Hoàn thịện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ≈ ≈ ≈ ≈ ≈☺☺☺≈ ≈ ≈ ≈ ≈ LÊ THỊ NHƯ VÂN HOÀN THIỆN MỘT SỐ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN Chuyên ngành: Kế toán Kiểm toán Mã số: K11105 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS VŨ HỮU ĐỨC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN  NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN  NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN  MỤC LỤC GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Lý chọn đề tài Mục tiêu chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .1 I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ I.1 - KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ I.1.1 Lịch sử hình thành I.1.2 Định nghóa Kiểm soát nội I.2 - CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ … I.2.1 Môi trường kiểm soát I.2.2 Đánh giá rủi ro I.2.3 Hoạt động kiểm soát .14 I.2.4 Thông tin truyền thông 16 I.2.5 Giaùm saùt 18 I.3 - NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ 21 II KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP 22 II.1 CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN 22 II.1.1 Lựa chọn nhà cung cấp 22 II.1.2 Mua haøng 24 II.1.3 Quản lý nhận hàng 25 II.1.4 Nhận hàng 26 II.1.5 Thanh toaùn 28 II.2 CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 30 II.2.1 Bán hàng marketing 30 II.2.2 Thu tieàn 32 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI VIỆT NAM 34 I KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THÔNG QUA BẢNG CÂU HỎI 34 I.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP 34 I.2 KẾT QUẢ KHẢO SAÙT 35 I.2.1 Chu trình mua hàng 35 I.2.2 Chu trình toán 35 I.2.3 Chu trình bán hàng 36 I.2.4 Chu trình thu tieàn .37 I.3 NHẬN XÉT 37 II KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG THÔNG QUA VIỆC TÌM HIỂU QUY TRÌNH 38 II.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 38 II.2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 38 II.2.1 Coâng ty TNHH ABC .38 II.2.2 Coâng ty TNHH XYZ .44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI XUẤT, CÁC CHẾ DOANH BIẾN NGHIỆP TẠI VIỆT SAÛN NAM 48 I MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 48 II ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOÀN CHỈNH ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN 50 II.1 QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN 50 II.1.1 Bảng tường thuật 50 II.1.2 Lưu đồ 54 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Tất hóa đơn trống kiểm ký người soát vàtheo giữ lại số thứ tự? Doanh thu hàng ngày cộng lại, ghi sổ phận phát hành hoá đơn đối chiếu số vớikhoản phải thu tổng khách hàng ngày? Bảng kê hàng ký gửi, gửi hàng doanh thu? chưa ghi nhận Hàng hóa bị trả lại có thông báo nhận với phiếu hàng? Tất việc trả hàng phải phận bán hàng phê duyệt? báo điều chỉnh Thông giá bộphải phận bán hàng phê duyệt? Tất thông báo bắt buộc phải phê duyệt nhân hành viên không thuộc điều phận bán hàng? Giảm giá chi phí vận chuyển phải kiểm soát phải bao gồm yêu cầu giảm giá từ khách hàng? Các than phiền hàng hóa hưvận chuyển có hỏngbị lại sắpvà trình lên xếp phận định? Các than phiền có kiểm soát xem xét thu tiền? thu tiền bán hàng Việc phận thubộ tiền phụ trách? Kế toán công nợ phải thu độc lập bán hàng? với phận Báo cáo thu tiền hàng hàngtất hóa soạn thảo? Nếu báo cáo thu tiền hàng hóa tất soạn hàng thảo, chúng có được: a Được ký? X X X X X X X X X X X X X X b Có thời hạn? 27 28 29 30 c Được đánh số trước kiểm soát? Bảng photo báo X X X cáo thu nợ lưu trữ copy phận thu phiếu tiền? thu Bảng chứng từBộ thuphận tiền gởi a kếđược toán? b Bộ phận theo dõi kho hàng? c Người mua? Sự than phiền hàng hóa bị hỏng, chất lượng báo đơn cáovận ngaychuyển lập Các hoá đối chiếu với chứng từ đóng gói trước chấp X X X X X PHỤ LỤC V: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY XYZ I MÔ TẢ QUY TRÌNH “MUA HÀNG – THANH TOÁN” Dù biện pháp áp dụng, tổ chức kế toán tốt phải dựa xác chặt chẽ việc quản lý chu kỳ hóa đơn - Chu kỳ chia theo cách sau:  Đặt hàng  Nhận hàng  Kiểm tra hàng nhận  Nhận hóa đơn  Kiểm tra hoá đơn  Hạch toán việc mua hàng  Cho phép toán  Thanh toán  Lưu trữ - Chu kỳ phải cho phép công ty đảm bảo khoản nợ là:  Có lý đáng  Cho phép  Ghi  Hạch toán thời gian  Thanh toán khoản tiền  Kết thúc đúng, tốt I.1 Bảng tường thuật Bộ phận mua: Bộ phận chịu trách nhiệm đặt hàng chịu trách nhiệm tất việc thỏa thuận với người cung cấp hàng - Việc đặt hàng thực theo nhu cầu, với số lượng tối ưu phải theo đề nghị mua, để nhằm đảm bảo việc mua hàng phép - Đề nghị mua phải phép người có trách nhiệm phận mua hàng, phận thức hóa đồng ý họ cách ký đề nghị mua - Người chịu trách nhiệm mua hỏi lại nhà cung cấp hàng để biết hàng sẵn sàng giá - Bộ phận mua gửi phiếu đặt hàng (được đánh số thứ tự) Phiếu kiểm tra người chịu trách nhiệm mua, sau chuyển cho phận nhận hàng để biết kế hoạch số lượng hàng nhận Liên hai lưu lại phận mua - Khi đơn đặt hàng vượt thời hạn định mà hàng chưa giao, người chịu trách nhiệm mua phải bám riết lấy người cung cấp hàng xem xét với họ có vấn đề xảy Bộ phận kho: đảm bảo việc nhận hàng - Bộ phận kho thừa nhận hàng hóa nhập cách ký nhận vào phiếu nhận hàng (phiếu giao hàng) Trên phiếu nhận hàng, phận kho miêu tả hàng hóa nhận được: số lượng, chủng loại, chất lượng ngày nhận - Bộ phận kho chuyển liên Phiếu nhận hàng cho phận mua hàng Bộ phận mua hàng: - Bộ phận mua hàng nhận Phiếu nhận hàng thực kiểm tra xem phiếu nhận hàng có khớp với đơn đặt hàng không - Bộ phận mua hàng tiếp tục kiểm tra số lượng chất lượng hàng hoá nhận, đánh dấu việc kiểm tra phiếu nhận hàng - Nếu hàng hóa không khớp với đơn đặt hàng với phẩm chất qui định, nhân viên mua hàng gửi trả lại hàng hóa giá trị trả lại phiếu nhận hàng Thực việc trả lại hàng phải đảm bảo rằng: + Hàng hóa nhận phải có hóa đơn + Chúng hoàn toàn khớp với số lượng hàng hóa gửi trả lại + Chúng hạch toán? + Chúng lưu giữ + Số tiền toán cho hóa đơn khấu trừ vào khoản tiền hóa đơn hoàn trả - Đơn đặt hàng phiếu nhận hàng phải lưu giữ phận mua hàng để đảm bảo tất yêu cầu đặt hàng đưa thực tốt Một phải gửi cho phận kế toán để xử lý hóa đơn liên quan đến hàng hóa nhận Bộ phận kế toán mua: hạch toán khoản mua nói chung chuẩn bị cho việc toán - Bộ phận kiểm tra hoá đơn Đối với việc này, cần có: + Hoá đơn + Phiếu đặt hàng + Phiếu nhận hàng - Việc kiểm tra phải thực trước toán, trước hoá đơn ghi đánh dấu hóa đơn, tiến hành sau: + Kiểm tra số lượng: số lượng đặt hàng số lượng hàng nhận số lượng ghi hóa đơn + Kiểm tra tiền: đối chiếu đơn giá ghi hóa đơn với phiếu đặt hàng số tiền giảm theo thỏa thuận (khi hoá đơn ghi tay, nên kiểm tra lại việc tính toán) + Kiểm tra điều kiện toán: đối chiếu điều kiện toán với điều kiện thỏa thuận - Những phiếu nhận hàng chưa cung cấp hàng hóa lập hóa đơn phải theo dõi người có trách nhiệm phận kế toán mua hàng - Đối với phiếu nhận hàng có hoá đơn, nhập sổ kế toán mua hàng phải ghi “đã hạch toán” để tránh ghi trùng - Tài khoản phải trả nhà cung cấp phải phân tích đặn, thường xuyên kế toán chi tiết phải đối chiếu với kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán toán: đảm bảo việc toán - Căn vào chứng từ kế toán mua: phiếu đặt hàng, phiếu nhận hàng hóa đơn mua hàng, kế toán toán lập phiếu đề nghị toán trình lên giám đốc - Đối với hoá đơn toán, kế toán toán nên làm dấu “đã toán” để tránh toán trùng I.2 Quy trình mua hàng – toán Bộ phận đặt hàng Bộ phận mua Đề nghị mua Đặt hàng: Phiếu đặt hàng Kiểm tra hàng nhận: Phiếu nhận hàng (Phiếu nhập kho) Bộ phận kho Bộ phận kế toán mua Bộ Kiểm tra hóa đơn Hạch toán việc mua: Phiếu ghi kế toán Cho phép toán phận kế toán mua Bộ phận kế toán toán Bộ phận kế toán toán Thanh toán I.3 Bảng câu hỏi S T T Câu hỏi Có Bộ phận sản xuất phận kế hoạch đưa đơn đặt hàng? Đơn đặt hàng đặt theo kế hoạch sản xuất? Số lượng đặt hàng theo nhu cầu sản xuất? Mọi đơn đặt hàng tổ chức đấu giá? Cần phải đặt hàng người cung cấp X Trả lời Khô Khô Ghi áp ng dụng X X X X Thường xuyên nhà cung cấp thường xuyên hay có tham khảo giá Những đơn đặt hàng có theo dõi không? Hàng hóa nhận có hóa đơn không? Hàng hóa nhận có khớp với đơn đặt hàng? Hoá đơn nhận hàng có hạch toán đúng? 10 Tất hóa đơn hạch toán toán thời hạn định? X X X X X PHỤ LỤC VI: CÁC CHỨNG TỪ CHỦ YẾU SỬ DỤNG TRONG CÁC QUY TRÌNH P h iế u c â n x e Tên nhà cung cầp : Sản phẩm : Tổng cộng : (bao ) Trả lại (bao ) : Check in Check out 00:00:00 00:00:00 Trọng lượng tịnh Trung bình: Trọng lượng vào Số : Ngày : Trọng lượng (bao ) (bao ) Remark Người cân Net PHIẾU NHẬN HÀNG TẠM THỜI GOODS RECEIVING FORMS Kho Bộ phận Người giao Người vận chuyển Số đăng ký xe Số : Ngày : Phiếu cân số Mã số Mã số Số hợp đồng Ký ngày Chứng từ tham chiếu Số Điều kiện đặc biệt Trọng lượng hàng giao Ngày Trọng lượng bì (bao) Trọng lượng tịnh (bao) Số lượn g hàng Giao (bao) Trọng lượng (kg) toán Trả lại (bao) Nhận (bao) Trọng lượng hàng cân kg Trừ kg Độ ẩm Tạp chất Phương thức giao hàng Hàng mua bán khơng bao gồm bao bì (trọng lượng tịnh) Bao (b) Bao cũ (b) Bao rách (b) Tổng số bao (b) Tổng trọng lượng bì Trừ kg Trọng lượng bao bì kg Tổng trọng lượng tịnh Tạp chất % Trọng lượng (kg) Tên hàng hóa Mã số kg Số lượng (bao) Trọng lượng (kg) Đơn giá (đ) Ghi KẾ TOÁ N Tổng CÔNG TY TNHH XXX Cho phép xe vận chuyển hàng vào/ra Giấy Phép Cho Xe Tải Ra ài Nhà Ngo Cty TNHH TM&SX YYY Người giao : Ghi Số : Ngày : Số đăng ký xe : KẾ TOÁN Người duyệt QAP-05-05 Ngày ban hành : Lần ban hành : Nhật Ký Bảo Vệ Giờ xe Bảo vệ PHIẾU NHẬN HÀNG (KIÊM KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG) Kho : Bộ Phận : Người giao Mã số Người V.Chuyển Mã số Số đăng ký xe Số hợp đồng Ngày ký Phiếu cân số Điều kiện đặc biệt Phương thức giao hàng Số Ngày Xếp Cào xá Cắt : Số : Ngày : Trọng lượng cân (kg) Điểm dỡ hàng Chuyể n từ Chứng từ tham chiếu Loại Màu Mùi Địa điể m Lô thứ Số lượng Trọng lượng hàng giao Trọng lượng bì Trọng lượng tịnh Hàng mua bán khơng bao gồm bao bì (trọng lượng tịnh) Tổng Bao Bao Bao số bao (bao) cũ rách (bao) (bao) (bao) bao Tạp chất Ký hiệu Trọn g lượn g % Tên hàng Mã số Người nhận Ghi Kế toán Thủ kho Tổng PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG Kho : Bộ phận : Ký hiệu hàn g Nội dung Màu Mùi Loại Kế toán Số bao Trọn g lượn g Độ ẩm (%) Tạp chấ t (%) Cả m qua n Ghi Người chọn chất lượng QAP-05-4 Ngày ban hành : Lần ban hành : Người phân tích Loại : Số : Ngày : Kết phân tích Đạ m PHIẾU NHẬN HÀNG PURCHASE Kho Bộ phận Người đặt hàng Người giao Người vận chuyển Số đăng ký xe Số : Ngày : Phiếu cân số Mã số Mã số Số hợp đồng Ký ngày Chứng từ Số Số lượng hàng Điều kiện đặc biệt Trọng lượng hàng giao Ngày Trọng lượng bì (bao) Trọng lượng tịnh (bao) Trọng lượng (kg) toán Giao (bao) Trả lại (bao) Nhận (bao) Trọng lượng hàng cân kg Trừ kg Độ ẩm Tạp chất Hàng mua bán khơng bao gồm bao bì (trọng lượng tịnh) Phương thức giao hàng Bao (b) Bao cũ (b) Bao rách (b) Tổng số bao (b) Tổng trọng lượng bì kg Trừ kg Trọng lượng bao bì Tổng trọng lượng tịnh Số TT Số lượng Trọng lượng (kg)tịnh Trọng lượng Nội dung Bao Độ ẩm Protei T.L toán kg Chất lượng Trọng lượng Protein Đơn giá Thành tiền (đ) Tạp chất % Trọng lượng (kg) Hàng hóa theo thứ tự số Tổng cộng Phần giảm giá Ch/kh (trả ngay) Phí vận chuyển Phí khuyến Tiền bao Khác Ghi Tổng cộng Tổng TÀI CHÁNH Người kiểm tra Điều chỉnh : số hiệu phận điều chỉnh Tăng/giảm nợ Số ch/t Tăng nợ/giảm nợ Số Mã hàng Số lượng điều chỉnh Bao T/lg toán Tiền toán Kế toán Số : Đơn giá Mã Nguyên nhân điều chỉnh hiệu đ/chỉn Tổng cộng Ghi Người kiểm tra Người duyệt Kế toán Chứng từ toán tiền vận chuyển số Kết số Số tiền (đ) XE NHAP HANG HEAD OFFICE Queue Permit Number No Date Customer name License Product name Driver Permit to check in Check in Security Check in Scale Order Remark Receive Transaction Permit to check out Rece Doc Time Date Date Unload Details: Check out time Security Start Time Date Finish Time Check out time Security Date Date Approved by .Date .Date ... 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI XUẤT, CÁC CHẾ DOANH BIẾN NGHIỆP TẠI VIỆT SẢN NAM 48 I MOÄT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 48 II ĐỀ XUẤT QUY. .. thống hóa lý luận KSNB doanh nghiệp, khảo sát thực trạng KSNB doanh nghiệp sản xuất chế biến nhằm đề xuất số quy trình kiểm soát nội hoàn chỉnh Doanh nghiệp sản xuất chế biến ĐỐI TƯNG NGHIÊN CỨU... muốn đóng góp kiến thức học số kinh nghiệm thu thập qua trình làm kiểm toán, xin trình bày đề tài: ? ?Hoàn thiện số quy trình kiểm soát nội Doanh nghiệp sản xuất, chế biến? ?? 2 MỤC TIÊU CHỌN ĐỀ TÀI