Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư mai linh, thực trạng và giải pháp

Đồng thời có một số bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như: “ Văn phòng trong các c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH, THỰC

TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HIỀN

Mã số sinh viên : 1507 QTVA 063

Khóa : 2015 – 2017

Lớp : ĐHLT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 15A

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp” bên cạnh sự nỗ

lực của bản thân, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến ThS Lâm Thu Hằng - Giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp, người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành đề tài này Tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể quý thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành đề tài của mình

Để hoàn thành được đề tài này tôi xin cảm ơn quý Công ty Cổ phần Đầu

tư Mai Linh đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi được thực tế tìm hiểu tại Công ty đồng thời sự nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ của cán bộ, nhân viên Công ty từ đó tôi có cơ sở để hoàn thành đề tài của mình

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp” Đó là sự cố

gắng, nỗ lực hết mình trong thời gian qua Song khoảng thời gian có hạn, kinh nghiệm và kiến thức còn chưa sâu nên trong quá trình làm khóa luận chắc còn nhiều thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường Vì vậy,

sự động viên, đóng góp ý kiến của các thầy cô, các bạn sinh viên trong trường sẽ

là những ý kiến quý báu giúp khóa luận được hoàn thiện hơn cũng như là bài học kinh nghiệm cho bản thân tôi

Tôi xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức công tác văn

thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải

pháp” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu có tính

độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này

ở bất kỳ đâu Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thông tin không chính xác và không trung thực sử dụng trong khóa luận này

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan trên

Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2017

Tác giả

Nguyễn Thị Hiền

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý chọn đề tài do 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp Nghiên cứu 5

7 Giả thuyết nghiên cứu 6

8 Đóng góp của đề tài 6

9 Cấu trúc của đề tài 6

Chương 1 8

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 8

1.1 Công tác Văn thư 8

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 8

1.1.2 Vị trí 9

1.1.3 Yêu cầu 9

1.1.4 Mục đích, ý nghĩa 11

1.1.5 Nội dung của công tác văn thư 12

1.1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 12

1.1.5.2 Quản lý văn bản 14

1.1.5.2.1 Quản lý văn bản đến 14

1.1.5.2.2 Quản lý văn bản đi 19

1.1.5.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 25

1.1.5.3.1 Tác dụng của Danh mục hồ sơ 26

1.1.5.3.2 Căn cứ lập Danh mục hồ sơ 26

1.1.5.3.3 Nội dung lập Danh mục hồ sơ 26

1.1.5.3.4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ 28

1.1.5.3.5 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 30

1.1.5.4 Quản lý và sử dụng con dấu 30

1.1.5.4.1 Về quản lý con dấu 31

1.1.5.4.2 Sử dụng con dấu 32

1.2 Công tác lưu trữ 33

1.2.1 Khái niệm 33

1.2.2 Tính chất 33

1.2.3 Ý nghĩa 34

1.2.4 Nội dung 34

1.2.4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 34

1.2.4.2 Xác định giá trị tài liệu 35

1.2.4.3 Chỉnh lý tài liệu 37

1.2.4.4 Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 40

1.2.4.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 41

1.2.4.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 43

*Tiểu kết chương 1 46

Chương 2 47

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 47

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh và phòng Hành chính Nhân sự 47

2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 47

2.1.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển 47

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 48 2.1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Phòng hành chính - nhân sự 48

2.1.1.2.2 Phòng Tài chính – Kế toán 50

2.1.1.2.3 Ban quản lý dự án 51

2.1.1.2.4 Phòng Thanh quyết toán 52

2.1.1.2.5 Phòng quản lý giá và đấu thầu 53

2.1.1.2.6 Phòng Quản lý thiết kế 53

2.1.1.2.7 Phòng kinh doanh 53

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 54

2.1.2 Khái quát chung về phòng Hành chính Nhân sự 55

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 55

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 57

2.2 Thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 58

2.2.1 Tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 58

2.2.2 Ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 58

2.2.3 Nhân sự về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 59

2.2.4 Nội dung về công tác văn thư, lưu trữ 60

2.2.4.1 Công tác văn thư 60

2.2.4.1.1 Soạn thảo văn bản 60

2.2.4.1.2 Quản lý văn bản 69

2.2.4.1.2.1 Quản lý văn bản đến 69

2.2.4.1.2.2 Quản lý văn bản đi 72

2.2.4.1.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty 75

2.2.4.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 76

2.2.4.2 Công tác lưu trữ 78

2.2.4.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu 78

2.2.4.2.2 Xác định giá trị tài liệu 78

2.2.4.2.3 Chỉnh lý tài liệu 78

2.2.4.2.4 Thống kê, xây dựng công cụ tra cứu 83

2.2.4.2.5 Tổ chức bảo quản tài liệu 83

2.2.4.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 83

2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 84

2.2.6 Công tác kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ 84

2.3 Đánh giá chung 85

2.3.1 Ưu điểm 85

2.3.2 Nhược điểm 87

2.3.3 Nguyên nhân 89

2.3.3.1 Lãnh đạo Công ty chưa quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ 89

2.3.3.2 Chưa có sự động viên thích đáng đối với cán bộ làm công tác hành chính văn phòng 90

2.3.3.3 Công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự còn nhiều yếu kém 90

2.3.3.4 Ý thức, trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ còn chưa cao 90 *Tiểu kết chương 2 91

Chương 3 92

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 92 3.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 92

3.1.1 Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Công ty về công tác văn thư lưu trữ 92

3.1.2 Đẩy mạnh công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 92

3.1.3 Đổi mới cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên 93

3.1.4 Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chia sẻ, động viên, khuyến khích cán bộ, nhân viên hơn nữa 94

3.1.5 Tiếp tục hoàn thiện và bổ sung hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ 95

3.1.6 Tăng cường áp dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 96

3.1.7 Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại 96 3.1.8 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015 vào công tác văn thư lưu trữ 96 3.1.9 Tăng cường công tác giám sát, kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ 97

*Tiểu kết chương 3 97 KẾT LUẬN 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý chọn đề tài do

Ngày nay cùng với sự phát triển của đất nước, sự phát triển nhanh và

mạnh của nền kinh tế thị trường, sự đầu tư của các doanh nghiệp nước ngoài, đồng thời các doanh nghiệp trong nước thì thi nhau ra đời tạo nên một nền kinh

tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Doanh nghiệp muốn tồn tại, muốn phát triển thì bắt buộc phải luôn luôn đổi mới, phản ứng nhanh với thị trường và biết nắm bắt cơ hội Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng của mọi thông tin, đó chính là văn bản, là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời Để cung cấp được thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý hay không? Thì còn phải phụ thuộc vào việc xây dựng và ban hành các Quyết định quản lý vào hệ thống văn bản của cơ quan ban hành

Hiện nay đối với các cơ quan hành chính Nhà nước thì hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ đã tương đối hoàn thiện Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp thì hầu như công tác này chưa được chú trọng, đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân

Các doanh nghiệp lớn, loại hình Công ty cổ phần đa số đã có cán bộ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên về mặt tổ chức công tác văn thư, lưu trữ thì chưa cụ thể, rõ ràng, cán bộ văn thư lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều, không chuyên trách, đào tạo không đúng chuyên ngành, Công ty thì chưa ban hành văn bản nào quy định về công tác văn thư, lưu trữ, nếu có thì văn bản ban hành quy định còn sơ sài, chưa cụ thể, chặt chẽ Đối với các doanh nghiệp vừa

và nhỏ đặc biệt là Công ty trách nhiệm hữu hạn thì hầu như không có cán bộ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời cũng không quan tâm đến công tác này

Với những tồn tại trên đã dẫn đến tình trạng văn bản ban hành tính khả thi không cao, việc quản lý văn bản thì lộn xộn, không khoa học, làm mất mát, lẫn lộn hồ sơ tài liệu, tài liệu thì bó gói, chất đống trong kho, con dấu Công ty thì quản lý lỏng lẻo, sử dụng thì chưa đúng quy định… Từ đó đã gây ảnh hưởng

2 rất lớn đến việc quản lý, hoạt động kinh doanh cũng như lợi nhuận của các doanh nghiệp đồng thời làm cho nền kinh tế của đất nước bị kìm hãm và chậm phát triển

Xuất phát từ thực trạng trên thì ta thấy việc nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ ở doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết hiện nay Qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, là một doanh nghiệp tương đối lớn kinh doanh về đầu tư xây dựng và bất động sản tôi thấy tình hình về hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại đây còn tồn tại nhiều hạn chế

Vì vậy tôi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty CP Đầu

tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp” để có thể nghiên cứu sâu hơn về công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn

công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp

2 Lịch sử nghiên cứu

Trong hoạt động của cơ quan Nhà nước cũng như các doanh nghiệp hiện nay thì hầu như việc chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành đều phải dựa trên những thông tin, cơ sở pháp lý được văn bản hóa và được lưu trữ lại tại các kho lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp Nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết về sự cung

cấp cơ sở lý luận cũng như bằng chứng pháp lý một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả thì một số nhà nghiên cứu đã có một số công trình, xuất bản phẩm, các đề tài khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ về công tác văn thư, lưu trữ

Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trường Đại

học như: Giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” (PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà nội 2005), “Lịch sử, lý luận, thực tiễn

về lưu trữ và quản trị văn phòng” (PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học

Quốc gia Hà Nội), “Nghiệp vụ công tác văn thư” (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông Vận tải, 2016), “Nghiệp vụ công tác lưu trữ” (Trường Đại

3 học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông Vận tải, 2016) Nội dung các cuốn sách này đề cập trực tiếp đến cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ

Ngoài ra còn một số giáo trình, sách tham khảo có nội dung đề cập gián

tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ như: “Quản trị hành chính văn phòng” (Vũ Đình Quyền, NXB Thống kê 2005), “Quản trị văn phòng” (Nguyễn Hữu Tri, NXB Khoa học và Kỹ thuật 2005), “Quản trị văn phòng” (Nguyễn Thành Độ,

Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội

2012), “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” (Trần Thị Thu Hương, NXB Tổng

hợp Tp.HCM 2008)

Đồng thời có một số bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản

lý, chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam như: “ Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước với

việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật” (Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí

VTLTVN số 2/2008); “Phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ ở các

bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ năm 1994” (Tạp chí

LTVN số 02/1994)

Và các luận văn, khóa luận của sinh viên nghiên cứu như: Luận văn Thạc

sĩ “Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ

quan cấp bộ” Nguyễn Mạnh Cường (2006); luận văn thạc sĩ “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” Trịnh Thị Năm

(2009); luận văn Thạc sĩ “nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

tại Bộ Giáo dục và Đào tạo” Phạm Thị Chung (2009) Các luận văn trên đề cập

đến quy trình soạn thảo, ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, về việc tổ chức,

sắp xếp khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khóa luận “Một số biện

pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa”;

Nhữ Mai Nhung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015); khóa luận “Nâng cao

hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”; Nguyễn Thị Quyên, Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội (2016); khóa luận “Công tác quản lý văn bản và lập hồ

4

sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng

và giao thông INTRACOM” Phạm Thị Nga; Trường Đại học Nội vụ (2016)

Các khóa luận tìm hiểu về việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư, công tác quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Nhìn chung các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập trực tiếp hay gián tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ ở những mức độ, phạm vi khác nhau Tuy nhiên các công trình nghiên cứu tập trung chủ yếu vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Nhà nước còn công tác văn thư, lưu trữ tại các doanh nghiệp còn ít và chưa có hệ thống Vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Nhưng những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu quan trọng được tham khảo trong quá trình viết đề tài về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai

Linh, thực trạng và giải pháp của tôi

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Một là nhằm làm phong phú hơn lý luận về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hai là nghiên cứu về tổ chức, quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;

- Ba là tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đó tìm ra nguyên nhân đồng thời đưa ra một số giải pháp góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế, phát huy những ưu điểm tiến tới hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu đề tài tiến hành giải quyết các nhiệm vụ

sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ;

- Tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, đặc biệt là phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trong bài khóa luận của tôi là nghiên cứu về lý luận, về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ;

Phạm vi không gian: Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;

Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê được lấy từ các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong khoảng thời gian 5 năm, từ năm 2012 đến tháng 10 năm 2017

6 Phương pháp Nghiên cứu

Khóa luận được tiếp cận theo nhiều phương pháp khác nhau, dựa vào nội dung của các văn bản pháp luật của Nhà nước, các giáo trình giảng dạy về công tác văn thư, lưu trữ làm nền tảng, sau đó qua quan sát, gắn kết lý luận với thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh rút ra nhận xét, đánh giá.Trong quá trình thực hiện, tôi đã sử dụng các những phương pháp sau đây:

Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ;

Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;

Phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;

Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác văn thư, lưu trữ qua cán bộ văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được;

6 Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần lý luận và quy định của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Mai Linh

Phương pháp mô tả: Qua quá trình quan sát tôi tiến hành mô tả lại toàn bộ công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

7 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu nghiên cứu một cách nghiêm túc, đề tài sẽ được đưa vào ứng dụng thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đó nhằm hoàn thiện hơn nữa Công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty;

Góp phần hoàn thiện cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ

8 Đóng góp của đề tài

- Về lý luận: Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu

tư Mai Linh;

- Về thực tiễn: Những giải pháp, đề xuất có tính khả thi trong nghiên cứu

có thể được ứng dụng vào thực tiễn góp phần đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;

- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho các nghiên cứu cùng chuyên đề tiếp theo

9 Cấu trúc của đề tài

Ngoài các phần Mở đầu, kết luận đề tài được chia thành 3 chương như

sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Mai Linh

7 Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1 Công tác Văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Văn bản là phương tiện được các cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối

với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta có thể hiểu khái niệm công tác văn thư theo những cách sau:

Theo Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư thì công tác văn thư được hiểu là “ bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”

Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư năm 2016, của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhà xuất bản Giao thông vận tải định nghĩa rằng “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ

chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân” [4,7]

Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nội dung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được thể hiện cao hơn Đảm bảo về mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành

Theo Giáo trình lý luận công tác văn thư năm 2005, của PGS Vương Đình Quyền, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội định nghĩa rằng “ Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm

đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức” [4,8]

Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở trên, ta có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau:

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”

Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức, được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

1.1.3 Yêu cầu

Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau:

* Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định

rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

* Chính xác

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần phải:

Chính xác về thể thức văn bản: thể thức văn bản được quy định tại Nghị

định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Công tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu không đảm bảo

về mặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, không có giá trị pháp lý cao

Chính xác về nội dung văn bản:

Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật:

Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…

Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận văn

bản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thông tin nội dung văn bản

* Hiện đại

Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện

và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã

hội Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

1.1.4 Mục đích, ý nghĩa

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm

tốt công tác lưu trữ

1.1.5 Nội dung của công tác văn thƣ

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên

có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác văn thư Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây:

1.1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Ta có thể hiểu văn bản là: Một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá ); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Bởi vậy quy trình soạn thảo và

ban hành văn bản là vô cùng quan trọng

Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư

Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như sau:

Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo văn bản

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Thứ nhất xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

Thứ hai thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

Thứ ba soạn thảo văn bản;

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

Thứ năm trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Bước 2 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nếu thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung vào văn bản

Bước 3 Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

Nhân bản đúng số lượng quy định

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

Bước 4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự kiểm tra và

chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 5 Ký văn bản

Văn bản sau khi được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự kiểm tra lần cuối thì chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận Văn thư để làm thủ tục ban hành

1.1.5.2 Quản lý văn bản

1.1.5.2.1 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Thông tư

số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

Lưu đồ quản lý văn bản đến

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn

Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến và đóng dấu đến, ghi số, ngày đến

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản

đến Đăng ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn

bản đến

Lưu hồ sơ

bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức

Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa

ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận

mà không phải đóng đấu “Đến”

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các

cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;

Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;

Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

Đăng ký văn bản đến

Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy

vi tính

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó;

Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý;

Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng

ký văn bản mật đến

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng ký Văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết đúng thời hạn Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được;

Ý kiến phân phối Văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết Văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng;

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của Người

có thẩm quyền, Văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào

Sổ đăng ký Văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản

lý Văn bản đến Đồng thời thực hiện thủ tục chuyển giao Văn bản đến

Bước 4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,

tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước;

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến

đề xuất của đơn vị, cá nhân;

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy

ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết;

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôc đốc việc giải quyết văn bản đến;

Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.1.5.2.2 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao Văn bản, Văn bản nội bộ và Văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản

lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

Lưu đồ quản lý văn bản đi

Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Đăng ký văn bản đi

Nhân bản, đóng dấu cơ quan

và dấu mức độ khẩn, mật

Lưu hồ sơ

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

Ghi ngày, tháng, năm văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Bước 2 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

* Đăng ký văn bản đi bằng Sổ

Lập Sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp;

Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản

* Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này;

Việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó;

Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được

in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý;

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

* Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

* Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành;

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản;

Mép bì được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản

Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì

* Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay

trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều

và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng;

Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít thì sử dụng

Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, sử dụng cột “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào

Sổ gửi văn bản đi bưu điện;

Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10

và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Bước 5 Lưu văn bản đi

* Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc;

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng

ký

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số;

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước;

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

1.1.5.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

Lập hồ sơ là là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;

Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập

1.1.5.3.1 Tác dụng của Danh mục hồ sơ

Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ;

Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản

lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;

Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng

1.1.5.3.2 Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục

hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có)

1.1.5.3.3 Nội dung lập Danh mục hồ sơ

Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động;

Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan,

tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ;

Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động;

Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ

Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách

nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn

vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị;

Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có)

Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;

Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập;

Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và

ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01;

Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu

từ số 01

1.1.5.3.4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách:

Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành;

Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của

cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm

Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục

Công tác lập hồ sơ được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày

22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

Bước 1 Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế

và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ

về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ)

Bước 2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã

mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của Lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ số, tránh bị thất lạc

hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ;

Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản,… Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp

và sắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo

quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và

sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập;

Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ

và thực tế tài liệu trong hồ sơ);

Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ;

Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau

1.1.5.3.5 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ số, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ

sơ, tài liệu sau:

Hồ sơ về những công việc giải quyết chưa xong;

Hồ số phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn

vị chủ trì);

Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

1.1.5.4 Quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản

Việc quản lý và sử dụng con dấu được Chính phủ quy định chi tiết trong Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm

2016 về Quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của

Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau:

1.1.5.4.1 Về quản lý con dấu

Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng;

Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật;

Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc;

Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật;

Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu;

Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấptrước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định;

Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng

ký mẫu con dấu;

Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu Trường hợp bị hỏng phải thực hiện

thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

Không được đóng dấu khống chỉ;

Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,

tổ chức hoặc tên của phụ lục;

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

Ngoài ra đối với doanh nghiệp tại điều 44 Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 do Quốc Hội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2014 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:

Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

Tên doanh nghiệp;