Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thông thông tin và công tác quản lý bán hàng
Hệ thống thông tin (HTTT)
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống là một tổng thể thống nhất, được cấu thành từ các yếu tố khác nhau có mối liên hệ chặt chẽ và ổn định, nhằm mục đích giải quyết một vấn đề cụ thể.
Hệ thống thông tin là một cấu trúc nhằm mục đích cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động của con người trong một tổ chức.
Hệ thống thông tin là một cấu trúc mà trong đó, các thành phần tương tác với nhau và với các hệ thống khác thông qua việc trao đổi thông tin.
Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đưa thông tin đầu ra.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) là một tập hợp các thành phần được tổ chức nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu Mục tiêu của hệ thống này là cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến lĩnh vực thương mại và kinh doanh, đặc biệt là trong ngành kế toán Công nghệ thông tin không chỉ hỗ trợ các tác nghiệp hàng ngày mà còn nâng cao khả năng thu thập, lưu trữ, phân tích và xử lý dữ liệu lớn Nhờ đó, quá trình kinh doanh được thúc đẩy nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời cải thiện quy trình quản lý tại các tổ chức và doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định và các hoạt động thương mại, mang lại nhiều lợi ích như cải thiện chất lượng thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa điều hành nội bộ Nó hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động kinh tế của tổ chức, doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển bền vững của các tổ chức này.
HTTT quản lý đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ thống ra quyết định và hệ thống hoạt động tác nghiệp.
Một hệ thống tin, dù tốt hay xấu, được đánh giá dựa trên chất lượng thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng này được xác định qua nhiều tiêu chí khác nhau.
Độ tin cậy của thông tin thể hiện qua độ chính xác và tính xác thực Thông tin không đáng tin cậy có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức, ảnh hưởng xấu đến uy tín và hình ảnh của họ trước các đối tác.
Tính đầy đủ của thông tin là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác Việc cung cấp thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định không phù hợp với thực tế, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý Do đó, cần đảm bảo rằng mọi vấn đề liên quan được bao quát đầy đủ để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Hệ thống thông tin cần phải thích hợp và dễ hiểu; nếu không, nó sẽ gây ra sự lãng phí chi phí và dẫn đến quyết định sai lầm Những vấn đề như thông tin không phù hợp, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, và cấu trúc thông tin không hợp lý sẽ làm giảm hiệu quả của hệ thống Do đó, việc cải thiện tính thích hợp và sự dễ hiểu của thông tin là rất quan trọng để đảm bảo quyết định chính xác và tiết kiệm chi phí.
Thông tin là nguồn lực quý giá của tổ chức, vì vậy cần phải bảo vệ thông tin để chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận Việc thiếu an toàn thông tin có thể gây thiệt hại lớn cho tổ chức.
Thông tin cần phải được gửi đến người sử dụng đúng lúc để phát huy hiệu quả, bất kể nó có đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là yếu tố quan trọng mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần chú trọng Để đạt được điều này, cần nắm vững cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin cũng như các phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin.
1.1.3 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý đòi hỏi phải phân tích toàn bộ các yếu tố và yêu cầu của hệ thống Dựa trên phân tích này, cần đưa ra giải pháp thiết kế để cài đặt các yếu tố, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đã đề ra và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của người dùng.
Quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý bắt đầu bằng việc khảo sát và phân tích hệ thống cũ để xác định các công việc cần thực hiện và cách thức hoạt động của nó Tiếp theo, cần đánh giá hệ thống cũ kết hợp với nhu cầu mới để nhận diện các vấn đề cần giải quyết Dựa trên những đánh giá này, các yếu tố cần thiết cho hệ thống mới sẽ được xác định và thiết kế phương thức hoạt động cho hệ thống Cuối cùng, người phát triển sẽ lựa chọn công cụ phù hợp để cài đặt, thử nghiệm và triển khai hệ thống mới.
Quá trình phân tích hệ thống thông tin
Khảo sát hiện trạng là bước đầu tiên trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, giúp thực hiện nghiên cứu sơ bộ và đánh giá tính khả thi của dự án cho hệ thống mới.
Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề:
- Môi trường, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng
- Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?
Để nâng cao hiệu quả hệ thống hiện tại, cần thực hiện phân tích và thiết kế sơ bộ, đồng thời đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề xuất Dựa trên thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại là bước quan trọng để lập phương án cải tiến Qua đó, cần xác định rõ phạm vi, khả năng và mục tiêu của dự án nhằm đạt được kết quả tối ưu.
Mục tiêu của việc khảo sát hiện trạng
- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống
- Xác định các nhược điểm của hệ thống Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng
- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành
- Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến Nội dung của việc khảo sát hiện trạng
- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống
- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn…của các đơn vị ở các cấp khác nhau.
Thu thập và nghiên cứu hồ sơ, sổ sách là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của tổ chức Đồng thời, cần áp dụng các phương pháp hiệu quả để xử lý thông tin từ các tài liệu này, nhằm nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo tính chính xác trong nghiệp vụ.
- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định… chi phối đến quá trình xử lý thông tin
- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống
- Thông kế các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ thống
- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống
- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp
- Lập tài liệu khảo sát Lập dự án
Xác định mục tiêu dự án
- Lợi ích người tiêu dùng
- Lợi ích kinh tế Đưa ra giải pháp sơ bộ
- đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống Lập kế hoạch triển khai dự án
Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau:
- Xác định yêu cầu của hệ thống
- Xây dựng mô hình diễn tả yêu cầu của HTTT cần phát triển
- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải pháp thiết kế thích hợp
Phân tích hệ thống về chức năng:
- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
- Biểu đồ phân cấp chức năng
- Biểu đồ luồng dữ liệu
- Ma trận thực thể chức năng
- Tài liệu đặc tả chức năng
Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần:
Kí pháp: Là một hình chữ nhật chia làm hai phần: Phần trên ghi số 0, phần dưới ghi tên hệ thống.
Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống.
Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống.
Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:
- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác.
- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống.
- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu từ hệ thống.
Tên gọi: Phải là danh từ chỉ người, nhóm người hoặc tổ chức.
Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong.
Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ nơi nguồn sang nơi đích).
Tên gọi: là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật mang tin nên thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu.
Nguồn Tên luồng dữ liệu Đích
1.2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết.
Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ thông tin
Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một chức năng con của nó.
Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:
Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chức năng cha.
1.2.2.3 Ma trận thực thể chức năng.
Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.
Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.
Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:
R(Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột.
U(Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột.
C(Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột.
Chức năng con Chức năng con Chức năng con
1.2.3 Mô hình hóa quá trình xử lý
Phần này làm rõ yêu cầu thông qua việc sử dụng các mô hình và công cụ hình thức hóa, chẳng hạn như biểu đồ luồng dữ liệu, để mô tả các quy trình xử lý Qua đó, chúng ta có thể xây dựng mô hình khái niệm cho hệ thống.
Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ là việc biểu diễn đồ thị các chức năng của quá trình nhằm thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ, cũng như giữa hệ thống và môi trường xung quanh.
- Biểu đồ luồng dữ liệu
Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình và tác nhân.
Luồng dữ liệu là quá trình di chuyển thông tin từ vị trí này đến vị trí khác trong hệ thống thông qua một phương tiện truyền tải nào đó.
Luồng dữ liệu là tập hợp các thông tin được truyền tải qua một vật mang tin, có thể là kết quả từ các truy vấn cơ sở dữ liệu hoặc dữ liệu cập nhật hiển thị trên màn hình và in ra Nó bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt, được sinh ra đồng thời và di chuyển đến cùng một đích.
Ký pháp Tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu
Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự tổng hợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó.
Kho dữ liệu là nơi lưu trữ các dữ liệu tại một vị trí cụ thể, cho phép biểu diễn thông tin được lưu trữ từ nhiều không gian khác nhau.
D Tên kho dữ liệu Tên kho dữ liệu D
D là số hiệu kho dữ liệu Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ
Tiến trình là chuỗi công việc hoặc hành động có khả năng tác động đến dữ liệu, giúp chúng di chuyển, thay đổi, được lưu trữ hoặc phân phối một cách hiệu quả.
Quá trình xử lý dữ liệu trong hệ thống bao gồm nhiều tiến trình khác nhau, mỗi tiến trình đảm nhiệm một chức năng nghiệp vụ cụ thể.
Tiến trình có thể được phân loại thành tiến trình vật lý, khi có sự hiện diện của con người hoặc phương tiện thực hiện chức năng, và tiến trình logic, khi không có các yếu tố này.
Kí pháp: n là số hiệu của tiến trình; Tên tiến trình phải là một mệnh đề động từ và bổ ngữ
Tác nhân trong một hệ thống nghiên cứu có thể là cá nhân, nhóm, bộ phận, tổ chức hoặc hệ thống bên ngoài tương tác với nó thông qua việc nhận hoặc ghi dữ liệu Tác nhân có thể được xác định là nguồn gốc hoặc đích của dữ liệu trong phạm vi hệ thống đang được xem xét.
Ký pháp: n Tên tiến trình n Tên tiến trình
- Phát triển luồng dữ liệu mức 0. Đầu vào:
Biểu đồ phân rã chức năng
Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Ma trận thực thể chức năng
Chức năng của lá được mô tả chi tiết thông qua quy trình bắt nguồn từ biểu đồ ngữ cảnh Trong đó, tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh sẽ được thay thế bằng các tiến trình con tương ứng với các chức năng cấp 1 trong biểu đồ phân rã chức năng.
Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh được chuyển sang biểu đồ mới, và đầu mút của các luồng dữ liệu được đặt lại vào tiến trình con một cách hợp lý.
Thêm vào: Các kho dữ liệu được thêm vào mỗi kho tương ứng với một hồ sơ.
Các luồng dữ liệu từ các tiến trình đến các kho được xác định dựa trên ma trận thực thể chức năng, trong khi các luồng dữ liệu giữa các tiến trình được phân tích thông qua các mô tả chi tiết chức năng lá.
1.2.4 Thiết kế logic và thiết kế vật lý
Lý luận chung về kế toán bán hàng
Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn thành giai đoạn cuối cùng trong quy trình sản xuất công nghệ, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định Những sản phẩm này có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc được thuê ngoài để gia công chế biến.
Sự khác nhau giữa thành phẩm và hàng hóa
Thành phẩm là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất, được tạo ra thông qua một quy trình công nghệ sản xuất cụ thể và gắn liền với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Đây là sản phẩm hoàn chỉnh, sẵn sàng để được tiêu thụ hoặc phân phối trên thị trường Thành phẩm có thể bao gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau, từ hàng hóa vật chất đến dịch vụ, và chúng đều phải trải qua một quy trình sản xuất nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng và giá trị.
Hàng hóa là kết quả cuối cùng của quá trình cung cấp dịch vụ
Thành phẩm là duy nhất sản phẩm hoàn thành ở giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ sản xuất
Hàng hóa bao gồm thành phẩm và nữa thành phẩm.
Thành phẩm là bộ phận chủ yếu của hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất.
Hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh bao gồm thành phẩm, nửa thành phẩm, vật tư và dịch vụ Bán hàng là quá trình cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng, thể hiện bản chất của việc tạo ra giá trị và thỏa mãn nhu cầu thị trường.
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm và hàng hóa, liên quan đến lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời khách hàng thực hiện thanh toán Đây là giai đoạn cuối cùng trong chu trình sản xuất-kinh doanh, giúp chuyển đổi vốn từ hình thái sản phẩm sang hình thái tiền tệ Việc đẩy nhanh quá trình bán hàng không chỉ rút ngắn chu kỳ kinh doanh mà còn tăng tốc độ vòng quay vốn, từ đó nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Quá trình bán hàng là quá trình hoạt động kinh tế gồm 2 mặt:
Doanh nghiệp tiến hành bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, đồng thời thu tiền hoặc có quyền thu tiền từ khách hàng Quá trình bán hàng diễn ra như một sự trao đổi quyền sở hữu giữa người bán và người mua trong môi trường thị trường.
Thị trường hoạt động được định nghĩa là thị trường đáp ứng ba điều kiện cơ bản: sản phẩm có tính tương đồng, người mua và người bán dễ dàng tìm thấy nhau bất kỳ lúc nào, và giá cả được công khai Doanh thu bán hàng là tổng số tiền thu được từ việc bán sản phẩm, tuy nhiên, cần lưu ý đến các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, hoàn trả hàng, và các khoản phí khác để xác định doanh thu thực tế.
Khái niệm doanh thu bán hàng và điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong năm Nó phát sinh từ các hoạt động tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng đồng ý thanh toán.
- Doanh thu bán hàng bao gồm: doanh thu bán hàng nội bộ và doanh thu bán hàng ra ngoài
- Các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng
DN đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
DN không còn nắm quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán
Các khoản giảm trừ doanh thu
- Chiết khấu thương mại: là các khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm iết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
- Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là đã bán hàng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
- Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, hoặc lạc hậu thị hiếu.
- Chiết khấu thanh toán: là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.
- Các loại thuế tính vào giá bán: Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt…
1.3.2 Nhiệm vụ và vai trò của công tác quản lý bán hàng
1.3.2.1 Nhiệm vụ của công tác quản lý bán hàng
- Quản lý về mặt giá cả: Doanh nghiệp phải xây dựng một bảng giá thích hợp cho từng mặt hàng, phương thức bán hàng, từng địa điểm bán hàng.
Quản lý hàng hóa hiệu quả bao gồm việc theo dõi số lượng, chất lượng và giá trị của sản phẩm bán ra Điều này liên quan đến việc kiểm soát từng khách hàng, từng giao dịch bán hàng, từng lần xuất kho và từng nhóm sản phẩm Qua đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng hàng bán ra, hàng tồn kho, hàng bị trả lại, cũng như xác định mặt hàng bán chạy nhất trong tháng.
Quản lý thu hồi tiền hàng và doanh thu từ bán hàng là nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu và công nợ của từng khách hàng Để thực hiện hiệu quả công tác quản lý bán hàng, kế toán bán hàng cần hoàn thành đầy đủ các nhiệm vụ liên quan.
Ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác tình hình hiện tại và sự biến động của từng loại thành phẩm và hàng hóa theo các tiêu chí về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, cũng như chi phí của từng hoạt động Bên cạnh đó, việc theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu từ khách hàng cũng là yếu tố quan trọng giúp duy trì dòng tiền ổn định.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc phản ánh và tính toán kết quả của từng hoạt động, cần giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước cũng như tình hình phân phối kết quả từ các hoạt động này.
Cung cấp thông tin kế toán là yếu tố quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính và thực hiện phân tích định kỳ hoạt động kinh tế liên quan đến quy trình bán hàng, giúp xác định và phân phối kết quả hiệu quả.
1.3.2.2 Vai trò của công tác quản lý bán hàng
Bán hàng là yếu tố thiết yếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp, vì chỉ khi có doanh thu từ việc bán hàng, doanh nghiệp mới có thể trang trải các chi phí hoạt động và duy trì sự bền vững.
Thông qua hoạt động bán hàng, doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn và tạo ra lợi nhuận, từ đó tạo điều kiện để mở rộng sản xuất kinh doanh Doanh thu từ bán hàng là yếu tố quan trọng để đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Giới thiệu chung về nền tảng công nghệ “1C: DOANH NGHIỆP”
1.4.1 Nền tảng công nghệ: ”1C:DOANH NGHIỆP”
“1C:DOANH NGHIỆP” là nền tảng công nghệ mạnh mẽ với các tính năng đặc trưng phục vụ quản lý và kế toán cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Hệ thống chương trình này được thiết kế để tự động hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp, nhà máy, tổ chức, cơ quan nhà nước và cá nhân, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động.
Chúng tôi cung cấp giải pháp tự động hóa cho các nhiệm vụ quản lý, kế toán và kinh tế đa dạng, bao gồm nhà máy sản xuất, doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, tổ chức tài chính và cơ quan hành chính sự nghiệp.
Quản lý doanh nghiệp hiệu quả hàng ngày
Hàng trả lại nhập kho
Chi phí liên quan hàng trả lại
Khi nộp Thuế phải nộp DTBH phát sinh
Kế toán minh bạch sử dụng hệ thống tài khoản đa chiều để theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán khác nhau, đồng thời tự động tạo ra các báo cáo pháp quy.
Kế toán quản trị, lập ra nhiều báo cáo phân tích, hỗ trợ kế toán đa ngoại tệ
Lập kế hoạch, quản lý ngân sách và phân tích tài chính
Quản trị nhân sự và tiền lương (HR&Payroll)
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
1.4.2 Kiến trúc hệ thống chương trình “1C:DOANH NGHIỆP”
1.4.2.1 Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP”
Nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP” gồm các cấu phần cơ bản sau:
Hạt nhân của nền tảng bao gồm môi trường thực thi, tập hợp các tính năng cơ bản và các đối tượng
Thư viện hệ thống có chứa các đối tượng ứng dụng
Thư viện ngoài của các đối tượng chuyên dụng như: ActiveX, HTML, XML… (có thể được tạo dựng bởi các nhà phát triển độc lập)
Các công cụ để tạo dựng ứng dụng
Hình1.1 : Kiến trúc nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP”
1.4.3 Các tính năng cơ bản của “1C:DOANH NGHIỆP”
Lập trình nhanh và tùy ứng tiếp theo cho các giải pháp
Chuẩn hóa tới mức tối đa các công việc thiết kế mô hình và các giải pháp ứng dụng trong hoạt động kinh tế
Chuẩn hóa việc đào tạo và hỗ trợ
Tách người thiết kế ra khỏi các công việc lập trình kỹ thuật ở mức thấp
Tính tùy chỉnh của giải pháp ứng dụng
Lập các thuật toán chỉ cần ở mức lô-gíc
Đảm bảo tính quy mô của các giải pháp ứng dụng
Giới thiêu chung về công ty và quá trình quản lý bán hàng tại chi nhánh
Giới thiệu chung
Công ty cổ phần Sông Gianh, được thành lập vào ngày 01/05/1988, bắt nguồn từ xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng huyện Quảng Trạch Vào tháng 11 năm 1991, UBND tỉnh Quảng Bình đã phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật số 561/QĐ-UB, giao cho xí nghiệp nhiệm vụ xây dựng dây chuyền sản xuất phân lân hữu cơ vi sinh.
Ngày 15-12-1992 nhà máy phân lân vi sinh Sông Gianh được thành lập theo quyết định số 39/QĐ-UB trực thuộc sở công nghiệp tỉnh Quảng Bình.
Ngày 06-02-1996 UBND tỉnh Quảng Bình ra quyết định số 137/QĐ-
UB đổi tên nhà máy phân lân vi sinh Sông Gianh thành Công ty phân bón Sông Gianh.
Vào đầu năm 2009, công ty Sông Gianh đã thực hiện thành công chủ trương sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp nhà nước, chính thức hoạt động theo mô hình công ty cổ phần Để nâng cao hiệu quả sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên toàn quốc, công ty đã mở rộng mạng lưới với nhiều chi nhánh và đơn vị thành viên từ Hà Nội đến TP HCM.
Chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm là một trong những chi nhánh tại miền Bắc của công ty
- Tên giao dịch: Chi nhánh Công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm – Hà Nội
- Trụ sở: Khu B5, TT Cầu Diễn-Huyện Từ Liêm-TP Hà Nội
- Số tài khoản: 22010000002744 tại ngân hàng đầu tư và phát triển Thăng Long
- Website: www.songgianh.com.vn
Chi nhánh CTCP Sông Gianh tại Từ Liêm hoạt động độc lập với tư cách pháp nhân và tự chủ tài chính Công ty không ngừng cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng và đa dạng hóa sản phẩm, đồng thời tổ chức các đợt thi nâng cao tay nghề cho công nhân và cải tiến máy móc Nhờ đó, sản phẩm của công ty luôn đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, mang lại sự ổn định trong kinh doanh và lợi nhuận ngày càng cao Phân bón Sông Gianh đã khẳng định được uy tín trên thị trường.
- Là loại phân bón được bà con nông dân trên mọi miền tổ quốc tin dùng
- Đã được bộ NN & PTNT Việt Nam cho phép lưu hành trên toàn quốc và khuyến khích sử dụng
Sản phẩm của công ty đã vinh dự nhận nhiều danh hiệu cao quý tại các hội chợ nông nghiệp và quốc tế, bao gồm Bông lúa vàng, huy chương vàng, con trâu vàng, siêu cúp thương hiệu mạnh, và giải thưởng phát triển bền vững cùng công nghệ xanh.
- Đã được Đảng và Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới.
- Sản phẩm phân bón Sông Gianh xuất khẩu sang các nướcLào, Thái Lan, Campuchia…
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp và sản xuất đa dạng các loại phân bón cho cây chè, cây ăn quả và cây cảnh, bao gồm cả phân hữu cơ vi sinh và hữu cơ sinh học chất lượng cao.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm-Hà Nội
Chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm sở hữu đội ngũ quản lý và kỹ thuật viên có chuyên môn cao và kinh nghiệm trong tổ chức sản xuất phân bón Đội ngũ công nhân lành nghề, được đào tạo bài bản, không chỉ có tay nghề giỏi mà còn có tác phong công nghiệp và tính kỷ luật cao.
Cơ cấu bộ máy của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.1: Cơ cấu bộ máy của công ty
Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại chi nhánh CTCP Sông Gianh tại Từ Liêm-Hà Nội
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại chi nhánh CTCP Sông Gianh tại Từ Liêm-Hà Nội
2.2.1 Các mẫu chứng từ và báo cáo sử dụng tại công ty
Kế toán tài sản cố định
CT CP Sông Gianh Mẫu số: 02- TT
CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộn tài chính
Phiếu thu Số: 042 Ngày tháng năm 2010 Nợ:
Họ và tên: Địa chỉ:
Kèm theo:……… Chứng từ gốc: Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ)
Thủ trưởng đ/vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG SỐ:000 Ngày tháng năm
STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng Thuế GTGT: ………
Tổng tiền( bằng chữ):……… Đã thanh toán: ………
Người nhận tiền, ký, họ tên ………
Phòng KD Thủ kho Bảo vệ Người nhận hàng
CN CT CP Sông Gianh tại Đông Anh- Hà Nội
Phiếu xuất kho SỐ:000 Ngày tháng năm
STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế GTGT : Tổng tiền : Cộng thành tiền( bằng chữ):………
Người giao hàng Người nhập hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Hôm nay, ngày 03 tháng 01 năm 2011 Chúng tôi gồm : BÊN A : Chi nhánh công ty TNHH ứng dụng và phát triển công nghệ cao Địa chỉ: Điện thoại:
Mã số thuế Đại diện pháp nhân:
BÊN B : Chi nhánh công ty CP Sông Gianh tại Từ Liêm, Hà Nội Địa chỉ: B5 - Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội Điện thoại 0438.37.43.68
Mã số thuế 3100126555 - 004 Đại diện pháp nhân: Ông : Phan Xuân Hoè Chức vụ : Giám đốc CN
Hai bên cùng nhau đối chiếu công nợ từ ngày 01/01/2010 đến 31/12/2010 cụ thể như sau:
2: Giá trị thực hiện từ 01/01/2010 đến 31/12/2010 là:
3 Bên B thanh toán cho bên A đến hết 31/12/2010 là:
Số tiền bên B còn nợ bên A đến 31/12/2010 là:
Bằng chữ: ( Hai trăm triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn) Hai bên hoàn toán thống nhất với số liệu trên.
Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
0 ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội
BẢNG KÊ CHI TIẾT CÔNG NỢ ĐẠI LÝ BÁN HÀNG
Họ và tên đại lý
SPS nợ Tăn g nợ khá c
Phần đã thanh toán SD
Ch uyể n kho ản Đối trừ vt
Hàng bán bị trả lại
Duyệt của chi nhánh: Chi phí bán hàng của CB tiếp thị
Phụ trách bán hàn Kế toán bán hàng Kế toán CN Giám đốc CN
CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội
BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT HÀNG Thị trường:
Họ và tên : Sản phẩm : Tháng năm Chứng từ
Lân sinh học Phân NPK Phân chuyên dùng
Số xe v/c Đơn vị đại lý nhận hàng
SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
Tổng tiền : Bằng chữ : Ngày tháng năm Cán bộ phụ trách Kế toán bán hàng Kế toán CN Giám đốc CN
CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP XUẤT HÀNG
Tháng năm Sản phẩm: Lân sinh học + NPK + chuyên dung
Số lượng(kg) Thành tiền
Kế toán bán hàng Kế toán chi nhánh Giám đốc chi nhánh
CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP CÂN ĐỐI CÔNG NỢ TIÊU THỤ SẢN PHẨM
Họ và tên: Địa bàn:
TT Nội dung Tổng cộng Lân SH NPK Phân
II SỐ PSN TRONG THÁNG
Nhận hàng trong tháng(kg) Thành tiền(đồng)
III SỐ PSC TRONG THÁNG
Nộp tiền mặt Chuyển khoản Đối trừ vật tư Chi phí bán hàng Khuyến mại
Bù trừ +bổ sung vận chuyển Hàng bán bị trả lại
IV SỐ DƯ NỢ CUỐI KỲ
Số dư nợ cuối kỳ bằng chữ:
Phụ trách bán hàng Kế toán bán hàng Kế toán CN Giám đốc CN
2.2.2 Hình thức kế toán và phương pháp kế toán mà chi nhánh CTCP Sông Gianh tại Từ Liêm sử dụng.
Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức kế toán kê khai thường xuyên.
Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
Các báo cáo quản lý bán hàng tại công ty hiện đang được thực hiện bằng phần mềm Excel Việc sử dụng Excel mang lại một số ưu điểm như tính linh hoạt và dễ sử dụng, nhưng cũng tồn tại nhược điểm như khả năng xử lý dữ liệu hạn chế và dễ xảy ra lỗi.
Phần mềm Microsoft Office Excel là công cụ lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ vào nhiều tiện ích hữu ích Excel cho phép thực hiện các phép tính và lọc dữ liệu nhanh chóng, đặc biệt khi số lượng bản ghi không quá lớn Hiện nay, phần mềm này đang được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà không cần tốn chi phí mua bản quyền.
Phần mềm Excel hoạt động độc lập và thiếu kết nối dữ liệu, do đó không đáp ứng tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hiệu quả Chẳng hạn, khi có sự thay đổi giá của một mặt hàng, có thể xảy ra tình trạng bỏ sót thông tin quan trọng trong các tệp liên quan.
Phần mềm Excel không có tính năng phân quyền, thông tin có thể dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào.
Việc tính toán, nhập dữ liệu mất nhiều thời gian Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán trong một doanh nghiệp
Vậy với những nhược điểm của phần mềm excel như trên thì việc phát triển hệ thống là một yêu cầu vô cùng cấp bách đối với công ty.
Xây dựng phần mềm kế toán quản lý bán hàng tại chi nhánh công ty Sông
Phân tích hệ thống
3.1.1 Quy trình bán hàng và xác định yêu cầu
3.1.1.1 Quy trình bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại
- Hiện nay, việc bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại
Từ Liêm được thực hiện theo trình tự như sau:
Khi công ty nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng qua nhiều kênh như tiếp thị, điện thoại, mail hay fax, bộ phận bán hàng sẽ xem xét và xác định các thông tin cần thiết như loại sản phẩm, số lượng, giá cả và phương thức thanh toán Đồng thời, họ cũng kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu dựa trên báo cáo tồn kho Nếu hàng hóa không đủ, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách; nếu đủ, họ sẽ gửi báo giá Nhân viên tiếp thị hoặc hỗ trợ khách hàng sẽ tiến hành đàm phán để đạt được thỏa thuận mua bán và ký hợp đồng Khi xuất hàng, bộ phận bán hàng sẽ phát hành hóa đơn GTGT cùng với phiếu xuất kho, trong đó hóa đơn có ba liên: một liên giữ lại, một liên giao cho khách hàng và một liên nộp cho cơ quan thuế.
Phiếu xuất kho cũng gồm 3 liên: 1 liên giữ tại bộ phận bán hàng, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán.
Khi sản phẩm đã xuất kho nhưng không đáp ứng yêu cầu của khách hàng và bị trả lại, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra sản phẩm Nếu sản phẩm đúng như mô tả, sẽ thực hiện thủ tục nhập kho lại.
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Sau khi nhận tiền, kế toán sẽ lập phiếu thu Đối với khách hàng mua theo hợp đồng, việc thanh toán sẽ được theo dõi qua biên bản đối chiếu công nợ, và họ phải thanh toán đầy đủ khi đến hạn Cuối tháng, kế toán sẽ ghi sổ chi tiết bán hàng và doanh thu dựa trên các chứng từ kế toán, đồng thời cập nhật sổ theo dõi công nợ khách hàng dựa trên bảng đối chiếu công nợ.
Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán sử dụng các sổ chi tiết hàng hóa, doanh thu và công nợ khách hàng để lập báo cáo tổng hợp xuất hàng, doanh thu bán hàng và công nợ Những báo cáo này giúp giám đốc có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh hợp lý, hiệu quả và khắc phục những thiếu sót.
3.1.1.2 Những yêu cầu hệ thống cần đạt được
Hệ thống quản lý bán hàng cần phải đảm bảo việc lưu trữ thông tin về:
Hệ thông quản lý bán hàng cần đảm bảo được việc
- Quản lý danh thu bán hàng
- Quản lý công nợ phải thu của khách hàng
- Quản lý các khoản giảm trừ doanh thu
- Quản lý các chứng từ bán hàng
- Quản lý việc thực hiện thuế GTGT đầu ra.
Cuối cùng hệ thống cần đưa ra được các báo cáo:
- Báo cáo chi tiết doanh thu theo từng địa bàn bán hàng
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Bảng kê chi tiết xuất hàng
- Bảng tổng hợp xuất hàng
- Bảng kê chi tiết công nợ đại lý bán hàng
- Bảng tổng hợp cân đối công nợ tiêu thu sản phẩm
3.1.2 Mô hình chức năng nghiệp vụ của hệ thống 3.1.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh
HTTT quản lý bán hàng Phiếu nhập hàng bị trả lại Thanh toán
Phiếu chi Đặt hàng, hợp đồng Hóa đơn GTGT
Bộ phận quản lý kho
Yêu cầu của khách hàng Trả lời khách-báo giá
Phiếu thu Phiếu xuất kho
Báo cáo theo yêu cầu
3.1.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng
- Mô tả chức năng lá
0 HTTT quản lý bán hàng
1.1 Nhận yêu cầu của KH
1.3 Nhận đơn đặt hàng, kí hợp đồng
1.2 Kiểm tra khả năng cung cấp
2.1 Xử lý phiếu xuất hàng
2.4 Lập phiếu nhập hàng bị trả lại
2.5 Lập bảng đối chiếu công nợ
3.2 Báo cáo doanh thu theo địa bàn
3.4 Báo cáo tổng hợp xuất hàng3.3 Báo cáo công nợ khách hàng
Bộ phận tiếp nhận yêu cầu của khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận thông tin về mặt hàng, chủng loại và số lượng mà khách hàng mong muốn mua Sau khi xác định khả năng đáp ứng, bộ phận này sẽ gửi bảng báo giá chi tiết cho khách hàng.
Khi nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng, bộ phận kiểm tra khả năng cung cấp sẽ rà soát bảng kê hàng tồn kho để xác định khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Sau khi nhận bảng báo giá, khách hàng sẽ phản hồi về việc mua hàng, xác định số lượng cần đặt Đối với những đơn hàng lớn, khách hàng sẽ tiến hành đàm phán và ký hợp đồng để chính thức hóa thỏa thuận.
(2.1) Xử lý phiếu xuất hàng: Khi doanh nghiệp xuất kho hàng bán cho khách hàng, bộ phận này sẽ lập phiếu xuất kho.
Sau khi khách hàng ký hợp đồng mua hàng và có lệnh xuất hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT để khách hàng nộp tiền và nhận hàng từ bộ phận khác.
Khi khách hàng mang hóa đơn GTGT đến, bộ phận thu chi sẽ tiếp nhận tiền từ khách hàng và lập phiếu thu Phiếu thu này sẽ giúp khách hàng đến bộ phận khác để nhận hàng.
Bộ phận lập phiếu nhận hàng bị trả lại sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa mà khách hàng trả lại Nếu hàng hóa đúng là bị lỗi hoặc kém chất lượng, bộ phận này sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho và tiếp nhận hàng.
Khi khách hàng thực hiện giao dịch mua hàng với số lượng lớn theo hợp đồng, việc lập bảng đối chiếu công nợ là cần thiết để theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng một cách hiệu quả.
Báo cáo doanh thu được lập dựa trên hóa đơn bán hàng và phiếu chi sau một tháng hoặc khi có yêu cầu từ ban giám đốc Bộ phận kế toán sẽ tiến hành thực hiện báo cáo này để tổng hợp doanh thu bán hàng.
(3.2) Báo cáo doanh thu theo từng địa bàn: Dựa vào hóa đơn giá bán hàng để lập báo cáo doanh thu theo từng địa bàn
Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng được lập dựa trên bảng cân đối công nợ, thực hiện hàng tháng hoặc theo yêu cầu của ban giám đốc Bộ phận kế toán sẽ tiến hành tổng hợp và báo cáo công nợ của từng khách hàng để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Báo cáo tổng hợp xuất hàng được lập dựa trên phiếu xuất kho và phiếu nhập kho hàng bị trả lại, nhằm cung cấp thông tin về loại hàng và số lượng hàng đã xuất bán trong tháng hoặc trong kỳ.
3.1.2.3 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Hồ sơ dữ liệu đầu vào
- Phiếu nhập kho hàng bị trả lại
- Bảng đối chiếu công nợ
- Đơn đặt hàng, hợp đồng
Hồ sơ dữ liệu đầu ra
- Sổ chi tiết doanh thu theo địa bàn
- Sổ chi tiết công nợ khách hàng
- Báo cáo tổng hợp công nợ của từng khách hàng
- Bảng tổng hợp xuất hàng
- Bảng kê hóa đơn bán hàng
- Bảng kê công nợ khách hàng
3.1.2.4 Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể dữ liệu quan trọng trong quản lý tài chính bao gồm: phiếu hàng bán trả lại, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, bảng đối chiều công nợ, đơn đặt hàng và hợp đồng, bảng báo giá, nhật ký thu tiền, bảng tổng hợp xuất hàng, báo cáo công nợ khách hàng, báo cáo doanh thu bán hàng, bảng kê hóa đơn bán hàng, báo cáo chi tiết công nợ khách hàng, và bảng kê chi tiết xuất hàng Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính, giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng
3.1.3 Mô hình khái niệm logic 3.1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
3.1.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Tiến trình tiếp xúc khách hàng
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Tiến trình tiếp xúc khách hàng”
Tiến trình xử lý chứng từ
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “ Tiến trình báo cáo”
3.1.3.3 Mô hình thực thể liên kết – mô hình ER
Thiết kế vật lý
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú
Danh mục đơn vị tính
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú
TênHàngHóa String 50 ĐơnVịTính Danhmục.ĐơnVịTính(string) 25 Thuế suất Enums(boolean)
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú
DạngKháchHàng Enums(boolean) ĐịaBàn Danhmục.ĐịaBàn(string) 25 ĐịaChỉ String 50 ĐiệnThoại String 15 NgườiPhụTrách Danhmục.NhânViên(string) 50
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú
Phiếu nhập hàng bị trả lại
Đơn đặt hàng, hợp đồng
Bảng đối chiếu công nợ
3.2.3 Xác định luồng hệ thống3.2.3.1 Luồng hệ thống cho biểu đồ “ Tiếp xúc khách hàng”
Hình 3.9: Luồng hệ thống cho biểu đồ “ Tiếp xúc khách hàng”
Tiến trình “ Kiểm tra khả năng cung cấp”
Khi nhận được yêu cầu của khách hàng, người bán sẽ nhập mã hàng để kiểm tra khả năng cung cấp:
Máy đưa ra danh sách số lượng hàng còn trong kho các loại hàng được nhập vào.
So sánh số lượng hàng trong kho với số lượng hàng khách hàng yêu cầu.
3.2.3.2 Luồng hệ thống cho biểu đồ “ Xử lý chứng từ”
Hình 3.10: Luồng hệ thống cho biểu đồ “Xử lý chứng từ”
Tiến trình “ Viết hóa đơn bán hàng”
Quá trình này bao gồm việc đọc hợp đồng mua hàng, từ đó máy sẽ lấy tên hàng hóa, số lượng và đơn giá theo yêu cầu từ bảng báo giá Hệ thống tự động tạo hóa đơn dựa trên mẫu có sẵn.
Tiến trình "Xử lý phiếu xuất" bắt đầu khi người lập phiếu nhập thông tin hàng hóa xuất vào phiếu xuất hàng bán Sau đó, hệ thống sẽ tự động tạo ra phiếu xuất kho.
Tiến trình “ Lập phiếu hàng bán bị trả lại”
Người lập phiếu sẽ nhập thông tin vào máy tính và máy tính sẽ tự động đưa ra phiếu nhập kho hàng bị trả lại.
Tiến trình “ Lập bảng đối chiếu công nợ”
Người lập nhập những thông tin cần thiết vào máy, sau đó máy sẽ tự động tổng hợp số liệu và đưa ra bảng đối chiếu công nợ.
Tiến trình “ Viết phiếu thu”
Người lập phiếu sẽ nhập thông tin cần thiết vào máy sau đó máy sẽ tự động in ra phiếu thu theo mẫu.
3.2.3.3 Luồng hệ thống cho biểu đồ “ Báo cáo”
Hình 3.11: Luồng hệ thống cho biểu đồ “Báo cáo”
Tất cả các tiến trình trên đều được máy thực hiện cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi kỳ hay sau khi có yêu cầu của bộ phận lảnh đạo.
Tính năng của chương trình
Chức năng chung: chương trình dành cho các doanh nghiệp quản lý việc nhập xuất hàng hóa, theo dỏi công nợ của khách hàng.
3.3.1 Nhập dữ liệu các danh mục cần thiết
- Nhập thông tin về nhân viên, địa bàn, các loại hàng hóa, kho, và các thông tin chi tiết về từng khách hàng.
Các thông tin như Mãnv, Mãkh, Mãđb, Mãhh sẽ được tự động tạo ra theo thứ tự, đảm bảo không bị trùng lặp Ngoài ra, cần điền đầy đủ các thông tin khác để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý.
- Sữa thông tin: Các thông tin đã được nhập vào không đúng, có thể sữa chữa lại.
- Xóa thông tin: Các thông tin nhập vào bị thừa, hay không đúng có thể xóa đi.
Khi bắt đầu quá trình bán hàng, nhân viên cần tiếp xúc với khách hàng và cung cấp bảng báo giá cùng các thông tin cần thiết Khi khách hàng đồng ý mua, sẽ tiến hành lập hợp đồng giao dịch hoặc phiếu xuất hàng theo đơn đặt hàng, sau đó in phiếu xuất kho và viết hóa đơn cho khách Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên sẽ lập phiếu thu tiền Đối với khách hàng mua theo hợp đồng, việc theo dõi tiền hàng sẽ được thực hiện dựa trên biên bản đối chiếu công nợ.
- Khi khách hàng trả lại hàng, lập phiếu nhập hàng trả lại theo chứng từ phiếu xuất kho số hàng đó.
- Khi thanh toán lại tiền hàng cho khách hàng, thì lập phiếu chi
3.3.3 Chiết xuất các báo cáo
- Cuối tháng hay cuối kì sẽ đưa ra báo cáo theo dữ liệu được tập hợp trong thời gian cần thiết
Thiết kế giao diện
Menu phân hệ “Danh mục”
Menu phân hệ “Chứng từ”
Menu phân hệ “ Báo cáo”
3.4.3 Một số kết quả đầu ra chủ yếu
