2.2.1. Thiết lập bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ
Chánh Văn phịng
Phó Chánh Văn phịng (Phụ trách VTLT)
Trưởng phịng Văn thư lưu trữ
Bộ phận Photo Chun viên văn thư Chun viên lưu trữ Chun viên Văn phịng Điện tử Phó T.Phịng giúp T.Phịng đơn đốc/chỉ đạo/tham mưu 27
Chánh Văn Phịng đứng đầu Văn phịng Tập đồn thực hiện chỉ đạo phân cơng nhiệm vụ các Phịng, Ban trong Văn phịng. Phó Chánh Văn Phịng phụ trách Phịng Văn thư lưu trữ nhận nhiệm vụ từ Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo, phân công nhiệm vụ, kiểm tra chun mơn nghiệp vụ. Trưởng Phịng Văn thư lưu trữ nhận và chịu trách nhiệm vụ trước Chánh Văn phịng và Phó Chánh Văn phịng trong việc thực hiện cơng tác Văn thư lưu trữ tại phịng của mình, tại đây các Chun viên trực tiếp nhận nhiệm vụ và thực hiện công việc theo sự sắp xếp chỉ đạo của Phó Chánh Văn phịng và Trưởng phòng Văn thư lưu trữ về các nhiệm vụ được giao gồm có:Bộ phận photo, Chuyên viên Văn thư, Chuyên viên Lưu trữ, Chun viên Văn phịng Điện tử, Phó Trưởng Phịng giúp Trưởng Phịng đôn đốc/chỉ đạo/tham mưu.
Với vị thế là một Doanh nghiệp lớn hàng đầu tại Việt Nam nên số lượng văn bản hàng ngày lớn cả trong nội bộ Tập đồn và các Cơng ty hay của Nhà nước. Để đáp ứng nhu cầu công việc và chất lượng cơng việc, thì có thể thấy bộ máy tổ chức cơng tác Văn thư lưu trữ của Văn phịng Tập đồn Điện lực Việt Nam hoàn toàn hợp lý. Với bộ máy này, Lãnh đạo có thể dễ dàng tổ chức các khâu kiểm sốt, kiểm tra các cơng việc hay chất lượng của đội ngũ Chuyên viên trong Phòng Văn thư lưu trữ. Bên cạnh đó, với cơ cấu tổ chức bộ máy là một Phịng Văn thư lưu trữ riêng và các cơng việc chun mơn cụ thể từ đó giúp Lãnh đạo có thể tuyển dụng, bổ sung, nhân lực theo đúng trình độ, chun mơn với vị trí cơng việc được giao. Các Chun viên Văn thư lưu trữ thực hiện công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình theo vị trí được phân cơng và của Văn phịng Tập đồn giúp nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.
2.2.2 Tuyển dụng nhân sự
Cán bộ, cơng nhân viên là nhân tố đóng vai trị quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ, cơng nhân viên có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương
28
pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ, công nhân viên chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâmtrực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phịng và lãnh đạo cơ quan. Và Từ đó, Lãnh đạo Tập đồn đã đưa ra các tiêu chuẩncũng như cách thức tuyển dụng cán bộ, công nhân viên trong công tác văn thư lưu trữ một cách hợp lý:
Quy trình tuyển dụng cán bộ cơng tác văn thư-lưu trữ Phòng Văn thư Lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam:
* Bước 1: Đề đạt xin ý kiến Lãnh đạo
- Phó Chánh Văn phịng gửi tờ trình xin Lãnh đạo Văn phịng sau đó gửi qua phịng Tổ chức Nhân sự phê chủ trì ban Tổ chức Nhân sự xem xét giải quyết.
- Sau khi xét duyệt, thành lập bộ phận làm kế hoạch tuyển dụng.
* Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Phó Chánh Văn Phòng xây dựng, đề ra một kế hoạch tuyển chọn chi tiết về vị trí cần tuyển, nghề nghiệp cần tuyển, hồ sơ ứng tuyển, câu hỏi, bài thi, kinh phí, thời gian tuyển,.. Sau khi có kế hoạch tuyển dụng và làm tốt công tác chuẩn bị sẽ thông báo tuyển dụng.
* Bước 3: Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng
- Tập đoàn Điện lực Việt Nam tuyển dụng cán bộ văn thư lưu trữ thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của Tập đồn và niêm yết cơng khai tại trụ sở về tiêu chuẩn số lượng cần tuyển, thời gian địa điểm tiếp nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển. Bên cạnh đó người dự tuyển có thể nộp hồ sơ online qua gmail của bộ phận tuyển dụng.
- Thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký tuyển ít nhất là 30 ngày, kể từ
29
ngày thông báo tuyển dụng công khai trên phương tiện thông tin đại chúng - Chậm nhất 7 ngày trước ngày tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển sau đó Ban Tổ chức Nhân sự lập danh sách người đủ điều kiện dự tuyển và niêm yết công khai tại trụ sở dự tuyển và gửi email đến các cá nhân.
* Bước 4: Tổ chức tuyển dụng
- Khi hết thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển, Chánh Văn phịng Tập đồn Điện lực Việt Nam tuyển dụng cán bộ, công nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng để tổ chức tuyển dụng. Trường hợp không thành lập hội đồng tuyển dụng, Chánh Văn phịng Tập đồn giao cho bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện. Chánh văn phòng là chủ tịch của Hội đồng tuyển dụng cùng với Phòng Văn thư lưu trữ thực hiện việc tuyển dụng cán bộ văn thư- lưu trữ.
- Thực hiện quy chế tổ chức thi tuyển, sau khi vượt qua phần thi đánh giá trình độ chun mơn thì sẽ bước vào vòng phỏng vấn tác phong, đạo đức làm việc, giao tiếp ứng xử,...
* Bước 5: Thông báo kết quả tuyển dụng
Sau khi người dự tuyển đã trải qua các bước trên hội đồng tuyển dụng xem xét toàn diện các kết quả trong các bước tuyển chọn để quyết định lựa chọn những người đủ tiêu chuẩn, xứng đáng vào vị trí cần tuyển.
2.2.2.1 Tiêu chuẩn chung về chuyên ngành văn thư
❖ Tiêu chuẩn chung về phẩm chất đối với nhân viên văn thư
- Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công chức theo quy định của pháp luật; nghiêm túc chấp hành sự phân công nhiệm vụ của cấp trên; tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội
30
quy, quy chế của cơ quan.
- Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu trong thực thi cơng vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí cơng vơ tư; tn thủ các quy định của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành chính và tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi cơng vụ.
- Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.
- Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực.
❖ Tiêu chuẩn chung về năng lực chun mơn - Ngạch văn thư chính:
+ Nắm vững và thực hiện tốt chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; am hiểu về hệ thống chính trị, hệ thống tổ chức các cơ quan nhà nước, về chế độ công vụ, công chức và các kiến thức về công tác văn thư; bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Tham gia xây dựng các văn bản pháp luật hướng dẫn thực hiện công tác văn thư; xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thư;
+ Có kiến thức và năng lực tổ chức lao động trong hoạt động văn thư; vận dụng được công nghệ thông tin và những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và ngồi nước để nâng cao hiệu quả của cơng tác văn thư;
+ Có năng lực và kỹ năng kiểm sốt việc soạn thảo văn bản hành chính bảo đảm tuân thủ đúng thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền theo quy định của pháp luật; trình bày và bảo vệ được các ý kiến, nội dung đề xuất; có kỹ năng thành thạo giải quyết các công việc liên quan đến nghiệp vụ cơng tác văn thư;
+ Có năng lực nghiên cứu và đề xuất đổi mới, cải tiến quy trình, thủ tục của cơng tác văn thư;
+ Am hiểu tình hình, xu thế phát triển cơng tác văn thư trong nước và
31
thế giới; nắm được xu hướng đổi mới hoặc cải cách hoạt động của công tác văn thư;
– Ngạch văn thư:
+ Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và các kiến thức về công tác văn thư; các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Có năng lực kiểm tra, kiểm sốt về thẩm quyền, trình tự, thủ tục của quá trình soạn thảo văn bản; thực hiện thành thạo các công việc liên quan đến nghiệp vụ của cơng tác văn thư;
+ Có năng lực tổ chức thực hiện cơng việc đạt kết quả; có thể áp dụng cơng nghệ thơng tin và những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và ngoài nước để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư;
– Ngạch văn thư trung cấp:
+ Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và những quy định của Nhà nước về công tác văn thư; bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Nắm được các kiến thức cơ bản của công tác văn thư; +Thực hiện tốt các công việc của công tác văn thư;
+ Sử dụng được các thiết bị văn phòng và các trang thiết bị khác phục vụ yêu cầu nhiệm vụ.
2.2.3.1 Tiêu chuẩn chung chuyên ngành lưu trữ
❖ Tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu
trữ
- Trung thực, khách quan trong q trình thực hiện cơng việc.
- Cẩn thận và tuân thủ nghiêm các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
- Tận tụy, trách nhiệm và có tâm huyết với nghề, với cơng việc.
Đoàn kết, khiêm tốn, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp trong quá trình
32
thực hiện nhiệm vụ.
- Giữ gìn bí mật thơng tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ.
❖ Tiêu chuẩn nghiệp vụ
- Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:
+ Tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học chun ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp chuyên ngành lưu trữ;
+ Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 3 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số
01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam;
+ Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
- Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Nắm vững và thực hiện đúng đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và những quy định, chế độ của ngành về công tác lưu trữ;
+ Nắm vững lý luận, lịch sử và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam; hiểu biết, cập nhật kịp thời những công nghệ hiện đại, xu thế phát triển về công tác lưu trữ của thế giới;
+ Nắm vững kiến thức của các mơn khoa học và chun ngành có liên quan đến việc thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng tài liệu;
+ Có năng lực xây dựng phương án quản lý nghiệp vụ lưu trữ và thủ tục
33
hành chính về lưu trữ; tổ chức thực hiện có hiệu quả các quy trình nghiệp vụ lưu trữ;
+ Có năng lực, kỹ năng quản lý và tổ chức lao động khoa học trong hoạt động lưu trữ. Vận dụng có hiệu quả những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và thế giới vào cơng tác lưu trữ;
+ Có năng lực tổng hợp, tổ chức chỉ đạo, triển khai nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức phối hợp và kiểm tra kết quả công tác của các viên chức
trong thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
Như vậy, tùy vào vị trí cơng việc cần thiết mà Lãnh đạo Văn phòng đưa ra các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển dụng cho phù hợp với vị trí cơng việc và chức năng, nhiệm vụ. Từ đó, bộ phận tuyển dụng và cá nhân ứng tuyển có thể dễ dàng xác định được các nhiệm vụ cũng như công việc cần thực hiện. Làm cơ sở cho quá trình tiếp nhận hồ sơ, đánh giá chất lượng của từng cá nhân ứng tuyển có phù hợp hay khơng, giúp thu ngắn lại thời gian cũng như công sức của Lãnh đạo và Bộ phận tuyển dụng.
Sau khi thực hiện công tác tuyển dụng, Ban lãnh đạo và Bộ Phận nhân sự phụ trách cơng tác tuyển dụng đã họp và đóng góp ý kiến về quy trình tuyển dụng đã đúng hay chưa, rút kinh nghiệm những vấn đề phát sinh và bài học sau đó, thống nhất các trường hợp ứng viên cần xem xét. Đánh giá xem công tác tuyển dụng đã phù hợp chưa thơng qua sự hài lịng của ứng viên để nâng cao tính chun nghiệp. Phân cơng nhiệm vụ, báo cáo kết quả cho ứng viên. Qua đó, cơng tác tuyển dụng nhân sự của Tập đồn ln được đánh giá cao góp phần khơng nhỏ đến nâng cao chất lượng cơng việc, bố trí sắp xếp nhân sự cho phù hợp.
2.2.3 Bố trí sắp xếp nhân sự
Bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ hiện nay tại Tập đồn Điện lực Việt Nam ln nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo. Để kiểm tra công tác bố trí sắp xếp nhân sự có phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mỗi
34
Cán bộ, công nhân viên hay chưa Ban lãnh đạo đề xuất tổ chức các cuộc thi kiểm tra, đánh giá năng lực theo đầu vào và theo năm. Từ đó, đưa ra sự thống nhất trong việc bố trí sắp xếp nhân sự cho đúng chuyên mơn, năng lực của từng CBCNV. Tập đồn Điện lực Việt nam là một doanh nghiệp lớn hàng đầu của nhà nước nên cơng tác bố trí nhân sự hồn tồn đáp ứng tốt u cầu công việc và đáp ứng được sự tín nhiệm của Ban lãnh đạo. Qua cơng tác kiểm tra đánh giá đội ngũ CBCNV Tập đồn đã thơng qua các cơng việc và năng lực của từng CBCNV để sắp xếp nhân sự một cách hợp lý: đứng đầu là Chánh Văn phòng chỉ đạo các Phịng, Ban trong văn phịng trong đó có phịng văn thư lưu trữ;04 Phó Chánh văn phịng và trong đó có 01 Chánh Văn phịng phụ trách Phòng Văn thư lưu trữ trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra chun mơn nghiệp vụ của các chun viên trong Phịng Văn thư lưu trữ; 01 Trưởng phòng Văn thư lưu trữ; 01 Chuyên viên làm Bộ phận photo, 03 Chuyên viên thực hiện công tác Văn thư, 02 Chuyên viên thực hiện cơng tác Lưu trữ, 02 Chun viên Văn phịng Điện tử, 01 Phó Trưởng Phòng giúp Trưởng Phịng đơn đốc/chỉ đạo/tham mưu.Với việc bố trí, sắp xếp nhân sự như vậy hoàn toàn hợp lý với