Tính cấp thiết của đề tài Trong lịch sử kinh tế, tiền vàng đã từng đóng vai trò như tiền tệ là vật ngang giá chung gian trong thời gian dài. Vàng không phải là kim loai quý hiếm nhất trên thế giới, nhưng xuất hiện sớm trong lịch sử và được chấp nhận có vai trò như tiền tệ thanh toán, trao đổi hàng hoá. Với sự phát triển của tiền tệ, vàng cũng không còn được sử dụng để trao đổi mua bán. Tuy nhiên, vàng vẫn có vai trò và ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế. Theo tạp chí tài chính online ngày 30/04/2022 thì ở Việt Nam tính chung trong năm 2021, giá vàng trong nước tăng khoảng 5.5 triệu đồng/ lượng. Xét cả năm 2021, giá vàng có xu hướng tăng chủ đạo với hai đợt biến động: (1) Giá vàng tăng dần, từ ngưỡng 55 triệu đồng/ lượng (Tháng 04/ 2021) lên mức 57.6 triệu đồng/ lượng (Tháng 6/2021), trong khi giá vàng thế giới tăng mạnh lên mức 1900 USD/ounce. (2) Trong tháng 11/2021, giá vàng tăng khá mạnh, lần lượt vượt qua mốc 59 triệu/ lượng, 60 triệu/ lượng rồi đến 62 triệu đồng/ lượng. Đến ngày 17/11/2021 giá vàng chạm đỉnh 62,25 triệu đồng/ lượng. Tuy nhiên đến tháng 3/2022 giá vàng bất ngờ tăng vọt lên 73 triệu/1 lượng, sau đó tụt xuống 67-68 triệu đồng/ lượng. Sự biến động giá này khiến cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định lượng dữ trữ an toàn để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Bên cạnh đó vàng còn là 1 sản phẩm dễ dàng giao dịch và quy đổi tiền mặt, với sự biến động giá vàng thì độ rủi do và gian lận trong quản lý hàng tồn kho mặt hàng vàng sẽ ngày càng tăng lên. Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh vàng cũng xây dựng cho công ty mình một hệ thống kiểm soát nội và các quy trình quản lý hàng tồn kho để đảm bảo tránh rủi ro và gian lận trong quá trình hoạt động của công ty. Cũng như các công ty kinh doanh vàng nói chung thì Bảo Tín Minh Châu (BTMC) cũng đã sớm xây dựng cho công ty một hệ thống kiểm soát nội bộ và các quy trình kiểm soát hàng tồn kho nhằm tránh thất thoát tài sản cũng như giảm thiểu được các gian lận, rủi ro trong quá trính quản lý hàng tồn kho. Hiện nay công ty sản xuất và kinh doanh rất đa dạng các mặt hàng là vàng rồng thăng long, vàng miếng SJC và vàng trang sức, lượng mua nguyên liệu hàng tháng lớn, đặc biệt là trong thời điểm giá vàng càng biến động lượng khách hàng càng lớn thì các giao dịch mua bán sẽ càng nhiều dẫn đến các rủi ro tiềm ẩn càng lớn. Do đó công tác kiểm tra, giám sát có vài trò rất quan trọng rất quan trọng trong hoạt động của công ty. Đặc biệt công tác luôn đánh giá lại công việc kiểm soát nội bộ của công ty đã đạt được hiệu quả trong việc hạn chế tất cả các rủi ro bao gồm cả rủi ro tiềm tàng không là vấn đề cốt lõi giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát đặt ra. Hơn nữa, hiện tại ngoài giá vàng biến động có thể phát sinh các tiêu cực thì hàm lượng vàng cũng là nguyên nhân dẫn đến các tiêu cực phát sinh như tráo đổi hàng hoá. Công ty hiện đang kinh doanh rất nhiều hàm lượng vàng khác nhau như 10K, 14K, 18K, 24K. Nên việc luôn đánh giá, kiểm tra các hoạt động kiểm soát có vai trò đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và với một ngành vàng nói riêng là ngành có tính chất nhậy cảm và biến động giao dịch rất lớn. Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “ Đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ để có cơ hội bày tỏ quan điểm của bản thân và góp phần đưa ra những giải pháp tăng cường công tác kiểm soát ở các khâu trong quy trình hàng tồn kho, đưa ra cách thức đánh giá hiệu lực hệ thống kiểm soát nội bộ với quy trình hàng tồn kho của công ty. 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu Hiện tại ở nước ta có rất nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên các nghiên cứu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn kho hầu như không có nên tác giả đã tham khảo các đề tài tương tự và từ các sách giáo trình và các bài viết trên các trang mạng trong quá trình nghiên cứu đề tài của tác giả. Các nghiên cứu này bao gồm: Luận văn thạc sỹ “ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội” của tác giả Đinh Thị Hằng (2010)– Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội. Qua luận văn trên tác giả nhìn nhận được cách thức đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó làm cơ sở cho nghiên cứu khoa học. Các nguyên cứu về kiểm soát nội bộ: Các giao trình kiểm soát nội bộ, chuẩn mực trong nước và quốc tế như COSO 2013, các bài viết về kiểm soát nội bộ. Thông qua các kiến thức thu thập được từ trên tài liệu trên tác giả nắm được các kiến thức cơ bản về kiểm soát nội bộ làm căn cứ cho nghiên cứu . Thông qua nhìn nhận các hoạt động kiểm soát đang thực hiện tại công ty và các thủ tục kiểm soát đã thực hiện tại các khâu liên quan đến chu trình hàng tồn kho của công ty cũng như những thành quả đạt được trong quá trình thực hiện các thủ tục kiểm soát cũng như những rủi ro xảy ra tại công ty để làm căn cứ cho việc nghiên cứu đề tài của tác giả. 1.3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện khâu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho. Cụ thể là: Thư nhất là xây dựng cách thức về đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho Thư hai là hiểu được thực trạng việc đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho của công ty như thế nào. Thứ ba là đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho của công ty. 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn kho tại BTMC 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi thời gian: Từ tháng 01/01/2022 đến 30/06/2022 Phạm vi không gian: Công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu Phạm vi nội dung: Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại BTMC 1.5 Phương pháp nghiên cứu Sơ đồ 1: Phương pháp nghiên cứu 1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu Số liệu thứ cấp: Là số liệu đã được công bố qua sách báo, tạp chí, niêm dám thống kê, báo cáo tổng kết, tài liệu khoa học đã được nghiên cứu về kiểm soát nội bộ và số liệu của công ty về các vấn đề như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua một vài năm, báo cáo tài chính của công ty qua các năm, các chứng từ hạch toán, một số báo cáo, biên bản cuộc họp của công ty làm nguồn tài liệu cung cấp thông tin cho đề tài. Đặc biệt các biên bản ghi nhận sự việc của công ty về các sự vụ liên quan đến quá trình hoạt động của công ty. 1.5.2 Phương pháp xử lý số liệu Công cụ xử lý: Sử dụng phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán để tổng hợp để tổng hợp và xử lý số liệu. Đối chiếu với số liệu thứ cấp, trên cơ sở tài liệu ban đầu để lọc những thông tin cần thiết và tính toán lại một số chỉ tiêu theo yêu cầu phân tích Đối với số liệu thứ cấp, trên cơ sở tài liệu ban đầu để chọn lọc những thông tin cần thiết và tính toán lại một số chỉ tiêu theo yêu cầu phân tích.
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong lịch sử kinh tế, vàng đã từng là tiền tệ và đóng vai trò là vật ngang giá chung trong một thời gian dài Mặc dù không phải là kim loại quý hiếm nhất, vàng đã xuất hiện sớm và được chấp nhận như một phương tiện thanh toán, trao đổi hàng hóa Dù sự phát triển của tiền tệ đã làm giảm vai trò của vàng trong giao dịch mua bán, nó vẫn giữ vị trí quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế.
Theo tạp chí tài chính online ngày 30/04/2022 thì ở Việt Nam tính chung trong năm 2021, giá vàng trong nước tăng khoảng 5.5 triệu đồng/ lượng Xét cả năm
Năm 2021, giá vàng có xu hướng tăng chủ đạo với hai đợt biến động chính: đầu tiên, giá vàng tăng từ 55 triệu đồng/lượng vào tháng 4 lên 57.6 triệu đồng/lượng vào tháng 6, cùng lúc giá vàng thế giới đạt 1900 USD/ounce Đợt tăng thứ hai diễn ra vào tháng 11, khi giá vàng lần lượt vượt qua các mốc 59 triệu, 60 triệu và đạt đỉnh 62,25 triệu đồng/lượng vào ngày 17/11 Tuy nhiên, đến tháng 3/2022, giá vàng bất ngờ vọt lên 73 triệu đồng/lượng trước khi giảm xuống còn 67-68 triệu đồng/lượng, gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc xác định lượng dự trữ an toàn để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Vàng không chỉ là một sản phẩm dễ dàng giao dịch và quy đổi thành tiền mặt, mà còn tiềm ẩn rủi ro và gian lận trong quản lý hàng tồn kho do sự biến động giá Để giảm thiểu những rủi ro này, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh vàng cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Bảo Tín Minh Châu (BTMC) đã thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm soát hàng tồn kho nhằm ngăn chặn thất thoát tài sản và giảm thiểu gian lận, rủi ro trong quản lý hàng tồn kho Công ty cung cấp đa dạng sản phẩm như vàng rồng Thăng Long, vàng miếng SJC và vàng trang sức, với khối lượng mua nguyên liệu lớn, đặc biệt trong bối cảnh giá vàng biến động Do đó, công tác kiểm tra và giám sát đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty, giúp hạn chế rủi ro tiềm tàng và đạt được các mục tiêu kiểm soát đã đề ra.
Hiện nay, sự biến động của giá vàng không chỉ gây ra những tác động tiêu cực mà còn liên quan đến hàm lượng vàng, dẫn đến rủi ro như tráo đổi hàng hóa Công ty đang kinh doanh nhiều loại hàm lượng vàng khác nhau như 10K, 14K, 18K và 24K Do đó, việc đánh giá và kiểm tra các hoạt động kiểm soát là vô cùng quan trọng, đặc biệt trong ngành vàng, nơi có tính nhạy cảm cao và biến động giao dịch lớn.
Tôi đã chọn đề tài “Đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu” cho luận văn thạc sỹ nhằm thể hiện quan điểm cá nhân và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát trong quy trình hàng tồn kho Đề tài này sẽ giúp đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến quy trình hàng tồn kho của công ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hiện nay, có nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Việt Nam, nhưng các nghiên cứu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho vẫn còn hạn chế Do đó, tác giả đã tham khảo các đề tài tương tự, sách giáo trình và bài viết trên các trang mạng để phục vụ cho quá trình nghiên cứu của mình.
Luận văn thạc sỹ của Đinh Thị Hằng (2010) tại Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội, mang tiêu đề “Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội”, đã phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, tạo nền tảng cho các nghiên cứu khoa học tiếp theo.
Các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ bao gồm các giáo trình, chuẩn mực trong nước và quốc tế như COSO 2013, cùng với các bài viết chuyên sâu về lĩnh vực này Thông qua việc tổng hợp kiến thức từ các tài liệu này, tác giả đã nắm bắt được những kiến thức cơ bản về kiểm soát nội bộ, tạo nền tảng vững chắc cho nghiên cứu tiếp theo.
Bài viết này xem xét các hoạt động kiểm soát hiện tại tại công ty, tập trung vào các thủ tục kiểm soát trong chu trình hàng tồn kho Đồng thời, nó đánh giá những thành quả đạt được và các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện các thủ tục này, nhằm làm cơ sở cho nghiên cứu của tác giả.
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý Bài viết này sẽ phân tích những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tồn kho.
Thư nhất là xây dựng cách thức về đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho
Thư hai là hiểu được thực trạng việc đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho của công ty như thế nào.
Thứ ba là đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn kho tại BTMC
Phạm vi thời gian: Từ tháng 01/01/2022 đến 30/06/2022
Phạm vi không gian: Công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu
Phạm vi nội dung: Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại BTMC
Phương pháp nghiên cứu
Sơ đồ 1: Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu được công bố qua sách báo, tạp chí, niêm giám thống kê và báo cáo tổng kết cung cấp thông tin quan trọng về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong nhiều năm Các tài liệu khoa học, báo cáo tài chính, chứng từ hạch toán và biên bản cuộc họp cũng là nguồn dữ liệu quý giá, đặc biệt là các biên bản ghi nhận sự kiện liên quan đến quá trình hoạt động của công ty.
1.5.2 Phương pháp xử lý số liệu
Để tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu, việc sử dụng phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán là rất quan trọng Các công cụ này giúp tổng hợp và phân tích số liệu một cách hiệu quả Bằng cách đối chiếu với số liệu thứ cấp và dựa trên tài liệu ban đầu, chúng ta có thể lọc ra những thông tin cần thiết và tính toán lại các chỉ tiêu theo yêu cầu phân tích.
Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp xử lý số liệu
+Phương pháp phân tích tổng hợp
Thống kê mô tả: Mô tả những vấn đề liên quan đến đề tài
Thống kê so sánh là phương pháp phân tích dữ liệu quan trọng, giúp chúng ta sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp để so sánh và đối chiếu sự biến đổi qua các thời gian của các sự vật, sự việc Thông qua phương pháp này, chúng ta có thể nhận diện rõ ràng xu hướng phát triển của các yếu tố được nghiên cứu, từ đó đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả.
Trong bài viết này, tôi áp dụng phương pháp phân tích để đánh giá tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty.
+ Phương pháp đánh giá kiểm soát nội bộ
Phương pháp mô tả kiểm soát nội bộ là việc sử dụng ngôn ngữ để trình bày các bước, nguyên tắc và mối quan hệ trong hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức hoặc hoạt động cụ thể Qua đó, người đánh giá có thể xác định sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá hiệu lực của nó, nhận diện những điểm yếu và xác định các khu vực có khả năng xảy ra rủi ro kiểm soát.
Phương pháp lưu đồ kiểm soát sử dụng hình vẽ, biểu tượng và mũi tên để thể hiện mối quan hệ, các bước và thủ tục trong quy trình kiểm soát Việc áp dụng sơ đồ trong các quy trình cụ thể, chẳng hạn như quy trình xuất hàng, giúp thực hiện các thử nghiệm kiểm soát hiệu quả Nếu kết quả thử nghiệm cho thấy sự sai lệch, điều này chứng tỏ rằng hệ thống kiểm soát đang yếu kém.
Phương pháp bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ bao gồm các câu hỏi cụ thể và rời rạc theo từng chủ đề và người trả lời Câu hỏi thường được thiết kế để xác định sự tồn tại và hiệu lực của kiểm soát nội bộ; nếu câu trả lời là "có", điều đó cho thấy kiểm soát nội bộ đang hoạt động hiệu quả Ngược lại, nếu câu trả lời là "không", điều này chỉ ra rằng kiểm soát nội bộ không tồn tại hoặc yếu kém Ngoài ra, trường hợp trả lời "không biết" cũng có thể dẫn đến rủi ro trong kiểm soát nội bộ.
Bảng 1 : Mẫu bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ
Câu hỏi Có Không Không trả lời Ghi chú
1 Khi xuất hàng ra quầy có kiểm tra hàng ra không
2 Khi khách đổi lại hàng bị kém phẩm chất có để lại hàng xấu vào quầy không
3 Khi đổi hàng nhân viên cần phải làm gì?
Kết cấu của luận văn
Kết cấu luận văn gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Cở sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trinh hàng tồn kho tại công ty vàng bạc đá quý Bảo Tín Minh Châu
Chương 4: Thảo luận kết quả và đề xuất một số giải pháp cải thiện hiệu lực kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho tại công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
Bản chất Kiểm soát nội bộ
Theo COSO, kiểm soát nội bộ là một quy trình do hội đồng quản trị, ban quản lý và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết lập bởi Ban tổng giám đốc, nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Coso 2013 cung cấp ba loại mục tiêu, cho phép các tổ chức tập trung vào các khía cạnh của kiểm soát nội bộ khác nhau:
Mục tiêu hoạt động của chúng tôi tập trung vào việc nâng cao hiệu quả và tính hữu ích của các hoạt động, bao gồm cả mục tiêu tài chính và hoạt động Chúng tôi cam kết đảm bảo rằng tài sản được bảo vệ an toàn, không bị mất mát trong quá trình thực hiện các mục tiêu này.
Mục tiêu của báo cáo là trình bày các báo cáo tài chính và phi tài chính, cả bên ngoài lẫn nội bộ, với tiêu chí đảm bảo độ tin cậy, tính kịp thời và sự minh bạch Những yếu tố này cần tuân thủ các quy định pháp luật, quy tắc và chính sách của tổ chức cũng như các yêu cầu từ các cơ quan quản lý.
Mục tiêu tuân thủ : Đề cập đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định chi phối các hoạt động của tổ chức.
Trong các định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu là:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các hoạt động của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu mong muốn Đây không phải là một sự kiện hay tình huống đơn lẻ, mà là một chuỗi hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận của tổ chức Để kiểm soát nội bộ phát huy hiệu quả, nó cần trở thành một phần không thể tách rời trong các hoạt động của tổ chức, thay vì chỉ là chức năng bổ sung.
Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người trong tổ chức, bao gồm Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc, nhà quản lý và nhân viên Đây là một công cụ quan trọng giúp nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp Con người sẽ xác định mục tiêu, đề xuất các biện pháp kiểm soát và thực hiện chúng, qua đó góp phần vào sự thành công của tổ chức.
Mặc dù con người có thể không luôn hiểu rõ và hành động nhất quán, mỗi thành viên trong tổ chức lại mang đến những khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ thực sự hiệu quả khi mọi người đều nhận thức rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình Việc kiểm soát cần được giới hạn ở một mức độ nhất định, do đó, để đạt được hiệu quả trong kiểm soát nội bộ, cần xác định rõ mối liên hệ, nhiệm vụ và phương thức thực hiện của từng thành viên nhằm hướng đến các mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được mục tiêu tổ chức, không thể đảm bảo tuyệt đối do những hạn chế như sai lầm con người, sự thông đồng và lạm dụng quyền lực Nguyên tắc quản lý cơ bản là chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ nó Do đó, mặc dù tổ chức có thể đầu tư nhiều vào hệ thống kiểm soát, vẫn không thể có hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo.
Mỗi đơn vị cần thiết lập các mục tiêu kiểm soát để xác định chiến lược thực hiện, bao gồm mục tiêu chung cho toàn đơn vị và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, bộ phận Các mục tiêu kiểm soát này có thể được phân chia thành ba nhóm khác nhau.
+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hiện hữu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực
+ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Nhấn mạnh đến sự tuân thủ pháp luật và các quy định.
Các mục tiêu có thể độc lập hoặc chồng chéo với nhau, vì một mục tiêu cụ thể có thể thuộc về một hoặc nhiều nhóm trong ba loại mục tiêu đã nêu Việc phân loại các mục tiêu này giúp tổ chức quản lý và giám sát hiệu quả ở nhiều khía cạnh khác nhau.
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ bao gồm năm bộ phận chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin – Truyền thông, và Hoạt động giám sát Các bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ và tương tác lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý rủi ro và nâng cao tính minh bạch trong tổ chức.
Sơ đồ 2.1: Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Giám sát trường Môi kiểm soát Đánh giá rủi Thông ro tin và truyền thông
Môi trường kiểm soát nội bộ của công ty chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố nội tại và ngoại tại, bao gồm lịch sử phát triển, giá trị cốt lõi, thị trường, sự cạnh tranh, và các quy định pháp lý Được xác định qua các tiêu chuẩn và quy trình tổ chức, hệ thống này hướng dẫn nhân viên ở nhiều cấp thực hiện nhiệm vụ, đồng thời chuyển tải thông tin cho hệ thống kiểm soát nội bộ để hỗ trợ quyết định Môi trường kiểm soát nội bộ không chỉ tạo ra khuôn khổ đánh giá rủi ro mà còn giúp đạt được các mục tiêu đề ra, đánh giá hiệu quả kiểm soát, và tối ưu hóa việc sử dụng thông tin cũng như thực hiện các hoạt động giám sát.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng, tạo ra "bầu không khí" kiểm soát trong tổ chức Nó bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc cần thiết cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các quy định ban đầu, nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và các tiêu chuẩn hành vi mong đợi.
Môi trường kiểm soát là nền tảng quan trọng, giúp các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và duy trì sự tồn tại.
Có năm nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát :
1- Sự vững chắc, tính thống nhất trong tổ chức, quản lý và chuẩn mực đạo đức
2- Tính độc lập của Ban tổng giám đốc với quản lý cao cấp
3- Thiết lập hệ thống giám sát,cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo và các thẩm quyền, trách nhiệm tương ứng
4- Thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của tổ chức
5- Thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có trách nhiệm liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Tất cả các tổ chức, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động, đều phải đối mặt với nhiều loại rủi ro từ cả bên trong lẫn bên ngoài Rủi ro được hiểu là khả năng xảy ra của một sự kiện có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu của công ty Đánh giá rủi ro là một quy trình linh hoạt và lặp lại, nhằm xác định, phân tích và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó xây dựng nền tảng cho việc quản lý rủi ro Nhà quản lý cần chú ý đến những thay đổi trong môi trường bên ngoài và mô hình kinh doanh, vì chúng có thể tác động đến hiệu quả đạt được các mục tiêu Việc thiết lập các mục tiêu liên kết ở nhiều cấp độ khác nhau trong công ty là điều kiện tiên quyết cho quá trình đánh giá rủi ro hiệu quả.
Có 4 nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro :
1- Xác định mục tiêu rõ ràng để tạo điều kiện cho việc đánh giá rủi ro
2- Xác định các rủi ro xuất phát từ bên trong tổ chức.
3- Xem xét khả năng xảy ra các gian lận khi tiến hành đánh giá rủi ro tiềm ẩn liên quan đến mục tiêu tổ chức
4- Xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động lớn đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát là những biện pháp được thiết lập dựa trên chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo sự chỉ đạo của nhà quản lý và giảm thiểu rủi ro trong tổ chức Chúng diễn ra ở tất cả các cấp quản lý và trong nhiều giai đoạn của quy trình kinh doanh, thường thông qua công nghệ Các hoạt động kiểm soát có tính chất phòng ngừa hoặc phát hiện, bao gồm cả những hoạt động thủ công và tự động như cấp quyền, chấp nhận, xác minh và đánh giá chất lượng hoạt động Việc phân công nhiệm vụ liên quan đến việc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát, và khi không thể phân chia trách nhiệm, nhà quản lý sẽ tìm kiếm các hoạt động kiểm soát khả thi khác Hoạt động kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp trong đơn vị và qua các giai đoạn khác nhau của quá trình kinh doanh, nhằm giảm thiểu rủi ro thông qua các hoạt động thủ công và tự động như ủy quyền, phê duyệt và đánh giá chất lượng Do đó, việc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát cần phải gắn liền với phân công nhiệm vụ, đồng thời điều chỉnh khi có sự không phù hợp trong phân chia trách nhiệm.
Hoạt động kiểm soát là cơ chế quản lý quan trọng giúp tổ chức đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ Chẳng hạn, trong một công ty bán hàng trực tuyến, việc kiểm soát an ninh hệ thống thông tin đảm bảo giao dịch chính xác và hợp lệ, bảo vệ thông tin thẻ thanh toán của khách hàng, cũng như duy trì tính an toàn và ổn định của website Do đó, các hoạt động kiểm soát là cần thiết để bảo vệ lợi ích của cả tổ chức và khách hàng.
Có 3 nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát:
1- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro
2- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung dựa trên nền tảng công nghệ
3- Triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách và thủ tục
2.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin cần thiết cho tổ chức để thực hiện kiểm soát nội bộ bao gồm việc quản lý và sử dụng thông tin từ cả nội bộ và bên ngoài Giao tiếp là một quy trình liên tục, giúp chia sẻ và thu thập thông tin cần thiết trong tổ chức Giao tiếp nội bộ đảm bảo thông tin được phổ biến rõ ràng giữa các cấp, giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình Các thành phần thông tin và truyền thông hỗ trợ các chức năng kiểm soát nội bộ, phối hợp với các yếu tố khác để đạt được mục tiêu của tổ chức, bao gồm cả báo cáo nội bộ và công khai Việc kiểm soát thông tin và truyền thông là yếu tố quan trọng để sử dụng chính xác thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó thực hiện hiệu quả nhiệm vụ kiểm soát của tổ chức.
Thông tin cần thiết cho việc thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng giúp công ty đạt được các mục tiêu đề ra Truyền thông diễn ra cả trong nội bộ và bên ngoài, cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động kiểm soát hàng ngày Việc truyền đạt thông tin này giúp nhân viên nhận thức rõ về trách nhiệm kiểm soát nội bộ và vai trò quan trọng của họ trong việc đạt được mục tiêu của công ty.
Quản lý thu thập thông tin từ cả nội bộ và bên ngoài là cần thiết để hỗ trợ các chức năng của kiểm soát nội bộ Thông tin và truyền thông kết hợp với các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu của công ty, bao gồm cả báo cáo nội bộ và bên ngoài.
Có 3 nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông:
1- Thu thập, xử lý và sử dụng những thông tin chính xác nhằm hỗ trợ quá trình hoạt động của các thành phần khác trong kiểm soát nội bộ
2- Trao đổi thông tin nội bộ nhằm hỗ trợ các chức năng của các thành phẩm trong kiểm soát nội bộ.
3- Trao đổi với các bên bên ngoài những vấn đề ảnh hưởng đến chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát đánh giá nhằm xác định sự tồn tại và hiệu quả của năm thành phần kiểm soát nội bộ Tổ chức thực hiện các hoạt động đánh giá định kỳ hoặc riêng biệt, hoặc kết hợp cả hai, để đảm bảo các thành phần này hoạt động đúng cách Kiểm tra là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ, cung cấp thông tin quý giá để xác nhận tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát.
Hoạt động giám sát được thực hiện để đánh giá liên tục hoặc riêng biệt các hoạt động, nhằm đảm bảo các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ luôn hoạt động hiệu quả Qua đó, quá trình này giúp phát hiện và khắc phục các khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả của hệ thống.
Kết quả đánh giá và những thiếu sót của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được thông báo kịp thời đến quản lý cấp cao và ban giám đốc về các vấn đề nghiêm trọng Quản lý cũng phải xác định tính liên tục, tính phù hợp và khả năng ứng phó với các rủi ro của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Có hai nguyên tắc liên quan đến hoạt động giám sát :
1- Lựa chọn, phát triển và thực hiện những đánh giá liên tục hoặc riêng biết để đảm bảo các thành phần của kiểm soát nội bộ được áp dụng và thực hiện
Đặc điểm chung kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho
2.3.1 Đặc điểm chung về quy trình hàng tồn kho và yêu cầu kiểm soát
Hàng tồn kho là tài sản vật chất được lưu trữ nhằm phục vụ cho quá trình tiêu thụ trong hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất Nó bao gồm các nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ đang được sử dụng để cung cấp cho khách hàng.
Hàng tồn kho đa dạng với nhiều chủng loại và đặc tính sản phẩm khác nhau, do đó trong quá trình quản lý, có thể phát sinh các rủi ro như hư hỏng, lỗi thời, hoặc tồn kho dư thừa.
Quá trình mua hàng và nhập kho là bước đầu tiên quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quản lý Quyết định mua hàng hợp lý không chỉ giảm thiểu chi phí mà còn hạn chế các rủi ro thường gặp trong khâu này.
1- Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thông đồng với đơn vị từ bên ngoài.
2- Do mục đích thu được lợi cá nhân, nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp với mức giá đưa ra không hợp lý.
3- Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng hoặc trả tiền cho những hoá đơn không có thực Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của nhân viên kế toán, trong khâu xét duyệt thanh toán.
4- Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên qun đến khoản mua hàng đó.
5- Do thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hoặc sai sót trong quá trình đọc phiếu đề nghị mua hàng Nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quy cách và phẩm chất đã được mô tả.
6- Nhận và biển thủ hàng không nhập kho
7- Hàng tồn kho có thể bị mất cắp
8- Hàng hoá hư hỏng, mất phẩm chất do lưu kho lâu ngày.
9- Cơ sở vật chất tại kho, bãi không đảm bảo tiêu chuẩn nên hàng mất phẩm chất nhanh chóng.
10- Hàng hoá bảo quản trong kho không khoa học, vị trí để hàng không được quy định nên khi vào lấy hàng xuất ra phải tìm rất mất công hoặc thậm trí có thể cho rằng hàng hoá đã hết nhưng thực chất là hàng vẫn tồn kho ở vị trí khó nhận biết.
Quá trình bán hàng và xuất kho là khâu quan trọng thứ hai trong quản lý hàng tồn kho, yêu cầu các bộ phận trong công ty phải đảm bảo hàng hóa không bị thất thoát sau khi nhập kho Các rủi ro có thể phát sinh trong giai đoạn này bao gồm việc hàng hóa bị hư hỏng, mất mát hoặc sai sót trong quá trình xuất kho.
1- Nhận những đơn đơn đặt hàng có điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt.
2- Nhân viên bán hàng bán cho khách hàng giá thấp hơn giá niêm yết, cho hưởng chiết khấu không đúng hay bán hàng cho khách không có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân Gian lận này dễ xảy ra khi doanh nghiệp không có chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với bán hàng.
3- Nhận những đơn đặt hàng mà doanh nghiệp không có khả năng cung ứng.
4- Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện.
5- Hoá đơn tiền khách hàng thanh toán không được nhân viên xuất phiếu thu hay hoá đơn, hoặc nhân viên ghi nhận số tiền trên hoá đơn thấp hơn số tiền thực nhận Cuối ngày, nhân viên rút ra số tiền tương ứng với giá trị các hoá đơn đáng lẽ phải xuất.
6- Doanh nghiệp giao hàng không đúng địa điểm hoặc có thể giao cho khách hàng không đúng như quy cách đã được thoả thuận.
7- Nhân viên lập hoá đơn quên lập hoá đơn đối với một số mặt hàng đã giao hoặc lập một hoá đơn thành nhiều lần.
8- Nguỵ tạo chứng từ xuất hàng: Nhân viên có thêt làm giả lệnh xuất kho để lấy cắp hàng và biển thủ hàng hoá.
Trên cơ sở các rủi ro thì yêu cầu kiểm soát được đặt ra là:
1- Thiết kế được các thủ tục kiểm soát phù hợp với hoạt động của công ty và hạn chế được các rủi ro trong quá trình hoạt động của công ty
2- Xem xét việc thực hiện các thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty.
2.3.2 Những thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng cho quy trình quản lý hàng tồn kho
Để quản lý hiệu quả quy trình hàng tồn kho, nhà quản lý cần nhận diện các rủi ro và thực hiện kiểm soát tại từng giai đoạn Các thủ tục kiểm soát bao gồm phân công nhiệm vụ, tách biệt trách nhiệm, phê duyệt thực hiện, kiểm soát tài sản vật chất, rà soát và đối chiếu thông tin, cùng với việc theo dõi tiến độ thực hiện.
Trong quá trình mua hàng và nhập kho, cần thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát, bao gồm việc đưa ra yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng.
Khi các bộ phận có nhu cầu mua hàng, họ sẽ gửi đơn đề nghị mua hàng Để tránh việc đặt mua không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng, cũng như để ngăn chặn việc mua sắm vượt quá nhu cầu, cần thực hiện các thủ tục kiểm soát cần thiết.