Bước 1: Phịng bán hàng:
- Lập kế hoạch kinh doanh
+ Căn cứ vào kế hoạch của Cơng ty, dựa vào tiềm năng của khu vực, Trưởng vùng bán hàng đề xuất kế hoạch bán hàng cho Trưởng phịng bán hàng tổng hợp trình Ban giám đốc xem xét, ra quyết định kế hoạch bán hàng theo năm, quý, tháng, cho từng Trưởng vùng bán hàng. Sau đĩ Trưởng vùng bán hàng phân bổ kế hoạch cho Trưởng tỉnh bán hàng. Trưởng tỉnh bán hàng tìm kiếm khách hàng hoặc nhận yêu cầu của khách hàng tiềm năng trong khu vực quản lý.
+ Marketing gởi kế hoạch bán hàng tháng cho các bộ phận (bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, …) để các bộ phận chuẩn bị nguyên liệu, bao bì, bố trí kế hoạch vận chuyển, sản xuất.
- Phát triển thị trường, tìm hiểu chọn đại lý
+ Trưởng vùng bán hàng, Trưởng tỉnh bán hàng tìm hiểu thơng tin về khách hàng tiềm năng và đánh giá khách hàng theo tiêu chuẩn của Cơng ty.
+ Trưởng vùng bán hàng, Trưởng tỉnh bán hàng và Trưởng phịng bán hàng thống nhất dựa trên tiêu chuẩn của Cơng ty để chọn khách hàng làm đại lý.
- Thương thảo ký hợp đồng làm đại lý
+ Trưởng vùng bán hàng, Trưởng tỉnh bán hàng và Trưởng phịng bán hàng thảo luận, thương lượng với khách hàng và lập hợp đồng theo mẫu Cơng ty ban hành.
+ Thư ký bán hàng làm phiếu yêu cầu tạo code cho khách hàng gởi đến Phịng kế tốn để tạo code cho khách hàng.
- Khách hàng trình đơn đặt hàng cho bảo vệ, bảo vệ xem xét và lập Giấy phép ra/vào cơng ty.
- Căn cứ xe ra/vào cơng ty, bảo vệ lập Báo cáo xe
ra/vào cơng ty.
Bước 3: Phịng bán hàng
- Nhận đơn đặt hàng: Bộ phận bán hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng bằng các hình thức: qua điện thoại, fax, phiếu đặt hàng hoặc nhận trực tiếp từ khách hàng (tài xế). Nếu nhận qua điện thoại, ghi vào sổ đặt hàng. Khi cần thiết phải xác định lại với khách hàng qua điện thoại.
- Xem xét cơng nợ (hạn mức tín dụng): Bộ phận theo dõi cơng nợ (thuộc phịng bán hàng) làm bảng theo dõi cơng nợ khách hàng từng ngày và gởi lại cho bộ phận làm hĩa đơn và đối chiếu với kế tốn thu tiền. - Bộ phận làm hố đơn xem xét cơng nợ của khách hàng để cấp hàng, nếu cĩ vấn đề phát sinh phải báo cáo ngay cho Ban giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo.
- Đối chiếu tồn kho: Bộ phận làm hĩa đơn (phịng bán hàng) đối chiếu hàng tồn kho về số lượng và chủng loại tồn kho (nhận từ kho thành phẩm vào đầu
mỗi ngày): + Nếu đủ hàng: chuyển sang bước sau (lập
phiếu xuất nội bộ).
+ Nếu thiếu hàng: thơng tin cho Bộ phận kế hoạch sản xuất bằng điện thoại, email những loại hàng cần. - Lập phiếu xuất hàng:
+ Từ các đơn đặt hàng theo tải trọng của phương tiện
vận chuyển, bộ phận bán hàng lập Phiếu xuất kho (03
liên): 01 liên lưu, 01 liên chuyển cho bộ phận kho và 01 liên chuyển cho bộ phận kế tốn.
+ Phiếu xuất kho cần giao trước cho Bộ phận kho để
+ Trường hợp các kho cĩ nhu cầu vận chuyển đột xuất vì những lý do khách quan, Bộ phận kế hoạch cùng Bộ phận kho xem xét tồn kho, khả năng sản xuất,
… để quyết định thời gian và khối lượng xuất để khơng ảnh hưởng đến tiến độ cấp hàng các kho khác.
Bước 4: Thu tiền
- Phịng kế tốn (bộ phận thu tiền) nhận Đơn đặt hàng,
Phiếu xuất kho và Giấy phép ra/vào nhà máy để lập
Phiếu thu tiền hoặc Thơng báo nợ của lần mua hàng
này (nếu khách hàng chưa thanh tốn).
Bước 5: Phịng cân
- Khách hàng chạy xe đem theo các chứng từ: Phiếu
xuất kho, Phiếu thu tiền hoặc Thơng báo nợ và Giấy
phép ra/vào nhà máy đến phịng cân để Phịng cân
tiến hành cân xe (chưa cĩ thành phẩm). Sau đĩ khách hàng cho xe chạy đến kho thành phẩm.
Bước 6: Kho thành phẩm
- Kho thành phẩm tiến hành xuất hàng theo Phiếu xuất
kho trên, thực hiện theo hướng dẫn cơng việc QUẢN LÝ
KHO THÀNH PHẨM.
- Trong những trường hợp khẩn cấp do nhu cầu bán hàng, thời tiết hoặc các lý do khác bộ phận kho cần phải bố trí xuất hàng nhanh nhất nếu cĩ thể.
- Trong khi xuất hàng nếu cĩ những thay đổi bổ sung gấp một số loại thành phẩm, người phụ trách ghi thêm phần xuất bổ sung vào những phiếu trên.
Bước 7: Phịng cân
- Sau đĩ, khách hàng cho xe chạy qua phịng cân để cân xe (đã cĩ thành phẩm) để xác định trọng lượng hàng thực xuất.
- Phịng cân lập Phiếu cân thành phẩm (02 liên): 01
- Phịng cân cho xe chạy trở ra phịng bán hàng để lập hĩa đơn.
Bước 8: Phịng bán hàng/quản lý cơng nợ
- Căn cứ vào Phiếu cân thành phẩm, phịng bán hàng
lập Hĩa đơn (03 liên): 01 liên giao cho khách hàng, 01
liên lưu file và 01 liên chuyển sang bộ phận kế tốn.
Đồng thời, phịng bán hàng lập Thơng báo nợ lũy kế
đến lần xuất này (02 liên): 01 liên giao cho khách hàng và 01 liên lưu (trường hợp khách hàng mua chịu và khoản nợ phải thu cịn trong hạn mức tín dụng).
- Khách hàng cầm các chứng từ: Phiếu xuất kho,
Thơng báo nợ, Hĩa đơn và Giấy phép ra/vào nhà
máy để ra cổng. Tại cổng, khách hàng giao Giấy phép
ra/vào nhà máy lại cho bảo vệ.
Bước 9: Bộ phận kế tốn
- Sau khi đã xuất hàng, phịng kế tốn nhận được các
chứng từ sau: Hĩa đơn, Phiếu cân thành phẩm và
Phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này, Phịng
kế tốn kiểm tra lại các số liệu trên chứng từ, lập báo cáo cơng nợ và báo cáo doanh thu hàng ngày.
- Khi xuất hàng xong, kế tốn kho thành phẩm cập nhật lại số liệu vào máy tính.
Bước 10: Phịng bán hàng: Hỗ trợ kỹ thuật và đánh
giá sự thỏa mãn của khách hàng
- Thực hiện hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng theo hợp
đồng đã ký kết.
- Thăm viếng, ghi nhận, giải quyết, hỗ trợ kỹ thuật
các thơng tin phản hồi của khách hàng, báo cáo hàng tháng về kết quả thăm viếng.
- Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng theo Hướng dẫn cơng việc, theo dõi và đo lường sự thỏa mãn khách hàng.
Bước 11: Lưu hồ sơ
- Các bộ phận lưu hồ sơ theo thủ tục kiểm sốt hồ
sơ