Khóa luận tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tập đoàn điện lực việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : ThS LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : NGUYỄN VIỆT CHINH Mã số sinh viên : 1705QTVC005 Khóa : 2017 - 2021 Lớp : 1705QTVC HÀ NỘI - 2021 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận “Tổ chức, kiểm tra Văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam”, xin gửi lời cảm ơn đến q thầy (cơ) Khoa Quản trị Văn phịng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc đến ThS Lâm Thu Hằng, hướng dẫn kiến thức kiến thức chuyên ngành, giúp tiếp cận vấn đề hướng để hồn thành đề tài Tôi xin cảm ơn Cán bộ, cơng nhân viênVăn phịng Tập đồn điện lực Việt Nam tạo điều kiện cho tơi có tài liệu có liên quan đến Tập đồn để hồn thành tốt đề tài Tơi xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 31 tháng năm 2021 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng trình thực hiện./ Hà Nội, ngày 31 tháng năm 2021 Sinh viên ii DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT CBCNV : Cán bộ, cơng nhân viên EVN : Tập đồn Điện lực Việt Nam VTLT : Văn thư Lưu trữ iii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT iii PHẦN MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Tổ chức” 1.1.2 Khái niệm “Kiểm tra” 1.1.3 Khái niệm “Công tác văn thư” 1.1.4 Khái niệm “Công tác lưu trữ” 1.2 Vai trò tổ chức kiểm tra 10 1.3 Nội dung tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 11 1.3.1 Nội dung tổ chức kiểm tra máy công tác văn thư lưu trữ 11 1.3.2 Nội dung tổ chức kiểm tra nhân công tác văn thư lưu trữ 12 1.3.3 Nội dung tổ chức kiểm tra việc xây dựng nội quy, quy chế 12 1.3.4 Nội dung tổ chức kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 12 Chương THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 17 2.1 Tổng quan Tập đoàn điện lực Việt Nam 17 2.1.1 Q trình hình thành phát triển tập đồn điện lực Việt Nam 17 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Tập đoàn điện lực Việt Nam 20 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Tập đoàn điện lực Việt Nam 21 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ văn phịng Tập đồn điện lực Việt Nam 23 2.1.5 Cơ cấu tổ chức văn phòng 26 2.2 Thực trạng tổ chức kiểm tra cơng tác văn thư lưu trữ Tập đồn điện lực Việt Nam 27 2.2.1 Thiết lập máy làm công tác văn thư, lưu trữ 27 2.2.2 Tuyển dụng nhân 28 iv 2.2.3 Bố trí xếp nhân 34 2.2.4 Đào tạo nhân 37 2.2.5 Xây dựng quy trình cơng việc 38 2.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ 40 2.3 Đánh giá chung tổ chức kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện lực Việt Nam 45 2.3.1 Ưu điểm 45 2.3.2 Hạn chế 46 2.3.3 Nguyên nhân 47 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 50 3.1 Xây dựng vị trí làm việc cho phận văn thư lưu trữ 50 3.2 Thiết kế lại máy làm công tác văn thư lưu trữ 51 3.3 Xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng cơng tác văn thư lưu trữ 52 3.4 Hồn thiện văn đạo công tác văn thư lưu trữ 53 3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 53 3.6 Xây dựng số KPI quản lý kiểm tra công tác văn thư lưu trữ 54 TỔNG KẾT 55 DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 v PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, công tác văn thư lưu trữ ngày củng cố với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quan lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu quan, tổ chức Với vị lớn Tập đoàn Điện lực Việt Nam, tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Thơng qua hoạt động này, giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu sử dụng lại cần thiết Đây gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc tổ chức, kiểm tra điều hành cán bộ, công nhân viên hoạt động văn thư lưu trữ Bên cạnh đó, khơng thể khơng nhắc tới đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên góp phần khơng nhỏ Tập đồn, đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, phân phối tài liệu; nơi lưu trữ, bảo quản giúp cho hoạt động tra cứu dễ dàng, thuận tiện nhanh chóng Đây nơi lưu giữ bí mật Tập đồn, bên cạnh cơng tác văn thư lưu trữ nối liền tất phận với nhau, với lãnh đạo, sợi dây liên lạc Tập đoàn với quan khác, với cấp cấp Thực công tác văn thư lưu trữ góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quan Qua tìm hiểu, nhận thấy Cơng tác Văn thư lưu trữ Tập đồn ln đánh giá cao trình thực nhiệm vụ, tơi chọn đề tài “Tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu Qua đề tài này, tơi muốn có nhìn thổng thể kỹ tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tổng quan tình hình nghiên cứu Ngiên cứu công tác văn thư, lưu trữ nội dung nhiều tác giả quan tâm tổng hợp, trình bày khóa luận, viết biên soạn thành sách, giáo trình, sách chun khảo Có thể kể đến loại tài liệu tham khảo sau: - Sách giáo trình có tiêu biểu như: Lý luận công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền, xuất năm (2016) Tác giả dành chương 01 cho vấn đề tổ chức quản lý công tác văn thư chưa sâu vào nội dung tổ chức cơng tác văn thư Giáo trình lý luận phương pháp công tác lưu trữcủa tác giả Chu Thị Hậu(2016), Nhà xuất Lao động, Hà Nội Qua khảo sát tìm hiểu nguồn tài liệu cho thấy hầu hết sách chuyên khảo nghiên cứu cơng tác văn thư góc độ lý luận chung, áp dụng tất loại hình quan, tổ chức cịn việc lý luận công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ cho loại hình quan riêng biệt Giáo trình Quản trị Văn phịng GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Diệp, ThS Trần Phuơng Hiền, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (2012) Trong giáo trình tác giả trình bày vấn đề chung văn phòng, tổ chức văn phòng nghiệp vụ văn phịng Cuốn Giáo trình đưa quan niệm khác văn phòng, đề cao vai trò văn phòng hoạt động quan, doanh nghiệp Giáo trình Quản trị Văn phòng PGS.TS Văn Tất Thu, NXB Bách Khoa Hà Nội (2020) Trong tác giả sâu vào cơng tác tổ chức máy văn phịng; quản trị nguồn nhân lực; xây dựng thực chương trình, kế hoạch; cơng tác tham mưu, tổng hợp; lãnh đạo, kiểm tra cơng tác văn phịng quản trị công tác văn thư lưu trữ; quản trị hậu cần Từ đó, tơi tham khảo sâu công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ - Khóa luận tốt nghiệp: Bùi Trâm Anh (2018), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND Huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội, Thực trạng giải pháp Quàng Thị Hằng (2018), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Huyện ủy Mường Ảng, tỉnh Điện Biên Nguyễn Thị Vui (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức, quản lý cơng tác Văn thư, Lưu trữ Văn phòng Hội đồng Nhân dân, ủy ban Nhân dân huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Qua khỏa sát nguồn tài liệu cho thấy hầu hết cơng trình, viết tập trung vào số chủ đề chủ yếu tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ, lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ, nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức cụ thể mà chưa có đề tài sâu vào khảo sát công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ Tập đồn Điện lực Việt Nam - Nhóm cơng trình luận văn thạc sĩ Lê Hồng Dũng (2020): “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An” Có thể nói kết khảo sát cơng trình tài liệu tham khảo quý báu, cung cấp nhìn tổng quan tình hình văn thư lưu trữ Việt Nam nói chung số quan nói riêng Đề tài tác giả có kế thừa chọn lọc không trùng lặp Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu: Hệ thống lại số vấn đề, lý luận chung công tác tổ chức kiểm tra văn thư lưu trữ vai trị, nội dung cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quan Tiếp theo, khảo sát đánh giá tình hình thực tế cơng tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Từ đánh giá ưu, nhược điểm cơng tác tổ chức, kiểm tra Tập đồn Điện lực Việt Nam đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Nhiệm vụ: Thứ nhất: Tìm hiểu sở lý luận chung tổ chức kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Thứ hai, đưa thực trạng công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Thứ ba, từ đánh giá tình hình tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Cuối cùng, từ ưu nhược điểm, nguyên nhân phần đánh giá xây dựng số giải pháp đề suất nhằm nâng cao tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu khóa luận công tác văn thư, lưu trữ Tập đồn Điện lực Việt Nam cụ thể tình hình cơng tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Các giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức, kiểm tra Tập đoàn Điện lực Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Khơng gian: Tập đồn Điện lực Việt Nam + Thời gian: Từ năm 2020 đến năm 2021 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Sử dụng cơng trình nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho sở lý luận thực tiễn đề tài Tìm hiểu khải niệm, vai trị, nội dung cơng tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đây phương pháp quan trọng, có vai trị định đến thành công đề tài Phương pháp giúp b) Loại “Tối mật” phải Bộ trưởng Bộ Công an phê duyệt; c) Loại “Mật” Ngành Công Thương phải Bộ trưởng Bộ Công Thương phê duyệt; d) Loại “Mật” nêu Khoản 4, Điều 50 Quy định phải Tổng Giám đốc EVN phê duyệt (hoặc PTGĐ phụ trách lĩnh vực), riêng điểm b phải Chủ tịch HĐTV EVN chấp thuận trước cấp Đơn vị người thực phép cung cấp nội dung phê duyệt yêu cầu bên nhận tin sử dụng mục đích thoả thuận không tiết lộ cho bên thứ ba e) Khi mang tài liệu nước ngoài, phải có văn trình rõ nội dung bí mật mang nước nào, xin ý kiến quan cấp theo hệ thống dọc nơi có liên quan để xem xét định f) Cán bộ, nhân viên Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam tiếp xúc với người nước khơng phép tiết lộ bí mật Tập đồn Điện lực Quốc gia Việt Nam; g) Không làm cơng việc có sử dụng đến tài liệu mật lúc có mặt người khơng có trách nhiệm liên quan đến cơng việc Khi tài liệu mật phải báo cáo với thủ trưởng Đơn vị đồng thời thủ trưởng Đơn vị phải báo cáo với thủ trưởng trực tiếp quản lý quan Công an để xử lý kịp thời; h) Các Đơn vị: yêu cầu công việc chuyên môn, cần cung cấp tài liệu mật EVN quản lý cho quan bên ngồi phải qua Văn phịng EVN để đăng ký làm thủ tục theo quy định Thẩm quyền cung cấp tài liệu mật cho tổ chức, cá nhân nước có yêu cầu: a) Chủ tịch HĐTV, Tổng giám đốc có thẩm quyền cho phép in, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật, Mật theo Điểm c, Khoản 2, Điều Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 Bộ Công Thương văn quy phạm pháp luật có liên quan; b) Chủ tịch HĐTV EVN, Tổng giám đốc EVN có quyền phê duyệt việc cung cấp tài liệu độ “Mật” nêu Khoản 4, Điều 50 Quy định này; theo quy định Điều lệ EVN chức nhiệm vụ văn quy phạm pháp luật có liên quan; c) Chủ tịch HĐTV, Chủ tịch Công ty, Tổng giám đốc/Giám đốc Đơn vị cấp II có thẩm quyền phê duyệt việc cung cấp tài liệu độ “Mật” nêu Khoản 4, Điều 50 Quy định sở chức nhiệm vụ theo Điều lệ đơn vị, bao gồm: - Phương án bảo vệ an toàn đơn vị hệ thống truyền tải, phân phối điện thuộc đơn vị quản lý; - Đề thi kiểm tra phục vụ tuyển dụng nhân sự, nâng ngạch chuyên môn, nghiệp vụ loại đề thi chuyên môn/chuyên ngành khác đơn vị chưa công bố; - Hồ sơ cá nhân cán công nhân viên, hồ sơ lý lịch đảng viên (kể hồ sơ lưu trữ liệu điện tử) đơn vị quản lý; - Tài liệu liên quan đến cơng tác bảo vệ trị nội đơn vị d) Thủ trưởng đơn vị công ty EVN có thẩm quyền phê duyệt việc cung cấp số tài liệu độ “Mật” nêu Khoản 4, Điều 50 Quy định Khi cấp tài liệu mật phải có: giấy giới thiệu, biên bên giao bên nhận (biên phải ghi chặt chẽ ghi đầy đủ tài liệu giao nhận, ký nhận đầy đủ) Điều 57 Chế độ báo cáo, thống kê công tác bảo mật Cơ quan EVN đơn vị EVN phải thực chế độ báo cáo thống kê công tác bảo mật theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 Bộ Công Thương, cụ thể: Các đơn vị lưu giữ bí mật nhà nước, EVN phải thống kê tài liệu, vật mang bí mật nhà nước, bí mật EVN đơn vị theo trình tự thời gian độ mật Báo cáo đột xuất: Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo kịp thời Văn phòng EVN/Đơn vị vụ việc lộ, lọt, bí mật nhà nước xảy hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Trong báo cáo cần nêu rõ lý do, nguyên nhân, biện pháp tiến hành xử lý, kết ý kiến đề xuất Báo cáo định kỳ: - Báo cáo công tác hàng năm gửi trước ngày 15/12 hàng năm; - Báo cáo năm Báo cáo định kỳ báo cáo tồn diện cơng tác bảo vệ bí mật hàng năm năm Đơn vị, báo cáo cần ngắn gọn, xác, phản ánh đầy đủ tình hình cơng tác bảo vệ bí mật năm năm Các loại báo cáo quan EVN gửi về: Bộ Công Thương theo quy định 5.Các loại báo cáo bảo vệ bí mật đơn vị EVN gửi về: a) Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam trước 15/12 hàng năm; b) Ủy ban nhân dân, quan công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đơn vị đóng trụ sở Điều 58 Tiêu huỷ tài liệu mật Trình tự, nguyên tắc, thẩm quyền, thủ tục, cách thức tiêu hủy tài liệu mật tuân thủ theo Luật BVBMNN (khi có hiệu lực); Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 9/01/2017 Bộ Công Thương văn có liên quan Thẩm quyền định tiêu huỷ tài liệu mật quy định sau: a) Tại Cơ quan EVN Tổng Giám đốc định b) Tại Đơn vị EVN Thủ trưởng đơn vị định c) Đối với mật mã thực quy định Ban Cơ yếu Chính phủ Tổ chức tiêu huỷ tài liệu mật phải thực theo quy định sau: a) Hội đồng tiêu huỷ tài liệu mật Cơ quan EVN gồm: - Thủ trưởng Cơ quan EVN Chủ tịch Hội đồng - CVP PCVP EVN Phó Chủ tịch Hội đồng - Đại diện phận bảo mật quan Ủy viên - Đại diện đơn vị có tài liệu huỷ Ủy viên - Người trực tiếp quản lý tài liệu mật Ủy viên, thư ký hội đồng b) Hội đồng tiêu huỷ tài liệu mật đơn vị gồm: - Đại diện lãnh đạo đơn vị Chủ tịch Hội đồng - CVP PCVP, Trưởng Phó phịng HC Phó Chủ tịch Hội đồng - Đại diện phận bảo mật quan Ủy viên - Đại diện phận có tài liệu huỷ Ủy viên - Người trực tiếp quản lý tài liệu mật Ủy viên, thư ký Hội đồng c) Lập biên thống kê đầy đủ danh mục tài liệu mật cần tiêu huỷ, phải ghi rõ số cơng văn, số bản, trích yếu tài liệu Nội dung biên phải phản ánh phương thức, trình tự tiến hành người thực tiêu huỷ tài liệu mật theo quy định pháp luật Biên phải có đầy đủ chữ ký thành viên tham gia tiêu huỷ d) Không tiết lộ thời gian, địa điểm tiêu hủy tài liệu mật không để lọt tài liệu mật cần tiêu hủy Cách thức tiêu huỷ tài liệu mật: a) Đối với tài liệu mật văn in giấy phải đốt xé, nghiền nhỏ tới mức chắp ghép lại b) Đối với tài liệu mật băng, đĩa, phim, phải làm thay đổi toàn hình dạng tính tác dụng đảm bảo khơng thể khai thác, sử dụng c) Trong trường hợp đặc biệt, khơng có điều kiện tổ chức tiêu hủy tài liệu mật theo quy định trên, tài liệu mật không tiêu hủy gây hậu nghiêm trọng cho an ninh, quốc phịng lợi ích khác Nhà nước EVN người quản lý tài liệu mật quyền tự tiêu hủy sau phải báo cáo văn với người đứng đầu EVN/ Đơn vị quan Công an Nếu việc tự tiêu hủy tài liệu mật khơng có lý đáng người tiêu hủy tài liệu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật d) Biên tiêu hủy tài liệu mật lưu phận bảo mật đơn vị Điều 59 Các quy định có liên quan khác cơng tác bảo mật, cam kết bảo vệ bí mật Tập đồn Điện lực Quốc gia Việt Nam Các đơn vị phải bố trí, bồi huấn, giao nhiệm vụ cụ thể cho CBCNV làm cơng tác bảo vệ bí mật CBCNV quan EVN/Đơn vị làm công tác liên quan trực tiếp đến bí mật Tập đồn Điện lực Quốc gia Việt Nam phải có lý lịch rõ ràng, có phẩm chất đạo đức tốt, cẩn thận, kín đáo, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật, có trình độ chun mơn, nghiệp vụ lực cơng tác hoàn thành nhiệm vụ giao CBCNV đơn vị làm công tác liên quan trực tiếp đến bí mật Tập đồn Điện lực Quốc gia Việt Nam phải cam kết bảo vệ bí mật văn (theo mẫu phụ lục kèm theo) với thủ trưởng đơn vị Văn cam kết nộp cho phận bảo mật, tổ chức đơn vị lưu giữ Khi nhận công tác làm công tác bảo mật phải có thoả thuận quan an ninh cấp làm cam kết bảo vệ bí mật Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam Khi nước ngồi phải quan có thẩm quyền cho phép Những người giao làm công việc liên quan đến bí mật Tập đồn Điện lực Quốc gia Việt Nam phải thực nghiêm túc nội dung Quy định quy định pháp luật có liên quan Các đơn vị phải tuân thủ việc giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang tin bí mật trang bị sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác bảo vệ bí mật tra, kiểm tra lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước theo Luật BVBMNN (khi có hiệu lực) Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 9/01/2017 Bộ Công Thương Trách nhiệm đơn vị/cá nhân việc sử dụng, quản lý điện mật: a) Việc sử dụng điện mật phải thể theo chế độ tài liệu mật theo quy định số 06/QĐ-VPTW ngày 01/6/2017 Văn phòng Ban chấp hành Trung ương, sửa đổi bổ sung sau quy định hành EVN Nội dung điện mật phổ biến đến người có trách nhiệm, khơng tự ý chép, lưu trữ phổ biến nguyên văn chuyển cho nhiều người xem; b) Cơ quan/cá nhân giải xong điện mật phải trả lại cho yếu Văn phòng Trung ương Đảng bảo quản Điện “Tuyệt mật” phải trả lại sau tuần; điện “Mật”, “Tối mật” phải trả lại sau tháng Khi cần giữ điện mật lại để nghiên cứu, phải trao đổi với yếu Văn phòng Trung ương Đảng thời gian giữ lại; c) Cơ quan cán làm thất lạc điện mật phải nhanh chóng lập biên xác nhận rõ: người làm mất, trường hợp nào, nội dung điện đề cập vấn đề đồng thời phải báo cho Thủ trưởng đơn vị phụ trách yếu Văn phòng Trung ương Đảng biết để có biện pháp xử lý kịp thời Chương V QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU Điều 60 Cấu tạo Bảng thời hạn bảo quản Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam cấu tạo dạng bảng gồm 04 cột chính: Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ, tài liệu Số thứ tự đánh liên tục từ đầu đến cuối bảng Cột 2: Ghi tên nhóm hồ sơ tên hồ sơ, tài liệu Các nhóm hồ sơ, tài liệu xác định sở chức năng, nhiệm vụ quan EVN/Đơn vị bao gồm 21 nhóm xếp theo trật tự từ chung đến riêng Cụ thể sau: a) Tài liệu tổng hợp, hành chính; b) Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; c) Tài liệu tổ chức, nhân sự; d) Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng; e) Tài liệu lao động, tiền lương; f) Tài liệu tài chính, kế tốn; g) Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng đấu thầu; h) Tài liệu khoa học công nghệ môi trường; i) Tài liệu viễn thông công nghệ thông tin; j) Tài liệu hợp tác quốc tế; k) Tài liệu tra, bảo vệ; l) Tài liệu pháp chế; m) Tài liệu thi đua, khen thưởng; n) Tài liệu quan hệ cộng đồng; o) Tài liệu kỹ thuật sản xuất điện; p) Tài liệu điều độ; q) Tài liệu truyền tải; r) Tài liệu kinh doanh kiểm tra, giám sát mua bán điện; s) Tài liệu công tác điện nông thôn; t) Tài liệu an toàn bảo hộ lao động; u) Tài liệu vật tư, xuất nhập khẩu; v) Tài liệu tổ chức Đảng; w) Tài liệu tổ chức Cơng đồn; x) Tài liệu tổ chức Đồn niên quan; y) Tài liệu tổ chức Hội cựu chiến binh quan Trong nhóm, hồ sơ, tài liệu xếp theo trật tự sau: - Tập văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn chung (hồ sơ nguyên tắc); - Hồ sơ xây dựng văn quản lý, đạo, điều hành, hướng dẫn; - Hồ sơ hội nghị; - Chương trình, kế hoạch, báo cáo; - Hồ sơ tổ chức thực chương trình, đề án, dự án; - Hồ sơ giải việc; - Hồ sơ kiểm tra, tra; - Báo cáo chuyên đề; - Sổ sách; - Công văn trao đổi Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản tài liệu theo hai mức: vĩnh viễn có thời hạn tính năm Cột 4: Ghi vấn đề cần dẫn lưu ý thực Điều 61 Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mức bảo quản vĩnh viễn: Tài liệu thuộc mức đưa vào bảo quản Lưu trữ quan sau lựa chọn nộp vào Lưu trữ lịch sử đến hạn theo quy định pháp luật hành lưu trữ theo Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 3/01/2013 Chính phủ Quyết định số 1032/QĐ-EVN ngày 31/8/2017 việc ban hành Danh mục tài liệu chun mơn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành Điện cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày Mức bảo quản có thời hạn: Tài liệu thuộc mức đưa vào bảo quản Lưu trữ quan, không nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Hết thời hạn bảo quản, tài liệu thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét để định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại tiêu huỷ theo trình tự quy định pháp luật Bảng thời hạn bảo quản tài liệu sử dụng để xác định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan EVN/Đơn vị toàn Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam Đối với hồ sơ, tài liệu liên quan đến kiện, vụ việc giai đoạn lịch sử khơng cịn giữ đầy đủ cần nâng mức thời hạn bảo quản lên cao so với quy định Bảng Trường hợp thực tế phát sinh hồ sơ, tài liệu mà chưa có Bảng thời hạn bảo quản đơn vị vận dụng mức thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tương ứng quy định Bảng tuyệt đối tuân thủ văn pháp luật hành khác có liên quan để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu Đối với hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét, đánh giá lại; cần thiết gia hạn thời hạn bảo quản Điều 62 Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam thể dạng bảng phụ lục XII kèm theo Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu điện tử thực theo quy định hành pháp luật quy định Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 63 Trách nhiệm quản lý, kiểm tra, hướng dẫn Văn phịng EVN/Đơn vị có trách nhiệm: a) Chủ trì phối hợp với Ban Pháp chế quản lý, kiểm tra, hướng dẫn đôn đốc thực Quy định Ban/Đơn vị thuộc đối tượng áp dụng quy định Điều Quy định này; b) Định kỳ phối hợp với Ban liên quan tổ chức đánh giá, tổng hợp báo cáo hiệu sử dụng hệ thống văn phòng điện tử tham mưu việc chỉnh sửa, nâng cấp nhằm đáp ứng nhu cầu công việc quan EVN/Đơn vị; c) Phối hợp EVNICT/Bộ phận CNTT đơn vị đảm bảo hệ thống văn phòng điện tử hoạt động thông suốt ổn định, đáp ứng yêu cầu giải công việc quan EVN/Đơn vị Định kỳ hàng tháng báo cáo lãnh đạo Tập đồn tình hình quản lý, sử dụng hệ thống văn phòng điện tử hoạt động điều hành sản xuất Tập đoàn; d) Đầu mối sử dụng hệ thống văn phòng điện tử để quản lý văn đi/đến, trao đổi thông tin, quản lý hồ sơ, tài liệu EVN đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật; e) Đề xuất việc hiệu chỉnh nghiệp vụ phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế EVN/Đơn vị đảm bảo phù hợp với quy định hành Nhà nước; f) Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo tình hình giải cơng việc, lập hồ sơ công việc tiến độ triển khai ý kiến đạo lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị; g) Văn phịng EVN/Đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận/xử lý/tra cứu tìm kiếm tồn văn đi/đến EVN/Đơn vị theo trình tự, chức nhiệm vụ thẩm quyền; đầu mối tiếp nhận ý kiến đề xuất Ban/Phòng việc hiệu chỉnh/phân quyền cho CBCNV để tổng hợp trình lãnh đạo EVN/Đơn vị xem xét phê duyệt trước giao EVNICT/bộ phận CNTT thực hiệu chỉnh Trách nhiệm Ban/Phòng: a) Trên sở văn đến CVP PCVP quan EVN/Đơn vị chuyển đến lãnh đạo EVN/Đơn vị đạo, chuyển thành công việc, giao đạo CBCNV chuyên môn giải trực tiếp giải quyết; b) Theo dõi nội dung trình giải CBCNV, đạo đôn đốc CBCNV giải công việc thời hạn yêu cầu Khoản 10 Điều Quy định này; c) Các Ban/Phòng/cá nhân quyền tra cứu, đọc xem văn Lãnh đạo EVN/Đơn vị phân công giải theo chức nhiệm vụ EVNICT phận CNTT đơn vị có trách nhiệm: a) Quản lý tồn sở hạ tầng kỹ thuật, máy chủ, cài đặt, vận hành hệ thống văn phòng điện tử, đảm bảo toàn vẹn văn bản/hồ sơ/dữ liệu đạo điều hành hệ thống; đảm bảo tiện ích thống kê/trích xuất số liệu báo cáo chức hệ thống phần mềm; đảm bảo liệu thống kê sẵn sàng cập nhật theo ngày/tuần/tháng/quý/năm; b) Quản lý, cấp thu hồi tài khoản đăng nhập hệ thống văn phòng điện tử cho CBCNV sở đề nghị văn Văn phịng EVN/Đơn vị; c) Chịu trách nhiệm cơng tác triển khai, vận hành, hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng đảm bảo tuyệt đối an toàn bảo mật; quản trị hệ thống văn phòng điện tử cho quan EVN/Đơn vị; phối hợp với Văn phòng EVN/Đơn vị đào tạo hướng dẫn sử dụng hệ thống; d) Chủ động đề xuất với Văn phòng EVN/Đơn vị giải pháp hiệu chỉnh, nâng cấp để đảm bảo hệ thống đáp ứng tốt theo yêu cầu quản lý quan EVN/Đơn vị; e) EVNICT phép hiệu chỉnh phần mềm, bổ sung quyền tra cứu/đăng nhập/xem văn tiện ích khác cho tài khoản cá nhân/Ban/Đơn vị có đồng ý văn Văn phịng EVN trình Thủ trưởng Cơ quan phê duyệt văn chấp thuận quy trình nghiệp vụ Văn phịng EVN Điều 64 Chế độ thống kê, báo cáo Định kỳ (tuần/tháng/quý), Văn phòng EVN/Đơn vị vào kết giải công việc hệ thống; thực thống kê tỷ lệ hồn thành giải cơng việc tuần/tháng để báo cáo Người có thẩm quyền họp giao ban tuần/tháng/quý Điều 65 Điều khoản thi hành Các Phó Tổng Giám đốc EVN, Trưởng Ban thuộc HĐTV EVN, Chánh Văn phòng, Trưởng Ban chức EVN, Thủ trưởng Đơn vị thuộc đối tượng áp dụng Khoản 2, Điều Quy định tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy định Các Đơn vị áp dụng trực tiếp Quy định ban hành hướng dẫn thực nội dung đặc thù đơn vị chưa quy định Quy định Hướng dẫn Đơn vị không trái quy định pháp luật, quy định EVN Quy định Quy định sở để Người đại diện phần vốn EVN, đơn vị cấp II, cấp III công ty cổ phần, công ty TNHH doanh nghiệp khác vận dụng, có ý kiến xây dựng ban hành quy định có nội dung liên quan đến Quy định đơn vị Trong trình thực Quy định này, phát vướng mắc, khó khăn, cần bổ sung, sửa đổi, Ban/Đơn vị báo cáo Tập đoàn Điện lực Việt Nam để nghiên cứu, sửa đổi bổ sung cho phù hợp Phụ lục 6: Công văn số 3473/ VP-EVN ngày 20 tháng năm 2020 việc đánh giá Kết Lập hồ sơ công việc Ban/VP Cơ quan Tập đồn Phụ lục 7: Cơng văn số 948/EVN-VP ngày 28/02/2021 việc quán triệt công tác rà sốt, phân loại, chỉnh lý số hóa tài liệu lưu trữ đơn vị Phụ lục 8: Chỉ thị 5288/CT-EVN Về việc đẩy mạnh thực công tác cải cách hành chính; quản lý văn điện tử, lập hồ sơ công việc tài liệu lưu trữ Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam ... chức kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 12 Chương THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 17 2.1 Tổng quan Tập đoàn điện lực Việt Nam. .. đồn Điện lực Việt Nam cụ thể tình hình công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Các giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức, kiểm tra Tập đoàn Điện lực Việt Nam - Phạm... lực Việt Nam Nhiệm vụ: Thứ nhất: Tìm hiểu sở lý luận chung tổ chức kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Thứ hai, đưa thực trạng công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn Điện lực