BÀI 5: QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO CHU KỲ. TS. Nguyễn Hồng Minh.Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

BÀI QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO CHU KỲ TS Nguyễn Hồng Minh Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015105226 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Các bước cụ thể quản lý dự án • Cơng ty Hồng Anh lập xong dự án chung cư cao tầng lựa chọn phương thức trực tiếp quản lý trình đầu tư vào dự án • Cơng ty hiểu mục tiêu hoạt động quản lý Tuy nhiên cần triển khai bước cụ thể quản lý dự án để thực mục tiêu đó? Quản lý dự án gồm bước cụ thể nào? Những nội dung bước triển khai bước sao? Trong q trình thực dự án xảy mâu thuẫn yêu cầu dự án khả đáp ứng yêu cầu phải xử lý nào? v1.0015105226 MỤC TIÊU Kết thúc 5, sinh viên cần nắm rõ nội dung sau: • Nắm hoạt động quản lý chu kỳ quản lý dự án; • Nắm vững quy trình lập kế hoạch (tiến độ, ngân sách nguồn lực); • Hiểu nội dung kiểm soát dự án v1.0015105226 NỘI DUNG Lập kế hoạch ngân sách dự án Lập kế hoạch tiến độ dự án Phân bổ nguồn lực v1.0015105226 CÁC TIẾN TRÌNH CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN Các tiến trình quản lý dự án xếp vào nhóm: Tiến trình khởi động Tiến trình hoạch định – lập kế hoạch Xác định mục tiêu lên kế hoạch thực Tạo mơi trường để triển khai thực dự án Tiến trình điều khiển – Giám sát Giám sát, đo lường, xác định hành động điều khiển phù hợp v1.0015105226 Tiến trình thực thi – Điều phối thực Tiến trình kết thúc Chuyển giao kết quả, chấm dứt hợp đồng tổng kết Liên kết nguồn lực để thực công việc dự án LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN • Lập kế hoạch quản lý dự án:  Khái niệm tác dụng lập kế hoạch quản lý dự án;  Trình tự lập kế hoạch quản lý dự án;  Nội dung kế hoạch quản lý dự án • Lập ngân sách dự án:  Khái niệm ngân sách dự án;  Phương pháp lập ngân sách dự án v1.0015105226 1.1 LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN • Khái niệm: Lập kế hoạch dự án việc xác định công việc cần làm, xếp chúng theo trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực thời gian làm cơng việc nhằm hoàn thành tốt mục tiêu xác định dự án • Quản lý dự án có nhiều chức Lập kế hoạch coi quan trọng nhất, xuất phát điểm cho cơng việc sau Lập kế hoạch phải gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu chương trình hành động tương lai • Lập kế hoạch hoạt động trình quản lý mà người cần hướng vào mục tiêu để đạt mục đích chung v1.0015105226 TRÌNH TỰ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Bước 1: Xác lập mục tiêu dự án v1.0015105226 Bước 2: Phát triển kế hoạch Bước 3: Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án Bước 4: Lập tiến độ thực dự án Bước 5: Dự tốn chi phí phân bổ nguồn lực Bước 6: Chuẩn bị báo cáo kết thúc dự án TRÌNH TỰ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN (tiếp theo) • Bước 1: Những mục tiêu phản ánh thời điểm bắt đầu hoàn thành dự án, chi phí dự tốn, kết cần đạt • Bước 2: xác định nhiệm vụ để thực mục tiêu, (được thực thơng qua việc lập danh mục mã hóa cơng việc, xây dựng sơ đồ cấu phân tách công việc) • Bước 3: xác định mối quan hệ, thứ tự trước sau công việc, lập sơ đồ kế hoạch nhằm phản ánh quan hệ lơ gíc cơng việc • Bước 4: rõ công việc bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực công việc mốc thời gian quan trọng khác • Bước 5: dự tốn chi phí cho cơng việc, khoản mục chi phí nguồn lực khác lao động, máy móc thiết bị… để thực dự án Đây thực chất kế hoạch chi tiêu liền với việc lập tiến độ thực dự án • Bước 6: hệ thống báo cáo, kiểm tra, giám sát cần thiết để thực thành công kế hoạch dự án Các báo cáo quan trọng bao gồm báo cáo tiến độ thời gian, chi phí v1.0015105226 NỘI DUNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN • Nội dung 1: Tổng quan chung dự án • Nội dung 2: Các mục tiêu dự án • Nội dung 3: Khía cạnh kỹ thuật quản trị dự án • Nội dung 4: Vấn đề hợp đồng dự án • Nội dung 5: Tiến độ dự án • Nội dung 6: Nguồn lực dự án • Nội dung 7: Nhân dự án • Nội dung 8: Phương pháp kiểm tra đánh giá dự án • Nội dung 9: Các vấn đề rủi ro tiềm ẩn v1.0015105226 10 3.1 CÁC LOẠI NGUỒN LỰC • Theo sẵn có nguồn lực (theo đặc tính có bị ràng buộc hay không):  Nguồn lực không bị ràng buộc: có sẵn với số lượng khơng hạn chế tương ứng với mức chi phí khác (ví dụ lao động phổ thông thiết bị thông thường)  Nguồn lực bị ràng buộc: nguồn lực đắt tiền, khó huy động phạm vi thời hạn thực dự án (ví dụ trang thiết bị đặc biệt, chuyên gia kỹ thuật có kinh nghiệm, vật tư hiếm) • Theo khả dự trữ nguồn lực:  Nguồn lực có khả dự trữ loại nguồn lực khơng dùng dự trữ (tiền, vật tư)  Nguồn lực khơng có khả dự trữ (loại nguồn lực không dùng coi mất, khơng giữ lại Loại chủ yếu nguồn lực vơ công thợ, ca máy Nếu thuê thợ, thuê máy mà khơng dùng phải trả tiền Thời gian loại nguồn lực thu hồi) v1.0015105226 33 3.2 CÁC BÀI TOÁN VỀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC • Các ràng buộc:  Thời gian hạn chế;  Nguồn lực hạn chế;  Dự án cần phải hoàn thành nhanh tốt với điều kiện không vượt khả đáp ứng nguồn lực • Một số tốn cụ thể:  Điều hòa nguồn lực: nhu cầu nguồn lực thời điểm nằm phạm vi cho phép mức độ sử dụng khơng hài hịa cần phải điều chỉnh, cân đối  Đẩy nhanh tiến độ: chiều dài đường găng vượt thời hạn cho phép, cần phải rút ngắn lại cho chi phí tăng mức thấp  Phân bổ nguồn lực điều kiện hạn chế: trường hợp nhu cầu nguồn lực vượt khả cung cấp, cần phải điều chỉnh (có cho phép kéo dài đường găng)  Tối ưu hoá quan hệ thời gian – chi phí (Rút ngắn thời gian thực dự án hiệu quả, dự án xếp nguồn lực từ đường không găng sang đường găng hay không?) v1.0015105226 34 ĐIỀU HỊA NGUỒN LỰC • Điều hịa nguồn lực nghĩa tìm cách phân bổ nguồn lực thực dự án cách đặn ổn định theo thời gian, để nhu cầu nguồn lực không bị thiếu hụt dư thừa so với khả sẵn có tổ chức thực dự án • Ví dụ: Sắp xếp cơng việc cho nhân lực, MMTB khơng tình trạng có ngày thừa, có ngày thiếu  Vừa lãng phí, vừa khơng thực u cầu dự án v1.0015105226 35 PHÂN BỔ NGUỒN LỰC HẠN CHẾ Đơi điều kiện nguồn lực có hạn mà thời hạn định bảo đảm bị kéo dài • Phân bổ nguồn lực có hạn cần phải tuân thủ quy tắc phương pháp phân phối • Mặt khác, nhiều trường hợp thực tế, sau thực tất biện pháp xê dịch, kéo dài công việc mà không đảm bảo điều kiện giới hạn nguồn lực lúc buộc phải cân nhắc ưu tiên hai mục tiêu: đảm bảo thời gian phải vượt giới hạn nguồn lực, đảm bảo giới hạn nguồn lực thời hạn thực dự án buộc phải đẩy lùi sau v1.0015105226 36 QUY TẮC PHÂN PHỐI NGUỒN LỰC CĨ HẠN • Ưu tiên cơng việc găng cơng việc định thời hạn thực dự án • Ưu tiên cơng việc có dự trữ thời gian nhỏ (nếu cơng việc xét khơng có cơng việc găng) • Ưu tiên cơng việc có thời gian thực nhỏ (để nhanh chóng khỏi tình trạng khó khăn) • Ưu tiên cơng việc có thời điểm khởi cơng hay hồn thành sớm • Ưu tiên cơng việc địi hỏi phải hồn thành trước • Ưu tiên cơng việc theo ý muốn chủ quan ý nghĩa trị người v1.0015105226 37 BÀI TẬP Cho dự án: 2 ngày, người A ngày, người B C ngày, người Nếu giới hạn nguồn nhân lực có người cần phân bổ nguồn lực thời gian cho hợp lý? v1.0015105226 38 BÀI TẬP Chuyển thành sơ đồ GANTT Công việc người A người B người C v1.0015105226 Ngày 39 BÀI TẬP Sơ đồ ngang nguồn nhân lực (Biểu đồ phụ tải nguồn nhân lực) Nhân lực người người Giới hạn nguồn nhân lực người v1.0015105226 Ngày 40 BÀI TẬP (tiếp theo) Cân đối thời gian – nhân lực Công việc người A người B người C v1.0015105226 Ngày 41 BÀI TẬP (tiếp theo) Sơ đồ ngang nguồn nhân lực điều chỉnh Nhân lực Giới hạn nguồn nhân lực người người người v1.0015105226 Ngày 42 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Quản lý dự án gồm bước cụ thể nào? Trả lời: Các bước cụ thể quản lý dự án thể năm nhóm tiến trình quản lý dự án từ khởi động đến kết thúc dự án tập trung vào bước ba nhóm tiến trình: Lập kế hoạch, điều phối thực giám sát Trong nghiên cứu bước lập kế hoạch điều phối thực Những nội dung bước triển khai bước sao? Trả lời: Những nội dung bước triển khai bước sao? Chúng ta cần xem lại nội dung bước, ví dụ: bước lập kế hoạch, phương pháp lập ngân sách, bước lập sơ đồ mạng kế hoạch tiến độ… Trong trình thực dự án xảy mâu thuẫn yêu cầu dự án khả đáp ứng yêu cầu phải xử lý nào? Trả lời: Liên quan chủ yếu đến việc phân bổ nguồn lực cách hợp lý Có vấn đề ln phải đối mặt, nguồn lực thường ln hạn chế so với yêu cầu đặt Thời gian thực dự án bị hạn chế, Nguồn lực thực dự án hạn chế Có thể đánh đổi thời gian nguồn lực nội dung toán phân bổ nguồn lực v1.0015105226 43 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Phân chia kết (sản phẩm) dự án thành thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý gọi là: A Kiểm tra phạm vi B Hoạch định phạm vi C Xác định phạm vi D Xây dựng cấu phân tách công việc (WBS) Trả lời: Đáp án là: D Xây dựng cấu phân tách công việc (WBS) v1.0015105226 44 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Cho thời gian thực công việc (a: lạc quan; b: bi quan; m: trung bình) thời gian dự kiến thực cơng việc xác định bằng: A (b – a)/62 B (a + 4m + b)/6 C (a + m + b)/3 D m Trả lời: Đáp án là: B (a + 4m + b)/6 v1.0015105226 45 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Lập kế hoạch dự án việc xác định công việc cần làm, xếp chúng theo trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực thời gian làm cơng việc nhằm hồn thành tốt mục tiêu xác định dự án Khi lập kế hoạch dự án, chi tiết hóa mục tiêu dự án thành cơng việc cụ thể hoạch định chương trình để thực cơng việc • Lập kế hoạch dự án thực thơng qua trình tự bước: xác lập mục tiêu dự án, phát triển kế hoạch, xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án, lập tiến độ thực dự án, dự toán chi phí phân bổ nguồn lực, chuẩn bị báo cáo kết thúc dự án • Kế hoạch dự án bao gồm nội dung: tổng quan chung dự án, mục tiêu dự án, khía cạnh kỹ thuật quản trị dự án, vấn đề hợp đồng dự án, tiến độ dự án, nguồn lực dự án, nhân dự án, phương pháp kiểm tra đánh giá dự án, vấn đề rủi ro tiềm ẩn v1.0015105226 46 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Ngân sách dự án (hay gọi ngân quỹ dự án) hiểu kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu chi phí, tiến độ đảm bảo yếu tố kỹ thuật dự án • Các phương pháp lập ngân sách dự án: dự toán ngân sách từ xuống, dự toán ngân sách từ lên, dự tốn ngân sách kết hợp • Các thông số sơ đồ PERT: thời gian mong đợi te, độ lệch chuẩn , phương sai 2, khả hoàn thành dự án thời gian mong muốn • Các nguồn lực để thực dự án khả có nhân lực, máy móc thiết bị, ngun vật liệu, lượng, tài • Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ thời kỳ định cho cơng việc tồn vịng đời dự án • Điều chỉnh nguồn lực theo cách: điều chỉnh nguồn lực điều chỉnh sở thời gian dự trữ tối thiểu v1.0015105226 47