Mục tiêu nghiên cứu
Triển khai hệ thống ERP thành công đòi hỏi sự phối hợp và nỗ lực đồng bộ từ toàn bộ tổ chức, không chỉ từ một bộ phận Nghiên cứu này tập trung vào các yếu tố quan trọng liên quan đến quá trình triển khai ERP.
- Đánh giá hiện trạng thông qua nhận diện các nhân tố quan trọng dẫn đến việc dừng triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát vào năm 2012 - 2013
- Đề xuất giải pháp giúp triển khai thành công hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát giai đoạn 2018 – 2022.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này áp dụng phương pháp hỗn hợp theo Creswell (2014), kết hợp bảng câu hỏi sử dụng thang đo Likert 5 cấp độ và câu hỏi mở trong cùng một bảng khảo sát để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định dừng triển khai hệ thống ERP Đồng thời, nghiên cứu cũng sử dụng phương pháp chuyên gia để thu thập thêm ý kiến về các yếu tố cần thiết cho việc triển khai thành công một hệ thống ERP.
Số liệu sơ cấp: thông qua quá trình khảo sát các đối tượng khảo sát Từ đó lập bảng phân tích, tổng hợp cho ra kết quả
Số liệu thứ cấp: được thu thập tại công ty Tuyền Phát gồm thông tin
2012-2013 Các số liệu này được dùng trong các dẫn chứng của nghiên cứu
Kết cấu báo cáo nghiên cứu
Kết cấu báo cáo nghiên cứu như sau:
- Đánh giá hiện trạng thông qua nhận diện các nhân tố quan trọng dẫn đến việc dừng triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát vào năm 2012 – 2013
- Đề xuất giải pháp giúp triển khai thành công hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát giai đoạn 2018 – 2022
Qua phương pháp chuyên gia, đặt ra các câu hỏi mở trong bảng khảo sát nhằm tìm ra các nhân tố giúp triển khai thành công ERP
Chuyên gia trong lĩnh vực ERP là những nhà tư vấn có kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP, thường là các nhà quản lý tại những công ty đã thành công trong việc áp dụng hệ thống này.
Phương pháp nghiên cứu định lượng và định tính
Kế thừa mô hình nghiên cứu của Piotr
Nghiên cứu này sử dụng thang đo Likert 5 cấp độ để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định dừng triển khai hệ thống ERP, đồng thời kết hợp câu hỏi mở nhằm phát hiện các yếu tố mới trong cùng một bảng khảo sát Đối tượng khảo sát là các thành viên của công ty Tuyền Phát, những người đã tham gia vào dự án triển khai hệ thống ERP trong năm qua.
Kết quả nghiên cứu và hạn chế
- Xác định được nguyên nhân dừng triển khai hệ thống ERP giai đoạn 2012-2013 và hiện trạng
- Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công khi triển khai hệ thống ERP
- Các hạn chế của nghiên cứu Đề xuất giải pháp, ý kiến nhằm tăng khả năng thành công khi triển khai hệ thống
ERP tại công ty Tuyền Phát giai đoạn 2018 - 2022
Trong phần mở đầu của bài viết, chúng tôi sẽ trình bày lý do lựa chọn đề tài nghiên cứu, cùng với mục tiêu cụ thể mà nghiên cứu hướng tới Đối tượng và phạm vi nghiên cứu sẽ được xác định rõ ràng, giúp người đọc hiểu được bối cảnh nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu sẽ được mô tả chi tiết, đảm bảo tính khoa học và độ tin cậy của kết quả Cuối cùng, sơ đồ nghiên cứu sẽ được giới thiệu để minh họa cấu trúc và quy trình thực hiện nghiên cứu một cách trực quan.
Chương 1 của bài viết giới thiệu cơ sở lý thuyết về hệ thống ERP, bao gồm khái niệm, lợi ích, điều kiện cần thiết khi triển khai và các bước thực hiện hệ thống ERP Ngoài ra, chương này còn cung cấp thông tin về tình hình triển khai ERP trên thế giới và tại Việt Nam, đồng thời đề xuất một mô hình nghiên cứu phù hợp.
Chương 2 của bài viết giới thiệu công ty Tuyền Phát, phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh và quản lý tại đây Trong chương này, chúng tôi sẽ trình bày phương pháp khảo sát cùng với kết quả về các yếu tố ảnh hưởng đến việc dừng triển khai hệ thống ERP trong giai đoạn 2012 – 2013 Bên cạnh đó, ý kiến của các chuyên gia sẽ được đưa ra để nêu rõ những yếu tố cần chú ý khi triển khai hệ thống ERP, nhằm định hướng cho việc triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát trong giai đoạn 2018 –
Chương 3 sẽ trình bày các giải pháp khắc phục nguyên nhân dừng triển khai hệ thống ERP giai đoạn 2012 – 2013, đồng thời đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo triển khai thành công hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát trong giai đoạn 2018 – 2022 Bên cạnh đó, chương này cũng sẽ nêu ra các kiến nghị của tác giả và những hạn chế của đề tài.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
Tổng quan hệ thống ERP
1.1.1 Khái niệm hệ thống ERP
Hệ thống ERP hay ERPs là thuật ngữ rút gọn của Enterprise Resource Planning system
Trong xuất bản năm 2008, Murthy C.S.V (tác giả của nhiều quyển sách về quản trị) đã phân tách và định nghĩa ERP như sau:
An enterprise is a complete business entity equipped with specific resources, which encompass various functions, divisions, and other components These elements work together to achieve the company's defined goals and objectives.
Tài nguyên là những tài sản quan trọng của doanh nghiệp, được sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ Các loại tài nguyên bao gồm nhân lực (con người), tài lực (tài chính) và vật lực (tài sản, thiết bị).
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một nền tảng tích hợp các phần mềm hỗ trợ quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự và các quy trình kinh doanh khác, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện khả năng đáp ứng thông tin và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Với khả năng chia sẻ thông tin xuyên suốt giữa các phòng ban, ERP giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự hợp tác giữa các đơn vị chức năng trong tổ chức.
Qua các định nghĩa đã nghiên cứu về ERP, tác giả tổng hợp như sau Hệ thống ERP gồm:
Hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm các thiết bị phục vụ công việc như hệ thống máy tính và thiết bị đo đạc, cùng với các kết nối mạng liên kết các thiết bị này, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc.
- Tổ hợp các ứng dụng: gồm các chương trình phần mềm quản lý, xử lý công việc của các bộ phận trong doanh nghiệp
Hệ tri thức là tập hợp các phương pháp tính toán và xử lý dữ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời tích hợp các chức năng xử lý thông tin giữa các phòng ban trong tổ chức.
Hệ thống ERP là sự kết hợp giữa tri thức và các ứng dụng trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp thông tin lưu thông xuyên suốt giữa các phòng ban Nó quản lý và chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành hiệu quả Hệ thống này cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực hiện có như nhân sự, nguyên vật liệu và tài chính.
Hình 1.1: Sơ đồ mô tả các chức năng tích hợp trong hệ thống ERP
Số lượng phân hệ tích hợp trong doanh nghiệp phụ thuộc vào ngành nghề và nhu cầu cụ thể, có thể được tùy biến để phù hợp với thực trạng từng doanh nghiệp Một doanh nghiệp hoàn chỉnh thường cần ít nhất các phân hệ như kế toán tài chính, quản lý kho hàng, mua hàng, sản xuất/dịch vụ và bán hàng.
Vào những năm 1960, phần mềm phục vụ ngành sản xuất và phần mềm định hướng kinh doanh phát triển song song, với các ứng dụng ban đầu chỉ thực hiện các tác vụ cụ thể Tuy nhiên, nhiều hệ thống này đã trở nên lỗi thời do sự thay đổi trong nhu cầu kinh doanh và sự tiến bộ của công nghệ Hệ thống thông tin tích hợp đầu tiên, được gọi là phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP), đã ra đời để hỗ trợ quản lý nhà máy trong việc điều phối thời gian sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho và nhu cầu nguyên liệu, từ đó giảm chi phí lưu kho Đến những năm 1970, các nhà quản lý nhận ra tầm quan trọng của việc kết hợp MRP với phần mềm lập kế hoạch phân phối (DRP) nhằm tự động hóa kế hoạch sản xuất tổng thể và quy hoạch sản xuất.
Từ năm 1980, hệ thống MRP đã phát triển thành thế hệ thứ hai (MRPII), sử dụng cơ sở dữ liệu để tính toán dòng tiền, nhu cầu máy móc, lao động và dụng cụ sản xuất (Palaniswamy & Frank, 2000) MRPII giúp nhà sản xuất trả lời các câu hỏi về nguyên vật liệu cần thiết và kế hoạch sản xuất, cung cấp thông tin về những gì cần thiết và thời điểm cần Hệ thống này lập kế hoạch tổng thể và chi tiết theo chức năng của từng phòng ban, nhằm mục tiêu tạo ra một hệ thống thông tin chung cho các phòng ban trong doanh nghiệp.
Vào năm 1990, các nhà quản lý đã bắt đầu tích hợp các chức năng khác nhau của công ty, bao gồm quản trị tài chính, quản trị nhân sự và quản lý dự án, thành một hệ thống thống nhất Cuối cùng, hệ thống MRPII đã tiến hóa và phát triển thành hệ thống ERP.
Từ năm 2000, hệ thống ERP II đã được mở rộng với nhiều tính năng quan trọng, bao gồm quản lý chuỗi cung ứng, tài chính, quản lý tri thức, dự báo, thu mua, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý vật liệu, lập kế hoạch bán hàng, quản lý kho, bảo trì sản phẩm, bán hàng và tiếp thị, cùng với các chức năng liên quan đến kinh doanh điện tử và internet.
Hệ thống ERP đã trở thành một công cụ quản lý trung tâm, tích hợp tất cả các chức năng quản lý doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu duy nhất Sự hấp dẫn của ERP nằm ở khả năng cho phép nhân viên chỉ cần nhập thông tin một lần, và thông tin đó sẽ được chia sẻ đến tất cả các hệ thống trong công ty Điều này giúp mọi người trong doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và cập nhật theo thời gian thực.
Bảng 1.1: Các chức năng của hệ thống ERP của SAP R/3 được triển khai Tài chính
Các khoản phải thu - phải trả
Quản lý và dự báo tiền mặt
Hệ thống điều hành thông tin
Kế toán chi phí sản phẩm
Hoạt động điều phối và logistics
Quản lý hàng tồn kho
Lập kế hoạch vật tư
Đánh giá nhà cung cấp
Quản lý nguồn nhân lực
Lập kế hoạch nhân sự
Hiện nay, hệ thống ERP đã bước vào thế hệ thứ III, cho phép kết nối trực tiếp qua internet và tích hợp các phương tiện truyền thông xã hội Điều này giúp khách hàng và đối tác tương tác nhanh chóng với các bộ phận liên quan, nâng cao hiệu quả trong quản lý và giao tiếp (Phụ lục 1: Danh sách 10 nhà cung cấp ERP tốt nhất 2017 theo Panorama và các nhà cung cấp ERP tại Việt Nam)
1.1.3 Lợi ích của hệ thống ERP
- Chuẩn hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp
- Minh bạch thông tin trong doanh nghiệp
- Định hướng văn hoá tổ chức theo hướng công nghiệp hoá
- Giúp doanh nghiệp tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi
- Tạo thuận lợi trong việc kêu gọi vốn đầu tư trong và ngoài nước vì hệ thống ERP được thiết kế theo tiêu chuẩn, hỗ trợ đa ngôn ngữ
1.1.4 Điều kiện cần khi triển khai hệ thống ERP
Triển khai hệ thống ERP đòi hỏi tổ chức phải đầu tư chi phí, thời gian và nguồn lực, nhưng cũng mang lại nhiều lợi ích Do đó, tổ chức cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa nhu cầu và chiến lược của mình với khả năng giải quyết của hệ thống ERP Việc so sánh giữa chi phí đầu tư và kỳ vọng từ hệ thống là rất quan trọng, cùng với việc xem xét tính khả thi của dự án (Pastor, Esteves, 1999) Thành lập một ban dự án để lựa chọn và đánh giá các giải pháp ERP là cần thiết, với mục tiêu tìm kiếm giải pháp phù hợp nhất và yêu cầu chỉnh sửa tối thiểu Hơn nữa, tổ chức nên hợp tác với nhà tư vấn triển khai dịch vụ ERP có kinh nghiệm Phân tích chỉ số ROI (Return on Investment) cũng giúp đánh giá khoản đầu tư một cách hiệu quả Cuối cùng, tổ chức cần bố trí lại hạ tầng thông tin để đáp ứng yêu cầu của hệ thống ERP khi triển khai.
Chuẩn bị nguồn nhân lực là yếu tố then chốt khi triển khai hệ thống ERP Sự đồng lòng từ quản lý cấp cao đến nhân viên là cần thiết, với cam kết mạnh mẽ từ các nhà quản lý trong việc hỗ trợ quá trình này Nhân viên cần hiểu rõ tầm quan trọng của ERP và nhận được sự hỗ trợ, động viên cũng như khen thưởng kịp thời Đồng thời, việc bồi dưỡng kiến thức sử dụng hệ thống là rất quan trọng Hệ thống ERP được thiết kế để nâng cao năng suất lao động và tối ưu hóa chi phí, do đó, nếu không có nhân lực đủ trình độ, việc triển khai sẽ không mang lại ý nghĩa thực tiễn.
Thực trạng triển khai hệ thống ERP trên thế giới và Việt Nam
1.2.1 Thị trường ERP trên thế giới
Thị trường ERP toàn cầu rất phong phú và đã hoạt động từ sớm, với sự hiện diện của nhiều công ty lớn như Concur, IBM, Infor, Kronos, Microsoft và Oracle từ Hoa Kỳ, cùng với Sage (Anh Quốc), SAP (Đức), Totvs (Brazil) và Yonyou (Trung Quốc) Những công ty này đều có khả năng triển khai hệ thống ERP tại nhiều quốc gia, với nền tảng được thiết kế đa ngôn ngữ.
Ngành công nghiệp phần mềm ERP toàn cầu có giá trị khoảng 25 tỷ USD, với Bắc Âu và Tây Âu là những khu vực hàng đầu trong việc triển khai hệ thống ERP Dự báo, các thị trường mới nổi, đặc biệt ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương, sẽ chứng kiến mức tăng trưởng cao nhất trong tương lai (Gartner, 2016).
1.2.2 Báo cáo các kết quả triển khai ERP của các công ty trên thế giới
Chi phí triển khai hệ thống ERP trên thế giới
Chi phí triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay dao động từ 150.000 USD đến 750.000 USD, tương đương khoảng 2.000 USD mỗi người dùng Đối với các doanh nghiệp lớn, chi phí có thể lên đến vài triệu USD, khoảng 4.000 USD mỗi người dùng Theo một nghiên cứu của Meta Group với hơn 60 công ty quốc tế, chi phí trung bình cho một dự án ERP là 15 triệu USD, bao gồm phần mềm, phần cứng, nhân công và tư vấn Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, dự kiến chi phí triển khai hệ thống ERP sẽ giảm trong tương lai.
Mục đích triển khai hệ thống ERP của các tổ chức trên thế giới
Panorama Consulting Solutions là công ty chuyên cung cấp giải pháp tư vấn toàn diện cho doanh nghiệp Trong một khảo sát năm 2016 với 215 doanh nghiệp, công ty đã thu thập dữ liệu về lý do triển khai hệ thống ERP, mang lại những kết quả thống kê đáng chú ý.
Hình 1.3: Mục đích các tổ chức trên thế giới triển khai ERP
Kết quả triển khai hệ thống ERP của các tổ chức trên thế giới
Hệ thống ERP sau khi được ký kết, trong quá trình triển khai vẫn có thể thành
Lý do khác Quản lý được nhiều nơi Phục vụ khách hàng tốt hơn Thông tin nhanh đến trụ sở và cổ đông
Giảm tải cho đội ngũ quản lý
Thay thế hệ thống Điều hành theo tiêu chuẩn quốc tế Tối ưu công cụ lao động cho nhân viên
Lập báo cáo theo tiêu chuẩn quốc tế
Tối ưu bộ máy quản lý Công ty đang tăng trưởng Thay thế hệ thống (kế thừa)
Tỷ lệ thành công trong việc triển khai hệ thống ERP của các tổ chức trên toàn thế giới đang được đánh giá dựa trên hiệu quả vận hành và kết quả đạt được sau một thời gian Những số liệu này cho thấy mức độ hiệu quả và lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho các doanh nghiệp.
Hình 1.4: Kết quả triển khai hệ thống ERP trên thế giới
Tỷ suất hoàn vốn đầu tư ROI sau khi triển khai thành công ERP
Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI) là một chỉ số quan trọng mà các tổ chức chú trọng và tối ưu hóa Sau khi triển khai thành công hệ thống ERP, nhiều tổ chức đã theo dõi và tổng kết thời gian hoàn vốn của dự án này.
Hình 1.5: Thời gian hoàn vốn của các tổ chức triển khai ERP trên thế giới
1.2.3 Thực trạng triển khai hệ thống ERP trên thế giới Đang theo dõi 36%
Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình và hòa nhập với tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời cải thiện năng suất lao động và thời gian xử lý công việc Theo khảo sát, 81% tổ chức nhận thấy lợi ích kinh doanh rõ rệt sau khi triển khai ERP, khiến nhiều nhà quản lý xem đây là chìa khóa thành công Tuy nhiên, quá trình triển khai cũng gặp không ít thách thức, với hơn một nửa tổ chức cho biết chi phí vượt quá dự toán và lợi ích không đạt như mong đợi Các vấn đề kỹ thuật và yếu tố như thời gian triển khai, trình độ nhân lực, và người dẫn đầu dự án đều ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai Trong tương lai, sự phát triển của công nghệ thông tin và các phiên bản ERP mới hứa hẹn sẽ giảm chi phí, cải tiến tính năng và rút ngắn thời gian triển khai.
1.2.4 Thị trường ERP tại Việt Nam
Mặc dù giá trị thị trường ERP trong nước còn nhỏ so với toàn cầu, nhưng nó lại chiếm tỷ trọng cao trong các ngành khác tại Việt Nam Theo một khảo sát năm gần đây, sự phát triển của ERP đang ngày càng trở nên quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong nước.
Theo báo cáo của tập đoàn dữ liệu quốc tế ICD năm 2016, chi tiêu cho phần mềm tại Việt Nam đã đạt 266,25 triệu USD vào năm 2015 và dự kiến sẽ tăng lên 403,84 triệu USD trong những năm tới.
Năm 2019, ERP chiếm 10,98% GDP hàng năm tại Việt Nam, nhưng chỉ có 1,1% doanh nghiệp trong nước áp dụng giải pháp này, theo thống kê từ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) Mặc dù ERP được coi là công cụ quan trọng cho sự hội nhập, nhưng vẫn chưa được hiểu và đánh giá đúng mức Nhiều dự án chính phủ điện tử mà Việt Nam đang hướng tới sẽ tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của hệ thống ERP trong tương lai.
Tại Việt Nam, có thể chia thành 2 loại phần mềm ERP gồm:
Phần mềm ERP do các công ty trong nước phát triển thường được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp hoặc bắt nguồn từ các phần mềm quản lý nghiệp vụ đơn lẻ Tuy nhiên, do hạn chế về chi phí đầu tư và năng lực, các phần mềm này thường gặp lỗi trong quá trình hoạt động và cần được kiểm tra, sửa chữa thường xuyên Vì lý do này, phần mềm trong nước chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu triển khai một số phân hệ nhất định.
Phần mềm ERP nước ngoài, như Epicor, SAP, Oracle và Microsoft, thường được phân phối trực tiếp hoặc qua các công ty trong nước chuyên tư vấn và triển khai Những phần mềm này đã được hoàn thiện và đóng gói sẵn, với các gói ứng dụng phù hợp tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp Nhà triển khai sẽ điều chỉnh các gói này để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng công ty.
1.2.5 Chi phí triển khai hệ thống ERP tại Việt Nam
Chi phí triển khai hệ thống ERP chuẩn quốc tế tại Việt Nam rất cao, dao động từ vài trăm ngàn đến hàng chục triệu USD, tương tự như chi phí ở các tổ chức toàn cầu Tuy nhiên, chi phí này có thể giảm nếu doanh nghiệp chọn đơn vị tư vấn trong nước Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam thường lựa chọn giải pháp ERP từ nhà cung cấp nước ngoài chủ yếu là những doanh nghiệp lớn, với doanh thu lên đến hàng nghìn tỷ đồng.
Chi phí cho từng dự án ERP của doanh nghiệp Việt Nam thường không được công khai Vì thị trường ERP còn mới và thời gian triển khai kéo dài, nên ngoài chi phí dự toán, các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện cũng rất khó để thống kê.
Năm 2010, công ty Thép Việt – POMINA đã hoàn thành thành công dự án SAP ERP với tổng giá trị đầu tư gần 40 tỷ đồng Dự án bao gồm các phân hệ như kế toán tài chính, kế toán quản trị, sản xuất, bán hàng, phân phối, mua hàng, tồn kho, hệ thống báo cáo lãnh đạo, báo cáo hợp nhất và bảo trì thiết bị Hệ thống này được triển khai tại 6 nhà máy và chi nhánh trên toàn quốc.
Các mô hình nghiên cứu về hệ thống ERP
1.3.1 Mô hình nghiên cứu của Holland và Light (1999)
Nghiên cứu đầu tiên về hệ thống ERP được thực hiện bởi Christopher P Holland và Ben Light từ Manchester Business School vào năm 1999, kế thừa các mô hình quản lý dự án, triển khai hệ thống sản xuất và tái cấu trúc tổng thể Nghiên cứu này đã phát triển một mô hình nhằm giải quyết các câu hỏi liên quan đến việc áp dụng và quản lý hệ thống ERP.
- Làm thế nào để triển khai thành công hệ thống ERP?
- Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai ERP là gì?
Mô hình các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP được phân chia thành hai nhóm chính: chiến lược và chiến thuật (hình 1.8)
Hình 1.6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai ERP theo 2 nhóm: chiến lược và chiến thuật theo mô hình Holland và Light
Ý nghĩa các nhân tố trong mô hình Holland và Light:
Ba nhân tố chiến lược quan trọng bao gồm tầm nhìn kinh doanh, sự hỗ trợ từ ban quản lý và biểu thời gian của dự án là những yếu tố nền tảng quyết định thành công của một kế hoạch dự án.
Hệ thống kế thừa đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống ERP, bao gồm các yếu tố như quy trình kinh doanh, quy trình nghiệp vụ, hệ thống công nghệ thông tin, cơ cấu tổ chức, văn hóa và trình độ công nghệ Doanh nghiệp có hệ thống kế thừa tối ưu sẽ dễ dàng hơn trong việc áp dụng ERP, nhờ vào việc tận dụng các thành quả từ hệ thống trước đó.
Tầm nhìn kinh doanh là yếu tố then chốt trong việc triển khai dự án ERP, đóng vai trò định hướng rõ ràng cho doanh nghiệp Một mô hình kinh doanh cụ thể cần được thiết lập để xác định cách thức hoạt động của tổ chức, đồng thời các mục tiêu và lợi ích phải được xác định và theo dõi một cách hiệu quả.
Quá trình triển khai hệ thống ERP
- Hỗ trợ của ban quản lý
- Biểu thời gian của dự án/Kế hoạch dự án
- Hoạt động tư vấn khách hàng
- Thay đổi quy trình kinh doanh và thiết lập phần mềm
- Sự chấp nhận của khách hàng
- Giám sát và phản hồi
- Chiến lược ERP: liên quan đế phương thức tiếp cận toàn diện hệ thống ERP
Một gói phần mềm ERP có thể được triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu với các phân hệ cơ bản và bổ sung dần các phân hệ khác khi người dùng đã quen thuộc với hệ thống Chiến lược triển khai nhiều giai đoạn thường mang lại thành công cao hơn so với việc cung cấp toàn bộ chức năng trong một lần Ngoài ra, có thể kết nối hệ thống ERP với hệ thống kế thừa hoặc mua từng phân hệ riêng lẻ và kết nối chúng sau này.
Sự hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án, thể hiện qua mức độ cam kết của họ đối với sự tham gia và khả năng phân bổ các nguồn lực có tổ chức và giá trị.
Biểu thời gian của dự án hay kế hoạch dự án là tài liệu quan trọng, định nghĩa rõ ràng các cột mốc và mục tiêu chính của dự án, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về ranh giới của dự án.
Hoạt động tư vấn khách hàng là quá trình hợp tác giữa đơn vị cung cấp hệ thống và người sử dụng nhằm thiết kế và thực hiện quy trình kinh doanh hiệu quả, cũng như xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.
Việc tập hợp đúng nhân sự cho dự án là rất quan trọng, giúp đảm bảo các khía cạnh kỹ thuật và tổ chức hoạt động diễn ra nhịp nhàng và đúng tiến độ.
Doanh nghiệp cần phân tích cấu trúc và quy trình kinh doanh hiện tại để hiểu rõ mối liên hệ với hệ thống CNTT và hệ thống ERP Việc này sẽ giúp xác định hướng thay đổi và tái cấu trúc nhằm tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Sự chấp nhận của khách hàng là yếu tố quan trọng, thể hiện mức độ đồng thuận của người dùng đối với hệ thống và các quy trình mà bên bán cung cấp cho bên mua.
Giám sát và phản hồi là quá trình quan trọng trong việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm dự án, đồng thời phân tích phản hồi từ người dùng của doanh nghiệp để cải thiện hiệu quả công việc.
- Truyền thông: là việc xúc tiến và thông tin về tiến độ dự án từ đội quản lý dự án đến phần còn lại của tổ chức
- Khắc phục sự cố: là khả năng quản lý khủng hoảng và sai lệch so với kế hoạch
1.3.2 Mô hình nghiên cứu của Zhe, Matthew và các cộng sự (2004)
Năm 2004, nhóm nghiên cứu do Zhe, Matthew và các cộng sự từ các trường đại học danh tiếng tại Thượng Hải, Thẩm Dương và Hồng Kông thực hiện đã chỉ ra rằng nhiều doanh nghiệp Trung Quốc triển khai hệ thống ERP nhưng tỷ lệ thành công thấp Dựa trên lý thuyết triển khai hệ thống thông tin của Ives (1980) và Delone, McLean (1992), nhóm đã kết hợp tài liệu khoa học, hồ sơ lưu trữ và phỏng vấn để xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai ERP, với 15 mô hình được sắp xếp và đánh giá Họ đã khảo sát và phỏng vấn các công ty lớn tại Trung Quốc đã hoàn thành triển khai ERP trong vòng 2 năm, từ đó phát triển mô hình nghiên cứu Kết quả cho thấy văn hóa tổ chức và tái cấu trúc doanh nghiệp là những nhân tố quan trọng tác động đến sự thành công của dự án ERP.
- Các nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại Trung Quốc là gì?
- Tại sao những nhân tố này lại quan trọng trong việc triển khai thành công ERP ở Trung Quốc?
- Làm thế nào để các hệ thống ERP có thể triển khai thành công tại Trung Quốc?
- Làm thế nào để đo lường và xác định là thành công hay thất bại trong việc triển khai các hệ thống ERP ở Trung Quốc?
Hình 1.7: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công ERP theo mô hình
Zhe, Matthew và cộng sự
(nguồn: Zhe, Matthew, et al., 2004)
Ý nghĩa các nhân tố trong mô hình của Zhe, Matthew và các cộng sự:
Sự hỗ trợ từ ban quản lý là yếu tố then chốt trong việc triển khai thành công hệ thống ERP, vì hệ thống này yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ từ tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp Ban quản lý có thể giúp giải quyết tranh chấp và cung cấp định hướng rõ ràng Triển khai ERP không chỉ đơn thuần là thay đổi phần mềm, mà còn là quá trình tái tổ chức công ty và chuyển đổi các thực tiễn kinh doanh sang các phương pháp tốt nhất.
T riể n k h ai th àn h c ông E R P
* Sự hài lòng của người sử dụng
* Cải thiện hiệu quả kinh doanh dự kiến
* Hỗ trợ của ban quản lý
* Cam kết của toàn thể công ty
* Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp
* Quản lý hiệu quả dự án
* Văn hoá của tổ chức
* Các khoá học và đào tạo
* Sự tham gia của người sử dụng
* Đặc điểm của người sử dụng
* Phần mềm ERP phù hợp
* Chất lượng nhà cung cấp ERP
Mô hình nghiên cứu đề xuất
Mô hình nghiên cứu của Piotr Soja năm 2006 được coi là một trong những mô hình hoàn thiện nhất trong lĩnh vực triển khai ERP, vì đã khảo sát cả hai nhóm đối tượng là đơn vị tư vấn và doanh nghiệp triển khai Các nhân tố trong mô hình được định nghĩa rõ ràng và phân loại theo mức độ quan trọng, giúp doanh nghiệp dự đoán tốt hơn về quá trình triển khai ERP và tăng cơ hội thành công Trong khi đó, các mô hình khác thường chỉ dựa vào khảo sát một chiều từ các doanh nghiệp đã thành công, chưa phân nhóm đầy đủ và đánh giá mức độ quan trọng của các nhân tố Sử dụng mô hình của Piotr Soja sẽ mang lại cái nhìn toàn diện hơn và giúp phát hiện các nhân tố cụ thể ảnh hưởng đến sự thành công trong việc triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát.
Chương 1 giúp chúng ta trả lời các câu hỏi: hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP bao gồm những gì và mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp? Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP từ những năm 1960 đến nay như thế nào? Điều kiện cần và các bước triển khai hệ thống ERP là gì? Hiện nay, mức độ quan tâm của thế giới và Việt Nam đến hệ thống ERP ra sao?
Chương này trình bày những thành quả nghiên cứu về việc triển khai thành công hệ thống ERP thông qua ba mô hình chọn lọc Trong số đó, mô hình của Piotr Soja (2006) được lựa chọn vì tính đầy đủ và bao quát các khía cạnh của quá trình triển khai Mô hình này sẽ là nền tảng giúp nghiên cứu tìm ra giải pháp triển khai thành công hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát trong giai đoạn 2018 – 2022.