Cơng ty XYZ là một Cơng ty sản xuất dược phẩm. Cơng ty cĩ vốn đầu tư nước ngồi từ 5.000.000 USD đến 10.000.000 USD, hoạt động từ năm 2000. Cơng ty khơng cĩ hệ thống đại lý trên tồn quốc mà bán cho một nhà phân phối độc quyền. Nhà máy của Cơng ty đặt tại tỉnh Bình Dương.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tập trung, phù hợp với cơng ty cĩ quy mơ nhỏ và theo phong cách quản lý gia đình. Tổng giám đốc Phĩ Tổng giám đốc (kiêm Giám đốc sản xuất) Kế tốn
trưởng Xưởngtrưởng Trưởng phịng tổng
Đánh giá tổng thể
Mua nguyên vật liệu
Việc thu mua nguyên liệu của Cơng ty TNHH XYZ phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ do Cơng ty thiếu hụt tài chính, vì vậy Cơng ty rất bị động trong sản xuất, giá mua Nguyên vật liệu do Cơng ty mẹ quyết định nên mục tiêu kiểm sốt giá thành hay mục tiêu lợi nhuận phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ.
Bán hàng
Hoạt động bán hàng được ủy quyền cho một đại lý độc quyền tại Việt Nam nên việc kinh doanh phụ thuộc hồn tồn vào đại lý này. Hiện nay đại lý này chưa thanh tốn hết tiền hàng của một số đợt trước nên cơng ty khơng xuất hàng cho đại lý này, điều này cĩ nghĩa là cơng ty sản xuất cầm chừng hoặc ngưng sản xuất. Hợp đồng độc quyền với đại lý cĩ giá trị trong hai năm đầu, do vậy bộ phận kinh doanh (thuộc phịng tổng hợp) khơng xây dựng chiến lược kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Lượng khách hàng của Cơng ty XYZ: chỉ cĩ một đại lý độc quyền tại Việt Nam nên việc kinh doanh và sản xuất của Cơng ty gặp rất nhiều rủi ro. Cụ thể là khi đại lý này khơng thanh tốn tiền hàng thì cơng ty ngừng cung cấp, đồng nghĩa với việc cơng ty ngưng sản xuất. Nguồn vốn kinh doanh của Cơng ty là nguồn vốn vay từ cơng ty mẹ. Nhà cung cấp nguyên vật liệu của cơng ty cũng là cơng ty mẹ nên việc đối chiếu giá cả rất khĩ khăn cũng như việc thanh tốn cơng nợ phức tạp.
Đánh giá KSNB trong các chu trình
Hoạt động chủ yếu của Cơng ty ABC chủ yếu là hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, để sản xuất được vận hành trơn tru thì hoạt động mua hàng – thanh tốn và bán hàng – thu tiền là hai hoạt động hỗ trợ tích cực cho sản xuất. Kết quả khảo sát của hai chu trình này được trình bày ở phần phụ lục 2, dưới đây là những đánh giá được rút ra từ kết quả khảo sát.
Họat động mua hàng
Hoạt động mua hàng được mơ tả ở phần phụ lục 2, khơng phải là họat động quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Cơng ty XYZ do tổng giá trị mua hàng trong
năm 2004 là 600.000 USD so với tổng tài sản ngày 31/12/2004 là
6.000.000 USD và Nguyên vật liệu được nhập từ cơng ty mẹ. Cơng ty tại Việt
Nam là một vệ tinh sản xuất của cơng ty mẹ và là bước đệm để cơng ty mẹ thăm dị thị trường Việt Nam và các thị trường lân cận như Trung Quốc, Thái Lan, …
Chọn lựa nhà cung cấp
Cơng ty khơng chọn nhà cung cấp theo quy tắc đầu thầu mà việc thu mua nguyên liệu do Cơng ty mẹ cung cấp.
Mua hàng
Cơng ty nhập khẩu trực tiếp từ cơng ty mẹ, thủ tục nhập khẩu do bộ phận tổng hợp nên mất khá nhiều thời gian để nhận hàng. Do sản xuất cầm chừng nên việc mua hàng của Cơng ty khơng tấp nập. Điều này giúp Cơng ty chủ động trong nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Quy trình thu mua và nhập kho nguyên liệu của Cơng ty tổ chức khá đơn giản (xem phụ lục 2), chất lượng nguyên liệu nhập kho và giá nhập kho nguyên liệu phụ thuộc hồn tồn vào Cơng ty mẹ.
Kết luận : KSNB đối với quy trình mua hàng ở cơng ty
TNHH XYZ đơn giản và khơng thường xuyên, số lượng nhân viên khá ít so với lượng cơng việc phải hồn thành. Ngồi ra, năng lực nhân viên khơng đủ để đảm bảo hịan tất tốt cơng việc được giao, việc nhập nguyên liệu của Cơng ty phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ về giá cả và chất lượng, hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty phụ thuộc hồn tồn vào Đại lý độc quyền nên rủi ro rất cao. Theo chiến lược dài hạn, để phát triển sản phẩm Cơng ty mở rộng thị trường sang các nước Đơng Nam Á.
Hoạt động thanh tốn
Như được trình bày ở mục mua hàng, Cơng ty nhập khẩu trực tiếp từ Cơng ty mẹ. Việc thanh tốn cho cơng mẹ thì an tồn hơn vì thanh tốn qua ngân hàng nhưng khi
đối chiếu cơng nợ thì khá khĩ khăn do cơng nợ với cơng ty mẹ khơng chỉ là tiền hàng nhập khẩu mà cịn khoản tiền vay, lãi vay, …
Kết luận : KSNB đối với quy trình thanh tốn ở cơng ty
TNHH XYZ khá đơn giản nhưng do thiếu nhân lực nên việc thanh tốn diễn ra chậm chạp.
Họat động bán hàng và marketing
Cơng ty bán hàng cho đại lý độc quyền, sản phẩm của Cơng ty mới tiếp cận tại thị trường Việt Nam trong thời gian ngắn nên thị phần của Cơng ty cịn nhỏ. Ngồi ra, do bán độc quyền cho một đại lý tại Việt Nam nên việc thu tiền và sản xuất của cơng ty gặp nhiều rủi ro. Hằng năm, Cơng ty bỏ ra một lượng tiền khá lớn để hỗ trợ đại lý quảng cáo trên truyền hình, báo chí, … Chiến lược lâu dài của Cơng ty là cố gắng xuất khẩu sang các nước lân cận.
Hiện nay việc sản xuất dược phẩm gặp khá nhiều khĩ khăn của ngành, cơng ty cĩ rất nhiều đối thủ cạnh tranh và các đối thủ này đã hoạt động lâu dài tại Việt Nam, nguồn vốn họ mạnh nên các hình thức khuyến mãi, tiếp thị của họ chuyên nghiệp hơn, chi phí cao hơn nên việc cạnh tranh với các đối thủ này thì cơng ty chưa đủ tiềm lực, cơng ty gặp nhiều khĩ khăn hơn nữa.
Kết luận: Chiến lược kinh doanh của Cơng ty chưa tốt,
hàng hĩa chỉ bán cho một đại lý độc quyền là một rủi ro rất lớn. Nếu cơng ty khơng cĩ chiến lược kinh doanh khác thì ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại của Cơng ty. Cơng ty chưa tính đến việc thay đổi mơi trường kinh doanh (xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh), chưa cĩ chiến lược mới để quảng bá, tiếp cận sản phẩm đến người tiêu dùng. Ngồi ra, Cơng ty chưa cĩ chính sách để tuyển dụng và giữ lại các nhân viên cĩ năng lực để duy trì khả năng cạnh tranh của Cơng ty.
Hoạt động thu tiền
Do bán độc quyền cho một đại lý nên hoạt động thu tiền diễn ra khá đơn giản và hoạt động thu tiền được thực hiện qua ngân hàng.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN
TẠI VIỆT NAM
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp cĩ một đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng, cĩ một phương pháp tổ chức quản lý riêng nên Hệ thống kiểm sốt được thiết lập riêng … và một điều rất hiển nhiên là mỗi nhà quản lý cĩ những quan điểm, phong cách và kinh nghiệm khác nhau nên việc thiết lập Hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng khác nhau. Ngồi ra, sự vận hành và tính hữu hiệu của Hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, trình độ và phẩm chất của đội ngũ cán bộ cơng nhân viên.
Từ kinh nghiệm thực tế, cũng như qua quá trình khảo sát, phỏng vấn tại các doanh nghiệp với nhiều hình thức khác nhau, tơi đề xuất một số ý kiến nhằm hồn chỉnh Hệ thống KSNB nĩi chung và một số quy trình kiểm sốt nội bộ.
I MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG
KIỂM SỐT
I.1 Nhà quản lý và phong cách điều hành
Vai trị của nhà quản lý đối với một doanh nghiệp là rất quan trọng, các nhà quản lý cần trang bị kiến thức quản lý kinh tế và hoạt động kiểm sốt nội bộ theo từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế nhằm điều hành hoạt động trong doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Trong các doanh nghiệp tại Việt Nam, chủ doanh nghiệp phải là người điều hành gián tiếp nhằm đảm bảo hiệu năng của Hội đồng quản trị, các doanh nghiệp nên đảm nhận vai trị của một doanh nhân tìm
kiếm và quyết định các cơ hội kinh doanh. Do mơi trường pháp lý và văn hĩa tại Việt Nam khác xa so với các nước khác, các doanh nghiệp nên thuê các cơng ty tư vấn về luật pháp, thuê
các cơng ty điều tra thị trường … thì họ sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian để tìm kiếm cơ hội kinh doanh bên ngồi Việt Nam.
I.2 Chính sách nhân sự
Chúng ta biết rằng con người cĩ ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển kinh tế của bất cứ xã hội nào. Phát triển con người khơng phải chỉ là một quá trình lựa chọn cái tối ưu trong hoạt động của họ mà phải cĩ một quan niệm đúng đắn về vai trị của con người trong việc phát triển kinh tế xã hội nĩi chung và của doanh nghiệp nĩi riêng.
Muốn cĩ được đội ngũ lao động đủ về số lượng, dồi dào về chất lượng, cĩ nghĩa là cĩ tài năng và cĩ tâm phục vụ cho các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra, doanh nghiệp cần cĩ Bảng phân cơng cơng việc, đánh giá thực hiện cơng việc một cách khách quan, đúng phương pháp và quy trình định trước. Việc đánh giá được thực hiện bởi bản thân người lao động, lãnh đạo trực tiếp, người đồng sự và cán bộ nhân sự. Xây dựng chính sách đảm bảo và khuyến khích người lao động để tạo sự gắn bĩ của họ với doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần được phân cơng phân nhiệm một cách rõ ràng, đầy đủ và phù hợp với khả năng của từng bộ phận trong doanh nghiệp nhằm khai thác các hoạt động kiểm sốt tối ưu và hạn chế rủi ro cĩ thể xảy ra.
Qua kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp đều cĩ yêu cầu về chuyên mơn, năng lực làm việc của nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp cũng mất nhiều thời gian và chi phí để đào tạo nhân viên mới. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều cĩ chính sách tuyển dụng khi cần mà chưa tính đến việc tuyển dụng
các tầng lớp kế thừa và chưa cĩ chính sách giữ lại những nhân viên cĩ nhiều kinh nghiệm, đây là một sự lãng phí thời gian và tiền của để đào tạo một nhân viên lành nghề. Giám đốc Cơng ty tin học FPT nĩi: con người là tài sản
5 0
quý giá nhất của một cơng ty, do vậy để Cơng ty phát triển ổn định, các doanh nghiệp cần cĩ chính sách nhân sự đúng đắn, giữ lại những nhân viên cĩ kinh nghiệm và năng lực, đây là lực lượng đầu tàu và chính lực lượng này sẽ đào tạo các thế hệ kế thừa để cơng ty luơn chủ động trong cơng việc và hoạch định các chính sách kinh doanh.
II. ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒN CHỈNH
ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN
II.1 QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN
II.1.1 Bảng tường thuật
1
- Phịng thu mua
Bộ phận này chịu trách nhiệm đặt hàng và chịu trách nhiệm tất cả các việc thỏa thuận với người cung cấp hàng.
- Việc đặt hàng chỉ được thực hiện theo nhu cầu, với
một số lượng tối ưu và phải theo Đề nghị mua, để
nhằm đảm bảo rằng việc mua hàng là được phép.
- Đề nghị mua phải được phép của người cĩ trách
nhiệm của bộ phận mua hàng, bộ phận này sẽ chính thức hĩa sự đồng ý của họ bằng cách ký đề nghị mua.
- Người chịu trách nhiệm mua sẽ hỏi lại nhà cung cấp
hàng để biết khi nào thì hàng sẽ sẵn sàng và giá cả là bao nhiêu.
- Sau khi đã thỏa thuận với nhà cung cấp về số
lượng, giá cả, thời hạn giao hàng và phương thức thanh tốn, Bộ phận mua hàng sẽ trình lên Ban giám đốc để duyệt số lượng và giá cả trước khi gửi đến nhà cung
cấp Đơn đặt hàng (được đánh số thứ tự và lập 05 liên)
5 0
được kiểm tra bởi người chịu trách nhiệm mua, sau đĩ được chuyển cho các bộ phận cĩ liên quan đến việc nhận hàng để biết kế hoạch và số lượng hàng sẽ
5 1
nhận: liên 1 sẽ được lưu lại ở bộ phận mua hàng, liên 2 chuyển đến phịng thí nghiệm, liên 3 chuyển đến phịng cân (cân điện tử), liên 4 chuyển đến bộ phận bảo vệ và liên 5 chuyển đến nhà cung cấp.
2
- Bộ phận bảo ve ä
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra hàng hĩa trên xe cĩ phù hợp với Đơn đặt hàng rồi mới cho xe vào cổng.
- Khi xe vào cổng cơng ty thì tài xế phải trình báo nhân
viên bảo vệ: hĩa đơn và Giấy phép ra/vào nhà máy.
Nhân viên bảo vệ ghi sổ số xe, tên tài xế và lập
Phiếu kiểm tra hàng hĩa trên xe, nếu hàng hĩa trên xe
đúng với Đơn đặt hàng thì bảo vệ cho xe vào cổng, nếu khơng đúng thì bảo vệ khơng cho xe vào cổng.
- Nhân viên bảo vệ sẽ lưu file: Giấy phép ra/vào nhà
máy do tài xế đưa và Đơn đặt hàng (liên 04).
3
- Phịng thí nghiệm
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hĩa trước khi nhập kho.
- Căn cứ vào Đơn đặt hàng (liên 02) và Phiếu kiểm tra
hàng hĩa trên xe, Phịng thí nghiệm kiểm tra 30% mẫu
rồi lập Phiếu kiểm tra mẫu (03 liên): 01 liên lưu file, 01
liên chuyển sang Bộ phận kho và 01 liên chuyển sang Kế tốn nguyên vật liệu. Nếu hàng đạt chất lượng
theo đơn đặt hàng thì Phịng thí nghiệm lập Phiếu kiểm
tra mẫu, nếu hàng khơng đạt chất lượng theo đơn đặt
hàng thì Phịng thí nghiệm sẽ khơng cho xe chạy qua phịng cân.
- Phịng thí nghiệm lưu file: Phiếu kiểm tra mẫu, Đơn đặt hàng và Phiếu kiểm tra hàng hĩa trên xe.
4
5 2
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra khối lượng hàng hĩa thực nhập.
- Căn cứ vào: Đơn đặt hàng (do phịng thu mua giao),
Phiếu kiểm tra hàng hĩa
trên xe (do Bảo vệ lập) và Phiếu kiểm tra mẫu (do
Phịng cân tiến hành cân xe (cân điện tử) rồi lập
Phiếu cân xe (02 liên) và Phiếu nhận hàng tạm thời (03
liên): 01 bộ Phiếu cân xe và Phiếu nhận hàng tạm thời
chuyển sang Bộ phận kho, 01 bộ Phiếu cân xe và
Phiếu nhận hàng tạm thời chuyển sang Kế tốn nguyên
vật liệu; sau đĩ Phịng cân lập Báo cáo mua hàng (04
liên) và Báo cáo cân xe (02 liên). 01 liên Báo cáo
mua hàng chuyển sang Phịng thu mua để lưu hồ sơ
nhằm kiểm sốt các Đơn đặt hàng cĩ được thực hiện,
01 liên Báo cáo mua hàng chuyển cho Nhà cung cấp;
và 01 bộ Báo cáo mua hàng và Báo cáo cân xe
chuyển sang Kế tốn nguyên vật liệu.
- Phịng cân lưu file: Báo cáo cân xe, Báo cáo mua
hàng, Phiếu cân xe và Phiếu nhận hàng tạm thời.
5
- Kho nguyên vật liệu
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra khối lượng hàng hĩa thực nhập.
- Căn cứ vào Phiếu kiểm tra mẫu (do Phịng thí
nghiệm giao), Phiếu cân xe, Phiếu nhận hàng tạm thời
và Báo cáo mua hàng (do phịng cân giao), Thủ kho lập
Phiếu nhập kho (03 liên): 01 liên Phiếu nhập kho chuyển
sang Kế tốn thanh tốn và tiến hành nhập kho.
- Thủ kho lưu file: Phiếu kiểm tra mẫu, Phiếu cân xe,
Phiếu nhận hàng tạm thời, Báo cáo mua hàng và
Phiếu nhập kho.
6
- Phịng kế tốn
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra khối lượng, giá trị hàng hĩa thực nhập rồi so sánh với Đơn đặt hàng và kiểm tra các thơng tin trên hố đơn, chiết khấu mua hàng và thời hạn thanh tốn.
- Kế tốn nguyên vật liệu căn cứ vào: Phiếu kiểm tra