kế toán quá trình mua bán hàng hoá

Còn đặc trưng của bán lẻ hàng hoá là bán trực tiếp cho người tiêu dùng, kết thúc quá trình bán lẻ là hàng hoá đó đã vào lĩnh vực tiêu dùng.Hoạt động bán buôn và bán lẻ, tuy mỗi hoạt động

CHƯƠNG I.

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA

BÁN HÀNG HOÁ

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ

I.1 Đặc diểm hoạt động kinh doanh thương mại

Khái niệm: Quá trình đưa sản phẩm từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng

thông qua hình thức mua bán gọi là lưu chuyển hàng hoá Hàng hoá lưu thông trong nước gọi là nội thương, hàng hoá mua bán ra nước ngoài gọi là kinh doanh xuất nhập khẩu

Phân loại hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại thường được phân

theo các ngành như sau:

+ Hàng vật tư, thiết bị

+ Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng

+ Hàng lương thực – thực phẩm

Đặc điểm hoạt động thương mại: Ngành thương mại thực hiện chức năng nối liền

giữa sản xuất và tiêu dùng Đối tượng kinh doanh của ngành thương mại là hàng hoá – đó

là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu

Quá trình bán hàng trong doanh nghiệp thường được thực hiện theo 2 phương thức: bán buôn và bán lẻ Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, khi chấm dứt quá trình mua, bán thì hàng hoá chưa đến tay người tiêu dùng mà phần lớn hàng hoá vẫn còn trong lĩnh vực lưu thông, hoặc vào lĩnh vực sản xuất để chế biến rồi trở lại lĩnh vực lưu thông Còn đặc trưng của bán lẻ hàng hoá là bán trực tiếp cho người tiêu dùng, kết thúc quá trình bán lẻ là hàng hoá đó đã vào lĩnh vực tiêu dùng.Hoạt động bán buôn và bán lẻ, tuy mỗi hoạt động có những đặc trưng khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau trong việc hoàn thành phân phối lưu thông hàng hoá, thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong

xã hội phát triển cân đối

Trong các doanh nghiệp thương mại, vốn hàng hoá là vốn chủ yếu nhất và nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm 1 khối lượng công việc rất lớn… và quản lý hàng hoá là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu trong doanh nghiệp thương mại Vì vậy, việc tổ chức tốt công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp

I.2 Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hoá

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng tiêu thụ

- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng Xác định đúng kết quả kinh doanh hàng hoá Đồng thời chấp hành

đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hoá và tính thuế Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Theo dõi chặt tình hình tồn kho hàng hoá, giảm giá hàng hoá… tổ chức kiểm kê hàng hoá đúng quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho

I.3 Nguyên tắc hạch toán hàng hoá

- Hạch toán hàng hoá phải hạch toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật Kế toán phải theo dõi từng thứ, từng chủng loại quy cách theo từng địa điểm quản lý và sử dụng Luôn đảm bảo sự khớp đúng về giá trị và hiện vật giữa thực tế với số liệu trên kế toán tổng hợp

và kế toán chi tiết

- Trong từng trường hợp cụ thể, nếu xét thấy hàng hoá có khả năng giảm giá so với thực tế đã ghi sổ kế toán, thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng cơ chế quản lý tài chính hiện hành

- Một doan nghiệ chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê đinh kỳ Việc lựa chọn phương pháp hạch toán nào phải căn vào đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán

- Tổ chức kế toán hàng hoá phải đảm bảo nguyên tắc kiểm tra, chống thất thoát, gian lận, vì vậy kế toán hàng hoá và thủ kho thường được giao cho 2 nhân viên độc lập

I.4 Tính giá hàng hóa

Hàng hoá hiện có ở các doanh nghiệp bao giờ cũng được phải ánh trong sổ sách kế toán và trong báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế – tức là đúng với số tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra về những hàng hoá đó Sự hình thành trị giá vốn hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn trong quá trình vận động của hàng hoá:

(1) trị giá vốn của hàng hoá tại thời điểm mua hàng chính là trị giá mua thực

tế phải thanh toán cho người bán theo hoá đơn (tính theo giá bán chưa có thuế GTGT)

Trường hợp các doanh nghiệp thương mại mua hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của

cơ sở sản xuất để bán thì được khấu trừ thuế GTGT là 4% tính trên giá hàng hoá mua vào (trị giá mua hàng hoá theo hoá đơn được ghi sổ kế toán là 96%) Theo thông tư 106/1999/TT BTC)

(2) Trị giá vốn hàng mua nhập kho = Trị giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có)

Trường hợp doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí để sơ chế, phân loại, chọn lọc nhằm làm tăng giá trị hoặc khả năng tiêu thụ của hàng hoá thì bộ phận giá trị này cũng được tính vào trị giá vốn hàng mua nhập kho

Nếu doanh nghiệp có tổ chức sản xuất để tao thêm nguồn hàng thì giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất ra sản phẩm hàng hoá.

(3) Trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ = trị giá vốn hàng xuất kho

để bán + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho lượng hàng hoá đã tiêu thụ

Trị giá vốn hàng hoá xuất bán = trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho để bán (kể cả thuế nhập khẩu) + chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán.

Trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho có thể được xác định theo 1 trong 4 phương pháp:

+ Nhập trước xuất trước (FIFO)

+ Nhập sau xuất trước (LIFO)

+ Bình quân gia quyền

+ Thực tế đích doanh

Trong trường hợp doanh nghiệp ghi chép kế toán chi tiết hàng hoá theo giá hạch toán, cuối tháng khi đã tính được trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho kế toán sẽ tính trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho theo công thức:

Trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho = trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho trong tháng * hệ số giá hàng hoá

Trị giá mua hàng hoá + trị giá mua thực tếtồn đầu tháng hàng nk trong tháng

II KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG

II.1 Các Phương Thức Mua Hàng, Chứng Từ, Và Thủ Tục Nhập Hàng

II.1.1 Các phương thức mua hàng

Hàng mua trong nước có hai phương thức nhận hàng cơ bản:

+ Phương thức 1: Bên mua nhận hàng tại kho hoặc 1 địa điểm bên mua đã quy định trước (mua hàng trực tiếp)

+ Phương thức 2: Bên mua đến nhận hàng tại kho bên bán hoặc 1 địa điểm bên bán quy định trước

Cả hai phương thức cần xác định trách nhiệm hàng hoá và chi phí bên bán chuyển sang cho bên mua khi bên mua nhận hàng và ký vào chứng từ hợp pháp.

Hàng nhập khẩu gồm nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu gián tiếp

Thời điểm ghi chép hàng mua khi thõa mãn cùng lúc các điều kiện sau :

+ Bên mua nhận được quyền sở hữu hàng hoá và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng

+ Hàng mua về là để bán ra hoặc gia công chế biến rồi bán ra

II.1.2 Chứng từ và thủ tục nhập hàng

Về nguyên tắc nhập hàng: trước khi nhập kho hàng hoá phải qua giai đoạn kiểm

nhận do nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hoá trực tiếp tiến hành Khi kiểm nhận hàng hoá phải căn cứ vào chứng từ của bên bán, rồi đối chiếu với thực tế nhận hàng

về số lượng và chất lượng để lập “biên bảng kiểm nghiệm” Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho phòng ban cung tiêu; 1 bản giao cho phòng kế toán Trong trường hợp hàng không đủ quy cách, phẩm chất, số lượng so với quá đơn thì lập thêm 1 liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, hàng hoá để giải quyết

Mua hàng có hoá đơn bên bán : căn cứ vào chứng từ hoá đơn của bên bán và biên

bản kiểm nghiệm để bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập “ phiếu nhập kho” 2 hoặc 3 liên, người mang phiếu đến kho để nhập Sau khi nhập thủ kho ghi ngày, tháng, năm và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên 1 được lưu ở nơi lập phiếu, liên 3( nếu có) người nhập giữ

Mua hàng trôi nổi, bên bán không có chứng từ hoá đơn: Trong trường hợp mua

hàng nông, lâm, hải sản… người bán không có chứng từ hoá đơn, người mua bắt buộc phải lập “phiếu kê mua hàng” thay thế chứng từ hoá đơn bên bán, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật Sau khi nhận hàng xong người mua và người ký vào phiếu, người mua phải chuyển phiếu cho người có thẩm quyền duyệt và làm thủ tục nhập kho

Nhập hàng từ liên doanh, được cấp phải lập biên bản nhận vật tư hàng hoá…

Nhập hàng từ doanh nghiệp điều chuyển nội bộ, phải có chứng từ của doanh nghiệp lập“phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”

Nhập hàng sau khi đưa đi gia công xong phải có chứng từ hoá đơn của bên gia công

Kiểm kê hàng hoá phát hiện thừa phải có biên bản kiểm kê hàng hoá

Đánh giá tăng giá trị hàng hoá phải có biên bản đánh giá lại hàng hoá

Nhập hàng để giữ hộ, bán ký gửi, làm đại lý: lập biên bản nhận hàng giữ hộ, biên bản hàng ký gửi

II.2 Kế Toán Các Nghiệp Vụ Mua Hàng

II.2.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên

II.2.1.1 Tài khoản sử dụng

TK 156 “hàng hoá” tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2

TK 1561 – giá mua hàng hoá phản ánh thực tế trị giá hàng hoá mua vào nhập kho

và xuất ra, trị giá hàng hoá tăng giảm khi đánh giá lại…

Kết cấu nội dung phải ánh vào TK 1561

Bên nợ:

- Trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hoá đơn

- Thuế nhập khẩu hoặc thuế hàng hoá cho hàng hoá mua vào nhập kho

- Trị giá hàng hoá nhập lại sau khi thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá mua vào và chi phí gia công chế biến

- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa

- Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ (nếu hạch toán theo pp kiểm kê định kỳ)

Bên có:

- Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ (xuất bán đại lý, xuất sử dụng)

- Khoản giảm giá, bớt giá nhận được

- Trị giá hàng hoá trả lại người bán

- Trị giá hàng hóa thiếu hụt, mất, hư hỏng, kém phẩm chất

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ(nếu hạch toán theo pp kiểm kê định)

Số dư bên nợ: Trị giá hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ

TK 151 “Hàng mua đang đi đường” là những hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho

Kết cấu nội dung phản ánh:

Bên nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường

Bên có: Giá trị vật tư, hàng hoá đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao thẳng

cho khách hàng

Số dư bên nợ: Giá trị hàng hoá vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường cuối kỳ

II.2.1.2 Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh

(1)Trong kỳ, khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng mua theo hoá đơn (chưa thuế)

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111,112,331,141,311: Tổng giá thanh toán

Trường hợp hàng hoá mua vào thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì giá mua hàng hoá trên hoá đơn là tổng giá thanh toán Nếu được pháp khấu trừ thuế theo 1 tỷ lệ (%) quy định thì hạch toán trị giá hàng hoá mua vào và nhập kho theo giá thanh toán trừ đi số thuế được khấu trừ

Trường hợp hàng mua về chuyển bán thẳng không qua nhập kho:

Nợ TK 632: Trị giá mua theo hoá đơn của hàng đã bán

Nợ TK 157: Trị giá mua theo hoá đơn của hàng đã bán

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111,112,141,331: tổng giá thanh toán theo hoá đơn

Trường hợp đã nhận được hoá đơn mua hàng nhưng đến cuối kỳ hàng hoá vẫn chưa được kiểm nhận nhập kho, căn cứ vào chứng từ ghi:

Nợ TK 151: Trị giá mua theo hoá đơn

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111,112,141,331: Tổng giá thanh toán

Tháng sau hàng về nhập kho, ghi:

(4)Mua hàng thiếu so với hoá đơn

Căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm, ghi:

Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng thực nhập tính theo giá hoá đơn

Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào

(5)Mua hàng thừa so với hoá đơn

*Trường hợp 1: chỉ nhập kho theo số lượng ghi trên hóa đơn, phần còn thừa giữ hộ người bán

Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng mua nhập kho (giá chưa thuế)

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có 331: Tổng giá thanh toán

Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn, ghi giá trị hàng giữ hộ

Nợ TK 002

Khi xuất trả bên bán ghi: Có TK 002

*Trường hợp 2: Nhập kho toàn bộ

Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, ghi:

Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng nhập kho (tính theo giá chưa thuế)

Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào

Có TK 331: Tổng giá trị phải thanh toán theo hoá đơn

Có TK 3381: Trị giá hàng thừa chờ xử lý

Nếu bên bán đồng ý bán luôn số hàng thừa, ghi

Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa chờ xử lý theo giá bán chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331: tổng số tiền phải thanh toán thêm

Nếu bên bán không đồng ý bán mà nhận lại hàng thừa, doanh nghiệp phải xuất kho trả lại hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 3381

Có TK 156(1561)

II.2.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

II.2.2.1 Tài khoản sử dụng: 151,156,157,611 (6112)

TK 611 “mua hàng” loại tài khoản quản lý, không có số dư cuối kỳ TK này có 2 tài khoản cấp 2

TK 6111 –Mua nguyên vật liệu dùng ở công ty thương mại mua công cụ

TK 6612 – Mua hàng hoá dùng ở công ty thương mại mua hàng hoá

Kết cấu và nội dung TK 611(6112)

Bên nợ:

- Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ

- Trị giá thực tế gửi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ đầu kỳ

- Trị giá thực tế hàng mua đang đi đường đầu kỳ

- Trị giá thực tế hàng mua vào trong kỳ, hoặc hàng bán bị trả lại

Bên có:

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳ

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng gửi bán chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ

- Kết chuyển trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ

- Trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ

- Số tiền được giảm giá về số hàng đã mua không đúng quy cách, phẩm chất như trong hợp đồng ký kết

Tài khoản 6112 không có số dư

Tài khoản này có thể chia thành 2 cấp: 61121 “giá mua hàng hoá”; 61122 “chi phí mua hàng”

II.2.2.2 Phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán giống như pp kê khai thường xuyên như

đã trình bài trên, chỉ ghi thay Nợ TK 151,156 bằng nợ TK 6112 Đối với hàng xuất kho chỉ ghi TK 6112 vào cuối tháng sau khi tính được trị giá hàng xuất Tuy nhiên đầu tháng nhớ ghi định khoản

III.1.1 Khái niệm doanh thu: Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích

kinh tế doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được

III.1.2 Điều kiện ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi

thoã mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng háo cho người mua

+ Doanh nghiệp không còn nắm quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc kiểm soát hàng hoá

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắc

+ Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch

III.2 Các phương thức bán hàng, thủ tục chứng từ kế toán

III.2.1 Các phương thức bán hàng:

a) Bán buôn: Bán hàng trong nước có 2 phương thức bán hàng cơ bản

+ Bán hàng qua kho: Hàng hoá được mua vào và dự trữ trong kho sau đó xuất ra bán Có hai cách giao hàng:

- Bên bán giao hàng tại kho bên bán: khi giao hàng xong kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và hàng đi trên đường, trách nhiệm hàng hoá, chi phí thuộc về bên mua

- Bên bán giao hàng tại địa điểm do bên mua quy định đã thoã thuận ghi trên hợp đồng Hàng đang đi trên đường trách nhiệm hàng hoá và chi phí thuộc về bên bán, kế toán

ghi doanh số bán hàng tại thời điểm công ty giao hàng cho bên mua, bên mua chấp nhận và

ký trên hoá đơn bán hàng

+ Giao hàng vận chuyển thẳng: Xét theo tính chất vận chuyển hàng hoá hàng được mua đi bán lại ngay mà không phải nhập kho Xét theo tính chất đối tượng tham gia thì có

ít nhất 3 đối tượng cùng tham gia mua bán, nên gọi là bán hàng giao tay ba

b) Bán lẻ: Việc bán lẻ được tiến hành theo các phương thức:

+ Phương thức bán hàng thu tiền tập trung: Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn thu thu tiền giao cho khách hàng để khách hàng nhận tiền ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Cuối ngày (cuối ca) nhân viên thu tiền tổng hợp tiền xác định doanh số, nhân viên giao hàng căn

cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn lập báo cáo bán hàng đối chiếu với số hàng hiện còn

Hoá đơn là căn cứ để người bán ghi nhận doanh thu và các sổ chi tiết có liên quan,

là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng Hoá đơn do người bán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) liên 1 lưu, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng cho người bán làm chứng từ rhu tiền hoặc cuối ngày mang cùng tiền mặt, séc nộp cho kế toán làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán có liên quan, những hoá đơn đã thu bằng tiền mặt người bán phải đóng dấu “đã thanh toán”

Kế toán có thể lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.Người bán lập 3 hoặc 4, 5 liên tuỳ theo yêu cầu của đơn vị, sau đó chuyển cho kế toán trưởng hoặc thủ trưởng duyệt Trường hợp thanh toán ngay thì hoá đơn kiêm phiếu kho được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, thủ quỹ đóng dấu “đã thanh toán” Liên 1 lưu liên 2, 3 (4, 5 nếu có) người mua mang đến kho nhận hàng, sau khi giao hàng người mua và thủ kho ký vào các liên, liên 2 giap cho người mua làm chứng từ đi đường, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho và chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh (toán nếu chưa trả tiền) Liên 4, 5 chỉ lưu hành nội bộ theo yêu cầu của đơn vị không có giá trị thanh toán và đi đường

b) Bán lẻ: Kế toán phải lập hoá đơn bán hàng theo mẫu quy định Hoá đơn được lập

2 liên, liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng Cuối ngày lập báo cáo bán hàng hằng ngày cùng với tiền mặt bán trong ngày về phòng kế toán hoặc có thể định kỳ 2, 3, 4, 5, ngày

Đến cuối kỳ hoặc cuối tháng, kế toán phải tính giá vốn hàng xuất bán trong kỳ và ghi sổ kế toán một lần Để lập được báo cáo bán hàng, người bán giữ và ghi hằng ngày vào thẻ quầy hàng, trước khi sử dụng phải đăng ký với kế toán khi xuất kho hàng để giao cho cửa hàng bán lẻ phải lập “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” nhưng chưa ghi giảm hàng tồn kho mà ghi giảm hàng ở kho và tăng hàng ở các cửa hàng , quầy hàng trên sổ, thẻ kế toán chi tiết.

III.3 Kế toán các nghiệp vụ bán hàng

III.3.1 Tài khoản sử dụng

TK 156 “Hàng hoá”

TK 157 “Hàng gửi đi bán”

TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

TK 512 “Doanh thu nội bộ”

TK 521 “Chiết khấu thương mại”

TK 531 “Hàng bán bị trả lại”

TK 532 “Giảm giá hàng bán”

TK 632 “Giá vốn hàng bán “

TK 6112 “Mua hàng hoá” (nếu doanh nghiệp hạch toán theo pp kiểm kê định kỳ)

Và một số tài khoản khác có liên quan

III.3.2 Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh

(2) Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán

Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán

Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán chưa thuế

Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

(2) Phản ánh trị giá hàng hóa xuất ra để bán tiêu thụ

Nợ TK 632

Có TK 156(1561)

*Bán buôn vận chuyển thẳng:

(1a) Trị giá hàng mua được vận chuyển bán thẳng

Nợ TK 157: Trị giá mua chưa có thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu ra

Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán

(1b) Trường hợp mua hàng bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp

và khách hàng

Nợ TK 632: Trị giá hàng mua chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán

(2) Phản ánh trị giá vốn hàng vận chuyển bán thẳng đã được tiêu thụ

Giải quyết hàng bán thiếu giống trường hợp mua hàng bị thiếu

(6) Bán hàng thông qua đại lý: Ghi nhận doanh thu, giá vốn, sau đó ghi nhận khoản hoa hồng

Trường hợp có phát sinh tình hình thừa, thiếu tiền hàng thì phải tìm ra nguyên nhân thì lập biên bản chờ xử lý

+ Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng

Nợ TK 111: Số tiền thực nộp

Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Có TK 3381: Số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân

+ Nếu nộp tiền bán hàng thiếu so với doanh thu bán hàng

IV KẾ TOÁN CHI PHÍ MUA HÀNG

+ Chi phí mua hàng hóa gồm có:

 Chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, bảo quản hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp

 Chi phí bảo hiểm hàng hóa

 Tiền thuê kho bãi

 Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức ở quá trình thu mua

 Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa: Công tác của nhân viên thu mua, phí uỷ thác nhập khẩu…

+ Tài khoản sử dụng: 156(1562)

TK1562 - Chi phí mua hàng hoá: bao gồm chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng như: chi phí bảo hiểm , tiền thuê kho, thuê bãi bến, chi phí vận chuyển, bóc xếp, bảo quản đưa hàng hoá từ nơi mua về đến kho, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá

Kết cấu và nội dung phản ánh:

Bên nợ:

Chi phí mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hoá mua vào,

đã nhập kho trong kỳ

Bên có:

Chi phí mua hàng hóa đã tính cho khối kượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ

Số dư bên nợ: Chi phí mua hàng hoá còn lại cuối kỳ

+ Phương pháp hạch toán

(1)Phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong kỳ

Nợ TK 1562: Chi phí mua phát sinh trong kỳ

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 141, 331: Chi phí vận chuyển bốc dỡ

Có TK 111, 112, 331: chi phí bảo hiểm, bảo quản, tiền thuê kho bãi

Có TK 153, 1421: chi phí bao bì luân chuyển

Lực lượng hàng hóa dự trữ bao gồm toàn bộ hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn

vị nằm ở địa điểm và trạng thái khác nhau như :

- Hàng hóa dự trữ tại kho

- Hàng mua đang đi đường

- Hàng chờ kiểm nghiệm

- Hàng nhờ đơn vị khác bán hộ

- Hàng gửi đi bên mua chưa nhận

- Hàng bán bị trả lại nhờ giữ hộ

- Hàng hóa chờ bán ở các quầy, cửa hàng

- Hàng hóa đang gia công, chế biến

V.2 Nhiệm vụ của kế toán dự trữ hàng hóa

+ Chấp hành đầy đủ các nguyên tắc, thủ tục, chứng từ về nhập, xuất hàng hóa, phản ánh kịp thời sự vận động của hàng hóa, giám đốc chặt chẽ việc tôn trọng định mức dự trữ

+ Giám đốc chặt chẽ việc bảo quản hàng hoá, đảm bảo an toàn về số lượng và chất lượng, kịp thời ngăn chặn, phát hiện những hành vi tham ô, lãng phí làm thiệt hại hư hỏng hàng hóa.

+ Đảm bảo quan hệ đối chiếu giữa trị giá và hiện vật, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Nghiêm chỉnh thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu thực tế và số liệu sổ sách

+ Tổ chức thực tế kế toán kho hàng theo hướng tiết kiệm chi phí trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin

V.3 Hạch toán hàng hóa ở nơi bảo quản

Ký xác nhận của kế toán

V.3.2 Tại quầy cửa hàng

Để quản lý được hàng hóa ở quầy hàng và xác định được lượng hàng bán ra trong

ca (ngày) nhân viên bán hàng phải mở thẻ quầy hàng cho từng mặt hàng để ghi chép hạch toán nghiệp vị hàng ngày Thẻ quầy hàng là cơ sở để lập báo cáo hàng bán sau 1 ca (ngày)

Nhập trong ngày Xuất bán Xuất khác

Tồn ca cuối ngày

Từ kho

Nhập khác

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Sổ Nhận Hàng Và Thanh Toán

Chứng từ Diễn giải

Trị giá hàng đã nhận

Số tiền

đã nộp

Số tiền còn lại Ghi chú

I.1 Giới thiệu về Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM

I.1.1.Vài nét sơ lược về Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM

Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM là một đơn vị kinh doanh các loại dịch vụ mang tính chất tổng hợp trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, đời sống, xã hội nhằm phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng của người dân

Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM có tên giao dịch ngoại hối là: SAI GON UNION OF TRADING CO.OPERATIVES (viết tắt là SAI GON CO.OP)

- Trụ sở đặt tại : 199-205 Nguyễn Thái Học Quận 1 TP.HCM

- Vốn công nợ của nhà nước : 198.000.000 đồng

- Vốn tích luỹ không chia : 21.885.392.000 đồng

I.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM

Làm đại lý phân phối: Liên hiệp làm tổng đại lý cho các công ty tiêu dùng hàng đầu thế giới, với công việc chính là phân phối và tiêu thụ các sản phẩm nhập khẩu và nội địa trên phạm vi cả nước

Hoạt động mua bán kinh doanh nội địa: Đây là hoạt động chủ yếu và chiếm phần lớn trong tổng doanh thu của Liên Hiệp

Hoạt động xuất nhập khẩu

Quan hệ hợp tác quốc tế: Quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững với các liên minh HTX quốc tế (ICA), các tổ chức HTX Thụy Điển, Nhật, Singapore nhằm trao đổi thông tin, tư vấn, chuyển giao công nghệ nhằm huấn luyện, đào tạo,…

I.2 Quá trình hình thành và phát triển của Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM

I.2.1 Lịch sử hình thành

Tiền thân của SAI GON CO.OP là HTX Mua Bán Thành Phố được chính thức thành lập vào tháng 10/1975 với đơn vị thí điểm là HTX phường Cây Sung Quận 7(nay là HTX mua bán phường 14 Quận 8).Nhờ có điều kiện kinh tế phù hợp cùng với sự vận động của Đảng và các cấp chính quyền, loại hình HTX đã phát triển và lan rộng khắp các phường, xã, quận, huyện của thành phố, lúc cao điểm có đến 300 HTX và 18 công ty HTX quận huyện với tổng

số xã viên lên đến 1000.000 người Với sự phát triển mạnh mẽ như thế, tháng 06/1976 Ban Vận Động HTX tiêu thụ và thương mại ra đời theo quyết định số 379/QĐ-UB ngày 26/06/1976 của Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Tháng 04/1978 Ban vận động HTX tiêu thụ và HTX thương mại đổi tên thành Ban Quản Lý HTX tiêu thụ và HTX mua bán theo quyết định

số 54/QĐ-UB ngày 13/04/1978 của UBND Thành Phố với chức năng chỉ đạo phong trào quản

lý kinh doanh

Tuy nhiên, năm 1989 cả nước thực hiện biến đổi sang cơ chế thị trường và đa dạng các thành phần kinh tế thì HTX cũng bị cạnh tranh gay gắt dẫn đến tình trạng thua lỗ, thanh lý, chỉ còn lại 7 đơn vị : Q1, Q3, Q5, Q6, Q11, Q.Tân Bình, Q.Bình Thạnh nhưng chỉ hoạt động cầm chừng.Tháng 02/1989 theo quyết định số 258/QĐ-UB ngày 12/05/1989 Liên Hiệp mua bán Thành Phố ra đời trên cơ sở tổ chức lại và tiếp nhận lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn quỹ hiện có của Ban Quản Lý HTX Tiêu Thụ và HTX Mua Bán có sát nhập các đơn vị khắp Thành Phố dưới dạng các đơn vị trực thuộc với chức năng kinh doanh và được phép xuất nhập khẩu Sau một thời gian hoạt động do cơ chế thị trường thay đổi, dựa vào luật HTX được Quốc Hội thông qua ngày 20/06/1994, căn cứ vào Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 21/02/1997 của Chính Phủ về đăng ký HTX và tổ chức hoạt động của Liên Hiệp HTX Thương Mại Thành Phố Tháng 03/1999 đổi tên thành Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM

Hiện nay Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM gồm 19 thành viên:

1 HTX Thương Mại Dịch Vụ Bến Nghế Quận 1

2 HTX Thương Mại Quận 3

3 HTX Thương Mại Bàn Cờ Quận 3

4 HTX Thương Mại Đô Thành

5 HTX Thương Mại Dịch Vụ Phường 6 Quận 4

6 HTX Thương Mại Vân Đồn

7 HTX Thương Mại Tiêu Dùng Phường 14 Quận 8

8 HTX Thương Mại Dịch Vụ Quận 11

9 HTX Thương Mại Dịch Vụ Tân Thới Hiệp

10 HTX Thương Mại Tân Bình

11 HTX Thương Mại Dịch Vụ Phú Nhuận

12 HTX Thương Mại Dịch Vụ Phường 5 Quận.Phú Nhuận

13 HTX Thương Mại Dịch Vụ Gia Định

14 HTX Thương Mại Cầu Bông

15 HTX Thương Mại Cầu Kinh

16 HTX Thương Mại Dịch Vụ Bình Chánh

17 HTX Thương Mại Dịch Vụ Củ Chi

18 HTX Thương Mại Dịch Vụ Đống Đa

19 HTX Tiêu Dùng Phường 14 Q.8

I.2.2 Quá trình phát triển

Trước năm 1993, người dân Việt Nam hầu như rất xa lạ với hình thức mua bán siêu thị, nhưng vốn đã rất phổ biến ở nhiều nước trên thế giới Hoạt động thương mại thời bấy giờ chỉ chủ yếu diễn ra ở chợ, các cửa hàng, các nơi bán lẻ,… vì vậy nảy sinh những vấn

đề như nói thách, mua lầm hàng giả, hàng kém chất lượng, hàng quá hạng sử dụng, chất lượng vệ sinh kém … luôn là nỗi lo lắng của người tiêu dùng

Trước thực tiễn đó, Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM nhận thấy đây là thời điểm thuận lợi để phát triển rộng và đa dạng hoá hoạt động của hệ thống bán lẻ Thành Phố Đời sống của người dân Thành Phố ngày càng cao, nhu cầu ngày càng phát triển thì việc đi mua sắm ở các siêu thị ngày càng được ưa chuộng

Từ tình hình thực tế được nhận định, ngày 01/06/1996 siêu thị đầu tiên được thành lập

mở đầu cho hoạt động các siêu thị với tên gọi Co.op Mart Cống Quỳnh với diện tích 732m2, tổng số vốn đầu tư 6350 triệu đồng Co.op Mart Cống Quỳnh chính là sự khởi đầu cho hàng loạt

hệ thống siêu thị SAI GON CO.OP sau này Sau một năm hoạt động hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả cao, cuối năm 1997 tổng doanh số đạt 58 tỷ đồng, chứng tỏ khả năng nhạy bén của thị trường, hướng đi đúng của lãnh đạo Liên Hiệp

Từ sự khởi đầu thành công với Co.op Mart Cống Quỳnh đến nay Liên Hiệp đã có một hệ thống siêu thị rộng khắp thành phố, trãi dài ra ở các tỉnh gồm:

1 Co.op Mart Trần Hưng Đạo(727 Trần Hưng Đạo Q.5)

2 Co.op Mart Hậu Giang (88 Hậu Giang Q.6)

3 Co.op Mart Đầm Sen (3 Hoà Bình Q.11)

4 Co.op Mart Nguyễn Đình Chiểu (168 Nguyễn Đình Chiểu Q.3)

5 Co.op Mart Thắng Lợi (Trường Chinh Q Tân Bình)

6 Co.op Mart Đinh Tiên Hoàng (127 Đinh Tiên Hoàng Q.Bt)

7 Co.op Mart Phú Lâm (Bà Hom Q.6)

8 Co.op Mart Phú Mỹ Hưng (Q.7)

9 Co.op Mart Ga Hoà Hưng

10 Co.op Mart Cần Thơ (Tp.Cần Thơ)

11 Co.op Mart Nguyễn Kiệm (Q.Gò Vấp)

12 Co.op Mart Xa Lộ Hà Nội

13 Co.op Mart Cống Quỳnh (189 Cống Quỳnh Q.1)

14 Co.op Mart Quy Nhơn (Tp.Quy Nhơn)

15 Co.op Mart Cao Thắng (q.3) là sự kết hợp giữa Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM và HTX Đô Thành chuyên kinh doanh may mặc, thời trang, giày dép, quà lưu niệm

16 Co.op Mart Cầu Kinh (684 Xô Viết Nghệ Tĩnh Q.Bình Thạnh) là sự kết hợp giữa Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM và HTX Cầu Kinh, chuyên kinh doanh các

mặc hàng thiết yếu phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày như thực phẩm, hoá mỹ phẩm, đồ dùng gia đình

17 Co.op Mart Mỹ Tho (Thành Phố Mỹ Tho, Tiền Giang)

Bên cạnh đó Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM còn đầu tư vào các lĩnh vực khác như:

- Trung Tâm Dịch Vụ Quảng Cáo

- Tổng Đại Lý Phân Phối Gillete

- Cửa Hàng Thương Hiệp HTX Bến Thành

Xí Nghiệp Nước Chấm Nam Dương: là đơn vị trực thuộc Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM chuyên sản xuất các loại nước tương và tương ớt có nhãn hiệu Nam Dương, trụ sở tại 467 Bến Chương Dương Quận 8 TP.HCM.Xí nghiệp có hệ thống đại lý phân phối khắp cả nước

Trung Tâm Vi Tính Đồng Khởi: Chuyên kinh doanh các loại máy tính, sữa chữa, cài đặt phầm mềm, trụ sở 81 Đồng Khởi

II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA LIÊN HIỆP HTX THƯƠNG MẠI TP.HCM SÀI GÒN CO.OP

Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM là một tổ chức kinh doanh của tập thể xã viên cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trên địa bàn thành phố Là hình thái liên kết về mặt kinh tế – xã hội của những tổ chức thương nghiệp HTX và các thành phần kinh tế khác

tự nguyện gia nhập Liên Hiệp

II.1 Chức Năng

Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM được xác nhận là đơn vị kinh tế của tập thể nhân viên lao động phục vụ cho nhu cầu đời sống và sản xuất cho mọi tầng lớp trong xã hội với các chức năng chính:

- Trợ thủ cho doanh nghiệp quốc doanh phân phối hàng theo giá chỉ đạo đến tay người tiêu dùng và làm đại lý uỷ thác thu mua cho các đơn vị nhà nước

- Mua bán hàng thư doanh theo giá thõa thuận để tăng quỹ hàng phục vụ cho người tiêu dùng

- Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM là đại diện pháp nhân cho toàn bộ hệ thống siêu thị Co.op Mart trong việc vay vốn, tìm nhà cung cấp, đại diện nộp thuế…

II.2 Nhiệm Vụ

Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM có những nhiệm vụ chính như sau:

- Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu

- Làm đầu mối trực tiếp giao dịch mua hàng, sau đó phân phối lại cho các siêu thị

để bán lẻ đến người tiêu dùng và các đối tượng khác

- Tiếp nhận đầu thư và học hỏi kinh nghiệm từ hệ thống HTX tiêu dùng quốc tế và các đơn vị kinh tế nước ngoài để phát triển king doanh và sản xuất nội địa

- Quản lý các đơn vị trực thuộc như: siêu thị, các xí nghiệp, các cửa hàng và các trung tâm dịch vụ.

III QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA LIÊN HIỆP HTX THƯƠNG MẠI TP.HCM SÀI GÒN CO.OP

III.1 Quyền

Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM là đơn vị kinh tế hạch toán đầy đủ, có tư cách pháp nhân, có con dấu và mở tài khoản tại ngân hàng để hoạt động theo quy định của nhà nước, có các quyền sau:

Được quyền hoạt động bằng vốn cổ phần, huy động vốn từ các đơn vị trực thuộc và các đơn vị ngoài ngành theo nguyên tắc tự nguyện cùng có lợi

Được độc lập về tài chính và quản lý dân chủ

Bình đẳng về quyền hạn và nghĩa vụ với các thành phần kinh tế khác, được nhà nước khuyến khích, giúp đỡ, bảo trợ theo pháp luật

III.2 Nghĩa Vụ

Tổ chức hạch toán theo quy định của nhà nước

Nộp thuế đúng thời gian quy định

Thực hiện đầy đủ các quy định, luật do nhà nước ban hành

IV CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA LIÊN HIỆP HTX THƯƠNG MẠI TP.HCM SÀI GÒN CO.OP

IV.1 Sơ Đồ Bộ Máy Quản Lý

IV.2 Chức Năng Nhiệm Vụ Và Mối Quan Hệ Giữa Các Bộ Phận

IV.2.1 Hội Đồng Quản Trị (HĐQQT)

Co.op Mart Quy Nhơn

Co.op Mart Cần Thơ

Co.op Mart Phú Lâm

Co.op Mart Thắng Lợi Co.op Mart

Co.op Mart

Ga Sài Gòn Co.op Mart Nguyễn

Đình Chiểu

Co.op Mart Đinh Tiên Hoàng

Co.op Mart Cầu Kinh

CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

P.ĐIỆN TOÁN

BAN CHẤT LƯƠNG ISO

P.KỸ THUẬT DỰ ÁN P.MARKETING