ĐỀ CƯƠNG THẢO LUẬNMỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝCỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ

Họ tên: SỬ TRÍ THỨC Lớp: H.520 ĐỀ CƯƠNG THẢO LUẬN MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ -Câu 5: Người lãnh đạo quản lý thực kỹ tuyên truyền thuyết phục nhằm hướng tới mục tiêu gì? Để đạt hiệu mục tiêu đó, người LĐQL cần lưu ý chuẩn bị yếu tố nào? Liên hệ thực tiễn đơn vị vấn đề qua ví dụ cụ thể  Khái niệm tuyên truyền: tuyên truyền hoạt động truyền bá kiến thức, giá trị tinh thần đến đối tượng, nhằm mục đích cảm hóa, thuyết phục, biến kiến thức, giá trị tinh thần thành nhận thức, niềm tin, thúc đẩy đối tượng hành động định hướng nhằm mục tiêu định  Khái niệm thuyết phục: thuyết phục  Các hình thức tuyên truyền, thuyết phục: Tuyên truyền, thuyết phục cá nhân: a Gặp gỡ trực tiếp: trình mà cán lãnh đạo, quản lý trực tiếp gặp mặt đối tượng để tuyên truyền, vận động, thuyết phục vấn đề b Thăm nhà: q trình gặp gỡ, trao đổi cán lãnh đạo, quản lý cấp sở với đối tượng với thành viên gia đình, nhà đối tượng với mục đích tun truyền, thuyết phục, cảm hóa đối tượng chấp nhận thực chủ trương, đường lối, sách, pháp luật hành vi tích cực c Vận động hành lang: nghệ thuật khai thác khả năng, may để thuyết phục nhà hoạch định sách, cán lãnh đạo, quản lý cấp trên, đại biểu hội đồng nhân dân, đại biểu Quốc hội ủng hộ chương trình cơng tác cán lãnh đạo, quản lý cấp sở đồng thời vận động họ có tác động làm thay đổi sách theo hướng có lợi cho cơng tác lãnh đạo, quản lý cấp sở Tuyên truyền, thuyết phục nhóm: a Thảo luận nhóm nhỏ: phương pháp tuyên truyền, vận động cán lãnh đạo, quản lý trực tiếp nói chuyện, thuyết trình, chia sẻ, trao đổi thơng tin với nhóm nhỏ đối tượng có đặc điểm, hoàn cảnh giống gần giống b Diễn thuyết trước công chúng: + Nghiên cứu đối tượng + Chọn chủ đề cho diễn thuyết + Xây dựng đề cương diễn thuyết  Người lãnh đạo quản lý thực kỹ tuyên truyền, thuyết phục nhằm hướng tới mục tiêu sau: Nhận thức: Truyền bá kiến thức, giá trị tinh thần đến đối tượng, nhằm mục đích cảm hóa, thuyết phục, biến kiến thức, giá trị tinh thần thành nhận thức, niềm tin, thúc đẩy đối tượng hành động theo định hướng nhằm mục tiêu định Thái độ: Truyền bá quan điểm lý luận đường lối chiến lược, sách lược nhằm xây dựng cho quần chúng giới quan, nhân sinh quan định thuyết phục quần chúng hành động phù hợp với giới quan, nhân sinh quan 3 Hành động: Làm cho thân người khác thấy đúng, hay mà tin theo, làm theo  Để đạt hiệu mục tiêu đó, người LĐQL cần lưu ý chuẩn bị yếu tố: Xác định chủ đề: Xác định mục tiêu tuyên truyền thuyết phục Xác định thành phần tuyên truyền, thuyết phục Xác định nội dung truyên truyền, thuyết phục Xác định phương pháp, phương tiện tuyên truyền, thuyết phục Xác định thời gian tuyên truyền Xác định địa điểm tuyên truyền http://violet.vn/th-thachcam1-thanhhoa/entry/show/entry_id/9242795 Liên hệ thực tiễn đơn vị vấn đề qua ví dụ cụ thể Cơng ty Xăng dầu khu vực II TNHH MTV Người lãnh đạo quản lý thực kỹ tuyên truyền thuyết phục nhằm hướng tới mục tiêu: làm cho thân người khác thấy đúng, tin làm theo Ví dụ: thực đổi để doanh nghiệp trở thành nơi văn hóa cơng sở, văn minh doanh nghiệp Lãnh đạo quản lý đưa vấn đề tồn như:  Văn hóa giấc làm việc: cịn nhiều trường hợp cán nhân viên trễ sớm  Văn hóa giao tiếp, ứng xử, nói chuyện điện thoại: giao tiếp thiếu văn minh lịch sự, ứng xử chưa thân thiện, nói chuyện điện thoại cịn to tiếng, nhiều thời gian, ảnh hưởng đến người xung quanh  Văn hóa trang phục: trang phục làm quan chơi  Văn hóa trí nơi làm việc: vài nơi chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa sẽ,  Văn hóa sử dụng tài sản cơng: cịn lãng phí, in ấn tài liệu in mặt, không tắt điện thiết bị không dùng đến máy lạnh, máy tính , máy in,…  Văn hóa hội họp: chưa thật góp ý xây dựng thẳng thắn tạo nên họp có kết tốt, tham gia họp chưa đến quy định, chưa chuẩn bị nội dung trước đến họp tham gia xây dựng họp Lãnh đạo quản lý điểm tồn đưa biện pháp khắc phục tạo niềm tin cho toàn thể cán công nhân viên thực theo biện pháp để doanh nghiệp ta trở thành doanh nghiệp văn minh, đại nơi văn minh cơng sở thành phố Hồ Chí Minh Để đạt mục tiêu đó, người lãnh đạo quản lý cần lưu ý chuẩn bị yếu tố:  Nghiên cứu đối tượng: Tồn thể cán cơng nhân viên doanh nghiệp  Chọn chủ đề cho diễn thuyết: Phấn đấu xây dựng văn hóa cơng sở, doanh nghiệp văn minh đại  Xây dựng đề cương diễn thuyết: + Nêu trạng tồn chưa tốt doanh nghiệp văn hóa cơng sở + Đưa biện pháp cải tiến văn hóa cơng sở cịn chưa tốt + Nhấn mạnh điểm thay đổi, đồng thời lợi ích mang lại thay đổi Câu 6: Phân biệt thơng tin thức thơng tin khơng thức lãnh đạo quản lý? Phân tích quy trình kỹ thu thập, xử lý thơng tin ví dụ mà anh chị biết thực thực tiễn Qua đó, người lãnh đạo quản lý sở cần lưu ý vấn đề để việc thu thập xử lý thông tin hiệu quả?  Khái niệm thông tin quản lý: SGK trang 88 Phân biệt thơng tin thức thơng tin khơng thức lãnh đạo quản lý: Nảy sinh Phản ánh thật Xuất xứ Tốc độ lan truyền Biến dạng Tính chất Thơng tin thức Thơng tin khơng thức Nơi có điều kiện tiếp cận thơng tin Nơi thiếu thơng tin đầy đủ Đúng, xác, khách quan Thường khơng đúng, khơng xác, chủ quan Rõ ràng Khơng rõ ràng Chậm Nhanh Ít Nhiều lan đến đâu biến dạng đến Ít chứa yếu tố giật gân Thường chứa yếu tố giật gân truyền kênh thông tin người thân quen truyền thức Phân tích quy trình kỹ thu thập, xử lý thơng tin ví dụ thực tiễn: Tình huống: Giám đốc công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV nhận thư điện tử khách hàng việc công nhân cửa hàng xăng dầu X có hành vi gian lận việc bán xăng dầu cho khách hàng, không bơm xăng số lượng khách hàng yêu cầu 2.1 Thu thập thông tin: a Xác định nhu cầu thơng tin: Giám đốc có nhu cầu xác định thông tin công nhân cửa hàng xăng dầu X có hành vi gian lận việc bán xăng dầu cho khách hàng, không bơm xăng số lượng khách hàng yêu cầu việc có thật hay không? b Xác định nguồn, kênh thông tin: - Nguồn tin từ khách hàng - Kênh thông tin: từ thư điện tử (kênh máy tính kết nối Internet) c Xây dựng thiết chế đảm bảo thông tin: - Xây dựng máy lấy thông tin: Giám đốc cử nhân viên đến cửa hàng xăng dầu X lấy thông tin chịu trách nhiệm thông tin - Xác định phương pháp, phương tiện lấy thông tin: phương pháp quan sát trực tiếp, phương tiện sử dụng camera bí mật ghi hình dạng bút cài áo 2.2 Xử lý thông tin: - Xử lý tức thời: - Xử lý theo quy trình:  Tiếp nhận thơng tin, lưu trữ: Tất hình ảnh ghi nhận từ camera lưu trữ vào máy tính    - Phân loại, đánh giá sàng lọc thông tin: xem lại hình ảnh ghi nhận từ camera, hành vi khả nghi, sử dụng phần mềm để phóng to xem rõ Sau xác định đoạn phim ghi nhận hành vi gian lận, lưu trữ lại đoạn phim Tìm kiếm bổ sung, điều chỉnh thông tin: Mời cửa hàng trưởng cửa hàng xăng dầu X xem đoạn phim ghi nhận hành vi gian lận để xác định ca trực, họ tên công nhân bơm xăng phim Truyền đạt thông tin đến đối tượng có liên quan: o Gửi thư điện tử cho khách hàng: Cám ơn khách hàng cung cấp thông tin cho công ty hành vi gian lận công nhân bơm xăng cửa hàng xăng dầu X o Mời cơng nhân có hành vi gian lận bán hàng công ty xem lại đoạn phim ghi nhận hành gian lận để xác định công nhân vi phạm quy chế công ty o Thông báo đến cửa hàng trưởng, cơng nhân cịn lại cửa hàng xăng dầu X biết để khơng để xảy tình trạng gian lận  Những kỹ thu thập thông tin xử lý thông tin lãnh đạo công ty xăng dầu khu vực II thực quy trình Tuy nhiên cịn hạn chế cần cải tiến Tăng cường thu thập thông tin từ nhiều nguồn, kênh thông tin thiết lập đường dây điện thoại nóng, lắp đặt nhiều camera cửa hàng để thu thập thơng tin cách nhanh chóng Bổ sung thêm Kết luận:  Khẳng định vai trị thơng tin quản lý  Thực hiệu công việc LĐQL phải thu thập xử lý thông tin quy trình  Để đảm bảo trình trên, LĐQL cần rèn luyện kỹ sau (SGK 106-131) - Kỹ xác định loại thông tin cần thiết - Kỹ nắm mục đích, yêu cầu - Kỹ phân loại thông tin - Kỹ phân loại hình thức thơng tin định lượng - Kỹ xác định loại thông tin theo mức độ cần thiết, cần thiết - Kỹ xác định nguồn thông tin - Kỹ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin - Kỹ quan sát trực tiếp giác quan - Kỹ tìm đọc thơng tin - Kỹ xử lý thông tin - Kỹ ghi chép thông tin - Kỹ mô tả, kể chuyện - Kỹ phân loại thông tin - Kỹ xếp, kết cấu thông tin - Kỹ giải nghĩa thông tin - Kỹ xây dựng biểu đồ - Kỹ kiểm chứng thống kê - Kỹ trích dẫn thơng tin - Kỹ trình bày thông tin - Kỹ thu thập, xử lý thông tin có chọn lọc , có phê phán - Kỹ đặt câu hỏi kiểm chứng - Kỹ đánh giá chất lượng thông tin - Kỹ đánh giá tính xác thơng tin - Kỹ đánh giá tính khách quan Kỹ đánh giá tính hiệu lực Kỹ đánh giá tính tin cậy thơng tin Kỹ lãnh đạo, quản lý dựa sở thông tin khoa học Kỹ thu thập, xử lý thơng tin đầu vào q trình định Kỹ thu thập, xử lý thông tin đầu vào trình định Kỹ thu thập, xử lý thơng tin q trình kiểm tra, giám sát Người lãnh đạo quản lý sở cần lưu ý vấn đề sau để việc thu thập xử lý thông tin hiệu quả: a) Thu thập thông tin: - Xác định nội dung thông tin cần thu thập - Xác định đối tượng cung cấp thông tin - Xác định phương pháp thu thập thông tin - Xây dựng công cụ để thu thập thông tin - Lựa chọn nhân thu thập thông tin - Tổ chức thu thập thông tin b) Xử lý thơng tin: - Mã hóa thơng tin: + Xây dựng khung mã hóa + Quy định giá trị tương ứng - Biên tập liệu: + Tính đầy đủ thơng tin + Tính xác + Tính phù hợp - Nhập liệu vào máy tính: + Nhận dạng đồng + Tên biến + Kiểm soát chất lượng - Chiết xuất liệu Làm liệu Câu 9: Trình bày nguyên tắc đánh giá cán bộ? Liên hệ thực tiễn đơn vị anh chị việc vận dụng nguyên tắc Người LĐQL cần làm để khắc phục hạn chế đánh giá cán sở nay?  Khái niệm đánh giá cán bộ: SGK 153 Nhận xét, đánh giá cán việc hệ trọng, khâu mở đầu có ý nghĩa định công tác cán bộ, sở để lựa chọn, bố trí sử dụng, đề bạt, bổ nhiệm thực sách cán Đánh giá cán phát huy tiềm cán đội ngũ cán Đánh giá không cán dẫn đến bố trí, sử dụng, đề bạt, bổ nhiệm sai, gây ảnh hưởng không tốt cho địa phương, quan, đơn vị  Nguyên tắc đánh giá cán Để đánh giá cán bộ, công tác đánh giá cán trước hết phải nắm vững nguyên tắc sau đây: + Một là, cấp ủy đảng mà thường xuyên trực tiếp ban thường vụ đảng ủy, cấp sở thống quản lý công tác đánh giá phạm vi trách nhiệm phân công + Hai là, đánh giá cán phải lấy tiêu chuẩn hiệu công tác làm thước đo, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ quy trình + Ba là, đánh giá cán phải khách quan, toàn diện, lịch sử, cụ thể phát triển Liên hệ thực tiễn đơn vị anh chị việc vận dụng nguyên tắc Người LĐQL cần làm để khắc phục hạn chế đánh giá cán sở Tại Công ty Xăng dầu khu vực II TNHH MTV đơn vị công tác:  Công tác đánh giá cán không làm lần mà phải làm thường xuyên, theo định kỳ năm trước đề bạt, bổ nhiệm, luân chuyển cán đưa vào hồ sơ cán để quản lý, theo dõi nắm hiểu cán bộ; đồng thời giúp cho thân người cán hiểu nhằm phát huy ưu điểm, sửa chữa khuyết điểm  Đánh giá cán phải trọng đánh giá hiệu hoạt động thực tiễn cán bộ, đánh giá cán phải lấy hiệu công tác thực tế làm thước đo chủ yếu Đánh giá cán phải dựa vào quy định cụ thể tiêu chuẩn chức danh tiêu chí đánh giá đối tượng cán Năng lực cán thể hiệu hồn thành nhiệm vụ trị họ theo chức trách nhiệm vụ giao, thể khối lượng, chất lượng hiệu công tác lĩnh vực lãnh đạo, quản lý Vì vậy, để đánh giá cán khách quan hơn, phương thức đánh giá cần bổ sung yếu tố định lượng (về kết thực công việc, thời gian hồn thành cơng việc, tỷ lệ xử lý tình thỏa đáng giải pháp sáng tạo công việc …) cách xây dựng hệ thống u cầu, địi hỏi cơng việc cho vị trí cán bộ, hệ thống tiêu chí tiêu chuẩn trình độ, lực; khối lượng cơng việc, quy trình xử lý; quy trình tổng hợp, báo cáo kết công tác định kỳ Đánh giá cán cần phải xem xét vị trí cơng tác cán có phù hợp với sở trường cơng việc cụ thể hay không để đánh giá khách quan, thực tế, từ xác định nguyên nhân chủ quan khách quan, để sau có hướng bố trí, xếp cơng việc cho phù hợp với lực, sở trường họ Đánh giá lực, nguyện vọng, sở trường cán đóng góp tích cực cho việc bố trí, xếp cơng việc xác, tạo điều kiện cho cán phát huy sở trường từ hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đánh giá cán phải xem xét trình Khi đánh giá cán xét lúc, thời điểm, thời gian ngắn, thấy tại, mà cần có thời gian dài, có q trình Bởi vì, việc có biến chuyển, người có thay đổi nhiều mặt, nhận xét   người cố định bất biến mà phải trình vận động, biến đổi Một người cán trước có sai lầm, khơng phải mà sai lầm Cũng có cán đến chưa bị sai lầm, sau khơng phạm sai lầm? Quá khứ, tương lai người giống Muốn đánh giá cán đắn, xác, cần phải kiên nhẫn tìm hiểu, theo dõi cán thời gian dài; xác định đánh giá cán lần, mà bao hàm trình nhận thức, yếu tố thường xuyên trình quy hoạch, luân chuyển, đào tạo bố trí sử dụng cán (tức trình đánh giá đánh giá lại cán bộ) Do đó, cấp ủy Đảng phải có kế hoạch thật chặt chẽ, hợp lý quản lý cán bộ, phải có bước đánh giá phù hợp, khoa học, phải hợp lực với nhiều người, tham khảo ý kiến số đông đánh giá cán Mở rộng dân chủ, công khai, minh bạch đánh giá cán Để cho tập thể quần chúng tham gia đánh giá cán Mỗi cán thành viên tập thể, cộng đồng, làm việc, sinh hoạt với nhau, nên có nhiều mối quan hệ ngang dọc, dưới, ngồi Cơng việc mà cán phụ trách thường liên quan đến nhiều việc, nhiều người Do vậy, đánh giá cán bộ, bên cạnh ý kiến nhận xét cán cấp ủy Đảng đơn vị phải coi trọng ý kiến tập thể cán ý kiến đông đảo quần chúng thông qua nhiều hình thức phù hợp với tình hình thực tế đơn vị như: Lấy phiếu thăm dị tín nhiệm tổ chức trao đổi, thảo luận trực tiếp cách dân chủ Kết phải thông báo công khai cho đối tượng đánh giá CBNV đơn vị biết Người LĐQL cần làm để khắc phục hạn chế đánh giá cán sở Tiếp tục xây dựng, cụ thể hóa tiêu chí đánh giá kết quả, hiệu hồn thành chức trách, nhiệm vụ đóng góp thực tế cán đứng đầu ban, bộ, ngành Trung ương tỉnh, thành Thực tốt yêu cầu này, việc đánh giá chức danh cán bảo đảm khách quan, cơng tâm Khi có tiêu chí đánh giá cán khoa học, thực tế có đánh giá cơng khai, minh bạch cấp có thẩm quyền, chất lượng quan tham mưu nâng lên Tiêu chí đo kết quả, hiệu hồn thành chức trách, nhiệm vụ tiêu chí tín nhiệm nhân dân có mối quan hệ chặt chẽ quan trọng Vì phải sớm xây dựng cụ thể hai tiêu chí Nên chăng, tiêu chí để đánh giá người đứng đầu ban Đảng chủ yếu chất lượng, số lượng hiệu tham mưu, đề xuất cho cấp ủy thuộc lĩnh vực phân cơng phụ trách; tiêu chí đánh giá người đứng đầu bộ, ngành hiệu quả, kết thực chức quản lý nhà nước quan trọng đề xuất sách lĩnh vực giao, tạo đột phá góp phần quan trọng thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển; tiêu chí đánh giá bí thư cấp ủy địa phương chủ yếu ổn định trị tăng trưởng số tiêu chủ yếu lĩnh vực kinh tế - xã hội (năm sau cao năm trước, khóa sau cao khóa trước), qua nâng cao đời sống vật chất tinh thần nhân dân địa phương  Kiên tinh giản biên chế, xếp hợp lý tổ chức máy gắn với cải cách tiền lương để số cán làm việc hệ thống trị bảo đảm sống thu nhập đáng Hiện nay, tổ chức máy cịn cồng kềnh cần phải đánh giá, rà sốt để xếp lại tổ chức chồng chéo chức năng, nhiệm vụ không thật cần thiết Trên sở tinh giảm mạnh biên chế hành chính, nghiệp.Tinh giản biên chế cơng việc khó khăn, phức tạp liên quan đến việc làm đời sống người lao động đến lúc khơng thể khơng làm, vậy, cần sớm thực đề án  Tiếp tục đổi phân cấp quản lý cán đánh giá cán cấp, ngành Để đánh giá sát cán bộ, cấp ủy đảng, ngành cần đổi việc phân cấp quản lý cán cách cụ thể Cấp ủy nên nắm người đứng đầu cấp, ngành để năm kết thúc nhiệm kỳ đại hội, tập thể cấp ủy đánh giá dân chủ, khách quan cán công khai cho nhân dân, cho cán ngành, đơn vị biết Nếu làm việc này, người đứng đầu cấp, ngành có trách nhiệm với chức trách, nhiệm vụ cao hơn, hạn chế tình trạng quan liêu, xa dân, xa sở; hạn chế tượng “chạy chức”, “chạy quyền” nặng hướng cấp Ở Trung ương, Bộ Chính trị quản lý đánh giá cấp trưởng ban, bộ, ngành Trung ương bí thư tỉnh, thành ủy đảng ủy trực thuộc; từ cấp phó trở xuống giao cho người đứng đầu cấp ủy ban, bộ, ngành, đơn vị đánh giá Tương tự, cấp khác phân cấp hiệu đánh giá, sử dụng cán cao  Thực dân chủ đánh giá cán cần lưu ý khắc phục tượng lệch lạc, thành kiến cá nhân, tư tưởng bè phái tổ chức trước tiến hành đánh giá cán  Tăng cường trách nhiệm đánh giá sử dụng cán cấp có thẩm quyền người đứng đầu cấp, ngành, đơn vị Cần nghiên cứu, tổng kết công tác quản lý, đánh giá cán thời gian qua để đổi công tác quản lý, đánh giá cán tốt Đánh giá cán chủ yếu đánh giá kết quả, hiệu hoàn thành chức trách, nhiệm vụ giao, quan tổ chức cán phải tổng hợp số liệu thống kê, đánh giá, phân loại tiêu phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng Đảng, quốc phòng - an ninh từ ban, bộ, ngành thực năm kết hợp với lấy ý kiến đóng góp nhân dân Đồng thời, đổi cách đánh giá cán theo hướng khai thác, phân tích kết đánh giá từ quan chức tín nhiệm nhân dân, vừa giảm số lượng cán theo dõi ban, bộ, ngành, địa phương, vừa nâng cao tính khách quan đánh giá cán Cần bổ sung quy định trách nhiệm người tiến cử, quan tham mưu trách nhiệm tổ chức, cá nhân việc đề nghị bổ nhiệm định bổ nhiệm cán Câu 10: Để thiết kế công việc hiệu quả, người lãnh đạo quản lý cần đảm bảo yêu cầu nào? Liên hệ thực tiễn đơn vị Hãy lập bảng mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí cơng tác cụ thể đơn vị anh chị  Khái niệm công sở : SGK trang 181  Khái niệm điều hành công sở: SGK trang 182  Những kỹ điều hành công sở: Kế hoạch hóa thiết kế cơng việc Phân công công việc Tổ chức điều hành họp Phối hợp quản ly Kiểm sốt cơng việc Trong , thiết kế cơng việc việc phân chia loại công việc lớn, nhỏ cho hợp lý Đây trình xác định nhiệm vụ cụ thể trách nhiệm việc thi hành công vụ tham gia hoạt động thực tế cơng sở nói chung Q trình liên quan đến hoạt động thực tế công sở  Để thiết kế công việc hiệu quả, người lãnh đạo quản lý cần đảm bảo yêu cầu sau: 1.2 Thiết kế công việc * Công việc tổng hợp nhiệm vụ, trách nhiệm chức nhiều người đảm nhận * Thiết kế công việc việc phân chia loại công việc lớn nhỏ cho hợp lí Để thiết kế cơng việc cần phân tích cơng việc q trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất công việc * Lý cần thiết kế công việc: - Xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc/ nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo, trang thiết bị thiết yếu thay đổi nơi làm việc - Cơ sở để đánh giá thành tích, hiệu nhân viên làm việc vị trí - Thay đổi cách có hệ thống nội dung công việc nhằm thay đổi tiêu chuẩn hiểu biết, kĩ , lực yếu tố cần thiết khác để thực tốt công việc tăng động làm việc * Kết thiết kế công việc mô tả cơng việc giao, liệt kê kĩ khả người giao việc, phác thảo kết mong muốn đạt được, xác định tất nguyên tắc đạo thời hạn biết, liệt kê nguồn lực cần thiết kết thực tốt công việc 1.3 Phân công công việc * Trên sở công việc thiết kế, nhà quản lý tiến hành phân công công việc Để phân công công việc xác, phù hợp với đặt điểm hoạt động quan, yếu tố trên, cần phải dựa sở có tính thực tế khác, cần lưu ý rằng, nói đến đặc điểm hoạt động quan muốn nhấn mạnh tính chất bật kèm theo điều cụ thể * Phân cơng cơng việc tiến hành theo: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, đơn vị - Phân cơng theo khối lượng tính chất cơng việc - Phân công công việc theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan, hướng tới tăng cường vai trị nhóm tổ chức - Đảm bảo tính thích ứng lực nhân viên chức trách giao 1.4 Tổ chức điều hành họp Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hanhỳ hoạt động việc giải công việc thuộc chức thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Phân loại họp: - Họp tham mưu, tư vấn - Họp làm việc - Họp chuyên môn - Họp giao ban - Họp tập huấn triển khai - Họp tổng kết hàng năm 1.5 Phối hợp quản lý: Phối hợp quản lý hành nhà nước q trình liên kết hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn cán bộ, công chức, quan hành nhằm tổ chức thực nhiệm vụ cụ thể quản lý nhà nước 1.6 Kiểm soát cơng việc: Kiểm sốt biện pháp tất yếu trình tổ chức điều hành hoạt động quan, cơng sở Kiểm sốt cơng việc chức chủ yếu hoạt động lãnh đạo, đạo, huy, điều hành, hoạt động đo lường, chấn chỉnh việc thực công việc nhằm khẳng định mục tiêu công sở, kế hoạch lập để đạt tới mục tiêu đã, hoàn thành Liên hệ thực tiễn đơn vị Nhằm đảm bảo hệ thống CNTT Công ty Xăng dầu khu vực II TNHH MTV hoạt động liên tục, ổn định để phục vụ sản xuất kinh doanh tồn cơng ty, năm phịng CNTT phải lập kế hoạch cho năm định kỳ vào tháng 10 năm cũ Để đạt hiệu quả, người lãnh đạo quản lý đảm bảo yêu cầu sau:  Từ trước tháng 10 năm, lãnh đạo quản lý đã: + Tổ chức họp đánh giá tình hình thực kế hoạch tháng đầu năm, kế hoạch năm thực đến đâu, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch % Tiếp nhận ý kiến đóng góp tất CBCNV thuộc khối CNTT, + Lập kế hoạch năm sau (dự kiến) phổ biến đến tất CBCNV khối CNTT để đến thống toàn khối CNTT + Trong bảng lập kế hoạch bao gồm: đầu tư sở hạ tầng CNTT, định hướng phát triển phần mềm ứng dụng đơn vị, kế hoạch đào tạo nâng cao kiến thức cho CBCNV khối CNTT, dự trù kinh phí thực kế hoạch Phải có thuyết minh cụ thể hạng mục kế hoạch để lãnh đạo cấp hiểu để phê duyệt, cấp hiểu để thực + Phân công nhân thực kế hoạch + Chỉ đạo phận khối CNTT phối hợp chặt chẽ với khối khác kinh doanh, kế toán, … để hoàn thành tốt kế hoạch + Sau thống bảng kế hoạch, tiến hành trình bảng kế hoạch cho lãnh đạo cấp phê duyệt để thực năm tới Hãy lập bảng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc cho vị trí cơng tác cụ thể đơn vị anh chị u cầu trình độ chun mơn, kinh nghiệm: - Chuyên môn: tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Công nghệ thơng tin trở lên, có chứng quốc tế hãng Microsoft Đã qua lớp bồi dưỡng Quản lý Trung cấp Quản lý hành doanh nghiệp - Ngọai ngữ: đọc, hiểu tài liệu chuyên môn Tiếng Anh - Kinh nghiệm: Có năm cơng tác lĩnh vực chun mơn Phịng/Ban: P Cơng Nghệ Thơng Tin Nhóm chức danh: Phó Trưởng Phịng Chức danh đảm nhận: Phó Trưởng Phịng Người đảm nhận: Sử Trí Thức Người ủy nhiệm vắng mặt: Hồng Anh Tuấn BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC Mức độ 1: Xác định vấn đề, đưa giải pháp, xác định lợi ích rủi ro giải pháp đề xuất lên lãnh đạo trực tiếp giải pháp tối ưu để duyệt Mức độ 2: Trình bày cho lãnh đạo trực tiếp biết dự định làm xin ý kiến đạo trước định thực Mức độ 3: Trực tiếp giải vấn đề phải báo cáo công việc kết đạt cho lãnh đạo phụ trách trực tiếp sau thực xong Mức độ 4: Tồn quyền định khơng phải báo cáo kết cho lãnh đạo trực tiếp trừ có yêu cầu Nhiệm vụ - Trách nhiệm Thay mặt Trưởng phịng điều hành cơng tác phịng Trưởng phịng vắng Tham mưu giúp Trưởng phòng đảm bảo phát triển hệ thống CNTT Cty lĩnh vực công nghệ Nghiên cứu, xây dựng tổ chức triển khai thực công nghệ phục vụ u cầu quản lý tồn cơng ty Xây dựng quy định, quy chế quản lý máy móc thiết bị phương án, đề án triển khai thực công việc Quản trị hệ thống mạng tồn Cty Chủ trì họp chun môn mạng, hệ thống Đảm bảo máy chủ (server) hoạt động tốt ổn định Lập kế hoạch thực tốt cơng tác an tồn an ninh mạng Lập kế hoạch đạo thực tốt cơng tác dự phịng (backup) cho tồn hệ thống 10 Lập báo cáo thống kê sở vật chất kỹ thuật toàn Cty 11 Phối hợp xây dựng cơng tác đầu tư cho tồn Cty 12 Tiếp nhận yêu cầu ứng dụng công nghệ phần cứng phòng nghiệp vụ đơn vị để phối hợp tổ chức hỗ trợ Mứ c độ 2 3 3 3 13 14 15 Quản trị hệ thống viễn thông liên lạc Thanh lý thiết bị Biên soạn tài liệu, tổ chức huấn luyện, hướng dẫn vận hành, sử dụng máy móc, thiết bị tin học cho người dùng cuối 16 Chịu trách nhiệm hệ thống văn phịng điện tử 17 Phối hợp Tập đồn vấn đề sở hạ tầng mạng (Datacenter, Active Directory,…) an toàn an ninh mạng 3 4 Câu 11: Cuộc họp có ý nghĩa hoạt động lãnh đạo quản lý? Liên hệ thực tiễn việc tổ chức họp việc thực nhiệm vụ thành phần: người chủ trì, người tham gia họp đơn vị anh chị nay? Cần có biện pháp đế tổ chức họp hiệu quả? Cuộc họp có ý nghĩa hoạt động lãnh đạo quản lý: - Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Phân loại họp: - Họp tham mưu, tư vấn - Họp làm việc - Họp chuyên môn - Họp giao ban - Họp tập huấn triển khai - Họp tổng kết hàng năm - Cuộc họp có ý nghĩa quan trọng hoạt động lãnh đạo quản lý: + Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức, tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể, tăng cường phối hợp, ủng hộ khuyến khích nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau, tạo áp lực hành động Đây cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý + Là biện pháp tốt để kết nối thành viên tổ chức + Trong QLHCNN, họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nạng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Liên hệ thực tiễn việc tổ chức họp việc thực nhiệm vụ thành phần: người chủ trì, người tham gia họp đơn vị anh chị nay? Tổ chức điều hành buổi họp sơ kết tháng đầu năm 2016 công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV 2.1 Trước họp: - Mục tiêu: Báo cáo trước hội nghị sơ kết kết hoạt động sản xuất kinh doanh tháng đầu năm 2016, kết mặt hoạt động khác nhiệm vụ trọng tâm tháng cuối năm 2016 - Các phòng ban lập báo cáo kế hoạch thực tháng đầu năm 2016 ước thực kế hoạch tháng cuối năm gửi cho phịng Hành Chính Tổng Hợp để tổng hợp thực báo cáo chung cho tồn cơng ty - Từ báo cáo trên, phịng Hành Chính Tổng Hợp thực soạn dự thảo báo cáo sơ kết tháng đầu năm năm 2016 nhiệm vụ trọng tâm tháng cuối năm Bản dự thảo gửi toàn thể cấp lãnh đạo cơng ty, lãnh đạo phịng thông qua hệ thống thư điện tử email, để bổ sung, điều chỉnh có sai sót Phịng Hành Chính Tổng Hợp có trách nhiệm hồn thiện báo cáo - Người chủ trì: Chủ tịch cơng ty - Thành phần: Ban giám đốc công ty, ban giám đốc đơn vị, trưởng/phó phịng ban cơng ty, trưởng phịng ban đơn vị - Thời gian: 8g00 ngày 12/7/2016 - Địa điểm: Hội trường công ty - CBCNV tham dự hội nghị sơ kết: trang phục nam áo sơ mi, quần màu tối, thắt cà vạt, trang phục nữ áo dài truyền thống - Chuẩn bị:  Phịng Hành Chính Tổng Hợp: hội trường, âm thanh, ánh sáng, nước uống, …  Phịng CNTT: máy chiếu, máy tính, …  Tất thông tin hội nghị sơ kết gửi qua thư điện tử đến đại biểu tham dự phận liên quan 2.2 Trong họp: - Trưởng phịng Hành Chính Tổng Họp báo cáo:  Kết kết hoạt động sản xuất kinh doanh tháng đầu năm 2016: o Sản lượng kênh: Bán buôn trực tiếp, bán tổng đại lý, bán tái xuất, bán lẻ,… o Doanh thu kinh doanh xăng dầu o Chi phí kinh doanh xăng dầu o Lợi nhuận kinh doanh xăng dầu o Kinh doanh khác dịch vụ: sản lượng, lợi nhuận  Kết mặt hoạt động khác: o Công tác quản lý kỹ thuật hàng hóa o Đầu tư sở vật chất quản lý kỹ thuật o Công tác phát triển cửa hàng xăng dầu, quảng cáo quản lý thương hiệu o Công tác tổ chức, lao động tiền lương hành văn phịng o Cơng tác kiểm sốt nội bộ, ERP, ISO công tác khác  Đánh giá chung công tác tháng đầu năm  Nêu nhiệm vụ trọng tâm tháng cuối năm 2016  Chủ tịch công ty đánh giá công tác thực hiện: tuyên dương thành tích đạt được, nhấn mạnh mặt chưa tốt cần khắc phục để đạt kết tốt tháng cuối năm  Các đại biểu tham dự gia ý kiến xây dựng để ban thư ký ghi nhận tổng hợp 2.3 Sau họp: - Bản báo cáo kết họp ý kiến đạo cấp gửi cho toàn thể CBCNV qua thư điện tử, đồng thời gửi báo cáo cho Tập đoàn Cần có biện pháp đế tổ chức họp hiệu quả? Đế tổ chức họp hiệu cần có biện pháp sau: Để thực họp thành cơng tốt đẹp ta cần có cơng đoạn: Quy trình chuẩn bị trình bày họp Trong đó, quy trình chuẩn bị có vai trò định - Trước hết ta phải xác định mục tiêu họp (WHY): họp nhằm mục tiêu thay đổi nhận thức, thái độ hay hành động người nghe Xác định mục tiêu cụ thể, không nên đưa nhiều nội dung, đặt nhiều mục tiêu làm cho người nghe cảm thấy phức tạp, không thoải mái, làm cho buổi diễn thuyết bị nhàm chán - Xác định đối tượng mà truyền đạt (WHO): Trước trình bày họp ta phải tìm hiểu đối tượng để chuẩn bị cho tốt thành cơng, ngược lại thất bại Người chủ trì trước chuẩn bị trình bày họp phải hiểu tâm lý đối tượng, hiểu thói quen đối tượng, trình độ đối tượng, hiểu tính chất nghề nghiệp đối tượng, thành phần xã hội, giai cấp, giới tính, tuổi tác đối tượng mà nói chuyện Cho nên tùy đối tượng mà nói nhiều hay - Xác định tên chủ đề nội dung cụ họp (WHAT): Người chủ trì nói chuyện trước cơng chúng phải xác định chủ đề để thực mục tiêu chủ đề đó, khơng xác định rõ chủ đề lan man khơng thực kế hoạch Vậy trước hết ta phải xác định tên chủ đề, tên gọi gì, mục tiêu chủ đề để thuyết phục người ta hành động hay thay đổi thuyết phục người ta hay để tạo tình cảm với người ta cho kiện, tùy thuộc vào mục tiêu mà xác định, tên chủ đề phải xác định cách cụ thể Nội dung chủ đề họp phải mang tính giáo dục tư tưởng, tức phải góp phần giáo dục cho người nghe, góp phần giúp người nghe hiểu đường lối, sách, pháp luật tâm thực chúng Khi xác định nội dung họp ta nên chọn trình bày nội dung theo phương pháp (phương pháp thuyết trình, phương pháp đặt câu hỏi, phương pháp thảo luận nhóm…) Với nội dung dự định trình bày bao lâu, tùy theo mục tiêu mà kéo dài hay rút ngắn thời giandiễn họp - Phải chuẩn bị địa điểm (WHERE), thời điểm, thời gian (WHEN) tiến hành thích hợp Thường nói chuyện vào buổi sáng khơng nên sớm không nên kéo dài buổi nói chuyện dẫn đến mệt mỏi cho người nghe Trước họp diễn phải chuẩn bị đề cương nói cho cụ thể, nói gồm có phần: Phần mở đầu, phần nội dung phần kết thúc + Phần mở đầu: Nói lý nói, lý gặp đối tượng, giới thiệu mục đích nội dung gặp đối tượng, giới thiệu tin tức, thời (tùy thuộc vào khả phải nói điều để họ định hướng) + Phần nội dung chính: Trình bày nội dung cần nói phải xắp xếp theo hệ thống, trình tự hợp lý nội dung có sức thuyết phục, lơi cuốn, kích thích tư người nghe, ta cần đưa thêm dẫn chứng minh họa, cụ thể, thực tế Bố cục chặt chẽ, trình bày lập luận theo quy tắc, phương pháp định, tư liệu, tài liệu dùng để chứng minh làm rõ luận điểm cần xắp xếp theo logic Khi thiết lập đề cương nói phải đảm bảo tính rõ ràng, xác, tính qn với tính có luận chứng Đề cương phần họp phải xắp xếp theo yêu cầu phương pháp sư phạm, trình bày từ đơn giản đến phức tạp bật luận điểm quan trọng + Phần kết thúc: Tập hợp ý mà vừa nói phần đưa nhận xét chung Tóm lại để thành cơng buổi diễn thuyết cần có thời gian, có chuẩn bị chu đáo mặt, nhiều phí có chuẩn bị tâm lý người nói, rèn luyện thuyết phục * Những kỹ cần rèn luyện để họp hiệu quả: 1/ Gây thiện cảm ban đầu cho người nghe Việc gây thiện cảm ban đầu cho người nghe quan trọng Thiện cảm ban đầu thể nhân thân, tâm biểu người nói bước lên bục tuyên truyền Danh tiếng, phẩm chất đạo đức, học hàm, học vị, chức vụ người nói nguồn thiện cảm ban đầu cho người nghe; kích thích người nghe háo hức chờ đón buổi tuyên truyền Thiện cảm ban đầu tạo hứng thú, say mê người nghe, củng cố niềm tin vấn đề tuyên truyền Thiện cảm ban đầu tạo khung cảnh hội trường, khung cảnh diễn đàn, dáng vẻ bề ngoài, y phục, nét mặt, cử chỉ, phong thái, lời giao tiếp ban đầu Như vậy, báo cáo viên cần phải tươi cười bao quát hội trường, có lời chào mừng, chúc tụng, có câu mở đầu dí dỏm, hài hước, cơng bố thời gian, chương trình làm việc rõ ràng, thoải mái gây thiện cảm ban đầu người nghe 2/ Tạo hấp dẫn, gây ấn tượng nói Nghệ thuật tuyên truyền tạo nên hấp dẫn, gây ấn tượng giọng nói, điệu bộ, ngơn ngữ Giọng nói phải rõ ràng, mạch lạc truyền cảm Hết sức tránh lối nói đều Giọng nói, âm lượng phải thay đổi theo nội dung nhấn mạnh vào điểm quan trọng, cần phải ý Động tác, cử cần phải phù hợp với nội dung giọng nói để nâng cao hiệu tuyên truyền lời nói Sắc thái có tác dụng truyền cảm lớn Vẻ mặt người nói cần thay đổi theo diễn biến nội dung Khi nói, cần ý nhìn vào nhóm người ngồi dưới, người nói cần thay đổi vị trí nhìn để tạo ý cử tọa Người nói cần đưa số liệu, kiện để minh hoạ, đặt câu hỏi để tăng thêm ý người nghe Người nói cần phát huy vai trị thơng tin, truyền cảm ngơn ngữ cách sử dụng xác, mực thuật ngữ pháp lý, thuật ngữ chuyên ngành ngơn ngữ phổ thơng Người nói kết hợp, lồng ghép, sử dụng hợp lý, xác ý tứ, ngôn từ kinh điển, thơ văn, ca dao, dân ca vào buổi tuyên truyền pháp luật để tăng tính hấp dẫn, thuyết phục người nghe 3/ Bảo đảm nguyên tắc sư phạm tuyên truyền miệng Người nói cần tơn trọng ngun tắc sư phạm Từ bố cục nói, diễn đạt đoạn văn, liên kết đoạn văn đến cách nói phải rõ ràng, mạch lạc, lôgic Người nghe cần dẫn dắt từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức tạp, từ gần đến xa (phương pháp suy diễn) từ xa đến gần (phương pháp quy nạp) tuỳ vấn đề mà dùng lý luận soi sáng cho thực tiễn từ thực tiễn mà sâu vào lý luận Mục đích cuối để người nghe hiểu rõ hơn, toàn diện vấn đề mà người nói nêu Tuy nhiên dù phân tích, diễn giải rộng hay hẹp phải bám sát trọng tâm vấn đề 4/ Sử dụng phương pháp thuyết phục tuyên truyền miệng Tuyên truyền miệng pháp luật chủ yếu dùng phương pháp thuyết phục với ba phận cấu thành chứng minh, giải thích phân tích - Chứng minh cách thuyết phục chủ yếu dựa vào dẫn chứng xác thực, khách quan để làm sáng tỏ xác nhận tính đắn vấn đề Các dẫn chứng đưa gồm số liệu, kiện, tượng, nhân chứng, danh ngơn, kinh điển Để có sức thuyết phục, dẫn chứng đưa phải xác, tiêu biểu, toàn diện sát hợp với vấn đề nêu - Giải thích việc dùng lý lẽ để giảng giải giúp người nghe hiểu rõ hiểu vấn đề Lập luận giải thích phải chặt chẽ, xác, mạch lạc, khúc triết, khơng ngụy biện - Phân tích diễn giải, đánh giá vấn đề nhằm tìm đặc điểm, chất, điểm mạnh, điểm yếu, điểm tốt, điểm xấu, phù hợp, không phù hợp vấn đề Việc phân tích phải dựa sở khoa học, không cường điệu mặt hay hạ thấp mặt Sau phân tích phải có kết luận, đánh giá, hướng người nghe vơ định hướng tư đắn, không làm cho người nghe hồi nghi, dao động, hoang mang Câu 12: Phân tích yêu cầu nội dung thể thức văn quản lý hành nhà nước Hãy soạn thảo văn đáp ứng yêu cầu đó, gắn với hoạt động thực tiễn đơn vị anh chị Phân tích yêu cầu nội dung thể thức văn QLHCNN: - Căn vào hình thức văn quản lý hành nhà nước có nhiều thể loại Nghị quyết, nghị định, định, thị, thông tư, lệnh, quy chế (kèm theo), kiến nghị, yêu cầu, văn pháp quy, công văn, thông báo, công điện - Căn vào chủ thể ban hành có văn Chính phủ, bộ, ủy ban nhân dân, sở, phòng, ban, v/v ban hành - Căn vào lĩnh vực mà văn có tác động chia văn tư pháp, thành lập doanh nghiệp, xử lý vi phạm, trợ cấp xã hội… - Ngồi cịn nhiều cách phân loại khác phân loại theo địa phương, thời gian, hiệu lực pháp lý, theo ngôn ngữ thể hiện, theo hướng chu chuyển (đến, đi, nội bộ)… - Ngoại trừ văn quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành Quốc hội, Chủ tịch nước văn ngành tư pháp, hệ thống văn quản lý hành nhà nước gồm: * Một văn pháp quy (văn luật) Văn quy phạp pháp luật văn quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, trình tự, hình thức thủ tục luật định, có quy tắc xử chung có hiệu lực bắt buộc chung, nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội * Hai văn hành Theo pháp luật hành, văn hành bao gồm Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án,báo cáo, biên bản, tở trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công Trong chia thành loại văn hành cá biệt văn hành thơng thường - Văn hành cá biệt văn áp dụng pháp luật quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành để thực hoạt động quản lý, điều hành nội quan giải công việc cụ thể đối tượng quản lý định - Văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi, phản ánh tình hình, ghi chép công việc quan, tổ chức… * Ba văn chuyên ngành Là văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng phải tn theo quy định, khơng tùy tiện thay đổi nội dung, hình thức - Các văn chuyên ngành liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn, kỹ thuật khác tài chính, giáo dục, y tế, văn hóa, kiến trúc, xây dựng, địa chất, thủy văn… - Hình thức văn chuyên ngành go Bộ trưởng, thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hãy soạn thảo văn đáp ứng yêu cầu đó, gắn với hoạt động thực tiễn đơn vị anh chị TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II Số: /TB-PLXKVII-CNTT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm … THÔNG BÁO Về việc chấm dứt hợp đồng dịch vụ truyền số liệu Kính gửi: Cơng ty Điện Thoại Đông Thành Phố - Căn hợp đồng dịch vụ truyền số liệu số 3291/2010/HĐ-CTĐTĐ-TSL Công ty Điện Thoại Đông Thành Phố Công ty Xăng Dầu Khu Vực II ký ngày 5/4/2015 Hiện Công ty Xăng Dầu Khu Vực II khơng cịn nhu cầu sử dụng kênh truyền số liệu theo hợp đồng đề nghị quý Công ty chấm dứt hợp đồng Công ty Xăng Dầu Khu Vực II tốn tồn cước phí sử dụng q Cơng ty tiến hành lý hợp đồng Kính chúc quý Công ty sức khỏe thành đạt Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VT, CNTT GIÁM ĐỐC TRẦN VĂN A Câu 7: Nêu ví dụ cụ thể vận dụng giai đoạn sáng kiến ban hành định hoạt động lãnh đạo quản lý thực tiễn đơn vị anh chị nay? Ra định LĐQL cần đáp ứng yêu cầu nào? Liên hệ yêu cầu với ví dụ vừa nêu  Khái niệm: Quyết định lãnh đạo quản lý thể ý chí chủ thể hoạt động lãnh đạo, quản lí xã hội, tiến hành theo trình tự, thủ tục, thể hình thức định nhằm tổ chức điều chỉnh trình xã hội hành vi hoạt động người theo định hướng định Quy trình định lãnh đạo, quản lý cấp sở gồm bước: Bước 1: Sáng kiến bah hành định Bước 2: Soạn thảo định Bước 3: Xem xét, thông qua dự thảo định Bước 4: Ra định Trong sáng kiến ban hành định có bước: Bước 1: Xác định vấn đề Bước 2: Phân tích vấn đề, tìm nguyên nhân, đề xuất giải pháp Bước 3: Đánh giá giải pháp Bước 4: Xác định giải pháp để định Ví dụ cụ thể vận dụng giai đoạn sáng kiến ban hành định hoạt động lãnh đạo quản lý thực tiễn đơn vị anh chị nay? Công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV định cải tiến công tác văn thư công ty Xác định vấn đề: Cải tiến công tác văn thư công ty xăng dầu khu vực II Phân tích vấn đề: a Xác định nguồn gốc vấn đề: công tác văn thư ngày tải b Đánh giá thực trạng: số lượng văn đến, văn công ty ngày nhiều, lưu trữ nhiều giấy tờ, tìm kiếm văn khó khăn c Tìm nguyên nhân chủ quan, khách quan: i Chủ quan: có nhân viên văn thư ii Khách quan: Quá nhiều văn đến , văn đi, lưu trữ nhiều giấy tờ d Đề giải pháp: - A: Bổ sung nhân sự: Bổ sung thêm nhân viên văn thư - B: Đào tạo: Tổ chức tập huấn nghiệp vụ, nâng cao kỹ công tác văn thư - C: Khen thưởng: đề xuất khen thưởng, động viên nhân viên văn thư - D: Ứng dụng CNTT: sử dụng phần mềm tin học quản lý văn Đánh giá giải pháp - Phân tích ưu điểm, khuyết điểm phương án định hướng điểm số - Lập bảng so sánh lợi phương án xếp thứ hạng A A B C D B 0 C 1 D 0 Tổng điểm Xếp hạng 3 - Mô tả: A < B: Việc bổ sung thêm nhân khó khăn đào tạo tinh giảm biên chế A < C: Việc khen thưởng khả thi việc bổ sung thêm nhân A < D: Việc sử dụng phần mềm tin học quản lý khả thi hơn, giúp giải công việc nhanh hơn, xác hơn, thuận tiện B > C: Việc đào tạo nâng cao kỹ công tác văn thư lợi việc khen thưởng việc cải tiến công tác văn thư B < D: việc đào tạo nâng cao kỹ khơng xác, nhanh chóng sử dụng phần mềm C < D: phần mềm tin học áp dụng cho nhiều nhân viên sử dụng, giảm tải cho nhân viên văn thư, khen thưởng khen thưởng cho nhân viên văn thư không hiệu  Ma trận SSF: Tính thích hợp (Suitability), Tính khả thi (Feasibility), Tính linh hoạt (Flexibility) Tính hợp lý Tính khả thi Tính linh hoạt Tổng cộng A (Bổ sung nhân sự) B (Đào tạo) C (Khen thưởng) D (Ứng dụng CNTT) 3 Xác định giải pháp để định - Từ đánh giá trên, giải pháp ứng dụng CNTT việc cải tiến công tác văn thư tối ưu Ngoài ra, tại, nhân viên có máy tính riêng với trình độ sử dụng máy tính thành thạo, yếu tố chủ quan phù hợp với điều kiện cụ thể thời điểm định Mặt khác, ứng dụng CNTT việc quản lý văn xu thời đại mới, yếu tố khách quan Ra định LĐQL cần đáp ứng yêu cầu nào? Liên hệ yêu cầu với ví dụ vừa nêu  Những yêu cầu định: Bảo đảm tính trị Bảo đảm tính hợp pháp Bảo đảm tính hợp lý Bảo đảm kỹ thuật ban hành định lãnh đạo, quản lý - Quyết định cải tiến công tác văn thư công ty xăng dầu khu vực II không trái với đường lối, chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước nên định bảo đảm tính trị - Quyết định ứng dụng CNTT việc cải tiến công tác văn thư công ty xăng dầu khu vực II tạo thuận lợi việc lưu trữ văn dạng số hóa, lưu trữ máy tính phù hợp vơi quy định pháp luật, bảo đảm tính hợp pháp - Quyết định ứng dụng CNTT việc cải tiến công tác văn thư công ty xăng dầu khu vực II tạo thuận lợi việc tiết kiệm giấy tờ, mực in, thời gian xử lý văn bản, dễ dàng tìm kiếm văn phần mềm nên định bảo đảm tính hợp lý - Kỹ thuật Như muốn định quản lý phải đảm bảo yêu cầu Quyết định đạt yêu cầu không đạt yêu cầu khác định khơng tốt Câu 8: Trình bày quy trình tổ chức thực định lãnh đạo quản lý Nêu ví dụ cụ thể hoạt động thực tiễn đơn vị anh chị Trong quy trình trên, theo anh chị khâu khâu quan trọng nhất? Vì sao? Quy trình tổ chức thực định quản lý sở gồm bước sau: 1.1 Triển khai định: Việc triển khai định lãnh đạo, quản lý cấp sở đến đối tượng quản lý theo quy định pháp luật, điều lệ Đảng Triển khai định đến đối tượng thực làm cho đối tượng có liên quan đến định biết Trong điều kiện mở rộng phát huy dân chủ sở nay, phần lớn định lãnh đạo, quản lý công bố công khai để thơng báo định nên có kỹ truyền đạt, tuyên truyền, thuyết phục, giao tiếp, truyền đạt nhiệm vụ Kỹ truyền đạt quan trọng (kỹ truyền thông thông tin, cảm xúc, cảm tưởng, tư tưởng) 1.2 Tổ chức lực lượng thực định: Cần bố trí, tổ chức lực lượng cán phù hợp (giao người, việc) để thực định, đồng thời đảm bảo phương tiện cần thiết vật chất, tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực định Tùy thuộc vào loại định lãnh đạo, quản lý cấp sở lựa chọn biện pháp thực khác nhau: + Quyết định thực toàn phạm vi đối tượng, lĩnh vực cần thiết điều chỉnh + Quyết định thực thí điểm sau sơ kết, tổng kết để rút kinh nghiệm định thức để triển khai rộng rãi + Quyết định triển khai thực rộng, cần có đạo để nhanh chóng rút kinh nghiệm để đạo thực tiếp tục 1.3 Kiểm tra thực định: Kiểm tra việc thực định lãnh đạo, quản lý bước bảo đảm thành công hiệu định thực định Việc kiểm tra có nhiệm vụ nắm tình hình kết có hệ thống, có kế hoạch Các hình thức kiểm tra áp dụng: + Kiểm tra thường xun tồn diện suốt q trình diễn biến thực định + Kiểm tra đột xuất có trọng điểm, nhằm vào số khâu định + Kiểm tra tổng kết việc thực định + Qua công tác kiểm tra, vào kết kiểm tra quan, tổ chức có thẩm quyền phải xử lý kết kiểm tra + Kiểm tra để đôn đốc việc thực hiện, bổ sung định cần thiết + Khen thưởng người tốt, việc tốt + Xử lý quan, tổ chức, cá nhân sai phạm + Sơ kết 1.4 Tổng kết, đánh giá việc thực định Sau thực định lãnh đạo, quản lý cấp sở phải tiến hành tổng kết, đánh giá việc thực định Điều quan trọng phải đánh giá việc thực định lãnh đạo quản lý cách xác, khách quan, trung thực, cụ thể kết thực định, tuyệt đối tránh bệnh phô trương, thổi phồng thành tích Nêu ví dụ cụ thể hoạt động thực tiễn đơn vị anh chị - Đơn vị: Công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV - Quyết định Ứng dụng phần mềm quản lý văn việc cải tiến công tác văn thư tồn cơng ty 1 Triển khai định: - Giám đốc triển khai định công ty đến đối tượng sau: + Nhân viên văn thư + Phịng Hành Chính Tổng Hợp + Phịng Cơng Nghệ Thơng Tin + Tồn thể CBCNV - Hình thức triển khai: + Phịng Cơng Nghệ Thơng Tin: họp + Phịng Hành Chính Tổng Hợp: họp + Nhân viên văn thư: tập huấn + Toàn thể CBCNV: tập huấn - Nội dung triển khai: + Mục đích: Ứng dụng CNTT việc cải tiến cơng tác văn thư tồn cơng ty + Yêu cầu: Triển khai phần mềm đến tất CBCNV theo tiến độ kế hoạch + Nội dung định: Kể từ ngày 01/7/2016 tồn cơng việc chuyển nhận văn phải sử dụng phần mềm, khơng chuyển văn giấy o Phịng CNTT: cung cấp phần mềm, bảo trì phần mềm, hỗ trợ người sử dụng, chịu trách nhiệm tập huấn o Phòng Hành Chính Tổng Hợp: theo dõi, kiểm tra, đơn đốc việc sử dụng phần mềm o Nhân viên văn thư đầu mối tiếp nhận xử lý văn đến, văn cơng ty o Tồn thể CBCNV xử lý văn đến, văn thuộc lĩnh vực phụ trách phần mềm Tổ chức thực định: - Những công việc phải làm: + Phòng CNTT cài đặt phần mềm, tập huấn sử dụng phần mềm cho nhân viên văn thư, toàn thể CBCNV, hỗ trợ người sử dụng + Phòng CNTT bảo trì phần mềm : lập kế hoạch lưu trữ liệu + Phịng Hành Chính Tổng Hợp: theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng phần mềm Kiểm tra, giám sát: - Phòng HCTH kiểm tra - Theo dõi kết học tập học sinh đội tuyển Rút học kinh nghiệm: - Cần có phối hợp chặt chẽ giáo viên đội tuyển với giám thị, giáo viên chủ nhiệm, giáo viên môn, phụ huynh học sinh I Khâu quan trọng nhất: - Theo khâu quan trọng khâu triển khai định - Khi triển khai định phải người, đầy đủ thông tin, rõ ràng, đảm bảo phận liên quan nắm vững định Từ tực định cách đắn, suôn sẻ - Nếu triển khai không tốt dẫn tới việc thực sai khâu dẫn đến chất lượng bị ảnh hưởng, gây ách tắc cho khâu lại, phát sinh vấn đề khác nghiêm trọng xảy trình trạng đùn đẩy trách nhiệm giẫm chân lên việc thực định, chí mâu thuẫn phận