TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN ĐÀO THỊ HÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TỒN KHO TẠI CÔNG TY VÀNG BẠC, ĐÁ QUÝ BẢO TÍN MINH CHÂU LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Hà Nội 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QU[.]
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong lịch sử kinh tế, tiền vàng đã từng đóng vai trò như tiền tệ là vật ngang giá chung gian trong thời gian dài Vàng không phải là kim loai quý hiếm nhất trên thế giới, nhưng xuất hiện sớm trong lịch sử và được chấp nhận có vai trò như tiền tệ thanh toán, trao đổi hàng hoá Với sự phát triển của tiền tệ, vàng cũng không còn được sử dụng để trao đổi mua bán Tuy nhiên, vàng vẫn có vai trò và ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế.
Theo tạp chí tài chính online ngày 30/04/2022 thì ở Việt Nam tính chung trong năm 2021, giá vàng trong nước tăng khoảng 5.5 triệu đồng/ lượng Xét cả năm
2021, giá vàng có xu hướng tăng chủ đạo với hai đợt biến động: (1) Giá vàng tăng dần, từ ngưỡng 55 triệu đồng/ lượng (Tháng 04/ 2021) lên mức 57.6 triệu đồng/ lượng (Tháng 6/2021), trong khi giá vàng thế giới tăng mạnh lên mức 1900 USD/ounce (2) Trong tháng 11/2021, giá vàng tăng khá mạnh, lần lượt vượt qua mốc 59 triệu/ lượng, 60 triệu/ lượng rồi đến 62 triệu đồng/ lượng Đến ngày 17/11/2021 giá vàng chạm đỉnh 62,25 triệu đồng/ lượng Tuy nhiên đến tháng 3/2022 giá vàng bất ngờ tăng vọt lên 73 triệu/1 lượng, sau đó tụt xuống 67-68 triệu đồng/ lượng Sự biến động giá này khiến cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định lượng dữ trữ an toàn để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.
Bên cạnh đó vàng còn là 1 sản phẩm dễ dàng giao dịch và quy đổi tiền mặt, với sự biến động giá vàng thì độ rủi do và gian lận trong quản lý hàng tồn kho mặt hàng vàng sẽ ngày càng tăng lên Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh vàng cũng xây dựng cho công ty mình một hệ thống kiểm soát nội và các quy trình quản lý hàng tồn kho để đảm bảo tránh rủi ro và gian lận trong quá trình hoạt động của công ty.
Cũng như các công ty kinh doanh vàng nói chung thì Bảo Tín Minh Châu(BTMC) cũng đã sớm xây dựng cho công ty một hệ thống kiểm soát nội bộ và các quy trình kiểm soát hàng tồn kho nhằm tránh thất thoát tài sản cũng như giảm thiểu được các gian lận, rủi ro trong quá trính quản lý hàng tồn kho Hiện nay công ty sản xuất và kinh doanh rất đa dạng các mặt hàng là vàng rồng thăng long, vàng miếng SJC và vàng trang sức, lượng mua nguyên liệu hàng tháng lớn, đặc biệt là trong thời điểm giá vàng càng biến động lượng khách hàng càng lớn thì các giao dịch mua bán sẽ càng nhiều dẫn đến các rủi ro tiềm ẩn càng lớn Do đó công tác kiểm tra, giám sát có vài trò rất quan trọng rất quan trọng trong hoạt động của công ty Đặc biệt công tác luôn đánh giá lại công việc kiểm soát nội bộ của công ty đã đạt được hiệu quả trong việc hạn chế tất cả các rủi ro bao gồm cả rủi ro tiềm tàng không là vấn đề cốt lõi giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát đặt ra.
Hơn nữa, hiện tại ngoài giá vàng biến động có thể phát sinh các tiêu cực thì hàm lượng vàng cũng là nguyên nhân dẫn đến các tiêu cực phát sinh như tráo đổi hàng hoá Công ty hiện đang kinh doanh rất nhiều hàm lượng vàng khác nhau như 10K, 14K, 18K, 24K Nên việc luôn đánh giá, kiểm tra các hoạt động kiểm soát có vai trò đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và với một ngành vàng nói riêng là ngành có tính chất nhậy cảm và biến động giao dịch rất lớn.
Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “ Đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ để có cơ hội bày tỏ quan điểm của bản thân và góp phần đưa ra những giải pháp tăng cường công tác kiểm soát ở các khâu trong quy trình hàng tồn kho, đưa ra cách thức đánh giá hiệu lực hệ thống kiểm soát nội bộ với quy trình hàng tồn kho của công ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hiện tại ở nước ta có rất nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên các nghiên cứu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn kho hầu như không có nên tác giả đã tham khảo các đề tài tương tự và từ các sách giáo trình và các bài viết trên các trang mạng trong quá trình nghiên cứu đề tài của tác giả Các nghiên cứu này bao gồm:
Luận văn thạc sỹ “ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội” của tác giả Đinh Thị Hằng (2010)– Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Qua luận văn trên tác giả nhìn nhận được cách thức đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó làm cơ sở cho nghiên cứu khoa học.
Các nguyên cứu về kiểm soát nội bộ: Các giao trình kiểm soát nội bộ, chuẩn mực trong nước và quốc tế như COSO 2013, các bài viết về kiểm soát nội bộ. Thông qua các kiến thức thu thập được từ trên tài liệu trên tác giả nắm được các kiến thức cơ bản về kiểm soát nội bộ làm căn cứ cho nghiên cứu
Thông qua nhìn nhận các hoạt động kiểm soát đang thực hiện tại công ty và các thủ tục kiểm soát đã thực hiện tại các khâu liên quan đến chu trình hàng tồn kho của công ty cũng như những thành quả đạt được trong quá trình thực hiện các thủ tục kiểm soát cũng như những rủi ro xảy ra tại công ty để làm căn cứ cho việc nghiên cứu đề tài của tác giả.
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện khâu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho Cụ thể là:
Thư nhất là xây dựng cách thức về đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho
Thư hai là hiểu được thực trạng việc đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho của công ty như thế nào.
Thứ ba là đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn kho tại BTMC
Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp xử lý số liệu
Phạm vi thời gian: Từ tháng 01/01/2022 đến 30/06/2022
Phạm vi không gian: Công ty vàng bạc, đá quý Bảo Tín Minh Châu
Phạm vi nội dung: Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho tại BTMC
Phương pháp nghiên cứu
Sơ đồ 1: Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu
Là số liệu đã được công bố qua sách báo, tạp chí, niêm dám thống kê, báo cáo tổng kết, tài liệu khoa học đã được nghiên cứu về kiểm soát nội bộ và số liệu của công ty về các vấn đề như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua một vài năm, báo cáo tài chính của công ty qua các năm, các chứng từ hạch toán, một số báo cáo, biên bản cuộc họp của công ty làm nguồn tài liệu cung cấp thông tin cho đề tài Đặc biệt các biên bản ghi nhận sự việc của công ty về các sự vụ liên quan đến quá trình hoạt động của công ty.
1.5.2 Phương pháp xử lý số liệu
Công cụ xử lý: Sử dụng phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán để tổng hợp để tổng hợp và xử lý số liệu. Đối chiếu với số liệu thứ cấp, trên cơ sở tài liệu ban đầu để lọc những thông tin cần thiết và tính toán lại một số chỉ tiêu theo yêu cầu phân tích Đối với số liệu thứ cấp, trên cơ sở tài liệu ban đầu để chọn lọc những thông tin cần thiết và tính toán lại một số chỉ tiêu theo yêu cầu phân tích.
+Phương pháp phân tích tổng hợp
Thống kê mô tả: Mô tả những vấn đề liên quan đến đề tài
Thống kê so sánh: Là phương pháp sử dụng những nguồn dữ liệu thứ cấp để so sánh đối chiếu sự biến đổi qua các thời gian của các sự vật, sự việc, Qua đó thấy được xu hướng phát triển của chúng.
Trong đề tài này tôi sử dụng phương pháp này để phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Từ đó có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty.
+ Phương pháp đánh giá kiểm soát nội bộ
Phương pháp mô tả kiểm soát nội bộ: Sử dụng lời văn mô tả các bước, các nguyên tắc, các mối quan hệ trong kiểm soát nội bộ của một tổ chức hoặc một hoạt động Từ đó người đánh giá sẽ đưa ra những nhận xét là có tồn tại hệ thống kiểm soát nội bộ không? Hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu lực không, yếu kém chỗ nào, có khả năng xảy ra rủi ro kiểm soát ở đâu.
Phương pháp lưu đồ kiểm soát: Sử dụng các hình vẽ, biểu tượng, các mũi tên để thể hiện các quan hệ, các bước, các thủ tục trong kiểm soát Sử dụng sơ đồ trong các quy trình cụ thể ví dụ trong quy trình xuất hàng Qua lưu đồ kiểm soát sẽ giúp thực hiện các thử nghiệm kiểm soát dựa trên lưu đồ Nếu qua thử nghiệm thấy sai lệch chứng tỏ kiểm soát yếu kém.
Phương pháp bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ: Các câu hỏi kiểm soát mangg tính rời rạc và cụ thể theo từng chủ đề, từng người trả lời Câu hỏi thường có dạng phổ biến là nếu trả lời có thì có nghĩa là có tồn tại kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ có hiệu lực Nếu trả lời không là không có kiểm soát nội bộ hoặc kiểm soát nội bộ yếu kém Cũng có thể trả lời không biết hoặc trả lời Trường hợp này cũng có thể xảy ra rủi ro.
Bảng 1 : Mẫu bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ
Câu hỏi Có Không Không trả lời Ghi chú
1 Khi xuất hàng ra quầy có kiểm tra hàng ra không
2 Khi khách đổi lại hàng bị kém phẩm chất có để lại hàng xấu vào quầy không
3 Khi đổi hàng nhân viên cần phải làm gì?
Kết cấu của luận văn
Kết cấu luận văn gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Cở sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trinh hàng tồn kho tại công ty vàng bạc đá quý Bảo Tín Minh Châu
Chương 4: Thảo luận kết quả và đề xuất một số giải pháp cải thiện hiệu lực kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho tại công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
Bản chất Kiểm soát nội bộ
Theo COSO, Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu hoạt dộng, báo cáo và tuân thủ
Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình bị ảnh hưởng bởi Ban tổng giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức được thiết lập để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Coso 2013 cung cấp ba loại mục tiêu, cho phép các tổ chức tập trung vào các khía cạnh của kiểm soát nội bộ khác nhau:
Mục tiêu hoạt động: Đề cập đến sự hiệu quả và hữu hiệu của các hoạt động trong đó bao gồm mục tiêu về hoạt động và tài chính đồng thời đảm bảo tài sản không bị mất mát.
Mục tiêu báo cáo: Đề cập đến những báo cáo tài chính và phi tài chính ra bên ngoài và trong nội bộ bao gồm độ tin cậy, kịp thời, minh bạch hoặc các điều khác được quy định bởi các cơ quan quản lý về pháp luật, quy định và chính sách của tổ chức.
Mục tiêu tuân thủ : Đề cập đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định chi phối các hoạt động của tổ chức.
Trong các định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu là:
Thứ nhất kiểm soát nội bộ là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ là quá trình này Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn bó và xuyên suốt mọi hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức.
Thứ hai con người: Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị Kiểm soát nội bộ là một công cụ giúp nhà quản trị quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện , đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng.
Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình. Việc kiểm soát cần được giới hạn ở mức độ nhất định Do vậy, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện việc kiểm soát của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Thứ ba đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân và sự lạm dụng quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi tầm kiểm soát nội bộ.Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong đợi mà quá trình kiểm soát đó mang lại Tất cả các điều đó dẫn đến trong mọi tổ chức, dù có thể đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nhưng vẫn không thể có hệ thống Kiểm soát nội bộ hoàn hảo.
Thứ tư là các Mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro Thông tin và truyền thông
Hoạt động kiểm soát chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:
+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hiện hữu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực
+ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Nhấn mạnh đến sự tuân thủ pháp luật và các quy định.
Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu trên Sự phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các phương diện khác nhau.
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO 2013 bộ phận của kiểm soát nội bộ bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin – Truyền thông, và Hoạt động giám sát Năm bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cụ thể là
Sơ đồ 2.1: Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Môi trường kiểm soát nội bộ bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố bên trong và bên ngoài, bao gồm cả lịch sử hình thành và phát triển của công ty, giá trị công ty, thị trường, sự cạnh tranh, các luật và chính sách của nhà nước, các quy định của tổ chức Môi trường kiểm soát nội được định nghĩa thông qua các tiêu chuẩn, quy trình và hệ thống tổ chức Hệ thống tổ chức này chỉ đạo mọi người ở nhiều cấp bậc trong công ty thực hiện công việc của họ, mọi thông tin sẽ được chuyển cho hệ thống kiểm soát nội bộ và hỗ trơ cho việc ra quyết định Môi trường kiểm soát nội bộ tạo ra một khuôn phép hỗ trợ cho việc đánh giá các rủi ro, để đạt được các mục tiêu được đề trước của công ty, cho phép đánh giá tính hiệu quả của việc kiểm soát nội bộ, sử dụng thông tin và hệ thống thông tin một cách hiệu quả, và thực hiện các hoạt động giám sát
Môi trường kiểm soát là sắc thái chung, là “ bầu không khí” kiểm soát của đơn vị Nó tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc là cơ sở cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ trong toàn tổ chức Hội đồng quản trị và người quản lý cấp cao thiết lập các quy định ban đầu liên quan đến tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ bao gồm cả tiêu chuẩn dự kiến của hành vi.
Môi trường kiểm soát tạo ra một khuôn phép hỗ trợ cho các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và hoạt động hiệu quả.
Có năm nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát :
1- Sự vững chắc, tính thống nhất trong tổ chức, quản lý và chuẩn mực đạo đức
2- Tính độc lập của Ban tổng giám đốc với quản lý cao cấp
3- Thiết lập hệ thống giám sát,cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo và các thẩm quyền, trách nhiệm tương ứng
4- Thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của tổ chức
5- Thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có trách nhiệm liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Tất cả các tổ chức, bất kể lớn nhỏ, cấu trúc quản lý, bản chất, lĩnh vực hoạt động đều gặp các rủi ro ở nhiều cấp độ Mọi tổ chức luôn đối mặt với nhiều rủi ro xuất phát từ bên trong lẫn bên ngoài Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự việc có thể xảy ra và có tác động tiêu cực đến mục tiêu đề ra của công ty Đánh giá rủi ro liên quan đến các quy trình linh hoạt và được lặp lại nhiều lần để xác định và đánh giá được các rủi ro Các rủi ro liên quan đến mục tiêu của tổ chức xuất phát từ khắp nơi trong tổ chức được xem là có liên quan đến khả năng chịu đựng rủi ro của tổ chức đó Vì vậy, đánh giá rủi ro tạo nên nền tảng trên đó các rủi ro sẽ được quản lý Đánh giá rủi ro cũng đòi hỏi việc quản lý cân nhắc các tác động của những thay đổi có thể xảy ra từ môi trường bên ngoài lẫn bên trong nội bộ, bên trong mô hình kinh doanh, những tác động có thể gây nên sự thiếu hiệu quả của việc kiểm soát nội bộ. Đánh giá rủi ro là một quá trình linh động, được lặp đi lặp lại nhằm xác định, phân tích và đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến đạt được mục tiêu của công ty, tạo nên một cơ sở để xác đinh rủi ro cần được quản lý như thế nào Nhà quản lý cần xem xét những thay đổi có thể có ở môi trường bên ngoài và trong mô hình kinh doanh của đơn vị có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty Điều kiên kiên quyết của việc đánh giá rủi ro là phải thiết lập các mục tiêu liên kết ở các cấp độ khác nhau của công ty.
Có 4 nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro :
1- Xác định mục tiêu rõ ràng để tạo điều kiện cho việc đánh giá rủi ro
2- Xác định các rủi ro xuất phát từ bên trong tổ chức.
3- Xem xét khả năng xảy ra các gian lận khi tiến hành đánh giá rủi ro tiềm ẩn liên quan đến mục tiêu tổ chức
4- Xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động lớn đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát là các hoạt động được thành lập dựa trên các chính sách, thủ tục giúp đảm bảo sự chỉ đạo của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro Hoạt động kiểm soát được tiến hành trên tất cả các cấp quản lý trong tổ chức, ở nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động kinh doanh, và thông qua nền tảng môi trường công nghệ Hoạt động kiểm soát có tính chất đề phòng hoặc có khả năng dò tìm và bao gồm nhiều hoạt động được làm thủ công hay tự động ví dụ như việc cấp quyền, chấp nhận, việc xác minh, đánh giá lại chất lượng hoạt động kinh doanh Việc phân công, phân chia nhiệm vụ được gắn liền vào việc lựa chọn và phát triển của các hoạt động kiểm soát Khi việc phân chia trách nhiệm không thể thực hiện được, nhà quản lý lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát khả thi khác.Hoạt động kiểm soát hỗ trợ các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát thực hiện ở tất cả các cấp trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh và trong môi trường công nghệ để phòng ngừa giảm thiểu rủi ro của đơn vị qua các hoaọt động thủ công hay tự động như uỷ quyền, phê duyệt, đánh giá chất lượng hoạt động kinh doanh Vì vậy, việc lựa chọn và phát triển các hoaọt động kiểm soát phải gắn liền với phân công, phân chia nhiệm vụ và phải điều chỉnh hoạt động kiểm soát khi việc phân chia trách nhiệm không phù hợp.
Hoạt động kiểm soát phục vụ như là cơ chế quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức và có nhiều phần của quá trình mà tổ chức đố phấn đấu để đạt được những mục tiêu Hoạt động kiếm soát hỗ trợ các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ của tổ chức Ví dụ, một công ty bán hàng trực tuyến kiểm soát an ninh của hệ thống thông tin ảnh hưởng đến quá trình giao dịch chính xác và hợp lệ đối với khách hàng, việc bảo vệ thông tin mật cho thẻ thanh toán của khách hàng, tính an toàn và thường trực của Website bán hàng Trong trường hợp này các hoạt động kiểm soát là cần thiết.
Có 3 nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát:
1- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro
2- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung dựa trên nền tảng công nghệ
3- Triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách và thủ tục
2.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin cần thiết cho cho tổ chức để thực hiện các trách nhiệm kiểm soát nội bộ Quản lý thu thập thông tin, cung cấp hoặc sử dụng những thông tin liên quan có được từ trong nội bộ lẫn bên ngoài để phục vụ cho các chức năng của các thành phẩm trong kiểm soát nội bộ Việc giao tiếp là quy trình liên tục, lặp đi lặp lại của việc cung cấp Chia sẻ, thu thập những thông tin cần thiết Giao tiếp nội bộ là cách để thông tin được phổ biến khăó trong tổ chức, dòng thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các cấp với nhau trong tổ chức, nó cho phép nhân viên nhận được thông tin rõ ràng từ quản lý cấp cao, xác định các trách nhiệm cần được thực hiện một cách nghiêm túc Các thành phần của thông tin và truyền thông trong khuôn khổ hỗ trợ các chức năng của toàn bộ các thành phần trong kiểm soát nội bộ Phối hợp với các thành phần khác, thông tin và truyền thông hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, các mục tiêu liên quan đến báo cáo nội bộ lẫn công khai Điều khiển, kiểm soát thông tin và truyền thông hỗ trợ khả năng sử dụng chính xác thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nội bộ của tổ chức.
Thông tin cần thiết cho việc thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ để hỗ trợ đạt được các mục tiêu đề ra của cônng ty Truyền thông được thực hiện cả trong nội bộ lẫn bên ngoài đơn vị, cung cấp cho công ty các thông tin cần thiết để thực hiện hàng ngày hoạt động kiểm soát nội bộ Việc truyền thông các thông tin cho phép nhân viên hiểu rõ trách nhiệm kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của họ trong việc đạt được các mục tiêu công ty.
Quản lý việc thu thập thông tin, cung cấp hoặc sử dụng những thông tin có được từ trong nôi bộ lẫn bên ngoài để phục vụ cho các chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ Ngoài ra, việc kết hợp với các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ, thông tin – truyền thông hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu của công ty, bao gồm các mục tiêu liên qua đến báo cáo nội bộ và bên ngoài.
Có 3 nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông:
1- Thu thập, xử lý và sử dụng những thông tin chính xác nhằm hỗ trợ quá trình hoạt động của các thành phần khác trong kiểm soát nội bộ
2- Trao đổi thông tin nội bộ nhằm hỗ trợ các chức năng của các thành phẩm trong kiểm soát nội bộ.
3- Trao đổi với các bên bên ngoài những vấn đề ảnh hưởng đến chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát đánh giá xem mỗi thành phần trong năm thành phần của kiểm soát nội bộ còn tồn tại và hoạt động tốt hay không Tổ chức dùng các hoạt động đánh giá thường xuyên hoặc riêng biệt, hay là sự phối hợp cả hai hoạt động đánh giá này để đảm bảo rằng các thành phần của kiểm soát nội bộ có tồn tại và hoạt động Hoạt động kiểm tra là nhân tố đầu vào chính của hoạt động đánh giá tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ của tổ chức Nó cung cấp các hỗ trợ đắt giá cho các xác nhận, khẳng định tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ.
Hoạt động giám sát được lựa chọn, phát triển và thực hiện đánh giá các hoạt động diễn ra liên tục hoặc riêng biệt, hay là sự phối hợp của cả hai loại đánh giá này nhằm đảm bảo rằng các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ luôn tồn tại và hoạt động tốt, đánh giá xem còn tồn tại những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ hay không.
Kết quả đánh giá và những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được truyền đạt một cách kịp thời với quản lý cấp cao và ban giám đốc những vấn đề nghiêm trọng Việc quản lý cũng cần xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có liên tục, thích hợp và có khả năng đối phó với những rủi ro nữa hay không
Có hai nguyên tắc liên quan đến hoạt động giám sát :
1- Lựa chọn, phát triển và thực hiện những đánh giá liên tục hoặc riêng biết để đảm bảo các thành phần của kiểm soát nội bộ được áp dụng và thực hiện
Đặc điểm chung kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho
2.3.1 Đặc điểm chung về quy trình hàng tồn kho và yêu cầu kiểm soát
Hàng tồn kho được xác định là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể được dự trữ cho quá trình tiêu thụ trong hoạt động kinh doanh thông thường hoặc dự trữ cho sản xuất cũng như là đang sử dụng cho quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch cho khách hàng.
Hàng tồn kho bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, đặc tính của các sản phẩm khác nên trong quá trình quản lý hàng tồn kho có thể xảy ra các rủi ro sau đây:
+ Quá trình mua hàng và nhập kho: Quá trình mua hàng và nhập kho là công việc quan trọng đầu tiền trong quy trình hàng tồn kho, Quyết định mua hàng hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý hàng tồn kho Các rủi ro thường gặp ở khâu mua hàng và nhập kho có thể xảy ra sau:
1- Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thông đồng với đơn vị từ bên ngoài.
2- Do mục đích thu được lợi cá nhân, nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp với mức giá đưa ra không hợp lý.
3- Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng hoặc trả tiền cho những hoá đơn không có thực Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của nhân viên kế toán, trong khâu xét duyệt thanh toán.
4- Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên qun đến khoản mua hàng đó.
5- Do thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hoặc sai sót trong quá trình đọc phiếu đề nghị mua hàng Nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quy cách và phẩm chất đã được mô tả.
6- Nhận và biển thủ hàng không nhập kho
7- Hàng tồn kho có thể bị mất cắp
8- Hàng hoá hư hỏng, mất phẩm chất do lưu kho lâu ngày.
9- Cơ sở vật chất tại kho, bãi không đảm bảo tiêu chuẩn nên hàng mất phẩm chất nhanh chóng.
10- Hàng hoá bảo quản trong kho không khoa học, vị trí để hàng không được quy định nên khi vào lấy hàng xuất ra phải tìm rất mất công hoặc thậm trí có thể cho rằng hàng hoá đã hết nhưng thực chất là hàng vẫn tồn kho ở vị trí khó nhận biết.
+ Quá trình bán hàng và xuất kho: Đây là khâu thứ hai trong việc quản lý hàng tồn kho, khi nhập hàng hoá về kho thì việc quản lý thế nào hàng hoá không bị thất thoát là yêu cầu đặt ra với các bộ phận trong công ty Các rủi ro có thể xảy ra với khâu bán hàng và xuất kho có thể xảy ra như sau:
1- Nhận những đơn đơn đặt hàng có điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt.
2- Nhân viên bán hàng bán cho khách hàng giá thấp hơn giá niêm yết, cho hưởng chiết khấu không đúng hay bán hàng cho khách không có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân Gian lận này dễ xảy ra khi doanh nghiệp không có chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với bán hàng.
3- Nhận những đơn đặt hàng mà doanh nghiệp không có khả năng cung ứng.
4- Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện.
5- Hoá đơn tiền khách hàng thanh toán không được nhân viên xuất phiếu thu hay hoá đơn, hoặc nhân viên ghi nhận số tiền trên hoá đơn thấp hơn số tiền thực nhận Cuối ngày, nhân viên rút ra số tiền tương ứng với giá trị các hoá đơn đáng lẽ phải xuất.
6- Doanh nghiệp giao hàng không đúng địa điểm hoặc có thể giao cho khách hàng không đúng như quy cách đã được thoả thuận.
7- Nhân viên lập hoá đơn quên lập hoá đơn đối với một số mặt hàng đã giao hoặc lập một hoá đơn thành nhiều lần.
8- Nguỵ tạo chứng từ xuất hàng: Nhân viên có thêt làm giả lệnh xuất kho để lấy cắp hàng và biển thủ hàng hoá.
Trên cơ sở các rủi ro thì yêu cầu kiểm soát được đặt ra là:
1- Thiết kế được các thủ tục kiểm soát phù hợp với hoạt động của công ty và hạn chế được các rủi ro trong quá trình hoạt động của công ty
2- Xem xét việc thực hiện các thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty.
2.3.2 Những thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng cho quy trình quản lý hàng tồn kho
Trên cơ sở nhận diện các rủi ro có thể xảy ra đối với quy trình hàng tồn kho, nhà quản lý cần thực hiện các hoạt động kiểm soát tại mỗi giai đoạn trong chu trình để đảm bảo các mục tiêu Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát bao gồm: Phân công nhiệm vụ, phân tách trách nhiệm thực hiện, phê duyệt việc thực hiện, sử dụng các tài sản vật chất để kiểm soát, rà soát, đối chiếu, phân tích các thông tin và theo dõi việc thực hiện Cụ thể như sau:
+ Khâu mua hàng và nhập kho: Cần thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát trong quá trình đưa ra yêu cầu mua hàng , phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng
Yêu cầu mua hàng: Thông thường, khi các bộ phận có nhu cầu thì sẽ đề nghị được mua hàng thông qua đơn đề nghị mua hàng Để tránh trường hợp đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng Các thủ tục kiểm soát cần thiết là:
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG
Đặc điểm chung về tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty vàng bạc đá quý Bảo Tín Minh Châu được thành lập ngày 21 tháng
05 năm 1989, theo giấy phép kinh doanh số 0100683952 và giấy phép kinh doanh mua và bán vàng miếng số 286/GP- NHNN, do sở kế hoạch và đầu tư – Thành phố
Hà nội cấp Sau đây là một số thông tin cơ bản về cônng ty:
- Trụ sở công ty: Số 29 Trần Nhân Tông, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành Phố Hà Nội
- Các địa kiểm kinh doanh:
+ Cơ sở kinh doanh 1: 29 Trần Nhân Tông, Phường Nguyễn Du, Quận Hai
+ Cơ sở 2: 15 Trần Nhân Tông, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội + Cơ sở 3: 139 Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Vốn điều lệ: 100.000.000.000 ( một trăm tỷ đồng Việt Nam)
Bảo Tín Minh Châu là một trong những công ty uy tín hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh và chế tác vàng bạc đá quý tại Việt Nam Với hơn 30 năm phát triển, BTMC đã có 3 cơ sở kinh doanh tại Hà Nội và trên 100 đại lý, điểm kinh doanh trên toàn quốc với hai loại sản phẩm chính là vàng rồng thăng long và vàng trang sức chất lượng cao Tương ứng với 2 loại sản phẩ trên công ty có 10 nhãn hàng Đó là: Trang sức kim cương- Diamond the one, trang sức thời trang cá tính –
S jewelry, Ngọc trai – Umi pearl, đá ngọc quý – Heritage, Trang sức thời trang phong cách – Elle cara design, Nhẫn cầu hôn, nhẫn cưới – Eros design, Trang sứcn vàng ta – Hoàng Kim Bảo, Ngọc cẩm thạch – Vạn Niên Bảo, Kim cương tự nhiên phong cách – Forever one và vàng rồng thăng long.
3.1.2 Cơ cấu quản lý tổ chức bộ máy quản lý tại công ty vàng bạc đá quý Bảo Tín Minh Châu
Với quy mô gồm 3 cửa hàng kinh doanh và 2 xưởng sản xuất thì cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty khái quát theo sơ đồ cơ cấu sau:
Ban tổng giám đốc: Là ban đại diện đứng đầu công ty, Ban tổng giám đốc bao gồm : Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc Ban tổng giám đốc chỉ đạo toàn bộ quá trình hoạt động của công ty, là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật mọi hoạt động của công ty.
Ban trợ lý: Là bộ phận bao quát công việc của đơn vị, tham mưu và tư vấn để thực hiện các kế hoạch từ ban tổng giám đốc đạt được hiệu quả nhất.
Phòng kế toán: Thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, phản ánh một cách chính xác và toàn diện kết quả sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh mà công ty đạt được, cung cấp những thông tin cần thiết cho lãnh đạo, các bộ phận liên quan, giúp đỡ các nhà quản lý đề ra biện pháo tổ chức sản xuất kinh doanh thích hợp
Phòng kiểm soát: Có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hoạt động giao dịch với khách hàng và đối tác của công ty Kiểm tra các dữ liệu kinh doanh, nhập, xuất hàng hoá hàng ngày, lên kế hoạch kiểm tra định kỳ và tham mưu tư vấn ban TGĐ quản trị rủi ro.
Phòng kinh doanh: Phụ trách khai thác khách hàng, tư vấn khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của công ty Lên đơn đặt hàng khi có nhu cầu để trình các bộ phận có thẩm quyền phê duyệt.
Phòng cung ứng: Cung cấp hàng hoá đáp ứng nhu cầu cho phòng kinh doanh, nghiên cứu và sản xuất những mẫu mã hàng hoá mới, tìm nhà cung cấp với giá công tốt và chất lượng sản phẩm tốt nhất.
Phòng truyền thông: Thay mặt công ty thực hiện các công việc truyền thông quảng bá sản phẩm, tổ chức các sự kiện của công ty.
Phòng Phòng kinh HCNS doah
KS Kho KS quầy KS xưởng
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức công ty
Hơn 30 năm qua cho đến nay Bảo Tín Minh Châu vẫn đang trên đà phát triển và lớn mạnh không ngừng, nhằm phát huy hơn nữa uy tín cũng như nội lực của thị trường trong nước và chắc chắn trong tương lai gần Bảo Tín Minh Châu sẽ khẳng định được vị thế của mình trên thị trường vàng bạc, đá quý quốc tế
Phát triển, sản xuất, kinh doanh đa dạng các loại trang sức: Vàng, bạc, đá quý cao cấp và không ngừng mở rộng quy mô, hiệu quả sản xuất và phát triển bền vững để trở thành một tập đoàn hàng đầu Việt Nam và khu vực trong các lĩnh vực kinh doanh và chế tá vàng bạc đá quý.
Đặc điểm hạch toán và quản lý hàng tồn kho tại công ty
Do đặc tính ngành kinh doanh vàng nên hàng hoá rất đa dạng, nhiều mẫu mã khác nhau nên hiện tại hàng tồn kho ở rất nhiều bộ phận khác nhau:
Khối kinh doanh vàng trao đổi: Kinh doanh vàng rồng thăng long, vàng miếng SJC, hàng hồi mỹ nghệ vàng ta và hàng hồi nhẫn tròn trơn
Khối kinh doanh vàng trang sức: Bao gồm các quầy kinh doanh trang sức vàng tây 10K, 14K, 18K và vàng trang sức mỹ nghệ vàng ta 24K Khối kinh doanh vàng trang sức là khối tồn rất nhiều mặt hàng khác nhau và chủng loại khác nhau như nhẫn, mặt, vòng và các loại trọng lượng khác nhau, đa số mỗi sản phẩm đều có đặc điểm khác nhau.
Phòng cung ứng: Là phòng cung cấp hàng hoá cho khối kinh doanh vàng trang sức, hàng hồi ở trên kho bao gồm hàng đối tác chưa chuyển xuống quầy, hàng dưới quầy chuyển lên tân trang nhưng chưa tân trang xong.
Xưởng sản xuất vàng rồng thăng long: Do khối này hiện đang có nguồn vốn sẵn có 2000 chỉ vàng để sản xuất đáp ứng kịp thời nhu cầu khi lượng khách hàng tăng cao Thời gian sản xuất không kịp đáp ứng nhu cầu khách hàng thì xuất trước vốn dự phòng của xưởng trước sau khối kinh doanh vàng trao đổi mua nguyên liệu để trả lại xưởng, với xưởng tồn nguyên liệu do khối kinh doanh vàng trao đổi chuyển sang nhưng chưa sản xuất kịp thời.
Xưởng kinh doanh vàng trang sức: Là xưởng sản xuất hàng trang sức
14K,10K,18K và mỹ nghệ vàng ta 24K để phục vụ cho phòng cung ứng.
Vàng rồng thăng long là thương hiệu vàng nguyên chất 24K còn gọi là vàng tích trữ Giá giao dịch của vàng rồng thăng long phụ thuộc rất nhiều yếu tố của bên trong nước và quốc tế như kinh tế, chính trị, nhu cầu khách hàng Vàng rồng thăng long trước tháng 7/2012 công ty bao gồm hai loại sản phẩm là vàng miếng vàng rồng thăng long và nhẫn tròn trơn vàng rồng thăng long Đến tháng 7/2012 nhà nước đã sáp nhập SJC thành thương hiệu quốc gia và tất cả các doanh nghiệp khác không được sản xuất vàng miếng nên từ tháng 07/2012 công ty chỉ sản xuất vàng nhẫn tròn trơn vàng rồng thăng long Các mã hàng và loại nhẫn vàng rồng thăng long hiện nay đang sản xuất và kinh doanh là:
02 Hàng hồi mỹ nghệ vàng ta 999.9
03 Hàng hồi mỹ nghệ vàng ta 99.9
04 Hàng hồi nhẫn tròn trơn vàng rồng thăng long
22 Miếng vàng rồng thăng long
Vàng trang sức của công ty bao gồm nguyên liệu sản xuất vàng trang sức và thành phẩm vàng trang sức Trong nguyên liệu và thành phẩm có nhiều hàm lượng vàng khác nhau là 10K, 14K, 18K và vàng 24K( Vàng trang sức 999.9 và 99.9) Trong thành phẩm vàng trang sức bao gồm rất nhiều chủng loại khác nhau với các đặc điểm khác nhau rơi vào khoảng trên 3000 mẫu sản phẩm, mỗi mẫu sản phẩm lại có trọng lượng khác nhau Đặc biệt các sản phẩm gắn đá thì đặc điểm mỗi sản phẩm khác nhau do đặc điểm các viên đá khác nhau Vàng trang sức bao gồm như sau:
Vàng nguyên liệu: Vàng nguyên liệu hiện tại có nguyên liệu 10K, 14K,
18K, 24K trang sức Vàng nguyên liệu trang sức là sản phẩm được tạo thành do quá trình chế vàng từ vàng nguyên chất 24K kết hợp các bài hội tạo ta vàng nguyên liệu 10K, 14K, 18K, 24K Vàng nguyên liệu sẽ có rất nhiều màu sắc do bài hội quy định có vàng trắng, vàng hồng, vàng
Vàng trang sức thành phẩm: Trang sức thành phẩm rất đa dạng mẫu mã và chủng loại, hiện tại công có khoảng hơn 3000 mẫu sản phẩm khác nhau thuộc 10 nhóm ngành hàng của công ty:
+ Hàng gắn kim cương: Đa số nhóm ngành hàng này là nhập 100%, các sản phẩm của ngành hàng này là bao gồm các viên kim cương thiên nhiên, các sản phẩm gắn kim cương như ổ nhẫn, ổ vòng, ổ mặt dây và các sản phẩm gắn sẵn viên kim cương Các mặt hàng kim cương đa số là vàng trắng 18K.
+ Hàng gắn đá quý: Những sản phẩm này rất đa dạng, rất nhiều đá quý, đá bán quý khác nhau như saphire, ryby, emaral và hàm lượng vàng cũng rất đa dạng bao gồm 10K,14K và 18K, 24K và rất đa dạng màu sắc sắc vàng là trắng và vàng, hồng. Sản phẩm này bao gồm cả công ty gia công đối tác bên ngoài và công ty sản xuất.
+ Trang sức vàng ý: Là hàng trang sức nhập ngoại nguyên chiếc, sản phẩm cũng gồm 3 loại hàm lượng khác nhau là 14K và 18K và hai màu trắng và vàng và sản phẩm đa màu trắng và vàng Các sản phẩm này công ty nhập toàn bộ từ các đối tác của công ty.
+ Sản phẩm hàng không gắn đá quý: Là tất cả các sản phẩm gắn kim mỹ hoặc không gắn đá, sản phẩm này bao gồm cả sản xuất trong trong ty và gia công ngoài đối tác.
3.2.2 Đặc điểm quản lý hàng tồn kho tại công ty
3.2.2.1 Phương pháp tính giá HTK
Do mặt hàng tồn kho của công gồm hai loại: Hàng thành phẩm và Hàng nguyên liệu Những hàng thành phẩm sẽ chuyển về kho để làm giá sản phẩm xuất quầy Giá thành phẩm lên quầy bao gồm giá gốc sản phẩm và giá bán sản phẩm. Nên giá hàng tồn kho với các thành phẩm cuối tháng là giá gốc sản phẩm còn tồn. Còn với các nguyên liệu sẽ được tính là chỉ và cuối tháng quy toàn bộ số vàng nguyên liệu sang vàng nguyên liệu 999 và lấy giá trung gian bình quân mua vào bán ra cả tháng làm giá tính giá trị nguyên liệu tồn kho cuối tháng.
Công thức quy như sau:
Vàng 18K,14K,10K = Hàm lượng vàng * Trọng lượng vàng
Tính Giá trị hàng tồn vàng nguyên liệu = ( Giá mua vào vàng 999 tb cả tháng + Giá bán ra vàng 999 trung bình cả tháng)* trọng lượng vàng quy zin ra vàng 999/2
Tính giá trị hàng tồn kho thành phẩm = Tổng giá gốc hàng tồn kho
3.2.2.2 Cơ sở vật chất quản lý hàng tồn kho tại công ty
Hiện tại công ty đã trang bị tại mỗi nơi có sản xuất kinh doanh các két sát chuyên dụng để bảo quản hàng hoá tồn kho, cuối ngày nhân viên quản lý hàng hoá có trách nhiệm chuyển hàng hoá về két theo đúng quy định của công ty.
3.2.2.3 Quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty
Kiểm soát nội bộ quy trình tồn kho
3.3.1 Quy trình mua hàng đối tác
Nhập kho là quá trình từ khi công ty đặt hàng đến lúc đối tác mang sản phẩm đến công ty và nhân viên đặt hàng nhận hàng và kiểm tra hàng hoá và tiến hành nhập kho hàng hoá Hiện nay công ty giao dịch với đối tác hai mảng: Một là gia công ở các đối tác của công ty tức là công ty giao vàng và đá quý cho đối tác gia công theo mẫu mã công ty đặt và trả tiền công để gia công cho sản phẩm Các đối tác trước khi làm đối tác công ty phải mang hàng hoá đến công ty chào hàng và kiểm tra chất lượng sản phẩm, bảng kê đơn giá giá công trình lên ban tổng giám đốc đông ý Hai là công ty nhập nguyên chiếc sản phẩm của đối tác và trả đối tác tiền mặt, những mặt hàng nhập nguyên chiếc thường là những hàng kim cương, hàng vàng tây italy, những sản phẩm nhập nguyên chiếc sẽ không có bảng giá sản phẩm cố định mà trước khi nhập sẽ có bảng so sánh giá giữa các đối tác để so sánh giá và đặt hàng Để quản lý nhập hàng đối tác công ty đưa ra quy trình nhập hàng như sau:
Bước 1: Đối tác mang hàng đến theo đúng đơn đặt hàng của công ty, nhân viên cung ứng nhận hàng hoá, cân tổng trọng lượng có khớp với phiếu giao hàng của đối tác và đúng với đơn hàng của công ty đặt không?
Bước 2: Sau khi cung ứng nhận hàng xong chuyển qua bộ phận KCS chất lượng sản phẩm kèm theo phiếu KCS chất lượng
Bước 3: Tổ KCS sau khi kiểm tra chất lượng xong chuyển cho nhân viên đặt hàng thuộc phòng cung ứng kèm theo phiếu KCS chất lương sản phẩm Trên phiếu KCS có chi tiết bao nhiêu sản phẩm đạt chất lượng, các sản phẩm không đạt nhân viên cung ứng liên hệ để trả đối tác.
Bươc 4: Nhân viên cung ứng lập phiếu nhập kho tất cả các hàng đủ chất lượng Nếu có trả đối tác hàng thì nhân viên đặt hàng trừ trực tiếp trên toa hàng đối tác mang kèm cùng hàng hoá đến công ty để làm căn cứ cho việc nhập kho hàng hoá Còn đối với các hàng nguyên liệu sẽ nhập máy bằng phần mềm của khối vàng trao đổi.
Trong quy trình này các chứng từ liên quan để làm thủ tục thanh toán đối tác bao gồm: Phiếu KCS sản phẩm có đầy đủ chữ ký của nhân viên chất lượng, phiếu thử tuổi sản phẩm, phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký các bộ phận liên quan Các hàng trang sức cuối tháng nhân viên cung ứng chuyển toàn bộ phiếu về phòng kế toán để thanh toán cho đối tác, còn với hàng vàng nguyên 24K sẽ lập giao dịch và trả luôn đối tác theo trọng lượng đạt chất lượng quy định của công ty.
Kế hoạch mua hàng của công ty do phòng kinh doanh của công ty xây dựng lên căn cứ vào nhu cầu của khách hàng:
+ Mặt hàng vàng trang sức: Phòng kinh doanh xây dựng cơ số hàng hoá cho các quầy tức là xây dựng định mức vốn cho các quầy, hiện nay công ty có các quầy sau: Quầy kinh doanh tran sức vàng ta, quầy kinh doanh nhẫn cưới, quầy kinh doanh trang sức ý, quầy kinh doanh trang sức công nghệ ý, quầy kinh doanh hàng gắn đá quý và đá bán quý, quầy bán hàng kim cương Căn cứ vào bảng cơ số hàng hoá mà nhân viên mỗi quầy hàng lên đơn đặt hàng căn cứ vào lượng tồn hàng của quầy và nhu cầu của khách hàng, khi nhân viên quầy lên đơn đặt hàng xong chuyển qua trưởng bộ phận kinh doanh phê duyệt vào đơn đặt hàng của nhân viên, sau đó chuyển qua bộ phận kiểm soát và kế toán xác nhận đơn hàng cần đặt hàng Đơn hàng lên ban TGĐ phê duyệt, sau khi Ban TGĐ phê duyệt chuyển đơn hàng qua phòng cung ứng để chuẩn bị đặt hàng Đơn đặt hàng được Ban Tổng giám đốc phê duyệt phô tô chuyển bộ phận kế toán và kiểm soát để cùng theo dõi tiến độ của đơn hàng Nhân viên phòng cưng ứng làm 8 tiếng 1 ngày từ thứ 2 đến thứ 6, các đơn hàng vàng trang sức có đặc điểm mất thời gian gia công chế tác tuỳ từng sản phẩm thời gian giao hàng sau khi đặt hàng từ 3-10 ngày Bộ phận cung ứng mỗi nhân sự phụ trách một mảnh hàng đó là: Nhân viên đặt hàng vàng trang sức vàng ta, nhân viên đặt hàng kim cương và đá quý, bán quý, nhân viên đặt hàng nhẫn cưới và hàng công nghệ ý, nhân viên đặt hàng ý nhập ngoại.
Các nhà cung cấp của công ty đã được ban tổng giám đốc phê duyệt và có sẵn giá công từng sản phẩm Do mặt hàng trang sức rất nhiều nên bảng giá công phân theo đặc tính sản phẩm và trọng lượng sản phẩm, nhân viên đặt hàng phân chia hàng hoá cho các nhà cung cấp để gia công chế tác đảm bảo hàng hoá về công ty đúng tiến độ đáp ứng nhu cầu của công ty
Vào những ngày lễ như ngày Valentine, ngày quốc tế phụ nữ, ngày phụ nữViệt Nam là những ngày biến động lớn về lượng hàng hoá bán ra, phòng kinh doanh làm đề xuất riêng lượng hàng hoá đặt hàng trong những ngày này để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thường các kế hoạch sẽ chuẩn bị trước 1-2 tháng để bên phòng kế toán cân đối vốn đáp ứng thanh toán đối tác.
BẢNG 3.4 : CƠ SỐ HÀNG HOÁ QUẦY KIM CƯƠNG
Theo định mức quầy đang xây dưng Định mức dự trữ
Số lượng thực tế (sản phẩm)
Giá gốc KC theo USA (22.4) Định mức tổng quầy và két Định mức dự trữ (cất két hoặc bày trên quầy)
Tới hạn đặt hàng SL đặt
Từ Đến cộng két và quầy bằng 30% của tổng quầy và két bằng 50% của định mức két bằng tới hạn đặt hàng
Kết tấm: các loại vuông, tròn
181 6 2 1 1 Lùa, magiê, 1 hàng, 2 hàng từ3–5v…vuông hoặc tròn 2 3,5 6 1.0 - 1.8 124,5 6 2 1 1
Kết tấm tròn, vuông, baget và một viên đá chủ thể
Kết tấm, vuông, tròn, baget 1,5 2,5 3 1.2 - 2.5 26 3 1 0 0 Đơn giản đá chủ thể 3,5 4,5 3 1.2 - 2.5 440 3 1 0 0
TAI Đơn giản: 4 chấu, 6 chấu, chấu bao, chấu kẹp
Kết tấm vuông, tròn, baget, lùa (có viên chủ thể) Các cỡ 10 0.8 - 1.2 56 10 3 2 2
Các loại khác (không có viên chủ thể) 1 2,5 16 0.8 - 1.2 23 16 5 2 2
Kết tấm tròn, vuông, baget, 1 hạt chủ thể 3 4,5 15 1.2 - 2.5 403 15 5 2 2
Kết tấm tròn, vuông, baget, lùa (không có hạt chủ thể) 1 2,5 16 1.2 - 2.5 23 16 5 2 2
LẮC Đơn giản.Kết tấm tròn, vuông, baget, 1 hạt chủ thể 3,5 4,5 3 2.5 - 3.5 638 3 1 0 0
Kết tấm tròn, vuông, baget
(không có hạt chủ thể) 1 2,5 9 2.5 - 3.5 23 9 3 1 1
KIỀNG Các loại, các kiểu 1 5 15 3.5 - 4.5 551 15 5 2 2 Ổ
NAM Đơn giản, kết hạt tròn, vuông, baget … các kiểu 1 2,5 30 2.5 - 4.0 23 30 9 5 5 Ổ
NỮ Đơn giản, 4 chấu, 6 chấu … Không đá 12 0.8 - 1.5 12 4 2 2
Kết hạt tấm (vuông, tròn, baget…)
TAI Ổ trơn 4 chấu, 6 chấu Không đá 8 0.4 - 0.8 8 2 1 1
4 chấu, 6 chấu, điểm 1-2 viên tấm tròn hoặc vuông, các cỡ hạt
Kết tấm vuông, tròn, baget, các kiểu (kiểu phức tạp) 1,2 2,5 28 1.0 - 1.8 24,25 28 8 4 4 Ổ MẶT
DÂY Đơn giản: 4 chấu, 6 chấu … các cỡ hạt kết điểm 20 0.8 - 2.0 20 6 3 3
Kết tấm vuông, tròn, baget
VÒNG Từ đơn giản đến phức tạp 1 3 15 2.5 - 4.5 56 15 5 2 2
CHUỖI Kim cương các mầu 1 3 4 0.8 - 2.6 768 4 1 1 1
Nhẫn KC nhân tạo - mẫu
+ Đối với hàng vàng miếng SJC và nhẫn tròn trơn Vàng rồng thăng long: Đối với vàng SJC và nhẫn tròn trơn vàng rồng thăng long là mặt hàng đặt biệt nó là mặt hàng tích trữ là luân chuyển liên tục, khác với vàng trang sức khách hàng mua để đeo làm đồ trang sức,còn SJC và nhẫn tròn trơn vàng rồng thăng long mang tính chất trao đổi, lướt sóng để thu lợi, giá vàng biến đổi liên tục theo cung cầu thị trường và biến động nền kinh tế, chính trị trong nước và thế giới Với vàng miếng SJC và Vàng nhẫn tròn trơn công ty cũng có quy định về định mức giữ vàng và tiền hợp lý để đảm bảo lợi nhuận công ty Trong một ngày lượng đặt hàng nguyên liệu và vàng miếng SJC liên tục trong ngày căn cứ vào lượng bán ra và phần trăm vàng tiền tại thời điểm mua bao nhiêu Mặt hàng SJC và nhẫn tròn trơn vàng rồng thăng long do bộ phận trực doanh quản lý khối trực tiếp theo dịch thu mua hàng không qua bộ phận cung ứng hàng hoá Bộ phận này có một ban điều hành giá vàng, tất cả giá vàng của các loại vàng miếng SJC và vàng rồng thăng long đều do bộ phận này điều chỉnh phù hợp cung cầu và thị trường. Đặc biệt khối kinh doanh này là phục vụ ngày thần tài thì lượng hàng hoá ngày thần tài sẽ được lên kế hoạch từ 6 tháng trước về lượng vốn cần thiết, hàng năm giao dịch ngày thần tài từ 15.000 chỉ vàng đến 26.000 chỉ vàng trong 1 ngày chưa kể bán buôn cho các cửa hàng kinh doanh khác Phòng kinh doanh phải xây dựng chi tiết kế hoạch kinh doanh ngày thần tài trình lên ban Tổng giám đốc xét duyệt.
Nội dung Giá vàng giảm Giá vàng tăng Giá vàng bình ổn
Nhận hàng từ nhà cung cấp
Sau khi nhận được đơn hàng từ công ty thì nhà cung cấp đã chuẩn bị hàng hoá chuyển đến công ty, việc nhận hàng này có các đặc thù riêng do bản chất kinh doanh các loại vàng khác nhau:
+ Đối với vàng trang sức: Đối tác sau khi gia công chế tác thành phẩm mang đến phòng cung ứng giao cho nhân viên đặt hàng của từng khối phụ trách, khi nhận hàng nhân viên đặt hàng sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng và hoá đơn của đối tác chuyển qua cùng hàng hoá xem đúng với yêu cầu đặt ra của công ty không Sau đó nhân viên cân trọng lượng sản phẩm, kiểm tra lô đá có khớp với biên bản giao nhận của đối không, sau đó chuyển qua bộ phận kcs để kiểm tra chất lượng đầu vào.
+ Đối với sản phẩm SJC và nhẫn tròn trơn vàng rồng thăng long: Do tính chất mặt hàng này là hoạt động liên tục nên đối tác mang đến phòng kinh doanh vàng trao đổi tại phòng điều hành giá để giao hàng, trước khi giao hàng đối tác phải thử tuổi vàng tại phòng thử tuổi vàng của công ty để kiểm định chất lượng sản phẩm với những hàng nguyên liệu,còn vàng miếng SJC qua kiểm tra sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn quy định về SJC như hơi vỏ và bề mặt miếng vàng Khi vàng đủ tuổi với vàng nguyên liệu và chật lượng vàng SJC theo đúng quy định sẽ tiến hành nhập mua luôn.
Kiểm tra hàng hoá từ nhà cung ứng: Với hàng trang sức sẽ qua công đoạn kiểm tra mất nhiều thời gian hơn vàng vàng thăng long và SJC Sau khi nhân viên đặt hàng nhận hàng và cân trọng lượng xong sẽ chuyển cho bộ phận kiểm tra chất lượng, tại đây các nhân viên KCS sẽ thử tuổi sản phẩm, kiểm tra bề mặt sản phẩm. Riêng những sản phẩm gắn đá sẽ tiến hành bóc kiểm tra trọng lượng sản phẩm và tuổi vàng sản phẩm.
Nhập kho sản phẩm: Sau khi KCS kiểm tra sản phẩm xong sẽ viết trực tiếp số sản phẩm đạt và số sản phẩm loại trên phiếu KCS chất lượng sản phẩm Sau khi nhận lại hàng và phiếu KCS sản phẩm thì nhân viên đặt hàng viết phiếu nhập hàng cho đối tác, với những sản phẩm không đạt chất lượng thì tiến hành trả lại đối tác.Phiếu nhập kho sẽ chuyển qua các bộ phận phê duyệt và chuyển lên Ban TGĐ phê duyệt để tiến hành thanh toán cho đối tác
Nh ận và ki ểm tr a h àn g
Phiếu giao nhận hàng Đơn đặt hàng
Lập giao dịch nhập mua và in phiếu
Phiếu nhập kho Đơn đặt mua hàng
Nhâ n vi ên đặt hà ng
Bộ phận KCS chất lượng sản phẩm Phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm Đối tác Phiếu KCS sản phẩm
Sơ đồ 3.3: Quy trình kiểm soát hoạt động nhập kho đối tác
Nh ận và ki ểm tr a h àn g
Lập giao dịch nhập mua và in phiếu
Thông bá o c ho k hách hàng
3.3.2 Quy trình nhập kho từ khách hàng lẻ
Sơ đồ 3.4: Quy trình kiểm soát nhập kho mua từ khách hàng
Nhập kho từ mua lại hàng hoá của khách hàng là quá trình công ty mua lại những sản phẩm do công ty bán ra cho khách hàng và sau đó nếu khách hàng không có nhu cầu sử dụng sẽ đến công ty bán lại Hàng hoá mua lại bao gồm hai loại hàng là những sản phẩm thuộc phòng kinh doanh vàng trao đổi là vàng rồng thăng long và vàng miếng SJC và vàng trang sức Trong vàng trang sức có mặt hàng của trang sức vàng ta thì sẽ bán lại tại quầy vàng khối vàng trao đổi, còn lại tất cả các mặt hàng sẽ bán lại cho bộ phận hàng mua của khối kinh doanh vàng trang sức Tuy nhiên các mặt hàng trang sức vàng tây ngoại trừ vàng ta nếu khách hàng mua trong vòng 10 ngày còn nguyên vẹn thì sẽ nhập lại tại quầy theo quy chế công ty Quy trình kiểm soát hàng mua lại từ khách hàng như sau:
Bước 1: Khách hàng mang sản phẩm đến công ty, qua quầy thu mua nhân viên kiểm tra sản phẩm có mua có công ty không?
Đánh giá kiểm soát quy trình hàng tồn kho hiện tại của công ty
3.4.1 Đánh giá thiết kế các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho
3.4.1.1 Bộ máy kiểm soát nội bộ tại công ty
Do thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ mà công ty đã sớm xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ban Tổng giám đốc kiểm tra tất cả các hoạt động của công ty Bộ máy kiểm soát của công ty bao gồm:
Kiểm soát trưởng: Là người đứng đầu phòng kiểm soát chịu trách nhiệm chung của phòng kiểm soát, có trách nhiệm quản lý và kiểm tra hoạt động của nhân sự kiểm soát Hiện nay kiểm soát trưởng của công ty là do nhân viên làm việc lâu năm ở công ty lên làm kiểm soát trưởng và hiện tại kiểm soát trưởng phụ trách soát khối kinh doanh vàng trao đổi và xưởng vàng rồng thăng long.
Nhân viên kiểm soát: Hiện tại công ty có 12 kiểm soát phụ trách các khối quầy và kho sau:
+ Khối kinh doanh vàng trao đổi: Có 2 địa điểm kinh doanh là Trân Nhân Tông và Cầu Giấy và có 2 kiểm soát phụ trách, tại Trần Nhân Tông do kiểm soát trưởng soát, tại cầu giấy do 1 kiểm soát soát, kiểm soát này soát thêm kho nguyên liệu vàng trang sức tại kho cung ứng và kho hàng mua
+ Khối kinh doanh trang sức: Do 3 kiểm soát soát 2 kiểm soát tại Trần Nhân Tông, và 1 Cầu Giấy.
+ Kho cung ứng: Do 2 kiểm soát soát bao gồm 4 kho là vàng tây phổ thồng, vàng tây cao cấp, ý và mỹ nghệ vàng ta thành thẩm.
+ Kiểm soát xưởng trang sức: 1 kiểm soát kiêm soát thanh toán ngân hàng, truyền thông
+ Kiểm soát quỹ khối kinh doanh vàng trao đổi: 4 kiểm soát phụ trách 4 quỹ vàng của công ty
Trong số các nhân viên kiểm soát thì nhân viên đi lên từ nhân viên bán hàng chiếm khoảng 60%, 40% được tuyển từ ngoài vào công ty làm kiểm soát Đa phần nhân sự kiểm soát không học chuyên ngành kiểm toán, mọi nhân sự được người cũ dậy người mới Tất cả các hình thức đào tạo từ nội bộ và tất cả các hình hình đào tạo là kinh nghiệm của các nhân sự lâu năm công ty Với hình thức đào tạo nội bộ chưa đạt được hiệu quả công tác kiểm soát tại công ty Kiến thức về hàng hoá thì nhân viên trong phòng rất am hiểu nhưng kiến thức chuyên sâu về kiểm soát thì còn hạn chế Tất cả làm việc theo chỉ đạo và theo kiến thức của các thành viên cũ dạy lại nên hiệu quả kiểm soát vẫn chưa cao.
Theo quy định của công ty thì chức năng của kiểm soát nội bộ là giám sát, kiểm tra và đánh giá một cách thường xuyên toàn bộ hoạt động của công ty Kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có các thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung và chất lượng công tác kiểm soát nói riêng Điều kiện để kiểm soát nội bộ phát huy tác dụng là:
Thứ nhất kiểm soát nội bộ phải trực thuộc quản lý của cấp cao để không bị giới hạn phạm vi hoạt động, được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động độc lập trong công ty.
Thứ hai là nhân viên của bộ phận kiểm soát nội bộ phải có đủ năng lực để thưc hiện nhiệm vụ kiểm soát.
Thứ ba là nhân viên kiểm soát đủ đạo đức để thực hiện minh bạch các hoạt động kiểm soát nội bộ.
3.4.1.2 Đánh giá thiết kế các thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn kho tại công ty
Hàng tồn kho của công ty hiện có ở các quầy bán hàng tại các cửa hàng kinh doanh doanh của công ty do phòng kinh doanh trang sức quản lý, mỗi một quầy hàng phòng kinh doanh bố trí 1 nhân viên bán hàng phụ trách từ khâu nhập hàng đến bán hàng và quản lý hàng tồn Hàng tồn kho còn có tại các kho của phòng cung ứng hàng hoá do các nhân viên đặt hàng quản lý từ khâu đặt hàng đối tác , nhập hàng và xuất hàng cho quầy, cho đối tác và quản lý hàng còn tồn tại kho.
Ngoài ra hàng tồn kho có tại khối vàng trao đổi thuộc phòng kinh doanh vàng trao đổi, tại đây mua, bán , xuất kho đi sản xuất tại xưởng vàng rồng thăng long, kho cung ứng nguyên vật liệu Phòng kinh doanh vàng trao đổi sẽ bố trí các nhân sự quỹ phụ trách tại các quỹ vàng và quỹ tiền của khối.
Ngoài viêc tồn hàng tại các cơ sở kinh doanh của công ty và khối cung ứng hàng hoá thì hàng tồn tại các xưởng sản xuất Hiện nay riêng có khối xưởng sản xuất luôn luôn có 2000 chỉ hàng dự phòng để sản xuất trước đáp ứng những thời điểm đông khách cung ứng kip thời cho khối kinh doanh vàng trao đổi.
Hàng hoá của công ty được phân bổ ở tất cả các nơi, nên việc thiết kế các thủ tục kiểm soát hợp lý và đầy đủ sẽ giúp cho việc quản lý được các rủi ro và gian lận có thể xảy ra cho hoạt động của công ty Việc đánh giá các thiết kế các thủ tục kiểm soát có vai trò rất quan trọng để nâng cao khả năng hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đạt được mục tiêu của công ty Ở mỗi một hoạt động kinh doanh sẽ có những đặc điểm khác nhau do tính chất hàng hoá khác nhau sẽ thiết kế thủ tục khác nhau:
+ Khối kinh doanh vàng trao đổi: Khối kinh doanh vàng trao đổi là khôi bao gồm các quầy mua bán vàng bao gồm : SJC, nhẫn tròn trơn, hàng nguyên liệu. Ngoài ra khối kinh doanh vàng trao đổi mua lại hàng hồi trang sức mỹ nghệ vàng ta cho phòng vàng trang sức của công ty Các rủi ro có thể xảy ra với khối kinh doanh vàng trao đổi bao gồm:
1- Nhân viên kinh doanh vàng trao đổi làm việc cùng đối tác để đặt giá mua nguyên liệu cao hơn để lấy chệnh lệch giá Vì hiện tại công ty giao dịch một tháng với số lượng nguyên liệu rất nhiều, đặc biệt thời gian biến động giá vàng thì giá nguyên liệu cũng biến động nhiều dẫn đến tiêu cực và gian lận xảy ra rất cao
2- Nhân viên quầy và nhân viên quỹ khi mua và bán vàng của khách hàng không vào hệ thống để ngoài hệ thống để găp khách khác bán hoặc mua để ăn chênh lệch giá vàng hoặc là nhân viên không muốn mua với giá bán ra mà mua luôn vàng đấy để được giá rẻ hơn hoặc là nhân viên muốn bán vàng của mình với giá cao hơn
3- Với hàng nguyên liệu còn tồn cuối ngày chưa chuyển xưởng sản xuất,quy định chuyển về hết mã hàng hồi nhẫn tròn trơn và sáng hôm sau chuyển lại mã nguyên liệu để chuyển xưởng sản xuất nên dẫn đến việc tráo đổi nhẫn tròn trơn với nguyên liệu
4- Nhân viên quỹ vàng khi mua, bán vàng giảm giá và tăng giá sai quy định của công ty,hoặc khi mua nguyên liệu do giá nguyên liệu mỗi thời điểm giao dịch khác nhau nên khi đánh vào hệ thống bắt buộc phải đánh chỉnh sửa giá, nhân viên chỉnh sửa sai giá
THẢO LUẬN KẾT QUẢ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HIỆU LỰC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
Thảo luận kết quả
Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công ty đang dâng được khẳng định nhất là khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp, xu thế hội nhập mở rộng cửa đang diễn ra hết sức mạnh mẽ. Quá trình nghiên cứu thực trạng về kiểm soát nội bộ của công ty có thể rút ra một số nhận xét sau:
4.1.1 Vấn đề trong thiết kế thủ tục kiểm soát nội bộ
Các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản được ở hầu hết các bộ phận của công ty khảo sát đều được thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, các thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục đối chiếu công nợ được tiến hành định kỳ, thường xuyên.
Trong các quy trình nghiệp vụ của công ty có cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và phê duyệt cho phéo thực hiện đảm bảo một quy trình nghiệp vụ có ít nhất 02 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ,một giao dịch cụ thể.
Công ty đã xây dựng được các thủ tục kiểm soát nội bộ căn cứ trên các rủi ro tại thời điểm xây dựng hệ thống kiểm soát, các thủ tục kiểm soát được thiết kế giải quyết các rủi ro tại thời điểm đó, tuy nhiên quá trình hoạt động cũng như sự phát triển không ngừng của kỹ thuật công nghệ thì những rủi ro tiềm tàng ngày càng nhiều, nên các thủ tục kiểm soát phải bổ sung và kết hợp để đảm bảo ngăn ngừa được các rủi ro hiện tại và các rủi ro tiềm tàng Qua quá trình nghiên cứu hệ thống kiểm soát của công ty thì nhận thấy các vấn đề sau đây đang có rủi ro tiềm tàng:
Khi xây dựng các định cơ số hàng hoá ( định mức đặt hàng) công ty lấy số lượng hàng tồn thực tế tại thời điểm xây dựng cơ số làm cơ số hàng hoá trên quầy.Việc này phản ảnh không chính xác cơ số hàng hoá chuẩn gây ảnh hưởng đến tồn vốn Vì tại thời điểm xây dựng cơ số hàng hoá có những quầy hàng còn tồn rất nhiều hàng hoá có những quầy lượng hàng hoá đã bán ra rất nhiều mà hàng nhập về chưa về tới quầy nên lượng tồn rất ít Từ đó đánh giá sai cơ số hàng hoá các quầy xảy ra vấn đề quầy thiếu hàng và quầy còn tồn hàng rất nhiều Hơn nữa cơ số hàng hoá luôn cố định không theo sự biến động và thay đổi của thị trường cũng như các yếu tố về sự thay đổi nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, nên bảng cơ số hiện tại công ty sử dụng từ năm 2014 cho đến nay, biến động thị trường diễn ra nhiều thay đổi có những mặt hàng đã thay đổi nhưng đặt hàng theo cơ số cũ nên không hợp lý dẫn đến lượng hoá còn tồn nhiều gây ảnh hưởng vốn kinh doanh và chi phi vốn.
Xác định cơ cấu vốn cuối ngày tại khối kinh doanh vàng trao đổi không theo đúng quy định của công ty, thường hàng ngày bộ phận làm giá của khối để phần trăm vàng giao động 50-60%, nếu giá vàng xuống mạnh hoặc lên nhiều thì với phần trăm vàng như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của khối Việc cân đối vốn do nhận định giá vàng tăng hay giảm, hiện tại khả năng để phán đoán giá vàng lên xuống là rất khó nên xác định phần trăm theo đúng quy định rất khó Việc này đòi hỏi có kinh nghiệm chuyên môn lĩnh vực vàng, vừa có kinh nghiệm phân tích tài chính trong nước và quốc tế để xem tình hình biến động của giá vàng Do các nhân sự lãnh đạo của công ty hiện nay chỉ từ phía nhân viên có kinh nghiệm lên quản lý nên kiến thức tài chính là bị hạn chế.
Chưa phân tách chức năng đặt hàng và chức năng nhận hàng từ đối tác, dẫn đến có thể xảy ra tiêu cực do sự thông đồng giữa nhân viên đặt hàng và nhà cung ứng Hơn nữa chưa áp dụng hệ thống phần mềm vào quản lý kho, vẫn dùng thủ công, nhập vào sổ sách trong khi hệ thống bán hàng công ty đã áp dụng hệ thống phần mềm để quản lý hàng hoá, nên hệ thống giữa kho và quầy bán hàng không đồng bộ trong việc luân chuyển hàng hoá giữa kho và quầy cũng như việc đặt hàng không đồng bộ các dữ liệu Do trong quá trình xây dựng cơ cấu hoạt động các bộ phận công ty chưa tính đến các rủi ro tiềm ấn từ việc nhân viên đặt hàng và nhân viên nhận hàng cùng một người.
Khi chuyển hàng đổi tủ lên kho nguyên liệu thuộc phòng cung ứng không phân tách rõ các loại hàng đổi tủ như hàng trang sức 999, trang sức 9999 và nhẫn tròn trơn vàng rồng thăng long dẫn đến rủi ro tráo đổi hàng hoá Nguyên nhân do hệ thống phần mềm đã không phân tách các loại hàng đổi tủ chỉ phân 2 loại là 999 và
9999 Hơn nữa khi chuyển hàng lên kho nhân viên cũng chỉ ghi tổng hàng đổi tủ vào phiếu xuất, kiểm soát chỉ ký tổng đổi tủ không xác nhận hàm lượng vàng từng loại Việc này dẫn đến khả năng rủi ro nhân viên tráo đổi hàng hoá.
Khi công ty đặt hàng gia công với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng gia công chỉ chuyển vàng cho đối tác chế tác dẫn đến việc công ty có thể bị mất số lượng vàng khi mà đối tác gặp khó khăn về kinh tế Hiện tại công ty có vụ hai đối tác là Trần Sang và thịnh mãi Đối tác Trần Sang là đối tác chế tác, gia công sản phẩm kiềng vòng mỹ nghệ vàng ta đã lấy của công ty 160 chỉ vàng ta và đối tác thịnh mãi đang nợ công ty 200 chỉ vàng 18k Công ty chưa phát huy vấn đề nghiên cứu đối tác trong quá trình hợp tác gia công chế tác cho công ty, chỉ nghiên cứu khi đối tác đến để xin làm đối tác gia công cho công ty.
Hiện tại công ty nhân viên kiểm soát vẫn làm việc theo kiểu đường mòn, chưa xác định được các rủi ro tiềm ẩn và tiềm tàng nên không có các các thủ tục tục kiểm soát để phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra dẫn đến các rủi ro xảy ra mới có các biện pháp thiết chặt rủi ro Hơn nữa nhân viên kiểm soát chưa làm hết trách nhiệm trong việc rà soát các số liệu và phân tích các số liệu để phát hiện các rủi ro có thể xảy ra Như nhân viên quầy đã lấy cắp hàng đổi tủ mỹ nghệ vàng ta bằng cách khi chuyển vàng lên kho là số thực chuyển nhưng khi chứng từ về nhân viên đã sửa số nhiều hơn số chuyển để lấy cắp hàng đổi tủ, do nhân viên biết chỉ cuối tháng các bên đối soát với nhau dẫn đến việc thất thoát
Do quy chế công ty bộ phận kiểm soát soát tất cả mọi hoạt động của công, từ những công việc nhỏ nhất là soát lại công tính lương của nhân viên phòng hành chính nhân sự, đến việc giám sát các hoạt động sắp xếp lại kho chứa các đồ gia dụng của tổng giám đốc nên công việc bị phân tán, không phân quyền trách nhiệm cho các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm những hoạt động của phòng nên từng công việc các phòng ban khác đề phải kiểm soát soát và xác nhận
4.1.2 Vấn đề trong hiệu lực kiểm soát nội bộ
Ban Tổng giám đốc của công ty đã nhận thức rõ ràng về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, những lợi ích mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại nếu công ty duy trì và đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả Những thay đổi trong nhận thức trên đã tạo ra những thay đổi trong quyết sách và hành động Đây là nhân tố hết sức quan trọng, là điều kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy chế kiểm soát nội bộ thuộc các lĩnh vực của công ty.Bên cạnh đó, ban Tổng giám đốc đã chú trọng đến việc ban hàng các quy chế, quy định về tài chính, lao động, tiền lương và phổ biến rộng rãi các quy chế đó đến toàn thể nhân viên trong công ty.Công tác chính sách tiền lương và nhân sự ngày càng được cải thiện theo hướng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên công ty Tuy nhiên, ban tổng giám đốc muốn xây dựng một hệ thống kiểm soát toàn diện tất cả các hoạt động của công ty từ các hoạt động sản xuất kinh doanh đến các hoạt động phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.Bên cạnh đó công ty giới hạn mức độ chi phí cho hoạt động kiểm soát nên số lượng kiểm soát hoạt động với số lượng công việc nhiều dẫn đến thường xuyên quá tải Hơn nữa, công tác kế hoạch còn mang tính chất hình thức, thiếu tính khả thi, chưa có cơ thể giám sát hữu hiệu cho việc lập và thẩm định kế hoạch Mặt khác công tác đánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoặc chưa coi trọng, cơ cấu tổ chức còn nhiều bất cập, chính sách tuyển dụng chưa thực sự rõ ràng, hợp lý.
Hoạt động kiểm soát của công ty chưa thực sự phát huy được hiệu quả. Nguyên nhân do các thành viên của phòng kiểm soát thiếu tính độc lập do phải kiêm nhiệm và trình độ, năng lực còn hạn chế
Các hoạt động đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động chưa được phát huy,nên hiện tại hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty còn xuất hiện rất nhiều các rủi ro tiềm ẩn như trong tháng 7/2020 đối tác Trần Sang đã chiếm đoạt công ty 160 chỉ vàng ta, tháng 08/2017 nhân viên quầy bán hàng mỹ nghệ vàng ta đã lấy 60 chỉ vàng đổi tủ Công ty đã không chủ động trong các rủi ro mà bị động với các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra bất cứ lúc nào.