Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONES

Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONES

Lời mở đầu

Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã đượcmọi người, mọi tổ chức thừa nhận.Điều này được khẳng định qua công tácquản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng Con ngườilà yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người lànguồn lực của mọi nguồn lực” Tổ chức hình thành nên bởi con người, vậnhành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổchức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổchức Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình mộtđội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quảnlý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phảiđược thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế củanguồn nhân lực.

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thựchiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảngcủa quản lý nhân sự Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công táckhác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhânlực,tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù laolao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,an toàn lao động… Chính vìvậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự.

Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt độngđã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ýthức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gầntrăm năm qua Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Namhiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ Phần lớn cáctổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác

phân tích công việc Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Namvẫn chưa đượcnhận thức và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa hiểu rõ bảnchất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với quản lýnhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này.Tại Công ty CổPhần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công việc cũng chưa được

quan tâm và thực hiện đầy đủ Hy vọng rằng với đề tài: “Hoàn thiện công tácphân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS”, em sẽ bổ

sung được những kiến thức lý thuyết và thực tế quý báu về phân tích côngviệc, đồng thời cũng có những ý kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Đầu tưPV-INCONESS cải tiến và hoàn thiện công tác này.

Chuyên đề nghiên cứu của em gồm ba chương:

Chương 1 Khái quát về phân tích công việc

Chương 2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổphần Đầu tư PV-INCONESS

Chương 3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tíchcông việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi,phỏng vấn… em đã tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, nhưng do hạn chế về mặtthời gian và kiến thức nên em không tránh khỏi những sai sót, kính mongđược sự đóng góp của tất cả mọi người.

Chương 1 Khái quát về phân tích công việc

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốcliệt, những sự thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ về tri thức và côngnghệ thông tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đủ mọi nguồnlực Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất,quản trị nhân lực là hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức Công tácphân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực,nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc.

1.1 Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc

1.1.1 Các khái niệm cơ bản

Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõcông việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫnđến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏhơn cấu thành nên.

- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục

đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện(1).

Ví dụ: nhiệm vụ phô-tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp.Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất

- Vị trí (Vị trí việc làm): là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực

hiện bởi một người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng(2).Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng laođộng cho ta một vị trí việc làm.

Trong một tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu ngườilao động.

1() (2) ThS Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trườngĐại họcKinh tế Quốc dân, trang 46.

- Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một

người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thựchiện bởi một số người lao động(1).

Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi cácnhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ …

“Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lýnhân sự, như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiệncông việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…”(2)

- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ

gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có,đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng,kinh nghiệm cần thiết để thực hiện(3).

Ví dụ, nghề quản trị nhân lực có công việc như: “nhân viên tiền lương”,“nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo và phát triển nhânlực”…

Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trongtổ chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổchức hoàn thành mục tiêu đề ra.

- Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về

công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từngcông việc.

Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm,quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng,điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thànhcông việc Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tíchcông việc.

(1)(2) (3) Sđd, trang 46.

1.1.2 Các văn bản phân tích công việc

Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bảnlà: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện vàbản tiêu chuẩn thực hiện công việc.

 Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ,trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trongcông việc, điều kiện làm việc.

Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổchức, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả côngviệc được trình bày khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung:

- Xác định công việc:Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công

việc; tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh ngườigiám sát/quản lý trực tiếp; số người dưới quyền, người thay thếkhi vắng mặt;ngạch lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn,tóm tắt về thực chất công việc.

-Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ:Phần này xác định

chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, môtả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu raphạm vi quyền hạn, các mối quan hệtrong công việc.

Khi viết phần này phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưngphải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả Nhiệm vụ, tráchnhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quantrọnghoặc mức độ thường xuyên.

- Điều kiện làm việc:Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như: thời

gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng các loại phươngtiện, máy móc, công cụ, dụng cụ… được sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động,

an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…; môitrường tâm lý xã hội trong thực hiện công việc…

 Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầucủa công việc về trình độ giáo dục - đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năngnghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng,thể lực… và các yêu cầu khác cần phải có để có thể hoàn thành công việc.

Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếptheo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêucầu cơ bản nhất, cần thiết nhất Không nên đặt ra những yêu cầu quá cao, chỉnên đưa ra những yêu cầu ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để hoànthành được công việc, đặc biệt không được có những yêu cầu thể hiện sựphân biệt đối xử với người lao động, như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo…

 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nêu ra hệ thống các chỉ tiêu, tiêuchí phản ánhyêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thờigian…

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kếtquả thực hiện công việc, về hành vi, thái độ… trong quá trình làm việc củangười lao động Các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nênsử dụng các tiêu chuẩn định lượng Nếu không thể định lượng được các tiêuchuẩn thì nên dùng các câu diễn đạt định tính để miêu tả Không nên đưa racác tiêu chuẩn thực hiện công việc quá cao.

Ba văn bản phân tích công việc trên thường có xu hướng viết gộp vào,trình bày chung trong một bản Văn bản phân tích công việc được viết bằngngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phảichính xác, đầy đủ.

1.1.3 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc

Các văn bản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhânsự, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạtđộng quản lý nhân sự khác vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác.

Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xâydựng được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa cácvăn bản này vào sử dụng Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích côngviệc gồm:

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn vàmốiquan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo Cơ cấutổ chứccho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việckhác nhau có liên quan với nhau như thế nào; nó là cơ sở để phân công laođộng trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòngban, từng công việc…Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động,phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý Nếu cơcấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyềnhạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tích công việc.

- Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động

Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tíchcông việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, khôngcó tác dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho côngtác này Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích côngviệc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, tráchnhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiệncông việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tíchcông việc Hơn nữa ngày nay công việc được thiết kế linh hoạt, công tác phân

tích công việc phải thực hiện thường xuyên vieec; các văn bản phân tích côngviệc chỉ thể hiện được tác dụng của nó khiđược áp dụng vào các công táckhác của quản lý nhân sự Vì vậy hiệu quả của phân tích công việc khôngđược mọi người thấy một cách trực tiếp và lâu dài Đó là lý do khiến phântích công việc chưa thực hiện hoàn thiện tại Việt Nam, văn bản phân tíchcông việc không chính xác, đầy đủ.

Nếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức đượcvai trò vànắm rõ được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủnghộ, quan tâm đến phân tích công việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức chophân tích công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chínhxác, đầy đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc

- Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc

Cán bộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, là người có vaitrò chính trong công tác phân tích công việc Do đó cán bộ phân tích côngviệc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của phân tích công việc.

Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việctrong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc Họ phảibiết cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹnăng thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin; có khả năng thu hút người laođộng cùng tham gia vào quá trình phân tích công việc,có kỹ năng tiến hànhthu thập thông tin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát…;có kỹ năng sắp xếp, phânloại, xử lý thông tin; có kỹ năng viết các văn bản phân tích công việc.

1.1.4 Tầm quan trọng của phân tích công việc

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổchức Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việcđể sử dụng trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết địnhnhân sự đúng đắn

 Với thiết kế lại công việc

Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc,bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để thấy với từng công việccụ thể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý.

 Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả côngviệc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định các côngviệc mà tổ chức cần kế hoạch hoá Dựa trên những thông tin về các công việcđó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng đểhoàn thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo khôngthừa, không thiếu lao động, tránh những bất cập và lãng phí cho tổ chức.

 Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực

Tuyển dụng nhân sự ứng dụng những thông tin trong bản mô tả côngviệc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định bản chấtcủa công việc cần tuyển người lao động, đưa những thông tin đó vào tuyểnmộ nhân sự, để xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đảm bảotuyển dụng đúng người.

 Với bố trí nhân lực

- Với định hướng nhân lực: ứng dụng những thông tin trong bản mô tả,bản tiêu chuẩn để truyền đạt tới người lao động những nhiệm vụ, trách nhiệmmà họ phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện côngviệc, giúp người lao động nhanh chóng hoà nhập với công việc.

- Văn bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những saisót trong bố trí lao động trước đây của mình, bố trí lại lao động phù hợp hơn.

 Với đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc ứng dụng thông tin trong bản mô tả côngviệc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá,các mức cụ thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện côngviệc, đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránhviệc không có tiêu thức đánh giá rõ ràng và các mức của tiêu thức thì chungchung.

 Với thù lao lao động

Những thông tin trong tất cả các văn bản phân tích công việc được sửdụng để xác định giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thùlao lao động;những thong tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp, như: phụcấp môi trường, điều kiện làm việc…

 Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, bảnyêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vịtrí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đàotạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xây dựngchương trình đào tạo thiết thực và hiệu quả hơn.

 Với kỷ luật lao động, an toàn lao động

- Với kỷ luật lao động: Những thông tin trong bản mô tả công việc, bảntiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quyđịnh về hành vi của người lao động trong quá trình thực hiện công việc, như:quy trình thực hiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được,thời giờ làm việc…

- Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sởgiúp tổ chức xác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảoan toàn lao động, vệ sinh lao động.

Các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý các vụtranh chấp, kiện tụng, khiếu lại.

1.2 Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin

1.2.1 Các thông tin cần thu thập

Có rất nhiều thông tin khác nhau liên quan đến một công việc cụ thể,tuỳ vào mục đích phân tích công việc mà xác định loại thông tin cần thu thập,mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại Để xây dựng bản mô tả công việc vàbản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loạithông tin sau:

- Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thựchiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độ thường xuyên củachúng; quyền hạn, các mối quan hệ của người lao động trong công việc…

- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: thông tin về thờigian làm việc; thông tin về số lượng, chất lượng của các loại phương tiện,máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… người lao độngcần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc; thông tin về vệ sinh laođộng, an toàn lao động: nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không khí, rủiro… trong công việc; yếu tố môi trường tâm lý xã hội.

- Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, như:trình độ giáo dục – đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinhnghiệm làm việc, các thuộc tính, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thểlực, tinh thần… và các yêu cầu khác cần thiết cho thực hiện công việc.

1.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin

Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng Trong mỗi tình huống, cánbộ phân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sửdụng kết hợp một vài phương pháp khác nhau Tuỳ vào các căn cứ để lựa

chọn phương pháp thu thập thông tin mà cán bộ phân tích công việc có thểquyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây:

Theo phương pháp này, bản câu hỏi được cán bộ phân tích công việcthiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến mộtcông việc cụ thể Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động vàngười lao động có trách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướngdẫn

Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theophương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệmthời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiềungười lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau Thông tin thuthập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thôngtin và xử lý trên phần mềm máy tính.

Nhưng việc thiết kế bản câu hỏikhá tốn kém thời gian và chi phí Mộtbản câu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phântích công việc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tinthu thập được bị hạn chế, không sâu sắc Có những trưòng hợp người laođộng điền không đầy đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời hoặc hiểu lầmcâu hỏi dẫn đến thông tin thu được có độ chính xác không cao.

Bản câu hỏi không nên thiết kế quá dài, nên tập trung vào những thôngtin quan trọng, nên có câu hỏi khai thác sâu vào thông tin cần thiết Các câuhỏi được thiết kế đơn giản, dễ trả lời, thường sử dụng câu hỏi mở hoặc câuhỏi lựa chọn

Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích công việctiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người

giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về cácthông tin liên quan đến công việc cần điều tra Cán bộ phân tích công việcchuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn.

Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng nhiều cho laođộng gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việcmà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tưduy, sáng tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế nộithất…

Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khácnhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràngvề công việc (nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn).

Nhược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từphỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người được phỏngvấn.

Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếuquan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện côngviệc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn cácthông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệtrong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiệncông việc…

Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất,những công việc mà hoạt động lao động của chúng diễn ra trong thời gianngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được.

Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ,phong phú, sát với thực tế công việc

Nhưng quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởiyếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát Đặc biệt làngười được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếuchính xác trong thực hiện công việc Phương pháp này không dễ thực hiện vớinhững công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộnhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…

Tự ghi chép là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lạinhững thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ vớinhững mục đã được thiết kế sẵn.

Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát vớithực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian Nhưng độ chínhxác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan củangười ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhấtquán.

 Ghi chép các sự kiện quan trọng

“Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vithực hiện công việc của những người lao động làm việc hiệu quả và nhữngngười lao động làm việc chưa hiệu quả, thong qua đó cỏ thểkhái quát lại vàphân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi củacông việc”(1).

Ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả công việcvà bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Phương pháp này cho thấy được sựbiến thiên, tính linh động trong thực hiện công việc của những người lao độngkhác nhau.

(1) Sđd, trang 57

Nhưng nhược điểm của phương pháp này là tốn thời gian để quan sát,ghi chép, khái quát và phân loại các hành vi Khi ghi chép bỏ qua các hành vitrung bình Việc xây dựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việccũng rất khó khăn.

 Hội thảo chuyên gia

Hội thảo chuyên gia là phương pháp Tổ chức một cuộc hội thảo thảoluận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trìnhđộ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát,quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban…

Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thôngtin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiềumục đích phân tích công việc Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí vàthời gian.

1.3 Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tácphân tích công việc

1.3.1 Trình tự tiến hành phân tích công việc

Công tác phân tích công việc gồm nhiều hoạt động vì vậy việc phânchia quá trình phân tích công việc ra thành bao nhiêu bước ở các tổ chức khácnhau có thể khác nhau Phân tích công việc thường được thực hiện theo trìnhtự các bước sau:

 Xác định mục đích của phân tích công việc, công việc cần phântích

Xác định mục đích sử dụng nhữngthông tin trong các văn bản phân tíchcông việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự cụ thể nào: tuyển dụnglao động, bố trí lao động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… Nắm rõ đượcmục đích của phân tích công việc giúp xác định cần tập trung vào thu thậpnhững loại thông tin gì về công việc và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu

Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thườngxuyên và với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đích và nhu cầu phântích công việc mà xác định công việc cần phân tích:

- Phân tích tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào

hoạt động, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện.

- Phân tích công việc mới phát sinh, khi tổ chức có những công việc

mới xuất hiện.

- Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc, khi công việc có sựthay

đổi đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quytrình sản xuất mới, có phương pháp và thủ tục làm việc mới…

- Phân tích theo chu kỳ, khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả

công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bảnphân tích công việc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại.

 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin là nhiệm vụrất quan trọng.Để lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp, hiệu quả, cán bộphân tích công việc dựa trên các căn cứ sau:

- Mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định những loại thông tin

liên quan đến công việc nên tập trung thu thập và mức độ sâu sắc cần phải tìmhiểu của thông tin.

- Tính chất của công việc được phân tích, nhưcông việc có những hoạt

động lao động dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát được.

-Đặc điểm của đối tượng cung cấp thông tin,ví dụ như người cung cấp

thông tin có trình độ giáo dục – đào tạo không cao thì không nên áp dụngphương pháp bản câu hỏi, phỏng vấn.

-Ngân quỹ và thời gian,ví dụ nếu ngân quỹ hạn hẹp không nên áp dụng

phương pháp bản câu hỏi, nếu thời gian hạn chế không nên lựa chọn phươngpháp phỏng vấn, quan sát.

-Ưu điểm, nhược điểm của từng phương pháp.

Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm nhất định, để phát huyưu điểm và hạn chế nhược điểm của các phương pháp thì có thể áp dụng kếthợp một số phương pháp khác nhau.

Sau khi xác định phương pháp thu thập thông tin, thì cán bộ phân tíchcông việc phải thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin, như: bản câu hỏi, mẫu câuhỏi phỏng vấn, mẫu phiếu quan sát, mẫu phiếu ghi chép Biểu mẫu thu thậpthông tin là công cụ thu thập thông tin một cách có tổ chức và hiệu quả.

 Tiến hành thu thập thông tin

Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin đã lựa chọn để thu thậpthông tin Cán bộ phân tích công việc tiến hành thu thập thông tin, như tiếnhành phỏng vấn người lao động, phân phát và thu các bản câu hỏi, tổ chức hộithảo chuyên gia hay tiến hành quan sát quá trình thực hiện công việc củangười lao động Cán bộ phân tích công việc cần phải giải thích cho người laođộng hiểu rõ mục đích, tầm quan trọng của việc thu thập thôngtin và công tácphân tích công việc, phải có những hướng dẫn về cách thức cung cấp thôngtin cho người lao động

Xử lý thông tin theo mục đích, yêu cầu của phân tích công việc: sắpxếp, phân loại các thông tin thu thập được; thẩm định, kiểm tra lại tính chínhxác và đầy đủ của thông tin từ những người lao động có liên quan; điều chỉnhnhững thông tin sai lệch, bổ sung những thông tin còn thiếu…

 Xây dựng các văn bản phân tích công việc

- Từ những thông tin thu thập được, cán bộ phân tích công việc cùngvới phòng chuyên trách nguồn nhân lực và sự kết hợp với các phòng, ban, bộ

phận khác viết các văn bản phân tích công việc Thông thường cán bộ phântích công việc là người trực tiếp viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu củacông việc đối với người thực hiện trong sự giúp đỡ từ những người lao động,người quản lý trực tiếp các phòng, ban Nhưng bản tiêu chuẩn thực hiện côngviệc lại thường do bộ phận trực tuyến viết dưới sự hướng dẫn, giám sát củacán bộ phân tích công việc.

- Các văn bản phân tích công việc được gửi tới những người lao độngvà người quản lý trực tiếp để lấy ý kiến đóng góp Cán bộ phân tích côngviệctập hợp các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó sửa các văn bản cho hợp lý

Sau đó lại tổ chức hội thảo lấy ý kiến đánh giá của những người quảnlý về văn bản phân tích công việc, sửa lại (nếu cần) và đi đến thống nhất.

- Gửi văn bản phân tích công việc lên người lãnh đạo cao nhất chờ phêchuẩn

- Ban hành thực hiện: Gửi văn bản phân tích công việc tới phòng,ban,người lao động liên quan và lưu lại phòng nhân sự.

 Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ

Áp dụng văn bản phân tích công việc vào các công tác khác nhau củaquản lý nhân sự tùy theo mục đích phân tích công việc đã xác định ban đầu

Định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà soát lại các công việc để xác địnhnhững thông tin trong văn bản phân tích công việc có còn chính xác và phùhợp với công việc hiện tại không, hay đã lạc hậu, lỗi thời, cần phải điều chỉnhvà bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc.

1.3.2 Vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc

Phân tích công việc thuộc trách nhiệm của phòng nhân sự, phòng nhânsự phải giữ vai trò chính

Công tác phân tích công việc phải được giao cho cán bộ chuyên tráchđảm nhiệm (Cán bộ phân tích công việc).Phòng nhân sự có thể giao cho một

hay một nhóm nhân viên của phòng đảm nhiệm công tác này Cán bộ phântích công việc phải là người này am hiểu về các công việc của tổ chức, cókiến thức và kỹ năng về phân tích công việc Khi cần thiết tổ chức có thể thuêthêm chuyên gia phân tích công việc ngoài tổ chức nhưng họ phải được giớithiệu để làm quen, tìm hiểu về tổ chức

Nhưng phân tích công việc là một công tác phức tạp, có liên quan tớitất cả các công việc trong tổ chức nên cần phải có sự tham gia, giúp đỡ, phốihợp thực hiện từ các phòng, ban, bộ phận khác, từ mọi người lao động Cácvăn bản phân tích công việc có thể do trực tiếp cán bộ phân tích công việcviết nhưng phải có sự phối hợp của những người liên quan Bản tiêu chuẩnthực hiện công việc do bộ phận trực tuyến viết, cán bộ phân tích công việchướng dẫn cách thức viết và giám sát quá trình viết.

Trách nhiệm của phòng chuyên trách nhân sự trong công tác phân tíchcông việc là lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, quản lý, điều phối toàn bộ quátrình thực hiện phân tích công việc:

+ Xác định trình tựcác bước tiến hành phân tích công việc.

+ Xác định mục đích phân tích công việc và các công việc cần phântích.

+ Lựa chọn người thực hiện công tác phân tích công việc và đào tạohọ…

+ Tổ chức, thu hút lực lượng người lao động tham gia vào công tác

phân tích công việc.

+ Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của mọi người lao độngcho văn bảnphân tích công việc, tổ chức các buổi hội thảo, thảo luận liên quan đến côngtác phân tích công việc (nếu cần).

+ Phòng nhân sự đưa các văn bản phân tích công việc vào áp dụngtrong các công tác quản lý nhân sự.

Chương 2 Thực trạng công tác phân tích công việctại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập theo Giấychứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017981, do Sở Kế hoạch và Đầu tưthành phố Hà Nội cấp ngày 15/6/2007 Công ty có số vốn điều lệ là 250 tỷđồng, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, bất động sản và dulịch dịch vụ.

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Ngày 17/01/2002, Công ty TNHH Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tưvấn Đầu tư được thành lập Trong thời gian đầu khi mới thành lập, Công tychỉ có 10người lao động và mọi điều kiện khác còn hạn chế cũng như còn gặprất nhiều khó khăn nhưng toàn bộ người lao động trong Công ty đã nỗ lực, cốgắng để Công ty hoạt động đạt hiệu quả.

Ngày 11/8/2003, Công ty TNHHDịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tưvấn Đầu tư được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanhnghiệp và Tư vấn Đầu tư Tên giao dịch của Công ty là: InvestmentConsultant and Enterprise Support Service Joint Stock Company Tên viết tắtlà: INCONESS.,JSC Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tưvấn Đầu tư (gọi tắt là Công ty INCONESS) có vốn điều lệlà 250 tỷ đồng, gồm7 cổ đông sáng lập Công ty (7 cổ đông sáng lập là 7 cá nhân)

Đầu năm 2006, Công ty INCONESS tổ chức hoạt động theo mô hình“công ty mẹ - công ty con”, với 6 công ty thành viên Qua quá trình hoạt độnghơn ba năm,từ ngày 11/8/2003 đến ngày 14/6/2007, Công ty INCONESS đãtriển khai được một số dự án đầu tư quan trọng, đáng chú ý như hai dự án về

bất động sản: Dự án Khu Đô thị Cao Xanh – Hà Khánh B, thành phố HạLong, tỉnh Quảng Ninh và Dự án 339 Cầu Bươu, xã Kiến Hưng, thành phố HàĐông, tỉnh Hà Tây.

Ngày 15/6/2007, Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thànhlập, với số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng Công ty có 05 cổ đông pháp nhân sánglập Công ty, gồm:

- Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư(INCONESS), vốn góp 122,5 tỷ đồng, chiếm 49% vốn điều lệ.

- Công ty Tài chính Dầu khí, vốn góp 52,5 tỷ đồng, chiếm 21% vốnđiều lệ.

- Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kĩ thuật Dầu khí, vốn góp 25 tỷ đồng,chiếm 10% vốn điều lệ.

- Công ty Cổ phần Sông Đà 7, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốnđiều lệ.

- Tổng Công ty Sông Hồng, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốnđiều lệ.

Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Công ty PV-INCONESSkinh doanh trên một số lĩnh vực khác nhau, nhưng ngành nghề kinh doanhchủ yếu là Công ty là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ.

Trong số 05 cổ đông pháp nhân sáng lập Công ty PV-INCONESS,Công ty INCONESS có tỷ lệ vốn góp nhiều nhất Căn cứ theo quyết định số15/QĐ-HĐQT ngày 11/10/2007 của Hội đồng quản trị Công tyPV-INCONESS về việc tiếp nhận và kế thừa nguyên trạng toàn bộ hoạt độngcủa Công ty INCONESS Tại điều 1 của Quyết định này đã nêu rõ: “Công tyCổ phần Đầu tư PV-INCONESS tiếp nhận, kế thừa nguyên trạng toàn bộ hoạtđộng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư

(INCONESS) trên cơ sở hồ sơ bàn giao của Hội đồng quản trị Công tyINCONESS”.

Như vậy một pháp nhân mới là Công ty Cổ phần Đầu tưPV-INCONESS đã chính thức ra đời và đi vào hoạt động Trong quá trình sắpxếp cơ cấu tổ chức theo hình thức sáp nhập, hiện nay Công ty PV-INCONESS có các công ty con là:

- Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái;

- Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái;- Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đồng Thái;- Công ty TNHH Golf Đất Mẹ.

Tuy Công ty PV-INCONESS mới được thành lập nhưng trên cơ sở kếthừa Công ty INCONESS đã có lịch sử phát triển, đã có uy tín, thương hiệunên Công ty PV-INCONESS đang ngày càng đi lên, được nhiều bạn hàng, đốitác trong nước và ngoài nước biết đến, hợp tác kinh doanh.

2.1.2 Ngành, nghề sản xuất - kinh doanh của Công ty

So với Công ty INCONESS, số lượng ngành, nghề sản xuất – kinhdoanh của Công ty PV-INCONESS đã thu hẹp hơn nhiều, ngành, nghề sảnxuất – kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty PV-INCONESS gồm:

- Kinh doanh nhà nghỉ, dịch vụ du lịch sinh thái nhà vườn, dịch vụ ănuống, giải khát và các dịch vụ khác phục vụ khách vui chơi, giải trí (cụ thể:hoạt động biểu diễn nghệ thuật, hội hoạ, thể thao và các câu lạc bộ giải tríkhác theo quy định của pháp luật), (không bao gồm kinh doanh phòng hátkaraoke, vũ trường, quán bar);

- Tư vấn đầu tư, quản lý doanh nghiệp (không bao gồm tư vấn phápluật, tài chính);

- Dịch vụ sở hữu công nghiệp và quyền tác giả;

- Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ khác phụcvụ khách du lịch;

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi;- Đo, vẽ địa hình công trình xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kếcông trình, khảo sát, thiết kế xây dựng);

- Môi giới, tư vấn, cho thuê các thiết bị, máy móc thi công các côngtrình dân dụng và công nghiệp;

- Vận chuyển hàng hoá, hành khách bằng đường bộ và đường thuỷ;- Môi giới và xúc tiến thương mại.

Trong đó, ngành nghề sản xuất, kinh doanh chủ yếu của Công tyPV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ Hiện tạiCông ty PV-INCONESS là chủ đầu tư của hai dự án: Dự án Khu du lịch sinhthái hồ Đồng Thái và dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf54 lỗ hồ Yên Thắng Hai dự án này thuộc địa bàn tỉnh Ninh Bình, có tổngdiện tích gần 3000ha, tổng mức vốn đầu tư hơn 3000 tỷ đồng Cụ thể, Công tytiến hành đầu tư xây dựng các khu, trung tâm du lịch, nghỉ mát, vui chơi giảitrí như: Trung tâm thể thao (Ví dụ: sân golf), khu resort, khu du lịch sinh thái,các khách sạn, biệt thự, villa, nhà hàng… Sau khi hoàn thành giai đoạn xâydựng, Công ty sẽ trực tiếp kinh doanh, vận hành, khai thác các khu, trung tâmdu lịch, nghỉ mát, vui chơi này.

- Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái có tổng diện tích 2118ha,với tổng mức đầu tư hơn 2500 tỷ đồng, giai đoạn đầu tưxây dựng dự ánđượcchia thành ba giai đoạn, dự kiến hoàn thành vào năm 2015 Dự án xây dựngcác khu nhà vườn cao cấp, các thác nước nhân tạo, các khu nuôi động vậthoang dã, các câu lạc bộ, các khu thể thao; tôn tạo và nâng cấp các động, đềnphủ ; gồm các loại hình du lịch: du lịch sinh thái, du lịch văn hoá - lịch sử,

du lịch mạo hiểm, như: du thuyền, cắm trại, đua thuyền, leo núi, khám pháhang động

- Dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ YênThắng có tổng diện tích 710ha, với tổng mức đầu tư 500 tỷ đồng, giai đoạnđầu tư xây dựng dự án cũng được chia thành ba giai đoạn, dự kiến hoàn thànhvào năm 2010 Dự án là một tổ hợp bao gồm: sân golf 54 lỗ (gồm ba sân golf18 lỗ), các khách sạn, nhà hàng, villa, khu resort, trung tâm vui chơi giải trí,luyện tập thể thao, chăm sóc sức khoẻ, thẩm mỹ và mua sắm v.v…

Nguồn vốn đầu tư vào hai dự án trên là nguồn vốn huy động từ cáccông ty, các tổ chức, tập đoàn tài chính trong và ngoài nước.

2.1.3 Bộ máy quản lý, điều hành của Công ty

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Công ty PV-INCONESS được tổ chức hoạt động theo môhình “công ty mẹ - công ty con” theo Luật Doanh nghiệp, bao gồm có 11phòng, ban chức năng trực thuộc, 2 Văn phòng đại diện và 4 Công ty con hoạtđộng trong các lĩnh vực khác nhau với sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau:

Công ty đang trong quá trình xây dựng và tiến tới hoàn thiện cơ cấu tổchức để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả nhất trong hoạt động.

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức này, Công ty còn các chức danh Phó TổngGiám đốc Kinh doanh, Phó Tổng Giám đốc Đầu tư xây dựng chưa có nhân sựđảm nhiệm, các phòng Kinh doanh, Kế hoạch Đầu tư, Quản lý Xây dựng, Vậttư kỹ thuật chịu sự quản lý trực tiếp từ Tổng Giám đốc Trên thực tế, Ban Chỉhuy công trường chưa được thành lập và Công ty chỉ có một phòng Kinhdoanh Ngoài ra, Công ty TNHH Golf Đất Mẹ mới được thành lập trên danhnghĩa, Công ty PV-INCONESS đang tích cực bổ sung nhân sự vào những vịtrí còn trống.

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban:

 Văn phòng tổng hợp

- Chức năng:

Tham mưu và giúp việc TổngGiám đốc về công tác tổng hợp tình hìnhhoạt động mọi mặt, đối ngoại, đối nội, quản trị hành chính và thực hiện côngtác văn thư, lưu trữ trong Công ty.

+ Xây dựng lề lối, phong cách làm việc, truyền thống, văn hoá Công ty,cùng với các đoàn thể chăm lo đời sống vật chất, tinh thần người lao động;

+Quản lý website, xây dựng hệ thống mạng nội bộ; quản lý, bảo trì, bảodưỡng hệ thống máy vi tính.

 Phòng Tổ chức Nhân sự

- Chức năng:

Tham mưu, quản lý về công tác nhân sự, tổ chức bộ máy, sắp xếp, sửdụng, phát triển nguồn nhân lực, khen thưởng – kỷ luật và thực hiện các chếđộ chính sách đối với người lao động

- Nhiệm vụ:

Công tác tổ chức:

+ Đề xuất cơ cấu bộ máy tổ chức, cơ cấu lao động Tham gia xây dựngcác nội quy, quy chế, điều lệ của Công ty và các văn bản, tài liệu khác phụcvụ công tác quản lý nội bộ của Công ty;

+ Tham gia xây dựng quy chế hoạt động, điều hành của đoàn thể, tổchức trong Công ty như: Đoàn thanh niên, Công đoàn, tổ chức Đảng (nếu có).

Công tác nhân sự:

+ Thực hiện công tác đánh giá người lao động, xây dựng biểu mẫuđánh giá người lao động;

+ Xây dựng và theo dõi, thực hiện chính sách đãi ngộ lao động;

+ Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự của Công ty: số lượng, chấtlượng, tiền lương, BHXH, BHYT, lý lịch, trình độ chuyên môn, điểm mạnh,điểm yếu, khả năng đặc biệt, tâm tư, nguyện vọng, của người lao động; theodõi biến động lao động: tăng, giảm số lượng, chuyển biến trong chất lượng;

+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc bố trí, sắp xếp nhân sự vàotừng vị trí; về định biên cho từng bộ phận đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả;

+ Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, cách chức, kỷ luật,sa thải; đề xuất công tác tuyển dụng, ký kết, chấm dứt hợp đồng lao động;soạn thảo, quản lý và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng lao động;

+ Thực hiện công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động;

+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: ốm đau, tai nạn, nghỉphép, nghỉ việc, chuyển công tác, mâu thuẫn, các tệ nạn xã hội: nghiện hút,trộm cắp, say rượu… (nếu có) xảy ra đối với người lao động.

Công tác tuyển dụng:

Xây dựng quy trình, chính sách tuyển dụng, thực hiện công tác tuyểndụng, đảm bảo đúng người, đúng việc, hiệu quả

Công tác đào tạo, nâng bậc:

Xây dựng kế hoạch, đề xuất, tổ chức thực hiện đào tạo; thiết lập quychế nâng bậc, quản lý, tổ chức thi nâng bậc

Công tác tiền lương:

Xây dựng quy chế, chính sách tiền lương đảm bảo: phù hợp với thịtrường lao động, khả năng chi trả của Công ty; công bằng giữa các bộ phận,cá nhân trong công ty; phản ánh đúng năng lực, hiệu quả làm việc và điềukiện làm việc của người lao động.

Công tác BHXH, BHYT, thực hiện chế độ chính sách:

Thực hiện chế độ BHXH, BHYT và các chế độ chính sách khác đối vớingười lao động theo đúng quy định của pháp luật và nội quy của Công ty.

- Cơ cấu phòng Tổ chức Nhân sự:

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự

Chức danhCông việc đảm nhậnTrình độ đào tạoTuổi Giới tính

Trưởng phòngPhụ trách chungCử nhân Kinh tế, cử nhân Luật47NamPhó phòng Tiền lương

và chế độ chính sách Cử nhân Kinh tế 31 NữPhó phòng Phụ trách nhân sự

nhân sựtại Ninh Bình Cử nhân ngoại ngữ (tại chức) 34 Nữ

(Nguồn: Dữ liệu của phòng Tổ chức Nhân sự)

Trong đó, công tác nhân sự tại Ninh Bình gồm các nhiệm vụ: thực hiệnchế độ chính sách đối với người lao động tại Ninh Bình; thực hiện bảo hộ laođộng, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động; trả tiền lương cho ngườilao động; giải quyết các vấn đề về mặt nhân sự phát sinh tại Ninh Bình, đánhgiá chất lượng lao động làm việc tại Ninh Bình.

Nhìn chung, cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự là hợp lý, sốlượng lao động đã được bố trí phù hợp, độ tuổi trung bình của người lao độngtrong phòng trẻ, trình độ đào tạo cao Tuy nhiên trong phòng vẫn còn trườnghợp người lao động cóchuyên mônđào tạo không phù hợp với công việc đảmnhận.

 Phòng Tài chính Kế toán

- Chức năng: Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc quản lý về công táchạch toán kế toán, thống kê, cân đối thu - chi, điều tiết các nguồn lực tàichính, khai thác và sử dụng nguồn vốn hiệu quả.

- Nhiệm vụ:

+ Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc khai thác và sử dụng, điềutiết các nguồn vốn Lập các báo cáo tài chính theo quy định;

+ Giám sát và theo dõi tình hình luân chuyển các nguồn lực tài chínhcủa Công ty Quản lý, theo dõi nguồn vốn kinh doanh, hoạt động thu - chi,quản lý các nguồn quỹ, tài sản cố định, tài sản lưu động của Công ty;

+ Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, lưu trữ chứng từ, sổ sách kếtoán theo đúng quy định của pháp luật và quy chế quản lý nội bộ Công ty;

+ Xây dựng các quy trình quản lý tài chính, thanh quyết toán các khoảnchi phí, mua sắm, tạm ứng Xây dựng và theo dõi thực hiện các chỉ tiêu kinhtế, tài chính, định mức chi phí cho các hoạt động trong Công ty v.v…

+ Đăng ký và báo cáo với Công an địa phương về quy mô và tổ chứccủa Phòng Bảo vệ

+ Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, bão lụt v.v… Phòng Kinh doanh

- Chức năng:

Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc, tổ chức khai thác tối đa các tiềmnăng, lợi thế kinh doanh; tổ chức nghiên cứu thị trường, xây dựng chính sách

bán hàng, phát triển mạng lưới đại lý tiêu thụ và mạng lưới bán hàng, chămsóc khách hàng, xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

+ Phối hợp với các bộ phận trong Công ty tổ chức các sự kiện nhằmquảng bá, quảng cáo hình ảnh và phát triển thương hiệu của Công ty, thựchiện các hoạt động quan hệ công chúng để phục vụ mục đích bán hàng; v.v…

 Phòng Kế hoạch Đầu tư

+ Tham gia xây dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật;

+ Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng quy hoạch thiết kế, kiếntrúc, xin phép xây dựng và đầu tư, lập hồ sơ mời thầu, chấm thầu v.v…

 Phòng Quản lý Xây dựng

+ Lập nhật ký thi công công trình và hồ sơ hoàn công công trình, quảnlý toàn bộ hồ sơ, bản vẽ các công trình;

+ Là thành viên Hội đồng nghiệm thu, xác nhận khối lượng công việcthực tế đơn vị thi công đã thực hiện, đề xuất hạn mức thanh toán cho bên B;…

+ Tổng hợp báo cáo định kỳ việc mua sắm, sử dụng vật tư, thiết bị; ….

+ Thống kê, kiểm đếm tình hình thực tế các hộ dân sinh sống, canh tácvà có tài sản trên khu vực đất đai thuộc phạm vi dự án đầu tư, thực hiện chínhsách đền bù, giải phóng mặt bằng, tái định cư theo quy định hiện hành;

+ Tiếp nhận mặt bằng từ Hội đồng giải phóng mặt bằng địa phương vàtổ chức bàn giao lại cho các đơn vị thi công;

+ Thay mặt Công ty giải quyết các vấn đề phát sinh với chính quyền,nhân dân địa phương liên quan đến đất đai và các tài sản trên đất; v.v…

 Ban Chỉ huy Công trường

+ Ghi nhật ký thi công, theo dõi ca máy hoạt động. Văn phòng đại diện Công ty tại Ninh Bình

+ Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự uỷ quyền của lãnh đạo Côngty, theo phân cấp quản lý và theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc.

 Văn phòng đại diện Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh

+ Điều tra, nghiên cứu thị trường khu vực phía Nam;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân cấp quản lý và theo sự chỉđạo của Tổng Giám đốc.

 Chức năng hoạt động của các Công ty con:

Công ty PV-INCONESS có 4 Công ty con, trong đó có hai Công ty con

là: Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái và Công ty Cổ phần Xâydựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái là hạch toán độc lập, tự cân đối tàichính và đảm bảo cho các hoạt động của mình, không liên quan đến tổng vốnhoạt động của Công ty PV-INCONESS, trừ nguồn vốn cấp khi thành lập HaiCông ty con còn lại là: Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng ĐôngThái và Công ty TNHH Golf Đất Mẹ thì hạch toán phụ thuộc, chịu sự quản lý,điều hành trực tiếp từ Công ty PV-INCONESS.

- Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái

Công ty có trụ sở chính tại Ninh Bình và một chi nhánh đặt tại Hà Nội,vốn điều lệ 10 tỷ đồng, tỷ lệ vốn góp của Công ty PV-INCONESS là 51%.Người đại diện của Công ty PV-INCONESS tại Công ty là Bà Nguyễn ThịThu Thuỷ (Phó Tổng Giám đốc điều hành kiêm tài chính của Công tyPV-INCONESS) Chức năng hoạt động chính của Công ty:

+ Kinh doanh lữ hành trong nước và quốc tế, đặc biệt đưa khách du lịchvề hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Quản lý, khai thác các nhà hàng, khách sạn, khu resort và tổ chứccác hoạt động thể thao, nghệ thuật, giải trí cho hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Kinh doanh các sản phẩm lưu niệm, đan nát, thủ công mỹ nghệ báncho khách du lịch…

- Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái

Công ty đặt trụ sở tại Ninh Bình, vốn điều lệ 20 tỷ đồng, tỷ lệ vốn gópcủa Công ty PV-INCONESS là 35% Người đại diện của Công tyPV-INCONESS tại Công ty là Ông Dương Quốc Huy (Trưởng phòng Vật tưKỹ thuật Công ty PV-INCONESS) Chức năng hoạt động chính của Công ty:

+ Xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng các công trình, hạng mục công trình,hạ tầng thuộc hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Tham gia đấu thầu xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp,giao thông, thuỷ lợi đặc biệt tập trung vào địa bàn tỉnh Ninh Bình.

- Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đồng Thái (DAPD)

Công ty đặt trụ sở tại Ninh Bình, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, 100% vốn củaCông ty PV-INCONESS Người đại diện của Công ty PV-INCONESS tạiCông ty là Ông Dương Mạnh Hải (Tổng Giám đốc Công ty PV-INCONESS),đồng thời Ông Mạnh Hải là Giám đốc Công ty Chức năng hoạt động chủ yếucủa Công ty:

+ Phát triển kinh doanh nông nghiệp: trồng trọt, chăn nuôi, cung cấpthực phẩm cho các nhà hàng, khách sạn thuộc hai dự án của Công tyPV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Trồng và cung cấp hoa tươi, cây cảnh, cung cấp các dịch vụ chăm sóccây cảnh, chăm sóc vườn cho các khu khách sạn, nhà hàng, villa, resort thuộc hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Trồng, chăm sóc, phát triển rừng và khai thác các sản phẩm từ rừng.

- Công ty TNHH Golf Đất Mẹ

Đây là Công ty mới thành lập trên danh nghĩa, Công tyPV-INCONESS đang xúc tiến để thành lập trong thời gian tới Dự tính Côngty này đặt trụ sở tại Ninh Bình, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, 100% vốn góp củaCông ty PV-INCONESS, Ông Dương Mạnh Hải là Giám đốc Công ty, vớichức năng hoạt động chính của Công ty là:

+ Quản lý dự án xây dựngsân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng;

+ Vận hành, khai thác sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng sau khi hoàn thành.

2.1.4 Đặc điểm các công việc sản xuất – kinh doanh của Công ty

Như đã trình bày ở trên, lĩnh vực hoạt động chính của Công tyPV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ.Công tyPV-INCONESS là chủ của hai dự án đầu tư lớn có địa bàn tại tỉnh Ninh Bình,

hai dự án này đều đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng.

Hiện nay, Công ty đang tập trung cao độ cho việc thi công xây dựng dựán Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng Đểthi công xây dựng các công trình và hạng mục công trình thì Công ty thuê cácnhà thầu xây dựng Đặc biệt với dự án sân golf là lĩnh vực mới đối với ViệtNam nênCông ty thuê nhà thầu xây dựng nước ngoài Công ty PV-INCONESS chỉ chịu trách nhiệm thi công một số công trình và hạng mụccông trình đơn giản, như: các nhà điều hành trung tâm, các nhà câu lạc bộ, cácbiệt thự, đường xe golf chạy, lắp đặt hệ thống hố gas, hệ thống ống tưới nước,hệ thống đường điện…

Với việc thực hiện thi công xây dựng một số công trình và hạng mụccông trình thì Công ty PV-INCONESS giao cho công ty conlà Công ty Cổphần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái thực hiện.Như vậy, Công tyPV-INCONESS chủ yếu tập trung vào công việc quản lý quá trình thi côngxây dựng dự án, như: giám sát xây dựng; nghiệm thu công trình; lập hồ sơhoàn công công trình; mua sắm và quản lý vật tư, máy móc, công cụ dụng cụsử dụng trên công trường lao động

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức thì Công ty PV-INCONESS có 11 phòng,ban chức năng trực thuộc, nhưng trên thực tế Công ty mới có 9 phòng, banđang hoạt động, do Ban Chỉ huy công và một phòng Kinh doanh chưa đượcthành lập Tại mỗi một phòng, ban thì Trưởng phòng, ban là người chịu tráchnhiệm về công việc chung của phòng, ban, có nhiệm vụ quản lý và phân côngcông việc cho từng người trong phòng, ban của mình Còn tất cả những ngườilao động còn lại trong phòng, banđều được phân công một công việc cụ thể.Ngoài Trưởng phòng, ban và Phó phòng, ban thì những người lao động trongmột phòng, ban làm công việc giống nhau, tức là họ thực hiện những nhiệmvụ, trách nhiệm giống nhau và có quyền hạn như nhau, được gộp thành một

tổ Ví dụ, Văn phòng tổng hợp có 9 nhân viên cùng được phân công thực hiệncông việc cấp dưỡng - tạp vụ thì được gộp thành tổ cấp dưỡng - tạp vụ.Hoặctại phòng Quản lý Xây dựng có 2 nhân viên giám sát thì được gộp vàothành tổ giám sát Như vậy, mỗi một tổ bao gồm những người có cùng mộtchức danh công việc, hay mỗi một tổ thì tương ứng với một công việc nhấtđịnh

2.1.5 Cơ cấu lao động của Công ty

Theo báo cáo hiện trạng nhân lực của Công ty PV-INCONESS tính đếnngày 31/12/2007 tổng số lao động của Công ty là 122 người

Trong đó 122 người lao động có 04 lao động kiêm nhiệm (có 04 chứcdanh kiêm nhiệm) Các chức danh kiêm nhiệm trong Công ty là không nhiều,số lượng lao động kiêm nhiệm đang giảm dần, đây là một thuận lợi để giúpgiảm áp lực, nâng cao hiệu quả trong công việc đối với lao động kiêm nhiệm.

 Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo

Trình độ học vấnTrên Đại học

Đại học

Công nhân kỹ thuật

Lao động

phổ thôngTổng

Tỷ lệ (%)4,941,88,28,22,514,719,7 100

(Nguồn: số liệu của phòng Tổ chức Nhân sự)

Nhìn chung chất lượng nhân lực tại Công ty khá cao Số lượng ngườilao động có trình độ đào tạo đại học và trên đại học là 57 người, chiếm tỷ lệ46,7%, đây là những lao động làm các công việc quản lý, công việc chuyênmôn nên đòi hỏi phải có trình độ đào tạo cao.

Số lượng lao động phổ thông là 24 người, chiếm tỷ lệ 19,7% Lựclượng lao động phổ thông tại Công ty là người dân địa phương tại địa bàn haidự án của Công ty ở Ninh Bình, phần lớn lực lượng này là nhân viên bảo vệ,

một số là nhân viên cấp dưỡng - tạp vụ làm việc tại Ninh Bình Với công việcbảo vệ, cấp dưỡng - tạp vụ thì không yêu cầu người lao động phải có trình độđào tạo cao, hơn nữa Công ty ưu tiên tuyển người dân địa phương tại địa bàndự án, nơi có mặt bằng chung về trình độ giáo dục – đào tạo chưa cao, nênviệc tuyển lao động phổ thông vào những vị trí công việc này là chấp nhậnđược Tuy nhiên lực lượng lao động phổ thông chưa qua đào tạo, có trình độcũng như tác phong làm việc còn hạn chế, song trong thời gian tới Công ty sẽcó chính sách đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng cho số nhân lựcnày.

Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo như trên là tương đối phù hợpvới đặc điểm các công việc sản xuất – kinh doanh hiện tại của Công ty.

 Cơ cấu lao động theo phòng, ban chức năng

Bảng 2.3:Bảng cơ cấu lao động theo phòng, ban chức năng

Các phòng, ban TrênĐại học

Công nhânkỹ thuật

Lao động

phổ thôngTổng

(Nguồn: số liệu của phòng Tổ chúc Nhân sự)

Do Công ty vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, ổn định bộ máy nhânsự nên việc sắp xếp, bố trí nhân sự còn gặp một số khó khăn Có chức danhchưa có nhân sự đảm nhiệm, như Phó Tổng Giám đốc Đầu tư Xây dựng, PhóTổng Giám đốc Kinh doanh; có phòng, ban chưa được thành lập trên thựctếmhư: Ban Chỉ huy Công trường; có bộ phận bố trí nhân sự chưa đủ sốlượng, như Phòng Kinh doanh Còn lại các phòng, ban khác trong Công ty vềcơ bản đã sắp xếp phù hợp về số lượng nhân sự.

Công ty hiện còn một số vị trí, chức danh mà người lao động được bốtrí có chuyên môn đào tạo không phù hợp với công việc đảm nhận, như: cửnhân Nghệ thuật làm thư ký Tổng Giám đốc, cử nhân Ngoại ngữ tại chức lànhân viên phòng Tổ chức Nhân sự, trung cấp Kế toán làm nhân viên tạp vụ…Song số lao động có chuyên môn đào tạo không phù hợp với vị trí công việclà không nhiều và đang có xu hướng giảm dần trong Công ty.

 Cơ cấu lao động theo độ tuổi, giới tính