiếp nhận dữ liệu thông tin, máy tính có thể thay thế bằng việc tạo ra thư viện dữ liệu.
Trong công tác xử lý dữ liệu, máy tính đóng vai trò quan trọng khi thay thế con người trong việc tính toán, thống kê và thực hiện các phép toán cũng như giải thuật với độ chính xác cao.
Máy tính có khả năng truyền dữ liệu và thông tin giữa các đối tượng kế toán với dung lượng và độ chính xác vượt trội so với phương pháp thủ công.
Máy tính có khả năng tự động hóa việc cung cấp dữ liệu và thông tin, cho phép xuất ra các báo cáo, bảng biểu, đồ thị và văn bản một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính cần thiết phải được trang bị phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ hiệu quả cho công tác kế toán của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán là một giải pháp tự động hóa quy trình xử lý thông tin kế toán trên máy tính, bắt đầu từ việc nhập liệu chứng từ gốc, tiếp theo là xử lý thông tin theo quy trình kế toán, cho đến việc in ấn sổ kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
Phần mềm kế toán, được cài đặt trên nền tảng phần cứng thích hợp, là công cụ thiết yếu giúp kế toán viên thu thập và xử lý dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính Nó hỗ trợ trong việc truyền, lưu trữ, tổng hợp và cung cấp thông tin theo quy định pháp luật và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức.
1.1.1.2 Đặc điểm của một phần mềm kế toán.
Tính tuân thủ: phần mềm kế toánphải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định…hiện hành.
Phần mềm kế toán áp dụng nhiều phương pháp kế toán thực tế, bao gồm phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, và phương pháp tổng hợp cùng với cân đối kế toán, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Phần mềm kế toán cần có tính linh hoạt cao để thích ứng với quy trình quản lý của doanh nghiệp, cũng như điều chỉnh theo sự thay đổi của chế độ kế toán và các yêu cầu mới từ doanh nghiệp.
1.1.1.3Thành phần của phần mềm kế toán.
Xây dựng phần mềm có thể dùng 1 trong 2 lập trình sau: a.Lập trình hướng cấu trúc
Ưu nhược điểm áp dụng của lập trình hướng cấu trúc
+ Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng
+ Chương trình sáng sủa dễ hiểu.
+ Phân tích được các chức năng của hệ thống + Dễ theo dõi luồng dữ liệu.
Các chương trình hướng cấu trúc không cho phép tái sử dụng, vì chúng phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể Do đó, không thể áp dụng lại bất kỳ module nào từ phần mềm này cho phần mềm khác có yêu cầu dữ liệu khác.
+ Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn.
+ khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó kiểm thử và bảo trì.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN
Trong bối cảnh hiện tại, tiền lương đóng vai trò quan trọng trong giá trị hàng hóa, bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như kinh tế, chính trị, xã hội và lịch sử Đồng thời, tiền lương cũng có tác động lớn đến sự phát triển sản xuất, cải thiện đời sống và ổn định kinh tế xã hội Do đó, cả nhà nước và doanh nghiệp, cũng như người lao động đều rất quan tâm đến chính sách và hệ thống quản lý lương.
Tiền lương là một khái niệm kinh tế quan trọng liên quan đến người lao động, tiền tệ và sản xuất hàng hóa Nó thể hiện giá trị của sản phẩm xã hội mà người lao động tạo ra, nhằm bù đắp cho hao phí sức lao động của họ Thực chất, tiền lương là khoản thanh toán cần thiết cho người lao động, phản ánh đúng số lượng và chất lượng kết quả lao động mà họ đã thực hiện.
Trong nền sản xuất hàng hóa đa dạng, tiền lương không chỉ là một yếu tố cấu thành giá trị hàng hóa mà còn là chi phí sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Đối với người lao động, tiền lương đóng vai trò quan trọng như một nguồn thu nhập chính.
Tiền lương là giá trị sức lao động, được hình thành từ giá trị sức lao động và nguồn sử dụng lao động Để bù đắp hao phí lao động, người lao động cần một lượng vật phẩm tiêu dùng để đáp ứng nhu cầu sống như ăn, ở, mặc và đi lại Do đó, người sử dụng lao động phải trả tiền lương tương xứng với hao phí lao động mà người lao động đã bỏ ra Tiền lương không chỉ đảm bảo cho người lao động có khả năng tái sản xuất sức lao động mà còn là nguồn sống chính cho bản thân và gia đình họ Tóm lại, tiền lương chính là toàn bộ thu nhập mà người lao động nhận được sau thời gian làm việc.
Tiền lương về mặt sản xuất và đời sống có hai chức năng cơ bản sau:
Chức năng tái sản xuất sức lao động đóng vai trò quan trọng trong quá trình lao động sản xuất, khi sức lao động dần hao mòn trong quá trình tạo ra sản phẩm Để thu hút nguồn lực sản xuất và đạt được các mục tiêu kinh tế, xã hội, nhà nước cần tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho người lao động Đồng thời, việc áp dụng các chính sách hợp lý nhằm đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động là điều cần thiết.
Chức năng đòn bẩy kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động kinh tế của con người, với lợi ích kinh tế là động lực mạnh mẽ nhất cho toàn bộ nền kinh tế xã hội Việc giải quyết hiệu quả vấn đề lợi ích sẽ tối ưu hóa tiềm năng của người lao động trong quá trình sản xuất Do đó, chính sách tiền lương hợp lý không chỉ là động lực lớn mà còn là yếu tố quyết định trong việc phát huy sức mạnh con người để đạt được mục tiêu kinh tế xã hội Hệ thống quản lý lương cần được tổ chức một cách hợp lý nhằm khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.
1.2.2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Trong một doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và hỗ trợ hoạt động của toàn bộ tổ chức, đặc biệt là kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ này, cần phải đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán thù lao lao động và thanh toán đầy đủ tiền lương cho người lao động Điều này không chỉ khuyến khích nhân viên quan tâm đến thời gian và chất lượng lao động mà còn giúp xác định đúng chi phí và giá thành sản phẩm Do đó, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản để đáp ứng yêu cầu này.
Ghi chép lao động là công cụ quan trọng giúp phản ánh kịp thời số lượng thời gian làm việc, chất lượng sản phẩm và tính chính xác trong việc trả lương cho người lao động Đồng thời, việc tính toán chính xác các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) cũng cần được đưa vào chi phí và thu nhập của người lao động.
Trả lương kịp thời cho người lao động là một yếu tố quan trọng, đồng thời cần giám sát tình hình sử dụng quỹ lương để đảm bảo hiệu quả Cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý và chức năng cũng rất cần thiết, nhằm hỗ trợ trong việc lập kế hoạch quỹ lương cho kỳ tiếp theo.
-Tính và phân bổ chính xác đối tượng, tính giá thành
Phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả tài chính của tổ chức Đề xuất các biện pháp tiết kiệm quỹ lương sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời cung cấp số liệu chính xác cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác, từ đó nâng cao khả năng quản lý tài chính và đảm bảo sự phát triển bền vững.
Kế toán cần lập báo cáo chi tiết về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Việc tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sẽ giúp đề xuất các biện pháp khai thác hiệu quả tiềm năng lao động, từ đó nâng cao năng suất lao động Đồng thời, cần đấu tranh chống lại các hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động và các chính sách liên quan đến tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, cũng như chế độ sử dụng và phân phối theo lao động.
Trong hạch toán tiền lương cho công nhân viên, có hai hình thức chính là tiền lương theo thời gian và lương theo sản phẩm Tuy nhiên, trong nghiên cứu này, tôi sẽ chỉ tập trung vào các khoản tiền lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Hình thức tiền lương thời gian là phương pháp tính lương dựa trên thời gian làm việc, trình độ kỹ thuật và thang lương của người lao động Theo cách này, tiền lương được xác định bằng cách nhân thời gian làm việc thực tế với mức lương theo giờ.
Tiền lương thời gian giản đơn là hình thức trả lương dựa trên đơn giá tiền lương cố định Để khuyến khích người lao động, doanh nghiệp có thể kết hợp chế độ tiền thưởng, tạo ra tiền lương thời gian có tiền thưởng Việc áp dụng hình thức trả lương này yêu cầu doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thời gian làm việc cũng như mức lương thời gian của nhân viên.
Doanh nghiệp thường áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho những công việc chưa có định mức lao động hoặc đơn giá tiền lương sản phẩm cụ thể Hình thức này thường được sử dụng cho các vị trí làm việc văn phòng, bao gồm hành chính, quản trị, thống kê và kế toán.
1.2.2.3 Cơ sở lý luận về các khoản trích theo lương
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN VĨNH LỘC TỈNH THANH HÓA
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN
VĨNH LỘC TỈNH THANH HÓA
2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH HUYỆN VĨNH LỘC THANH HÓA
Tên đầy đủ : NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH HUYỆN VĨNH LỘC THANH HÓA
Tên giao dịch : NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH HUYỆN VĨNH LỘC THANH HÓA`` Địa chỉ: Khu phố 3, Thị trấn Vĩnh Lộc, Huyện Vĩnh Lộc, Tỉnh Thanh Hoá, Việt Nam
2.1.2 Sơ đồ tổ chức công ty:
Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý và điều hành, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của chi nhánh.
Giám đốc ngân hàng có trách nhiệm giám sát việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ theo đúng quy định từ ngân hàng cấp trên Ông có thể ủy quyền cho phó giám đốc thực hiện các công việc trong phạm vi quyền hạn, đồng thời trực tiếp chỉ đạo các phòng ban trực thuộc để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
+Thực hiện ký duyệt các hợp đồng tín dụng.
-P.Giám đốc: + Một phó giám đốc phục trách phần kế hoạch kinh doanh
Phòng kế hoạch và kinh doanh
Phòng hành chính nhân sự
Phòng kế toán –ngân quỹ
Các phó giám đốc sẽ thực hiện một số nhiệm vụ thay mặt giám đốc điều hành khi giám đốc ngân hàng vắng mặt, dựa trên ủy thác từ giám đốc Họ cũng có trách nhiệm báo cáo lại kết quả công việc khi giám đốc có mặt tại đơn vị.
Giám đốc điều hành hỗ trợ trong việc chỉ đạo các nhiệm vụ được giao bởi giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước giám đốc.
+ Bàn bạc tham gia ý kiến với giám đốc trong việc thực hiện nghiệp vụ của ngân hàng theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng.
Phòng kế toán-ngân quỹ chịu trách nhiệm hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thực hiện thanh toán theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam.
+Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính , quỹ tiền lương với chi nhánh
+Quản lý và sự dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của NHNo &
PTNT trên địa bàn +Tổng hợp lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và báo cáo theo quy định
+ Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo luật định +Thực hiện các c nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước
+Chấp hành quỹ định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định
+Quản lý, sử dụng thiế bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của NHNo & PTNT Việt Nam
+ Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề
+Thực hiện các nhiệm vụ khác cho giám đốc chi nhánh giao.
-Phòng kế hoạch kinh doanh: Là phòng trực tiếp giao dịch với khách hàng có các nhiệm vụ sau:
Nghiên cứu phát triển chiến lược khách hàng tín dụng bằng cách phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi phù hợp cho từng nhóm Mục tiêu là mở rộng tín dụng theo hướng khép kín, bao gồm các lĩnh vực sản xuất, chế biến, tiêu thụ và xuất khẩu, đồng thời kết nối tín dụng với sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.
+Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao
+Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng theo phân cấp ủy quyền
+Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình ngân hàng cấp trên theo phân cấp ủy quyền
Tiếp nhận và thực hiện các chương trình dự án từ nguồn vốn trong và ngoài nước, đồng thời đảm nhiệm nhiệm vụ ủy thác vốn của Chính phủ, các bộ, ngành và tổ chức kinh tế Theo dõi, đánh giá và tổng kết các dự án để đề xuất với tổng giám đốc về việc nhân rộng các chương trình thành công.
+Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm trên địa bàn
+Thường xuyên phân loại dự nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục
Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ tổng hợp và báo cáo chuyên đề theo quy định, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao Phòng này còn đảm nhận các công việc hành chính, tổ chức tuyển mộ và đào tạo cán bộ công nhân viên, nhằm đáp ứng nhu cầu về nhân lực cho chi nhánh.
Các nhiệm vụ hành chính bao gồm xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, quý và năm, lưu trữ các văn bản pháp luật và văn bản dịch chế liên quan đến ngân hàng Ngoài ra, còn có việc quản lý con dấu, thực hiện công tác hành chính, văn thư và lễ tân Đặc biệt, cần chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên, tổ chức đào tạo và xây dựng chiến lược tuyển dụng nhân viên hiệu quả.
Tư vấn pháp chế là một phần quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ như giao kết hợp đồng, tham gia hoạt động tố tụng và giải quyết các tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động và hành chính Điều này đặc biệt liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản của chi nhánh ngân hàng, đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
+ Thực thi pháp luật có liên quan đến an ninh trât tự, phòng chống cháy nổ tại cơ quan
Thực hiện các nhiệm vụ xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản cố định, mua sắm công cụ lao động, và quản lý nhà tập thể, nhà khách, cũng như nhà nghỉ của cơ quan.
+Thực hiện các báo cáo chuyên đề định kỳ +Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh ngân hàng giao cho
-Phòng giao dịch +Thực hiện quản lý ,mở tài khoản cho khách hàng ,thanh toán giao dịch của khách hàng
+Xác nhận kết quả gaio dịch cho khách hàng +Tư vấn khách hàng về tài khoản mở giao dịch +Quản lý hồ sơ lưu trữ theo quy định
+Chăm sóc quản lý mạng lưới khách hàng +Thực hiện thah toán,theo dõi phân bổ lãi tiền gửi cho các khách hàng trên tài khoản
+Lập báo cáo giao dịch ,báo cao lưu ký theo năm quý tháng…
- Bộ phận thẩm định :Chức năng nhiệm vụ:
Tiếp nhận hồ sơ vay từ phòng tín dụng, tiến hành nghiên cứu và phân tích các yếu tố tài chính và rủi ro để đưa ra quyết định cho vay Dựa trên kết quả phân tích, phòng tín dụng sẽ xác định hạn mức, mức vay, thời hạn và lãi suất cho khoản vay.
Thẩm định dự án cho vay không có tài sản đảm bảo hoặc chỉ có tài sản đảm bảo một phần là một quy trình quan trọng giúp giám đốc xử lý thông tin báo cáo tài chính và đánh giá rủi ro trong và ngoài chi nhánh Việc này không chỉ tăng cường khả năng quản lý rủi ro mà còn hỗ trợ ra quyết định chính xác trong việc cấp tín dụng.
+Thực hiện các báo cáo chuyên đề cũng như các báo cáo thường kỳ
+Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh ngân hàng giao cho
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn huyện Vĩnh Lộc - Thanh Hóa có nhiệm vụ chính là cung cấp dịch vụ cho vay cho các hộ gia đình trong sản xuất kinh doanh, bao gồm các lĩnh vực như đồ gỗ mỹ nghệ và kinh doanh tóc phế liệu Ngoài ra, ngân hàng cũng hỗ trợ chăn nuôi thông qua việc cung cấp thức ăn chăn nuôi và con giống, cũng như tham gia vào hoạt động kinh doanh buôn bán lẻ Ngân hàng cung cấp các khoản vay tiêu dùng và cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ yếu bằng Việt Nam đồng, trong khi giao dịch ngoại tệ chủ yếu diễn ra bằng Đô la Mỹ.
2.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của ngân hàng.
Để tối ưu hóa công tác hạch toán và quản lý tài sản, tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ là điều quan trọng, giúp cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo với chi phí thấp nhất Do đó, ngân hàng đã lựa chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
2.2.1 Hình thức kế toán sử dụng
Hiện tại công ty đang hạch toán theo hình thức Nhật kí chung.
Bao gồm các loại sổ:
Sổ nhật kí chung: Ghi chép NVKT theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các NV đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN LƯƠNG TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHI NHÁNH HUYỆN VĨNH LỘC TỈNH THAH HÓA
Huyện Vĩnh Lộc, tỉnh Thanh Hóa, xác định rằng việc thực hiện công tác kế toán tiền lương hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào, vì tiền lương và các khoản trích theo lương là phần chi phí thiết yếu Để cải thiện hệ thống quản lý lương hiện tại, cần xây dựng một hệ thống mới nhằm khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ, đồng thời cung cấp nhiều hỗ trợ hơn cho công tác quản lý của nhân viên Hệ thống mới yêu cầu khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác đơn giản, chính xác và dễ thực hiện, cùng với khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu và dễ sử dụng.
3.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 3.2.1 Xác định yêu cầu
Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép thủ công.
Nhanh chóng đưa ra các Báo cáo như: Báo cáo về tình hình nhân sự, báo cáo lương tổng hợp cho các nhà quản trị
Hệ thống mới cần đảm bảo khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng và thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác Nó cũng phải có khả năng thông báo lỗi hiệu quả, giao diện trình bày đẹp mắt, dễ hiểu và dễ học, dễ sử dụng, đồng thời đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
Hàng tháng nhân viên kế toán lương trong phòng Kế toán sẽ tính lương cho nhân viên cho NH theo quy trình sau : a.Cập nhật chấm công
Hàng tháng, các phòng ban sẽ thực hiện chấm công cho nhân viên và ghi vào bảng chấm công, sau đó nộp cho phòng Kế toán Nhân viên kế toán tiền lương sẽ cập nhật thông tin chấm công hàng ngày và giờ làm thêm (nếu có) cho cán bộ - công nhân viên ngân hàng Để tính lương hàng tháng, kế toán cần kiểm tra hệ số lương, các khoản phụ cấp, khấu trừ và các yếu tố khác như vi phạm kỷ luật hay tiền thưởng Cuối cùng, kế toán sẽ tính lương và lập bảng lương cho nhân viên.
Dựa vào bảng chấm công và thông tin về tăng giảm lương, chúng ta sẽ tính lương cho nhân viên, đồng thời xác định các khoản BHXH, BHYT, BHTN mà cán bộ cần nộp Cuối cùng, lập báo cáo tổng hợp lương tháng cho toàn ngân hàng, báo cáo chi tiết tiền lương cho từng phòng ban, cũng như các khoản bảo hiểm gửi đến cơ quan bảo hiểm cấp trên, báo cáo thuế TNCN và phiếu lương cho từng cán bộ - công nhân viên trong ngân hàng.
Sau khi cập nhật thông tin lương của cán bộ, công nhân viên, kế toán lương sẽ thực hiện lập Bảng thanh toán lương cùng với các báo cáo liên quan như Báo cáo lương tổng hợp, Báo cáo Bảo hiểm và Báo cáo thuế TNCN Những tài liệu này sẽ được gửi đến Kế toán trưởng để xem xét và ký duyệt trước khi trình Giám đốc ký.
Vào ngày mùng năm hàng tháng, trưởng các phòng ban đến phòng Kế toán để nhận tổng lương bao gồm lương, phiếu lương của nhân viên và bảng lương của bộ phận Nhân viên nhận phiếu lương chi tiết hàng tháng và có quyền đối chiếu với bảng lương tổng do trưởng bộ phận giữ (bản copy).
Trưởng bộ phận giao lương cho từng nhân viên và yêu cầu họ ký tên vào bảng lương Nhân viên phải trực tiếp ký vào bảng lương, và trưởng bộ phận sẽ đảm bảo có đầy đủ chữ ký của các nhân viên trước khi bàn giao cho phòng Kế toán Mọi thắc mắc liên quan đến lương sau khi đã trả sẽ được giải quyết theo thủ tục khiếu nại của công ty.
Kế toán tiền lương cần nộp Báo cáo Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế (BHXH, BHYT, BHTN) hàng tháng cho cơ quan Bảo hiểm quận Cuối năm, cần gửi Báo cáo thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) cho Cơ quan thuế Sau khi nhận báo cáo, các cơ quan sẽ cung cấp thông tin xác nhận.
3.3 Mô hình nghiệp vụ 3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC).
3.3.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng.
3.3.2.2 Mô tả chi tiết chức năng lá.
Cập nhật danh sách nhân viên là một quy trình quan trọng trong quản lý nhân sự Khi có nhân sự mới được tuyển dụng, hoặc cán bộ được điều chuyển, biệt phái, hay nghỉ hưu, nghỉ việc, bộ phận kế toán lương cần nhanh chóng cập nhật thông tin vào hệ thống theo dõi nhân sự Việc này giúp đảm bảo điều chỉnh lương kịp thời và chính xác cho từng nhân viên.
Nhân viên kế toán tiền lương cập nhật chấm công hàng ngày và giờ làm thêm của cán bộ nhân viên từ các phòng ban Sau đó, họ nhập dữ liệu chấm công vào hệ thống để phục vụ cho việc tính lương.
Cập nhật tham số lương : Mỗi tháng, để tính lương cho cán bộ, nhân viên, ta còn phải kiểm tra các thông tin tăng giảm lương như hệ số
Để tính lương cho cán bộ, nhân viên, chúng ta dựa vào thông tin từ bảng chấm công và các thay đổi về lương Sau khi tính lương, chúng ta sẽ xác định các khoản trích BHXH, BHYT và BHTN dựa trên tỉ lệ quy định Cuối cùng, lập bảng lương chi tiết cho từng phòng ban là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Cuối mỗi tháng, dựa trên các chứng từ và hóa đơn phát sinh, Kế toán bán hàng sẽ thực hiện việc ghi sổ nhật ký chung.
Để ghi sổ lương chi tiết, kế toán cần dựa vào các chứng từ và hóa đơn đã phát sinh, cùng với số liệu từ tài khoản 334 và 338 Việc này giúp đảm bảo rằng sổ lương của từng nhân viên được ghi chép chính xác và đầy đủ.
BC lương tổng hợp : Lập bảng lương tổng hợp cho toàn công ty trong tháng
Báo cáo bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) : Báo cáo mức
BHXH, BHYT, BHTN của toàn ngân hàng hay của từng cán bộ, nhân viên theo phòng ban trong tháng.
Báo cáo thuế TNCN : Báo cáo các nhân viên phải đóng thuế
TNCN và mức thuế TNCN phải đóng của từng nhân viên.
Báo cáo trích nộp KPCĐ :Báo cáo mức trích nộp KPCĐ của ngân hagf trong tháng
Phiếu lương : Lập phiếu lương riêng cho từng nhân viên
BC lương từng phòng ban : Lập bảng lương của nhân viên trong từng phòng ban.
3.3.3 Ma trận thực thể - chức năng
Các hồ sơ sử dụng trong quản lý nhân sự bao gồm: danh sách nhân viên, bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm, bảng tạm ứng, bảng phụ cấp và khấu trừ khác, thông tin lương, bảng lương, phiếu lương, sổ NKC, sổ chi tiết tài khoản lương, báo cáo trích nộp KPCĐ, báo cáo bảo hiểm, và báo cáo thuế TNCN Những hồ sơ này đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý thông tin tài chính cũng như quyền lợi của nhân viên.
Các Chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j k l m
3.4 Phân tích mô hình khái niệm – logic 3.4.1 Biều đồ luồng dữ liệu vật lí mức0
3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 3.4.2.1Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý mức 1 của tiến trình
3.4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý mức 1 của tiến trình
3.4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý mức 1 của tiến trình
3.4.2.4Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý mức 1 của tiến trình
3.4.3 Mô hình dữ liệu quan hệ Đầu vào được sử dụng để thiết kế mô hình E – R là các thông tin để tính lương của cán bộ công nhân viên Thông tin này được tập hợp từ Hồ sơ nhân viên, Bảng chấm công, Bảng phụ cấp/khấu trừ khác, Bảng tạm ứng, Bảng tham số tính lương, Bảng thanh toán lương
Ký hiệu Tên Giải thích
Tên thực thể (danh từ)
Thực thể là một khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay có cùng đặc trưng chung.
Chỉ các đặc trưng thông thường của một thực thể
Là thuộc tính mà giá trị của nó cho ta phân biệt hai bản thể khác nhau.
Là thuộc tính có thể nhận nhiều hơn một giá trị đối với một bản thể.
Mối quan hệ (động từ, cụm danh động từ)
Các bản số của thực thể tham gia mối quan hệ
Phản ánh mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể đó.
3.4.4.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin
Tên chính xác của các đặc trưng Viết gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại ở mỗi bước
Tin Học Địa chỉ liên lạc Điện thoại nhà riêng Điện thoại di động
Số hợp đồng Số HĐ
Mã số Thuế MS Thuế
Số Người phụ thuộc NPT
Họ Tên Nhân viên Họ tên NV
C.BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM
Họ Tên Nhân viên Họ tên NV
Số giờ làm thêm ngày thường Giothuong
Số giờ làm thêm ngày Tết, lễ Giole
Lương làm thêm ngoài giờ LGNG
Họ tên Nhân viên Họ Tên NV
Lý do tạm ứng LYDO
Chức vụ Họ tên NV
Họ tên Nhân Viên Họ tên NV
Họ Tên Nhân Viên Họ Tên NV
Số ngày làm việc Số ngày làm việc
Số ngày nghỉ phép 100%lương Nghỉ phép
Tổng số ngày hưởng lương N
Số giờ làm thêm NGIO
Phụ cấp chức vụ HSCV
Bảo hiểm xã hội BHXH
Bảo hiểm y tế Bảo hiểm thất nghiệp
Thuế Thu nhập cá nhân TNCN
3.4.4 2.Xác định các thuộc tính và thực thể
THỰC THỂ THUỘC TÍNH TÊN VIẾT TẮT
- Hệ số phụ cấp chức vụ
- Hệ số phụ cấp trách nhiệm
- Hệ số phụ cấp khác
- Hệ số phụ cấp ăn trưa
- Số giờ làm thêm một ngày thường
- Số giờ làm thêm một ngày lễ
- Hệ số làm thêm ngày thường
- Hệ số làm thêm ngày nghỉ lễ
- Mức giảm trừ phụ thuộc
5 Bảng khấu trư tạm ứng
3.4.4.3Xác định mối quan hệ và thuộc tính
Ai chấmcông? Phòng ban Chấmcôngchoai? Nhânviên
3.4.4.4 Xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các thực thể
HS NHÂN VIÊN CHỨC VỤ
Tên cv sohthuon g ngng hi
Thuon g ngvaola m giockh ngck h hsgiot h
3.5 THIẾT KẾ MÔ HÌNH QUAN HỆ
Chuyển mô hình khái niệm E-R sang mô hình quan hệ
Biểu diễn các thực thể thành các quan hệ
HS NHÂN VIÊN( mã nv, mã pb, mã cv, họ tên, ngsinh, qq, gtính, hsl, ngphth, trđộ).
PHÒNG BAN ( mã pb, tên pb).
CHỨC VỤ( mã cv, tên cv).
NGƯỜI CHẤM CÔNG( mã nv).
THÔNG TIN LƯƠNG (mã nv, tháng năm, ltt, hsgioth, hsgiole, ngckh, giockh, thưởng, phạt, pc ăn, tyle BHXH, tyle BHYT, tyle BHTN, tyleKPCD)
Biểu diễn các mối quan hệ
Chấm công => BẢNG CHẤM CÔNG( thang nam, manv, ngcong, ngnghi, nglamth, xloại).
Thuộc => PHÒNG BAN( mapb, tenpb).
Có 1 => CHỨC VỤ(mã cv, hscv).
Có 2 => (mã nv, tháng năm, ltt, hsl, thưởng, pc ăn ca, tyle BHXH, tyle BHYT, tyle BHTN, tyleKPCD, trừ khác)
Tất cả đều là chuẩn 3 nên không phải chuẩn hoá dữ liệu
Tích hợp các quan hệ
Quan hệ NGƯỜI CHẤM CÔNG thực chất cũng là quan hệ NHÂN
VIÊN vì vậy ta bỏ qua quan hệ NGƯỜI CHẤM CÔNG
