CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ KIỂM
Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm về “Tổ chức”
Trong cuốn “Quản trị hành chánh văn phòng” của Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống kê, Hà Nội năm 2011, tác giả nhấn mạnh rằng bất kỳ nhóm người nào làm việc chung đều cần một tổ chức được hoạch định rõ ràng Mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm phải được xác định và thống nhất, tạo ra sự gắn bó chặt chẽ Những vấn đề cốt lõi như ai làm gì, báo cáo cho ai và ai sẽ giải quyết công việc là những yếu tố quan trọng trong tổ chức Tổ chức không chỉ phản ánh hành động mà còn thể hiện hành vi của con người, cho thấy mối quan hệ mật thiết giữa con người và tổ chức.
Theo PGS.TS Nguyễn Văn Thâm trong cuốn "Tổ chức điều hành hoạt động công sở", tổ chức được định nghĩa là một chỉnh thể bao gồm các thành phần khác nhau, mỗi thành phần có phương thức hoạt động riêng để thực hiện những chức năng nhất định nhằm đạt được mục tiêu chung Các thành phần trong tổ chức có mối quan hệ tương tác lẫn nhau theo những quy tắc nhất định, và mỗi tổ chức hoạt động trong một môi trường cụ thể, chịu ảnh hưởng từ môi trường đó trong quá trình phát triển.
- Trong cuốn "Giáo trình Quản trị Văn Phòng", của PGS.TS Văn Tất Thu, NXB Bách khoa Hà Nội, Hà Nội năm 2020 có viết Dưới góc độ triết học:
Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật, không thể tách rời khỏi sự liên kết giữa các yếu tố nội dung Điều này cho thấy tổ chức là thuộc tính vốn có của mọi sự vật, tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định Quan niệm về tổ chức không chỉ áp dụng cho tự nhiên mà còn cho xã hội loài người, và từ khi con người xuất hiện, tổ chức xã hội cũng đã hình thành đồng thời.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại.
Trong cuốn sách "Quản trị hành chánh văn phòng" của Nguyễn Hữu Thân, xuất bản năm 2011 bởi NXB Thống kê, Hà Nội, kiểm tra được định nghĩa là một quy trình nhằm đảm bảo các hoạt động của tổ chức đạt được kết quả thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng.
Giáo trình "Quản trị Văn Phòng" của PGS.TS Văn Tất Thu (NXB Bách khoa Hà Nội, 2020) nêu rõ rằng kiểm tra, theo H Fayol, là quá trình xác minh việc thực hiện các kế hoạch, chỉ thị và nguyên tắc đã đề ra trong kinh doanh Kiểm tra có vai trò quan trọng trong việc phát hiện khuyết điểm và sai sót để kịp thời sửa chữa, ngăn ngừa vi phạm Nó liên quan đến mọi yếu tố như con người, sự vật và hành động, và là nhu cầu thiết yếu để hoàn thiện quyết định quản lý, đảm bảo các kế hoạch được thực hiện hiệu quả.
1.1.3 Khái niệm “Công tác văn thư”
Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ban hành ngày 08/4/2004, quy định về công tác văn thư, bao gồm các nhiệm vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý tài liệu và văn bản phát sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cũng như quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định 30/2020 NĐ-CP, được ban hành vào ngày 05/3/2020, quy định về công tác văn thư, bao gồm các nhiệm vụ như soạn thảo, ký ban hành và quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cùng với việc quản lý và sử dụng con dấu cũng như thiết bị lưu khóa bí mật So với Nghị định 110, Nghị định 30 đã bổ sung quy định quan trọng về quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số, phục vụ cho việc ký số trên các văn bản điện tử.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền, công tác văn thư được định nghĩa là tổng hợp các hoạt động liên quan đến soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản, cũng như lập hồ sơ hiện hành Mục tiêu chính của công tác này là đảm bảo thông tin bằng văn bản cho các hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Tác giả đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về các nhiệm vụ trong lĩnh vực văn thư.
1.1.4 Khái niệm “Công tác lưu trữ”
- Theo khoản 1Điều 02 Luật số 01/2011/QH13ngày 11 tháng 11 năm
Theo quy định của Quốc hội năm 2011, hoạt động lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ Điều này cho thấy rằng, trong Luật Lưu trữ Việt Nam, hoạt động lưu trữ phản ánh 6 loại công việc mang tính chất nghiệp vụ lưu trữ, mà không bao gồm các hoạt động liên quan đến quản lý nhà nước về lưu trữ.
Công tác lưu trữ, theo GVC.TS Chu Thị Hậu, là các hoạt động của cơ quan nhà nước và các tổ chức chính trị, xã hội trong việc quản lý, thu thập, xác định giá trị, tổ chức, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ Nội hàm khái niệm này bao gồm hai phương diện: thứ nhất là các hoạt động quản lý nhà nước như biên soạn văn bản pháp luật, kiểm tra việc thực hiện quy định về lưu trữ, và đào tạo cán bộ lưu trữ; thứ hai là các hoạt động nghiệp vụ cơ bản như thu thập, xác định giá trị và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Vai trò của tổ chức và kiểm tra
Trong quản lý hành chính hiện nay, mọi hoạt động như chỉ đạo, điều hành và quyết định đều liên quan chặt chẽ đến văn bản Việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản là thiết yếu, đồng thời công tác văn thư và lưu trữ cũng đóng vai trò quan trọng Do đó, tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ là cần thiết để phát huy tối đa hiệu quả của chúng.
Cần thiết phải xây dựng công cụ nhằm kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan và tổ chức, từ đó bảo đảm việc lưu giữ các căn cứ, bằng chứng liên quan đến hoạt động của các cơ quan này, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra và giám sát hiệu quả.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật Quốc gia.
Kiểm tra quyền quản trị của lãnh đạo văn phòng và cơ quan là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của tổ chức Qua quá trình kiểm tra, các nhà quản trị có thể kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng Việc mất quyền kiểm soát có thể dẫn đến việc tổ chức bị vô hiệu hóa và bị dẫn dắt theo hướng bất lợi Do đó, kiểm tra là cần thiết để đưa ra những tác động phù hợp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của văn phòng và cơ quan.
Mỗi cá nhân và tổ chức trong văn phòng cần thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ được giao, nhằm đảm bảo bộ phận văn phòng hoàn thành đầy đủ các trách nhiệm của mình.
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong quản lý, cung cấp tài liệu và số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội Ngoài ra, việc cung cấp thông tin về quá khứ cũng góp phần vào việc xây dựng nền tảng cho các quyết định hiện tại và tương lai.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ qua, tổ chức.
Hồ sơ tài liệu là công cụ quan trọng giúp cán bộ, công chức nâng cao hiệu quả công việc và xử lý nhanh chóng các yêu cầu từ tổ chức và cá nhân Qua việc theo dõi và kiểm tra công việc một cách hệ thống, cán bộ, công chức có thể rút ra kinh nghiệm quý giá, từ đó góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý về năng suất, chất lượng và hiệu quả.
Thường xuyên kiểm tra và giám sát hoạt động của văn phòng cơ quan giúp phát hiện kịp thời những ưu điểm và phương pháp hiệu quả Đồng thời, việc này cũng cho phép điều chỉnh, uốn nắn các sai lệch và khuyết điểm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Việc chú trọng và thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo hoạt động quản lý diễn ra thông suốt, nâng cao hiệu quả công việc Mỗi cơ quan, tổ chức cần nhận thức rõ ràng về vai trò của công tác văn thư để áp dụng các biện pháp phù hợp, từ đó cải thiện nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý.
Nội dung tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ
1.3.1 Nội dung tổ chức kiểm tra bộ máy trong công tác văn thư lưu trữ Để các bộ phận trong văn phòng cơ quan hoạt động thường xuyên, liên tục, có hiệu quả, lãnh đạo cơ quan cần phối hợp, điều chỉnh các hoạt động độc lập, riêng biệt, của từng bộ phận, bằng một cơ chế, thể chế và kế hoạch cũng như chương trình công tác một cách phù hợp trong văn phòng cơ quan.
Chương trình và kế hoạch công tác trong văn phòng cần được điều chỉnh hàng năm để đáp ứng yêu cầu công việc mới Người lãnh đạo cần nhanh chóng tổ chức lại bộ máy, phân công và điều động nhân sự phù hợp, nhằm phát huy tính năng động, sáng tạo và sở trường của từng cá nhân.
Để chuẩn bị cho chương trình và kế hoạch trong những năm tới, việc xây dựng một kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực là rất cần thiết.
1.3.2 Nội dung tổ chức kiểm tra nhân sự trong công tác văn thư lưu trữ
Kiểm tra nhân sự trong văn phòng là cần thiết để ảnh hưởng tích cực đến nhân viên và các yếu tố văn phòng Quá trình này giúp xác định hình thức kỷ luật và khen thưởng hợp lý, đồng thời cung cấp thông tin quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển cho nhân viên.
1.3.3 Nội dung tổ chức kiểm tra việc xây dựng nội quy, quy chế
Kiểm tra sự phù hợp của nội quy, quy chế văn phòng với chức năng và nhiệm vụ của từng Ban, bộ phận, cá nhân Tăng cường công tác tổ chức kiểm tra và đánh giá việc thực hiện quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong văn phòng để đảm bảo các bộ phận và cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao.
1.3.4 Nội dung tổ chức kiểm tra nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ
Văn bản là công cụ thông tin quan trọng trong quản lý, do đó, mọi cơ quan và tổ chức đều cần tổ chức và thực hiện công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm những nhiệm vụ chính như quản lý, lưu trữ và xử lý tài liệu một cách hiệu quả.
➢ Soạn thảo và ban hành văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư Để ban hành một văn bản, quy trình thường trải qua các bước, bắt đầu từ bước 1 là soạn thảo văn bản.
Bước 2: Duyệt bản thảo văn bản
Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 4: Ký ban hành văn bản
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
- Quản lý văn bản đến:
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, fax, văn bản truyền qua mạng và văn bản mật, cùng với các đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức Quy trình quản lý văn bản đến được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư.
+ Trình tự quản lý văn bản đến bao gồm 4 bước:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Quản lý văn bản đi:
+ Quy trình quản lý văn bản đi được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-
CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư.
+ Trình tự quản lý văn bản đến bao gồm 5 bước:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Bước 3 bao gồm việc nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, cũng như xác định độ mật và mức độ khẩn cho văn bản giấy Đối với văn bản điện tử, cần có chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Bước 5: Lưu văn bản đi
❖ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ là tập hợp tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
- Nội dung này bao gồm 4 công việc chính: 13
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
+ Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ
+ Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ
❖ Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
- Nội dung này bao gồm các công việc:
+ Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức
+ Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn thư khi giữ con dấu của cơ quan
+ Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản cho phù hợp.
+ Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan chặt chẽ với nhau, do đó, nếu một khâu không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác Quy trình này có sự tham gia của nhiều đối tượng, từ Thủ trưởng đến cán bộ nghiên cứu và cán bộ văn thư Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, mọi người cần xác định rõ trách nhiệm của mình nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Cán bộ văn thư trong cơ quan thực hiện nhiều nhiệm vụ chuyên môn quan trọng, bao gồm tiếp nhận và đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết Họ cũng có trách nhiệm trình ký, đóng dấu, vào sổ và thực hiện thủ tục gửi công văn đi Ngoài ra, cán bộ văn thư còn cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu và thực hiện công việc đánh máy, in văn bản khi không có nhân viên chuyên trách.
Cán bộ lãnh đạo và chuyên viên có trách nhiệm soạn thảo công văn đi và xử lý công văn đến Mọi cán bộ liên quan đến giấy tờ đều phải bảo vệ tài liệu, sắp xếp hồ sơ đã giải quyết và lưu trữ đúng quy định Công tác này đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức.
Tải xuống TIEU LUAN MOI qua email: skknchat@gmail.com Văn thư cần đáp ứng các tiêu chí: nhanh chóng, chính xác, bảo mật và hiện đại Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quý giá, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành chính nhà nước và quyền lợi hợp pháp của công dân.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc sau:
❖ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
Việc thu thập và bổ sung tài liệu là cần thiết để đảm bảo các kho lưu trữ chứa đựng những tài liệu có giá trị thực tiễn và lịch sử Điều này không chỉ phục vụ nhu cầu nghiên cứu và khai thác của độc giả mà còn góp phần bảo tồn di sản văn hóa của Quốc gia và dân tộc.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu gồm những công việc cơ bản sau:
- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
- Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ.
- Phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung mạng lưới các kho lưu trữ.
- Thực hiện các thủ tục giao nộp vào kho lưu trữ
Các nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu:
- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử
- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ
- Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối phông
- Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khu vực thẩm quyền
❖ Xác định giá trị tài liệu.
THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
Tổng quan về Tập đoàn điện lực Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của tập đoàn điện lực Việt Nam
Tổng công ty Điện lực Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 562/QĐ-TTg ngày 10/10/1994 của Thủ tướng Chính phủ, nhằm sắp xếp lại các đơn vị thuộc Bộ Năng lượng Công ty hoạt động theo Điều lệ được ban hành kèm theo Nghị định số 14/CP ngày 27/1/1995 của Chính phủ.
Vào ngày 22/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 147/QĐ-TTg phê duyệt Đề án thí điểm thành lập Tập đoàn Điện lực Việt Nam, cùng với Quyết định 148/2006/QĐ-TTG để thành lập Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam Đến ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ tiếp tục ban hành Quyết định số 975/QĐ-TTg, chuyển đổi Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc sở hữu Nhà nước.
Ngày 28/2/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 26/2018/NĐ-CP quy định về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam Nghị định này có hiệu lực ngay từ ngày ban hành, thay thế Nghị định số 205/2013/NĐ-CP ngày 6/12/2013, và bao gồm nhiều nội dung quan trọng liên quan đến tổ chức và hoạt động của Tập đoàn.
- Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.
- Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.
- Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY.
* Logo Tập đoàn Điện lực Việt Nam: 17
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là một loại hình doanh nghiệp được quy định tại Khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 Doanh nghiệp này có tên riêng, sở hữu tài sản và có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.
Luật Doanh nghiệp 2020 đã điều chỉnh khái niệm Doanh nghiệp nhà nước, phân loại các doanh nghiệp thuộc sở hữu nhà nước theo mức độ khác nhau Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có quy định riêng về tổ chức quản trị phù hợp với đặc thù của mình.
Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ theo Quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020 gồm:
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ đóng vai trò là công ty mẹ của tập đoàn kinh tế nhà nước, đồng thời cũng là công ty mẹ trong nhóm công ty mẹ - con.
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là công ty độc lập do Nhà nươc nắm giữ 100% vốn điều lệ.
* Ngành, nghề kinh doanh chính:
Sản xuất, truyền tải và phân phối điện năng là các hoạt động quan trọng trong hệ thống điện quốc gia, bao gồm cả việc quản lý và điều hành hệ thống để đảm bảo cung cấp điện hiệu quả Kinh doanh mua bán điện năng cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc phát triển và duy trì sự ổn định của ngành điện.
- Xuất nhập khẩu điện năng;
- Đầu tư và quản lý vốn đầu tư các dự án điện;
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Quản lý và vận hành thiết bị điện, cơ khí, điều khiển và tự động hóa trong dây chuyền sản xuất, truyền tải và phân phối điện là rất quan trọng Bên cạnh đó, sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu và cải tạo thiết bị cũng cần được thực hiện thường xuyên để nâng cao hiệu suất và độ tin cậy Thí nghiệm điện cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo an toàn và hiệu quả cho các công trình điện.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý dự án, khảo sát thiết kế, lập dự án đầu tư, đấu thầu, lập dự toán, thẩm tra và giám sát thi công cho các công trình nguồn điện, đường dây và trạm biến áp.
Để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) hiện quản lý 3 tổng công ty phát điện (GENCO 1, 2, 3) và 9 công ty thủy điện/nhiệt điện Ngoài ra, EVN còn có 5 tổng công ty điện lực cung cấp điện năng cho khách hàng, bao gồm Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC), Tổng công ty Điện lực miền Trung (EVNCPC), Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVNSPC), Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội (EVNHANOI) và Tổng công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh (EVNHCMC) Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) chịu trách nhiệm về lĩnh vực truyền tải điện trong Tập đoàn.
Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)
- Trụ sở chính: Số 11 Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
- Website: http://www.evn.com.vn
* Hệ giá trị cốt lõi
Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực năng lượng, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an ninh năng lượng quốc gia, không chỉ tại Việt Nam mà còn trong khu vực.
- Sứ mệnh: Đáp ứng đầy đủ nhu cầu về điện của khách hàng với chất lượng ngày càng tốt hơn.
- Khẩu hiệu: “EVN thắp sáng niềm tin”
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Tập đoàn điện lực Việt Nam
Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) bao gồm các thành phần chính như sau: Hội đồng quản trị với tối đa 09 thành viên, trong đó có Chủ tịch và Trưởng ban kiểm soát là thành viên chuyên trách, được Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp Ban kiểm soát, tối đa 05 thành viên, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, với Trưởng ban là ủy viên Hội đồng quản trị Tổng giám đốc EVN được bổ nhiệm bởi Hội đồng quản trị sau khi có sự chấp thuận của Thủ tướng Chính phủ Các Phó tổng giám đốc và kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc Cuối cùng, bộ máy giúp việc bao gồm văn phòng và các ban chức năng hỗ trợ cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc.
Mối quan hệ giữa Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam và chủ sở hữu nhà nước, cũng như các công ty con và công ty liên kết, được thiết lập và điều chỉnh theo các quy định của pháp luật và Điều lệ tổ chức, hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
1 Công ty thủy điện Hòa Bình.
2 Công ty thủy điện Ialy.
3 Công ty thủy điện Trị An.
4 Công ty thủy điện Tuyên Quang.
5 Công ty Phát triển thủy điện Sê San.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
6 Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn 1.
7 Công ty thủy điện Sơn La.
8 Công ty thủy điện Huội Quảng - Bản Chát.
9 Ban Quản lý dự án thủy điện 1.
10 Ban Quản lý dự án thủy điện 4.
11 Ban Quản lý dự án thủy điện 5.
12 Ban Quản lý dự án thủy điện 6.
13 Ban Quản lý dự án Nhà máy thủy điện Sơn La.
14 Ban Quản lý dự án điện hạt nhân Ninh Thuận.
15 Ban Quản lý dự án nhiệt điện 2.
KHỐI DỊCH VỤ NGÀNH ĐIỆN VÀ DỊCH VỤ KHÁC
1 Công ty Mua bán điện.
2 Trung tâm Điều độ hệ thống điện Quốc gia.
3 Trung tâm Thông tin điện lực.
4 Công ty Viễn thông điện lực và Công nghệ thông tin.
5 Ban Quản lý dự án đầu tư Xây dựng và Công nghệ EVN.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Điện lực Việt Nam [Phụ lục]
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Tập đoàn điện lực Việt Nam
Tập đoàn Điện lực Việt Nam là công ty nhà nước với tư cách pháp nhân và có con dấu, biểu tượng riêng Công ty hoạt động theo Điều lệ tổ chức và được phép mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước cũng như ngân hàng theo quy định pháp luật Tập đoàn có quyền tự chủ trong kinh doanh và chịu trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý từ Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
Tập đoàn Điện lực Việt Nam có chức năng tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến phát điện, truyền tải, phân phối, cũng như bán buôn và bán lẻ điện Mục tiêu chính của tập đoàn là đảm bảo cung cấp điện an toàn, ổn định, liên tục và đạt chất lượng cao, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng điện và phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội.
Thực trạng về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện lực Việt Nam
2.2.1 Thiết lập bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ
Phó Chánh Văn phòng (Phụ trách VTLT)
Trưởng phòng Văn thư lưu trữ
Chuyên viên Văn phòng Điện tử
Phó T.Phòng giúp T.Phòng đôn đốc/chỉ đạo/tham mưu
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Chánh Văn Phòng lãnh đạo Văn phòng Tập đoàn, phân công nhiệm vụ cho các Phòng, Ban Phó Chánh Văn Phòng phụ trách Phòng Văn thư lưu trữ, trực tiếp chỉ đạo và kiểm tra chuyên môn Trưởng Phòng Văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm trước Chánh và Phó Chánh Văn Phòng về công tác lưu trữ, trong khi các Chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo chỉ đạo Các nhiệm vụ bao gồm bộ phận photo, chuyên viên văn thư, chuyên viên lưu trữ, chuyên viên văn phòng điện tử, và Phó Trưởng Phòng hỗ trợ Trưởng Phòng trong việc đôn đốc và tham mưu.
Với vị thế hàng đầu tại Việt Nam, Tập đoàn Điện lực Việt Nam phải xử lý một khối lượng lớn văn bản hàng ngày từ cả nội bộ và các cơ quan Nhà nước Để đáp ứng nhu cầu công việc và đảm bảo chất lượng, bộ máy tổ chức công tác Văn thư lưu trữ của Tập đoàn được xây dựng hợp lý, giúp Lãnh đạo dễ dàng kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc của đội ngũ Chuyên viên Cấu trúc tổ chức với Phòng Văn thư lưu trữ riêng và các công việc chuyên môn cụ thể cho phép Lãnh đạo tuyển dụng nhân lực phù hợp với trình độ và chuyên môn Các Chuyên viên Văn thư lưu trữ thực hiện nhiệm vụ của mình theo đúng chức năng, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc trong Văn phòng Tập đoàn.
Cán bộ, công nhân viên là yếu tố then chốt trong công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, với trình độ chuyên môn cao ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp tổ chức tài liệu một cách khoa học trong kho lưu trữ Những cán bộ có tay nghề vững vàng sẽ phát hiện ra những phương pháp hiệu quả để cải thiện quy trình lưu trữ.
Việc phân loại và sắp xếp tài liệu một cách khoa học và hợp lý là rất quan trọng để dễ dàng tra cứu và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Trình độ chuyên môn của cán bộ, công nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phân loại và sắp xếp tài liệu Do đó, việc tuyển dụng và bố trí nhân sự cho công tác lưu trữ là cần thiết và cần sự quan tâm sát sao từ lãnh đạo văn phòng và cơ quan Lãnh đạo Tập đoàn đã thiết lập các tiêu chuẩn và phương thức hợp lý trong việc tuyển dụng cán bộ, công nhân viên cho công tác văn thư lưu trữ.
Quy trình tuyển dụng cán bộ công tác văn thư-lưu trữ Phòng Văn thư Lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam:
* Bước 1: Đề đạt xin ý kiến Lãnh đạo
Phó Chánh Văn phòng gửi tờ trình xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng, sau đó chuyển đến phòng Tổ chức Nhân sự để phê duyệt và xem xét giải quyết.
- Sau khi xét duyệt, thành lập bộ phận làm kế hoạch tuyển dụng.
* Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Phó Chánh Văn Phòng xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm vị trí, nghề nghiệp cần tuyển, hồ sơ ứng tuyển, câu hỏi phỏng vấn, bài thi, kinh phí và thời gian tuyển dụng Sau khi hoàn thiện kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng, sẽ thông báo công khai về việc tuyển dụng.
* Bước 3: Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng
Tập đoàn Điện lực Việt Nam thông báo tuyển dụng cán bộ văn thư lưu trữ, công khai thông tin trên các phương tiện truyền thông và trang web của tập đoàn Thông tin chi tiết về tiêu chuẩn, số lượng cần tuyển, cũng như thời gian và địa điểm nhận hồ sơ sẽ được niêm yết tại trụ sở Ngoài ra, ứng viên có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua email của bộ phận tuyển dụng.
- Thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký tuyển ít nhất là 30 ngày, kể từ 29
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ngày thông báo tuyển dụng công khai trên phương tiện thông tin đại chúng
Chậm nhất 7 ngày trước ngày thi tuyển hoặc xét tuyển, Ban Tổ chức Nhân sự sẽ lập danh sách những người đủ điều kiện dự tuyển Danh sách này sẽ được niêm yết công khai tại trụ sở dự tuyển và gửi qua email đến các cá nhân liên quan.
* Bước 4: Tổ chức tuyển dụng
Sau khi hết thời hạn nhận hồ sơ, Chánh Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam sẽ thành lập hội đồng tuyển dụng để tiến hành tuyển cán bộ, công nhân viên cho công tác văn thư lưu trữ Nếu không thành lập hội đồng, Chánh Văn phòng sẽ giao nhiệm vụ cho bộ phận tổ chức cán bộ Chánh Văn phòng giữ vai trò chủ tịch hội đồng tuyển dụng, phối hợp với Phòng Văn thư lưu trữ để thực hiện quy trình tuyển dụng.
Sau khi hoàn thành quy chế tổ chức thi tuyển, thí sinh sẽ trải qua phần thi đánh giá trình độ chuyên môn Nếu vượt qua, họ sẽ tiến vào vòng phỏng vấn để đánh giá tác phong, đạo đức làm việc và kỹ năng giao tiếp ứng xử.
* Bước 5: Thông báo kết quả tuyển dụng
Sau khi hoàn thành các bước tuyển chọn, hội đồng tuyển dụng sẽ tiến hành xem xét kỹ lưỡng các kết quả để xác định những ứng viên đủ tiêu chuẩn và xứng đáng cho vị trí cần tuyển.
2.2.2.1 Tiêu chuẩn chung về chuyên ngành văn thư
❖ Tiêu chuẩn chung về phẩm chất đối với nhân viên văn thư
Có bản lĩnh chính trị vững vàng và kiên định với chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, mỗi cá nhân cần nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng Sự trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là điều thiết yếu, đồng thời bảo vệ lợi ích của Tổ quốc và nhân dân cũng là trách nhiệm quan trọng của mọi công dân.
Công chức cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo quy định pháp luật, nghiêm túc chấp hành nhiệm vụ được phân công từ cấp trên, tuân thủ pháp luật và giữ vững kỷ luật, kỷ cương trong công việc, đồng thời chấp hành nghiêm chỉnh nội quy hành chính.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com quy, quy chế của cơ quan.
Cán bộ công chức cần thể hiện sự tận tụy, trách nhiệm và trung thực trong công việc, đồng thời phải cẩn thận và gương mẫu trong thực thi công vụ Họ cần tuân thủ các nguyên tắc cần, kiệm, liêm, chính và chí công vô tư, cũng như chấp hành đầy đủ các quy định pháp luật về thẩm quyền, quy trình và thủ tục hành chính Quan trọng hơn, việc bảo mật thông tin trong quá trình thực thi công vụ phải được tuyệt đối tuân thủ.
- Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.
- Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực.
❖ Tiêu chuẩn chung về năng lực chuyên môn - Ngạch văn thư chính:
Để thực hiện hiệu quả các chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước, cần nắm vững hệ thống chính trị và tổ chức các cơ quan nhà nước Đồng thời, hiểu rõ chế độ công vụ, công chức và kiến thức về công tác văn thư cũng như bảo vệ bí mật Nhà nước là rất quan trọng.
+ Tham gia xây dựng các văn bản pháp luật hướng dẫn thực hiện công tác văn thư; xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thư;
Đánh giá chung về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện lực Việt Nam
Qua quá trình khảo sát công tác tổ chức và quản lý văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam, tôi đã nhận diện được một số ưu điểm nổi bật.
Ban lãnh đạo Tập đoàn luôn quan tâm và chỉ đạo chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ, chú trọng đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chính xác Khu vực văn thư, lưu trữ được bố trí tại tầng 23 với đầy đủ trang thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại.
Tập đoàn đã thiết lập một Phòng Văn thư Lưu trữ riêng biệt để phù hợp với cơ cấu tổ chức phức tạp và khối lượng tài liệu đa dạng Lãnh đạo cơ quan chú trọng tổ chức bộ máy và nhân sự cho công tác này, đồng thời thực hiện chế độ phụ cấp hàng năm cho cán bộ làm lưu trữ.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Công tác tuyển dụng được thực hiện theo quy trình hợp pháp, minh bạch và công khai, nhằm đảm bảo lựa chọn đúng và đủ nguồn lực phục vụ cho công việc.
Doanh nghiệp lớn của Nhà nước yêu cầu đội ngũ cán bộ, công nhân viên đông đảo để xử lý khối lượng công việc và tài liệu hàng ngày Việc bố trí nhân sự hợp lý không chỉ nâng cao chất lượng công việc mà còn tăng hiệu quả thực hiện nhiệm vụ được giao Mỗi cán bộ, công nhân viên đảm nhận một nhiệm vụ riêng, từ đó tránh tình trạng thiếu việc làm.
Lãnh đạo Tập đoàn và Văn phòng luôn nhận thức rõ tầm quan trọng của yếu tố con người trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt trong công tác Văn thư lưu trữ Để nâng cao năng lực cho cán bộ, công nhân viên, Tập đoàn hàng năm tổ chức các khóa đào tạo và cử đi học nghiệp vụ văn thư lưu trữ Nhờ những nỗ lực này, các nhiệm vụ và công việc trong cơ quan được thực hiện một cách quy củ, nề nếp và chuyên nghiệp hơn.
Quá trình xây dựng công việc cho từng cán bộ, công nhân viên chức đã được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiện đại, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân Điều này đảm bảo việc giải quyết công việc diễn ra kịp thời và hiệu quả.
Kiểm tra đánh giá công việc là một bước quan trọng trong quản lý văn thư lưu trữ, giúp lãnh đạo Tập đoàn ban hành các văn bản hướng dẫn thực tiễn hơn Qua đó, những điểm tích cực được phát huy và sai sót trong quá trình thực hiện công việc được phát hiện kịp thời.
Mặc dù Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong công tác tổ chức và kiểm tra văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Bộ phận quản lý văn thư lưu trữ chưa phát huy hết vai trò của mình trong công tác này, do một số cán bộ còn yếu về chuyên môn và thiếu phương pháp làm việc khoa học, đổi mới.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Cán bộ, công nhân viên đã có nhận thức đầy đủ về công tác văn thư lưu trữ, nhưng ý thức trách nhiệm vẫn chưa cao, họ chỉ thực hiện những nhiệm vụ được giao mà thiếu sự tâm huyết với nghề Việc tham mưu cho lãnh đạo và hỗ trợ triển khai các nghiệp vụ văn thư lưu trữ còn hạn chế, dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác này.
Công tác văn thư lưu trữ hiện tại chỉ tuân theo quy định của Văn phòng Tập đoàn, thiếu quy chế riêng dẫn đến ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai các hoạt động văn thư lưu trữ Việc này gây khó khăn trong thực hiện các nghiệp vụ do chưa có những quy định cụ thể từ cơ quan có thẩm quyền.
Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc cán bộ, công nhân viên thiếu ý thức trong việc học hỏi và nâng cao kiến thức Sự thiếu chú trọng từ lãnh đạo trong công tác đào tạo đã khiến một số cán bộ, công nhân viên không tập trung, thậm chí ngủ gật hoặc ra ngoài nói chuyện trong giờ học.
Vấn đề tổ chức và thực hiện nghiệp vụ vẫn còn tồn tại nhiều lỗi về thể thức và kỹ thuật Công tác kiểm tra văn bản trước khi ký chưa được thực hiện chặt chẽ, dẫn đến thiếu sót trong việc rà soát các yếu tố cần thiết Hoạt động kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm quy chế về công tác văn thư lưu trữ chưa nghiêm túc và triệt để Nhiều cán bộ, công nhân viên chỉ tập trung vào công việc kiểm tra gần đến hạn, làm giảm hiệu quả công việc Hơn nữa, công tác lập hồ sơ công việc thực hiện chủ yếu mang tính hình thức.
Công tác tổ chức và kiểm tra văn thư lưu trữ hiện vẫn còn mang tính hình thức, dẫn đến việc chưa phát hiện được những sai sót trong quy định Điều này ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng công việc và cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
