Ứng dụng tin học trong hạch toán kế toán ở Vietinbank Hoàn Kiếm

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Ứng dụng tin học trong hạch toán kế toán ở Vietinbank Hoàn Kiếm

Tổng quan về ngân hàng công thơng HoànKiếm và ý nghĩa của đề tài

I-Tổng quan về ngân hàng công thơng hoàn kiếm

1.trích điều lệ của ngân hàng công thơng việt nam quy định vớicác đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc:

Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc của Ngân hàng Công thơngViệt Nam : bao gồm các sở giao dịch và các chi nhánh trực thuộc Ngânhàng Công thơng Việt Nam đặt tại các địa bàn cần thiết cho hoạt độngcủa Ngân hàng Công thơng Việt Nam

Các đơn vị này đại diện theo uỷ quyền của Ngân hàng Công thơngViệt Nam, có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của Ngân hàngCông thơng Việt Nam, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối vớiNgân hàng Công thơng Việt Nam Ngân hàng Công thơng Việt Nam chịutrách nhiệm cuối cùng về các nghĩa vụ phát sinh do sự cam kết của cácđơn vị này

Các đơn vị này đợc ký kết các hợp đồng kinh tế, đợc chủ động thựchiện các hợp đồng kinh doanh, tổ chức nhân sự theo sự phân cấp uỷ quyềncủa Ngân hàng Công thơng Việt Nam

Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Ngân hàng Công thơng ViệtNam có các đơn vị thành viên trực thuộc bao gồm : chi nhánh đơn vịthành viên hạch toán phụ thuộc, phòng giao dịch, cửa hàng, quỹ tiết kiệmđặt tại các địa bàn thích hợp cho hoạt động của ngân hàng Các đơn vị nàyđợc phép có con dấu để phục vụ hoạt động kinh doanh theo uỷ quyền

Tổ chức bộ máy kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩavụ của các đơn vị trực thuộc đợc cụ thể hoá trong quy chế tổ chức và hoạtđộng của các đơn vị hạch toán phụ thuộc do Hội đồng quản trị kinh doanhphê duyệt.

2 Quá trình thành lập , cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban cuả Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm

2.1 Quá trình thành lập

Số đăng ký kinh doanh 380495, do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp.

Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm là một cơ sở trực thuộc Ngân hàngCông thơng Việt Nam, có trụ sở chính đặt tại 37 Hàng Bồ Hà Nội Từtháng 11/1995, mang tên là ngân hàng kinh tế quận Hoàn Kiếm thuộcngân hàng Hà Nội Đến 1998, khi có mô hình tổ chức Ngân hàng Côngthơng Việt Nam thì mang tên ngân hàng Công thơng khu vực HoànKiếm Tháng 3/1998 có tên chính thức là ngân hàng Công thơng HoànKiếm, có chức năng hoạt động hạch toán phụ thuộc, chịu sự quản lý củaNgân hàng Công thơng Việt Nam

Chi nhánh đợc uỷ quyền trong công tác cán bộ: tuyển dụng, khen thởngtới mức biểu dơng, kỷ luật tới mức khiển trách

Trong kinh doanh đợc uỷ quyền cho vay với các Tổng công ty 90, 91và các đơn vị thành viên với hạn mức tín dụng cao nhất là 200 tỷ và 60 tỷVNĐ: Mức cho vay trung và dài hạn với đối tợng này là 30 tỷ VNĐ Mứccho vay ngoại tệ một món đối với đối tợng này là 150 000 USD và 100000 USD, và chi nhánh có trách nhiệm tạo điều kiện tốt nhất cho các đốitợng này vay

Với các đối tợng khác thì tổng mức d nợ và bảo lãnh cao nhất là 20 tỷVNĐ, mức cho vay một dự án trung và dài hạn là 5 tỷ VNĐ, và nhiềumức khác cho các nghiệp vụ ngân hàng

2.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm

Theo điều 30 của Bản điều lệ hoạt động của Ngân hàng Công thơng thìchi nhánh Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm nói riêng và chi nhánh trựcthuộc khác nói chung là đơn vị hạch toán phụ thuộc Do vậy chi nhánh làđại diện theo uỷ quyền của Ngân hàng Công thơng Việt Nam, có quyền tựchủ kinh doanh theo phân cấp của Ngân hàng Công thơng Việt Nam, chịusự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Ngân hàng Công thơng ViệtNam Ngân hàng Công thơng Việt Nam chịu trách nhiệm cuối cùng vềcác nghĩa vụ phát sinh do sự cam kết của các đơn vị này

Chi nhánh Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm đợc quyền ký kết cáchợp đồng kinh tế, đợc chủ động thực hiện các hoạt động kinh doanh, tổchức nhân sự theo sự uỷ quyền của Ngân hàng Công thơng Việt Nam Các đơn vị này đợc phép có con dấu để phục vụ kinh doanh theo uỷ quyền.

Theo quy định về công văn số 102/CV-NH1 ngày 12/02/1997 củaNgân hàng nhà nớc Việt Nam và hớng dẫn số 380/NHCT-TĐ ngày28/02/1997 của Ngân hàng Công thơng Việt Nam thì không uỷ phép cho

Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm về bảo lãnh vayvốn nớc ngoài dới hình thức mở L/C mua hàng trả chậm phát hành th bảolãnh Việc cho vay bằng ngoại tệ do Ngân hàng Công thơng Việt Namquy định

Giám đốc chi nhánh quy định mức uỷ quyền cho các phòng giao dịchphù hợp với năng lực trình độ quản lý và kinh nghiệm cho từng cán bộ

Ngoài ra các công văn hớng dẫn cũng quy định rất cụ thể hạn mức uỷquyền về cấp tín dụng cho các đối tợng vay và quy định về bảo lãnh, kýquỹ trong kinh doanh cho các chi nhánh

Về cơ cấu tổ chức thì Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm có 10 phòngđó là các phòng: Phòng Tổ chức - Hành chính, phòng Ngân quỹ, phòngThông tin điện toán, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Kinhdoanh đối ngoại, phòng Nguồn vốn, Ban thu nợ, phòng Kiểm soát, phònggiao dịch Đồng Xuân Với cơ cấu nh vậy nhiệm vụ thanh toán L/C đợcgiao cho phòng kinh doanh đối ngoại đảm nhiệm

3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ở Ngân hàng Công ơng Hoàn Kiếm

3.1 Chức năng nhiệm vụ của ban Giám đốc

Trong phạm vi uỷ quyền của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thơngViệt Nam cho Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếmthì giám đốc có quyền quyết định cho vay hay từ chối, căn cứ vào tờ trìnhvề kết quả thẩm định và ý kiến đề xuất cụ thể của cán bộ tín dụng, Trởnghoặc phó phòng kinh doanh và hồ sơ vay vốn của khách hàng theo quyđịnh, khi uỷ quyền cho Giám đốc chi nhánh, Tổng giám đốc Ngân hàngCông thơng Việt Nam cho phép Giám đốc chi nhánh uỷ quyền lại cho cácphó giám đốc, khi uỷ quyền cho các phòng giao dịch, Giám đốc chinhánh trực thuộc và phụ thuộc cho phép Trởng phòng giao dịch uỷ quyềnlại cho phó phòng giao dịch.

Tất cả mọi trờng hợp vay theo quy chế phải đa ra hội đồng tín dụng, thìchủ tịch hội đồng tín dụng căn cứ vào kết quả họp Hội đồng tín dụng đểquyết định cho vay theo quy chế Hội đồng tín dụng hiện hành

Những trờng hơp vợt quá mức uỷ quyền phán quyết hoặc không đợcTổng giám đốc Ngân hàng Công thơng Việt Nam uỷ quyền thì phải trìnhTổng giám đốc Ngân hàng Công thơng Việt Nam phê duyệt Giám đốcchi nhánh phải chịu trách nhiệm tổ chức thẩm định món vay theo đúngquy chế và quy định, có ý kiến đề nghị cụ thể của cán bộ tín dụng, Trởng

phòng kinh doanh và đề nghị cụ thể của Giám đốc chi nhánh Ngân hàngCông thơng Hoàn Kiếm Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Công thơngHoàn Kiếm, Trởng phó phòng kinh doanh và cán bộ tín dụng phải chịutrách nhiệm về sự đúng đắn và trung thực về kết quả thẩm định và ý kiếnđề xuất của mình.

3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 3.2.1 Phòng kinh doanh

Có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ cho vay với khách hàng củamình, cụ thể là phải đáp ứng nhu cầu tín dụng ngắn hạn, trung hạn và dàihạn ở đây các cán bộ tín dụng sẽ kiểm định các t cách pháp nhân, t cáchcá nhân, thông qua các giấy phép thành lập, giấy đăng ký kinh doanh,quyết định bổ nhiệm ngời đại diện theo pháp luật nh: Giám đốc, Kế toántrởng, sau đó kiểm tra phơng án kinh doanh, thực trạng tài chính củakhách hàng Từ đó báo cáo lên Trởng phòng kinh doanh, Trởng phòngkinh doanh báo cáo lên Ban giám đốc để có quyết định cuối cùng có chovay hay không, tiếp đó tiến hành ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồngbảo lãnh, tín chấp, cầm cố, thế chấp Sau đó cấp tín dụng và theo dõi việcthực hiện mục đích kinh doanh của khách hàng, và cuối cùng là thu hồivốn tín dụng, giải quyết các tranh chấp hợp đồng, xử lý nợ quá hạn, nợkhó đòi

3.2.2 Phòng ngân quỹ

Có nhiệm vụ tạo điều kiện cho khách hàng trong việc nộp và lĩnh tiềnmặt, thực hiện cân đối thu chi cho ngân hàng và thực hiện các nghĩa vụvới Ngân hàng Công thơng Việt Nam

3.2.3 Phòng huy động vốn

Có nhiệm vụ huy động tối đa các nguồn vốn nhàn rỗi trong dân c, trongcác doanh nghiệp Hiện nay ở Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm chủ yếuhuy động vốn của Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam và một số ít từ dân c

3.2.4 Phòng kinh doanh đối ngoại

Thực hiện các nhiệm vụ liên quan tới ngoại tệ và thanh toán quốc tế,thực hiện mua bán ngoại tệ, thanh toán L/C, trả kiều hối, thanh toán thẻtín dụng

3.2.5 Phòng kế toán

Có nhiệm vụ thực hiện công việc kế toán - tài chính, thống kê theo quyđịnh của pháp lệnh kế toán thống kê Đồng thời thực hiện việc chi trả lơngcho ngời lao động trong ngân hàng

3.2.6 Phòng hành chính - tổ chức

Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, quy chế làm việc của ngân hàng và theoquy định của pháp luật Tiền lơng đợc phân phối theo đúng hớng dẫn củaNgân hàng Công thơng Việt Nam, đồng thời có biện pháp khuyến khíchkịp thời đối với cán bộ đảm nhiệm các trọng trách nặng nề

3.2.7 Phòng Giao dịch Đồng Xuân

Có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ cho vay với khách hàng củamình, cụ thể là phải đáp ứng nhu cầu tín dụng ngắn hạn, trung hạn và dàihạn ở đây, các cán bộ tín dụng sẽ kiểm định các t cách pháp nhân, tcách thể nhân, thông qua các giấy phép thành lập, giấy đăng ký kinhdoanh, quyết định bổ nhiệm ngời đại diện theo pháp luật rồi đa lên Trởngphòng giao dịch xem xét Tiếp đó tiến hành ký kết các hợp đồng tín dụng,hợp đồng bảo lãnh, tín chấp, cầm cố, thế chấp Sau đó cấp tín dụng vàtheo dõi việc thực hiện mục đích kinh doanh của khách hàng, và cuốicùng là thu hồi vốn tín dụng, giải quyết các tranh chấp hợp đồng, xử lý nợquá hạn, nợ khó đòi.

3.2.8 Phòng thông tin điện toán

Phòng có chức năng tập hợp số liệu để lên cân đối tổng hợp, sổ phụ,phát sinh chi tiết liệt kê của toàn Ngân hàng Phòng còn triển khai cài đặt,hớng dẫn sử dụng các chơng trình phần mềm của Trung ơng và chi nhánh.Ngoài ra, phòng còn có chức năng quản lý hệ thống mạng của chi nhánhđợc thông suốt, bảo trì sửa chữa các thiết bị máy móc hỏng

II ý nghĩa của đề tài :

1 Thực trạng của việc ứng dụng tin học trong hạch toán kế toán ởNgân hàng Công thơng Hoàn Kiếm

Về công tác hạch toán kế toán: đã chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnhkế toán thống kê của Nhà nớc, đảm bảo tính chính xác, trung thực, hợp lệ,hợp pháp Phòng kế toán đã cải tiến phơng pháp giao dịch để khách hàngchỉ làm việc với một đầu mối ( giao dịch một cửa ) khắc phục sự phiền hàtrớc đây và tạo đợc niềm tin cho khách hàng Đặc biệt từ tháng 8/2000 chi

nhánh đã thành lập thêm tổ dịch vụ chuyển tiền vào tài khoản cá nhân ở39 Hàng Bồ và tổ dịch vụ thanh toán khu công nghiệp Sài Đồng - tạo nênmột bớc đột phá, nhằm đa dạng hoá hoạt động dịch vụ để phục vụ kháchhàng đợc tốt hơn và nâng cao dần tỷ trọng hoạt động dịch vụ trong hoạtđộng kinh doanh của chi nhánh trong thời gian tới Nhờ những cố gắng đónên tổng khối lợng thanh toán điện tử đã lên đến 26.570 món, trị giá5.923 tỷ đồng Thanh toán bù trừ 17.258 món, trị giá 3.088 tỷ đồng.Thanh toán chuyển tiền là 13.855 món, trị giá 669 tỷ đồng Năm 2000, h-ớng dẫn t vấn cho 1.557 khách hàng về mở tài khoản tại chi nhánh, trongđó có 70 tài khoản của doanh nghiệp Nhà nớc, công ty cổ phần, công tyTNHH, 1.487 tài khoản cá nhân Hoạt động kế toán thanh toán đã chútrọng đến việc thu hút nguồn tiền gửi của các doanh nghiệp đạt 1.645.323triệu VNĐ.

2 ý nghĩa của đề tài

Hạch toán kế toán có một tầm quan trọng rất lớn trong ngân hàng, tấtcả các nghiệp vụ trong ngân hàng đều liên quan đến hạch toán kế toán.Đối tợng của hạch toán kế toán là vốn và sự vận động của nó trong nềnsản xuất xã hội.Trong khi đó đối tợng của hạch toán kế toán ngân hàngcũng là vốn và sự hoạt động của nó trong quá trình thực hiện các chứcnăng của ngân hàng Để sản xuất kinh doanh trong ngân hàng đạt hiệuquả cao thì tin học hoá trong hạch toán kế toán là vấn đề cốt lõi và thiếtthực.

Hiện nay, ở Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm, việc ứng dụng tin họctrong hạch toán kế toán đã đợc triển khai và đã đạt đợc những kết quả rấttốt ( đã đợc nêu ở phần thực trạng ), nhng để đạt đợc những kết quảngày càng tốt hơn nữa thì việc tin học hoá trong hạch toán kế toán phảingày càng đợc hoàn thiện và đồng bộ ở tất cả các khâu dù là nhỏ nhất

Trong phạm vi thời gian thực tập có hạn nên tôi xin trình bày bài toán" tin học hoá việc tính lãi tiền gửi có kỳ hạn " vì hiện nay công việc này ởngân hàng vẫn làm thủ công, rất chậm và hiệu quả đạt không cao Do đótôi xin đóng góp một phần nhỏ công sức của mình giúp cho việc ứng dụngtin học trong hạch toán kế toán trong ngân hàng đồng bộ và toàn diệnhơn, giúp cho việc kinh doanh của ngân hàng ngày càng phát triển và đạtđợc nhiều kết quả cao, ngày càng thu hút và tạo đợc niềm tin cho nhiềukhách hàng.

Chơng II

Cơ sở phơng pháp luận

I Thông tin kinh tế trong ngân hàng

1 Yêu cầu của thông tin kinh tế trong hệ thống ngân hàng

Hoạt động của hệ thống ngân hàng trong một nền kinh tế kế hoạch hoátập trung cao độ hay trong một nền kinh tế thị trờng bao giờ cũng phảnánh nhịp độ phát triển của nền kinh tế quốc dân Nhng vai trò của nó chỉthể hiện một cách rõ ràng trong điều kiện một nền kinh tế thị trờng Hiệnnay nền kinh tế nớc ta đã chuyển từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tậptrung, bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có điều tiết đã đặt ra cho hệthống ngân hàng nhà nớc ta một nhiệm vụ mới nặng nề hơn và nhiềunghiệp vụ rất mới mẻ Để có thể đóng vai trò " ngời dẫn đờng " của nềnkinh tế thị trờng, hệ thống ngân hàng Việt Nam đã có sự thay đổi căn bảnvề cơ cấu mô hình tổ chức ( từ hệ thống ngân hàng 1 cấp - chuyển sang hệthống ngân hàng 2 cấp ), đồng thời với sự thay đổi về mô hình tổ chức làsự thay đổi về chức năng nghiệp vụ và các nhiệm vụ hoạt động kinhdoanh của ngành ngân hàng

Thực tế đã chứng minh, hoạt động của ngành ngân hàng cũng nh củacác ngành kinh tế khác chỉ có thể đạt hiệu quả cao trong nền kinh tế thịtrờng khi mà lý thuyết thông tin và lý thuyết hệ thống đợc áp dụng mộtcách nhuần nhuyễn với sự trợ giúp của kỹ thuật tính toán hiện đại

Chỉ có trên cơ sở đó mới có thể cung cấp cho các nhà quản lý trong hệthống ngân hàng những thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời để họ đa rađợc những quyết định phù hợp với đòi hỏi của thực tiễn, mới có thể thựchiện đợc các chính sách tài chính, chính sách tiền tệ, chính sách tín dụngcủa nhà nớc và chính phủ.

Do đó, thông tin kinh tế trong hệ thống ngân hàng phải đáp ứng đợcnhững yêu cầu cơ bản sau :

- Phải phản ánh chính xác kịp thời tình hình hoạt động của toàn bộ hệthống ngân hàng trên khắp các địa bàn thông qua các hoạt động về tiền tệ-tín dụng - thanh toán cũng nh các hoạt động khác Thí dụ nh thông tin vềkhối lợng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản đầu t tín dụng ở từng

địa phơng, đặc biệt là những khu vực kinh tế quan trọng để Ngân hàngTrung ơng cũng nh các Ngân hàng thơng mại có những biện pháp điềutiết và hành động kịp thời với diễn biến cụ thể của tình hình kinh tế

- Thông báo chính xác kịp thời sự phản ứng của nền kinh tế, của từngthị trờng ( thị trờng tiền tệ, thị trờng vốn, thị trờng hàng tiêu dùng, thị tr-ờng nông sản , ) đối với các chính sách tiền tệ, tín dụng, thanh toán, lãisuất do Ngân hàng Trung ơng phát ra Nếu có đợc các luồng thông tinchính xác và kịp thời và biết xử lý linh hoạt thích hợp với diễn biến củathị trờng, Ngân hàng Trung ơng và các Ngân hàng thơng mại sẽ đa ra đợcnhững giải pháp tối u, tạo ra những nhân tố tích cực góp phần vào việc ổnđịnh và tăng trởng kinh tế

- Thông tin kinh tế ngân hàng phải là nguồn thông tin tin cậy giúp cơquan lãnh đạo của ngành và Chính phủ đa ra đợc những chính sách kinh tếđúng đắn , đặc biệt là việc xây dựng và thực hiện chính sách tiền tệ Đểxây dựng đợc chính sách tiền tệ phù hợp với thực trạng của nền kinh tế,phải có những thông tin đầy đủ về số lợng tiền đa vào lu thông, tốc độ chuchuyển tiền tệ, các biện pháp để hạn chế và kiểm soát khối lợng tiền đavào lu thông, biện pháp nào tỏ ra hữu hiệu và biện pháp nào không có tácdụng Để kiểm nghiệm tính đúng đắn của chính sách tiền tệ phải có luồngthông tin phản hồi nh tỷ giá hối đoái và giá cả có ổn định không? Nhữngphản ứng phụ của chính sách này nh thế nào?

- Thông tin kinh tế ngân hàng phải đảm bảo tính đa dạng, toàn diện vàphải đợc tổng hợp chính xác theo từng cấp, từng hệ thống để có một bứctranh toàn cảnh về quá trình chu chuyển vốn và nguồn vốn trong phạm vitoàn bộ nền kinh tế quốc dân Để thực hiện đợc yêu cầu này, thông tinngân hàng phải dựa trên cơ sở các số liệu về kế toán, thống kê, đặc biệt làsố liệu hạch toán tại các Ngân hàng thơng mại, các tổ chức tín dụng khác.Ngoài ra còn phải sử dụng các phơng pháp toán học, công cụ tính toánhiện đại (nh mô hình hoá, ớc lợng kết hợp với việc ứng dụng máy tínhtrong hệ thống ngân hàng ).

- Thông tin kinh tế ngân hàng là một bộ phận thông tin kinh tế nóichung cho nên nó phải đảm bảo khả năng hoà nhập với các luồng thôngtin khác trong nền kinh tế, do đó việc tuân thủ các quy định về thống nhấtchỉ tiêu, tên gọi, phơng pháp tập hợp của toàn bộ hệ thống thông tin nóichung của nền kinh tế Để thực hiện yêu cầu này phải có những quy địnhcụ thể về các phơng pháp khai thác, tập hợp thông tin thống nhất trong

toàn bộ nền kinh tế, và trớc tiên là trong các tổ chức kinh doanh trớc hệthống tài chính tín dụng.

- Thông tin kinh tế ngân hàng không những chỉ phục vụ cho việc điềukhiển hoạt động kinh tế trong phạm vi toàn ngành, toàn bộ nền kinh tế màcòn phải phục vụ đắc lực cho việc điều hành tác nghiệp của từng chinhánh ngân hàng của từng cơ sở kinh doanh tiền tệ Do đó thông tin ngânhàng phải đợc truyền dẫn trên cả hai bên( kênh thuận và kênh ngợc ) mộtcách trôi chảy và đáp ứng kịp thời những đòi hỏi về số liệu, về các phơngán có thể đợc lựa chọn cho ngời lãnh đạo tại các chi nhánh ngân hàng, cáccơ quan tác nghiệp thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nớc cũng nh trong cáchệ thống Ngân hàng thơng mại

Nh vậy, chỉ có trên cơ sở đảm bảo đợc những yêu cầu trên, thông tinkinh tế ngân hàng mới thực sự trở thành một công cụ mạnh mẽ có hiệu lựcgiúp cho Ngân hàng Nhà nớc thực hiện chức năng điều khiển vĩ mô củamình và giúp cho các Ngân hàng thơng mại hoạt động kinh doanh có hiệuquả

2 Đặc điểm của thông tin kinh tế trong ngân hàng :

Hiểu rõ các đặc điểm của thông tin ngân hàng giúp ta sử dụng có hiệuquả hơn các nguồn thông tin, cũng nh có phơng hớng đúng trong quátrình xử lý và ứng dụng kỹ thuật tin học

Thông tin kinh tế ngân hàng có những đặc điểm chủ yếu sau :

- Thông tin ngân hàng mang tính chất đa dạng có nhiều loại khác

nhau: Hoạt động của hệ thống ngân hàng liên quan đến tất cả các lĩnh vực

của đời sống kinh tế xã hội, cho nên mỗi nghiệp vụ dù đơn giản hay phứctạp, trong nớc hay ngoài nớc đều chứa đựng những lợng thông tin nhấtđịnh Chẳng hạn , thông tin về các thang lãi suất khác nhau của các Ngânhàng thơng mại lại cho ta biết đợc sự dịch chuyển của các đồng tiền gửivà những biến động khác

- Thông tin ngân hàng mang nhiều ý nghĩa và mục đích khác nhau

Tuỳ theo giác độ nghiên cứu mà một thông tin nào đó đợc cung cấp,ngời ta có thể xác định ý nghĩa của nó và sử dụng theo những mục đíchkhác nhau

- Thông tin ngân hàng diễn biến theo những chu kỳ khác nhau Sự diễn

biến của các luồng thông tin trong ngân hàng diễn ra hàng ngày, hàng giờrất phong phú Nhng để phục vụ cho nhu cầu phân tích và tổng hợp tìnhhình để đánh giá hoạt động của các Ngân hàng thơng mại và Ngân hàng

Trung ơng nên ngời ta có thể truyền dẫn và tiếp nhận thông tin theo cácchu kỳ khác nhau Nếu các thông tin tổng hợp đợc truyền và tiếp nhậntheo các chu kỳ càng ngắn chứng tỏ rằng trình độ trang bị kỹ thuật hạchtoán và xử lý thông tin càng cao.

- Thông tin ngân hàng mang tính chất hàng loạt, khối lợng thông tin rất

lớn Hoạt động giao dịch của hệ thống ngân hàng với khách hàng, và

trong nội bộ hệ thống rất lớn kèm theo mỗi họat động giao dịch đó xuấthiện hàng loạt các thông tin có liên quan Thấy rõ đặc điểm này sẽ cho tamột phơng hớng đúng khi trang bị máy tính, bao giờ cũng phải đặc biệtchú ý tới các thiết bị thu nhận và in ấn thông tin ( các thiết bị ngoại vi).

Các đặc điểm của thông tin kinh tế ngân hàng quyết định rất lớn tới quátrình thu thập, truyền dẫn và xử lý, lu trữ thông tin Trên cơ sở đó mà cónhững bớc đi thích hợp trong việc ứng dụng kỹ thuật tính toán hiện đại,quá trình đó phải thực hiện theo nhiều giai đoạn, từ những mạng cục bộ,khu vực tiến tới xây dựng mạng trong phạm vi toàn quốc và nối mạngtoàn quốc với mạng thông tin của hệ thống ngân hàng quốc tế.

3 Các phơng pháp mã hoá thông tin đợc áp dụng trong hệ thống ngân hàng

3.1 Sự cần thiết của mã hoá thông tin

Sự phân loại và mã hoá các dữ liệu có ý nghĩa quan trọng bậc nhất đốivới quá trình xử lý thông tin kinh tế Chỉ dựa trên cơ sở phân loại và mãhoá khoa học mới có thể tổ chức có hiệu quả vấn đề lu trữ, tìm kiếm thuthập và xử lý đồng bộ toàn diện các dữ kiện, đảm bảo tính tơng thíchthông tin của những khâu khác nhau trong hệ thống, bảo đảm khả năngkhai thác thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất, đầy đủ nhất Mãhoá thông tin sẽ khắc phục trở ngại về ngôn ngữ giữa con ngời và máytính cũng nh các thiết bị tính toán khác Trong khi xử lý thông tin kinh tếbằng máy tính, nếu vấn đề biểu diễn thông tin bằng ngôn ngữ tự nhiên thìrất dài dòng về cấu trúc và ngữ pháp Vì vậy ngời ta phải dùng một ngônngữ chuyên môn để biểu diễn trên các phần tử mang tin một cách dễ dàngngắn gọn quá trình biến đổi thông tin từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữkhác vừa dễ chấp nhận đối với các loại máy vi tính vừa dễ hiểu đối với ng-ời sử dụng Mặc dù ngày nay khả năng tiếp nhận và biến đổi của các loạimáy vi tính đã đạt tới trình độ rất cao, nhng trong quá trình xử lý ngời tavẫn phải dùng mã hoá và các phơng pháp mã hoá.

3.2 Một số phơng pháp mã hoá thông tin 3.2.1 Yêu cầu đặt ra

- Chú ý các khái niệm cơ bản có liên quan :

+ Số mã : Đây là một sự kiện có điều kiện hoặc là một thông báoriêng biệt ( tên gọi của một khái niệm thông tin nào đó ).

+ Mã : tập hợp tất cả các số mã đợc xây dựng theo một hệ thốngnguyên tắc chung và đợc dịch ra theo từ ngôn ngữ đầu tiên nào đó - cầnthống kê

- Xây dựng mã và số mã phải bảo đảm yêu cầu về công tác hạch toánvà thống kê

- Hệ thống mã phải thống nhất cho toàn bộ danh mục hiện có trongtoàn bộ hệ thống

- Bất kỳ một tên gọi của danh mục hoặc một tập hợp thông tin nào đấychỉ có một và một số mã mà thôi

- Sử dụng mã và số mã thống nhất bảo đảm mối liên hệ qua lại chặt chẽgiữa các thành phần thông tin kinh tế với nhau

- Mã và số mã phải có khả năng tự động hoá " rút gọn " hoặc " tập hợpthông tin"

Có nghĩa là trong quá trình xử lý , mã và số mã có khả năng rút ngắnhoặc tổng hợp theo một tiêu thức nào đó

- Mã và số mã phải đạt tính đơn vị cực tiểu, phải đơn giản về cấu trúcđể nhớ Các thành phần riêng biệt của mã cần cách nhau một dấu chấmhoặc một gạch ngang

Trong quá trình xây dựng mã không đợc sử dụng các ký hiệu 0, 00,000, cho các đối tợng khác nhau ( vì máy tính chỉ hiểu là 0 mà thôi )

- Mã và số mã phải ổn định Có nghĩa là trong một khoảng thời gian dàimã và số mã không thay đổi.

3.2.2 Một vài phơng pháp mã hoá thông tin kinh tế

- Hệ thống mã có thể là hệ thống mở hoặc hệ thống kín :

Hệ thống kín là một hệ thống mã trong đó các ký hiệu không đợc vợt rangoài phạm vi quy định

Thí dụ : 0  X < 9999 , hoặc số tài khoản cấp I nằm trong khoảng 01  TKCI  99

Hệ thống mở là hệ thống mã mà các ký hiệu trong hệ thống đó khôngbị giới hạn

- Khi xây dựng mã và số mã cần chú ý tới 2 phơng pháp xây dựng mã:

+ Phơng pháp xây dựng mã theo phân hệ + Phơng pháp xây dựng mã theo hệ thống

Xây dựng mã theo phân hệ có u điểm mã hoá đơn giản dễ hiểu nhngmuốn liên kết các phân nhánh hệ thống, truyền tin từ phân nhánh nàysang phân nhánh khác của hệ thống sẽ rất khó khăn

Xây dựng mã theo hệ thống là việc làm khá phức tạp, tốn nhiều côngbởi vì phải tính toán tới tất cả các yếu tố có thể xuất hiện và khả năng liênkết Nhng khi có nhu cầu tổng hợp hoặc phân tích thì rất tiện lợi.

Ngành ngân hàng nói chung là sử dụng phơng pháp xây dựng mã theohệ thống vì không chỉ có khả năng liên kết trong phạm vi toàn bộ hệthống ngân hàng trong nớc mà còn có khả năng liên kết với các hệ thốngthông tin thế giới ( theo từng khu vực hay phạm vi toàn cầu ).

a) Mã hoá theo thứ tự

Theo phơng pháp này các đối tợng , các danh mục đợc sắp xếp theomột thứ tự nào đó - ví dụ theo vần A , B ,C hay đánh số từ 01 đến 99 hoặcdùng ký hiệu a1 , a2 , a3 , a4

Phơng pháp này rất đơn giản , chỉ việc đánh số thứ tự từ trên xuống dớihay từ trái sang phải của dãy danh mục ấy theo một quy định đã chọn tr-ớc Loại mã này ít dấu hiệu đơn giản nhng khó thay đổi bổ sung sau khiđã xây dựng mã theo một điều kiện nào đó Vì vậy loại mã này chỉ đợcdùng cho các danh mục cố định ít thay đổi

b) Mã hoá hàng loạt

Theo phơng pháp này, các danh mục có chung tính chất cùng loại đợcchia cho một dãy chữ số nhất định trong đó có số dự phòng khi xuất hiệnthêm những danh mục cùng loại

Ví dụ : Ngời ta có thể quy định các loại hình doanh nghiệp từ 1 - 9trong một mã số nào đó Giả sử thực tế có 5 loại hình doanh nghiệp là :quốc doanh, HTX, t bản, t nhân, công ty hợp doanh, ngời ta có thể đánhsố từ 1 - 5, nếu xuất hiện thêm một loại hình doanh nghiệp mới nh công tycổ phần, công ty liên doanh ta vẫn có thể ghi thêm vào không phải thayđổi thứ tự khi mã hoá Nhng nếu loại hình liên doanh lớn hơn 9 thì ta phảithay đổi lại

Với phơng pháp này có thể bổ sung thêm các danh mục mà thứ tựkhông bị thay đổi Số ký hiệu không tăng lên, nhng việc tự động hoá xácđịnh kết quả của một bậc có khó khăn vì số liệu đầu và số liệu cuối khôngcó số phân biệt Muốn xác định danh mục thuộc nhóm nào phải nhớ sốbắt đầu và số kết thúc của nhóm đó.

- Sè häc sinh trong 1 líp < 100 - dïng 2 bËc Ta sÏ cã :

X X X X x x

Khoá Lớp Học sinh

d) Mã tổng hợp

Mã tổng hợp đợc xây dựng trên cơ sở sử dụng đồng thời các phơngpháp mã nêu trên, hệ thống mã này thờng đợc sử dụng cho các dạng danhmục phức tạp.

3.3 Mã hoá thông tin trong hạch toán, kế toán ngân hàng

3.3.1 Những yêu cầu chung của mã hoá thông tin trong hạch toán, kế toán ngân hàng

a) Đặc trng của hạch toán kế toán ngân hàng

Hạch toán kế toán ngân hàng xây dựng trên cơ sở cơ chế nghiệp vụngân hàng và vận dụng các nguyên tắc, hệ thống phơng pháp của lýthuyết hạch toán kế toán, do vậy kế toán ngân hàng vừa mang đặc điểmcủa khoa học hạch toán kế toán vừa có những đặc trng riêng phù hợp vớiđặc điểm kinh doanh tiền tệ của ngân hàng Có thể khái quát trên nhữngđặc trng sau

- Chức năng thông tin tổng hợp

Hạch toán kế toán ngân hàng không chỉ phản ánh tổng hợp hoạt độngcủa bản thân ngân hàng, mà nó còn phản ánh tổng hợp hoạt động của nềnkinh tế thông qua quan hệ tiền tệ, tín dụng giữa ngân hàng với các đơn vị,tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân.Những số liệu do kế toán ngân hàng cung cấp là những chỉ tiêu thông tinkinh tế quan trọng giúp cho việc chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanhngân hàng và làm căn cứ cho việc hoạch định, thực thi chính sách tiền tệquốc gia và chỉ đạo hoạt động của toàn bộ nền kinh tế

- Tính giao dịch và xử lý nghiệp vụ của kế toán ngân hàng

Khác với kế toán các ngành khác, trong quá trình xử lý các nghiệp vụkinh tế phát sinh để hạch toán vào các loại sổ sách thích hợp, kế toánngân hàng phải tiến hành đồng thời một lúc 2 việc là giao dịch với kháchhàng để tiếp nhận chứng từ kế toán và tiến hành kiểm soát, xử lý ngay cácnghiệp vụ đó để bảo đảm trớc khi vào sổ Có thể nói trong kế toán ngânhàng có giao dịch mới có tổ chức hạch toán, ngợc lại có hạch toán kịpthời, chính xác mới có thể giao dịch phục vụ khách hàng Từ đặc điểmnày, cho thấy ngành ngân hàng phải xây dựng " chiến lợc khách hàng " cónh vậy mới có thể tồn tại trong cạnh tranh trên thị trờng

- Tính kịp thời , chính xác cao của hệ thống ngân hàng

Kế toán ngân hàng tổ chức xử lý hạch toán ngay khi có các nghiệp vụkinh tế phát sinh, hàng ngày lập bảng cân đối tài khoản Cung cấp ngaycác số liệu giao dịch cho khách hàng, giữ kịp thời các giấy báo Nợ, báoCó sau mỗi nghiệp vụ ghi sổ để làm căn cứ cho các đơn vị kinh tế, cácdoanh nghiệp tổ chức hạch toán tại đơn vị.

- Đặc trng về chơng trình luân chuyển chứng từ kế toán

Xuất phát từ tính chất đa dạng, phong phú của các mặt nghiệp vụ ngânhàng nên chứng từ kế toán ngân hàng chẳng những có khối lợng lớn màcòn bao gồm nhiều loại khác nhau Đồng thời tổ chức luân chuyển cũngrất phức tạp, đặc biệt là luân chuyển chứng từ trong quan hệ thanh toánkhác ngân hàng Thấy rõ đặc điểm này có thể xây dựng đợc bộ chứng từthích hợp, có đợc chơng trình luân chuyển chứng từ khoa học nhằm gópphần tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn trong toàn bộ nền kinh tế, bảo vệan toàn tài sản.

- Hệ thống ngân hàng 2 cấp với chức năng nhiệm vụ khác nhau, nên về

tổ chức kế toán ở mỗi cấp ngoài việc tuân theo những nguyên tắc chungcủa lý thuyết hạch toán kế toán còn phải đợc tổ chức phù hợp với đặcđiểm hoạt động của từng cấp.

b) Những yêu cầu của mã hoá thông tin trong hạch toán kế toán ngân

hàng

Mã hoá thông tin trong hạch toán kế toán ngân hàng cũng phải đạt đợcnhững yêu cầu nh việc mã hoá thông tin nói chung, nhng do tính chất đặcthù nh trên nên mã hoá thông tin trong hạch toán kế toán ngân hàng phảiđáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau đây

- Hệ thống mã hoá hạch toán kế toán ngân hàng phải phản ánh đợc cácnghiệp vụ tiền tệ - tín dụng - thanh toán cho các ngân hàng riêng biệtcũng nh trong toàn bộ hệ thống Mặc dù hiện nay hệ thống ngân hàngViệt Nam đợc tổ chức thành hệ thống ngân hàng 2 cấp : Ngân hàng Trungơng ( ngân hàng của các ngân hàng ) và các Ngân hàng thơng mại quốcdoanh, các ngân hàng thơng mại cổ phần, ngân hàng liên doanh, thì việcmã hoá các nghiệp vụ đều phải theo quy định thống nhất, mỗi nghiệp vụphát sinh đều có một mã số nhất định không thể nhầm lẫn về nội dungkinh tế và các cơ sở pháp lý.

- Hệ thống mã hoá trong hệ thống hạch toán kế toán ngân hàng phải cókhả năng tổng hợp hay phân tích theo từng nghiệp vụ phát sinh, theo từngtiêu thức ở tất cả các cấp ngân hàng Có nghĩa là phải có khả năng tổng

hợp và phân tích theo chiều dọc cũng nh chiều ngang, trong cùng một hệthống Ngân hàng thơng mại khác hệ thống hay trong toàn ngành Do đómà phải có khả năng mở rộng và rút gọn tuỳ theo mục đích sử dụng tronghạch toán phân tích hay hạch toán tổng hợp.

-Hệ thống mã hoá trong hệ thống hạch toán kế toán ngân hàng phảiđảm bảo mối liên hệ giữa hạch toán kế toán ngân hàng với hạch toán kếtoán các ngành trong nền kinh tế quốc dân Bởi vì hệ thống thông tin kinhtế ngân hàng là một bộ phận khăng khít trong hệ thống thông tin kinh tếcủa toàn bộ nền kinh tế quốc dân Bất cứ một điểm không thống nhất nàođó về một đối tợng đợc mã hoá cũng có thể xảy ra những tranh cãi và hiểusai vấn đề một cách đáng tiếc.

- Hệ thống mã hoá trong hệ thống hạch toán kế toán ngân hàng phải dễhiểu đối với cả ngời và máy vi tính, mặc dù ngày nay kỹ thuật tin học vàkhả năng ứng dụng máy vi tính cho phép xích lại gần nhau hơn giữa ngônngữ của con ngời với ngôn ngữ của máy tính, nhng vẫn phải chú ý rằnghạch toán kế toán ngân hàng phục vụ cho toàn xã hội, cho nên nó phảithật dễ hiểu và dễ sử dụng Chỉ có trên cơ sở đó mới có thể nâng cao vềchất lợng và số lợng trong hoạt động dịch vụ của ngân hàng.

3.3.2 Việc áp dụng các phơng pháp mã hoá trong hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng

Hạch toán kế toán ngân hàng sử dụng phổ biến các phơng pháp mã hoáthông tin trong nhiều khâu khác nhau đặc biệt là trong hệ thống tài khoảnvà kế toán ngân hàng.

Kể từ khi thành lập đến nay, hệ thống Ngân hàng Việt Nam đã thay đổihệ thống tài khoản kế toán một số lần, mỗi lần thay đổi đều thể hiệnnhững bớc cải tiến nhất định về kỹ thuật hạch toán và ngày càng phù hợpvới việc ứng dụng và xử lý số liệu kế toán ngân hàng trên hệ thống máytính.

Xét về cơ bản hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng đợc xây dựng trêncơ sở phơng pháp mã hoá thứ tự, mã hoá loạt và mã thập phân.

Ngoài việc ứng dụng mã trong hệ thống tài khoản của hạch toán kếtoán ngân hàng, các phơng pháp mã hoá kể trên cũng đợc áp dụng phổbiến trong việc thực hiện các nghiệp vụ khác, chẳng hạn việc mã hoá đểphân biệt các thể thức thanh toán, phân biệt các hình thức chi trả bằng tiềnmặt hay chuyển khoản hay các chỉ tiêu thống kê Các mã và số mã đã đ-ợc thể hiện cụ thể trên các chứng từ kế toán, là cơ sở để thực hiện các

nghiệp vụ hạch toán bằng các phơng pháp thủ công ( bằng tay ) hoặc trênhệ thống máy vi tính.

Với hệ thống mã hoá hiện nay trong hệ thống hạch toán kế toán vàthống kê ngân hàng có đủ điều kiện để ứng dụng máy tính vào công tácxử lý Tuy nhiên, để thích ứng với sự phát triển của các nghiệp vụ ngânhàng trong điều kiện nền kinh tế nớc ta đang chuyển mạnh sang nền kinhtế thị trờng đòi hỏi phơng pháp hạch toán kế toán ngân hàng nói chung vàhệ thống mã hoá nói riêng còn phải tiếp tục cải tiến phù hợp với các tiêuchuẩn mã hoá của hệ thống ngân hàng thế giới, tạo cơ sở cho hệ thốngthông tin Ngân hàng Việt Nam hoà nhập với hệ thống thông tin của các tổchức tài chính tín dụng quốc tế

II Tổ chức hạch toán kế toán trong hệ thống Ngân hàng ơng mại

th-1 Đối tợng và nhiệm vụ của kế toán Ngân hàng thơng mại

1.1 Đối tợng của kế toán Ngân hàng thơng mại

Tơng tự nh các doanh nghiệp khác, đối tợng của kế toán Ngân hàng ơng mại là nguồn vốn, sử dụng vốn lúc tĩnh tại cũng nh khi vận động.Song đó là sự tồn tại và vận động thông qua các hoạt động nghiệp vụ kinhdoanh, dịch vụ của ngân hàng Ngời ta phân chia đối tợng của kế toánNgân hàng thơng mại thành một hệ thống các chỉ tiêu phù hợp với điềukiện hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể trong từng giai đoạnnhất định

th-Chẳng hạn ở Việt Nam hiện nay hệ thống chỉ tiêu đó là :

Về nguồn vốn :

1/ Vốn và các loại quỹ : a) Vốn điều lệ

b) Vốn đầu t XDCB và mua sắm TSCĐ c) Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ d) Quỹ dự trữ đặc biệt

e) Các loại quỹ khác2/ Vốn huy động : a) Vốn ngắn hạn :

- Tiền gửi các tổ chức tín dụng trong nớc - Tiền gửi của khách hàng

- Phát hành kỳ phiếu b) Vốn trung hạn c) Vốn dài hạn

3/ Vay Ngân hàng nhà nớc

4/ Vay các tổ chức tín dụng khác a) Vay ngắn hạn

- Vay các tổ chức tín dụng trong nớc - Vay các tổ chức tín dụng ngoài nớc b) Vay trung hạn

c) Vay dài hạn 5/ Vốn uỷ thác đầu t 6/ Các khoản phải thu 7/ Các nguồn vốn khác 8/ Lãi cha phân phối

Về sử dụng vốn:

1/ Cho vay các tổ chức kinh tế : a) Ngắn hạn :

Trong đó : Nợ quá hạn b) Trung hạn

c) Dài hạn

2/ Hùn vốn, mua cổ phần, chứng khoán : - Hùn vốn với các tổ chức kinh tế - Hùn vốn với các tổ chức tín dụng - Mua bán chứng khoán

3/ Tiền gửi Ngân hàng nhà nớc : - Tiền gửi dự trữ bắt buộc - Tiền gửi không kỳ hạn

4/ Tiền gửi của các tổ chức tín dụng khác : - Tiền gửi không kỳ hạn tại TCTD trong nớc

- Tiền gửi không kỳ hạn tại bằng ngoại tệ tại TCTD nớc ngoài 5/ Mua bán trái phiếu kho bạc

6/ Tiền mặt , ngân phiếu , ngoại tệ , vàng : - Tiền mặt

- Ngân phiếu - Ngoại tệ - Vàng

7/ Tài sản cố định - vật liệu :

- TSCĐ

- Trừ hao mòn TSCĐ8/ Các khoản phải thu:

9/ Sử dụng vốn vào mục đích khác :10/ Lãi cha phân phối :

Các chỉ tiêu phản ánh nguồn vốn và sử dụng vốn của Ngân hàng thơngmại có thể tập hợp theo định kỳ cuối ngày, cuối tháng, cuối năm trên cơsở luỹ kế số liệu ghi chép theo dõi trên sổ sách kế toán đối với từngnghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày tại Ngân hàng Do vậy, phải lĩnhhội chính xác các vấn đề dới đây khi đề cập đến đối tợng kế toán Ngânhàng thơng mại.

1/ Vận động kinh doanh của Ngân hàng thơng mại chủ yếu dựa theocông thức T - T', trong đó T là vốn ứng trớc, T' là kết quả kinh doanh baogồm T ứng trớc và ΔT là lợi nhuận Nói cách khác, hình thái vận động vàbiểu hiện của đối tợng kế toán Ngân hàng thơng mại chủ yếu là tiền tệ, dođó thớc đo tiền tệ cho hạch toán kế toán đợc sử dụng thờng xuyên ở đây.Tuy nhiên, bản thân tiền tệ trong Ngân hàng thơng mại không chỉ là thớcđo giá trị thuần tuý mà còn là vật mang giá trị hay đối tợng kinh doanh,đặc biệt là sự kinh doanh dựa trên chênh lệch tỷ giá, lãi suất và chúng lạivận động trong sự đan xen , pha tạp của nhiều yếu tố do quan hệ cung -cầu tiền tệ theo địa phơng , theo thời gian với điều kiện chính trị - xã hộikhác nhau Vì vậy, đối tợng kế toán Ngân hàng thơng mại trở nên phứctạp, trừu tợng, khác xa với sự thể hiện bề ngoài trong hình thái vận độngcủa chúng

2/ Đối tợng kế toán của Ngân hàng thơng mại là một bộ phận khôngthể tách rời của đối tợng hạch toán kinh tế quốc dân bởi lẽ hoạt độngNgân hàng thơng mại vốn dĩ là một khâu trong toàn bộ quá trình tuầnhoàn và chu chuyển t bản xã hội Trong đó công thức T - H - SX - H' - T'

của quá trình tái sản xuất xã hội thì hình thái tiền ở đầu và cuối mỗi chukỳ thờng có sự tham gia của Ngân hàng thơng mại Tuy nhiên , khi là đốitợng kế toán thì mọi hành vi cho vay hay thu nợ giữa Ngân hàng thơngmại và khách hàng của họ ( tức nền kinh tế ) bao giờ cũng thể hiện sự ng -ợc vế nhau : nếu phía Ngân hàng thể hiện ở bên Nợ hay sử dụng vốn thì ởphía khách hàng thể hiện ở bên Có hay nguồn vốn ( và ngợc lại).

3/ Đối tợng kế toán của Ngân hàng thơng mại thờng vận động nhnhững chuyển dịch hợp pháp của tài sản bằng tiền thuộc các chủ sở hữukhác nhau, trong đó chính Ngân hàng là ngời làm dịch vụ nên chứng từ kế

toán vừa là căn cứ pháp lý cho xử lý nghiệp vụ vừa là căn cứ ghi chép kếtoán, đồng thời là hiện thân của sự an toàn tài sản ở cả ngân hàng vàkhách hàng quan hệ Vì vậy chứng từ kế toán ở Ngân hàng thơng mại phảiđợc thiết kế, sử dụng và bảo quản hợp lý, khoa học, lâu dài

4/ Đối tợng kế toán của Ngân hàng thơng mại vừa phong phú, đa dạngvề quan hệ chủ thể - khách thể vừa thể hiện nhiều mối liên quan trongcùng một nghiệp vụ kinh tế, trong đó có những nghiệp vụ phải trải quanhiều khâu, nhiều đối tác, phải mất một khoảng thời gian nhất định , phảiđi qua nhiều địa phơng khác nhau Vì vậy việc phân tổ đối tợng kế toánNgân hàng thơng mại khá phức tạp, phải dùng nhiều tiêu thức khác nhauvới quy mô, phạm vi bao hàm đối tợng hạch toán khác nhau, mới hy vọngmô tả, phản ánh rõ ràng dễ hiểu theo yêu cầu của kế toán đợc

1.2 Nhiệm vụ của kế toán Ngân hàng thơng mại

Một cách tổng quát thì nhiệm vụ của kế toán Ngân hàng thơng mại là:Bằng phơng pháp của kế toán để phản ánh, kiểm tra các hoạt độngnghiệp vụ thực hiện bảo đảm vốn, đảm bảo an toàn tài sản trong Ngânhàng thơng mại.

Cụ thể là :

1/ Tính toán, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tựthời gian, tại địa điểm nhất định bằng thớc đo tiền tệ một cách đầy đủ,chính xác - khách quan, kịp thời và rõ ràng - dễ hiểu.

2/ Xử lý nghiệp vụ phải phù hợp với công nghệ ngân hàng, đảm bảochất lợng các hoạt động kinh doanh - dịch vụ ngân hàng liên quan.

3/ Quá trình tính toán, ghi chép và xử lý nghiệp vụ theo một trình tựnhất định kế toán thực hiện giám sát, kiểm tra việc sử dụng vốn, hìnhthành nguồn vốn và đảm bảo tính hiệu quả đồng vốn đầu t, góp phần thựchiện tốt chế độ, chính sách trong hoạt động Ngân hàng thơng mại.

4/ Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, khách quan các tài liệu báocáo phục vụ điều hành Ngân hàng thơng mại, thực hiện phân tích kinh tếnhằm phát hiện các khả năng tiềm tàng cho hoạt động kinh doanh - dịchvụ Ngân hàng thơng mại.

2 Đặc điểm của kế toán Ngân hàng thơng mại

Để tổ chức hợp lý công tác kế toán Ngân hàng thơng mại cần phải quántriệt những đặc điểm sau đây của kế toán Ngân hàng thơng mại

1/ Quá trình kế toán cũng đồng thời là quá trình xử lý nghiệp vụ kinh tếnào đó Do vậy, việc tổ chức kế toán Ngân hàng thơng mại phải thích ứng

và thể hiện đợc công nghệ xử lý nghiệp vụ ngân hàng.

Chẳng hạn việc chuyển tiền từ địa phơng này sang địa phơng khácthông qua Ngân hàng thơng mại bao giờ cũng gắn với trích chuyển tàikhoản của khách hàng mở tại một Ngân hàng thơng mại và tiếp đó là việctruyền tải thông tin sang ngân hàng liên quan gắn với việc luân chuyểnchứng từ kế toán bằng giấy hay bằng điện tử và cuối cùng là việc tiếpnhận và ghi thông tin đó vào tài khoản của khách hàng tại ngân hàng đốiphơng

2/ Tính kịp thời, chính xác cao

Do Ngân hàng thơng mại quản lý một khối lợng lớn tài sản và số tàisản này lại thờng xuyên luân chuyển, biến động, trong đó Ngân hàng th-ơng mại là đơn vị làm dịch vụ giữ tiền, thanh toán, cho vay có quan hệ vớinhiều khách hàng - chủ thể giao dịch khác nhau nên trách nhiệm pháp lývà vật chất về các tài sản đó đòi hỏi kế toán phải phản ánh chính xác, kịpthời.

3/ Dùng thớc đo tiền tệ để hạch toán trong hầu hết nghiệp vụ Ngânhàng thơng mại Song là cơ quan kinh doanh tiền tệ và làm dịch vụ ngân

hàng, Ngân hàng thơng mại phải sử dụng đồng tiền không chỉ với t cáchthớc đo hạch toán mà còn là phơng tiện kinh doanh hay vật mang giá trịnên việc đánh giá, phân tích kinh tế qua số liệu kế toán cần phải áp dụngcác phơng pháp khoa học.

4/ Sổ sách và chứng từ kế toán Ngân hàng thơng mại có nhiều loại,

khối lợng lớn với nhiều lớp hay tầng nấc thể hiện tơng ứng với nhiều tầngnấc quản lý và tính pháp lý cao do hoạt động kinh doanh - dịch vụ về tiềntệ của Ngân hàng thơng mại quan hệ đến hàng loạt khách hàng, hệ thốngNgân hàng thơng mại có nhiều cấp quản lý, mạng lới rộng khắp cả nớc.

3 Tài khoản kế toán trong hệ thống Ngân hàng thơng mại

3.1 Những vấn đề chung về tài khoản kế toán ngân hàng

Để ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán một cách hệ thốngthì nhất thiết phải có tài khoản kế toán Mỗi tài khoản kế toán thực chất làmột chỉ tiêu hạch toán ứng với nội dung vật chất nhất định ( thuộc nguồnvốn hoặc sử dụng vốn ) và quan hệ chặt chẽ với hệ thống các chỉ tiêu hạchtoán khác trong mỗi đơn vị kế toán cũng nh toàn bộ hệ thống quản lý.Mối quan hệ giữa các chỉ tiêu hạch toán trong mỗi đơn vị kế toán hay hệ

thống quản lý phải đợc xác lập bằng văn bản pháp quy với tên gọi là " Hệthống tài khoản kế toán " hay "Kế toán đỗ " hoặc " Kế hoạch tài khoản kếtoán " Hệ thống tài khoản kế toán là bảng danh mục các tài khoản kếtoán đợc hình thành trên cơ sở phân loại, hệ thống hoá đối tợng hạchtoán.

Pháp lệnh kế toán - thống kê đã quy định giao cho Bộ tài chính giúpChính phủ quản lý thống nhất công tác kế toán trong nền kinh tế quốc dânbao gồm từ khâu ban hành hệ thống tài khoản kế toán đến chế độ chứngtừ kế toán và phơng pháp hạch toán phân tích, tổng hợp Đợc sự thoảthuận của Bộ tài chính, Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam xây dựng, ban hànhhệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong Ngân hàng Nhà nớc, Ngân hàngthơng mại - Do chức năng hoạt động của Ngân hàng Nhà nớc và Ngânhàng thơng mại khác nhau nên mỗi ngân hàng này có hệ thống tài khoảnkế toán riêng.

Việc Ngân hàng Nhà nớc quy định hệ thống tài khoản kế toán riêngcho từng loại Ngân hàng nói trên là nhằm đảm bảo tính rõ ràng dễ hiểu,tính thống nhất các chỉ tiêu hạch toán, số liệu tài khoản kế toán và việc sửdụng các tài khoản đó phù hợp với chế độ phân cấp quản lý mỗi loại ngânhàng , mỗi loại nghiệp vụ Đó là điều kiện cần thiết để dễ dàng tập hợp sốliệu theo từng chỉ tiêu hạch toán trong từng chi nhánh ngân hàng, cả hệthống ngân hàng đồng thời đảm bảo nguyên tắc so sánh đợc của cùng chỉtiêu hạch toán tại các chi nhánh ngân hàng khác nhau trong hệ thống vàtại các hệ thống Ngân hàng thơng mại khác nhau.

Có thể nói hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng là bộ khung hay bộ ờn của công tác kế toán ngân hàng.

s-3.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng

Bảng cân đối tài khoản kế toán của Ngân hàng thơng mại là tài liệu cơbản của hạch toán kế toán tổng hợp, trên đó, các tổng doanh số số d củacác tài khoản kế toán phân tích, đợc tập hợp theo các tài khoản kế toántổng hợp, theo các mục tài khoản đến một ngày nhất định Danh mục củaBảng cân đối tài khoản kế toán cũng trùng hợp với danh mục tài khoản kếtoán tổng hợp trong hệ thống tài khoản kế toán Bảng cân đối tài khoản kếtoán đợc sử dụng để kiểm tra đối với việc hình thành và phân phối cácnguồn tiền tệ , đối với thực trạng các nghiệp vụ tín dụng, thanh toán tiềnmặt và các nghiệp vụ ngân hàng khác.

Muốn đảm bảo tính khoa học, tính thực tiễn của hệ thống tài khoản kếtoán Ngân hàng thơng mại trong điều kiện hiện nay( ngân hàng hoạt độngtrong cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng xã hộichủ nghĩa từng bớc hoà nhập với các nớc trong khu vực và trên thếgiới )thì khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, Ngân hàng thơng mạiphải tuân thủ các nguyên tắc sau :

- Các chỉ tiêu của bảng cân đối tài khoản kế toán phù hợp với các chỉtiêu kế hoạch kinh doanh - dịch vụ tiền tệ - tín dụng nhng đợc mở chi tiếthơn theo nội dung các nghiệp vụ, tạo điều kiện sử dụng số liệu bảng cânđối để lập các kế hoạch kinh doanh - dịch vụ tín dụng và để kiểm tra việcthực hiện kế hoạch đó

- Các mục ( loại ) của Bảng cân đối phản ánh các chức năng ngân hàng,việc hình thành cơ cấu các nguồn vốn, đầu t vốn qua hoạt động tín dụng,liên doanh liên kết, làm dịch vụ thanh toán - tiền tệ

- Vốn tiền tệ và vật có giá trị trên Bảng cân đối đợc trình bày theo cácloại nghiệp vụ, phù hợp với yêu cầu kiểm tra, yêu cầu bảo quản và sửdụng đúng mục đích các nguồn vốn đó.

- Việc mã hoá các chỉ tiêu thành số liệu tài khoản kế toán phải phù hợpyêu cầu hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, tin học hoá ngân hàng

3.3 Nội dung hệ thống tài khoản kế toán Ngân hàng thơng mại hiện hành

Hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng đợc ban hành theoquyết định số 41/QĐ - NH2, ngày 06 tháng 03 năm 1993 của Thống đốcNgân hàng Nhà nớc là hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các Ngânhàng thơng mại thuộc mọi hình thức sở hữu, Ngân hàng liên doanh, chinhánh Ngân hàng nớc ngoài ở Việt Nam, Ngân hàng đầu t phát triển vàcông ty tài chính, hệ thống tài khoản này gồm các tài khoản trong Bảngtổng kết tài sản và các tài khoản ngoài Bảng tổng kết tài sản

Các tài khoản trong Bảng tổng kết tài sản ( gọi tắt là tài khoản nộibảng) có 8 loại ( mục ) đợc đánh số hiệu từ 1 8 :

- Loại 1 : Hoạt động ngân quỹ

- Loại 2 : Giao dịch với Ngân hàng Nhà nớc, kho bạc nhà nớc và cáctổ chức tín dụng

- Loại 3 : Hoạt động giao dịch với khách hàng - Loại 4 : Các hoạt động nghiệp vụ khác

- Loại 6 : Thanh toán nội bộ từng tổ chức tín dụng và các khoản thanhtoán khác.

- Loại 7 : Vốn và tài sản của các tổ chức tín dụng - Loại 8 : Thu nhập, chi phí và kết quả kinh doanh

Các tài khoản ngoài Bảng tổng kết tài sản ( gọi tắt là tài khoản ngoạibảng ) chỉ có 1 loại và mang số hiệu 9.

Các tài khoản nội bảng và ngoại bảng đợc mã hoá theo hệ thống sốthập phân nhiều cấp.

Tài khoản cấp I đợc mã hoá bằng 2 con số từ 10 đến 99 Mỗi loại tàikhoản đợc bố trí tối đa 10 tài khoản cấp I.

Tài khoản cấp II đợc mã hoá bằng 3 con số, hai số đầu( từ trái sangphải )là số hiệu tài khoản cấp I, số thứ 3 là số thứ tự tài khoản cấp II trongtài khoản cấp I, mã hiệu từ 1 đến 9.

Tài khoản cấp III đợc mã hoá bằng 4 con số, ba số đầu ( từ trái sangphải ) là số hiệu tài khoản cấp II, số thứ tự 4 là số thứ tự tài khoản cấp III,trong tài khoản cấp II, mã hiệu từ 1 đến 9.

Tài khoản cấp IV đợc mã hoá bằng 5 con số, tài khoản cấp V đợc mãhoá bằng 6 con số, cách ghi mã hiệu tài khoản cũng tơng tự tài khoản cấpII và cấp III.

Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp cơ bản doThống đốc Ngân hàng nhà nớc quy định dùng để làm cơ sở hạch toán vàbáo cáo kế toán thống nhất trong tất cả các tổ chức tín dụng.

Các tài khoản cấp IV, V là những tài khoản tổng hợp bổ sung do tổnggiám đốc ( giám đốc ) các tổ chức tín dụng quy định để đáp ứng yêu cầuhạch toán các hoạt động nghiệp vụ của từng tổ chức tín dụng Khi mởthêm và ghi số hiệu tài khoản cấp IV, đối với những tài khoản trong hệthống tài khoản, Thống đốc Ngân hàng nhà nớc chỉ quy định đến tàikhoản cấp II ( không có tài khoản cấp III ) thì các đơn vị ghi thêm con số0 vào bên phải số hiệu tài khoản cấp II để đủ 4 con số ( bằng số lợng consố của tài khoản cấp III khác), sau đó mới ghi số thứ tự các tài khoản cấpIV.

Tài khoản kế toán phân tích ( chi tiết ) hay còn gọi là tiểu khoản đợcthực hiện theo quy định tại phần nội dung hạch toán các tài khoản ( xemgiải thích hệ thống tài khoản kế toán ).

Dới đây là bản trích lục hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụnghiện hành :

Tên loại và tên tài khoản

Loại I : Hoạt động ngân quỹ

Tiền mặtTiền mặt tại đơn vị

Tiền mặt tại quỹ

Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổNgân phiếu thanh toánNgân phiếu thanh toán tại đơn vị

Ngân phiếu thanh toán tại quỹ

Ngân phiếu thanh toán tại đơn vị hạch toán báo sổ

Loại III : Hoạt động giao dịch với khách hàng

Cho vay ngắn hạn bằng đồng Việt NamCho vay ngắn hạn

Doanh nghiệp Nhà nớcHợp tác xã

Công ty cổ phần , Công ty TNHH Việt NamCho vay trung hạn và dài hạn bằng đồng VN

Cho vay trung và dài hạnDoanh nghiệp Nhà nớc

Hợp tác xãDoanh nghiệp t nhânTiền gửi của khách hàng

Tiền gửi của khách hàng bằng đồng VNTiền gửi không kỳ hạn

Tiền gửi có kỳ hạnTiền gửi vốn chuyên dùng

Loại IX : Các tài khoản ngoài Bảng tổng kết tài sản

Tiền và Ngân phiếu thanh toán không có giá trị lu hànhTiền không có giá rị lu hành

Tiền mẫuTiền lu niệm

v.v Lãi cha thu đợc

Lãi cho vay cha thu đợc bằng đồng VNLãi cho vay cha thu đợc bằng đồng ngoại tệ

4 Chứng từ kế toán trong các Ngân hàng thơng mại

4.1 Đặc điểm của chứng từ kế toán Ngân hàng thơng mại

Chứng từ kế toán là vật mang thông tin kinh tế có giá trị pháp lý đầy đủcho việc xử lý nghiệp vụ, ghi chép kế toán và chứng minh tính đúng đắn,xác thực của một nghiệp vụ đã hoàn thành

Do tính chất và vai trò hoạt động của Ngân hàng thơng mại nên chứngtừ kế toán của ngân hàng này có đặc điểm sau :

- Tính chuẩn mực về pháp lý hoặc theo quy ớc thống nhất của chứng từ

kế toán rất cao Chẳng hạn chứng từ dùng làm giấy rút tiền từ tài khoản

tiền gửi ở Ngân hàng thơng mại phải theo mẫu giấy tờ in đặc biệt, phải cóchữ ký của chủ tài khoản đợc ký đúng mẫu đã đăng ký trớc ngân hàng vàphải ký đúng ô, đúng liên nhất định và không đợc ký lồng

- Khối lợng lớn, nhiều nhóm loại phức tạp Chẳng hạn số lợng chứng từ

kế toán phát sinh hàng ngày ở một đơn vị ngân hàng cơ sở thờng đến hàngtrăm món, gồm nhiều nội dung khác nhau ( vay tiền, gửi tiền, mua bánvàng ), một bộ chứng từ thờng gồm nhiều liên - phản ánh quan hệ củanhiều bên trong giao dịch, xử lý nghiệp vụ

- Đại bộ phận chứng từ kế toán do khách hàng lập theo mẫu mực quy

trữ chứng từ kế toán cũng phải hợp lý, phù hợp với các quy định pháp luậtvề thanh tra, xét khiếu tố ,

4.2 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán ngân hàng

Lập chứng từ kế toán là việc điền thêm hoặc làm thêm các yếu tố trênmỗi chứng từ in sẵn nhằm nói rõ nội dung nghiệp vụ phát sinh, rõ căn cứpháp lý cho việc giải quyết nghiệp vụ và ghi chép kế toán.

Yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán là phải trung thực, hợp pháp, hợplệ và kịp thời, phù hợp với thực chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm bảođảm an toàn tài sản và giải quyết trôi chảy nghiệp vụ Để đạt yêu cầu đó,khi lập chứng từ kế toán ngân hàng cần phải tôn trọng các nguyên tắc sauđây :

- Ghi đủ các yếu tố cần thiết bằng mực không phai - Nhân viên ngân hàng không lập và ký thay khách hàng - Không tẩy xoá hoặc dán đè lên chứng từ

- Chứng từ phải đủ chữ ký, dấu cần thiết, phải ký tay và chữ ký phải

khớp đúng mẫu đã đăng ký trớc tại ngân hàng quan hệ ( chữ ký điện tử

cũng phải khớp mã hiệu đã đăng ký ), không đợc ký lồng qua giấy than - Phải lập đủ số liên quy định cho mỗi bộ chứng từ, số liệu trên các liêncùng một bộ chứng từ phải thống nhất

- Không đợc dùng thay thế các loại chứng từ tuỳ tiện, đặc biệt là cácloại chứng từ ngợc nhau về nội dung ( phiếu thu và phiếu chi, chứng từbên Nợ và chứng từ bên Có ).

4.3 Kiểm soát và luân chuyển chứng từ

4.3.1 Kiểm soát chứng từ là việc kiểm tra tính chất đúng đắn của một chứng từ kế toán để đảm bảo chứng từ đó có đủ t cách làm căn cứ giải quyết nghiệp vụ và ghi chép kế toán

Quá trình kiểm soát chứng từ kế toán Ngân hàng thơng mại gồm 2 ớc : Kiểm soát trớc và kiểm soát sau.

b-* Việc kiểm soát trớc: do các thanh toán viên làm khi tiếp nhận chứngtừ kế toán của khách hàng nhằm kiểm tra tính chất hợp pháp, hợp lệ củachúng trên các khía cạnh :

- Xem có đúng là lệnh của chủ tài khoản không, thông qua việc đốichiếu dấu và chữ ký trên chứng từ với mẫu đã đăng ký trớc.

- Xem số tiền rút ra khỏi tài khoản có phù hợp với tính chất tài khoản,với yêu cầu quản lý nguồn vốn trên tài khoản đó không.

- Xem số d tài khoản cần sử dụng có đủ tiền để rút không, có phù hợpchế độ tài chính không.

- Xem số liên của một bộ chứng từ có đủ không, số liệu trên các liên cókhớp nhau không, đúng mẫu ấn chỉ không, số tiền bằng chữ, bằng số khớpnhau không.

* Việc kiểm soát sau: do kiểm soát viên chuyên trách của bộ máy kếtoán ngân hàng làm với các nội dung tơng tự nh kiểm soát trớc nhng cóthêm khâu kiểm soát và phối hợp hạch toán của các nhân viên kế toánngân hàng ( nhân viên ghi Nợ - ghi Có tài khoản kế toán, thủ quỹ, thanhtoán viên trong và ngoài chi nhánh, ).

4.3.2 Luân chuyển chứng từ

Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ kể từ khingân hàng lập hoặc tiếp nhận của khách hàng, qua khâu hạch toán đến lutrữ

Việc luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào 2 yếu tố :

- Phạm vi luân chuyển chứng từ ( trong 1 ngân hàng hay khác ngânhàng, chứng từ nội bộ hay do khách hàng lập , )

- Loại chứng từ ( tiền mặt, chuyển khoản, hay chứng từ thuộc VNĐ hayngoại tệ )

Việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải tuân thủ các nguyên tắc sau :- Luân chuyển chứng từ nhanh nhất, vừa đáp ứng yêu cầu phục vụkhách hàng, vừa phù hợp với trình tự kiểm soát, ghi chép kế toán ,

- Đảm bảo ghi Nợ trớc, Có sau, nghĩa là ghi trích tài khoản bên trả trớckhi ghi cho tài khoản bên đợc hởng.

- Luân chuyển chứng từ phải đảm bảo yêu cầu an toàn cao Hình thứcluân chuyển cụ thể và quy trình nghiệp vụ thích hợp phải tuỳ thuộc điềukiện của từng ngân hàng trong từng giai đoạn mà tổ chức và quán triệtnguyên tắc này.

5 Hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp

5.1 Hạch toán phân tích trong Ngân hàng thơng mại

Hạch toán phân tích ( hay hạch toán chi tiết ) là khâu kế toán cụ thể,phản ánh một cách chi tiết, tỷ mỉ các đối tợng hạch toán Đặc điểm củahạch toán phân tích là ở chỗ nó đợc tiến hành theo từng nghiệp vụ phátsinh bằng cách căn cứ vào chứng từ kế toán nhất định, gắn liền với nghiệpvụ có liên quan đến khách hàng hoặc nội bộ ngân hàng

Do vậy hạch toán phân tích có ý nghĩa nh sau:

- Là khâu đầu tiên trong quá trình hạch toán nên nó quyết định sự chínhxác, đầy đủ của số liệu ban đầu.

- Là khâu gắn trực tiếp với việc kiểm soát trớc đối với mỗi nghiệp vụphát sinh nên có thể góp phần ngăn chặn kịp thời những sai sót, hành vitham ô lợi dụng nhằm đảm bảo an toàn tài sản.

- Là khâu trực tiếp giao dịch với khách hàng nên có liên quan đến việctiết kiệm thời gian giao dịch của khách hàng, là nơi thể hiện bộ mặt củaNgân hàng thơng mại.

Hình thức kế toán phân tích là sổ kế toán chi tiết đợc thiết kế theonhững mẫu mực nhất định tuỳ theo đối tợng hạch toán

Sổ kế toán chi tiết tài khoản nội bảng về cơ bản có kích thớc thống nhất Phần đầu , phía trên của tờ sổ có ghi đủ các yếu tố :

+ Tên và số hiệu liên hàng của chi nhánh ngân hàng + Tên và số hiệu tài khoản

+ Ngày, tháng, năm phát sinh + Số sổ

Kết cấu dọc trong phần chính của tờ sổ gồm các cột : + Số thứ tự

+ Số chứng từ

+ Tài khoản đối phơng + Phát sinh nợ

Kết cấu ngang trong phần chính của tờ sổ gồm :

+ Dòng đầu tiên của tờ sổ ghi số d ngày hôm trớc mang sang Nếu làsố d Nợ thì ghi vào cột phát sinh Nợ, nếu là số d Có thì ghi vào cột phátsinh Có

+ Ghi các khoản phát sinh trong ngày + Cộng doanh số phát sinh ngày + Luỹ kế tháng

+ Chữ ký của trởng hoặc phó phòng kế toán.

Sổ kế toán chi tiết tài khoản ngoại bảng thờng có hình thức sau :

Tiểu khoản NgàySố

Diễn giảiNhậpXuấtCòn lạiLợngTiềnLợngTiềnLợng TiềnCộng

5.2 Hạch toán tổng hợp

Hạch toán tổng hợp là loại kế toán đợc hình thành bằng cách tập hợpsố liệu của các tài khoản chi tiết phụ thuộc theo định kỳ ( cuối ngày,cuối tháng, cuối năm ) Đơng nhiên việc hạch toán tổng hợp chỉ thựchiện đợc khi chỉ tiêu hạch toán có cùng một thớc đo Mặt khác, yêu cầuchung của hạch toán là tính chính xác - khách quan, đầy đủ - toàn diệnvà rõ ràng dễ hiểu cũng phải đợc thể hiện ở đây.

Nhiệm vụ chủ yếu của hạch toán tổng hợp là phải cung cấp một cáchchính xác, kịp thời các số liệu sau một thời gian hoạt động ( ngày, tháng,năm để phục vụ các mặt nghiệp vụ, đặc biệt là chỉ đạo công tác nguồnvốn và sử dụng vốn trong toàn hệ thống ngân hàng, đồng thời kiểm tratính chính xác và đầy đủ của hạch toán phân tích.

Hình thức hạch toán tổng hợp gồm có :- Nhật ký chứng từ

- Bảng kết hợp tài khoản - Sổ cái

- Bảng cân đối tài khoản - Bảng tổng kết tài sản

5.2.1 Nhật ký chứng từ

Nhật ký chứng từ là hình thức tập hợp, hệ thống hoá tất cả các chứng từkế toán đã ghi sổ trong ngày tại một đơn vị kế toán ngân hàng.

nhỏ trên, chứng từ lại đợc xếp theo từng tiểu khoản ( tài khoản phân tích)tơng ứng Căn cứ vào từng nhóm chứng từ này để lập bảng kê chứng từthuộc tiểu khoản đó ( bảng kê này đợc gọi là bảng kê hợp tiểu khoản ).

Cuối cùng, các chứng từ thuộc tiểu khoản nào đợc đính kèm theo bảngkết hợp tiểu khoản đó và tất cả đợc xếp vào tập chứng từ đã hạch toántrong ngày theo thứ tự tiểu khoản từ nhỏ đến lớn Xếp trên cùng của từngtập chứng từ là bảng tổng kê chứng từ bên Nợ ( hoặc bên Có ) mà số tiềnđợc liệt kê ở đây đã đợc lấy từ các bảng kết hợp tiểu khoản nói trên Sốtiền tổng cộng của bảng tổng kê chứng từ bên Nợ phải bằng số tiền tổngcộng của bảng tổng kê chứng từ bên Có Đồng thời số ấy chính là tổngdoanh số phát sinh các nghiệp vụ trong ngày của đơn vị kế toán Ngânhàng thơng mại.

Sau khi lên đợc cân đối chứng từ, các chứng từ trên đợc đóng thành 2tập ( tập Nợ riêng, tập Có riêng ), trên bảng tổng kê cân đối chứng từ phảicó đủ chữ ký ghi rõ họ - tên của ngời lập và trởng hoặc phó phòng kếtoán, giám đốc ngân hàng và tổ chức lu trữ.

ở những đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại đã thực hiện hạch toánbằng máy thì nhật ký chứng từ đợc lập 1 vế với trình độ công nghệ riêng.

5.2.2 Bảng kết hợp tài khoản

Bảng kết hợp tài khoản là bảng kê doanh số phát sinh và số d của cáctiểu khoản thuộc cùng một tài khoản cấp I theo định kỳ cuối ngày, cuốitháng, cuối năm Cuối ngày thì bảng này đợc kê theo số liệu của toàn bộcác tiểu khoản và cộng theo tài khoản cấp II, tài khoản cấp I.

Tác dụng của bảng kết hợp tài khoản là:

- Làm căn cứ lập sổ cái hàng ngày, lập bảng cân đối tài khoản tháng,năm

- Làm căn cứ đối chiếu số liệu với bảng kết hợp chứng từ ( hàng ngày )và sổ cái ( hàng tháng ).

Cách lập bảng kết hợp tài khoản nh sau :

Căn cứ vào số cộng ngày của sổ hạch toán chi tiết để lấy số liệu đa vào" Bảng kết hợp tài khoản " theo từng tài khoản cấp I Nếu là bảng kết hợptài khoản tháng, năm thì căn cứ vào dòng cộng tháng và cộng năm trên sổhạch toán chi tiết để lấy số liệu.

ở các đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại đã thực hiện hạch toán bằngmáy thì bảng kết hợp tài khoản đợc lập theo một quy định riêng, ở nhữngđơn vị kế toán hạch toán thủ công thì bảng kết hợp tài khoản đợc lập theomẫu in sẵn dới đây:

Ngân hàng

Bảng kết hợp tài khoản Số

Ngày tháng năm Số hiệu

tài khoản

Số d cuối ngày hômtrớc

Số phát sinh trongngày

Số d cuối ngàyhôm sau

Cộng TKcấp I

Ngời lập bảng Trởng phòng kế toán

5.2.3 Bảng cân đối tài khoản ngày

Bảng cân đối tài khoản ngày là bảng tổng hợp số liệu của tất cả các tàikhoản cấp I trong 1 ngày ở một đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại nhấtđịnh.

Tác dụng của bảng cân đối tài khoản ngày là:

- Cung cấp doanh số hoạt động nghiệp vụ ở một đơn vị kế toán Ngânhàng thơng mại.

- Làm công cụ kiểm tra sự chính xác của hạch toán phân tích hàngngày ( qua cân đối tổng doanh số và tổng số d giữa bên Nợ và bên Có củabảng cân đối tài khoản )

Cách lập :

- Căn cứ vào số liệu của sổ cái hàng ngày.

- Trên bảng cân đối tài khoản phải xếp các tài khoản cấp I theo thứ tựsố hiệu tài khoản cấp I từ nhỏ đến lớn.

Hình thức của bảng cân đối tài khoản kế toán nh sau :

Tên TKSố d hôm trớcSố phát sinhSố d hôm nay

Cộng ngày

5.2.4 Bảng cân đối tài khoản tháng, năm

Hình thức bảng cân đối tài khoản tháng, năm cũng tơng tự nh bảng cânđối tài khoản ngày nhng bảng này có thêm đặc điểm sau :

- Đợc tập hợp theo hệ thống tài khoản cấp II, sắp xếp theo thứ tự số liệutài khoản cấp II từ nhỏ đến to , có cộng theo tài khoản cấp I, cộng loại( mục ) và cộng cân đối.

- Là loại báo cáo kế toán gửi ngân hàng cấp trên

- Có cả bảng cân đối tài khoản nội bảng và bảng cân đối tài khoảnngoại bảng

Cách lập :

Căn cứ vào số liệu của bảng kết hợp tài khoản tháng ( năm ) của cácthanh toán viên để lấy số liệu lập bảng này Những tài khoản có 2 số d thìphải để nguyên cả 2 số d mà không đợc bù trả lẫn nhau

Hình thức bảng cân đối tài khoản tháng nh sau :

Ngân hàng

bảng cân đối tài khoản

Ngày tháng năm A Phần tài khoản nội bảng

Số hiệu TKSố d đầu kỳSố phát sinh trong kỳSố d cuối kỳ

Ngời lập bảng Trởng phòng kế toán Giám đốc NH

Hàng quý, năm, các Ngân hàng thơng mại ( Hội sở chính ) phải lậpbảng tổng kết tài sản Thực chất của bảng này là bảng cân đối số d đợc lậptheo những chỉ tiêu nhất định

Tác dụng :

- Hệ thống hoá số liệu hạch toán toàn bộ hoạt động thực tế của từngNgân hàng thơng mại theo những chỉ tiêu tổng hợp nhất định nhằm phảnánh tình hình nguồn vốn, sử dụng vốn đến thời điểm cuối quý, cuối năm.

- Là căn cứ kiểm tra sự chính xác của hạch toán phân tích và góp phầnđảm bảo an toàn tài sản sau một định kỳ

Cách lập :

- Căn cứ vào số d của các tài khoản liên quan trên bảng cân đối tàikhoản tháng cuối cùng của qúy và của năm để tính toán và ghi vào chỉtiêu tơng ứng của bảng tổng kết tài sản.

- Bảng tổng kết tài sản tuy đợc lập từ các chi nhánh trực thuộc từngNgân hàng thơng mại và tổng hợp thành bảng tổng kết tài sản chung chocả hệ thống song chỉ có bảng tổng kết tài sản chung này mới đầy đủ ýnghĩa, mới đúng thực chất của nó Lý do các chi nhánh chỉ là đơn vị hạchtoán kinh tế phụ thuộc

Kết cấu của bảng tổng kết tài sản nh sau :

Ngân hàng

bảng tổng kết tài sản ngày 31 tháng 12 năm ( Đơn vị : ngàn đồng

Văn bản số 19 - CNH

Ngày 19-03-92 của Thống đốc NHNN)

Nguồn vốn ( Tài sản nợ )Số tiềnSử dụng vốn ( Tài sản có )Số tiền

1 Vốn và các loại quỹa) Vốn điều lệ

b) Vốn đầu t XDCB vàmua sắm TSCĐ

c) Quỹ dự trữ và bổ sungvốn điều lệ

d) Quỹ dự trữ đặc biệt e) Các loại quỹ khác2 Vốn huy động Trong đó :

3 Vay ngân hàng nhà nớc 4 Vay các tổ chức tíndụng khác

Trong đó :a) Ngắn hạn

- Vay các tổ chức tín dụngtrong nớc

- Vay các tổ chức tín dụngnớc ngoài

b) Trung hạn c) Dài hạn

5 Vốn uỷ thác đầu t 6 Các khoản phải thu 7 Các nguồn vốn khác8 Lãi cha phân phối

1 Cho vay các tổ chức kinh tế a)Ngắn hạn

Trong đó :

Nợ quá hạn 237.800b) Trung hạn

c) Dài hạn

2 Hùn vốn mua cổ phần chứngkhoán

- Hùn vốn với các tổ chức kinhtế

- Hùn vốn với các tổ chức tíndụng

- Mua bán chứng khoán

3 Tiền gửi ngân hàng nhà nớc - Tiền gửi dự trữ bắt buộc- Tiền gửi không kỳ hạn

4 Tiền gửi các tổ chức tín dụngkhác

- Tiền gửi không kỳ hạn tạiTCTD trong nớc

- Tiền gửi không kỳ hạn bằngngoại tệ tại TCTD nớc ngoài5 Mua trái phiếu kho bạc6 Tiền mặt , ngân phiếu , ngoạitệ , vàng

- Tiền mặt - Ngân phiếu - Ngoại tệ - Vàng

7 TSCĐ - Vật liệu-TSCĐ 1.956.000- Trừ : hao mòn

TSCĐ 67.5008 Các khoản phải thu

9 Sử dụng vốn vào mục đíchkhác

10 Lỗ cha phân bổ

1.473.000