Giới thiệu chung về nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP”

- Phát triển luồng dữ liệu mức 0

1.4 Giới thiệu chung về nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP”

NGHIỆP”

1.4.1 Nền tảng công nghệ: ”1C:DOANH NGHIỆP”

“1C:DOANH NGHIỆP” là nền cơng nghệ mạnh với các bộ tính năng đặc trưng dùng cho quản lý và kế toán hoạt động sản xuất, kinh doanh. Hệ thống các chương trình “1C:DOANH NGHIỆP” được tạo ra nhằm đáp ứng cho cơng tác tự động hóa doanh nghiệp, nhà máy, tổ chức, cơ quan nhà nước và cá nhân.

Áp dụng cho các hoạt động sau:

 Cho các nhiệm vụ quản lý, kế tốn và kinh tế đa dạng: tự động hóa các nhà máy sản xuất, doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, tổ chức tài chính, cơ quan hành chính sự nghiệp…

 Quản lý doanh nghiệp hiệu quả hàng ngày

TK632 TK155…

Hàng trả lại nhập kho

TK111,112 TK641

Chi phí liên quan hàng trả lại

TK111,112 TK3331,3332,3333 TK511,512 TK111,112,131 Khi nộp Thuế phải nộp DTBH phát sinh

 Kế toán minh bạch với hệ thống tài khoản có nhiều chiều đo để theo dõi các đối tượng kế toán chi tiết khác nhau, tự động lập ra các báo cáo pháp quy

 Kế toán quản trị, lập ra nhiều báo cáo phân tích, hỗ trợ kế tốn đa ngoại tệ

 Lập kế hoạch, quản lý ngân sách và phân tích tài chính

 Quản trị nhân sự và tiền lương (HR&Payroll)

 Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Các mục đích khác

1.4.2 Kiến trúc hệ thống chương trình “1C:DOANH NGHIỆP”

1.4.2.1 Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP”

Nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP” gồm các cấu phần cơ bản sau:

 Hạt nhân của nền tảng bao gồm mơi trường thực thi, tập hợp các tính năng cơ bản và các đối tượng

 Thư viện hệ thống có chứa các đối tượng ứng dụng

 Thư viện ngoài của các đối tượng chuyên dụng như: ActiveX, HTML, XML… (có thể được tạo dựng bởi các nhà phát triển độc lập)

Hình1.1 : Kiến trúc nền tảng cơng nghệ “1C:DOANH NGHIỆP”

1.4.3 Các tính năng cơ bản của “1C:DOANH NGHIỆP”

Lập trình nhanh và tùy ứng tiếp theo cho các giải pháp

Chuẩn hóa tới mức tối đa các cơng việc thiết kế mơ hình và các giải

pháp ứng dụng trong hoạt động kinh tế

 Chuẩn hóa việc đào tạo và hỗ trợ

Tách người thiết kế ra khỏi các cơng việc lập trình kỹ thuật ở mức

thấp

Tính mở

Tính tùy chỉnh của giải pháp ứng dụng Lập các thuật tốn chỉ cần ở mức lơ-gíc

Chương II: Giới thiêu chung về cơng ty và q trình quản lý bán hàng tại chi nhánh CTCP Sông Gianh tại Từ Liêm-Hà Nội. 2.1 Giới thiệu chung

2.1.1 Giới thiệu về chi nhánh công ty

Công ty cổ phần Sơng Gianh tiền thân là xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng huyện quảng trạch được thành lập ngày 01/05/1988. Tháng 11-1991 xí nghiệp được UBND tỉnh Quảng Bình chính thức phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật số 561/QĐ-UB ngày 16-11-1991 giao cho xí nghiệp xây dựng dây chuyên sản xuất phân lân hữu cơ vi sinh.

Ngày 15-12-1992 nhà máy phân lân vi sinh Sông Gianh được thành lập theo quyết định số 39/QĐ-UB trực thuộc sở cơng nghiệp tỉnh Quảng Bình.

Ngày 06-02-1996 UBND tỉnh Quảng Bình ra quyết định số 137/QĐ- UB đổi tên nhà máy phân lân vi sinh Sơng Gianh thành Cơng ty phân bón Sơng Gianh.

Thực hiện chủ trương sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà nước, đầu năm 2009 cơng ty Sơng Gianh đã cổ phần hóa thành cơng và chính thức hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần Sông Gianh.

Để thuận tiện cho việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên tồn quốc cơng ty đã mở nhiều chi nhánh và các đơn vị thành viên từ Hà Nội đến TP HCM

Chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm là một trong những chi nhánh tại miền Bắc của công ty.

- Tên giao dịch: Chi nhánh Công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm – Hà Nội

- Ngày thành lập: 03/05/1994

- Trụ sở: Khu B5, TT Cầu Diễn-Huyện Từ Liêm-TP Hà Nội - Điện thoại: (04.3)8374368

- Mã số thuế: 3100126555-004

- Số tài khoản: 22010000002744 tại ngân hàng đầu tư và phát triển Thăng Long

- Website: www.songgianh.com.vn - Logo:

Chi nhánh CTCP Sông Gianh tại Từ Liêm hoạt động kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, tự chủ về mặt tài chính.

Đi đơi với việc hoạt động sản xuất kinh doanh, không ngừng cải tiến công nghệ , nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa sản phẩm, cơng ty ln tổ chức các đợt thi nâng cao tay nghề công nhân và cải tiến máy móc để cho ra những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. Việc kinh doanh ngày càng ổn định và mang lại mức lợi nhuận ngày một cao cho công ty. Sản phẩm của cơng ty ln được tín nhiệm trên thị trường.

Đến nay, phân bón Sơng Gianh:

- Là loại phân bón được bà con nơng dân trên mọi miền tổ quốc tin dùng

- Đã được bộ NN & PTNT Việt Nam cho phép lưu hành trên tồn quốc và khuyến khích sử dụng

- Sản phẩm của cơng ty đã đạt được các danh hiệu cao quý trong các kỳ tham gia hội chợ nông nghiệp, hội chợ quốc tế: Bông lúa vàng, huy chương vàng, con trâu vàng, siêu cúp thương hiệu mạnh và phát triển bền vững, công nghệ xanh…..

- Đã được Đảng và Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới.

- Sản phẩm phân bón Sơng Gianh xuất khẩu sang các nước Lào, Thái Lan, Campuchia…

Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các loại phân bón cho cây chè, cây ăn quả, cây cảnh, các loại phân hữu cơ vi sinh, hữu cơ sinh học....

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianhtại Từ Liêm-Hà Nội tại Từ Liêm-Hà Nội

Chi nhánh công ty cổ phần Sơng Gianh tại Từ Liêm có đội ngũ các bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, cán bộ nghiệp vụ có năng lực chuyên mơn được đánh giá cao, có kinh nghiệm tổ chức và sản xuất phân bón. Đội ngũ cơng nhân lành nghề, được đào tạo cơ bản, có tay nghề giỏi, tác phong cơng nghiệp cũng như tính kỹ luật cao.

Cơ cấu bộ máy của cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 2.1: Cơ cấu bộ máy của cơng ty

Giám đốc Phó Giám đốc Phịng kế tốn Phịng Maketing Phòng kinh doanh Phòng kĩ thuật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn tại chi nhánh cơng ty cổ phầnSông Gianh tại Từ Liêm-Hà Nội Sông Gianh tại Từ Liêm-Hà Nội

Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng tại chi nhánh CTCP Sông Gianh tại Từ Liêm-Hà Nội

2.2.1 Các mẫu chứng từ và báo cáo sử dụng tại công tyKế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ kho Kế toán bán hàng Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán tài sản cố định Kế tốn cơng nợ Kế tốn tiền lươn g Thủ qũy

CT CP Sông Gianh Mẫu số: 02- TT

CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộn tài chính Phiếu thu Số: 042 Ngày tháng năm 2010 Nợ: Có: Họ và tên: ................................................................................................ Địa chỉ:..................................................................................................... Lý do: ...................................................................................................... Số tiền: .................................................................................................... Kèm theo:…………………………. Chứng từ gốc:................................ Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ)..........................................................

Thủ trưởng đ/vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền

CT CP Sông Gianh

CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG SỐ:000

Ngày tháng năm Khách hàng:

Địa chỉ: Diễn giải:

STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng

Thuế GTGT: …………………………………………………………… Tiền thuế GTGT:……………………………………………………….. Tổng tiền( bằng chữ):…………………………………………………… Đã thanh toán: ………………………………………………………….. Người nhận tiền, ký, họ tên …………………………………………….

Ngày tháng năm

CT CP Sông Gianh

CN CT CP Sông Gianh tại Đông Anh- Hà Nội

Phiếu xuất kho SỐ:000

Ngày tháng năm Khách hàng:

Địa chỉ: Diễn giải:

STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: Thuế GTGT : Tổng tiền :

Cộng thành tiền( bằng chữ):…………………………………………………..

Hôm nay, ngày 03 tháng 01 năm 2011. Chúng tôi gồm :

BÊN A : Chi nhánh công ty TNHH ứng dụng và phát triển công nghệ cao.

Địa chỉ: Điện thoại: Mã số thuế

Đại diện pháp nhân:

BÊN B : Chi nhánh công ty CP Sông Gianh tại Từ Liêm, Hà Nội

Địa chỉ: B5 - Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội

Điện thoại 0438.37.43.68

Mã số thuế 3100126555 - 004

Đại diện pháp nhân: Ông : Phan Xuân Hoè Chức vụ : Giám đốc CN

Hai bên cùng nhau đối chiếu công nợ từ ngày 01/01/2010 đến 31/12/2010 cụ thể như sau:

1. Số dư đầu năm:

2: Giá trị thực hiện từ 01/01/2010 đến 31/12/2010 là: 3. Bên B thanh toán cho bên A đến hết 31/12/2010 là: Số tiền bên B còn nợ bên A đến 31/12/2010 là:

Bằng chữ: ( Hai trăm triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn) Hai bên hồn tốn thống nhất với số liệu trên.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CƠNG NỢ

0

0

CN CT CP Sơng Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội

BẢNG KÊ CHI TIẾT CÔNG NỢ ĐẠI LÝ BÁN HÀNG Sản phẩm: Họ và tên: Tháng năm T T Họ và tên đại lý Nợ đầu kì SPS nợ Tăn g nợ khá c Cơn g nợ Phần đã thanh tốn SD N Cuố i kì SLTT đã thu tiền Sl (k g) Đ g Thà nh tiền Nộp tiền mặt Ch uyể n kho ản Đối trừ vt Cp bán hàng Khuyế n mại Bù trừ +BS v/c Hàng bán bị trả lại Cộng có Cộng

Duyệt của chi nhánh: Chi phí bán hàng của CB tiếp thị

Ngày tháng năm

CT CP Sông Gianh

CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội

BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT HÀNG Thị trường: Họ và tên : Sản phẩm : Tháng năm Chứng từ

Nội dung xuất hàng

Lân sinh học Phân NPK Phân chuyên dùng N T Số HĐ Số xe v/c Đơn vị. đại lý nhận hàng SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Cộng Tổng lượng: Tổng tiền : Bằng chữ : Ngày tháng năm Cán bộ phụ trách Kế toán bán hàng Kế toán CN Giám đốc CN

CT CP Sông Gianh

CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội

BẢNG TỔNG HỢP XUẤT HÀNG Tháng năm

Sản phẩm: Lân sinh học + NPK + chuyên dung Số lượng(kg) Thành tiền T T Địa bàn Lân SH NPK C.D ùng T. lượng Lân SH NPK C.D ùng Tổng tiền 1 2 3 4 Cộng Tổng lượng: Tổng tiền : Số tiền bằng chữ: Ngày tháng năm Kế toán bán hàng Kế toán chi nhánh Giám đốc chi nhánh

CT CP Sông Gianh

CN CT CP Sông Gianh tại Từ Liêm- Hà Nội

BẢNG TỔNG HỢP CÂN ĐỐI CÔNG NỢ TIÊU THỤ SẢN PHẨM Họ và tên:

Địa bàn:

Tháng năm

TT Nội dung Tổng cộng Lân SH NPK Phân

C.dùng I SỐ DƯ ĐẦU KỲ II SỐ PSN TRONG THÁNG Nhận hàng trong tháng(kg) Thành tiền(đồng) III SỐ PSC TRONG THÁNG Nộp tiền mặt Chuyển khoản Đối trừ vật tư Chi phí bán hàng Khuyến mại Bù trừ +bổ sung vận chuyển Hàng bán bị trả lại IV SỐ DƯ NỢ CUỐI KỲ Số dư nợ cuối kỳ bằng chữ: Ngày tháng năm Phụ trách bán hàng Kế toán bán hàng Kế toán CN Giám đốc CN

2.2.2 Hình thức kế tốn và phương pháp kế tốn mà chi nhánh CTCP Sơng Gianh tại Từ Liêm sử dụng.

Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức kế tốn kê khai thường xun. Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình qn gia quyền. Các báo cáo của việc quản lý bán hàng tại công ty đang sử dụng là phần mềm excel. Việc sử dụng phần mềm excel có 1 số ưu nhược điểm dau:

 Ưu điểm:

Phần mềm Microsoft office Excel với nhiều tiện ích, rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các chương trình tính tốn, lọc theo các tiêu chí được xử lý nhanh với điều kiện số bản ghi không nhiều lắm. Phần mềm này hiện đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời các doanh nghiệp khơng phải tốn chi phí để mua bản quyền của phần mềm này.

 Nhược điểm:

Phần mềm Excel hoạt động độc lập, khơng có sự kết nội dữ liệu vì thế khơng đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thơng tin hoạt động tốt. Ví dụ khi có sự sửa chữa giá 1 mặt hàng nào thì có thể sẽ bỏ sót thơng tin trong 1 số tệp có liên quan.

Phần mềm Excel khơng có tính năng phân quyền, thơng tin có thể dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào.

Việc tính tốn, nhập dữ liệu mất nhiều thời gian. Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán trong một doanh nghiệp

Vậy với những nhược điểm của phần mềm excel như trên thì việc phát triển hệ thống là một yêu cầu vô cùng cấp bách đối với công ty.

Chương III: Xây dựng phần mềm kế toán quản lý bán hàng tại chi nhánh công ty Sông Gianh tại Từ Liêm - Hà Nội 3.1 Phân tích hệ thống

3.1.1 Quy trình bán hàng và xác định yêu cầu

3.1.1.1 Quy trình bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tạiTừ Liêm Từ Liêm

- Hiện nay, việc bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm được thực hiện theo trình tự như sau:

Khi cơng ty nhận được yêu cầu mua hàng từ khách hàng dưới nhiều hình thức: tiếp thị, điện thoại, mail, fax…Bộ phận bán hàng xem xét các yêu cầu của khách hàng và xác định yêu cầu của công ty về loại sản phẩm, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán…đồng thời xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu đặt hàng của khách hàng thông qua báo cáo lượng hàng còn trong kho. Nếu số lượng hàng của công ty không đáp ứng được yêu cầu đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng. Ngược lại, bộ phận bán hàng sẽ gửi báo giá cho khách hàng. Sau đó nhân viên tiếp thị hay nhân viên trực tiếp hỗ trợ khách hàng sẽ tiến hành đàm phán đễ đi đến quyết định có mua hay khơng, kí hợp đồng đặt hàng. Khi xuất hàng bán cho khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ xuất hóa đơn GTGT kèm theo phiếu xuất kho hàng bán. Hóa đơn bán hàng gồm có 3 liên: 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch tốn, liên cịn lại giao cho cơ quan thuế. Phiếu xuất kho cũng gồm 3 liên: 1 liên giữ tại bộ phận bán hàng, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán.

Trường hợp, sản phẩm đã xuất kho nhưng không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và bị trả lại. Sản phẩm bị trả lại được bộ phận bán hàng kiểm tra lại, nếu đúng sẽ tiến hành thủ tục nhập kho lại.

Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt, chuyển khoản. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền. Còn khách hàng mua theo hợp đồng sẽ được theo dõi bằng biên bản đối chiếu công nợ, đến hạn sẽ phải thanh toán đầy đủ

Đến cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán sẽ ghi sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết doanh thu, và căn cứ bảng đối chiếu công nợ khách hàng ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng.

Cuối mỗi tháng hoặc khi có u cầu, bộ phận kế tốn căn cứ vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết doanh thu, sổ theo dõi công nợ khách hàng, lập báo cáo tổng hợp xuất hàng, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng để bán giám đốc có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý, có hiệu quả, khắc phục những điểm thiểu sót.

3.1.1.2 Những yêu cầu hệ thống cần đạt được