1 KỸ NĂNG MỀM (Transferable Skills) PHẦN MỞ ĐẦU 1 Khái niệm kỹ năng mềm Có khá nhiều quan niệm hay định nghĩa khác nhau về Kỹ năng mềm tùy theo lĩnh vực nghề nghiệp, góc nhìn chuyên môn, ngữ cảnh, phá.
KỸ NĂNG MỀM (Transferable Skills) PHẦN MỞ ĐẦU Khái niệm kỹ mềm Có nhiều quan niệm hay định nghĩa khác Kỹ mềm tùy theo lĩnh vực nghề nghiệp, góc nhìn chun mơn, ngữ cảnh, phát biểu chí việc đặt thuật ngữ bên cạnh thuật ngữ Hiểu cách đơn giản "Kỹ mềm kỹ người tích lũy để làm cho dễ dàng chấp nhận, làm việc thuận lợi đạt hiệu quả" Tác giả Forland, Jeremy định nghĩa Kỹ mềm thuật ngữ thiên mặt xã hội: "Kỹ mềm thuật ngữ thiên mặt xã hội để kỹ có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ giao tiếp, khả hòa nhập xã hội, thái độ hành vi ứng xử hiệu giao tiếp người với người Nói khác đi, kỹ liên quan đến việc người hịa mình, chung sống tương tác với cá nhân khác, nhóm, tập thể, tổ chức cộng đồng" Nhà nghiên cứu N.J Pattrick định nghĩa Kỹ mềm khả năng, cách thức thích ứng với môi trường: "Kỹ mềm khả năng, cách thức tiếp cận phản ứng với mơi trường xung quanh, khơng phụ thuộc trình độ chuyên môn kiến thức Kỹ mềm yếu tố bẩm sinh tính cách kiến thức hiểu biết lí thuyết mà khả thích nghi với mơi trường người để tạo tương tác hiệu bình diện cá nhân cơng việc" Tương tự thế, vài tác giả với tư cách người sử dụng lao động hay huấn luyện cho Kỹ mềm là kỹ đề cập đến khả điều chỉnh mình, điều chỉnh kiến thức kỹ có để thích ứng với người khác cơng việc hồn cảnh thực tiễn Michal Pollick tiếp cận góc nhìn Kỹ mềm lực thuộc Trí tuệ cảm xúc: "Kỹ mềm đề cập đến người có biểu EQ (Emotion Intelligence Quotion), đặc điểm tính cách, khả giao tiếp, ngơn ngữ, thói quen cá nhân, thân thiện, lạc quan mối quan hệ với người khác cơng việc" Kỹ mềm thuộc tính cá nhân tăng cường khả tương tác cá nhân thực tế, góp phần nâng cao hiệu suất công việc triển vọng nghề nghiệp Kỹ mềm liên quan đến khả tương tác với người khác mà cụ thể khách hàng nội hay khách hàng bên để đạt hiệu làm việc mà cụ thể vượt tiêu giao để góp phần thành cơng tổ chức Tác giả Giusoppe Giusti cho Kỹ mềm biểu cụ thể lực hành vi: "Kỹ mềm biểu cụ thể lực hành vi, đặc biệt kỹ cá nhân hay kỹ người Kỹ mềm thường gắn liền với thể tính cách cá nhân tương tác cụ thể, kỹ chuyên biệt "người" người" Nguyễn Thị Mỹ Lộc Đinh Thị Kim Thoa cho Kỹ mềm thuật ngữ dùng để kỹ thuộc trí tuệ cảm xúc, yếu tố ảnh hưởng đến xác lập mối quan hệ với người khác: "Kỹ mềm thuật ngữ dùng để kỹ thuộc trí tuệ cảm xúc như: số nét tính cách (quản lí thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo đổi mới), tế nhị, kỹ ứng xử, thói quen, lạc quan, chân thành, kỹ làm việc theo nhóm Đây yếu tố ảnh hưởng đến xác lập mối quan hệ với người khác Những kỹ thứ thường không học nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, sờ nắm, kỹ đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính người Kỹ mềm định bạn ai, làm việc nào, thước đo hiệu cao công việc" Ở vài viết khác có chủ đề, kỹ mềm thuật ngữ dùng để kỹ liên quan trực tiếp đến hiệu sử dụng ngôn ngữ, khả hòa nhập xã hội, thái độ hành vi ứng xử áp dụng vào việc giao tiếp người với người Kỹ mềm kỹ có liên quan đến việc hịa vào, sống với, tương tác với xã hội, cộng đồng, tập thể tổ chức hướng đến hiệu hay đỉnh cao việc làm hay nghề nghiệp Như vậy, nói có nhiều định nghĩa khác Kỹ mềm Dựa vào sở phân tích trên, ta định nghĩa Kỹ mềm: "Kỹ mềm khả thiên mặt tinh thần cá nhân nhằm đảm bảo cho q trình thích ứng với người khác, cơng việc nhằm trì tốt mối quan hệ tích cực góp phần hỗ trợ thực công việc cách hiệu quả" * Phân biệt kỹ cứng kỹ mềm Kỹ mềm (soft skills) – trí tuệ cảm xúc: thuật ngữ dùng để kỹ quan trọng sống người, thường không học nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, sờ nắm, khơng phải kỹ cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính người Nhưng kỹ mềm lại định bạn ai, làm việc nào, thước đo hiệu cao công việc Ngược lại, kỹ cứng (hard skills) – trí tuệ logic: khả học vấn bạn, kinh nghiệm thành thạo chun mơn Những kiến thức dù học tốt tới đâu - năm đại học phần nhỏ đại dương mênh mông kiến thức sau đời người Thực tế cho thấy kỹ cứng tạo tiền đề kỹ mềm tạo nên phát triển Người thành đạt có 25% kiến thức chun mơn, 75% cịn lại định kỹ mềm họ trang bị Chìa khóa dẫn đến thành công thực bạn phải biết kết hợp hai kỹ cách khéo léo Đặc điểm kỹ mềm Để xác lập định nghĩa kỹ mềm việc làm khó khăn, vậy, phân tích đặc điểm kỹ mềm vấn đề đơn giản Tuy vậy, nhấn mạnh đến đặc điểm sau: + Kỹ mềm yếu tố thuộc bẩm sinh + Kỹ mềm không biểu trí tuệ cảm xúc + Kỹ mềm hình thành đường trải nghiệm "nạp" kiến thức đơn + Kỹ mềm góp phần hỗ trợ cho kiến thức kỹ chuyên môn, mà đặc biệt "Kỹ cứng" + Kỹ mềm "cố định" với ngành nghề khác Sự cần thiết kỹ mềm Trong xã hội đại, Kỹ mềm ngày đánh giá cao Rất nhiều nhà tuyển dụng xem trọng kỹ thiên tính cách xem yêu cầu tuyển dụng quan trọng Ngày trình độ học vấn cấp chưa đủ để định việc tuyển dụng lao động nhiều doanh nghiệp người sử dụng lao động Họ vào yếu tố cá nhân kỹ năng, nhạy bén xử lý công việc giao tiếp người lao động Kỹ chuyên môn (IQ) chiếm phần nhỏ so với kỹ xúc cảm (EQ) Kỹ mềm thể cách sống, cách tích lũy kinh nghiệm từ sống xã hội đại, xem chìa khóa vàng dẫn đến thành cơng Chính vậy, ngồi kiến thức chun mơn đào tạo quy, bạn sinh viên cần phải trang bị cho số kỹ mềm (Transferable Skills) để dễ dàng tìm cơng việc phù hợp sau tốt nghiệp Kỹ mềm khơng cần thiết cho sống mà cịn tiêu chí mà nhà tuyển dụng quan tâm chúng ảnh hưởng lớn đến việc người lao động có hồ nhập với mơi trường làm việc đạt hiệu suất cơng việc cao hay khơng Vì thực tế cho thấy người thành đạt có 25% kiến thức chun mơn, 75% cịn lại định kỹ mềm họ trang bị Kỹ mềm, kỹ sống định 75% thành đạt Xây dựng xã hội làm việc làm việc chuyên nghiệp, bên cạnh kiến thức chun mơn, cịn phải quan tâm đến việc rèn luyện kỹ Cần nhận thức không người lao động cần mà từ giám đốc điều hành, nhà quản lý… cần rèn luyện nâng cao kỹ cho thân Đặc biệt với đội ngũ lao động tương lai học sinh, sinh viên nên phổ cập hỗ trợ để tạo thành thói quen cịn trẻ Tuy nhiên, từ giảng đường đại học, sinh viên trang bị tốt kỹ thiết yếu Phân loại kỹ mềm Một số kỹ mềm cần thiết cho sống nhà tuyển dụng thường ý đến: - Kỹ giao tiếp (Oral/soken communication skills) - Kỹ viết (Written communication skills) - Làm việc theo nhóm (Teamwork/collaboration skills) - Sự chủ động (Self-motivation/initiative) - Lòng tin cậy (Work ethic/dependability) - Khả tập trung (Critical thinking) - Giải khủng hoảng (Rik-taking skills) - Tính linh hoạt, thích ứng (Flexibility/adaptability) - Kỹ lãnh đạo (Leadership skills) - Khả kết nối (Interpersonal skills) - Chịu áp lực công việc (Working under pressure) - Kỹ đặt câu hỏi (Questioning skills) - Tư sáng tạo (Creativity) - Kỹ gây ảnh hưởng (Influencing skills) - Kỹ nghiên cứu (Research skills) - Tổ chức (Organization skills) - Giải vấn đề (Problem-solving skills) - Nắm đa dạng văn hoá (Multicultural skills) - Kỹ sử dụng máy tính (Computer skills) - Tinh thần học hỏi (Academic/learning skills) - Định hướng chi tiết công việc (Detail orientation) - Kỹ định lượng (Quantiative skills) - Kỹ đào tạo, truyền thụ (Teaching/training skills) - Kỹ quản lý thời gian (Time managenmen skills) Một số kỹ cần thiết Học phần kỹ mềm (KN001) hướng dẫn, định hướng sinh viên nghiên cứu số kỹ như: - Kỹ giao tiếp làm việc nhóm - Kỹ quản lý cảm xúc - Kỹ quản lý thời gian - Kỹ tư sáng tạo giải vấn đề CHUYÊN ĐỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM I Kỹ giao tiếp 1.1 Khái niệm “Giao tiếp nói điều với đó” “Giao tiếp trao đổi thơng tin” “Giao tiếp việc trao đổi thông tin người thường dẫn tới hành động tiếp theo” “Giao tiếp tiếp xúc hai hay nhiều người thông qua phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ nhằm trao đổi thơng tin, tình cảm, hiểu biết, tác động qua lại điều chỉnh lẫn nhau” “Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin cá nhân thông qua hệ thống bao gồm ký hiệu, dấu hiệu hành vi Giao tiếp hiểu hình thức biểu lộ tình cảm, trị chuyện, diễn thuyết, trao đổi thư tín, thơng tin” Như vậy, có ba điểm cần lưu ý khái niệm giao tiếp, thứ trao đổi hai chiều, thứ hai có hai đối tượng tham gia vào trình giao tiếp, thứ ba thông tin phải hai bên hiểu rõ Nếu thiếu ba yếu tố việc giao tiếp chưa hồn chỉnh Các cách giao tiếp thơng thường là: nói (speaking), viết (writing), ngơn ngữ hình thể (body language), ánh mắt/ hình ảnh thị giác (visual image) Kỹ giao tiếp (Communication Skills) khả sử dụng thơng ngơn ngữ xúc cảm Nó kỹ mềm quan trọng, tập hợp qui tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp đúc kết qua kinh nghiệm thực tế giúp người giao tiếp hiệu quả, thuyết phục áp dụng thục 1.2 Nhu cầu, vai trò, nguyên tắc yếu tố ảnh hưởng đến hành vi giao tiếp 1.2.1 Nhu cầu giao tiếp Giao tiếp khơng q trình trao đổi thơng tin mà qua trình giúp người hình thành phát triển nhân cách thơng qua cách giao tiếp đánh giá lành mạnh tâm lí cá nhân Giao tiếp có ý nghĩa quan trọng sống Xã hội ngày văn minh, đại quy tắc ứng xử, phong cách giao tiếp lịch sự, văn minh cần quan tâm Giao tiếp ứng xử cách có văn hóa sở để hình thành mối quan hệ tốt với bạn bè, thầy cô, đồng nghiệp; giúp cá nhân có lịng tin cậy thân thiện từ người xung quanh Giao tiếp tốt khơng hình thành phát triển tâm lí, ý thức, nhân cách mà cịn giúp người làm việc đạt suất, chất lượng, hiệu lĩnh vực Trong tháp nhu cầu Maslow (1943) nhu cầu giao tiếp tầng thứ ba sau sinh lý an tồn Ơng cha ta nói: “Sự ăn cho ta lực, cho ta trí bang giao cho ta nghiệp” Vì vậy, ba điều kiện tuyển dụng hàng đầu công ty ứng cử viên phải có khả giao tiếp tốt Tháp nhu cầu Maslow Hiện nay, nhiều sinh viên có điều kiện rèn luyện kỹ việc học trọng vào chuyên môn nên tính động mơi trường giao tiếp cịn hạn chế, nhiều sinh viên cách bắt đầu câu chuyện, ngại ngần phát biểu trước đám đông, lẫn tránh tiếp xúc với người lạ… Tuy nhiên, dù tốt nghiệp ngành học nào, với trở ngại sinh viên cách thể mạnh trước nhà tuyển dụng dẫn đến hội xin việc làm sau 1.2.2 Vai trò giao tiếp Như biết, giao tiếp hoạt động đóng vai trị quan trọng sống hàng ngày Dù sống hay công việc giao tiếp cầu nối người với người giúp hiểu Giao tiếp có nhiều vai trị, số vai trò giao tiếp mà cần có a Giao tiếp điều kiện tồn cá nhân xã hội Giao tiếp điều kiện tồn người Nếu khơng có giao tiếp với người khác người phát triển, cảm thấy cô đơn có trở thành bệnh hoạn Nếu khơng có giao tiếp khơng có tồn xã hội, xã hội ln cộng đồng người có ràng buộc, liên kết với Qua giao tiếp xác định mức độ nhu cầu, tư tưởng, tình cảm, vốn sống, kinh nghiệm…của đối tượng giao tiếp, nhờ mà chủ thể giao tiếp đáp ứng kịp thời, phù hợp với mục đích nhiệm vụ giao tiếp Từ tạo thành hình thức giao tiếp cá nhân với cá nhân, cá nhân với nhóm, nhóm với nhóm nhóm với cộng đồng b Giao tiếp nhu cầu sớm người từ tồn đến Từ người sinh có nhu cầu giao tiếp, nhằm thỏa mãn nhu cầu thân Ở đâu có tồn người có giao tiếp người với người, giao tiếp chế bên tồn phát triển người Để tham gia vào quan hệ xã hội, giao tiếp với người khác người phải có tên, phải có phương tiện để giao tiếp Lớn lên người phải có nghề nghiệp, mà nghề nghiệp xã hội sinh quy định Việc đào tạo, chuẩn bị tri thức cho nghề nghiệp phải tuân theo quy định cụ thể, khoa học… không học tập tiếp xúc với người khơng có nghề nghiệp theo nghĩa nó, muốn hành nghề phải có nghệ thuật giao tiếp với người thành đạt sống Trong trình lao động người tránh mối quan hệ với Đó phương tiện quan trọng để giao tiếp đặc trưng quan trọng người tiếng nói ngơn ngữ Giao tiếp giúp người truyền đạt kinh nghiệm, thuyết phục, kích thích đối tượng giao tiếp hoạt động, giải vấn đề học tập, sản xuất kinh doanh, thỏa mãn nhu cầu hứng thú, cảm xúc tạo Qua giao tiếp giúp người hiểu biết lẫn nhau, liên hệ với làm việc c Thông qua giao tiếp người gia nhập vào mối quan hệ xã hội, lĩnh hội văn hóa xã hội, đạo đức, chuẩn mực xã hội Trong trình giao tiếp cá nhân điều chỉnh, điều khiển hành vi cho phù hợp với chuẩn mực xã hội, quan hệ xã hội, phát huy mặt tích cực hạn chế mặt tiêu cực Cùng với hoạt động giao tiếp người tiếp thu văn hóa, xã hội, lịch sử biến kinh nghiệm thành vốn sống Kinh nghiệm thân hình thành phát triển đời sống tâm lý Đồng thời góp phần vào phát triển xã hội Nhiều nhà tâm lý học khẳng định, khơng có giao tiếp người đứa trẻ khơng thể phát triển tâm lý, nhân cách ý thức tốt Nếu người xã hội mà không giao tiếp với khơng có xã hội tiến bộ, người tiến Nếu cá nhân khơng giao tiếp với xã hội cá nhân khơng biết phải làm phù hợp với chuẩn mực xã hội, cá nhân rơi vào tình trạng đơn, lập tinh thần đời sống gặp nhiều khó khăn Trong giao tiếp với người họ truyền đạt cho tư tưởng, tình cảm, thấu hiểu có điều kiện tiếp thu tinh hoa văn hóa nhân loại, biết cách ứng xử phù hợp với chuẩn mực xã hội d Thơng qua giao tiếp người hình thành lực tự ý thức Trong trình giao tiếp, người nhận thức đánh giá thân sở nhận thức đánh giá người khác Theo cách họ có xu hướng tìm kiếm người khác để xem ý kiến có khơng, thừa nhận khơng Trên sở họ có tự điều chỉnh, điều khiển hành vi theo hướng tăng cường giảm bớt thích ứng lẫn Tự ý thức điều kiện trở thành chủ thể hành động độc lập, chủ thể xã hội Thông qua giao tiếp cá nhân tự điều chỉnh, điều khiển hành vi theo mục đích tự giác Thơng qua giao tiếp cá nhân có khả tự giáo dục tự hồn thiện Cá nhân tự nhận thức thân từ bên ngồi đến nội tâm, tâm hồn, diễn biến tâm lý, giá trị tinh thần thân, vị quan hệ xã hội Khi cá nhân tự ý thức xã hội họ thường nhìn nhận so sánh với người khác xem họ người khác điểm yếu điểm nào, để nỗ lực phấn đấu, phát huy mặt tích cực hạn chế mặt yếu Nếu khơng giao tiếp cá nhân khơng biết làm có xã hội chấp nhận khơng, có với mà xã hội cần trì phát huy hay khơng Nếu người sinh mà bị bỏ rơi, mà động vật ni cử hành động thân người giống cử hành động vật mà nuôi thân người 1.2.3 Nguyên tắc giao tiếp Muốn hoạt động giao tiếp có hiệu cần phải đảm bảo nguyên tắc sau đây: a Đảm bảo hài hịa mặt lợi ích bên tham gia giao tiếp Nguyên tắc dựa thực tế có tính qui luật mặt tâm lý người Bất kỳ ai, thực quan hệ giao tiếp mong muốn, tin tưởng hy vọng thông qua việc giao tiếp đạt lợi ích cho cho chủ thể mà đại diện Lợi ích mà người hướng tới vật chất (tiền bạc, tài sản ) lợi ích tinh thần (trình bày ức chế, mong chia sẻ cảm thông, đề nghị ghi nhận đóng góp thân cho tập thể, cho xã hội…) Có thể nói, khơng thực giao tiếp lại không muốn, khơng hy vọng đạt mục đích đặt ra, thân biết để đạt lợi ích khó khăn Xuất phát từ tâm lý này, đối tác giao tiếp với thường chuẩn bị tâm lý cho yêu cầu, đề nghị họ không đáp ứng, mong muốn họ không chia sẻ cảm thông Khi không đạt điều dự định, đối tác thường có phản ứng mức độ khác (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, lịng tin, tỏ thái độ bất hợp tác chí lăng nhục, chửi bới ) Những phản ứng dù mức độ khơng có lợi cho phía Chính vậy, ngun tắc giao tiếp phải cố gắng đảm bảo hài hịa lợi ích bên tham gia giao tiếp Nguyên tắc đòi hỏi người trực tiếp giao tiếp với đối tác phải ý điểm sau: 10 c Kết luận Phần kết luận phải nhấn mạnh ý tưởng chủ đạo nói, thơng điệp lần Dừng nói câu trích dẫn hay, chọn lọc, kịch tính… làm đẹp buổi nói chuyện Phải thể có thái độ trân trọng người nghe viết chuẩn bị Khi nói sử dụng ngơn từ nên xác, rõ ràng, dễ hiểu, sinh động, cụ thể, gần gũi, nhã nhặn, lịch sự, phù hợp với bối cảnh, phù hợp đối tượng, hướng vào đối tượng, kết hợp yếu tố phi ngôn từ, phối hợp khéo léo với yếu tố minh họa… 1.4.3 Ngơn ngữ thể Khi nói trước người, ngôn ngữ thể mang thông điệp tốt xấu gửi tới người nghe Khi nói ngơn ngữ khơng lời bổ sung cho lời nói Ngơn ngữ thể q trình nói hay thuyết trình tổng hịa ngoại hình nhìn được, tự tin biết rõ u thích nói, biết người nghe quan tâm điều đó, cách giao tiếp với đám đông mắt, thể lượng dồi dào, kiểm sốt đám đơng… Trong nói tư đứng cần thoải mái, tự nhiên, hai chân đứng khoảng cách vai Tránh tạo trạng thái đứng gị bó nghiêng người, ngả người trước Tay có cử động vừa phải, minh họa ngón tay bàn tay, tránh vung tay cử động thái Nếu đứng khơng có bục hai bàn tay trước bụng, vị trí ngang thắt lưng Tránh chắp ngang hơng khoanh tay trước ngực Khi nói với nên nhìn vào mặt họ Khi nói với đám đơng nhìn bao qt mắt thân thiện, miệng ln tươi Ngôn ngữ không lời cần phải rèn luyện cho thành thói quen để tự tin phải chuẩn bị kỹ, Sự di chuyển cần phải nhịp nhàng hướng ánh mắt vào minh họa bảng Nên di chuyển đến nhiều vị trí khác nhau, di chuyển đến khán giả nên giữ khoảng cách 1m Tránh di chuyển nhanh, liên tục đứng gần khán giả, tránh va chạm với khán giả Trang phục cần tạo thoải mái cử động, phù hợp với buổi thuyết trình, trang nhã, sẽ, thẳng, nữ tránh áo hở cổ, khơng tay Đầu tóc phải gọn gàng chọn thắt lưng phù hợp 1.4.4 Kỹ thuyết trình, trình bày a Khái quát thuyết trình Thuyết trình giao tiếp, trình bày trước số nhiều người để thuyết phục họ vấn đề Thuyết trình thực vài phút, nhiều Thuyết trình với mục đích thơng báo (báo cáo với người việc làm vấn đề thuộc mối quan tâm người) thuyết phục (báo cáo lợi ích vấn đề kêu gọi đồng tình người , 27 dẫn tới hành động sau thuyết trình) Thuyết trình cần có kỹ năng, có chuẩn bị Kỹ thuyết trình khả vận dụng tốt kiến thức kinh nghiệm giao tiếp lời nói ngơn ngữ thể để trình bày nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển hay lĩnh vực chun mơn thuyết phục người nghe nghe theo, chấp nhận quan điểm suy nghĩ hành động theo ý muốn người thuyết trình b Các cơng việc thuyết trình Theo Bơi (2010), thuyết trình bao gồm cơng việc chuẩn bị thuyết trình, tiến hành thuyết trình đánh giá kết thuyết trình Hai cơng việc đầu bắt buộc phải có thuyết trình + Chuẩn bị thuyết trình Trước thuyết trình phải làm rõ số vấn đề quan trọng có đủ kiến thức để thuyết trình thời gian để chuẩn bị hay khơng Chúng ta phải xác định mục tiêu nói gì, để thơng tin, thơng báo hay thuyết phục Đối tượng người nghe thuyết trình ai, thuộc nhóm xã hội nào, trình độ, tuổi tác, giới tính… phải tìm hiểu trước Chúng ta cần xem ngôn ngữ sử dụng thông điệp buổi thuyết trình Việc biết rõ nơi thuyết trình, sở vật chất, phương tiện hỗ trợ sử dụng xem xét tính năng, cách sử dụng khả đáp ứng yêu cầu thuyết trình phương tiện yếu tố đảm bảo cho thuyết trình thành cơng + Thực thuyết trình Thực thuyết trình theo thứ tự: (1) Vào đề (mở đầu); (2) nội dung chính; (3) kết luận (kết thúc) Trình tự nói cụ thể thường bắt đầu chào mừng giới thiệu, nói rõ mục đích nói Tiếp đến, vạch trình tự nói trước vào nội dung khơng qn tóm tắt ý Sau đó, đưa kết luận giải đáp câu hỏi Nói lời từ biệt kết thúc nói Thuyết trình phần mở đầu thực theo nhiều cách Có thể vào buổi thuyết trình cách trực tiế dẫn nhập tương phản, câu chuyện có liên hệ với vấn đề trình bày, cách đặt câu hỏi người nghe hay việc gây “chấn động”… Mở đầu thuyết trình phải gây ý, xây dựng lòng tin người nghe nêu khái quát vấn đề thuyết trình Phần nội dung chủ yếu phải liên kết chặt chẽ ý với Trong thuyết trình phải quan sát, có biện pháp trì ý người nghe Để trì ý cần: xếp ý theo trình tự hợp lí; đưa ví dụ, số liệu minh họa; xây dựng cách nói tùy theo đối tượng người nghe; thêm câu nói, câu chuyện khơi hài lúc liên hệ với nội dung trình bày; ln bám sát chủ đề Có nhiều cách thuyết trình, cách có hững ưu điểm nhược điểm Thuyết trình học thuộc lịng có nhiều hạn chế đơn điệu, sử dụng ngôn ngữ, cử không dựa vào phản hồi người nghe mà thay đổi, qn chỗ làm hỏng buổi nói chuyện, hiệu lời thuyết trình ngắn, lúc 28 khia mạc buổi họp Thuyết trình cách đọc thích hợp với buổi nói chuyện, báo cáo số liệu phức tạp, không phép nói sai số liệu, báo cáo khoa học, thời gian hạn chế so với nội dung Cách trình bày đọc tạo khoảng cách người nói người nghe, dễ gây buồn ngủ, phân tán, lãng việc nghe Cách thuyết trình tự ghi dàn ý hấp dẫn người nghe tùy theo đối tượng người nghe, phản ứng, phản hồi người nghe quan sát mà thay đổi cách nói, ngơn ngữ khơng lời, thêm chuyện vui, câu nói đùa Cách người thuyết trình phải chuẩn bị kỹ, có kinh nghiệm nhiều Phần kết thúc thuyết trình nên nhắc lại, tóm tắt ý trình bày, mơ tả, khuyến cáo hoạt động tiếp theo, kết thúc nhận xét tích cực Yêu cầu khuyến cáo người nghe hành động xem xét vấn đề theo quan điểm Nên kết thúc thuyết trình thời gian ghi chương trình sớm giây Sau nên dành thời gian người nghe hỏi trả lời câu hỏi thắc mắc Cám ơn người nghe trước dừng nói Nên nhớ mức độ ý người nghe giảm dần cuối buổi thuyết trình gần cuối tăng lên chút Do khoảng buổi phải làm kéo tập trung người nghe, giảm căng thẳng + Đánh giá kết thuyết trình Nếu có đánh giá cần thiết kế phiếu đánh giá buổi thuyết trình (Tha khảo mẫu đánh giá buổi thuyết trình – Hình 4.1), nghe phản hồi để cải thiện thuyết trình lần sau có dành thời gian cho việc đánh giá Mức độ thành công Thứ tự Tồi Poor Tạm Satisfactory Tốt Good Xuất sắc Excellent Kỹ Tính hệ (System) thống Cơng tác tổ chức chung Phần giới thiệu Phần kết thúc Cách liên kết phần Mức độ liên quan đến chủ đề Thời gian hợp lí Mức độ trình 29 bày Phong (Manner) cách Tiếp xúc cử tọa Mức độ hấp dẫn thuyết trình Sự tự tin Ngơn ngữ thể (Body language) Tư đứng Sử dụng tay Dùng mắt Dùng chuyển động thể Biểu cảm nét mặt Hình dáng bên ngồi (cách ăn mặc, đầu tóc,…) Phương tiện hỗ trợ (Visual aids) Số lượng Thiết kế trình chiếu điện tử Mức độ sử dụng thành thạo Mức độ hỗ trợ cho thuyết trình Nhận xét chung (Overall impression) Nguồn: Kỹ thuyết trình, Nguyễn Thị Ngọc Hương c Các tình thuyết trình Trong thuyết trình có 15 tình mang tính tổng qt xử lý sau: 30 + Bắt đầu thuyết trình: Chúng ta cần chào mừng cử tọa, tự giới thiệu, nói chút hoan nghênh cử tọa + Cơng bố mục đích, sơ phác sườn nói: Cần nêu mục đích, sườn nói; nói trước thời gian trình bày giải đáp câu hỏi + Nhắc trước đến tài liệu phát (nếu có): Việc nói tài liệu phát sau (nếu có phát) làm cho cử tọa cần nghe thoải mái + Đi vào nội dung chính: Chúng ta bắt đầu đề cập đến nội dung + Kích động cử tọa: Làm cho người nghe cảm thấy lôi tham gia vào diễn biến trình bày cách gán ý tưởng cho cử tọa, đưa câu hỏi kích thích động não + Chuyển sang chủ đề khác: Chúng ta nên cho cử tọa biết lúc chuyển sang chủ đề khác + Nhắc đến phần khác nói đề cập: Đơi cần phải nhắc lại điều + Nói phương án chọn lựa: Đôi lúc nên biện luận phương án chọn lựa + Những thuận lợi khó khăn: Chúng ta cần vạch khía cạnh tích cực, tiêu cực phương án chọn lựa cách nêu lên thuận lợi khó khăn phương án + Nhấn mạnh điều quan trọng: Chúng ta dùng trạng từ kèm trước tính từ + Sử dụng phương tiện nhìn: Khi có sử dụng đến phương tiện nên thơng báo cho cử tọa biết để họ ý + Đưa khuyến nghị: Đôi lúc muốn nêu khuyến nghị cho cử tọa + Tóm tắt kết luận: Tóm tắt lại điểm then chốt trước kết thúc + Xử lí câu hỏi cử tọa: Cuối nói, cần mời cử tọa đưa câu hỏi làm rõ câu hỏi trước trả lời Trong số trường hợp, lẫn tránh câu trả lời tế nhị biểu lộ không đồng ý Hoặc để người nghe an tâm, nên nói rõ từ đầu có trả lời câu hỏi lúc thuyết trình hay khơng + Từ biệt: Chúng ta khơng qn nói cám ơn người nghe nghe nói d Kỹ vượt qua hồi hộp thuyết trình Nói, thuyết trình trước đám đông với đa số người công việc khó, gây hồi hộp, run, lần đầu Sợ hãi trường hợp chất tự nhiên người nhu cầu bị đe dọa (theo Maslow) Việc sợ hãi biểu mặt sinh lý vã mồ hôi, tay chân run, nói lắp nói chịu Để đối phó với hồi hộp run trước tiên cần: + Chuẩn bị kỹ nội dung nói tập nói trước nói trước đám đơng 31 + Khi tập nói nhờ số người nghe nhận xét để sửa nội dung, giọng nói, tư dụng cụ hỗ trợ + Trước thuyết trình nên có chuẩn bị mặt sức khỏe, nghỉ ngơi thoải mái buổi trước thuyết trình + Dành thời gian làm quen sử dụng thành thạo dụng cụ hỗ trợ, làm quen với phịng nơi thuyết trình + Đến sớm trước người nghe, làm quen với vài người nghe sớm để tranh thủ cảm tình họ + Khi giới thiệu thong thả từ lên bục + Trong thuyết trình phải tin tưởng người nghe có thiện chí quan tâm tới vấn đề trình bày + Khi nói ln nhìn xuống người nghe, bao qt thính phịng để ln có mối liên hệ với người nghe để điều chỉnh + Thỉnh thoảng hít thở sâu uống hớp nước lạnh nhỏ có cảm giác hồi hộp + Phối hợp cơng cụ hỗ trợ, chiếu lên bảng hình ảnh Có thể cầm chặt (cây bút, mảnh giấy, hay micro) tay 32 1.5 Kỹ giao tiếp bên bên ngồi cơng sở 1.5.1 Các hình thức nguyên tắc xã giao a Khái quát xã giao Xã giao hình thức giao tiếp hàng ngày, đối xử với người nhóm người sinh hoạt hay cơng việc có tiếp xúc mặt đối mặt Xã giao thơng thường thể thơng qua lời nói, cử chỉ, hành động ngôn ngữ không lời Cách thức xã giao thông thường, xã hội, cần tuân thủ theo phép tắt định Ví dụ, phải biết kính trên, nhường chọn cách xưng hô cho phù hợp giao tiếp Phải biết chờ đến lượt mình, xếp hàng theo thứ tự, khơng chen ngang hay chen lấn xô đẩy Phải biết giữ gìn vệ sinh khơng làm ồn nơi công cộng Chúng ta phải quan tâm giúp đỡ người già, người tàn tật, trẻ em, phụ nữ có thai Đặt biệt cần lưu ý khơng qn nói lời “xin lỗi” trường hợp muốn mở đầu câu hỏi với người lạ trường hợp vơ ý làm điều Phải nói cảm ơn với giúp điều hay phục vụ cho Ở buổi tiệc, tránh nói vấn đề tình cảm riêng, giới tính, tơn giáo hay trị Đối với hàng xóm, gặp nhau, nên gật đầu nhẹ chào mỉm cười… Kỹ xã giao giúp người trì mối quan hệ, tạo điều kiện để làm việc với Biết tận dụng lợi kỹ xã giao giúp thuận lợi sống cơng việc b Các hình thức xã giao Bắt tay: Bắt tay hình thức xã giao tiếp xúc thể thông thường, thể thân thiện, lịch văn minh Tùy theo văn hóa mà người ta có kiểu bắt tay khác Cách chung đưa tay phía trước để bắt tay thường người lớn tuổi hơn, cấp trên, người chủ nhà, phụ nữ, đưa tay phải nắm bàn tay khách lắc nhẹ Người hưởng ứng phải kịp thời đưa tay bắt Có thể nắm tay thời gian chào hỏi tên tuổi, sức khỏe, không giữ lâu Khi bắt tay người nghiêng phía trước, nhìn vào mặt người đối diện, kết hợp miệng cười chào hỏi Nên chọn vị trí đứng bắt tay cho phù hợp với địa vị nhân cách Khơng dùng hai tay để bắt tay với tư khúm núm Với người chưa quen biết, không nên chủ động giơ tay ra, nên chờ giới thiệu làm quen bắt tay Đối với người có cương vị cao mình, phụ nữ, dù có quen biết khơng nên chủ động bắt tay trước Không bắt tay hai người lúc ngồi bắt tay 33 Giới thiệu tự giới thiệu: Giới thiệu tự giới thiệu hình thức xã giao qua lời nói lần người gặp để tạo quan hệ công tác Cá nhân giới thiệu với cá nhân có hai người làm quen với lần đầu Trong thời gian bắt tay hai người làm xong phần giới thiệu, cá nhân thực việc giới thiệu người với người khác nhóm làm việc nên theo thứ tự người địa vị, chức vụ cao giới thiệu sau, người nhiều tuổi giới thiệu sau, người phụ nữ giới thiệu sau, người có mặt trước giới thiệu sau (Được ngầm hiểu người địa vị thấp giới thiệu với người địa vị cao hơn) Cách giới thiệu khác với cách giới thiệu trước công chúng hay hội nghị, người địa vị cao giới thiệu trước Người làm công tác giới thiệu phải đứng nghiêm chỉnh, giơ tay phải vào người giới thiệu dùng giọng nói lịch sự, ngắn gọn để giới thiệu tên, chức vụ, địa vị thông tin việc làm để họ làm quen với Phải giới thiệu hai người với tất thành viên hai nhóm với không giới thiệu bên Nếu tự giới thiệu thân khơng ngắt lời người khác giới thiệu, không nên khoe khoan không nên quan trọng, cầu kỳ không nên xuề xòa, đơn giản Sử dụng danh thiếp: Sử dụng danh thiếp hình thức xã giao trao đổi thông tin địa vị xã hội người chủ danh thiếp Sử dụng danh thiếp gặp gỡ, hẹn gặp, kèm theo quà tặng, thiệp chúc mừng… Có thể người gửi danh thiếp không gặp đối tác để tạo mối quan hệ sau Thông thường trao danh thiếp theo nguyên tắc: người địa vị thấp hơn, nhỏ tuổi trao trước Khi trao dùng hai tay nhẹ nhàng cầm hai mép danh thiếp đưa ngang tầm ngực Khi nhận danh thiếp phải đọc qua nội dung ghi danh thiếp không cất Khi cần hỏi xin danh thiếp phải chào đối tượng trao danh thiếp trước xin danh thiếp họ Khơng nên địi đối tượng chưa đưa kịp c Cách tạo thiện cảm xã giao Tạo thiện cảm tạo gần gũi, thân thiện, để lại ấn tượng đẹp mắt người khác Để gây thiện cảm xã giao cần ý đến người giao tiếp với khơng bắt người khác phải ý đến Ln giữ nụ cười vừa phải môi nhớ tên người đối thoại với Chúng ta cần ý lắng nghe họ nói, làm cho họ thấy họ quan trọng với Tránh tranh luận với họ, khơng cố thắng họ, cố gắng xem xét quan điểm, ý kiến họ trái với ý kiến Ngồi ra, nên xem xét lại quan điểm trao đổi, khơng bắt bí, khơng nhấm vào điểm sai, tạo niềm tin cho họ thái độ cầu thị Khi họ sai tìm điểm khen, không lệnh, khuyên bảo đối tác Nếu sai phải nhận sai sót với tinh thần tự phê bình phê bình 34 Xã giao địi hỏi tính khoa học nghệ thuật Hành vi, cử phải phù hợp với đối tượng, nội dung, hình thức, tính chất hồn cảnh Việc sử dụng hành vi đòi hỏi linh hoạt, khéo léo Xã giao mang tính quốc tế dân tộc Mỗi dân tộc có văn hóa xã giao riêng, phải tôn trọng điều theo kiểu “nhập gia tùy tục” Việc kết hợp quốc tế dân tộc phải thể hiếu khách, hiểu biết tôn trọng bình đẳng Xã giao cịn kết hợp truyền thống đại Những nét tinh túy xã giao truyền thống đại cần gạn lọc, phát huy hòa quyện vào cách phù hợp với xã hội đại hòa nhập quốc tế 1.5.2 Giao tiếp bên công sở a Giao tiếp với cấp Giao tiếp với cấp giao thứ bậc tổ chức từ cấp xuống cấp Đây giao tiếp mang tính thị hướng dẫn tăng cường tham gia quản lý Kiểm tra định quản lý mình, đánh giá tiến độ cơng việc tổ chức để kịp thời uốn nắn sai sót Động viên kịp thời người hồn thành tốt công việc giao Đánh giá phẩm chất đạo đức lực làm việc cấp Đồng thơi, nắm bắt tâm tư nguyện vọng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ Khi giao tiếp với cấp cần thực yêu cầu sau: - Tìm hiểu cấp mặt lực, tình cảm, tính cách để giao tiếp phù hợp - Khi trao đổi thông tin, phải giải thích chi tiết, phải có hai chiều, phải hiểu xem nhân viên phản hồi - Nhìn nhận cấp cách khách quan, trung thực công bằng, cần thể quan tâm, không ép cấp làm theo ý thích, tình cảm mình, khơng thiên vị giao việc - Hành vi, lời nói, cử chỉ, thái độ thể tôn trọng, lịch - Tùy loại thông tin, trao đổi trực tiếp thăm dị, trao đổi kết công việc cách thẳng thắn cởi mở; với vấn đề, tìm cách trao đổi cho phù hợp - Giữ khoảng cách, không để nhân viên coi thường, không xa cách; phải tạo tin tưởng Trong truyền đạt mệnh lệnh, cần đưa thị ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu Đơi cấp cần trực tiếp đến phịng làm việc cấp để thị, điều làm cho cấp cảm thấy tính cấp thiết, quan trọng cơng việc cần phải hồn thành cho tốt Mệnh lệnh truyền đạt phải có giá trị, người nghe, 35 đồng thời phải tôn trọng, lịch thiệp Phải chịu trách nhiệm thị mệnh lệnh đề Khi phê bình cấp dưới, phải phân tích việc rõ ràng, tìm thực chất vấn đề Còn khen thưởng ghi nhận chất lượng, hiệu công việc cấp cần dành lời động viên, khích lệ, công nhận hành động, nỗ lực kết làm việc họ Việc khen, chê nên người, lúc Chân thành lắng nghe ý kiến đóng góp cấp dưới, khơng nên kiên nhẫn nghe hay tỏ thái độ nóng lịng Có lợi lắng nghe ý kiến cấp dưới: (1) Biết tình hình thuận lợi, khó khăn tập thể; (2) Biết tâm tư nguyện vọng để thỏa mãn kịp thời; (3) Biết mức độ xác định; (4) Lợi dụng sức mạnh tập thể; (5) Khuyến khích tính sáng tạo cấp Phải giữ chữ tín Mỗi hứa với nhân viên điều phải cố gắng mà thực hiện, vấn đề lương bổng, khen thưởng, khơng phải cố ý quên cố gắng nhớ tìm cách để nhớ mà thực b Giao tiếp với cấp Tất nhân viên muốn giao tiếp hiệu với cấp trên, nhiên dễ dàng làm điều Yêu cầu chung giao tiếp với cấp là: - Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp Chúng ta cần xác định mối quan hệ quan trọng tìm ưu điểm cấp khiến nể phục Điểm chung gắng kết cấp cơng việc, đặt công việc mục tiêu hướng đến phải hồn thành Để trở thành mắt xích, kết nối công việc đạt hiệu tốt mong đợi cần mỉm cười chân thành bắt tay vào công việc - Sử dụng thông tin đơn giản dễ hiểu Cuộc giao tiếp trở nên rối rắm vào chi tiết sử dụng diễn giải thông tin rườm rà, dài dịng Cần ghi trước tất thơng tin cần bàn bạc thông qua ý kiến cấp xếp thông tin theo thứ tự ưu tiên Sử dụng thông tin đơn giản dễ hiểu để cấp giảm thời gian giải thích vấn đề khơng thực cần thiết - Lắng nghe Thay chủ động người nói, nên trọng việc nghe Nên nhớ nhân viên cần tập trung tìm ý tưởng để làm nảy nở thêm nhiều sáng kiến - Có thể trao đổi ngơn ngữ viết Trong trường hợp có khó khắn để nói tân dụng lợi viết để trao đổi công việc với cấp 36 - Những điều không nên nói Chúng ta khơng nên nói điều như: “Chán cơng việc mình”, “Đã đến lúc nghỉ hay chưa?”, “Không, không thể”, “Công ty khác mời đến làm việc”, “Lương thấp lực chúng ta” v.v… c Giao tiếp với đồng nghiệp Giao tiếp đồng nghiệp với đồng nghiệp giao tiếp cá nhân phận cấp quan, tổ chức Giao tiếp với đồng nghiệp tồn phận hệ thống quan hệ phi thức, đồng thời tồn với giao tiếp thức Giao tiếp đồng nghiệp quan, tổ chức tốt góp phần vào việc giải cơng việc chung trì hoạt động nhóm Vì vậy, giao tiếp đồng nghiệp đóng vai trò quan trọng Các yêu cầu chung giao tiếp với đồng nghiệp: - Phải tin tưởng tôn trọng lẫn nhau, với niềm tin tôn trọng, đồng nghiệp trao đổi cởi mở thẳng thắn Dùng hành vi làm cho đồng nghiệp thấy giao tiếp với an tồn, đàng hồng đáng tin cậy - Cố gắng trao đổi trực tiếp có thể, tránh nói qua nói lại, nói qua trung gian người - Đối xử chân thành, không vụ lợi, phân biệt rõ việc công việc tư - Chú ý giữ khoảng cách giao tiếp Chúng ta biết quan hệ giao tiếp tỷ lệ thuận với khoảng cách xa, gần, thời gian, số lần nhiều hay Giao tiếp trực tiếp tốt nhất, trao đổi thơng tin cách đầy đủ nhất, biểu lộ tình cảm rõ dễ xóa bỏ hiểu lầm Nhưng phải ý đến số lần giao tiếp nhiều gây nên bão hịa - Nói phải biết giữ chừng mực đồng nghiệp phải có lịng tự tin, biết nghệ thuật nói - Giữ chữ tín, hứa nhận lời việc gì, dù cố gắng hồn thành Trong giao tiếp với đồng nghiệp có số lỗi cần tránh: - Thiếu tự tin giao tiếp khơng biết cách trình bày suy nghĩ - Hành vi giao tiếp khơng phù hợp, câu nói khơng dứt khốt, giọng nói tạo căng thẳng cho đồng nghiệp - Thái độ thiếu thiện chí, hiểu méo nó, bóp méo thơng tin - Giữ thủ, tò mò đời sống đồng nghiệp, bình luận đồng nghiệp sau lưng 37 - Khơng quán lời nói việc làm Chúng ta khơng thể chọn đồng nghiệp giao tiếp mực với đồng nghiệp không làm giảm căng thẳng, tăng hứng thú cơng việc mà cịn đánh giá cao lực Duy trì cách ứng xử để mối quan hệ với đồng nghiệp bền vững, hài hịa ln thách thức 1.5.3 Giao tiếp bên ngồi cơng sở a Giao tiếp với khách hàng Khách hàng người tiêu thụ sản phẩm mình, vậy, giao dịch với họ, nhà quản lý cần nhớ phải đặt tinh thần phục vụ lên hàng đầu Giao tiếp với khách hàng thực hình thức sau: - Tiếp xúc trực tiếp nhân viên bán hàng với khách hàng - Giao tiếp Ban quản trị với khách hàng doanh nghiệp - Sử dụng phương tiên truyền thông đại chúng để giới thiệu sản phẩm - Tổ chức triển lãm giới thiệu sản phẩm… Giao tiếp hiệu với khách hàng cách để khách hàng mạng lại thứ cho tổ chức, doanh nghiệp, cần theo nguyên tắc sau: + Nguyên tắc có trách nhiệm với khách hàng thỏa mãn nhu cầu khách hàng Chúng ta cần đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng; tạo ấn tượng tốt đáp ứng điều kiện khách hàng mong đợi Không để chậm trễ hứa + Nguyên tắc thông tin kịp thời cho khách hàng Cần thông tin cho khách hàng có trục trặc liên quan Phải thật xác chi tiết ghi chép hay cung cấp thông tin Phải lắng nghe kiện ghi nhân thơng tin, sau xác nhận lại với khách hàng thông tin ghi lại Trả lời thắc mắc khách hàng hay đặt câu hỏi để lấy thông tin + Nguyên tắc tôn trọng khách hàng Chúng ta cần giới thiệu lắng nghe, không cắt ngang lời khách hàng Trả lời cần thiết ý ngưng nói bị khách hàng cắt ngang Không can thiệp vào công việc nội khách hàng, trừ yêu cầu cho lời khuyên + Nguyên tắc tỏ thân thiện sẵn sàng giúp đỡ khách hàng Chúng ta cần tỏ thân thiện sẵn sàng giúp đỡ Nên nói rõ ràng, mỉm cười giọng nói thể thân thiện với khách hàng Đặc biệt phải giải vấn đề cách ơn hịa Nếu vị trí quan trọng giao tiếp, việc giữ thái độ tích cực điều tất yếu Tuy nhiên, khơng nên tỏ thân thiện + Nguyên tắc khuyến khích khách hàng phản hồi thơng tin Cần khuyến khích khách hàng phản hồi thông tin sản phẩm, dịch vụ mà cung cấp 38 b Giao tiếp với nhà cung cấp Nhà cung cấp đảm bảo yếu tố đầu vào cho trình sản xuất, giao tiếp với nhà cung cấp cần tuân thủ nguyên tắc sau: + Nguyên tắc yêu cầu văn hóa Nêu rõ yêu cầu cách chi tiết văn Mạnh dạng yêu cầu cung cấp thông tin cần thiết + Nguyên tắc thông tin kịp thời Thông báo thay đổi mà muốn có liên quan đến lúc cấp hàng, số lượng hàng… Để nhà cung cấp kịp thời điều chỉnh kế hoạch Tuy nhiên, cần cẩn thận bí mật kinh doanh + Nguyên tắc toán hạn Cố gắng toán hạn thể hài lòng hợp đồng thực tốt + Nguyên tắc đa phương quan hệ Nếu nên thay mối quan hệ song phương đa phương để tránh lệ thuộc vào nhà cung cấp c Giao tiếp với quan quyền Bất kỳ quan, đơn vị phải liện hệ với quan quyền mà cụ thể quan chức, người có nhiệm vụ cơng việc Khi giao tiếp với đại diện quyền cần tuân thủ nguyên tắc sau đây: + Nguyên tắc tôn trọng hợp tác Cần ăn mặc nghiêm chỉnh tỏ nghiêm túc, đến có hẹn Tôn trọng nội quy quan, người đại diện quyền khơng khúm núm, quy lụy, giữ phong thái mực Luôn tỏ sẵn sàng hợp tác + Nguyên tắc pháp luật Cần trình bày cơng việc ngắn gọn u cầu quyền giải theo pháp luật chức trách Tuân thủ thủ tục hành cách ứng xử cho phù hợp với pháp luật + Nguyên tắc đề nghị hướng dẫn Cần tìm hiểu nội dung quy định pháp luật có liên quan đến vấn đề cần giải hay thực Tuy nhiên, vấn đề chưa rõ nên đề nghị người đại diện quyền hướng dẫn d Giao tiếp với báo chí Báo chí ngày phát triển đa dạng: Bản in, báo điện tử, kênh truyền hình… giữ vai trị quan trọng việc cung cấp thơng tin xã hội Giao tiếp với báo chí, người làm báo, cụ thể nhà báo công việc bình thường tổ chức, doanh nghiệp thực hình thức khác Giao tiếp hình thức vấn khác với trị chuyện thông thường, nhà báo nhắm tới việc lấy thông tin dễ hiểu rõ ràng từ người 39 vấn, chúng ta, khoảng thời gian ngắn Nhà báo Vũ Quang đưa số nguyên tắc giao tiếp với báo chí sau: + Nguyên tắc danh Cả chúng ta, người vấn, nhà báo phải có thông tin Nhà báo cần xưng danh tiếp xúc với đừng ngại đặt câu hỏi tế nhị cho nhà báo để nắm thông tin tờ báo, kênh truyền hình, đài phát thanh, hãng truyền hình… cho dù cung cấp câu hỏi cụ thể nhà báo thường có câu hỏi thêm, câu hỏi phụ trình vấn Chúng ta phải chủ động đón nhận câu hỏi hóc búa nhà báo + Nguyên tắc chân thành cởi mở Thật sai lầm coi báo chí giới truyền thơng kẻ ln moi móc, tìm kiếm khiếm khuyết Hãy vượt qua nỗi ám ảnh chinh phục họ Chúng ta nên nở nụ cười, bắt tay chân thành gặp mặt lúc chia tay với nhà báo + Nguyên tắc tự chủ giao tiếp Khi báo chí gặp chúng ta, tức là nhân vật cần thiết quan trọng họ Chúng ta người độc quyền cung cấp thông tin cảm xúc trao đổi, vấn nên lo lắng tiếp xúc với báo chí Chúng ta muốn dành cho họ thời gian, thông tin, cảm xúc quyền Cần tế nhị, khéo léo giấu vị trí người chủ trao đổi Các nhà báo thường có khuynh hướng khai thác thêm thông tin để làm “tư liệu riêng tư” cho nhiều tác phẩm sở thích khác Vì thế, cần phải tự định đoạt thời gian cho phép họ trò chuyện, khung theo thông lệ quốc tế 15 phút, 30 phút, 45 phút, Sự thành bại vấn chủ yếu dựa vào việc chọn đối tượng Nếu chọn người đáp ứng yêu cầu chuyên môn, khả diễn đạt thẳng thắn, dễ hiểu, vị trí uy tín liên quan đến chủ đề vấn Nhà báo kín đáo kiểm tra có thích hợp vấn không Nếu vấn qua điện thoại thận trọng trả lời, ý sức truyền cảm qua giọng nói Địa điểm vấn yếu tố quan trọng, lý tưởng chọn vị trí, mơi trường làm việc Chúng ta nên lại, nói chuyện tự nhiên với người, thả lỏng thể + Nguyên tắc biết dừng thời điểm Đừng cho nhà báo nhiều thời gian tiếp xúc với chúng ta, cách gây áp lực thể người quan trọng, bận rộn có nhiều điều cần quan tâm khác Dừng thời điểm định không 15 phút, không dài Phải biết dừng câu chuyện bắt đầu có biểu nhàm chán 40 Khi vấn có nhiều người tham gia đừng theo tâm lý đám đông trả lời khuôn mẫu, cứng nhắc giống người Cần có khác biệt mở đầu ấn tượng câu nói đặc biệt ý tưởng mẻ Bí để thành cơng trả lời vấn phải biết rõ thông tin cảm xúc dành cho công chúng nhà báo Chúng ta phải suy nghĩ chuẩn bị trả lời có yếu tố lạ Nếu gặp phải người không “xứng tầm” từ chối tiếp xúc kết thúc nhanh câu chuyện Chúng ta ý trang phục, phong cách, đặc biệt cách đặt vấn đề, câu hỏi nhà báo Nói chung, giao tiếp với báo chí cần tạo mối quan hệ tốt, cung cấp cho họ thông tin cần thiết Khi vấn, cần ý ngôn từ chuẩn bị kỹ phương án trả lời Cần ý cách ăn mặc lịch sự, thái độ tự nhiên xuất trước ống kính truyền hình 41 ... kỹ như: - Kỹ giao tiếp làm việc nhóm - Kỹ quản lý cảm xúc - Kỹ quản lý thời gian - Kỹ tư sáng tạo giải vấn đề CHUYÊN ĐỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM I Kỹ giao tiếp 1.1 Khái niệm ? ?Giao tiếp. .. + Kỹ mềm hình thành đường trải nghiệm "nạp" kiến thức đơn + Kỹ mềm góp phần hỗ trợ cho kiến thức kỹ chuyên môn, mà đặc biệt "Kỹ cứng" + Kỹ mềm "cố định" với ngành nghề khác Sự cần thiết kỹ mềm. .. Đặc điểm kỹ mềm Để xác lập định nghĩa kỹ mềm việc làm khó khăn, vậy, phân tích đặc điểm kỹ mềm vấn đề đơn giản Tuy vậy, nhấn mạnh đến đặc điểm sau: + Kỹ mềm yếu tố thuộc bẩm sinh + Kỹ mềm không