1.1.4.4 .Nhận xét chung
2.2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN
2.2.1 Hình thức kế tốn sử dụng
Hiện tại cơng ty đang hạch tốn theo hình thức Nhật kí chung.
Bao gồm các loại sổ:
Sổ nhật kí chung: Ghi chép NVKT theo trình tự thời gian và quan hệ
đối ứng của các NV đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các
nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào BCĐ số phát sinh --->ghi vào BCĐKT.
Sổ nhật kí đặc biệt (cịn gọi là số nhật kí chuyên dùng) và các loại sổ kế tốn chi tiết (sổ phụ)
Sổ nhật kí chun dùng: trong trường hợp NV phát sinh nhiều, ghi
chép riêng cho từng nghiệp vụ chủ yếu.
Kế toán trưởng Kế toán cho vay Kế tốn tài sản KT các khoản chi phí,thu nhập của NH Kế toán huy động vốn Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ Bộ phận kho quỹ Kế tốn thanh tốn
Ghi hằng ngày (định kì)
Ghi vào cuối tháng (hoặc định kì) Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi chép: Sau hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi NV
phát sinh vào sổ Nhật kí chung --->Số cái. Trường hợp dùng Số nhật kí đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi NV phát sinh vào Sổ nhật kí đặc biệt có liên quan, định kì hoặc cuối tháng tổng hợp và ghi một lần vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp SL Số cái --->Bảng Cân đối tài khoản.
Đối với các sổ chi tiết : Căn cứ vào chứng từ gốc --->Số chi tiết. Cuối
tháng tổng hợp để đối chiếu với BCĐTK.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái
C hứ ng từ g ốc Sổ n hậ t k í ch un g Sổ n hậ t k í đặ c b iệ t Sổ c hi tiế t Sổ q uỹ Sổ c ái B ản g t ổn g hợ p c hi tiế t B ản g c ân đ ối tà i k ho ản B áo c áo k ế toá n
và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và số phát sinh có trên Sổ nhật kí chung( hoặc Sổ nhật kí chung và các Sổ nhật kí đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các Sổ nhật kí đặc biệt ) cùng kì.
2.2.2 Tài khoản kế tốn sử dụng
Hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng(theo thông tư tư10/2014/TT_NHNN)
2.2.3 Thực trạng hệ thống lương và thuế thu nhập cá nhân tại Ngânhàng: hàng:
Các hồ sơ dữ liệu sử dụng tại NH:
Bảng chấm công:
Bảng lương chi tiết
Hình 2.4: Bảng lương tháng.
2.5Bảng tổng hợp danh sách tính thuế thu nhập cá nhân Các tham số tính lương tại NH:
* Lương thời gian :
- Lương cơ bản (LG): Mỗi nhân viên làm việc tại các phịng ban sẽ có một mức lương tối thiểu
+Mức lương tối thiểu vùng năm 2016 được thực hiện theo nghị định 122/2015/NĐ-CP ban ngày 14/11/2015 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2016 Vùng Mức lương cơ bản
LGCH = N NG *H*LG Vùng II 3.100.000đ/tháng Vùng III 2.700.000đ/tháng Vùng IV 2.400.000đ/tháng
Đối với ngân hàng này nằm trong diện thuộc vùng IV
- Tổng số ngày làm việc (NG): Theo quy định hiện tại của công ty là 26 ngày
- Hệ số lương (H): được áp dụng theo thang bảng lương của công ty. - Số ngày làm việc và nghỉ phép 100% lương (N):
=> Lương chính (LGCH)
* Phụ cấp chức vụ (PCCV): Tùy theo chức vụ hiện hành mà cán bộ sẽ được hưởng thêm số tiền phụ cấp trách nhiệm tính theo:
PCCV= LG*H*HSPCCV Trong đó HSPCCV là hệ số phụ cấp chức vụ
* Phụ cấp khác (PCK): bao gồm các trợ cấp ốm đau, trợ cấp thai sản,
thưởng sáng kiến, thưởng tiết kiệm,phụ cấp ăn trưa,phụ cấp độc hại…
* Khấu trừ khác (KHAUTRU): các khoản khấu trừ hàng tháng của
nhân viên như: tiền phạt, tiền bồi thường…
Cuối tháng phòng ban nộp bảng phụ cấp, khấu trừ khác để tính lương nhân viên
*Lương ngồi giờ : được tính theo cơng thức:
Trong đó :
NGIO : là tổng giờ cơng làm ngồi giờ đã nhân hệ số
* Tạm ứng lương (UNG): hàng tháng, CB-CNV có thể xin ứng trước
tiền lương của tháng đó. Số tiền này được ghi cụ thể trên Giấy yêu cầu tạm ứng.
* Tiền Thưởng (TT) :
- Thưởng chuyên cần (TTCC): đối với nhân viên hưởng lương thời gian nếu làm đủ số ngày qui định (khơng tính nghỉ, làm bù..), có thành tích cơng tác tốt thì sẽ được thưởng
- Thưởng tháng lương 13 (Tết âm lịch) :
TTAL=tỉ lệ%(LG*(H+PCCV))
* Bảo Hiểm (BH) : Bao gồm Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
Công thức :
BHXH = LGNN*(H+PCCV)*hsct
BHYT = LGNN*(H+PCCV)*hsct
BHTN = LGNN*(H+PCCV)*hsct
Trong đó: - LGNN: lương cơ bản theo quy định của Nhà nước
- hsct: hệ số chi trả tương ứng đối với từng khoản bảo hiểm
* Tổng thu nhập (TN) : Lương cuối tháng của nhân viên chưa kể thuế LGNG
=
NGIO* (H*LG) NG*8
TN= LGCH+PCCV+PCAN+PCK+TT-KHAUTRU-UNG-BH * Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): với những người có mức thu nhập
cao sẽ có một mức thuế suất quy định theo khung chuẩn của Bộ Tài Chính ban hành, để từ đó tính mức thuế thu nhập cá nhân mà cán bộ công nhân viên phải nộp cho cơ quan thuế
=> Thực Lĩnh : (TL)
TL = TN - TNCN
Quy trình tính lương tại ngân hàng
Cuối tháng các phịng ban liên quan cung cấp cho bộ phận kế toán lương bảng chấm cơng và bảng chấm cơng làm thêm giờ.
Phịng nhân sự cung cấp thông tin về cán bộ nhân viên và danh sách thưởng.
Bộ phận kế toán thanh toán cung cấp danh sách nhân viên tạm ứng. Khi có đủ các thơng tin liên quan đến cơng việc tính lương thì bộ phận kế tốn lương tiến hành tính lương và thuế thu nhập cá nhân(nếu có) cho cán bộ nhân viên.
Hiện trạng hệ thống lương và thuế TNCN tại ngân hàng:
Hiện nay hệ thống lương và thuế thu nhập cá nhân của ngân hàng đang dùng phần mềm Exel. Ưu nhược điểm của phần mềm này như sau:
Ưu điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện ích, rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các chương trình tính tốn quản lý lương được xử lý rất nhanh với điều kiện số bản ghi ít
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm đồng thời phần mềm
này hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời doanh nghiệp khơng phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền của phần mềm này
Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềm Visual Foxpro. Lý do rất đơn giản vì các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel mang lại. Vậy những khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện như sau:
Nhược điểm
Phần mềm excel hoạt động độc lập, khơng có sự kết nối dữ liệu vì thế khơng đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt. chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xố danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thơng tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hồn tồn là thủ cơng
Phần mềm excel khơng có tính năng phân quyền, thơng tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an tồn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khơn lường.
Việc tính tốn hàng tháng dựa trên excel có thể mất thời gian tời vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc thanh tốn lương cho các cán bộ công nhân viên khơng kịp thời.
Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị.
Kết luận
Với những nhược điểm của phần mềm excel như trên thì việc phát triển hệ thống là một u cầu vơ cùng cấp bách đối với công ty.
CHƯƠNG 3:XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN LƯƠNG TẠI NGÂN HÀNG NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHI NHÁNH
HUYỆN VĨNH LỘC TỈNH THAH HÓA 3.1 Mục tiêu của hệ thống
Đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất nào, thực hiện cơng tác kế tốn tiền lương có hiệu quả là một nhân tố quan trọng, bởi tiền lương và các khoản trích theo lương là một bộ phận chi phí của doanh nghiệp. Trên cơ sở hệ thống quản lí lương hiện tại, cần xây dựng hệ thống mới khắc phục được những hạn chế của hệ thống cũ, và có nhiều sự trợ giúp hơn đối với cơng việc quản lí của các nhân viên. Yêu cầu đặt ra của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng.
3.2 Xác định u cầu và mơ tả bài tốn3.2.1 Xác định yêu cầu 3.2.1 Xác định yêu cầu
Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng cơng việc ghi chép thủ cơng.
Nhanh chóng đưa ra các Báo cáo như: Báo cáo về tình hình nhân sự, báo cáo lương tổng hợp... cho các nhà quản trị
Hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thơng báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ học, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu.
3.2.2 Mơ tả bài tốn
Hàng tháng nhân viên kế toán lương trong phịng Kế tốn sẽ tính lương cho nhân viên cho NH theo quy trình sau :
Hàng tháng, các phịng ban sẽ chấm cơng cho cơng nhân viên trong phịng mình và ghi vào bảng chấm cơng, cuối tháng sẽ nộp cho phịng Kế toán. Nhân viên kế toán tiền lương sẽ cập nhật chấm cơng thường nhật và ngồi giờ (nếu có) cho CB - CNV ngân hàng
b.Cập nhật tăng giảm lương
Để tính lương cho cơng nhân viên hàng tháng nhân viên kế toán tiền lương phải kiểm tra hệ số lương, mức phụ cấp, mức khấu trừ và các khoản tăng giảm khác như vi phạm kỷ luật, tiền thưởng…
c.Tính lương và lập bảng lương
Dựa vào các thông tin từ bảng chấm công và các thông tin tăng giảm lương, ta sẽ tiến hành tính lương cho nhân viên. Đồng thời tính BHXH, BHYT, BHTN mà mỗi cán bộ phải nộp. Cuối cùng lập báo cáo tổng hợp lương tháng cho toàn NH, báo cáo chi tiết tiền lương cho từng phòng ban, báo cáo các khoản Bảo hiểm cho cơ quan Bảo hiểm cấp trên, báo cáo thuế TNCN và phiếu lương cho từng CB – CNV trong ngân hàng.
Sau khi cập nhât thông tin lương của các CB-CNV trong cơng ty. Kế tốn lương sẽ lập Bảng thanh toán lương, Báo cáo lương tổng hợp, Báo cáo Bảo hiểm, Báo cáo thuế TNCN đưa đến cho Kế tốn trưởng kí xét duyệt rồi trình cho Giám đốc kí.
Ngày mùng năm hàng tháng trưởng các phòng ban đến phịng Kế tốn nhận tổng lương của từng phòng ban bao gồm lương, Phiếu lương của các nhân viên trực thuộc, Bảng lương của bộ phận. Nhân viên được nhận phiếu lương chi tiết hàng tháng, được quyền đối chiếu với bảng lương tổng do trưởng bộ phận trực tiếp giữ (bản copy).
Trưởng bộ phận giao lương cho từng nhân viên và yêu cầu nhân viên kí tên vào bảng lương của bộ phận; CNV phải trực tiếp kí vào bảng lương, trưởng
bảng lương có đầy đủ chữ kí của nhân viên của bộ phận mình và giao lại cho phịng Kế tốn. Mọi thắc mắc liên quan đến lương sau khi trả lương sẽ giải quyết theo thủ tục khiếu nại của công ty.
Kế toán tiền lương đồng thời phải nộp Báo cáo Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế (BHXH, BHYT, BHTN) từng tháng cho cơ quan Bảo hiểm quận. Đến cuối năm phải nộp Báo cáo thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) cho Cơ quan thuế. Khi các cơ quan nhận được báo cáo sẽ có thơng tin xác nhận.
3.3 Mơ hình nghiệp vụ
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC).
3.3.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng.
3.3.2.2 Mô tả chi tiết chức năng lá.
<1.1>.Cập nhật danh sách nhân viên : Khi đơn vị tuyển thêm nhân sự
mới, hoặc các cán bộ được điều chuyển, biệt phái sang đơn vị khác, hoặc nghỉ hưu, nghỉ việc, kế tốn lương sẽ cập nhật những thơng tin liên quan vào hệ thống theo dõi nhân sự để kịp thời điều chỉnh lương.
2.0. Tính lương
<2.1>Cập nhật chấm cơng : Nhân viên kế toán tiền lương nhận bảng
chấm cơng thường nhật và ngồi giờ (nếu có) của cán bộ nhân viên từ các phịng ban. Sau đó sẽ tiến hành nhập dữ liệu chấm cơng vào hệ thống để làm dữ liệu tính lương.
<2.2> Cập nhật tham số lương : Mỗi tháng, để tính lương cho cán bộ,
<2.3> Tính lương và các khoản trích: Dựa vào các thơng tin từ bảng
chấm cơng và các thông tin tăng giảm lương, ta tiến hành tính lương cho cán bộ, nhân viên. Đồng thời, dựa vào các thơng số về tỉ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN sau khi tính lương ta sẽ tính ln được mức BHXH, BHYT, BHTN mà mỗi cán bộ, nhân viên phải nộp.Và lập bảng lương tháng chi tiết cán bộ, nhân viên từng phòng ban.
3.0 .Lập sổ
<3.1> Ghi sổ nhật ký chung:Cuối mỗi tháng, căn cứ vào các chứng từ,
hóa đơn phát sinh trong tháng, Kế toán bán hàng sẽ tiến hành ghi sổ nhật ký chung.
<3.2> Ghi sổ lương lương chi tiết:Căn cứ vào các chứng từ, hóa đơn
đãphát sinh và căn cứ vào số phát sinh tài khoản 334, 338, kế toán tiến hành ghi sổ sổ lương chi tiết cho từng nhân viên.
4.0. Lập báo cáo :
<4.1> BC lương tổng hợp : Lập bảng lương tổng hợp cho tồn cơng ty
trong tháng
<4.2> Báo cáo bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) : Báo cáo mức
BHXH, BHYT, BHTN của toàn ngân hàng hay của từng cán bộ, nhân viên theo phòng ban trong tháng.
<4.3> Báo cáo thuế TNCN : Báo cáo các nhân viên phải đóng thuế
TNCN và mức thuế TNCN phải đóng của từng nhân viên.
<4.4>Báo cáo trích nộp KPCĐ :Báo cáo mức trích nộp KPCĐ của ngân
hagf trong tháng
<4.5>Phiếu lương : Lập phiếu lương riêng cho từng nhân viên.
<4.6> BC lương từng phòng ban : Lập bảng lương của nhân viên trong
3.3.3 Ma trận thực thể - chức năngCác hồ sơ sử dụng : Các hồ sơ sử dụng : a.DS nhân viên b.Bảng chấm công c. Bảng chấm công làm thêm d.Bảng tạm ứng e. Bảng phụ cấp, khấu trừ khác
f. Thông tin lương
g.Bảng lương
h.Phiếu lương
i.Sổ NKC
j. Sổ chi tiết TK lương
k.Báo cáo trích nộp KPCĐ
l.Báo cáo bảo hiểm
m. Báo cáo thuế TNCN
a.Hồ sơ nhân viên b.Bảng chấm công c.Bảng chấm công làm thêm d.Bảng tạm ứng e.Bảng phụ cấp, khấu trừ khác f.Thông tin lương g.Bảng lương h.Phiếu lương
i.Sổ NKC
j.Sổ chi tiết TK lương
k.Báo cáo bảo hiểm l.Báo cáo thuế TNCN Các Chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j k l m 1.Cập nhật thơng tin U 2.Tính lương R R R R R R U C 3.Lập sổ R R R R R R R R U U R R R 4.Lập Báo Cáo R R C C C C C n.
3.4 Phân tích mơ hình khái niệm – logic
3.4.1 Biều đồ luồng dữ liệu vật lí mức0
3.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.4.2.1Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý mức 1 của tiến trình
3.4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý mức 1 của tiến trình
Tính lương
3.4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý mức 1 của tiến trình
3.4.2.4Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý mức 1 của tiến trình
Lập báo cáo
3.4.3 Mơ hình dữ liệu quan hệ
Đầu vào được sử dụng để thiết kế mơ hình E – R là các thơng tin để tính lương của cán bộ cơng nhân viên. Thông tin này được tập hợp từ Hồ sơ nhân