I. 2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM
I.2.2 Đánh giá rủi ro
Tất cả mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ và trong tất cả mọi lĩnh vực đều tồn tại rủi ro. Rủi ro ảnh hưởng đến sự sống cịn của doanh nghiệp, sức mạnh tài chính và vị trí trong xã hội. Trong thực tế, khơng cĩ biện pháp nào cĩ thể giảm được rủi ro xuống bằng khơng. Vấn đề là các nhà quản lý phải quyết định rằng
1 0
rủi ro nào cĩ thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý các rủi ro, nên cần phải đánh giá và phân tích rủi ro.
Để cĩ thể làm được việc này, người quản lý cần phải:
Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục
tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng cho từng hoạt động.
Nhận dạng và phân tích rủi ro
Kiểm sốt rủi ro khi cĩ thay đổi về kinh tế, cơng
nghệ, luật pháp, kỹ thuật, …
I.2.2.1 Thiết lập mục tiêu.
Thiết lập mục tiêu là điều kiện trước hết để đánh giá rủi ro, là một phần quan trọng của quá trình quản lý, là cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro. Một sự kiện chỉ được xem là rủi ro nếu nĩ đe dọa việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Cĩ các loại mục tiêu như sau:
Mục tiêu hoạt động: bao gồm các mục tiêu về
thực hiện, mục tiêu lợi nhuận và bảo vệ tài sản.
Mục tiêu báo cáo tài chính: liên quan đến việc
soạn thảo báo cáo tài chính đáng tin cậy, bao gồm sự ngăn ngừa gian lận báo cáo tài chính.
Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ
các quy định của pháp luật. Mục tiêu này phụ thuộc vào các yếu tố bên ngồi như mơi trường pháp lý.
Các mục tiêu sẽ thay đổi tùy thuộc vào năng lực của nhà quản lý. Tĩm lại, khơng cĩ một tiêu chuẩn mục tiêu nào áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.
1 0
Quá trình xác định và phân tích rủi ro là quá trình diễn ra liên tục và lặp đi lặp lại và nĩ ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống KSNB.
1 1
Xác định rủi ro:
Hoạt động của doanh nghiệp cĩ thể gặp rủi ro bởi yếu tố bên trong hoặc bên ngồi. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Yếu tố bên ngồi:
- Sự phát triển của kỹ thuật cĩ thể ảnh hưởng đến bản chất và thời gian nghiên cứu và phát triển hoặc dẫn đến sự thay đổi của quá trình.
- Nhu cầu hoặc sự mong đợi của khách hàng … - Sự cạnh tranh
- Sự thay đổi mơi trường pháp lý, mơi trường kinh tế Yếu tố bên trong: - Sự hư hỏng của hệ thống thơng tin
- Trình độ của nhân viên, phương pháp huấn luyện - Sự thay đổi trong quản lý, nguồn nhân lực
Phân tích rủi ro
Sau khi xác định rủi ro, doanh nghiệp cần phải phân tích rủi ro. Phương pháp để phân tích rủi ro đa dạng và phong phú bởi vì cĩ rất nhiều rủi ro khĩ xác định. Q trình phân tích rủi ro gồm các phần sau:
- Đánh giá mức độ thiệt hại của rủi ro - Đánh giá xác suất xảy ra rủi ro
- Xem xét các rủi ro nên được kiểm sốt như thế nàovà đưa ra các biện pháp đối phĩ rủi ro
Rủi ro cĩ nhiều loại khác nhau: cĩ loại khơng ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của đơn vị và khả năng xảy ra thấp, cĩ loại cĩ ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của đơn vị và khả năng xảy ra cao. Do vậy, khi phân tích rủi ro cần phải
sáng suốt và thận trọng, đồng thời cần phải xem xét chi phí bỏ ra để đối phĩ với những thiệt hại phát sinh từ các rủi ro đĩ.
Đánh giá rủi ro là một phần của kiểm sốt nội bộ, nhà quản lý cần phải thiết kế thủ tục kiểm sốt rủi ro. Thủ tục này đảm bảo chắc chắn rằng kế hoạch kinh doanh đã được thiết lập và thực hiện phù hợp. Nhà quản lý phải chú ý rằng rủi ro luơn luơn tồn tại trong doanh nghiệp khơng phải do hạn chế nguồn lực mà đĩ là sự hiện hữu vốn cĩ của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
I.2.2.3 Kiểm sốt rủi ro khi mơi trường kinh doanh
thay đổi
Khi mơi trường pháp lý, kinh tế thay đổi thì hoạt động của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng. Vì vậy, nhà quản lý cần phải xác định các điều kiện ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như tốc độ phát triển kỹ thuật, sự cạnh tranh, mơi trường pháp lý.
Mơi trường kinh doanh: sự thay đổi các nguyên tắc,
mơi trường kinh tế cĩ thể dẫn đến sự gia tăng áp lực cạnh tranh và rủi ro quan trọng khác.
Thay đổi nhân sự: người quản lý mới cĩ thể khơng
hiểu văn hĩa của doanh nghiệp hoặc chỉ quan tâm đến các hoạt động ngăn ngừa mà bỏ qua họat động đào tạo và giám sát. Việc thay đổi nhân sự nhiều sẽ ảnh hưởng rất lớn đến khả năng đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Hệ thống thơng tin: thơng thường những thủ tục
kiểm sốt hữu hiệu cĩ thể bị mất tác dụng khi hệ thống thơng tin được phát triển hoặc thay đổi quá nhanh.
Tốc độ phát triển nhanh: khi các hoạt động phát
triển rộng lớn và nhanh cĩ thể làm cho hệ thống khơng kiểm sốt được.
Cơng nghệ mới: khi cơng nghệ mới được sử dụng trong
quá trình sản xuất hoặc hệ thống thơng tin thì chắc chắn kiểm sốt nội bộ phải được thay đổi cho phù hợp.
Cơ cấu tổ chức: khi tái sắp xếp cơ cấu tổ chức thì
việc sắp xếp phân chia cơng việc cĩ thể khơng cịn phù hợp.
I.2.2.4 Tiêu chí đánh giá
Việc đánh giá sẽ tập trung vào quá trình quản lý để xác định các mục tiêu, phân tích rủi ro, quản lý trong mơi trường thay đổi, nĩ bao gồm cả mối liên hệ và sự phù hợp giữa các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số tiêu chuẩn chung nhằm giúp cho việc đánh giá của doanh nghiệp và việc áp dụng tùy thuộc vào tính đặc thù của doanh nghiệp.
- Mục tiêu của tịan doanh nghiệp cĩ được cơng bố rộng rãi khơng? Mục tiêu nào doanh nghiệp mong muốn đạt được? Mục tiêu nào là quan trọng nhất?
- Việc truyền đạt mục tiêu tồn doanh nghiệp đến tồn thể nhân viên và Hội đồng quản trị cĩ hữu hiệu khơng?
- Mối quan hệ và tính nhất quán của các chiến lược với mục tiêu tồn doanh nghiệp.
- Tính nhất quán của chiến lược kinh doanh, ngân sách với mục tiêu của tồn doanh nghiệp, chiến lược hành động và những điều kiện hiện tại.
Rủi ro
- Cơ chế phù hợp để xác định sự gia tăng rủi ro từ bên ngồi
- Cơ chế phù hợp để xác định sự gia tăng rủi ro từ bên trong.
- Sự thận trọng và thích hợp của q trình phân tích rủi ro, bao gồm việc đánh giá các rủi ro quan trọng, rủi ro cĩ khả năng xảy ra và định được những hoạt động cần thiết.
Kiểm sốt rủi ro khi mơi trường kinh doanh biến động
- Sự tồn tại của cơ chế để dự báo, xác định và phản ứng các vấn đề xảy ra mà gây ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp
- Sự tồn tại của cơ chế nhận dạng và phản ứng với các biến động mà cĩ ảnh hưởng đến tịan doanh nghiệp và cần cĩ sự quan tâm của nhà quản lý cấp cao
I.2.3 Hoạt động kiểm sĩat
Hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp doanh nghiệp đưa ra những hành động cần thiết để đánh giá rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Họat động kiểm sốt được thực hiện trong tồn doanh nghiệp, ở tất cả mọi cấp độ và tất cả các bộ phận. Họat động kiểm sốt bao gồm việc phê chuẩn, ủy quyền, kiểm tra, điều chỉnh, xem xét việc thực hiện các hoạt động, bảo vệ tài sản và phân cơng phân nhiệm. Hoạt động kiểm sốt cĩ thể được chia thành 03 loại, tùy thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp: hoạt động, báo cáo tài chính và tính tuân thủ.
I.2.3.1 Phân loại hoạt động kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt cĩ nhiều loại khác nhau, bao gồm kiểm sốt ngăn ngừa, kiểm sốt phát hiện, kiểm sốt máy tính và kiểm sốt quản lý. Hoạt động kiểm sốt được phân loại tùy thuộc vào mục tiêu kiểm sốt, như đảm bảo sự hồn chỉnh và chính xác của q trình xử lý số liệu.
Cĩ nhiều loại hoạt động kiểm sốt, dưới đây là một số hoạt động kiểm sốt cơ bản:
Kiểm sốt ở mức độ cao
Kiểm sốt cấp độ cao được thực hiện liên quan đến ngân sách, dự báo của kỳ trước và đối thủ cạnh tranh.
Nhà quản lý thường xem xét các báo cáo, qua đĩ nhà quản lý sẽ xác định được xu hướng phát triển, kết quả thống kê và mục tiêu kinh tế.
Q trình xử lý thơng tin
Sự thay đổi kiểm sốt được thực hiện nhằm kiểm tra sự chính xác, tính đầy đủ và sự cho phép các nghiệp vụ được ghi nhận. Dữ liệu nhập vào chương trình phải được kiểm tra hoặc phù hợp với chương trình kiểm sốt đã được phê duyệt. Ví dụ: đơn đặt hàng của khách hàng được chấp nhận khơng chỉ phù hợp với hồ sơ khách hàng mà cịn phải phù hợp với hạn mức tín dụng cho phép.
Kiểm sốt vật chất
Thiết bị, hàng tồn kho, tiền và các tài sản khác phải được kiểm đếm định kỳ và so sánh với số liệu trên báo cáo.
Phân cơng phân nhiệm
Phân cơng phân nhiệm nhằm hạn chế rủi ro, giảm các sai sĩt.
I.2.3.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
Cĩ 02 nhĩm của hoạt động kiểm sốt thơng tin cần được sử dụng: loại thứ nhất là kiểm sốt chung, được áp dụng trong tồn hệ thống và đảm bảo rằng hệ thống vẫn đang hoạt động; loại thứ hai là kiểm sốt ứng dụng, bao gồm việc vi tính hĩa cùng với phần mềm được áp dụng, thủ tục để kiểm sốt quá trình xử lý các nghiệp vụ.
Kiểm sốt chung
Kiểm sốt chung bao gồm việc kiểm sốt hoạt động của trung tâm dữ liệu, việc vận hành và bảo trì hệ thống phần mềm, phát triển và bảo trì hệ thống. Việc kiểm sốt này áp dụng cho tồn hệ thống: máy chủ, máy con và mơi trường máy tính.
Kiểm sốt ứng dụng: được thiết kế để kiểm sốt quy
trình ứng dụng, nhằm đảm bảo nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
Một trong những đĩng gĩp quan trọng của máy tính để kiểm sốt, ngăn ngừa sai sĩt của hệ thống, cũng như phát hiện và điều chỉnh lại. Để thực hiện điều này, kiểm sốt ứng dụng tùy thuộc vào việc vi tính hĩa.
I.2.3.3 Đánh giá hoạt động kiểm sốt
Nhà quản lý cần phải đánh giá hoạt động kiểm sốt nhằm xác định các rủi ro, từ đĩ thiết lập các mục tiêu cho các hoạt động quan trọng. Vì vậy cần phải xem xét các hoạt động kiểm sốt cĩ liên quan đến q trình đánh giá rủi ro nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của cấp trên được thực hiện. Việc đánh giá khơng chỉ xem xét cùng với hoạt động kiểm sốt liên quan đến quá trình đánh giá rủi ro mà cịn được áp dụng chính thức.
I.2.4 Thơng tin và truyền thơng
Thơng tin phải được xác định và truyền đạt đến tồn thể nhân viên dưới mọi hình thức và mọi lúc để mọi nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình. Hệ thống thơng tin thiết lập các báo cáo hoạt động, tài chính và tuân thủ. Hệ thống thơng tin khơng chỉ bao gồm thơng tin trong doanh nghiệp mà cịn bao gồm thơng tin về các sự kiện, hoạt dộng và các điều kiện bên ngồi mà ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Khi nhận được lệnh từ nhà quản lý thì nhân viên phải thực hiện nhiệm vụ một cách nghiêm túc. Họ phải hiểu được nhiệm vụ của mình trong hệ thống KSNB, cũng như hoạt động của họ cĩ liên quan đến người khác. Ngược lại, họ cũng phải hiểu được việc truyền đạt các thơng tin quan trọng đến mọi người .
I.2.4.1 Thơng tin
Thơng tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh và đạt được các mục tiêu về
hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ. Mọi thơng tin được sử dụng trong doanh nghiệp cĩ mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ, thơng tin tài chính khơng chỉ thể hiện trên báo cáo tài chính để phổ biến ra
cơng chúng mà cịn giữ một vai trị trong việc ra các quyết định kinh doanh, lập ngân sách …
Thơng tin được thu thập, xử lý và báo cáo bởi hệ thống thơng tin. Hệ thống thơng tin được sử dụng để xử lý các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, như mua hàng và bán hàng và các hoạt động nội bộ như dữ liệu về q trình sản xuất, hàng hĩa, dịch vụ, thị trường, …
Thơng tin cĩ thể chính thức hoặc khơng chính thức. Ví dụ, qua đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên, nhà quản lý cĩ thể nhận ra những rủi ro hoặc cơ hội cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chất lượng thơng tin ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của nhà quản lý và kiểm sốt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chất lượng thơng tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lượng thơng tin bao gồm: thích hợp, được cung cấp kịp thời, hiện hữu, chính xác và cĩ thể tiếp cận được
Đánh giá thơng tin
- Mức độ thu thập thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp, sau đĩ cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. - Cung cấp thơng tin đầy đủ, thích hợp, kịp thời đến
người cĩ trách nhiệm để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
- Việc cải tiến và phát triển hệ thống thơng tin cĩ dựa trên chiến lược liên quan đến tồn bộ chiến lược của doanh nghiệp và đáp ứng các mục tiêu tồn doanh nghiệp và mục tiêu bộ phận.
- Sự hỗ trợ của nhà quản lý cho sự phát triển hệ thống thơng tin bằng các nguồn lực thích hợp, bao gồm nhân lực và tài chính.
I.2.4.2 Truyền thơng
Truyền thơng là thuộc tính vốn cĩ của hệ thống thơng tin. Truyền thơng là việc cung cấp thơng tin thích hợp trong đơn vị để mọi người thực hiện nhiệm vụ của họ về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ.
I.2.5 Giám sát
Hệ thống kiểm sốt nội bộ cần phải được giám sát, đĩ là một q trình đánh giá hiệu quả họat động của hệ thống. Do vậy, để đánh giá hiệu quả của hệ thống, cần phải giám sát tồn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, cần phân biệt giám sát với việc đánh giá. Giám sát bao gồm những quy định và hoạt động giám sát của nhà quản lý, các hành động của nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Phạm vi và hiệu quả của việc giám sát định kỳ tùy thuộc vào việc đánh giá các rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên. Giám sát đảm bảo rằng KSNB hoạt động hiệu quả. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người cĩ trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm sốt.
Giám sát được thực hiện theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Khi giám sát thường xuyên đạt hiệu quả thì giám sát định kỳ giảm xuống. Kết quả của giám sát định kỳ rất cần thiết đối với nhà quản lý để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống KSNB và lúc đĩ nhà quản lý cĩ những điều chỉnh kịp thời. Trước khi ra quyết định điều chỉnh, nhà quản lý cần phải xem xét bản chất và mức độ của sự điều chỉnh và rủi ro khi điều chỉnh, khả năng