TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU
Công nghệ mới, hệ thống thông tin
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và toàn cầu hóa đã tạo ra yêu cầu cấp thiết cho các doanh nghiệp trong việc đổi mới và ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này không chỉ đặt ra thách thức mà còn mở ra cơ hội cho doanh nghiệp tiếp cận công nghệ tiên tiến và phương thức kinh doanh hiện đại Một trong những chiến lược hiệu quả để nâng cao lợi thế cạnh tranh và giảm chi phí sản xuất là áp dụng các kỹ thuật mới Theo DeLone (1988), việc lựa chọn công nghệ thông tin phù hợp là yếu tố quan trọng giúp tăng cường năng lực cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1.1.2 Tư duy công nghệ mới
Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ, cùng với yêu cầu của toàn cầu hóa, các quốc gia và doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng và các hoạt động xúc tiến để ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất kinh doanh, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh.
Công nghệ mới là những sản phẩm lần đầu được áp dụng trong sản xuất kinh doanh, có thể là sự kết hợp của nhiều công nghệ khác nhau để tạo ra sản phẩm hoàn hảo Để hội nhập với công nghệ mới, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy công nghiệp, tập trung vào tư duy công nghệ mới Với tư duy này và sự phối hợp liên ngành, con người sẽ có khả năng đổi mới và phát triển các phương pháp giải quyết vấn đề kỹ thuật, từ đó tạo ra những sản phẩm tiên tiến phục vụ cho nền công nghiệp hiện đại.
Công nghệ Thông tin (CNTT) hay Information Technology (IT) là ngành kỹ thuật liên quan đến việc sử dụng máy tính và phần mềm để quản lý thông tin Tại Việt Nam, theo nghị quyết Chính phủ 49/CP ngày 04/08/1993, CNTT được định nghĩa là tập hợp các phương pháp khoa học và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là công nghệ máy tính và viễn thông, nhằm khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử liên kết với nhau, hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Quá trình này bao gồm việc tiếp nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các yếu tố đầu ra thông qua một quy trình xử lý có tổ chức.
Ba thành phần cơ bản:
- Các yếu tố đầu vào (Inputs)
- Xử lý, chế biến (Processing)
- Các yếu tố đầu ra (Outputs)
Hệ thống thông tin là một cấu trúc do con người phát triển, bao gồm các thành phần máy tính để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu, nhằm cung cấp thông tin đầu ra cho người dùng.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, có chức năng thu thập, xử lý và báo cáo thông tin liên quan đến các nghiệp vụ kế toán.
Dữ liệu là một mô tả hình thức về thông tin hoặc hoạt động, và nó có thể được thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau như ký tự, ký số, hình ảnh, ký hiệu và âm thanh.
Cơ sở dữ liệu (CSDL hoặc DB) là tập hợp dữ liệu có mối quan hệ logic, dễ dàng chia sẻ và được thiết kế để đáp ứng nhu cầu sử dụng của tổ chức hoặc cá nhân.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu liên quan được lưu trữ trong máy tính, như bảng chấm công nhân viên hay danh sách các đề án CSDL được thiết kế và xây dựng với mục đích cụ thể nhằm phục vụ cho việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu cho các ứng dụng hoặc người dùng.
Phần mềm kế toán
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Kế toán đã ra đời và phát triển song song với sự tiến bộ của xã hội, và vai trò của nó thay đổi theo từng điều kiện kinh tế, xã hội Trong giai đoạn đầu, kế toán chủ yếu phục vụ cho cuộc sống hàng ngày, với chức năng ghi chép kết quả công việc và đánh giá hiệu quả Tuy nhiên, phương pháp ghi sổ thủ công đã bộc lộ nhiều hạn chế trong kế toán tài chính, như tốn thời gian, ghi chép trùng lặp, không chính xác và thiếu đầy đủ thông tin, cùng với việc cần nhiều nhân lực.
Vào thế kỷ 15, kế toán kép ra đời, đánh dấu sự chuyển biến trong cách xác định tình trạng tài chính của công ty, từ việc xác định sự tồn tại hay phá sản Khi chủ nghĩa tư bản phát triển, kế toán trở thành một hệ thống quan trọng trong việc đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo Ngoài ra, kế toán còn giúp truyền tải thông tin cho các nhà đầu tư, chủ nợ và những người quan tâm đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Ngày nay, kế toán không chỉ là khoa học thu nhận và xử lý thông tin về tài sản, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, như ngân hàng, nhà cung cấp và nhà đầu tư Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đa dạng, thông tin kế toán trở thành nguồn tài liệu cần thiết cho các quyết định kinh tế Định nghĩa về kế toán đã được cập nhật, coi nó là hệ thống đo lường, ghi chép và truyền tải thông tin hữu ích cho người sử dụng Theo luật kế toán ban hành ngày 17/06/2003, kế toán được xác định rõ ràng hơn trong vai trò của mình.
Kế toán là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới dạng giá trị, hiện vật và thời gian lao động Dù phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau và trong các điều kiện kinh tế xã hội đa dạng, kế toán được công nhận là một khoa học quan trọng cho việc thu thập và xử lý thông tin.
Kế toán được coi là một khoa học chuyên về việc thu thập và xử lý thông tin, nhằm cung cấp dữ liệu cần thiết cho những đối tượng có nhu cầu Vai trò chính của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế và tài chính, đáp ứng yêu cầu của người sử dụng thông tin.
Kế toán là một trong những lĩnh vực hàng đầu được ưu tiên tin học hóa, dẫn đến sự ra đời của phần mềm kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp Phần mềm kế toán giúp thay thế các ghi chép thủ công không chính xác và tốn thời gian, nhân lực Nó tự động xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, trở thành công cụ hiệu quả cho việc ghi chép, lưu trữ và tính toán.
Phần mềm kế toán hiện nay rất phổ biến và được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhờ vào tính ưu việt và lợi ích mà nó mang lại Doanh chủ có thể tiết kiệm thời gian cho các nghiệp vụ kế toán, từ đó tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh hàng ngày Các phần mềm này cung cấp đầy đủ các chức năng từ mua bán, thu chi đến quản lý lương và tài sản cố định, cho phép nhiều người cùng làm việc trên một dữ liệu kế toán chung Điều này tạo ra một môi trường làm việc cộng tác, nơi số liệu đầu ra của người này có thể trở thành số liệu đầu vào của người khác, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và tích cực trong văn hóa làm việc của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán, theo nghiên cứu của Nguyễn Văn Điệp (2014), là hệ thống các chương trình máy tính giúp tự động xử lý thông tin kế toán, từ việc lập chứng từ gốc, phân loại, ghi chép sổ sách, đến việc xử lý và in ấn các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Nó hoạt động như một công cụ ghi chép, lưu trữ và tính toán dựa trên dữ liệu đầu vào từ các chứng từ gốc, nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu thập, xử lý và cung cấp các báo cáo cần thiết cho người sử dụng.
Trong những năm gần đây, doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng nhiều phần mềm kế toán, cả nội địa lẫn quốc tế Đặc biệt, một số doanh nghiệp lớn đã triển khai hệ thống SAP và ERP (Enterprise Resource Planning) nhằm tự động hóa quy trình quản lý, trong đó kế toán chỉ là một phân hệ quan trọng.
Cách phân loại thứ nhất, chúng ta có thể chia các phần mềm thành 3 loại theo
Peachtree, Quichbook… Phần mềm trong nước như Esoft, Fast, Bravo, Bit Accounting,…Và phần mềm kế toán nước ngoài được Việt hóa như 1C: Kế toán 8
Phần mềm kế toán có thể được phân loại theo cách sử dụng, chia thành hai nhóm chính: phần mềm tự phát triển hoặc thuê viết và phần mềm kế toán đóng gói Mỗi loại phần mềm này sở hữu những tính năng và đặc điểm riêng biệt, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn theo nhu cầu Mặc dù có sự khác biệt, tất cả phần mềm kế toán đều tuân theo các nguyên tắc hoạt động chung và có cấu trúc cơ bản tương tự trong giao diện và nội dung.
1.2.2.1 Phần mềm kế toán nước ngoài
Hiện nay, nhiều phần mềm kế toán thương phẩm nước ngoài đang được sử dụng tại Việt Nam với giá từ vài ngàn đến hàng triệu USD Những phần mềm như Sun System, Quickbook, và Peachtree nổi bật với tính chuyên nghiệp cao, nhờ quy trình quản lý chặt chẽ ở các nước phát triển Chúng có khả năng xử lý đa dạng, ổn định, và tính kiểm soát tốt, giúp hạn chế gian lận trong kế toán Một số phần mềm đã được Việt hóa, phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, đồng thời cho phép người dùng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu sử dụng.
Phần mềm kế toán nước ngoài nổi bật với hệ thống báo cáo quản trị mạnh mẽ và các công cụ lập báo cáo thông minh, được phát triển dựa trên công nghệ tiên tiến Chẳng hạn, SAP có khả năng tích hợp với Crystal Report, cho phép tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng.
Phần mềm kế toán nước ngoài mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm, trong đó chi phí lắp đặt cao là một yếu tố chính, không phù hợp với khả năng tài chính của nhiều doanh nghiệp Việt Nam.
Quá trình Việt hóa phần mềm kế toán chưa hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, dẫn đến khó khăn cho doanh nghiệp trong việc sử dụng, đặc biệt là về mẫu biểu sổ sách và báo cáo tài chính Phần mềm nước ngoài chủ yếu hỗ trợ theo chế độ kế toán của Mỹ và Anh, và thường gặp khó khăn khi có thay đổi trong chế độ kế toán mới Chi phí cho đào tạo và vận hành phần mềm rất cao, có thể mất từ vài tháng đến cả năm để bộ máy kế toán sử dụng hiệu quả Khi xảy ra sự cố, việc bảo trì và sửa chữa cũng khá phức tạp và tốn kém, doanh nghiệp thường phải mời chuyên viên nước ngoài, dẫn đến chi phí sửa chữa lớn dù sự cố có được khắc phục hay không.
1.2.2.2 Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết (phần mềm đặt hàng)
Các thành phần chi phí phát sinh trong quá trình ứng dụng phần mềm kế toán -16
Quy trình lựa chọn gói phần mềm, đặc biệt là phần mềm kế toán, cho doanh nghiệp thường trải qua 5 giai đoạn: nghiên cứu sơ bộ, phân tích yêu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, triển khai sử dụng, và bảo trì nâng cấp Mỗi giai đoạn này đều yêu cầu doanh nghiệp dự trù các khoản chi phí cụ thể để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.
1.3.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ
Khi doanh nghiệp khởi động dự án phát triển phần mềm, họ thường trình bày các yêu cầu ở mức độ trừu tượng để không giới hạn các giải pháp Điều này giúp các nhà phát triển có thể hiểu và sáng tạo ra những phương án phù hợp nhất với nhu cầu thực tế.
Để phát triển một hệ thống phần mềm hiệu quả, cần nhận biết các chức năng chính mà hệ thống cần cung cấp và tạo ra một số nguyên mẫu để minh chứng cho các khái niệm của hệ thống Ý tưởng có thể xuất phát từ nhiều nguồn như khách hàng, chuyên gia trong lĩnh vực, các nhà phát triển khác, chuyên gia công nghệ, nghiên cứu tính khả thi và việc phân tích các hệ thống hiện có Ngoài ra, việc xây dựng phiên bản thô của lịch trình thực hiện và kế hoạch sử dụng tài nguyên là cần thiết, đồng thời xác định rõ mục đích của việc triển khai phần mềm.
Trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ, nhóm phát triển cần đánh giá yêu cầu của doanh nghiệp, nguồn tài nguyên sẵn có, công nghệ và ý kiến của cộng đồng người dùng về hệ thống mới Các hoạt động như thảo luận, nghiên cứu, phân tích khía cạnh thương mại, khả năng lợi nhuận, các trường hợp sử dụng và tạo nguyên mẫu sẽ giúp xây dựng khái niệm cho hệ thống đích, xác định mục đích, quyền ưu tiên và phạm vi của nó.
Một giai đoạn nghiên cứu sơ bộ không được thực hiện đúng cách có thể dẫn đến việc phát triển các hệ thống không hiệu quả, tốn kém và không khả thi Để thực hiện những công việc đã nêu, chi phí cho hoạt động này sẽ bao gồm nhiều khoản khác nhau.
Chi phí hỗ trợ tư vấn bao gồm lương của chuyên gia trong lĩnh vực phần mềm, được tính theo hợp đồng thực hiện dự án lắp đặt phần mềm hoặc theo số giờ tham gia dự án Ngoài ra, còn có các khoản phí phát sinh khác liên quan đến chuyên gia tư vấn.
Chi phí quản lý dự án bao gồm lương của nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương cho đội ngũ tham gia, cùng với các khoản phụ cấp và đãi ngộ dành cho nhân viên.
- Chi phí thực hiện khảo sát, điều tra, nghiên cứu dự án: chi phí phát sinh để thực hiện khảo sát điều tra, nghiên cứu sơ bộ doanh nghiệp
Chi phí tổ chức hội thảo bao gồm nhiều khoản như thuê phòng họp, chi phí ăn uống, chi phí đi lại cho chuyên gia và nhân viên tham gia nghiên cứu, cùng với một số chi phí khác.
- Thời gian thực hiện dự án: Một dự án thực hiện nhanh với thời gian phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí
1.3.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu
Các chuyên gia phân tích, với sự hợp tác chặt chẽ từ người sử dụng, sẽ xác định rõ ràng các yêu cầu cần thiết cho hệ thống.
Theo mức độ chi tiết có thể chia ra các loại tài liệu yêu cầu:
Xác định yêu cầu là quá trình diễn đạt rõ ràng các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng buộc mà hệ thống phải tuân thủ, sử dụng ngôn ngữ tự nhiên thay vì các sơ đồ Tài liệu này phục vụ cho nhiều đối tượng, bao gồm người quản lý bên khách hàng, người dùng cuối, kỹ sư khách hàng, người quản lý ký kết hợp đồng và các kiến trúc sư hệ thống.
Đặc tả yêu cầu là tài liệu cấu trúc mô tả chi tiết hệ thống dịch vụ, thường được gọi là đặc tả chức năng Tài liệu này đóng vai trò như một hợp đồng giữa người mua và nhà cung cấp phần mềm, cung cấp thông tin cần thiết cho người dùng cuối, kỹ sư khách hàng, kiến trúc sư hệ thống và nhà phát triển phần mềm.
- Đặc tả phần mềm: là mô tả trừu tượng hơn của phần mềm làm cơ sở cho thiết kế và triển khai
Nghiên cứu kỹ các yêu cầu của người sử dụng và hệ thống phần mềm là rất quan trọng để xây dựng các đặc tả về hệ thống, giúp xác định hành vi của nó Giai đoạn này cần trả lời các câu hỏi thiết yếu liên quan đến yêu cầu và chức năng của hệ thống.
(2) Những quá trình cần xử lý trong hệ thống, hay hệ thống phần mềm sẽ phải xử lý những cái gì?
(3) Đầu ra: kết quả xử lý của hệ thống là gì?
(4) Những ràng buộc trong hệ thống, chủ yếu là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra như thế nào?
Để trả lời câu hỏi này, cần xác định rõ các yêu cầu làm cơ sở cho việc đặc tả hệ thống, điều này là kết quả của sự trao đổi và thống nhất giữa nhà đầu tư, người sử dụng và nhà xây dựng hệ thống Mục tiêu chính là tạo ra các hồ sơ mô tả chi tiết yêu cầu của bài toán, nhằm làm nổi bật hành vi và chức năng cần thực hiện của hệ thống dự kiến.
Phân tích yêu cầu là quá trình suy luận các yêu cầu hệ thống thông qua việc quan sát hệ thống hiện tại, thảo luận với người sử dụng và phân tích công việc Quá trình này có thể bao gồm việc tạo ra nhiều mô hình khác nhau, giúp các phân tích viên hiểu rõ hơn về hệ thống Đồng thời, các mẫu hệ thống cũng có thể được phát triển để mô tả các yêu cầu một cách chi tiết.
Trong quá trình phân tích cần lưu ý đến tính khả thi của dự án
Để đảm bảo tính khả thi về kinh tế của hệ thống, chi phí phát triển cần phải tương xứng với lợi ích mang lại Các khoản chi phí bao gồm: mua sắm thiết bị và vật tư (phần cứng), tư vấn, cài đặt thiết bị, quản lý và phục vụ; chi phí khởi công phần mềm phục vụ cho hệ thống và hệ thống liên lạc (truyền dữ liệu); cùng với chi phí đào tạo, huấn luyện và cải tổ tổ chức cho phù hợp.
Các nhân tố ảnh hưởng đến tổng chi phí sử dụng phần mềm kế toán
Lỗi phần mềm có thể làm tăng đáng kể tổng chi phí do thời gian và công sức cần thiết để khắc phục Thông thường, các ứng dụng phần mềm đã được phát triển và có nhiều khách hàng sử dụng sẽ ít gặp lỗi hơn so với các ứng dụng mới được phát triển.
Sự phức tạp ngày càng tăng của phần mềm dẫn đến tổng chi phí gia tăng, do ứng dụng phức tạp hơn cần nhiều thời gian hỗ trợ từ phòng tin học trong quá trình vận hành.
Việc thay đổi phần mềm dựa trên cấu hình hệ thống một cách dễ dàng giúp giảm tổng chi phí so với việc can thiệp vào mã nguồn Can thiệp vào mã nguồn thường phức tạp hơn và dễ dẫn đến nhiều lỗi cũng như các vấn đề không lường trước được.
Việc nâng cấp dễ dàng lên phiên bản mới giúp giảm chi phí tổng thể Ngược lại, các phần mềm phát triển mới thường khó nâng cấp và có thể cần phải thay thế bằng phần mềm khác, dẫn đến chi phí cao hơn Do đó, nếu cần nâng cấp phần mềm nhiều lần, tổng chi phí sẽ gia tăng do phải triển khai phần mềm mới.
Việc lựa chọn ứng dụng không tương thích với quy trình nghiệp vụ của công ty có thể dẫn đến chi phí tăng cao, bao gồm cả việc thay thế phần mềm hoặc điều chỉnh quy trình để phù hợp với ứng dụng Do đó, cần phải đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo ứng dụng phù hợp với ngành nghề cụ thể của công ty.
Lợi ích sử dụng phần mềm kế toán
PMKT mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm cải thiện quá trình ra quyết định, nâng cao chất lượng thông tin kế toán, và đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ Theo nghiên cứu của H.Sajady, M.Dastgir và Hashem Nejad (2008), các doanh nghiệp nhận thấy rằng PMKT có tác động tích cực đến các khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh Dưới đây là một số lợi ích chủ yếu mà PMKT cung cấp cho doanh nghiệp.
1.5.1 Góp phần tự động hóa quá trình hoạt động kinh doanh
Phần mềm kế toán tự động hóa quy trình hoạt động kinh doanh, mang đến dữ liệu theo thời gian thực và giảm thiểu thao tác thủ công cho doanh nghiệp.
Việc xây dựng 27 mục danh mục như đối tượng, nhóm đối tượng, vật tư hàng hóa, hạng mục/công trình, công việc, nhóm công việc, loại thuế, và tiền tệ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu, cho phép sử dụng lại thông tin một cách hiệu quả Hơn nữa, việc tự động tạo ra các báo cáo, sổ sách và tờ khai sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán, đồng thời giúp tự động tính toán giá thành và tồn kho tức thời, từ đó giảm thiểu thao tác kế toán thủ công và hỗ trợ quản lý tốt hơn.
1.5.2 Cải thiện chất lượng thông tin ra quyết đinh
Phần mềm kế toán nâng cao độ chính xác trong công tác kế toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và kiểm tra số liệu để phát hiện sai sót Công cụ này cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản lý, hỗ trợ họ đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng, từ đó tăng cường lợi thế cạnh tranh Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng hàng hóa, xác định sản phẩm bán chạy cần nhập thêm, hoặc quyết định giảm giá cho hàng tồn kho Về mặt tài chính, phần mềm giúp phân tích lãi lỗ và dòng tiền, hỗ trợ quyết định đầu tư và chi phí Đối với quản lý kinh doanh, phần mềm cho phép đánh giá hiệu quả các mảng kinh doanh để mở rộng hoặc thu hẹp phù hợp Trong lĩnh vực marketing, doanh nghiệp có thể xác định đối tượng khách hàng cần chú trọng Như Beke J (2000) đã chỉ ra, việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán cải thiện chất lượng thông tin và quy trình ra quyết định, nhờ vào khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng, thông tin chính xác và kịp thời.
Hệ thống thông tin kế toán có xu hướng tiêu chuẩn hóa các mẫu biểu trong quá trình phân tích dữ liệu, như được chỉ ra bởi Beke (2010) Điều này cho thấy sự quan trọng của việc sử dụng hệ thống thông tin để cải thiện hiệu quả phân tích dữ liệu trong kế toán.
1.5.3 Giảm sai sót gian lận
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp ngăn chặn gian lận và trộm cắp tài sản hiệu quả Nhờ vào dữ liệu từ phần mềm, bộ phận kiểm tra nội bộ có khả năng theo dõi thường xuyên tình hình vật tư, hàng hóa và hiệu suất lao động Điều này cho phép doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát ngẫu nhiên và định kỳ, từ đó giảm thiểu nguy cơ gian lận và trộm cắp.
1.5.4 Hỗ trợ công tác khai báo thuế
Phần mềm kế toán FTS Accounting giúp doanh nghiệp dễ dàng báo cáo thuế bằng cách xuất dữ liệu trực tiếp vào phần mềm kê khai thuế, từ đó nâng cao độ chính xác và tốc độ xử lý Việc sử dụng phần mềm này giảm thiểu việc đi lại đến Chi Cục Thuế do sai sót trong kế toán thủ công Hệ thống sổ sách luôn được cập nhật theo quy định mới nhất của Chính phủ, giúp doanh nghiệp sẵn sàng với các khoản thuế phải nộp và đảm bảo tính thanh khoản Hơn nữa, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch nộp thuế đúng hạn, phù hợp với doanh thu và lợi nhuận, nhằm tránh các khoản phạt thuế không cần thiết.
Phần mềm kế toán mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp bằng cách tiết kiệm chi phí Việc sử dụng phần mềm này giúp quy trình kế toán trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó giảm thiểu chi phí nhân sự Hơn nữa, phần mềm kế toán còn giúp đội ngũ quản lý tối ưu hóa nguồn lực lao động, nâng cao hiệu quả làm việc.
Việc phân tích, dự báo và xây dựng chiến lược quản lý sản xuất kinh doanh là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp Phần mềm quản lý kinh doanh (PMKT) giúp tiếp cận thông tin dễ dàng và lưu trữ dữ liệu an toàn trên máy chủ, cho phép người dùng tìm kiếm thông tin cần thiết một cách nhanh chóng Quản lý tốt chi phí sản xuất không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí không cần thiết, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Theo Booth và cộng sự (2000) cùng Granlund và Malmi (2002), việc áp dụng cấu trúc thông tin phổ biến và tích hợp hệ thống thông tin trong tổ chức có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tăng hiệu quả xử lý nghiệp vụ, cải thiện chất lượng thông tin và hỗ trợ báo cáo tốt hơn Nghiên cứu của Spathis và Constantinides (2002) cho thấy rằng các công ty sử dụng hệ thống thông tin kế toán đã thu được nhiều lợi ích đáng kể, trong đó nổi bật nhất là tăng tính linh hoạt trong việc tạo thông tin và nâng cao chất lượng thông tin Hệ thống thông tin kế toán không chỉ giúp giảm chi phí thông qua việc cải thiện hiệu quả nhờ tin học hóa, mà còn nâng cao khả năng ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, từ đó góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động của công ty (Posten và Grabski, 2001).
Kết luận chương 1 tóm tắt các vấn đề lý luận liên quan đến phần mềm kế toán, bao gồm khái niệm, các chi phí phát sinh trong từng giai đoạn triển khai, và lợi ích mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp Người đọc sẽ có cái nhìn tổng quan về phần mềm kế toán, chuẩn bị cho chương 2, nơi sẽ phân tích chi tiết thực trạng ảnh hưởng của các thành phần chi phí đối với quyết định lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay.
