một số ý kiền nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp , phân xưởng , tổ sản xuất.DOC

một số ý kiền nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp , phân xưởng , tổ sản xuất.

Lời nói đầu

Vừa qua nớc ta đã ký kết song hiệp định thơng mại song phơng với Hoa Kỳ, EU, trong những năm tới nớc ta sẽ mở cửa hàng rào thuế quan trong khu vực và hội nhập WTO Đây là một trong những cơ hội để nớc ta có thể đón đầu theo kịp sự phát triển của Thế giới và cũng là thách thức lớn không những đối với Chính phủ mà còn toàn bộ nền kinh tế nứơc ta

Tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, khi đã bớc vào thơng trờng đều phải chịu một sự cạnh tranh khốc liệt không những của các doanh nghiệp trong nớc mà cả các doanh nghiệp mà cả các doanh nghiệp nớc ngoài với bề dày và kinh ngiệm hơn hẳn chúng ta Để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh và đem lại cho doanh ngiệp của mình những thành công thì điều quan trọng nhất là phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phù hợp, hoạt động linh hoạt, hiệu quả đủ mạnh để có thể đơng đầu với những khó khăn do nền kinh tế thị trờng đem đến.

Chính vì tầm quan trọng đó của bộ máy quản lý doanh nghiệp, sau một thời gian nghiên cứu và đi kiến tập ở Công ty xây dựng sông Đà I Em đã quyết định chọn đề tài : “ Một số ý kiền nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp , phân xởng , tổ sản xuất” để làm chuyên đề kiến tập của

Kết cấu đề tài bao gồm ba phần.

+ Phần I : Một số vấn đề lý luận về quản lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp.

+ Phần II : Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty xây dựng sông Đà I

+ Phần III : Một vài kiến nghị nhằm xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý ở Xí nghiệp sông Đà 1.04- Công ty xây dựng sông Đà I

1

Phần I: Một số lý luận chung về quản lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

doanh nghiệp.

I khái niệm về quản lý và bộ máy quản lý.

1 Khái niệm.

Quản lý là sự tác động liên tục , có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm duy trì tính trội của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống nhằm đa hệ thống đến mục tiêu trong điều kiện môi trờng luôn biến động “.

Quản lý đợc tiến hành trong một tổ chức hay một nhóm xã hội, tức là hoạt động quản lý chỉ cần thiết và tồn tại đối với một nhóm ngời.

Quản lý gồm việc chỉ huy và tạo điều kiện cho ngời khác thực hiện công việc và đạt đợc mục đích của nhóm.

2 Vai trò quản lý.

- Quản lý là một trong những yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả hoạt động của một hệ thống ( một tổ chức, một doanh nghiệp hoặc của cả một nền kinh tế ).

-Việc làm tốt công tác quản lý còn tạo điều kiện cho ngời lao động phát huy đợc khả năng lao động, khả năng sáng tạo của mình, qua đó tạo nên một hệ thống mạnh, phát huy đợc những u điểm của hệ thống, đa hệ thống đạt đến những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất.

II Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.

1 Khái niệm và mục đích tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá vàcó những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản trị và mục đích chung đã đợc xác định của doanh nghiệp

Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò, nhiệm vụ mà con ngời có thể thực hiện sao cho họ có thể cộng tác với nhau một cách thống nhất để đạt các mục tiêu của doanh nghiệp

2 Một số yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

- Đảm bảo tính tối u của cơ cấu bộ máy quản trị

- Xây dựng mô hình tổ chức đảm bảo sự thích ứng linh hoạt, thông tin thông suốt và những quyết định quản lý có hiệu lực cao nhất.

- Tổ chức quản lý phải huy động đợc sức mạnh tiềm tàng của lao động quản lý cũng nh những trang thiết bị kỹ thuật cần thiết để bộ máy quản lý hoạt động tốt.

- Tổ chức bộ máy quản lý phải tạo điều kiện đa kỹ thuật và công nghệ mới áp dụng vào công tác quản lý của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí.

3.3.Cơ cấu tổ chức chính thức và không chính thức.

*Cơ cấu chính thức.

Cơ cấu này gắn liền với vai trò, nhiệm vụ, hớng đích trong sản xuất kinh doanh đợc tổ chức một cách chính thức.

*Cơ cấu không chính thức( sau đây là một vài mô hình cơ cấu này): Sơ đồ: Mô hình hoá bộ máy quản lý doanh nghiệp quy mô nhỏ

Sơ đồ: Mô hình quản lý doanh nghiệp quy mô vừa

III Hoàn thiện bộ máy quản lý một biện pháp quan trọng–

để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

1 Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ có hiệu lực Một yêu cầu khách quan đối với doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng ngày nay.

Hoàn thiện bộ máy quản lý theo hớng chuyên, tinh gon nhẹ có hiệu lực bao gồm:

- Chuyên, tinh: Là thờng xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc.

- Gọn nhẹ : Thể hiện sự vừa đủ, chi tiết, thành phần không rờm rà, cồng kềnh và có tỷ trọng nhỏ.

- Có hiệu lực: Thể hiện khả năng đi đến kết quả, đợc mọi ngời chấp hành nghiêm chỉnh.

- Hoàn thiện bộ máy quản lý theo hớng tinh, giảm, gọn nhẹ và vẫn có hiệu lực quản lý cao Việc làm cho bộ máy gọn nhẹ sẽ tiết kiệm đợc chi phí quản lý, góp phần hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Đây là điểm rõ nhất của việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

-Vì vậy hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ, có hiệu lực là một đòi hỏi tất yếu.

2.Những yêu cầu khi xây dựng hoàn thiện bộ máy quản lý.

- Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp.

- Phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ tập thể lao động trong doanh nghiệp.

5

- Phải phù hợp với quy mô nền sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp.

- Phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giảm, vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý.

3.Quy trình hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý.

3.1 Hoàn thiện theo sự phân công bộ máy quản lý điều hành doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi sự chỉ huy sản xuất kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển bộ máy quản lý theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống dới.

- Một vấn đề vừa có ý nghĩa cả về mặt lý luận và thực tiễn là trong việc phân công phụ trách, cần quy định giới hạn tối đa số lợng các phòng chức năng , bộ phận sản xuất trực thuộc một chức danh quản lý Khi số lợng bộ phận (hoặc nhân viên) trực thuộc một cán bộ quản lý nào đó tăng lên thì những mối quan hệ cũng tăng lên không phải theo cấp số cộng mà theo cấp số nhân.

3.2 Hoàn thiện việc tổ chức các phòng chức năng.

Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, vừa phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm bảo đảm cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp đợc tến hành ăn khớp, đồng bộ , nhịp nhàng.

Việc tổ chức các phòng chức năng đợc tiến hành theo các bớc sau: Một là: Phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản trị.

Trờng hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản trị nên do một phòng phụ trách trọn vẹn Song do các phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trờng hợp phải ghép vài ba chức năng có liên hệ mật thiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực vào một phòng Nh vậy sẽ thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách.

Hai là: Tiến hành lập sơ đồ tổ chức nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám dốc và phó giám đốc Đồng thời, phải ghi rõ chức năng

6

mỗi phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng giẫm đạp, chồng chéo lên nhau hoặc ngợc lại, có chức năng không bộ phận nào chịu trách nhiệm.

Ba là: Tính toán xác định số lợng cán bộ nhân viên cho mỗi phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lý.

Ngoài ra để hoàn thiện bộ máy quản lý còn phải tổ chức khoa học lãnh đạo quản lý, đó là quá trình hoàn thiện tổ chức thực hiện bằng cách áp dụng những thành tựu khoa hoc kỹ thuật nhằm thúc đẩy quá trình quản lý đạt kết quả càng cao với chi phí càng giảm, đồng thời giảm bớt sự mệt nhọc, phát huy tính chủ động sáng tạo của cán bộ, nhân viên quản lý, nhiệm vụ tổ chức khoa học lãnh đạo quản lý là đảm bảo sử dụng có kế hoạch hợp lý thời gian lao động của từng cán bộ, nhân viên quản lý, bảo đảm sự phối hợp ăn khớp, nhịp nhàng giữa các thành viên, khai thác năng lực chuyên môn, trí sáng tạo của mọi ngời Nhờ đó mà tác động vào hệ thống quản lý làm cho nó hoạt động tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn

7

Phần II: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp ở Công ty xây dựng sông Đà I

1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty xây dựng sông Đà I

Công ty xây dựng sông Đà I là một trong 13 công ty thuộc Tông công ty sông Đà, bộ xây dựng.

Công ty đợc thành lập theo quyết định thành lập số 130/A/BXD-TCLĐ ; ngày 26 tháng 3 năm 2003 Chứng chỉ hành nghề số 120 ; Đăng kí kinh doanh

Chi nhánh Văn phòng đại diện tại : -Quận Cầu Giấy, Hà Nội.

-52 đờng Trờng Chinh, Đống Đa, thành phố Hà Nội Vốn ngân sách và vốn tự bổ sung : 2.499 triệu đồng Trong đó : + Vốn cố định : 699 triệu đồng

+Vốn lu động : 1800 triệu đồng Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu : +Xây dựng thuỷ điện, thuỷ lợi.

+Xây dựng đờng điện, trạm điện

+ Xây dựng công trình công nghiệp, công cộng, nhà ở và xây dựng khác +San lấp, đào đắp mặt bằng xây dựng

+ Kinh doanh nhà.

+ Thiết kế nhà ở và trang trí nội thất + Kinh doanh vật t, vật liệu xây dựng.

Khu vực sản xuất

8

Bảng tóm tắt tài sản có và tài sản nợ của Công ty sông Đà I

2.Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

Công ty sông Đà I là đơn vị kinh tế kinh doanh chính trong ngành nghề đặc thù do vây nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của công ty là:

- Bảo toàn và phát triển nguồn vốn đợc giao.

- Hoàn thành tốt và đầy đủ các nhiệm vụ đợc Bộ xây dựng cũng nh Tổng công ty Sông Đà giao.

- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo đời sống vật chất cho nhân viên.

- Bảo vệ công việc sản xuất của Công ty, bảo vệ môi trờng, giữ gìn trật tự an toàn Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng đối với đất nớc.

- Đẩy mạnh đầu t, mở rộng sản xuất, đổi mới thiết bị, áp dụng nền khoa học tiên tiến, công nghệ mới nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động, chất lợng lao động nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

3.Đặc điểm về quy trình sản xuất sản phẩm.

Do tính chất đặc thù của sản phẩm nên quá trình sản xuất rất dài và qua nhiều công đoạn có thể minh hoạ qua sơ đồ sau:

Khu vực sản xuất

9

Sơ đồ công trờng thi công sản phẩm của công ty

4.Đặc điểm máy móc thiết bị :

IVThiết bị thi công đất

11

4M¸y ñi KOM0670 CVNhËt06

12

Ghi chú : Các công cụ kỹ thuật cầm tay để làm các công việc điện, nớc, mộc, nề, nội ngoại thất là các công cụ thủ công trang bị cho thợ không liệt kê trong bảng này.

5 Đặc điểm về lao động.

Công ty sông Đà I là đơn vị kinh tế quốc doanh trực thuộc Tổng công ty Sông Đà, thuộc Bộ xây dựng Trong những năm gần đây, đứng trớc sự cạnh tranh khốc liệt của các đơn vi khác nh Công ty Vinaconec, Tổng công ty xây dựng Hà Nội , ban Giám đốc Công ty đã tiến hành thanh lọc, tinh giảm bộ… máy vừa gọn nhẹ, vừa dễ quản lý và làm ăn có hiệu quả Công ty sông Đà I, đã dần dần ổn định đội ngũ lao động, công ty hiện nay đang có lực lợng lao động mạnh ,có chất lợng chuyên môn rất cao cụ thể nh sau :

Bảng năng lực cán bộ chuyên môn của doanh nghiệp

Phòng quản lý kỹ thuật

Kỹ Cơ thuật giới

6.Đặc điểm thị trờng và tiêu thụ sản phẩm.

Công ty chủ yếu khai thác và tìm hợp đồng ở các tỉnh miền bắc và miền trung, trong 5 năm gần đây công ty đã ki đợc rất nhiều hợp đồng lớn nh:

+ Đờng Bắc Ninh – Nội Bài ( phần1) – 32,85 tỷ

+ Đờng Hải Phòng – Quảng Ninh ( phần 1) – 14,93 tỷ

+ Trung tâm giao dịch và điều hành viễn thông Quốc gia – 15,4 tỷ + Thi công phần sàn nền CT nhà máy xi măng Hạ Long – 7,337 tỷ + Cơ sở hạ tầng cụm công nghiệp An Khánh- Hà Tây – 10,484 tỷ

+ Hầm đờng bộ qua Đèo Ngang hạng mục: Cầu dẫn phía Bắc và phía Nam

Ban tài chính kế toán

Kế toán Thuế Thanh

Ban tµi chÝnh kÕ to¸n

KÕ to¸n ThuÕ Thanh

Ban tµi chÝnh kÕ to¸n

KÕ to¸n ThuÕ Thanh

Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản Lý ở Xí nghiệp

sông Đà 1.04- Công ty xây dựng sông Đà I

I Mục tiêu chiến lợc

1.Kiểu cơ cấu bộ máy quản lý ở xí nghiệp sông Đà 1.04

Ta thấy kiểu tổ chức của xí nghiệp sông Đà 1.04 theo kiểu trực tuyến chức năng Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xởng, các bộ phận sản xuất.

*Ưu điểm:

-Tạo điều kiện đào tạo chuyên gia trẻ

-Tạo điều kiện cho các chuyên gia đóng góp những công việc cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp.

-Giải phóng cho các cấp quản lý.

Ban tài chính kế toán

Kế toán Thuế Thanh

-Nếu không có quyền hạn thì gây nên hỗn độn nh mô hình chức năng -Hạn chế mức độ sử dụng kiến thức của chuyên viên.

-Tạo ra xu hớng tập trung đối với nhà quản lý cấp cao, cơ chế này trong thực tế không bao giờ tồn tại mà thờng xuyên bị vi phạm vì:

+ Xu hớng có sự tăng trởng của các đơn vị chức năng với các đơn vị trực tuyến.

+Trên thực tế các quyết định trên đều có tham mu

Bảng danh sach CBCNV của xí nghiệp :

Công việc hiện tại

19

14Nguyễn Xuân QuangCử nhân kinh tếNhân viên

2.Hoàn thiện cơ chế quản lý của xí nghiệp.

Xí nghiệp nên áp dụng các biện pháp kinh tế trong quá trình quản lý khuyến khích vật chất và tinh thần trong lao động, tạo động lực phát triển kinh tế Khuyến khích lợi ích vật chất thông qua các công cụ về tiền lơng, tiền th-ởng, thông qua việc giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa các loại lợi ích, các loại quỹ, các loại chi tiêu, các quyết định về quản lý kinh tế Ngoài việc khuyến khích vật chất, tinh thần thì trong quản lý kinh tế không thể bỏ quên các phơng pháp quản lý khác nh phơng pháp tổ chức quản lý hành chính đề cao kỷ luật lao động, tăng cờng kiểm kê, kiểm soát

Ngoài ra Xí nghiệp có phải kiểm tra, giám sát cung cấp các phơng tiện thực hiện để phòng ban, phân xởng hoàn thành các mục tiêu đợc giao

3.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Để thích ứng với cơ chế thị trờng năng động và sáng tạo, với điều kiện mới thì phải luôn hoàn thành các nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh và mục tiêu chính đã đề ra Tổ chức bộ máy kinh doanh phải phù hợp với quy luật vận

20

động của nền kinh tế, phải phù hợp với quy mô sản xuất và loại hình sản xuất mà xí nghiệp đang áp dụng Mục tiêu cuối cùng của việc tổ chức là sắp xếp làm sao cho bộ máy quản lý đợc gọn nhẹ, có hiệu lực và cân đối.

Xí nghiệp phải từng bớc đổi mới các bộ phận quản lý theo hớng tự động hoá đội ngũ lãnh đạo, tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ cho từng chức danh và phải đáp ứng đợc những yêu cầu tối thiểu sau:

- Có trình dộ quản lý, chuyên môn môn nghiệp vụ, có khả năng đảm đơng trách nhiệm với công việc đợc giao phó.

- Có đạo đức trong kinh doanh và giữ vững mối quan hệ đồng nghiệp tốt, đặt chữ tín lên hàng đầu trong kinh doanh và mua bán.

Thực tiễn đã chứng minh, sự lãnh đạo của ngời quản lý giỏi là nắm vững “ yếu tố con ngời” trong nghệ thuật lãnh đạo Vì rằng: Muốn điều khiển, chỉ đạo tốt bất cứ ai công việc gì cũng đều có sự lãnh đạo và yếu tố con ngời luôn là vấn đề chủ chốt và làm nòng cốt Nhân viên của ban cũng nh những ngời có liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của bạn Họ có những vấn đề cần đợc đòi hỏi và cần đợc giải quyết, vì vậy muốn nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thì phải khơi dậy khả năng, năng lực tiềm tàng trong mỗi con ngời, sự nhiệt tình gây ra cảm giác hng phấn khi đang làm việc Để làm đợc việc đó thì ngời lãnh đạo cần phải có những phẩm chất cao đẹp và hơn cả là phải đáp ứng đợc những yêu cầu, nhu cầu cần đòi hỏi của mỗi ngời trong đơn vị.

21