XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP, PHÂN XƯỞNG, TỔ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM.doc.DOC

XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP, PHÂN XƯỞNG, TỔ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM.

Lời nói đầu

Sau nhiều năm chuyển sang nền kinh tế thị trờng, đất nớc đang trên đà phát triển với những bớc thay đổi ngày càng lớn Cùng chung với sự thay đổi đó của đất nớc, các doanh nghiệp hiên nay không ngừng đổi mới, tự hoàn thiện mình để phù hợp vời điều kiện mới Từ đó tạo đợc những chuyển biến tích cực mà một trong những điều phải kể đến là quá trình đổi mới là hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp ngày càng gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và thích nghi hơn với những thách thức, khó khăn ngày càng nhiều của nền kinh tế hiện nay Để từ đó đa doanh nghiệp vợt qua những khó khăn và không chỉ tồn tại mà còn làm ăn có hiệu quả góp phần chung vào quá trình phát triển của nền kinh tế xã hội Nhng bên cạnh đó cũng còn rất nhiều doanh nghiệp không thích nghi đợc với điều kiện và thách thức mới từ đó làm ăn thua lỗ và kém hiệu quả Vì vậy để đảm bảo cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp đợc lâu dài đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó và qua thời gian thực tập tại công tyin công đoàn việt nam, tôi đã có dịp tìm hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức

bộ máy của công ty.

Nhận đợc sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy: Hoàng Văn

Liêu cũng nh của các cô chú cán bộ công nhân viên trong ban giám đốc và

phòng tổ chức của công ty tôi đã quyết định chọn đề tài:

“ xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh

nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn việtnam ” làm nội dung nghiên cứu.

Đề tài này đợc chia làm ba phần:

Phần I : xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

Phần II : phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ởcông ty in công đoàn việt nam

Phần III : Một số ý kiến nhằm góp phần xây dựng và hoànthiện bộ máy quản lý của công ty in công đoàn việt nam.

Để hoàn thiện chuyên đề này tôi xin chân thành cảm ơn tới:

- Thầy giáo Hoàng Văn Liêu – Trởng khoa QTKD ngời đã trực tiếp h-ờng dẫn và giúp đỡ trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề.

- Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban giám đốc, phòng tổ chức - hành chính, và một số phòng ban khác cùng cán bộ công nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành chuyên đề này

Phần I

Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý là động lực thúc đẩy sự phát

triển của doanh nghiệp.

I- Quan niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp,phân xởng, tổ sản xuất:

Nhìn chung doanh nghiệp là các chủ thể kinh doanh có mức vốn không thấp hơn mức vốn pháp định, là nơi tổng hợp các yếu tố của sản xuất, là nơi thực thi việc sản xuất để để tạo ra sản phẩm, dịch vụ đem bán trên thị trờng và nơi tìm kiếm lợi nhuận, phân chia lợi nhuận Bộ máy doanh nghiệp là một nhóm ngời có tổ chức, có cấp bậc đợc phận chia theo từng chức năng nhiệm vụ khác nhau, phối hợp với nhau để hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.

Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có hờng đích của chủ thể lên đồi tợng để quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống sử dụng một cách tốt nhất, có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống để đa hệ thống đạt đến mục tiêu đã định trong điều kiện môi trờng luôn biến động.

Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản cho sự sống còn của doanh nghiệp, nhằm giúp cho mọi ngời, mọi thành viên của bộ

máy phồi hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong việc hoàn thành các mục tiêu đề ra Bởi vậy cần phải xây dựng và không ngừng hoàn thiện một cơ cấu nhất định về vai trò, nhiệm vụ cũng nh vị trí công tác cho phép mỗi bộ phận gắn bó và tham gia có hiệu quả vào những mục đích, kế hoach đã đặt ra của doanh nghiệp Nói cách khác để mỗi bộ phận phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong hoạt động một cách có hiệu quả nhất thì chúng ta cần phải đợc bố trí sắp xếp một cách trật tự hớng đích.

Cơ cấu tổ chức tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị Chức năng quản trị ở đây là hình thức phận công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất Chung quy lại là phục vụ mục đích, kế hoạch chung đã đợc xác định của doanh nghiệp.

II- Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýphải bảo đảm những yêu cầu sau:

Mỗi công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản đi chăng nữa đều phải đòi hỏi những vấn đề đặt ra, có nh thế mới đạt hiệu quả cao.

Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề vô cùng phức tạp, nó đòi hỏi rất lớn về nhiều mặt, những mặt đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải đợc trong cơ chế thị trờng hiện nay Nói rõ hơn là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý, phù hợp với thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển đợc, còn nếu sơ cứng, không phù hợp với doanh nghiệp thì doanh nghiệp không thể đừng vững đợc trên cơ chế thị trờng luôn luôn biến động nh hiện nay, vì thế bắt buộc phải đạt đợc những yêu cầu tối thiểu sau:

- Tính tối u: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh

cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều đợc thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản trị ít nhất, đòi hỏi không thừa, không thiếu, không chồng chéo trong doanh nghiệp, cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất.

- Tính linh hoạt: Thị trờng là chiến trờng, cơ chế thị trờng luôn luôn

biến động vì thế đòi hỏi doanh nghiệp phải hết sức tình táo, linh hoạt thay đổi để thích ứng với những biến động thị trờng Điều đó đòi hỏi cơ cấu tổ chức

quản trị phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huôngs nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng nh ngoài môi trờng.

- Tính tin cậy: Hiện nay thời đại bùng nổ thông tin, lợng thông tin phát

ra và thu về rất đa dạng, phong phú cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của tất cả thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp, có nh thế mới bảo đảm đợc sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.

- Tính kinh tế: Không còn thời là thời kỳ bao cấp nữa, các doanh

nghiệp hiện đều phải tự hạch toán kinh doanh độc lập, do đó đòi hỏi làm ăn kinh doanh phải có lãi Muốn làm đợc nh vậy thì phải sử dụng chi phí nh thế nào đó để đạt hiệu quả cao nhất Hay nói rõ hơn là: cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này là mối tơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về Đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trởng.

III- Các nhân tố ảnh huởng đến việc xây dựng và hoàn thiện bộmáy cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xởng,tổ sản xuất:

Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất không phải chỉ dừng lại ở những yêu cầu xuất phát đã xét ở trên mà còn một vấn đề quan trọng và khó khăn nhất là quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định Nói rõ hơn là cần tính đến những nhân tố ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Có thể quy định thành 2 nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp đó là:

- Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nớc: Nhóm này chỉ ảnh hởng gián tiếp nhng lại có ảnh hởng rất lớn đến việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Nhà nớc quản lý vĩ mô cụ thể là đề ra các chủ chơng, đờng lối, chính sách mà các doanh nghiệp không theo là không đợc, các doanh nghiệp chỉ đợc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo những đờng lối, chính sách mà Đảng và Nhà n-ớc đã đề ra trong một khuôn khổ luật pháp cho phép Doanh nghiệp làm những gì mà pháp luật không cấm và làm theo đờng lối, chủ trơng nhà nớc đề ra.

- Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản trị: Tình trạng và trình độ phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất của doanh nghiệp Tính chất và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp cũng nh chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất.

Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.

- Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị: Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng, nhiệm vụ cũng nhu nội dung hoạt động quản trị Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các nội dung hoạt động quản trị.

Trình độ kiến thức học vấn cũng nh tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu xuất lao động của họ.

Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra, quản lý của ngời lãnh đạo đối với hoạt động của những đầu mối và số ngời bị quản lý Chế độ chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị Kế hoạch, chủ trơng, đờng lối cung nh mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt đợc.

IV- Vai trò của việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộmáy doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất:

Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn hoạt động đồng bộ thông suốt, thống nhất và đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao thì vấn đề cần đề cập đầu tiên đó là cơ cấu bộ máy doanh nghiệp, bởi chính bộ máy quản trị doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bộ máy doanh nghiệp là sự quyết định sống còn của doanh nghiệp ở đây đòi hỏi phải có một hệ thống, một chỉnh thể thống nhất mà ngời đứng đầu là Giám đốc Trong đó giám đốc là trung tâm, là khâu nối doanh nghiệp thành một hệ thống và gắn bó với môi trờng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp đợc tạo thành bởi con ngời, mỗi ngời thực hiện nhiệm vụ đã đợc chuyên môn hoá của mình trong mối quan hệ hợp tác hoá với nhau để hình thành nên chủ trơng, đờng lối cũng nh chính sách tối u nhất để dìu dắt các doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kế hoạch của chính bộ máy đề ra.

“ Một thầy thuốc quyết định sai chết ngời, một vị tớng quyết định sai

chết trăm ngờ, còn một chủ trơng đờng lối chính sách sai làm tác hại đếnhàng thế hệ ngời ”

Vậy cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp mà hợp lý, đảm bảo thích nghi với môi trờng thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, ngợc lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp mà sơ cứng không phù hợp, không thích ứng với yêu cầu công việc thì rõ ràng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh rất kém, doanh nghiệp không thể hoạt động đợc và có thể dẫn đến phá sản.

Một điều ngầm hiểu rằng: Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp không phải bỏ ra chi phí ra để mua nhng chính nó làm ra một khoản tiền rất lớn cho doanh nghiệp Tuy vậy, điều đó không phải cơ cấu tổ chức bộ máy nào cũng làm đợc, mà chỉ làm đợc với những bộ máy có cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý, thích ứng với môi trờng.

5- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản:- Cơ cấu trực tuyến:

Với cơ cấu này một ngời lãnh đạo thực hiện tất cả chức năng quản lý và chịu trách nhiệm về hệ thống do chính mình phụ trách, mọi vấn đề thực hiện theo kênh đờng thẳng.

+ Ưu điểm: Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trởng, mỗi cấp dới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp.

+ Nh ợc điểm: Ngời lãnh đạo một lúc phải thực hiện 5 chức năng (định hớng, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và hoàn chỉnh) do đó đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và số đơn vị trực thuộc không lớn Vì thế cơ cấu này cha thực hiện đợc chức năng đóng góp của những ngời dới quyền Chỉ nên áp dụng cơ cấu này cho một tổ sản xuất hoặc một phân xởng nhỏ.

- Cơ cấu trực tuyến tham mu:

Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng

6

Lãnh đạo doanh nghiệp

Cơ cấu này vẫn là cơ cấu trực truyến nhng lãnh đạo đã có thêm một bộ phận tham mu giúp việc Cơ quan tham mu có thể là đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hay là một cán bộ trợ lý Tham mu đợc quyền đa ra ý kiến đòng góp các dự thảo, các quyết định.

+ Ưu điểm: Vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trởng, bớc đầu đã biết khai thác các chuyên gia.

+ Nh ợc điểm: Ngời lãnh đạo mất nhiều thời giạn làm việc với tham mu nên còn ít thời gian làm việc với đối tợng quản lý, tốc độ ra quyết định còn chậm vì trong bộ phận tham mu phải có sự phận công tỷ mỷ thờng là có sự không thống nhất trong bộ phận trong bộ tham mu Cơ cấu này thờng áp dụng cho phạm vi phân xởng.

- Cơ cấu chức năng:

Đặc điểm của cơ cấu này là nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị đợc chuyên môn hoá thực hiên một chức năng, hình thành những ngời lãnh đạo chức năng và họ có quyền ra lệnh.

+ Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc, tận dụng đợc tài năng của cơ quan chức năng giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh đạo chung.

+ Nh ợc điểm: Một cấp dới phải chịu sự lãnh đạo của quá nhiều ngời cấp trên Giữa ngời lãnh đạo chung và ngời lãnh đạo chức năng thờng có tranh

- Cơ cấu trực tuyến - chức năng:

Cơ cấu này thờng dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý đợc phận cônh thành các chức năng chuyên môn, các bộ phận này làm việc t vấn, giúp việc, tham mu cho Giám đốc và theo dõi về chuyên môn hẹp đối với bộ phận sản xuất chung nhng không đợc ra lệnh trực tiếp Các bộ phận chức năng dự thảo quyết định đa xuống các đơn vị chỉ nhận mệnh lệnh từ một ngời Các bộ phận chức năng cũng có thể ra lệnh cho cấp dới theo sự phận cấp.

+ Ưu điểm: Ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của ngời lãnh đạo chức năng, giữa lãnh đạo tuyến với lãnh đạo tuyến còn có nhiều ý kiến khác nhau nên hay sinh ra họp bàn Nhìn chung thì cơ cấu này hiện nay vẫn phổ biến ở các doanh nghiệp.

- Cơ cầu phi hình thức:

Là kiều cơ cấu kết hợp 2 hình thức, cả các bộ phận và cá nhân nằm ngoài doanh nghiệp đa vào bộ máy Đây là cơ cấu phi hình thức tìm kiếm đợc thông tin nhiều chiều, giải quyết các mối quan hệ, thu hút đợc chất xám.

Hiện nay có một bộ phận quan trọng của cơ cấu doanh nghiệp đó là phóng Maketing, mà nộ dung công việc của nó là ngiêm cứu thị trờng, tìm ra cái thị trờng cần, phát hiện đầy đủ các đồi thủ cạnh tranhcùng các tiềm năng và thủ đoạn cạnh tranh của doanh nghiệp mình, nghiêm cứu cách phục vụ bán hàng cho khách, tuyên truyền quảng cáo, chuẩn bị sản phẩm mới.

Sau đây là một số mô hình của cơ cấu phi hình thức:

+ Mô hình hoá bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô nhỏ + Mô hình quản trị doanh nghiệp quy mô vừa

+ Mô hình bộ máy doanh nghiệp nông thôn nhà nớc:

- KÕ to¸n trëng, tæ tµi vô

Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô vừa

6 Một số phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phân xởng, tổ sản xuất:

a Ph ơng pháp t ơng tự:

Là phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức bộ máy có sẵn Những cơ cấu tổ chức bộ máy có trớc, nay có những yếu tố tơng tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành Cơ sở phơng pháp tranh luận để xác định sự tơng tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành Cơ sở phơng pháp để xác định sự tơng tự là sự phận loại các đối tợng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định chẳng hạn nh: tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ…)) tính đồng nhất về các chức năng quản trị đợc tính gần nhau về lãnh thổ Ưu điểm mổi bật của phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động là khuynh hớng cần ngăn ngừa Nhìn chung đây là phơng pháp đã đợc áp dụng phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi.

b Ph ơng pháp phân tích theo yếu tố:

Đây là phơng pháp khoa học đợc phổ biến rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tợng quản lý Phơng pháp này có thể chia ra làm 3 giai đoạn:

- Giai đoạn 1 là xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy tổng quát, xác định những kết quả những tình chất nguyên tắc của cơ cấu.

- Giai đoạn 2 là xác định các thành phần cho các phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy Xác lập mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận.

- Giai đoạn 3 là xác định các đặc trng của mỗi phòng ban bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy nh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Quy định hoạt

động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ( Điều lệ, nôi quy, quy chế) Loại giai đoạn này thờng xảy ra 2 trờng hợp sau:

+ Trờng hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang

hoạt động Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành đ ợc bắt đầu bằng cách nghiêm cứu kỹ lỡng cơ cấu tổ chức hiện tại và đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định Để làm đợc điều đó ngời ta biểu thị cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành và các phòng ban bộ phận của nó d -ới dạng sơ đồ Từ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng phòng ban, bộ phận và các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mà nó thực hiện.

+ Trờng hợp 2: Là trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

mới Trong trờng hợp này sẽ diễn ra các bớc trình tự nh sau:

ớc 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn kiện hớng dẫn của cơ

quan quản lý, những quy định có tình chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy này Kết quả thực hiện bớc một là xây dựng mục tiêu cơ cấu tổ chức, phận cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên ngoài xác định các nhu cầu bảo đảm các bộ và thông tin Nh vậy bớc một là nhằm giải quyết những vấn đề có tình chất định tính đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.

ớc 2 : Xác định các thành phần các phòng ban, các bộ phận của cơ

cấu tổ chức bộ máy quản trị và lập các mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận ấy Nội dung cơ bản của bớc này đuợc thể hiện ở việc phân hệ chực tuyến, chức năng và chong trình mục tiêu, cơ sở để xác định thành các phần phòng ban , bộ phận của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết về chuyên môn hoá hoạt động quản trị, sự phan cấp và phân chia hợp lý cac schức năng nghiệp vụ cũng nh quyền hạn cho các phòng ban, bộ phận ấy Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hỏng đén cơ cấu tổ chức bộ máy.

ớc 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn,

quyết đinh số cán bộ công nhân viên và đòi hỏi trình độ kiến thức cho từng phòng ban, bộ pjận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó xây dựng điều lệ, qui tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả cao.

Trên đây là hai phong pháp cơ bản nhất trong rất nhiều phơng pháp và nhiều cách để hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân x-ỏng, tổ sản xuất.Nhng trên thực tế không áp dụng một cách máy móc phơng pháp đó mà phải còn tuỳ thuộc vào thực tế của từng doanh nghiệp cụ thể để chọn ra những cách, những phơng pháp phù hợp nhất.

7-Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanhnghiệp, phân xởng, tổ sản xuất trong giai đoạn hiện nay:

Chúng ta có thể nói một câu rằng:”Cơ cấu tổ chức bộ máykhông mất

tiền nhng nó lại làm ra tiền “ Với trọng trách nh vậy cho nân nó đòi hỏi rất lớn không phải là vì chi phí và nó đòi hỏi về tính hoàn mỹ và hợp lý cao, luôn bắt buộc phải thay đổi để phù hợp với xu thế của xã hội và thời đại không ngừng biến động và phát triển đi lên.

Đất nớc Việt Nam chúng ta từ khi chuyển đổi cơ chế bao cấp sang tự hạch toán kinh doanh đã làm cho rất nhiều doanh nghiệp phải thay đổi cơ chế quản lý liên tục và đã có không ít các doanh nghiệp bị phá sản.Đó chính là sự đào thải của cơ chế thị trờng mà lý do chủ yếu cũng chỉ gói gọn trong ba chữ

không hợp lý

“ ” Thời gian qua mới chỉ là bớc đầu của sự đào thải, cơ chế thị trờng này sẽ còn tiếp tục đào thải nếu không thích ứng, không phù hợp Mà thực tế các doanh nghiệp hiện nay hầu hết bộ máy quản lý cồng kềnh, tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số công nhân viên là cao từ 20% đến 25%, trình độ cán bộ quản lý còn hạn chế Với tình hình này các doanh nghiệp, để có thể tồn tại đựơc trong cơ chế mới nh hiện nay thì đòi hỏi nhất thiết các doanh nghiệp phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xỏng, tổ sản xuất của mình sao cho gọn nhẹ về số lợng và giảm tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số cán bộ công nhân viên xuống còn 10% là hợp lý, và đồng thời nâng cao trình độ cán bộ quản lý.Các doanh nghiệp phải xác định rằng việc hoang thiện cơ cấu tổ chức bộ máy không bao giờ đợc nghĩ là xong mà phải ngày càng hoàn

thiện nó cho nó hoàn mỹ phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời

đại.Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ maý doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất là một vấn đề rất quan trọng xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

PHần II

Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý ở công ty in công đoàn

I Lịch sử hình thành và một số đặc điểm kinh tế kỹ thuậtchủ yếu của công ty đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý:

1 Sự ra đời và phát triển của Công ty in Công Đoàn:

Công ty in công đoàn trực thuộc Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, nguyên là nhà máy in lao động Thành lập ngày 22/8/1946 tại chiến khu Việt Bắc để in Báo Lao Động và các tài liệu sách báo, văn kiện cho tổng liên đoàn.

Năm 1966 công ty đã đợc Tổng liên đoàn cho phép đầu t hai máy in cuốn để in baó bằng nguồn viện trợ của Tổng Cảng Hội Trung Quốc, nhng đến năm 1972 do Đế Quốc Mĩ mở rộng chiến tranh phá hoại miền Bắc, thực hiện ném bom B.52 vào Hà Nội, Hải Phòng và một số khu vực công nghiệp Trớc tình hình đó công ty đợc sơ tán tạm thời về Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc Thời kỳ này công ty gặp nhiều khó khăn về mọi mặt máy móc, kỹ thuật, trang thiết bị và phơng tiện vận tải Vì vậy chất lơng in không cao, số lợng trang in, sản phẩm làm ra bằng ký thuật đơn giản, màu sắc cha phong phú.

Năm 1994 Tổng liên đoàn Lao Động Việt Nam có quyết định số 466/ TLĐ ngày 14/5/1996 phê duyệt luận chững kinh tế, kỹ thuật đầu t mở rộng công ty và theo quyết định 3988/ QĐ - UB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 10/9/1997 về việc đổi tên xí nghiệp in Công Đoàn thành công ty in Công Đoàn, đợc giao toàn quyền tự chủ sản xuất kinh doanh có trụ sở chính của công ty là 191 Tây Sơn - Đống Đa - Hà nội Đầu tiên chỉ là đơn vị sản xuất in ấn, kinh doanh thì phụ thuộc vào cơ chế bao cấp Nay chuyển sang cơ chế mới tuy vẫn thuộc Tổng liên đoàn Lao Động nhng công ty phải tự hạch toán kinh doanh Và cạnh tranh để có sự tín nhiệm với khách hàng và đứng vững trên thị trờng Vì trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên còn hạn chế và trang thiết bị còn lạc hậu nên công ty đã mạnh dạn vay

vốn của nhà nớc để đàu t đổi mới trang thiết bị áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật cho các công nhân viên, cán bộ.

Với sự phấn đấu không ngừng công ty đã có đủ khả năng in ra những sản phẩm đạt đợc chất lợng cao, đa dạng và phong phú về thể loại và chất l-ợng Năm 1993 Công ty có hơn 70 ngời thì đến nay có 176 ngời ngời thuộc các phòng ban và công nhân trực tiếp sản xuất Số đầu sách tăng bình quân là 18,8%/ năm Doanh thu thu năm 1993 là 2.415.070.000 VNĐ thì đến năm 2000 doanh thu của công ty là 13.809.900.361 VNĐ Từ thực tế đó cho thấy công ty in Công Đoàn đã có hớng đi đúng đắn, tạo cho mình một vị trí quan trọng trong môi trờng kinh tế thị trờng hiện nay, phục vụ tốt cho nhu cầu thị trờngtạo đợc công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho cán bộ công ty Đồng thời còn thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị xã hội của tổng công đoàn liên đoàn và nhà nớc.

2 Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty:

Công ty in Công Đoàn là một doanh nghiệp nhà nớc cho Tổng Liên Đoàn Lao Động đầu t và quản lý với t cách là chủ sở hữu Mục tiêu chủ yếu của công ty là gia công in ấn các loại văn hoá phẩm phục vụ cho công tác t t-ởng văn hoá xã hội Công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh, giải quyết mọi quan hệ lợi ích của công ty, ngời lao động và xã hội Nhiệm vụ cơ bản của công ty là xây dựng và hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo các mặt hàng đã đợc đăng ký nhằm đạt hiệu quả cao Sau đây là một số đặc điểm về kinh tế, kỹ thuật, lao động của công ty in Công Đoàn Việt Nam

2.1 Đặc điểm về Lao Động – Trình độ kỹ thuật

Nhân tố con ngời luôn đợc công ty coi trọng đặti u tiên hàng đầu vì con ngời vừa là nguồn lực, vừa là mục tiêu phát triển công ty Đảm bảo số lợng, chất lợng lao động trong công tác sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao đợc công ty xác định là nhiệm vụ hàng đầu

Với tổng số lao động là 176 ngời trong đó nam là 106 ngời chiếm 60% và nữ là 70 ngời chiếm 40% Trong đó có 18 ngời trình độ đại học chiếm 10,3%, trung cấp 70 ngời chiếm 40% và còn lại là tốt nghiệp phổ thông trung học Số lao động gián tiếp là 43 ngời chiếm 24% tổng số lao động công ty Bậc thợ trung bình của công nhân trong công ty là 4/7

Biểu1: Sự phận bổ lao đông trong công ty

Đại học CĐ - TC

Quy trinh công nghệ của công ty qua nhiều công đoạn phức tạp, chính vì vậy việc nâng cao chất lợng sản phẩm phải chú ý đi vào từng khâu của quá trình sản xuất làm nh vậy mới đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng bằng chiến lợc sản phẩm Phấn đấu hạ giá thành trên cơ sở đạt đến hiệu quả và độ uy tín cao của công ty Bởi quá trình sản xuất phải qua hiều công đoạn phức tạp nên công ty phải xắp xếp có một mặt bằng sản xuất hợp lý với tổng diện

- Một hệ thống điện với biến áp 250 Kw riêng - Một ô tô phục vụ cho công tác, hai ô tô chở báo - Hệ thống xử lý rác.

Nh vậy ta thấy rằng cơ sở vật chất tơng đối đầy đủ đảm bảo không gian lao động, bảo hộ lao động và vệ sinh môi trờng khá tốt Tuy nhiên máy móc thiết bị trên dây chuyền vẫn cha đợc đồng bộ đã cũ lạc hậu (hầu hết đều đã khấu hao hết hoặc nửa giá trị) Các máy móc đợc nhập chủ yếu từ cộng hoà liên bang Đức, Nhật Bản, Trung Quốc đợc sản xuất từ những năm 1980 và đã đợc qua sử dụng khi mua về.

Bảng kê khai thác máy móc của công ty in Công Đoàn -Máy in cuốn Toshiba -Máy in rời Speedmaster