Mục tiêu: Các mục tiêu thuộc nghiệp vụ này chủ yếu thuộc về mục tiêu hoạt động:
- Lựa chọn những nhà cung cấp cĩ khả đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo việc cung cấp nguyên liệu kịp thời.
- Mua hàng từ những nhà cung cấp hợp pháp và tuân thủ theo pháp luật, những quy định và hợp đồng
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Nhà cung cấp khơng được sàng lọc, chẳng hạn như định kỳ khơng đánh giá lại khả năng của những nhà cung cấp hiện tại nhằm đáp ứng về: Tiêu chuẩn về kỹ thuật, về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm và hậu mãi.
- Thơng tin về những hành vi gian lận hoặc sai trái của nhà cung cấp được cung cấp khơng chính xác.
Hoạt động kiểm sốt
- Điều tra và cập nhật định kỳ các thơng tin về khả năng của nhà cung cấp liên quan đến chất lượng sản xuất, giá cả (bao gồm chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh tốn và thời hạn thanh tốn), điều kiện tài chính, sự ổn định trong quản lý, hạn chế về pháp lý về việc cung cấp nguyên vật liệu.
- Cập nhật định kỳ các thơng tin nhà cung cấp về các điều kiện của hợp đồng như: thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm
- Xem xét và xét duyệt các đơn đặt mua hàng: giám đốc sản xuất cần phải xét duyệt đơn đặt mua nguyên vật liệu trước khi đơn đặt mua nguyên vật liệu gởi đến nhà cung cấp. So sánh nhu cầu của thị trường và lượng tồn kho nguyên vật liệu nhằm xây dựng kế họach sản xuất kịp thời, khơng để tồn đọng nguyên vật liệu quá lớn.
- Giám sát loại nguyên vật liệu dùng trong sản xuất như nguyên vật liệu nhập kho cĩ đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu sản xuất hay khơng, nguyên vật liệu cĩ được bảo quản tốt khơng. Khi xuất nguyên vật liệu cho sản
xuất hàng lọat, nguyên vật liệu cần phải xuất qua phịng thí nghiệm để đưa ra cơng thức sản xuấr, …
- Giám sát thường xuyên hàng mua trả lại: lý do
nguyên vật liệu mua bị trả lại, do nguyên vật liệu khơng đạt chất lượng theo tiêu chuẩn sản xuất?
- Cập nhật dữ liệu khi thay đổi nhà cung cấp và các quyết định lựa chọn, đánh giá định kỳ nhà cung cấp. Đối với nhà cung cấp khơng đáp ứng kịp thời hoặc cung cấp nguyên vật liệu khơng đạt chất lượng, cần phải xem xét cĩ thể thay đổi, tìm nhà cung cấp khác đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu nhằm khơng bị động trong kế họach sản xuất
- Sử dụng sự phân tích dài hạn cần thiết: so sánh nhu cầu nguyên vật liệu theo quý, năm nhằm xác định giai đọan cĩ nhu cầu cao, xác định nhà cung cấp uy tín,
…