Nếu như trong cuộc sống hàng ngày giao tiếp có thể khiến ta biết nhiều hơn về thế giới xung quanh và hiểu rõ mình hơn, thì trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và trong công tác hoạt động
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Hàng ngày chúng ta phải thường xuyên giao tiếp và trao đổi với mọi người từ người thân cho tới đồng nghiệp với hàng loạt thông tin, đó có thể là những mẩu chuyện phiếm lúc thanh nhàn, tin tức thời sự hàng ngày mà chúng ta nói cho nhau nghe cho tới những thông tin liên quan tới công việc, số liệu báo cáo về kết quả kinh doanh Chỉ nhiêu đây thôi ta đã thấy được tầm ảnh hưởng quan trọng của hoạt động giao tiếp với chúng ta là như thế nào
Nếu như trong cuộc sống hàng ngày giao tiếp có thể khiến ta biết nhiều hơn về thế giới xung quanh và hiểu rõ mình hơn, thì trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và trong công tác hoạt động văn phòng nói riêng giao tiếp là một kênh thông tin có ý nghĩa ảnh hưởng tới kết quả của một chiến lược hay nói cách khác
nó sẽ quyết định việc doanh nghiệp hay công ty có thể phát triển hay suy yếu trên thương trường kinh doanh Bộ phận Văn phòng trong các công ty, doanh nghiệp ngoài những chức năng như văn thư, lưu trữ, hậu cần… , còn có chức năng là tham mưu, tổng hợp và được coi là cánh cổng kiểm soát sự ra vào cuả thông tin liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp, thế nên việc phát triển và đẩy hoạt động giao tiếp của bộ phận văn phòng càng được chú trọng bao nhiêu thì sẽ đem lại hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp bấy nhiêu
Tập đoàn FPT là một trong những tập đoàn về lĩnh vực công nghệ thông tin lớn nhất nước ta và cũng có sức ảnh hưởng lớn với các nước trong khu vực
và quốc tế ở phương diện lĩnh vực công nghệ thông tin Trong những năm qua Tập đoàn FPT không ngừng lớn mạnh và vươn cao trong lĩnh vực kinh doanh của mình, tất cả những thành tựu đó không phải chỉ nhờ vào những cống hiến của đội ngũ cán bộ nhân viên của tập đoàn mà còn phụ thuộc vào một phần là do
sự khéo léo xây dựng và phát triển một nền “văn hoá doanh nghiệp” mang đậm
đà bản sắc của FPT với những đặc điểm phù hợp với tinh hoa văn hoá dân tộc,nhưng có tiếp thu chọn lọc những gì mới mẻ và khoa học của bạn bè thế giới
để phù hợp với xu thế phát triển hiện đại của nền kinh tế thị trường thế giới Với văn hoá doanh nghiệp đặc thù của mình FPT đã xây dựng lên một hìnhảnhđẹp
Trang 2về một doanh nghiệp có những quy phạm văn hoá trong mắt của giới kinh doanh
và xã hội Không chỉ thế văn hoá doanh nghiệpđã làm thúc đẩy mạnh hoạt động giao tiếp và trao đổi thông tin trong FPT lên một tầm cao mới với những đặc trưng như: khoa học, nhanh chóng, hợp lý, chân thực phục vụ kịp thời cho việcđiều chỉnh và quyết định chiến lược phát triển của tậpđoàn Nhận thấy tầm quan trọng cũng như những vấn đề còn mắc phải của hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin trong công tác văn phòng của tậpđoàn FPT nên em đã chọn đề tài:
“ Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hoạt đông giao tiếp của văn phòng tập đoàn FPT” làm đề tài tiểu luận chuyên nghành của mình với mong muốn trước
là nâng cao kĩ năng,hiểu biết của mình về hoạt động giao tiếp trong công tác văn phòng, sau là muốn giúp cho tậpđoàn có một cái nhìn khách quan và toàn diện
về những thiếu sót và cách xử lý những thiếu sót còn tồn tại trong quá trình xây dựng phát huy văn hoá doanh nghiệp nói chung và trong hoạt động giao tiếp nói riêng
Bài tiểu luận của em gồm 3 phần:
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ TẬPĐOÀN FPT
CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
Do trình độ về khả năng biện luận và dẫn chứng cùng với ngôn ngữ học thuật nghiên cứu khoa học chưa được chuyên sâu lên vẫn còn có một vài thiếu sót, song rất mong các thầy cô giảng viên của nghành Quản Trị Văn Phòng có thể đóng góp ý kiến để bài tiểu luận cũng như chuyên môn của em có thể được nâng cao hơn Em xin chân thành cảm ơn cô Trương Phương Anh đã hướng dẫn, đồng hành và giúp đỡ em trong suốt khoảng thời gian làm bài tiểu luận nghiêng cứu khoa học này
Trang 3CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP
1.1 Khái niệm về giao tiếp
Giao tiếp là hoạt động xác lập,vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người, nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định.
Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố trao đổi như thông tin,xây dựng chiến lược hoạt động phối hợp, tri giác và tìm hiểu người khác Tương ứng với các yếu tố trên thì giao tiếp có ba khía cạnh chính : giao lưu,tác động qua lại và tri giác
Khía cạnh giao lưu của giao tiếp gắn liền với những đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau có tính cả đến mục đích, tâm thế và ý định của nhau Quá trình giao lưu sẽ làm giàu thêm kiến thức, kinh nghiệm của những người tham gia giao tiếp
Một khía cạnh quan trọng khác của giao tiếp đó là tác động qua lại hai bên Trong trường hợp này,ngôn ngữ thống nhất và cùng hiểu biết về tình huống,hoàn cảnh giao tiếp là điều kiện cần thiết đảm bảo sự tác động qua lại đạt hiệu quả
Khía cạnh tri giác của giao tiếp bao hàm quá trình hình thành hình ảnh
về người khác, xác định được các phẩm chất tâm lý và đặc điểm hành vi của người đó (thông qua các biểu hiện bên ngoài ) Trong khi tri giác người khác cần chú ý tới các hiện tượng như: ấn tượng ban đầu,hiệu ứng cái mới,…
1.2 Vai trò của giao tiếp
Giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội của con người và cả trong hoạt động kinh doanh
* Vai trò của giao tiếp trong đời sống xã hội
Về bản chất,con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội Nhờ có giao tiếp mà mỗi con người có thể tham gia vào các mối quan hệ xã hội, gia nhập vào cộng đồng, phản ánh các mối quan hệ xã hội, kinh nghiệm xã hội và chuyển chúng thành tài sản riêng của mình Do đó, giao tiếp là điều kiện để tâm lý,nhân
Trang 4cách cá nhân phát triển bình thường Trong giao tiếp, nhiều phẩm chất của con người, đặc biệt là các phẩm chất đạo đức, được hình thành và phát triển Trong quá trình tiếp xúc với những người xung quanh, chúng ta nhận thức được các nguyên tắc ứng xử trong xã hội; chúng ta biết được cái gì xấu, cái gì tốt, cái gì đẹp, cái gì không đẹp, cái gì nên làm, cái gì cần làm, cái gì không được làm và
từ đó thể hiện thái độ và hành động cho phù hợp
Giao tiếp thoả mãn nhiều nhu cầu của con người Những nhu cầu của chúng ta như : như cầu thông tin, nhu cầu được thừa nhận, nhu cầu được những người xung quanh quan tâm, nhu cầu được hoà nhập vào những nhóm xã hội nhất định… chỉ được thoả mãn trong giao tiếp Chúng ta sẽ cảm thấy thế nào nếu tự giam mình dù chỉ là một ngày trong phòng, không gặp gỡ, tiếp xúc với bất kỳ ai, không liên hệ với ai qua điện thoại, không đọc, không xem truyền hình
? Chắc chắn đó sẽ là một ngày dài lê thê,nặng nề, đó là vì nhu cầu giao tiếp của chúng ta không được thoả mãn
Đối với xã hội, giao tiếp là điều kiện của sự tồn tại và phát triển Xã hội
là một tập hợp người có mối quan hệ qua lại với nhau Chúng ta hãy thử hình dung xem xã hội sẽ thế nào nếu mọi người tồn tại trong đó không có quan hệ gì với nhau, mỗi người chỉ biết mình mà không quan tâm, không có liên hệ gì với những người xung quanh ? Đó không phải là xã hội mà chỉ là một tập hợp rời rạc những cá nhân đơn lẻ Mối quan hệ chặt chẽ giữa con người với con người trong xã hội còn là điều kiện để xã hội phát triển Ví dụ nền sản xuất hàng hoá phát triển được là nhờ có mối liên hệ chặt chẽ giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng : người sản xuất nắm được nhu cầu của người tiêu dùng, sản xuất ra những loại hàng hoá đáp ứng nhu cầu, nghĩa là được tiêu dùng chấp nhận và điều này thúc đẩy sản xuất phát triển
* Vai trò của gia tiếp trong hoạt động kinh doanh
Hoạt động quản trị kinh doanh về thực chất cũng là hoạt động giao tiếp Trong hoạt động của mình, nhà quản trị phải giao tiếp với nhân viên để truyền đạt nhiệm vụ, động viên, khuyến khích họ thực hiện tốt các nhiệm vụ đó Nhiều
Trang 5khi nhà quản trị cũng cần phải xử lý những tình huống giao tiếp tế nhị như: khiển trách, phê bình, giải quyết các xung đột Nhà quản trị cũng cần thiết lập các mối quan hệ với những cơ quan, đoàn thể, các tổ chức chính quyền nhằm tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghệp có hiệu quả.
Nhà kinh doanh phải giao tiếp với khách hàng, với các đối tác khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau: thuyết phục người ta mua, bán hàng, đàm phán một vài điều khoản nào đó trong hợp đồng,… Chính vì vậy, muốn trở thành một nhà kinh doanh giời, bên cạnh việc lắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, chúng ta cần nghiêng cứu khoa học giao tiếp, nắm vững các kỹ năng giao tiếp và thường xuyên rèn luyện những kỹ năng này để thống lĩnh nghệ thuật giao tiếp
1.3 Chức năng của giao giao tiếp
1.3.1 Nhóm chức năng xã hội
-Chức năng thông tin: Chức năng thông tin được biểu hiện ở khía cạnh
truyền thông ( trao đổi thông tin) của giao tiếp: qua giao tiếp,con người trao đổi cho nhua những thông tin nhất định Ví dụ người thư ký báo cáo lại kết quả của buổi làm việc với một đối tác theo uỷ quyền của giám đốc, giám đốc đưa ra những lời yêu cầu chỉ thị đối với người thư ký
-Chức năng tổ chức, phối hợp hành động: Trong một tổ chức một công
việc thường do nhiều bộ phận, nhiều người cùng thực hiện Đề có thể hoàn thành công việc một cách tốt đẹp, những bộ phận, con người này phải thống nhất với nhau, tức là phối hợp một cách nhịp nhàng Muốn vậy, họ phải tiếp xúc với nhau để trao đổi, bàn bạc, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng người, phổ biến cách thức thực hiện công việc và trong quá trình thực hiện cũng phải có những “tín hiệu” để mọi người hành động một cách thống nhất
-Chức năng điều khiển: chức năng điều khiển được thể hiện ở khía cạnh
ảnh hưởng tác động qua lại của giao tiếp Trong giao tiếp, chúng ta ảnh hưởng, tác động đến người khác, và ngược lại người khác cũng ảnh hưởng, tác động đến chúng ta bằng nhiều hình thức khác nhau như thuyết phục, ám thị, bắt chước Đây là một chức năng quan trọng của giao tiếp Một người có khả năng lãnh đạo
Trang 6chính là người có khả năng ảnh hưởng đến người khác, biết “thu phục lòng người”, lời nói của người đó có “trọng lượng” đối với người khác.
-Chức năng phê bình và tự phê bình: Trong xã hội, mỗi con người là
một “chiếc gương” Giao tiếp với họ chính là chúng ta soi mình trong chiếc gương đó Từ đó chúng ta thấy được những ưu điểm, những thiếu sót của mình
và tự sửa chữa, hoàn thiện bản thân
1.3.2 Nhóm chức năng tâm lý
- Chức năng động viên, khích lệ: Chức năng động viên khích lệ của giao
tiếp liên quan đến lĩnh vực cảm xúc trong đời sống tâm lý con người Trong giao tiếp, con người còn khơi dậy nhau những xúc cảm, tình cảm nhất định, chúng kích thích hành động của họ Một lời khen chân tình đưa ra kịp thời, một sự quan tâm được thể hiện đúng lúc có thể làm người khác tự tin, cảm thấy cần phải cố gắng làm việc tốt hơn
- Chức năng thiết lập, phát triển, củng cố các mối quan hệ: Giao tiếp
không chỉ là hình thức biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, mà còn là cách thức để con người thiết lập các mối quan hệ mới, phát triển và củng
cố các mối quan hệ đã có Tiếp xúc, gặp gỡ nhau, đó là khởi đầu của các mối quan hệ, nhưng các mối quan hệ này có phát triển hay không, có trở nên bền chặt hay không, điều này phụ thuộc vào quá trình giao tiếp sau đó Nếu chỉ tiếp xúc, gặp gỡ một vài lần rồi sau đó sự tiếp xúc bị ngắt quãng trong thời gian dài, thì mối quan hệ cũng khó duy trì
- Chức năng cân bằng cảm xúc: Trong cuộc sống, nhiều khi chúng ta có
cảm xúc cần bộc lộ Những niềm vui hay nỗi buồn, sung sướng hay đau khổ, lạc quan hay bi ai, chúng ta muốn được cùng người khác chi sẻ Chỉ có giao tiếp, chúng ta mới tìm được sự đồng cảm, cảm thông và giải toả được xúc cảm của mình
- Chức năng hình thành, phát triển tâm lý, nhân cách: Trong giao tiếp
con người lĩnh hội được kinh nghiệm xã hội, tâm hồn của con người trở lên phong phú, tri thức sâu sắc, tình cảm và thế giới quan được hình thành, củng cố
Trang 7và phát triển Thông qua giao tiếp những tiêu chuẩn về đạo đức, cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ, tính nguyên tắc, vị tha, tính trung thực… không chỉ được thể hiện mà còn được hình thành ở chúng ta.
Như vậy giao tiếp có nhiều chức năng quan trọng Trong cuộc sống của mỗi chúng ta, khi các quan hệ giao tiếp cơ bản không thể hiện được đầy đủ các chức năng này thì điều đó không những sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống và hoạt động, mà còn để lại những dấu ấn tiêu cực trong phát triển tâm lý, nhân cách của mỗi người
Trang 8CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN FPT
2.1 Khái quát về FPT
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tập đoàn FPT
Tập đoàn FPT được thành lập ngày 13/09/1988 (tên cũ là Tập đoàn cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT) là một tập đoàn kinh tế tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các dịch vụ liên quan đến công nghệ thông tin
Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm (chữ gốc FPT ban đầu có nghĩa là Food Processing Technology - Chế biến Thực phẩm, sau này vào năm 1990 đã được đổi thành Financing Promoting Technology - Tập đoàn Đầu tư và Phát triển Công nghệ) Tập đoàn
có quan hệ xuất nhập khẩu chuối khô, khoai, sắn, cho khối Đông Âu -Liên Xô
Ngày 8 tháng 9 năm 2006, Chính phủ Việt Nam ký quyết định thành lập trường Đại học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT Hiệu trưởng của trường làTiến
sỹ Lê Trường Tùng, còn Chủ tịch Hội đồng Quản trị là Phó giáo sư, Tiến sỹ Trương Gia Bình
Ngày 24 tháng 10 năm 2006, FPT đã công bố quyết định phát hành thêm cổ phiếu cho hai nhà đầu tư chiến lược là Quỹ đầu tư Texas Pacific Group(TPG) và Intel Capital FPT nhận được một khoản đầu tư là 36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu tư TPG Ventures và Intel Capital
Ngày 18 tháng 11 năm 2006, Tập đoàn Microsoft và tập đoàn FPT
ký thoả thuận liên minh chiến lược
Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố được chấp thuận đổi tên từ "Tập đoàn Cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ FPT" thành "Tập đoàn Cổ phần FPT" viết tắt là "FPT Corporation"
Trang 9Ngày 24 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố quyết định bổ nhiệm Tổng Giám đốc mới là ông Nguyễn Thành Nam thay ông Trương Gia Bình Ông Nam là thành viên sáng lập Tập đoàn FPT, Chủ tịch HĐQT của Tập đoàn Phần mềm FPT (FSOFT).
Trong 2 năm giữ chức vụ Tổng giám đốc, sau khi hoàn tất nhiệm vụ lập
kế hoạch cho sự phát triển của FPT trong giai đoạn mới, bổ sung nhân sự cấp cao và xây dựng chiến lược thương hiệu mới của Tập đoàn, tháng 2 năm 2011, Hội đồng quản trị Tập đoàn FPT có nghị quyết bổ nhiệm ông Trương Đình Anh làm Tổng giám đốc thay thế cho ông Nguyễn Thành Nam
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Tập đoàn FPT.
- Tập đoàn có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn
và dài hạn về nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuyển giao công nghệ tin học để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong các ngành theo đúng chức năng đã đăng ký kinh doanh và mục đích hoạt động của Tập đoàn
- Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và phát triển các nhu cầu tiềm năng Xây dựng các phương án kinh doanh và dịch vụ để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu chiến lược Tập đoàn đã đề ra
- Bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao; liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước, tổ chức dịch vụ về phát triển và đầu tư công nghệ thông tin
- Hoạt động theo đúng pháp luật và các chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà nước Thực hiện đầy đủ các chính sách kinh tế và nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước
- Với các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin
và viễn thông hiện tại FPT đang là tập đoànsố 1 tại Việt Nam trong các lĩnh vực Phần mềm, Tích hợp hệ thống, Dịch vụ CNTT, Phân phối và Sản xuất các sản phẩm CNTT, Bán lẻ sản phẩm CNTT trong lĩnh vực viễn thông
Trang 102.1.3 Thành tựu đạt được của Tập đoàn FPT.
Hiện nay FPT đã cung cấp dịch vụ của mình hầu như là trên khắp 63 tỉnh thành tại Việt Nam, hơn nữa không ngừng mở rộng thị trường ra khắp toàn cầu FPT đã có mặt tại 14 quốc gia trên thế giới, như: Nhật Bản, Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Singapore, Australia, Thái Lan, Philippines, Malaysia, Myanma, Lào, Campuchia
Ngoài ra, FPT còn sở hữu một khối giáo dục đại học và dạy nghề với tổng số hơn 15.000 sinh viên và là một trong những đơn vị đào tạo về CNTT tốt nhất tại Việt Nam
FPT là 1 trong 3 nhà cung cấp dịch vụ Internet lớn nhất Việt Nam cung cấp đa dạng các sản phẩm Trong lĩnh vực nội dung số, FPT hiện là đơn
vị Quảng cáo trực tuyến số 1 tại Việt Nam (chiếm 50% thị phần) và tự hào sở hữu hệ thống báo điện tử có hơn 30 triệu lượt truy cập mỗi ngày, tương đương
số người sử dụng Internet tại Việt Nam Ngoài ra, FPT còn sở hữu một khối giáo dục đại học và dạy nghề với tổng số hơn 15.000 sinh viên và là một trong những đơn vị đào tạo về CNTT tốt nhất tại Việt Nam
Bên cạnhđóFPT Online một tập đoàn thành viên của tập đoàn FPT hiện đang là một trong 3 nhà cung cấp dịch vụ gameonline và thanh toán điện tử lớn nhất trên thị trường Việt Nam
Trang 11Bảng 1 – Doanh thu của FPT Online
2.2 Đôi nét về bộ máy văn phòng Tập đoàn FPT.
2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng của FPT:
Văn phòng Tập đoànFPT được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng thực hiện theo nguyên tắc phân công và ủy quyền Chánh văn phòng của Tập đoàn chịu trách nhiệm trước phó Tổng Giám đốc về toàn bộ hoạt động của văn phòng Phó văn phòng là người giúp Chánh văn phòng chỉ đạo một mặt công tác theo sự phân công của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh văn phòng đi vắng, việc điều hành hoạt động của văn phòng sẽ do Phó văn phòng được ủy quyền thực hiện với sự đồng
ý của phó Tổng Giám đốc
Văn phòng công ty được chia thành các bộ phận: về chuyên môn, nghiệp
vụ có các chức năng không giống nhau Mỗi một bộ phận phụ trách một công việc riêng biệt để tránh tình trạng giải quyết cùng một công việc chồng chéo hoặc trùng lặp Hay nói cách khác là tránh trường hợp một người khiêm nhiều việc còn người khác lại không có việc làm Vì vậy, mỗi nhân viên trong văn phòng được quy định và phân công công việc một cách cụ thể
Văn phòng công ty không có tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau Quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty là quan hệ ngang
Trang 12cấp trong cùng một hệ thống nên vừa có sự phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng vừa có sự phối hợp, hoạt động, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của văn phòng.
Hầu hết các cán bộ, công chức văn phòng đều có trình độ Đại học hoặc Trung cấp và đều được bố trí công việc đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình, không có tình trạng nhân viên dư thừa vì không có việc làm Các bộ phận tại văn phòng luôn bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ hỗ trợ cho bộ phận chức năng Văn phòng đã lập ra bảng miêu tả công việc cụ thể cho mỗi bộ phận khác nhau và mô tả quá trình hành chính quản trị chi tiết để kiểm soát và đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho hoạt động của Công ty
Cơ cấu tổ chức của văn phòng tập đoàn được thể hiện trong sơ đồ bao m:
2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn FPT.
Văn phòng của tậpđoàn FPT có chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Văn phòng tập đoàn có chức năng nhiệm vụ giúp đỡ Phó Tổng giám đốc,điều phối các hoạt động của tập đoàn để đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành
Văn thư – thư viện
PHÓ VĂN PHÒNG
Lễ tân tổng đài
Bảo vệ
Tạp vụ
Lái xe
Trang 13của Tổng tập đoàn tới các tập đoàn thành viên một cách toàn diện,kịp thời và nhanh gọn, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của tập đoàn ban hành.
- Phối hợp với các đơn vị phòng ban khác hay tự mình nghiên cứu để đề
ra chương trình làm việc cho ban Giám đốc và HĐQT tập đoàn Đôn đốc thực hiện và kiểm tra tiến độ thực hiện chương trình làm việc cho lãnh đạo
- Phát huy vai trò là cầu nối cho mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, giữa ban lãnh đạo và toàn thể công nhân viên trong tập đoàn Là bộ mặt ngoại giao cho tập đoàn trong mảng đối ngoại với các đối tác
- Phụ trách tuyển dụng và chọn lọc nhân sự cho tập đoàn với sự hợp tác của các phòng ban có nhu cầu về nhân sự
- Quản lý thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, xử lý công văn đến và công văn đi cho cơ quan,ban hành các văn bản,chỉ thị từ trên xuống dưới của Tập đoàn theo đúng quy định của Nhà nước
- Đảm bảo thông tin liên lạc,đánh máy in ấn sao chụp tài liệu, điều phối nhân viên tạp vụ,điều phối sử dụng ôtô để phục vụ nhu cầu của lãnh đạo và nhân viên các phòng ban trong tập đoàn
- Thực hiện quản lý tài sản cố định,trang thiết bị văn phòng, điều phối kinh phí và báo cáo chi tiêu hàng năm của lĩnh vực hành chính văn phòng của tập đoàn, thực hiện các chế độ chính sách xã hội như : bảo hiểm,thai sản,thăm hỏi… với cán bộ công nhân viên trong tập đoàn
- Quản lý các dịch vụ hậu cần và phân phối văn phòng phẩm tới các phòng ban, thực hiện kiểm tra các công tác phòng cháy,chữa cháy và phòng chống bão lụt,lao động công ích quản lý các hoạt động và chương trình đóng từ thiện của tập đoàn FPT
- Sắp xếp tổ chức hội họp cho ban Lãnh đạo, thực hiện hoạt động tiếp tân và điều hành các hoạt động hậu cần phục vụ các đoàn khách mời hoặc yếu nhân của tập đoàn một cách chu đáo nhất
- Thu thập và xử lý các loại thông tin:
Trang 14+ Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trường xã hội bên ngoài như các thông tin về kinh tế, khoa học công nghệ, thị trường giúp cho Tập đoàn có tầm nhìn xa và tổng quan về tình hình thế giới phục vụ cho việc ra quyết định và định hướng chính sách, chiến lược phát triển tập đoàn trong từng thời kỳ và bối cảnh khác nhau.
+ Thông tin kinh tế trong nước kể cả cạnh tranh thị trường
+ Thông tin điều hành của Nhà Nước đối với tập đoàn thông qua các chính sách pháp luật cùng với kiểm tra khảo sát
+ Thông tin từ khách hàng và thị hiếu tiêu dùng cùng với mong muốn của họ với tập đoàn, thông tin của các nhà cung ứng và đối tác,thông tin của các
cơ sở dịch vụ trong và ngoài nghành liên quan
+ Thông tin từ nội bộ: các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự trong tập đoàn, thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động được tiến hành trôi chảy
+ Ngoài ra còn những thông tin nội bộ trực tiếp do bộ phận văn phòng trực tiếp quản lý như các báo cáo, các biên bản cuộc họp, các mẫu phí, các thư
từ giao dịch, các thông tin nói qua điện thoại và mẩu ghi, các tin nhắn
+ Thông tin đầu ra từ bên trong tập đoàn: bao gồm những thông tin như chủ trương chính sách đối với khách hàng, với nhà cung cấp, các chương trình
và sự kiện mà tập đoàn đang sẽ và đã thực hiện
2.3 Hoạt động giao tiếp trong tập đoàn FPT
2.3.1 Thực trạng hoạt động giao tiếp trong văn phòng tại tập đoàn FPT
Có thể nói so với các tập đoàn lớn khác của nước ta thì văn hoá doanh nghiệp của FPT được cho là có một nét rất riêng và đã trở thành thương hiệu và biểu tượng về văn hoá kinh doanh và văn hoágiao tiếp trong giới doanh nghiệp cũng như trong xã hội hiện nay Hoạt động giao tiếp với nét đặc trưng và gần như là văn hoá giao tiếp của riêng FPT chính là một yếu tố tạo lên được sự thành công của FPT hiện nay khi mà chính nó được các đối tác và khách hàng đánh
