Một số kỹ năng cơ bản để giao tiếp thành công

TẠP CHÍ CƠNG THƯƠNG MỘT SƠ KỸ NĂNG Cơ BẢN ĐỂ GIAO TIẾP THÀNH CƠNG • vũ THỊ NGA TĨM TẮT: Giao tiếp hoạt động bản, nhu cầu thiếu người Để tồn phát triển, hàng ngày, hàng giờ, người thực việc giao tiếp với cộng đồng, với giới xung quanh Xã hội phát triển, người nhận thức rõ tầm quan trọng kĩ giao tiếp Tuy nhiên, thực tế sống, có nhiều người lúng túng thực hành kỹ giao tiếp không thành công Vì thế, viết sâu phân tích tầm quan trọng kỹ giao tiếp, kỹ bản, cần thiết để giao tiếp đạt hiệu Từ khóa: giao tiếp, kỹ giao tiếp, tầm quan trọng kỹ giao tiếp, kỹ nàng giao tiếp Đặt vân đề Từ sinh ra, tạo hóa ban cho người khả biết quan sất, lắng nghe biểu đạt ý tưởng hay cảm xúc nhiều cách (ngơn ngữ hay cử điệu ) Đây sỏ để hình thành nên hoạt động giao tiếp Giao tiếp người, muốn giao tiếp có hiệu cần phải có q trình rèn luyện phải có kỹ Khơng sinh sở hữu kỹ giao tiếp hoàn hảo Thực tế cho thây sống có nhiều người hoạt ngơn, có khả thuyết phục, diễn giải lơi người khác Tuy nhiên, khả nói lưu loát họ phần bẩm sinh, thiên phú, phần nhiều rèn luyện mà có Ngay người gặp sông thường ngày - người mà ta hay gọi “ dẻo mỏ” thấy “nói chuyện có 252 SỐ 19-Tháng 8/2021 duyên” để ý, bạn thấy họ tập nói chuyện ngày, đúc rút kinh nghiệm dần sở hữu kỹ giao tiếp thành thạo, nhuần nhuyễn người khác Như vậy, giao tiếp địi hỏi người tham gia phải có kỹ bản, phải thực hành thường xuyên giao tiếp hiệu thành công Vai trò tầm quan trọng kỹ giao tiếp Khi giao tiếp, ngơn ngữ nói viết hai kênh giao tiếp sử dụng nhiều để truyền tải thông tin đến người nghe Việc sử dụng hai kênh giao tiếp đơn giản, để trở thành người “nghệ sĩ” nói viết khơng dễ dàng Khi giao tiếp trực tiếp, ngơn ngữ nói công cụ đắc lực để truyền tải thông tin Kỹ giao tiếp giúp cải thiện ngôn ngữ nói, để vừa thu hút quan tâm từ phía người nghe, vừa đạt QUẢN TRỊ-QUẢN LÝ mục đích nói cách thành cơng Nếu có kỹ giao tiếp, thuyết phục người khác ủng hộ quan điểm để lại 3.1 Kỹ chào hỏi Lời chào nghi thức xã giao đầu tiên, phép lịch tối thiểu cá nhân bắt đầu ấn tượng tốt đẹp Chúng ta biết nắm bắt giao tiếp Kỹ chào hỏi đóng vai trị quan trọng để xác lập trì tơì mốì quan tâm lý người nghe; sử dụng tốt giọng điệu ngữ điệu giọng nói; tư trình bày luận điểm, luận cách mạch lạc, Kỹ giao tiếp giúp tinh tế nói, tránh trường hợp “lỡ lời” dễ gây hiểu lầm Bên cạnh việc cải thiện ngơn ngữ nói, kỹ giao tiếp giúp thay đổi tích cực ngơn ngữ viết Kỹ giao tiếp giúp thể ý nghĩ cách hiệu ]uả văn Trong thời đại kỹ thuật sô", thường giao tiếp với người khác ihông qua tin nhắn, e-mail, dòng trạng thái facebook, Khi có kỹ giao tiếp, ta biết viết e-mail có cấu trúc mạch lạc, hình thức trọn A ẹn, nội dung ngắn gọn, đầy đủ Chúng ta ý nhiều đến nghĩa hàm ẩn câu chữ, tránh “tính đa trị” (nhiều ý nghĩa) ngơn ngữ để c thơng điệp xác, hiệu Học giả người Mỹ - Kinixti nói: “Sự thành cơng người có 15% dựa vào k' thuật chuyên ngành, 85% dựa vào quan hệ giao tiếp tài xử người đó” Có thể thấy, giao tiếp kỹ cần thiết người cần phải rèn luyện để tồn phát triển thân Khi có khả giao tiếp tốt, cá nhân chủ động trò chayện giúp người đối diện cảm thấy qu in tâm, tôn trọng Điều đồng nghĩa với việc mỏi người có thêm nhiều môi quan hệ mới, vị thể họ mắt người khác tăng lên Giao tiếp thành công mang lại kết tốt hệ xã hội người với Chào hỏi kỹ đời thường, khồng để ý chưa có hiểu biết thấu đáo Kỹ chào hỏi giúp tự tin để lại ấn tượng tốt cho người đối thoại Người ưu tiên giao tiếp người khác chào trước (người tuổi chào người nhiều tuổi, nhân viên chào thủ trưởng, người phục vụ chào khách) Cách xưng hô chào cần phải chuẩn mực, phù hợp với vai giao tiếp Người chào cần có thái độ vui vẻ, niềm nở, có hành vi, cử nghiêm chỉnh chào: không vừa ăn uống vừa chào vừa vừa chào Nên đứng thẳng người hay cúi đầu chào nhìn vào mắt người chào Hình thức chào hỏi giao tiếp người Việt linh hoạt Ta sử dụng lời chào trực tiếp (Vd: Cháu chào bác, em chào cô ạ), chào gián tiếp thông qua câu hỏi (Vd: Bác đâu đấy?, Em khỏe không?) hay lời mời, lời khen, Lời chào có thể qua cử chỉ, điệu (gật đầu, vẫy tay, ) hay ánh mắt, nụ cười Tuy nhiên, người có vai giao tiếp cao hơn, chào họ, bắt buộc phải sử dụng hình thức ngơn ngữ theo cách chủ động Chẳng hạn, chào cấp người lớn tuổi cách “gật đầu”, mà phải có lời chào lễ phép kèm theo “cúi đầu” nhẹ nhàng, 3.2 Kỹ lắng nghe Theo Paul Rankin, tổng số’ thời gian giao sống, công việc hội thăng tiến với cá nhân rộng mở Ị Một SỐ’ kỹ giao tiếp tiếp người ta thường dành 45% thời gian cho việc nghe, 55% thời gian cịn lại dành cho việc nói, đọc viết [Vũ Huy Từ - Chủ biên (2009), Kĩ Giao tiếp hoạt động quan trọng người Để có khả giao giao tiếp đàm phán kinh doanh, Trường Đại học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội, tr 79] Để rèn luyện kỹ lắng nghe tốt, trước hết, học cách kiên nhẫn lắng nghe Đây điều khó khăn khơng phải câu chuyện tiếp tốt, phải trải qua trình rèn luyện ihường bắt đầu với kỹ giao tiếp sau SỐ 19-Tháng 8/2021 253 TẠP CHÍ CƠNG THƯƠNG phù hợp với sở thích, hứng thú khiến ta tâm Việc lãng với câu chuyện trả lời chiếu lệ dễ khiến người nói cảm thấy hứng thú Ngoài ra, trước việc, người có ý kiến riêng, quan điểm riêng, có đúng, có sai Ý kiến nhiều trái ngược với người nói Khi đó, để nghe hiệu quả, cần kiên nhẫn nghe cho hết lời người nói, khơng sốt ruột, khơng nơn nóng ngắt lời Hãy đánh giá ý kiến người khác cách khách quan, khơng nên đả kích hay chê bai họ Khi ý lắng nghe, người nói vui vẻ, hào hứng, cảm thây tơn trọng Vì thế, nói chuyện, nên thể cho người nói biết lắng nghe họ Hãy tập trung ý vào người nói, trì tiếp xúc mắt với họ Hãy tương tác, khuyến khích với họ cử gật đầu, mỉm cười, nhíu mày, hay tiếng đệm vâng, vậy, à, ừ, Hãy ghi chép thông tin quan trọng, cần thiết Khi nghe xong nên trao đổi, phản hồi tóm tắt nội dung nghe để đảm bảo tính xác thơng tin Kỹ lắng nghe chìa khóa để giao tiếp thành cơng Nó khơng giúp bạn có nhiều thơng tin giá trị, mà cịn giúp bạn quản lý cảm xúc tốt, cải thiện mối quan hệ với người xung quanh đạt thành công giao tiếp 3.3 Kỹ diễn đạt Giao tiếp tương tác Muôn giao tiếp tốt, rèn luyện kỹ lắng nghe, cần trọng rèn luyện kỹ diễn đạt để nói lên quan điểm, ý nghĩ, tâm tư tình cảm đầy đủ, xác, mạch lạc thuyết phục Đầu tiên, việc lựa chọn từ ngữ Từ ngữ cần xác âm hình thức cấu tạo để đảm bảo yêu cầu âm, tả giao tiếp Nên đặc biệt ý đến cặp phụ âm đầu dễ lẫn l/n,s/x,ch/tr,r/d/gi Từ ngữ phải nghĩa biểu đạt nghĩa biểu cảm Nghĩa từ phải gọi tên vật tượng, biểu đạt thái độ, tình cảm người nói với việc 254 SỐ 19-Tháng 8/2021 nói đến với người nghe Tránh nhầm lẫn từ gần âm, gần nghĩa (vd:bàng quang/bàng quan, phong thanh/phong phanh, ) hay từ đồng nghĩa khác sắc thái biểu cảm (vd: ăn/xơi/đớp/hốc ) Nên sử dụng lớp từ phổ thông, dễ hiểu; từ ngữ lịch sự, nhã như: vui lòng, làm ơn, có thể, tiếc, tơi tin rằng, ; từ ngữ biểu cảm, có hình ảnh, màu sắc đôi chút hài hước để tạo cảm giác hứng thú, hấp dẫn Nên tránh dùng từ địa phương, tiếng lóng hay lạm dụng thuật ngữ giao tiếp cách diễn đạt, nên rõ ràng, xác, trọng tâm, tránh nói lan man gây thời gian khó chịu cho người nghe Bên cạnh đó, để q trình giao tiếp đạt hiệu quả, ta phải nắm mục tiêu giao tiếp, hiểu tâm lý đối tượng để có cách nói thích hợp Khi diễn đạt thơng tin, trình bày suy nghĩ cảm xúc ý tưởng cách thân thiện, cởi mở tâm huyết Chính ngơn ngữ khơng lời tạo hiệu ứng đặc biệt truyền thông Theo giáo sư tâm lý học Albert Mehrabian, giao tiếp, yếu tơ' phi ngơn ngữ chiếm 55%, giọng điệu nói chiếm 38% có 7% liên quan đến ngơn từ Điều chứng tỏ, kỹ diễn đạt, việc rèn luyện giọng nói, cử chỉ, thái độ, thể thông điệp quan trọng 3.4 Kỹ đặt câu hỏi Kỹ đặt câu hỏi bí mật giúp thành cơng giao tiếp, cơng việc Ngồi ra, biết cách đặt câu hỏi tốt, ta khuyến khích người đơ'i diện suy nghĩ, tham gia Hỏi khiến giao tiếp hiệu trao đổi thơng tin xác Muốn khai thác thơng tin có hiệu quả, phải thực cách có Hãy làm cho việc cung cấp thông tin trở thành niềm vui đô'i với người cung cấp tin cho bạn Muôn vậy, nên tỏ quan tâm, thích thú biết ơn với họ cung cấp Hãy áp dụng thuật lắng nghe để khích lệ, tạo hứng thú khiến họ có cảm hứng để chia sẻ Trong giao tiếp, tùy ngữ cảnh, cách thức đặt câu hỏi, loại câu hỏi vận dụng QUẢN TRỊ-QUẢN LÝ khác Theo cách đặt câu hỏi, phân chia thành câu hỏi đóng câu hỏi mở Câu hỏi đóng câu hỏi giúp người khác nắm nội dung theo định hướng chúng ta, câu trả lời thường có khơng, chọn phương án a, b, c, mà đưa Câu hỏi đóng giúp giải vấn đề nhanh chóng có thời gian Cịn câu hỏi mở câu hỏi thường dùng cho việc bắt đầu chủ đề mới, giúp cho người nghe người nói tư Câu hỏi thường dùng cần biết quan điểm hay ý kiến đôi tác vấn đề Như vậy, để nhận câu trả lời diễn giải, mở rộng vấn đề, ta nên rèn luyện kỹ đặt câu hỏi mở Khi đặt câu hỏi bắt đầu “tại sao”, “ai”, “cái gì” - câu hỏi có xu hướng gợi mở giao tiếp, có hội để thu nhận tất thơng tin mà cần kỹ thuật đặt câu hỏi, nên lấy câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau câu cần hỏi, thời gian đến câu nên hỏi - câu mang tính chất tìm hiểu thêm Hãy tập hỏi câu hỏi ngắn gọn, cụ thể vào vân đề, tốt vấn đề câu hỏi Từ ngữ dùng để hỏi nên nhẹ nhàng, lịch sự, khơng mang tính áp đặt (vd: theo tơi nghĩ, tơi cho rằng, có thể, ) Hãy tập cho chủ động dẫn dắt vấn đề đối thoại Một điều quan trọng bạn đừng ngắt hời đối tác hồi đáp câu hỏi, kiên trì lắng nghe, thể thái độ tơn trọng người nói bạn nói 3.5 Kỹ quan sát Như nội dung đề cập, ngôn ngữ không ời quan trọng việc truyền đạt tiếp thận thơng tin Chỉ có 7% lượng thơng tin chuyển tải ngơn ngữ cịn lại 93% biết “nghe mắt” - tức phải có kỹ quan sát đối tượng Không cần thiết ưong truyền thơng, kỹ quan sát cịn giúp nhận thức đôi tượng giao tiếp Việc trả lời câu hỏi: Họ ai? Họ người nào? Thái độ, cảm xúc họ giao tiếp sao? giúp có sở để định có xác lập hay trì quan hệ hay không Đồng thời biết cách lựa chọn nội dung, cách thức hay ngôn ngữ giao tiếp phù hợp, hiệu cổ nhân có câu: “Biết biết người, trăm trận trăm thắng” Càng hiểu đối tượng sâu sắc bao nhiêu, khả giao tiếp thành công cao Để rèn luyện kỹ quan sát, cần ý qua biểu sau: Nét mặt: Biểu mặt hệ thông mặt điều khiển Nó thường tương ứng vởi tâm trạng thực bên Ưong người Vì thế, quan sát nét mặt đối tượng giúp ta thấu hiểu cảm xúc họ Chẳng hạn: nét mặt vui: miệng cười, gị má nhơ cao, mắt nhăn, lúm đồng tiền rõ; Khi buồn: trán nhăn, lông mày phía nhơ cao, miệng trễ xuống; Khi sợ hãi: lông mày nhô lên sát vào nhau, mắt mở to, mi mắt căng, môi kéo giật sau, Nét mặt cịn cho ta biết nhiều cá tính người Người vô tư, lạc quan, yêu đời, nét mặt thường vui vẻ; người vất vả, phải lo nghĩ nhiều vẻ mặt thường căng thẳng, trầm tư, Ảnh mắt: Mắt “cửa sổ tâm hồn”, nên ánh mắt biểu dễ quan sát để ta nhận biết cảm xúc đối phương Người hạnh phúc, vui sướng ánh mắt long lanh, khép lại, mơ màng Người tức giận có ánh mắt nghiêm, nhìn thẳng, nheo, lạnh lùng hằn học Người bối rối, ánh mắt nghiêng hướng, hai đầu lơng mày nhíu lại Bên cạnh đó, ánh mắt cho ta biết thái độ, ý yếu tố cận ngôn ngoại ngơn Ngồi ra, ngơn từ có khả giúp người ta lừa dối Người ta hồn tồn nghĩ đằng, nói nẻo nghĩ hay mong mn người đối thoại kiểu “Miệng nam mô, bụng bồ dao găm” Vì Ílê, muốn tiếp nhận thơng tin đầy đủ chân xác, dáng đứng ngắn, vững chãi “như thơng” có dáng khoan thai, đĩnh đạc, đầu ngẩng cao, ngực ưỡn phía trước người tự tin, đàng gười nghe không nghe tai, mà phải Dáng điệu cử chi: Quan sát dáng điệu giúp ta phán đoán cốt cách người Người có SỐ 19-Tháng 8/2021 255 TẠP CHÍ CƠNG THƯƠNG hồng, phóng khống Người ngồi “đầu gối q tai”, đầu cúi xuống, dị dẫm tạm thời không đối diện với người khiến xúc hay giận để tránh tác động tiêu cực từ bước người hay nghi ngại, thiếu tự tin Theo Thái Trí Dũng, tư có liên quan mật thiết với hành vi, thái độ họ Một cốc nước lạnh gợi ý hay giúp bạn “hạ hỏa ” cân cảm xúc Thứ hai, dành thời gian để suy nghĩ, cân nhắc vai trị, vị trí xã hội cá nhân Thường thường, cách vơ thức bộc lộ cương vị xã hội mà cá nhân đảm nhận (Ví dụ, tư ngồi thoải mái, đầu ngả phía sau tư bề trên, lãnh đạo Tư ngồi cúi đầu phía trước tựa hồ lắng nghe tư cấp dưới) Tư có vai trị biểu cảm, nhìn thây qua tư trạng thái tinh thần thoải mái hay thẳng Những tư để “mở” tay chân tựa tạo điều kiện để tiếp cận, gần gũi cho người đối thoại, phản ánh thái độ cởi mở, hịa hỢp.[Thái Trí Dũng (2003), Kỹ giao tiếp thương lượng kinh doanh, Nxb Thống kê, TP Hồ Chí Minh, tr 39] 3.6 Kỹ kiểm soát cảm xúc Cảm xúc tảng để người hiểu “chất keo”để gắn kết người với Tuy nhiên, áp lực đời sông công việc, mâu thuẫn tiềm ẩn, phát sinh mối quan hệ khiến không tránh khỏi cảm giác căng thẳng, xúc hay giận Nếu kiểm soát cảm xúc mình, suy nghĩ sáng suốt, đồng cảm giao tiếp hiệu với người khác Nhưng không làm chủ cảm xúc, lời nói hay hành động thể cố chấp, tức giận, phá vỡ mối quan hệ Hậu việc khơng giữ bình tĩnh lý trí nơng nhâì thời có nghiêm trọng Cách vượt qua kỹ kiểm sốt cảm xúccủa giao tiếp Kiểm soát cảm xúc cách làm chủ cảm xúc thân tình hucmg, hồn cảnh giao tiếp Để rèn luyện kỹ này, thực theo số gợi ý sau đây: Thứ nhất, cảm thấy xúc tăng lên, bạn dừng đối thoại lại, nhắm mắt, hít thở sâu vịng 10 giây để lấy lại bình tĩnh Có thể 25Ĩ SỐ 19-Tháng 8/2021 điều nói Đừng “xả” hết bạn nghĩ đầu Những lời lẽ “mang tính sát thương cao” nói lúc nóng giận không giải mâu thuẫn mà khiến xung đột leo thang Mn cải thiện tình hình, mn trì quan hệ, “uốn lưỡi lần trước nói” Thứ ba, thay “dằn mặt” kẻ khiến bực tức, cởi mở, chia sẻ với người khác Nói chuyện, tâm với bạn bè giúp tức giận giảm nhanh chóng họ cho lời khuyên hữu ích Thứ tư, khả điều chỉnh cảm xúc trí tuệ Theo Tiến sĩ Lê Thẩm Dương, thơng qua suy nghĩ chín chắn trước tình giúp bạn điều chỉnh quản lý cảm xúc cách có hiệu Trước việc đó, ln nhìn người khác thái độ tích cực nhân ái, bạn tránh cảm xúc tiêu cực nảy sinh điều khiển hành vi Hãy cố gắng tìm điểm tốt, điều đáng để học tập người đốì diện để có thêm nhiều kinh nghiệm cho sống Kết luận Trên số kỹ bản, cần có để giao tiếp hiệu Kỹ chào hỏi giúp ta xác lập cải thiện mô'i quan hệ với người xung quanh Kỹ quan sát giúp ta định hướng giao tiếp Kỹ nói, kỹ nghe, kỹ kiểm soát cảm xúc giúp ta điều khiển điều chỉnh q trình giao mục đích đề Kỹ giao tiếp khơng tự nhiên mà có, Brian Tracy - Chủ tịch Công ty Brian Tracy khẳng định: “Giao tiếp kỹ bạn học Nó giống xe đạp hay tập đánh máy Nếu bạn săn sàng nhọc cơng nó, bạn nhanh chóng cải thiện chát lượng phần sông mình” ■ QUẢN TRỊ-QUẢN LÝ TÀI LIỆU THAM KHẢO: Allan - Pease (1998), Thuật xét người qua điệu bộ, Nxb Trẻ, TP Hồ Chí Minh Andrew Carnegie (2004), Nghệ thuật ứng xử, Nxb Văn hóa dân tộc, Hà Nội Thái Trí Dũng (2003), Kỹ giao tiếp thương lượng ương kinh doanh, Nxb Thông kê, TP Hồ Chí Minh Mai Hữu Khuê - Chủ biên (1997), Kỹ giao tiếp hành chính, Nxb Lao động, Hà Nội Thu Nhi - Biên dịch (2003), Nghệ thuật lắng nghe để giải xung đột, Nxb Trẻ, TP Hồ Chí Minh Vũ Huy Từ - Chủ biên (2009), Kĩ giao tiếp đàm phán kinh doanh, Trường Đại học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội https://www.tudiendanhngon.vn Ngày nhận bài: 2/6/2021 Ngày phản biện đánh giá sửa chữa: 2/7/2021 Ngày chấp nhận đăng bài: 12/7/2021 Thông tin tác giả: VŨ THỊ NGA Bộ môn Khoa học Trường Đại học Công đoàn SOME BASIC COMMUNICATION SKILLS FOR LIFE AND WORKPLACE SUCCESS • VU THI NGA Department of Basic Sciences Trade Union University t ABSTRACT: Communication is a basic activity and an indispensable need of human To survive and develop, people always communicate with others The more our society develops, the more people realize the importance of communication skills However, many people have poor communication skills This paper analyzes in depth the importance of communica­ tion skills and introduces basic and necessary communication skills to effectively com­ municate with others Keywords: communication, communication skills, the importance of communication skills, basic communication skills SỐ 19 - Tháng 8/2021 257 ... hệ với người xung quanh đạt thành công giao tiếp 3.3 Kỹ diễn đạt Giao tiếp tương tác Mn giao tiếp tốt, ngồi rèn luyện kỹ lắng nghe, cần trọng rèn luyện kỹ diễn đạt để nói lên quan điểm, ý nghĩ,... theo “cúi đầu” nhẹ nhàng, 3.2 Kỹ lắng nghe Theo Paul Rankin, tổng số? ?? thời gian giao sống, công việc hội thăng tiến với cá nhân rộng mở Ị Một SỐ’ kỹ giao tiếp tiếp người ta thường dành 45% thời... đáng để học tập người đốì diện để có thêm nhiều kinh nghiệm cho sống Kết luận Trên số kỹ bản, cần có để giao tiếp hiệu Kỹ chào hỏi giúp ta xác lập cải thiện mô'i quan hệ với người xung quanh Kỹ