TÀI LIỆU HỌC TẬP BÀI GIẢNG TIN HỌC VĂN PHÒNG MICROSOFT OFFICE 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ MÔN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG TÀI LIỆU HỌC TẬP BÀI GIẢNG TIN HỌC VĂN PHÒNG MICROSOFT OFFICE 2013 MÃ HỌC PHẦN : TÊN HỌC PHẦN : Tin học văn phịng TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO : Đại học, Cao đẳng quy DÙNG CHO SV NGÀNH : Sinh viên toàn trường 17102 MỤC LỤC PHẦN MICROSOFT WORD 2013 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ MS WORD 2013 1.1 CÁCH MỞ VÀ GIỚI THIỆU GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH 1.1.1 Mở chương trình Microsoft Word 2013 1.1.2 Giao diện MS Word 2013 1.1.3 Ribbon 1.1.4 Giao diện Backstage View 1.2 CÁCH MỞ VÀ CÁC THAO TÁC CĂN BẢN VỚI NỘI DUNG TÀI LIỆU 1.2.1 Mở tài liệu 1.2.2 Các thao tác với nội dung tài liệu 11 1.3 CÁCH LƯU/ĐĨNG TÀI LIỆU/CHƯƠNG TRÌNH 13 1.3.1 Lưu file tài liệu 13 1.3.2 Đóng tài liệu đóng chương trình Word 2013 15 1.4 IN ẤN TÀI LIỆU 16 CHƯƠNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 19 2.1 DI CHUYỂN VÀ TÌM KIẾM TRONG TÀI LIỆU 19 2.1.1 Sử dụng chuột cuộn để di chuyển 19 2.1.2 Sử dụng bàn phím để di chuyển 19 2.1.3 Sử dụng Navigation Pane 20 2.1.4 Tìm kiếm tài liệu 21 2.1.5 Thay nội dung tài liệu 21 2.1.6 Đánh dấu di chuyển nhanh tài liệu dài 23 2.2 SAO CHÉP, CẮT, DÁN NỘI DUNG 24 2.2.1 SỬ DỤNG CÁC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT VÀ CƠNG THỨC TỐN HỌC TRONG TÀI LIỆU 24 2.2.1.1 Chèn ký tự đặc biệt vào văn - Symbol 24 2.2.2.2 Chèn cơng thức tốn học (Equation) vào văn 25 CHƯƠNG ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU 27 3.1 ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ 27 3.1.1 Thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc ký tự - Font, Size, Color 27 3.1.2 Chỉ số / số dưới, chế độ gạch ngang 29 3.1.3 Áp dụng hiệu ứng – Text Effect tô màu ký tự 30 3.1.4 Các chế độ chuyển đổi chữ hoa / chữ thường 31 3.1.5 Sao chép định dạng thiết lập định dạng mặc định cho toàn tài liệu 32 3.2 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 33 3.2.1 Thiết lập định dạng cho đoạn văn 33 3.2.2 Thiết lập chế độ giãn dòng khoảng cách đoạn văn 37 4.1.1 Tạo danh sách liệt kê hoa thị kiểu số - Bullet Numbering 38 4.1.2 Thiết lập tùy chỉnh Tabs 39 3.2.1 Định dạng theo phong cách định sẵn - Style 41 3.3 ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN 43 3.3.1 Làm việc với chủ đề - Themes 43 3.3.2 Thiết lập Headers Footers 45 4.3.1 Sử dụng Quick Parts 50 5.3.1 Định dạng văn – Page Background 52 5.4 QUẢN LÝ LUỒNG NỘI DUNG VĂN BẢN 55 5.4.1 Trình bày trang văn - Page Layout 55 5.4.2 Các chế độ ngắt trang văn - Break 59 5.4.3 Kiểm soát phân trang 61 CHƯƠNG LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 64 4.1 LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU 64 4.1.1 Tạo - xóa bảng 64 9.1.1 Định dạng bảng 67 9.1.2 Các thao tác làm việc quản lý bảng 69 4.2 LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 76 4.2.1 Làm việc với ảnh (Picture) tài liệu 76 4.2.2 Làm việc với Shapes, Word Art Smart Graphic 83 4.2.3 Làm việc với Text Box 87 CHƯƠNG THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT 92 5.1 LIÊN KẾT - HYPERLINK 92 5.2 LAM VIỆC VỚI FOOTNOTES VA ENDNOTES 95 5.3 TẠO MỤC LỤC - TABLE OF CONTENTS 95 5.3.1 Tạo Table of Contents Heading Styles 95 5.3.2 Cập nhật Table of Contents 97 CHƯƠNG KIỂM DUYỆT NỘI DUNG VÀ BẢO VỆ TÀI LIỆU 98 6.1 KIỂM TRA NỘI DUNG VỚI USING SPELLING AND GRAMMAR 98 6.1.1 Kiểm tra tả ngữ pháp - Spelling and Grammar Checker 98 6.1.2 Tắt chức kiểm tra tả ngữ pháp 99 6.2 THIẾT LẬP TỰ ĐỘNG SỬA LỖI – AUTOCORRECT 100 6.3 SỬ DỤNG GHI CHÚ TRONG VĂN BẢN - COMMENT 101 6.3.1 Tạo ghi 101 6.3.2 Tùy chỉnh ghi 102 6.4 BẢO VỆ TÀI LIỆU 103 6.4.1 Thiết Lập Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu 103 6.4.2 Thiết lập mật truy nhập tài liệu – Password 104 6.4.3 Hạn chế định dạng biên tập tài liệu - Restrict Editing 105 CHƯƠNG TRỘN THƯ – MAIL MERGE 108 7.1 GIỚI THIỆU MAIL MERGE 108 7.1 TRỘN THƯ BẰNG MAIL MERGE WIZARD 108 PHẦN MICROSOFT EXCEL 2013 115 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ MS EXCEL 2013 116 1.1 CÁCH MỞ VÀ GIỚI THIỆU GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH 116 1.1.1 Cách mở chương trình 116 1.1.2 Giao diện MS Excel 2013 116 1.1.3 Giới thiệu chức Backstage View 118 1.2 LÀM VIỆC VỚI WORKBOOK 119 1.2.1 Mở, tạo Workbook 119 1.2.2 Ghi, đóng Workbook 121 1.2.3 Cấu hình, bảo vệ Workbook 122 1.3 Ô, VÙNG DỮ LIỆU TRONG EXCEL 125 1.3.1 Nhận dạng ô, vùng liệu 125 1.3.2 Lựa chọn, quản lý tên vùng liệu 126 1.3.3 Sao chép, cắt, xóa vùng (Copy, Cut, Delete) 127 1.3.4 Sao chép vùng liệu (Paste Special) 128 1.3.5 Chèn, xóa ơ/dịng/cột liệu 129 1.3.6 Nối, chia ô liệu (Merge, Split) 130 1.3.7 Định dạng ô/vùng 131 1.4 LÀM VIỆC VỚI WORKSHEET 133 1.4.1 Chèn, xóa, chép, di chuyển Worksheet 133 1.4.2 Ẩn/hiện Worksheet 134 1.4.3 Chia khung, cố định tiêu đề Worksheet 134 1.4.4 Phóng to, thu nhỏ Worksheet 135 1.5 CẤU HÌNH CƠ BẢN MS EXCEL 2013 135 CHƯƠNG THAO TÁC DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2013 137 2.1 NHẬP, HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU 137 2.1.1 Nhập liệu cho ô 137 2.1.2 Chú thích ô, vùng liệu 138 2.1.3 Sử dụng chức AutoFill 138 2.2 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 140 2.2.1 Định dạng liệu cho ô, vùng 140 2.2.2 Bảng định dạng bảng 140 2.2.3 Tự động đinh dạng có điều kiện (Conditional Formatting) 142 2.2.4 Sử dụng mẫu tài liệu (Document Themes) 144 2.3 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU 144 2.4 SẮP XẾP VÀ LỌC DỮ LIỆU 145 2.4.1 Sắp xếp 145 2.4.2 Lọc liệu 145 2.5 ĐIỀU KHIỂN DỮ LIỆU 146 2.5.1 Chuyển từ chuỗi sang cột 146 2.5.2 Loại bỏ liệu trùng 147 2.6 KIỂM TRA CHÍNH TẢ (TIẾNG ANH) 147 CHƯƠNG SỬ DỤNG HÀM TRONG MS EXCEL 2013 149 3.1 GIỚI THIỆU CƠNG THỨC, HÀM TÍNH VÀ ĐỊA CHỈ THAM CHIẾU 149 3.2 CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN 151 3.3 MỘT SỐ HÀM TOÁN HỌC, THỐNG KÊ, XỬ LÝ VĂN BẢN, NGÀY THÁNG 153 CHƯƠNG CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 155 4.2 SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ (CHARTS) 155 4.2.1 Tạo, di chuyển, xóa đồ thị 155 4.2.2 Thay đổi liệu đồ thị 158 4.2.3 Định dạng đồ thị 159 4.3 SỬ DỤNG SPARKLINES 161 4.4 CHEN CAC DỐI TƯỢNG DỒ HỌA (ILLUSTRATIONS) 163 4.5 CHEN CAC DỐI TƯỢNG VAN BẢN (TEXT) 163 4.6 TẠO LIÊN KẾT (LINKS) 163 CHƯƠNG ĐỊNH DẠNG TRANG IN TRONG EXCEL 2013 165 5.1 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG VÀ ĐẶT HEADER/FOOTER 165 5.1.1.Các chế độ hiển thị trang 165 5.1.2 Đặt Header, Footer trang in 165 5.2 CÁC THIẾT LẬP TRONG QUÁ TRÌNH IN ẤN 167 5.2.1 Thiết lập tiêu đề, vùng in 167 5.2.2 Thiết lập thông số cho trang in 168 5.2.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 169 TÀI LIỆU THAM KHẢO 170 Phần Microsoft Word 2013 Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Chương TỔNG QUAN VỀ MS WORD 2013 1.1 Cách mở giới thiệu giao diện chương trình 1.1.1 Mở chương trình Microsoft Word 2013 Có nhiều cách thức khác để mở chương trình Microsoft Word 2013 (MS Word 2013), chương trình Word mở, văn trống xuất để ta nhập nội dung theo ý muốn Cách 1: Sử dụng menu All Programs hệ điều hành Windows qua bước: Trên TaskBar Windows, chọn nút Start , nhấn tiếp vào All Programs, danh sách ứng dụng cài đặt xuất Tìm nhấp chuột trái vào mục Microsoft Office 2013 Nhấp tiếp chuột trái vào mục Word 2013, chương trình MS Word 2013 mở tài liệu trống xuất Cách 2: Nhắp Shortcut hình (Desktop) Windows Nếu chương trình MS Word 2013 cài đặt máy tính, thơng thường ta tạo tạo biểu tượng (shortcut) hình Desktop Khi ta nhấp đúp chuột trái vào shortcut đó, chương trình MS Word 2013 mở 1.1.2 Giao diện MS Word 2013 Giao diện MS Word 2013 bao gồm cơng cụ mà ta sử dụng để làm việc nhanh chóng hiệu q trình tạo tài liệu Giao diện bao gồm vùng sau đây: Word 2013 - Chương TỔNG QUAN VỀ MS WORD 2013 -6- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Title Bar - tiêu đề: hiển thị tên chương trình tên tài liệu Quick Access Toolbar: gồm nút chức thường xuyên sử dụng, ví dụ như: Nút Save - ghi tài liệu, Undo – Hủy thao tác vừa thực hiện… Ribbon: hệ thống menu chứa lệnh tổ chức thành ba thành phần: thẻ (Tab), nhóm (Group) lệnh (Command) Các thẻ đại diện cho hành động phổ biến mà ta sử dụng MS Word 2013, chúng xuất phần Ribbon chứa nhóm lệnh Một nhóm tổ chức thành khối gồm lệnh có liên quan đến nhau, tên nhóm hiển thị bên nhóm Ribbon Các lệnh thể thành nút chức xuất nhóm Dialog Box Launcher: nút nhỏ xuất góc bên phải nhóm, ta nhấp chuột trái vào nút này, hộp thoại bảng lựa chọn chức tương ứng với nhóm xuất Scroll Bar: có loại trượt (trượt ngang trượt dọc), sử dụng trượt để thay đổi vị trí cửa sổ văn hiển thị Document Area-vùng văn bản: vùng cho phép nhập nội dung tài liệu Có trỏ hình (thanh dọc nhấp nháy) thể vị trí nơi văn xuất ta gõ nội dung văn Status Bar - trạng thái: nằm phía cửa sổ văn bản, bên phải cung cấp thông tin văn (số trang, số từ, kiểu ngôn ngữ …); bên trái có nút chức thay đổi chế độ hiển thị, phóng to thu nhỏ… Word 2013 - Chương TỔNG QUAN VỀ MS WORD 2013 -7- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG 1.1.3 Ribbon Ribbon phần giao diện hình Word, hầu hết chức Word hiển thị dạng nút chức Ribbon Thông thường Ribbon hiển thị mặc định tám thẻ, thẻ lại bao gồm nhiều nút chức tổ chức thành nhóm Một số nút chức có mũi tên xổ xuống bên cạnh, nhấn chuột trái vào mũi tên này, hình xuất menu danh sách lựa chọn tương ứng với nút chức Hầu hết nhóm có Dialog Box Launcher - mũi tên nhỏ góc bên phải nhóm Khi ta nhấn chuột trái vào mũi tên đó, hộp thoại danh sách chức năng, lựa chọn hiển thị, cho phép thiết lập thêm Option (tùy chọn) cho chức cần thực nhóm Gợi ý: Khi di chuyển chuột đến nút chức Ribbon, giữ nguyên chuột khoảng giây, ta thấy xuất nhãn mô tả hiển thị sơ lược thơng tin chức Nhãn gọi ScreenTip, thông tin hiển thị bao gồm: tên chức năng, phím tắt (nếu có) mơ tả ngắn gọn tác dụng chức 1.1.4 Giao diện Backstage View Backstage View giao diện đặc biệt MS Word 2013 Với Backstage View ta thực chức như: mở, đóng, lưu file, bảo mật, quản lý phiên bản, kiểm tra lỗi… Để hiển thị Backstage View, ta chọn thẻ File Ribbon Giao diện gồm phần: - Phần bên trái: danh sách chức làm việc với file - Phần giữa: chức cao cấp làm việc với văn - Phần bên phải: thơng tin thuộc tính file Word 2013 - Chương TỔNG QUAN VỀ MS WORD 2013 -8- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG 1.2 Cách mở thao tác với nội dung tài liệu 1.2.1 Mở tài liệu a) Mở tài liệu có sẵn Nếu máy tính cài đặt MS Word 2013, việc mở file tài liệu có định dạng *.docx (định dạng Word) đơn giản Trong cửa sổ Windows Explore, di chuyển đến thư mục chứa tài liệu nhấp đúp chuột trái vào tên tài liệu Trong trường hợp chương trình MS Word 2013 hoạt động, để mở tài liệu bằng, ta thực theo bước sau: Chọn thẻ File Chọn mục Open Hộp thoại Open xuất hình Di chuyển đến thư mục chứa file tài liệu cần mở Chọn file tài liệu cần mở để chọn Chọn nút Open File tài liệu mở, nội dung file hiển thị cửa sổ chương trình MS Word 2013 Word 2013 - Chương TỔNG QUAN VỀ MS WORD 2013 -9- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Gợi ý: Có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+O để mở tài liệu có sẵn b) Tạo tài liệu mặc định Chức tạo tài liệu sử dụng ta có nhu cầu tạo tài liệu mới, tài liệu có thiết lập mặc định hồn tồn trống, khơng có nội dung Các bước thực hiện: Chọn thẻ File Chọn mục New Nhấp đúp chuột trái vào mục Blank document Ngoài việc tạo tài liệu theo thiết lập mặc định, ta tạo tài liệu theo Template (mẫu) có sẵn với thiết lập định dạng, bố cục, màu sắc, nội dung… xác lập từ trước Việc giúp ta tiết kiệm nhiều thao tác thực việc tạo thiết lập cho tài liệu Ví dụ: cơng ty tạo sẵn mẫu báo cáo tài chính, ta sử dụng mẫu thực thao tác thiết lập nhập lại trường thông tin (mầu sắc, kích thước, tiêu đề, tên cơng ty, tên phịng ban…), mà ta việc nhập nội dung cần thiết Các bước thực hiện:  Nhấp chuột vào thẻ File Nhấp tiếp vào mục New  Ngoài mục Blank document, bạn chọn mẫu khác Word 2013 - Chương TỔNG QUAN VỀ MS WORD 2013 -10- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHỊNG Vẽ biểu đồ thực cách chi tiết sau: - Bước 1: chọn vùng liệu cần biểu diễn đồ thị - Bước 2: chọn kiểu đồ thị từ RibbonInsertnhóm Charts Mỗi nhóm đồ thị có nhiều kiểu khác - - Bước 3: hoàn tất layout cho đồ thị Layout đồ thị cách bố trí thành phần đồ thị cho đẹp mắt, dễ xem Thực cách chọn đồ thị Chart Tools Design Chart Layouts Chọn cách bố trí thích hợp Bước 4: Điều chỉnh chuỗi hiển thị dòng sang cột ngược lại trường hợp Bước chưa liệu từ hiển thị dạng mong muốn Thực hiện: chọn đồ thị  Chart ToolsDesignDataSwitch Row/Column - Bước 5: chọn dạng đồ thị khác để phù hợp với liệu biểu diễn Chọn đồ thị  Chart ToolsDesignChange Chart Type o Column: biểu đồ cột Một biểu đồ cột thường biểu thị thể loại dọc theo trục ngang (thể loại) giá trị dọc theo trục dọc (giá trị) o Line: biểu đồ đường Thường dùng để biểu diễn khuynh hướng liệu khoảng thời gian tháng, quý năm tài o Pie: biểu đồ hình trịn vành khuyên bị cắt Nên sử dụng khi:  Chỉ có chuỗi liệu Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -156- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHỊNG  Khơng có giá trị liệu giá trị âm  Khơng có giá trị liệu không  Không có thể loại tất thể loại biểu thị phần giá trị tồn hình trịn o Bar: biểu đồ Sử dụng khi:  Các nhãn trục dài  Các giá trị biểu thị quãng thời gian o Area: biểu đồ vùng Được dùng muốn biểu diễn thay đổi theo thời gian hướng ý đến tổng giá trị theo khuynh hướng o X Y(Scatter): biểu đồ phân tán Sử dụng :  Muốn thay đổi thang tỷ lệ trục ngang  Muốn đặt trục theo tỷ lệ lô-ga-rit  Các giá trị trục ngang cách qng khơng  Có nhiều điểm liệu trục ngang  Muốn điều chỉnh thang đo trục độc lập biểu đồ tán xạ để cung cấp thêm thơng tin liệu có chứa cặp nhóm giá trị  Muốn biểu thị điểm giống tập hợp liệu lớn thay khác biệt điểm liệu  Muốn so sánh nhiều điểm liệu mà không liên quan đến thời gian, nhiều liệu đưa vào đưa so sánh tốt o Stock: biểu đồ chứng khoán Thường dùng việc minh họa dao động lên xuống giá cổ phiếu hay lượng mưa hàng ngày, nhiệt độ hàng năm o Surface: biểu đồ bề mặt Sử dụng để biểu diễn mối quan hệ lượng liệu lớn (trường hợp dạng biểu đồ khác khó xem) o Radar: so sánh giá trị tổng hợp vài chuỗi liệu o Combo : biểu đồ kết hợp Biểu đồ kết hợp hay nhiều dạng biểu đồ khác để biểu diễn cho nguồn liệu đa dạng - Bước 6: Điều chỉnh màu sắc cho đồ thị Chọn đồ thị  Chart ToolsDesign Change Colors  bảng màu xuất chọn màu tùy thích Để di chuyển ta chọn đồ thị, vào thẻ ngữ cảnh Design, nhóm Location, chọn Move Chart, nhấp phải chuột vào đồ thị chọn Move Chart xuất cửa sổ sau: Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -157- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Chuyển sang ChartSheet Chuyển sang worksheet có sẵn Workbook Để xóa đồ thị ta cần chọn đồ thị nhấn phím Delete bàn phím Để thay đổi kiểu đồ thị ta cần chọn lại kiểu thẻ Insert, nhóm Charts, chọn kiểu đồ thị vào thẻ ngữ cảnh Design Di chuyển đồ thị Trong đó: Chèn thành phần biểu đồ (Add Chart Element), Chọn bố cục nhanh hiển thị (Quick Layout), thay đổi màu sắc (Change Colors) Thay đổi kiểu biểu đồ (chart types) Hoán đổi hàng/cột cho biểu đồ, chọn lại vùng liệu cho biểu đồ (Select Data), Thay đổi lại kiểu biểu đồ (Change Chart Type) Di chuyển vị trí hiển thị biểu đồ (sang sheet nào) 4.2.2 Thay đổi liệu đồ thị Để liệu từ dòng thành cột ngược lại ta vào thẻ ngữ cảnh Design, nhóm Data, chọn Switch Row/Column Để thay đổi vùng liệu đồ thị, ta sử dụng chức Select Data thẻ Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -158- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Đổi hàng/cột Thay đổi vùng liệu Ẩn khơng có liệu Trong trình chọn lại vùng liệu ta thêm, loại bỏ cột, hàng hiển thị 4.2.3 Định dạng đồ thị Trước tiên, ta tìm hiểu thành phần đồ thị Các thành phần tương ứng với nhóm Labels, Axes thẻ ngữ cảnh Layout đồ thị Các thành phần sau có đồ thị 3-D:  Back wall: Màu/hình phía sau đồ thị  Side wall: Màu/hình cạnh bên đồ thị  Floor: Màu/hình bên đồ thị  Column depth: Độ sâu thành phần biểu diễn số liệu  Ta thay đổi thành phần dựa theo mô tả Chart Title: Tiêu đề đồ thị Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -159- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHỊNG Nằm phía cột Khơng hiển thị Nằm phía đồ thị Axis Title: Tiêu đề trục đồ thị Trục hoành Không hiển thị Trục tung Legend: Tiêu đề hàng vùng Không hiển thị Hiển thị bên phải Hiển thị bên trái Hiển thị bên phải đè lên đồ thị Hiển thị bên Hiển thị bên Hiển thị bên trái đè lên đồ thị Data labels: Số liệu tương ứng ô Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -160- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHỊNG Khơng hiển thị Hiển thị Hiển thị phía với cột Hiển thị phía với cột Hiển thị bên cột Data table: vị trí bảng liệu Axes: tỉ lệ chia vạch trục đồ thị GridaLines: cách thức thể lưới đồ thị theo hai trục Thẻ ngữ cảnh Format đồ thị cho phép ta thay đổi định dạng thành phần đồ thị Chọn thành phần chuyển sang thẻ Layout để chỉnh sửa Định dạng hình, đường viền Vị trí Hiệu ứng chữ Kích thước 4.3.Sử dụng Sparklines Sparklines cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ hay đường nhận định khuynh hướng dòng liệu ô Để sử dụng tính ta vào thẻ Insert, nhóm Sparklines có ba dạng:  Line: đồ thị dạng đường gấp khúc  Column: đồ thị dạng cột  Win/Loss: đồ thị dạng âm dương (số dương cột bên trục hoành, âm cột phía dưới) Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -161- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Sparklines dạng Line Sparklines dạng Column Sparklines dạng Win/Loss Để thêm sparklines ta chọn vị trí cần thêm sau nhấn vào kiểu đồ thị mong muốn lên cửa sổ thao tác: Vùng liệu Vị trí đặt Sparklines Excel cung cấp hai thẻ ngữ cảnh để hiệu chỉnh Sparklines, thẻ Design đồ thị đề cập phần 4.1.3, thẻ Design Sparklines Thay đổi vùng Thay đổi kiểu Các điểm đánh dấu Định dạng đường, điểm đánh dấu Khác Trong cần ý tới điểm đánh dấu bao gồm:  High Point: Điểm cao tương ứng với liệu lớn  Low Point: Điểm thấp tương ứng với liệu nhỏ  First/Last Point: Điểm đầu tiên/cuối  Negative Points: Điểm âm (tương ứng với Loss dạng Win/Loss)  Markers: Các điểm đánh dấu Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -162- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG 4.4.Chèn đối tượng đồ họa (Illustrations) Các đối tượng đồ họa chèn vào worksheet thông qua thẻ Insert, nhóm Illustrations bao gồm đối tượng:  Picture: chèn vào ảnh từ file ổ đĩa  Clip Art: chèn vào đối tượng ảnh, âm thanh, video có sẵn Excel lấy từ trang Office.com  Shapes: chèn vào khối hình học  SmartArt: chèn vào biểu đồ, luồng liệu  Screenshot: chụp ảnh hình chèn vào worksheet 4.5.Chèn đối tượng văn (Text) Các đối tượng văn chèn vào worksheet thơng qua thẻ Insert, nhóm Text bao gồm đối tượng:  Textbox: chèn vào ô văn  Header& Footer: chèn vào Header, Footer  WordArt: tương tự TextBox có hiệu ứng  Singature: chèn vào chữ ký điện tử  Object: chèn vào đối tượng đặc biệt thư viện hay ứng dụng 4.6.Tạo liên kết (Links) Tạo liên kết tính hữu ích việc theo dõi nhiều Workbook worksheet Bạn chọn ô cần tạo liên kết vào thẻ Insert, nhóm Links, nhấn Hyperlink Sẽ thị cửa sổ lựa chọn tạo liên kết Bao gồm loại liên kết sau:  Existing File or WebPage: liên kết tới tập tin có sẵn địa web  Place in This Document: liên kết tới vị trí Workbook  Create New Document: tạo văn  E-mail Address: liên kết gửi email tới địa Email Excel tự động liên kết tới Microsoft Outlook để soạn email Tìm kiếm thư mục, địa Các tập tin Địa Web Liên kết tới tập tin có sẵn địa web Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -163- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHỊNG Danh sách worksheet Ơ liên kết tới Danh sách vùng Liên kết tới thành phần Workbook Tên tập tin Thư mục chứa Tạo tập tin hay để sau Excel 2013 - Chương CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG EXCEL 2013 -164- Giáo trình TIN HỌC VĂN PHÒNG Chương ĐỊNH DẠNG TRANG IN TRONG EXCEL 2013 5.1 Các chế độ hiển thị trang đặt header/footer 5.1.1.Các chế độ hiển thị trang Trong Excel có chế độ hiển thị Normal View, Page Layout View Page Break Preview Các chế độ xem thẻ View, nhóm Workbook Views:  Normal View: Chế độ xem mặc định trình nhập liệu, tính tốn bảng tính  Page Layout View: Chế độ xem trước in, chế độ tính tốn nhập liệu  Page Break Preview: Hiển thị worksheet với dấu phân trang, ta chia lại trang cách kéo thả đường chia trang Chế độ Page Break Preview 5.1.2 Đặt Header, Footer trang in Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin xuất cuối trang in Để đặt Header, Footer ta vào thẻ View, nhóm Text, chọn Header& Footer, chế độ xem chuyển sang Page Layout xuất thẻ Design cho việc thiết kế Header, Footer Excel 2013 - Chương ĐỊNH DẠNG TRANG IN TRONG EXCEL 2013 -165- Giáo trình TIN HỌC VĂN PHỊNG Trong đó: Các mẫu thiết kế Header, Footer có sẵn Các nút lệnh: Nút lệnh Mã chèn Ý nghĩa &[Page] Hiển thị số trang tài liệu &[Pages] Hiển thị tổng số trang in &[Date] Hiển thị ngày &[Time] Hiển thị &[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin tên tập tin &[File] Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Chèn hình ảnh Thiết lập thơng số cho hình ảnh chèn vào Di chuyển đến Header/Footer trang in Các lựa chọn: Different First Page: Thông tin header/footer trang khác biệt so với header/footer trang lại Excel 2013 - Chương ĐỊNH DẠNG TRANG IN TRONG EXCEL 2013 -166- Giáo trình TIN HỌC VĂN PHỊNG Different Odd & Even Pages: Thông tin header/footer khác trang chẵn trang lẻ Scale With Document: Kích thước font header/footer tăng giảm điều chỉnh tỉ lệ phóng to/thu nhỏ worksheet Align With Page Margins: Lề trái lề phải header/footer với lề trái lề phải tài liệu 5.2 Các thiết lập trình in ấn 5.2.1 Thiết lập tiêu đề, vùng in Excel mặc định vùng in từ ô A1 ô cuối nhập liệu, gây khó khăn việc in thơng tin cần thiết, ta nên đặt vùng in Để đặt vùng in, ta chọn vùng cần in, vào thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn Print Area Lưu ý worksheet có vùng in, liệu ngồi vùng in không in Đặt vùng in Hủy bỏ vùng in Tiêu đề in phần lặp lại đầu bên trái trang in, việc đặt tiêu đề thích hợp với bảng trải dài nhiều trang, thuận tiện đọc nội dung sau in Để đặt tiêu đề in ta vào thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn Print Titles Đặt vùng in Các dòng chọn tiêu đề Các cột chọn tiêu đề Thứ tự xếp trang in Trong đó:  Gridlines: Hiển thị lưới in  Black and white: in chế độ đen, trắng  Draft quality: in với tiêu chuẩn nháp  Row and column headings: tên hàng (A, B,C ) ,cột (1, ) Excel phía trái in Excel 2013 - Chương ĐỊNH DẠNG TRANG IN TRONG EXCEL 2013 -167- Giáo trình TIN HỌC VĂN PHÒNG  Print: chuyển sang chế độ in  Print Preview: xem trước in  Option: thiết lập máy in 5.2.2 Thiết lập thông số cho trang in Đối với trang in ta cần quan tâm đến thông số nằm thẻ Page Layout, nhóm Page Setup sau:  Orientation: khổ giấy nằm ngang hay dọc in Khổ dọc Khổ ngang  Margins: lề in Các tiêu chuẩn lề có sẵn Căn lại lề Căn lề trên, dưới, trái phải, header, footer  Size: kích cỡ giấy in, khổ giấy thông thường dùng để in A4 Excel 2013 - Chương ĐỊNH DẠNG TRANG IN TRONG EXCEL 2013 -168- Giáo trình TIN HỌC VĂN PHỊNG Kích cỡ giấy có sẵn Định lại kích cỡ khổ giấy 5.2.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print Hộp thoại Print dùng để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng số tùy chọn khác In Số in Máy in In từ trang đến trang Khổ giấy ngang/ dọc Cỡ giấy Căn lề Trong đó: Các lựa chọn vùng in  Selection: Chỉ in vùng chọn  Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay sheet chọn  Entire workbook: In toàn workbook  Table: Chỉ có tác dụng hành bảng, chọn in bảng  Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực Các lựa chọn cách thức in: In mặt, in hai mặt (lật bên trái/phải) Các lựa chọn xếp trang giấy in: thứ tự trang (1, ), in theo trang với số lượng số lượng in (1,1,1… 2,2,2…) Excel 2013 - Chương ĐỊNH DẠNG TRANG IN TRONG EXCEL 2013 -169- Giáo trình TIN HỌC VĂN PHỊNG TÀI LIỆU THAM KHẢO Linda Silva MICROSOFT OFFICIAL ACADEMIC COURSE MICROSOFT WORD 2013, MOS EXAM 77-881 Wiley Publishing 2012 Elaine Marmel TEACH YOURSELF VISUALLY WORD 2013 Wiley Publishing 2013 Curtis D.Frye STEP BY STEP MICROSOFT EXCEL 2013 Microsoft Press 2013 Abbott Katz BEGINNING MICROSOFT EXCEL 2013 Apress 2013 Joan Lambert - Joyce Cox MOS STUDY GUIDE 2013 Microsoft Press 2011 William Wood TEACH YOURSELF VISUALLY POWERPOINT 2013 Wiley Publishing 2013 Excel 2013 - TÀI LIỆU THAM KHẢO -170- ... -9- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Gợi ý: Có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+O để mở tài liệu có sẵn b) Tạo tài liệu mặc định Chức tạo tài liệu sử dụng ta có nhu cầu tạo tài liệu mới, tài liệu có thiết... SOẠN THẢO VĂN BẢN -25- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHỊNG Structures: Các cấu trúc cơng thức có sẵn Word 2013 - Chương SOẠN THẢO VĂN BẢN -26- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Chương ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU 3.1... -13- Bài giảng TIN HỌC VĂN PHÒNG Sau tài liệu lưu lần đầu tiên, có nghĩa file tài liệu đặt tên đặt vị trí thư mục ta định Trong lần lưu file tài liệu tiếp theo, ta dùng chức Save, toàn nội dung văn