Tiểu Luận Thực Trạng Và Giải Pháp Hoàn Thiện Hoạt Động Giao Tiếp Của Văn Phòng Tập Đoàn Fpt

LỜI NÓI ĐẦU Hàng ngày phải thường xuyên giao tiếp trao đổi với người từ người thân đồng nghiệp với hàng loạt thông tin, mẩu chuyện phiếm lúc nhàn, tin tức thời hàng ngày mà nói cho nghe thơng tin liên quan tới công việc, số liệu báo cáo kết kinh doanh Chỉ nhiêu ta thấy tầm ảnh hưởng quan trọng hoạt động giao tiếp với Nếu sống hàng ngày giao tiếp khiến ta biết nhiều giới xung quanh hiểu rõ hơn, lĩnh vực kinh doanh nói chung cơng tác hoạt động văn phòng nói riêng giao tiếp kênh thơng tin có ý nghĩa ảnh hưởng tới kết chiến lược hay nói cách khác định việc doanh nghiệp hay cơng ty phát triển hay suy yếu thương trường kinh doanh Bộ phận Văn phòng cơng ty, doanh nghiệp ngồi chức văn thư, lưu trữ, hậu cần… , có chức tham mưu, tổng hợp coi cánh cổng kiểm soát vào cuả thông tin liên quan tới hoạt động doanh nghiệp, nên việc phát triển đẩy hoạt động giao tiếp phận văn phòng trọng đem lại hiệu to lớn cho doanh nghiệp nhiêu Tập đoàn FPT tập đồn lĩnh vực cơng nghệ thơng tin lớn nước ta có sức ảnh hưởng lớn với nước khu vực quốc tế phương diện lĩnh vực công nghệ thông tin Trong năm qua Tập đồn FPT khơng ngừng lớn mạnh vươn cao lĩnh vực kinh doanh mình, tất thành tựu khơng phải nhờ vào cống hiến đội ngũ cán nhân viên tập đồn mà phụ thuộc vào phần khéo léo xây dựng phát triển “văn hoá doanh nghiệp” mang đậm đà sắc FPT với đặc điểm phù hợp với tinh hoa văn hố dân tộc,nhưng có tiếp thu chọn lọc mẻ khoa học bạn bè giới để phù hợp với xu phát triển đại kinh tế thị trường giới Với văn hoá doanh nghiệp đặc thù FPT xây dựng lên hìnhảnhđẹp doanh nghiệp có quy phạm văn hố mắt giới kinh doanh xã hội Không văn hoá doanh nghiệpđã làm thúc đẩy mạnh hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin FPT lên tầm cao với đặc trưng như: khoa học, nhanh chóng, hợp lý, chân thực phục vụ kịp thời cho việcđiều chỉnh định chiến lược phát triển tậpđoàn Nhận thấy tầm quan trọng vấn đề mắc phải hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin công tác văn phòng tậpđồn FPT nên em chọn đề tài: “ Thực trạng giải pháp hoàn thiện hoạt đơng giao tiếp văn phòng tập đồn FPT” làm đề tài tiểu luận chuyên nghành với mong muốn trước nâng cao kĩ năng,hiểu biết hoạt động giao tiếp cơng tác văn phòng, sau muốn giúp cho tậpđồn có nhìn khách quan tồn diện thiếu sót cách xử lý thiếu sót tồn q trình xây dựng phát huy văn hố doanh nghiệp nói chung hoạt động giao tiếp nói riêng Bài tiểu luận em gồm phần: CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ TẬPĐOÀN FPT CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Do trình độ khả biện luận dẫn chứng với ngôn ngữ học thuật nghiên cứu khoa học chưa chuyên sâu lên có vài thiếu sót, song mong thầy cô giảng viên nghành Quản Trị Văn Phòng đóng góp ý kiến để tiểu luận chun mơn em nâng cao Em xin chân thành cảm ơn cô Trương Phương Anh hướng dẫn, đồng hành giúp đỡ em suốt khoảng thời gian làm tiểu luận nghiêng cứu khoa học CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP 1.1 Khái niệm giao tiếp Giao tiếp hoạt động xác lập,vận hành mối quan hệ người với người, nhằm thoả mãn nhu cầu định Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố trao đổi thông tin,xây dựng chiến lược hoạt động phối hợp, tri giác tìm hiểu người khác Tương ứng với yếu tố giao tiếp có ba khía cạnh : giao lưu,tác động qua lại tri giác Khía cạnh giao lưu giao tiếp gắn liền với đặc điểm đặc thù q trình trao đổi thơng tin hai bên giao tiếp với có tính đến mục đích, tâm ý định Quá trình giao lưu làm giàu thêm kiến thức, kinh nghiệm người tham gia giao tiếp Một khía cạnh quan trọng khác giao tiếp tác động qua lại hai bên Trong trường hợp này,ngôn ngữ thống hiểu biết tình huống,hồn cảnh giao tiếp điều kiện cần thiết đảm bảo tác động qua lại đạt hiệu Khía cạnh tri giác giao tiếp bao hàm trình hình thành hình ảnh người khác, xác định phẩm chất tâm lý đặc điểm hành vi người (thơng qua biểu bên ngồi ) Trong tri giác người khác cần ý tới tượng như: ấn tượng ban đầu,hiệu ứng mới,… 1.2 Vai trò giao tiếp Giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng đời sống xã hội người hoạt động kinh doanh * Vai trò giao tiếp đời sống xã hội Về chất,con người tổng hoà mối quan hệ xã hội Nhờ có giao tiếp mà người tham gia vào mối quan hệ xã hội, gia nhập vào cộng đồng, phản ánh mối quan hệ xã hội, kinh nghiệm xã hội chuyển chúng thành tài sản riêng Do đó, giao tiếp điều kiện để tâm lý,nhân cách cá nhân phát triển bình thường Trong giao tiếp, nhiều phẩm chất người, đặc biệt phẩm chất đạo đức, hình thành phát triển Trong trình tiếp xúc với người xung quanh, nhận thức nguyên tắc ứng xử xã hội; biết xấu, tốt, đẹp, khơng đẹp, nên làm, cần làm, khơng làm từ thể thái độ hành động cho phù hợp Giao tiếp thoả mãn nhiều nhu cầu người Những nhu cầu : cầu thông tin, nhu cầu thừa nhận, nhu cầu người xung quanh quan tâm, nhu cầu hồ nhập vào nhóm xã hội định… thoả mãn giao tiếp Chúng ta cảm thấy tự giam dù ngày phòng, khơng gặp gỡ, tiếp xúc với ai, không liên hệ với qua điện thoại, không đọc, không xem truyền hình ? Chắc chắn ngày dài lê thê,nặng nề, nhu cầu giao tiếp không thoả mãn Đối với xã hội, giao tiếp điều kiện tồn phát triển Xã hội tập hợp người có mối quan hệ qua lại với Chúng ta thử hình dung xem xã hội người tồn khơng có quan hệ với nhau, người biết mà khơng quan tâm, khơng có liên hệ với người xung quanh ? Đó khơng phải xã hội mà tập hợp rời rạc cá nhân đơn lẻ Mối quan hệ chặt chẽ người với người xã hội điều kiện để xã hội phát triển Ví dụ sản xuất hàng hố phát triển nhờ có mối liên hệ chặt chẽ nhà sản xuất người tiêu dùng : người sản xuất nắm nhu cầu người tiêu dùng, sản xuất loại hàng hoá đáp ứng nhu cầu, nghĩa tiêu dùng chấp nhận điều thúc đẩy sản xuất phát triển * Vai trò gia tiếp hoạt động kinh doanh Hoạt động quản trị kinh doanh thực chất hoạt động giao tiếp Trong hoạt động mình, nhà quản trị phải giao tiếp với nhân viên để truyền đạt nhiệm vụ, động viên, khuyến khích họ thực tốt nhiệm vụ Nhiều nhà quản trị cần phải xử lý tình giao tiếp tế nhị như: khiển trách, phê bình, giải xung đột Nhà quản trị cần thiết lập mối quan hệ với quan, đồn thể, tổ chức quyền nhằm tạo điều kiện cho hoạt động doanh nghệp có hiệu Nhà kinh doanh phải giao tiếp với khách hàng, với đối tác khác nhiều hình thức khác nhau: thuyết phục người ta mua, bán hàng, đàm phán vài điều khoản hợp đồng,… Chính vậy, muốn trở thành nhà kinh doanh giời, bên cạnh việc vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, cần nghiêng cứu khoa học giao tiếp, nắm vững kỹ giao tiếp thường xuyên rèn luyện kỹ để thống lĩnh nghệ thuật giao tiếp 1.3 Chức giao giao tiếp 1.3.1 Nhóm chức xã hội -Chức thông tin: Chức thông tin biểu khía cạnh truyền thơng ( trao đổi thơng tin) giao tiếp: qua giao tiếp,con người trao đổi cho nhua thơng tin định Ví dụ người thư ký báo cáo lại kết buổi làm việc với đối tác theo uỷ quyền giám đốc, giám đốc đưa lời yêu cầu thị người thư ký -Chức tổ chức, phối hợp hành động: Trong tổ chức công việc thường nhiều phận, nhiều người thực Đề hồn thành cơng việc cách tốt đẹp, phận, người phải thống với nhau, tức phối hợp cách nhịp nhàng Muốn vậy, họ phải tiếp xúc với để trao đổi, bàn bạc, phân công nhiệm vụ cho phận, người, phổ biến cách thức thực công việc q trình thực phải có “tín hiệu” để người hành động cách thống -Chức điều khiển: chức điều khiển thể khía cạnh ảnh hưởng tác động qua lại giao tiếp Trong giao tiếp, ảnh hưởng, tác động đến người khác, ngược lại người khác ảnh hưởng, tác động đến nhiều hình thức khác thuyết phục, ám thị, bắt chước Đây chức quan trọng giao tiếp Một người có khả lãnh đạo người có khả ảnh hưởng đến người khác, biết “thu phục lòng người”, lời nói người có “trọng lượng” người khác -Chức phê bình tự phê bình: Trong xã hội, người “chiếc gương” Giao tiếp với họ soi gương Từ thấy ưu điểm, thiếu sót tự sửa chữa, hồn thiện thân 1.3.2 Nhóm chức tâm lý - Chức động viên, khích lệ: Chức động viên khích lệ giao tiếp liên quan đến lĩnh vực cảm xúc đời sống tâm lý người Trong giao tiếp, người khơi dậy xúc cảm, tình cảm định, chúng kích thích hành động họ Một lời khen chân tình đưa kịp thời, quan tâm thể lúc làm người khác tự tin, cảm thấy cần phải cố gắng làm việc tốt - Chức thiết lập, phát triển, củng cố mối quan hệ: Giao tiếp khơng hình thức biểu mối quan hệ người với người, mà cách thức để người thiết lập mối quan hệ mới, phát triển củng cố mối quan hệ có Tiếp xúc, gặp gỡ nhau, khởi đầu mối quan hệ, mối quan hệ có phát triển hay khơng, có trở nên bền chặt hay không, điều phụ thuộc vào q trình giao tiếp sau Nếu tiếp xúc, gặp gỡ vài lần sau tiếp xúc bị ngắt quãng thời gian dài, mối quan hệ khó trì - Chức cân cảm xúc: Trong sống, nhiều có cảm xúc cần bộc lộ Những niềm vui hay nỗi buồn, sung sướng hay đau khổ, lạc quan hay bi ai, muốn người khác chi sẻ Chỉ có giao tiếp, tìm đồng cảm, cảm thông giải toả xúc cảm - Chức hình thành, phát triển tâm lý, nhân cách: Trong giao tiếp người lĩnh hội kinh nghiệm xã hội, tâm hồn người trở lên phong phú, tri thức sâu sắc, tình cảm giới quan hình thành, củng cố phát triển Thông qua giao tiếp tiêu chuẩn đạo đức, trách nhiệm, nghĩa vụ, tính ngun tắc, vị tha, tính trung thực… khơng thể mà hình thành Như giao tiếp có nhiều chức quan trọng Trong sống chúng ta, quan hệ giao tiếp đầy đủ chức điều khơng ảnh hưởng tiêu cực đến sống hoạt động, mà để lại dấu ấn tiêu cực phát triển tâm lý, nhân cách người CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN FPT 2.1 Khái quát FPT 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tập đoàn FPT Tập đoàn FPT thành lập ngày 13/09/1988 (tên cũ Tập đoàn cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT) tập đoàn kinh tế Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh cung cấp dịch vụ liên quan đến công nghệ thông tin Ban đầu, FPT doanh nghiệp nhà nước hoạt động lĩnh vực kinh doanh xuất nhập lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm (chữ gốc FPT ban đầu có nghĩa Food Processing Technology - Chế biến Thực phẩm, sau vào năm 1990 đổi thành Financing Promoting Technology - Tập đoàn Đầu tư Phát triển Cơng nghệ) Tập đồn có quan hệ xuất nhập chuối khô, khoai, sắn, cho khối Đông Âu -Liên Xô Ngày tháng năm 2006, Chính phủ Việt Nam ký định thành lập trường Đại học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT Hiệu trưởng trường làTiến sỹ Lê Trường Tùng, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Phó giáo sư, Tiến sỹ Trương Gia Bình Ngày 24 tháng 10 năm 2006, FPT công bố định phát hành thêm cổ phiếu cho hai nhà đầu tư chiến lược Quỹ đầu tư Texas Pacific Group(TPG) Intel Capital FPT nhận khoản đầu tư 36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu tư TPG Ventures Intel Capital Ngày 18 tháng 11 năm 2006, Tập đoàn Microsoft tập đoàn FPT ký thoả thuận liên minh chiến lược Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đồn FPT cơng bố chấp thuận đổi tên từ "Tập đoàn Cổ phần Phát triển Đầu tư Cơng nghệ FPT" thành "Tập đồn Cổ phần FPT" viết tắt "FPT Corporation" Ngày 24 tháng 12 năm 2008, Tập đồn FPT cơng bố định bổ nhiệm Tổng Giám đốc ông Nguyễn Thành Nam thay ơng Trương Gia Bình Ơng Nam thành viên sáng lập Tập đoàn FPT, Chủ tịch HĐQT Tập đoàn Phần mềm FPT (FSOFT) Trong năm giữ chức vụ Tổng giám đốc, sau hoàn tất nhiệm vụ lập kế hoạch cho phát triển FPT giai đoạn mới, bổ sung nhân cấp cao xây dựng chiến lược thương hiệu Tập đoàn, tháng năm 2011, Hội đồng quản trị Tập đồn FPT có nghị bổ nhiệm ơng Trương Đình Anh làm Tổng giám đốc thay cho ông Nguyễn Thành Nam 2.1.2 Chức nhiệm vụ Tập đồn FPT - Tập đồn có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực kế hoạch ngắn dài hạn nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuyển giao công nghệ tin học để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngành theo chức đăng ký kinh doanh mục đích hoạt động Tập đồn - Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm hiểu phát triển nhu cầu tiềm Xây dựng phương án kinh doanh dịch vụ để thực kế hoạch, mục tiêu chiến lược Tập đoàn đề - Bảo toàn phát triển vốn Nhà nước giao; liên doanh, liên kết với đơn vị nước, tổ chức dịch vụ phát triển đầu tư công nghệ thông tin - Hoạt động theo pháp luật chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà nước Thực đầy đủ sách kinh tế nghĩa vụ Ngân sách Nhà nước - Với lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin viễn thông FPT tập đoànsố Việt Nam lĩnh vực Phần mềm, Tích hợp hệ thống, Dịch vụ CNTT, Phân phối Sản xuất sản phẩm CNTT, Bán lẻ sản phẩm CNTT lĩnh vực viễn thông 2.1.3 Thành tựu đạt Tập đoàn FPT Hiện FPT cung cấp dịch vụ khắp 63 tỉnh thành Việt Nam, không ngừng mở rộng thị trường khắp tồn cầu FPT có mặt 14 quốc gia giới, như: Nhật Bản, Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Singapore, Australia, Thái Lan, Philippines, Malaysia, Myanma, Lào, Campuchia Ngồi ra, FPT sở hữu khối giáo dục đại học dạy nghề với tổng số 15.000 sinh viên đơn vị đào tạo CNTT tốt Việt Nam FPT nhà cung cấp dịch vụ Internet lớn Việt Nam cung cấp đa dạng sản phẩm Trong lĩnh vực nội dung số, FPT đơn vị Quảng cáo trực tuyến số Việt Nam (chiếm 50% thị phần) tự hào sở hữu hệ thống báo điện tử có 30 triệu lượt truy cập ngày, tương đương số người sử dụng Internet Việt Nam Ngoài ra, FPT sở hữu khối giáo dục đại học dạy nghề với tổng số 15.000 sinh viên đơn vị đào tạo CNTT tốt Việt Nam Bên cạnhđóFPT Online tập đoàn thành viên tập đoàn FPT nhà cung cấp dịch vụ gameonline toán điện tử lớn thị trường Việt Nam 10 - Sắp xếp tổ chức hội họp cho ban Lãnh đạo, thực hoạt động tiếp tân điều hành hoạt động hậu cần phục vụ đoàn khách mời yếu nhân tập đoàn cách chu đáo - Thu thập xử lý loại thông tin: + Thông tin đầu vào: thông tin từ mơi trường xã hội bên ngồi thông tin kinh tế, khoa học công nghệ, thị trường giúp cho Tập đồn có tầm nhìn xa tổng quan tình hình giới phục vụ cho việc định định hướng sách, chiến lược phát triển tập đoàn thời kỳ bối cảnh khác + Thông tin kinh tế nước kể cạnh tranh thị trường + Thông tin điều hành Nhà Nước tập đồn thơng qua sách pháp luật với kiểm tra khảo sát + Thông tin từ khách hàng thị hiếu tiêu dùng với mong muốn họ với tập đồn, thơng tin nhà cung ứng đối tác,thông tin sở dịch vụ ngồi nghành liên quan + Thơng tin từ nội bộ: lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân tập đồn, thơng tin hỗ trợ tác nghiệp cho hoạt động tiến hành trôi chảy + Ngồi thơng tin nội trực tiếp phận văn phòng trực tiếp quản lý báo cáo, biên họp, mẫu phí, thư từ giao dịch, thơng tin nói qua điện thoại mẩu ghi, tin nhắn + Thông tin đầu từ bên tập đồn: bao gồm thơng tin chủ trương sách khách hàng, với nhà cung cấp, chương trình kiện mà tập đồn thực 2.3 Hoạt động giao tiếp tập đoàn FPT 2.3.1 Thực trạng hoạt động giao tiếp văn phòng tập đồn FPT Có thể nói so với tập đoàn lớn khác nước ta văn hố doanh nghiệp FPT cho có nét riêng trở thành thương hiệu 14 biểu tượng văn hoá kinh doanh văn hoágiao tiếp giới doanh nghiệp xã hội Hoạt động giao tiếp với nét đặc trưng gần văn hoá giao tiếp riêng FPT yếu tố tạo lên thành công FPT mà đối tác khách hàng đánh giá cao làm việc hợp tác với FPT.Cấu thành thành công hoạt động giao tiếp FPT đặc trưng sau hoạt động giao tiếp trao đổi thơng tin tập đồn có nhiều kênh khác tốc độchuyền giao thơng tin nhanh thông suốt với khối lượng lớn Các kênh thông tin FPT Kênh thông tin nội bộ: Trong nội đồn lớn FPT luồng thơng tin di chuyển qua lại liên tục với cường độ lớn phân với luồng như: luồng thơng tin từ văn phòng tập đồn tới văn phòng công ty thành viên,và ngược lại thông tin từ văn phòng cơng ty thành viên tới phận văn phòng tập đồn,thơng tin từ lãnh đạo chuyển tới phận văn phòng phổ biến tới phận phòng ban khác tập đồn,thơng tin từ lãnh đạo tới nhân viên, thông tin phòng ban với nhau, thơng tin nhân viên với Các thông tin luân chuyển trao đổi cho nhiều cách khác với phương tiện điện thoại, máy tính, mạng chát nội bộ, văn ban hành, qui định, thông báo niêm yết FPT với vị mạnh công nghệ thông tin lên việc đầu tư cho hệ thống thiết bị, máy tính cơng nghệ cao,cùng với đường truyền mạng băng thông cao lên việc xử lý trao đổi thông tin từ phận văn phòng tới phận khác nhanh, hệ thống văn phòng điện tử tạo kênh giao tiếp tiện lợi Cùng với việc ban hành văn định giải nhanh chóng chưa đầy đồng hồ tới tận tay người cần Bộ phận văn phòng nói chuyện (bàn bạc trao đổi thông tin cần thiết nhanh nhất) trực tiếp với hay nhiều lãnh đạo thông qua việc chat hội thảo truyền hình trực tiếp cần Trong số trường hợp việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động 15 hành - văn phòng giúp cho Tập đồn có chiến lược nhanh chóng hiệu Các công văn thư từ, văn giao dịch mang tính khẩn cấp nhanh chóng gửi tới lãnhđạobằng mail hình thưc scan gửiđi dạng file ảnh PNG,PDF,JPEG… Nhân viên phận văn phòng gửi kết công việc cho người phụ trách sau xong phần cơng việc qua mạng nội bộ, hình thức mail hay fax thành dạng văn cụ thể tới máy fax người phụ trách Các thư từ, bưu tíncơng văn, văn bản, nghịđịnh, báo cáo phận văn thư nhận dạng chuyển tới phòng ban hình thức chuyển tay thơng tin có dạng vật hay dạng văn với thông tin dự liệu số Các nhân viên phận hỗ trợ gián tiếp trao đổi thông tin qua mạng, tới tận nơi để gặp mặt trực tiếp Nhân viên phòng ban ngang cấp với trò chuyện với qua kênh chat nội bộ, ban lãnhđạo phận phụ trách lĩnh vực cơng nghệ thơng tin củaFPT khéo léo việc xây dựng diễnđàn online cho toàn tậpđoàn chia làm diễnđàn với box nhỏ cho phòng ban khác sử dụng để giúp cho nhân viên đặt câu hỏi tham khảo lấyý kiến thông tin hay nhờ giảiđáp vấn đề khó khăn liên quan đến cơng việc quyền hạn chun mơn cơng việc đòi hỏi phải có hợp tác thống nhiều phận khác cần thiết Diễnđàn có chức cho nhân viên đóng gópý kiến với tập đồn chiến lược tình hình hoạt động ban lãnhđạo phận Các tài liệu chủ đề hướng dẫn với thông tin liên qua tới cơng việc đóng góp nhiệt tình diễnđàn nhằm hỗ trợ cho nhân viên vào tập đồn làm việc làm quen với cơng việc hiểu rõ quyền hạn nhiệm vụ làm việc.Diễn đàn hình thức giao tiếp ngơn ngữ ký tự có nhiều chức mang tính cộng đồng cao phù hợp với tập đồn có mạng lưới rộng lớn FPT 16 Hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin không giới hạn cơng việc mà FPT khéo léođưa vào hoạt động ngoại khoá vui chơi bên hoạt động, ngày hội, lễ hội hay ngày kỷ niệm đất nướcđược tậpđoàn tổ chức Những kiện thu hút nhiều công nhân viên cơng ty thành viên tậpđồn tham gia vàđóng góp sơi nổi, tạođiều kiện cho ban lãnhđạo tiếp xúc hồ đồng với nhân viên mình, nhân viên có dịp thắt chặt tình đồng nghiệp thơng qua việc vui chơi đồng đội tăng cường khả giao tiếp ngôn ngữ thể kỹ phối hợp làm việc nhóm Các thi viết STC (Sáng Tạo Company), hay hội thi diễn kịch, tiểu phẩm sân khấu phát động hàng năm theo chủ đề nhấtđịnhđã nhiều phận phòng ban hưởngứng tham gia, thơng qua nhân viên thoả sức sáng tạo nói lên dòng cảm xúc cơng ty, tập đồn FPT, qua thiếu sót ước muốn đổi vàđóng góp cơng sức để phát triển FPT Văn hố doanh nghiệp FPT xây dựng cách khoa học hợp lý trọng tới giá trị tinh thần nhân viên ban lãnhđạo kết hợp hồn hảo cơng việc giải trí, văn hố doanh nghiệp mang tính dân chủ ngang hàng Những dịp nàyđã tạo lên dịp thích hợp cho việc thúc đẩy giao tiếp, lắng nghe hoà nhập người, để họ cóđiều kiện thực q trình truyền thơng hiệu Kênh thơng tin bên ngồi: Đây kênh thơng tin có nhiều luồng khác hình thức cũngđa dạng, kênh thơng tin đóng vai trò mấu chốt quan trọng, nguyên nhân khách quan quyếtđịnh thành bại chiến lược kế hoạch đề tậpđoàn Kênh thông tin sở hữu luồng luồng thông tin từ tậpđồn ngồi, luồng thơng tin từ bên chuyểnvào tậpđoàn chia làm kênh thông tin nhỏ sau dựa đặc thù đối tượng cung cấp hay có nhu cầu: 17  Đối với đối tác: Nguồn thông tin đầu vào từ đối tác cáccơ quan công ty ngành hay liên ngành gửi tới tập đoàn chủ yếu thư từ, báo giá, hợp đồng, báo cáo tình hình đầu tư, tình hình tài tập đồn, văn giấy mời thầu Các thơng tin phận văn phòng gửi tới phòng ban liên quan phòng ban gửi lại phương án giải cho phận văn phòng rõ giải hình thức cử người gặp mặt trực tiếp nói chuyện qua điện thoại hay gửi câu trả lời qua thư điện tử  Đối với khách hàng: Thông tin khách hàng chủ yếu sựđóng góp câu hỏi chất lượng, giá cả, chất lượng dịch vụ, tháiđộ nhân viên Toàn khối lượng thơng tin sẽđược phận chăm sóc khách hàng tiếp tân thu lại gửi tới văn phòng từđó chuyển cho phận hay cá nhân có liên quan để lấyý kiến hay phương án giải gửi lại câu trả lời thoảđáng cho khách hàng Những thông tin tưởng chừng nhỏ nhặt vàítỏi thơng tin nhân tố khách quan thiếu sót mà thânFPT khơng thể thấyđược giúp cho tậpđồn sửa chữa cải thiện lại sai sót  Cácthơng tin đầu đầu vào với quan điều hành thuộc Nhà nước: Các thơng tin hồn tồn thơng tin mang tính quan trọng trực thuộc cấp Trung ương mang tính chất phạm vi trực thuộc nghành có tính quyếtđịnh thay đổi toàn cục diện Chủ yếu thông báo,Nghịđịnh, quyếtđinh, công văn… loại thông tin nàyđược ưu tiên xử lý trước nhanh chóng cẩn thận nhận được, phận văn phòng nhanh chóng báo cáo cho lãnhđạođể xin phương án giải trả lời nhanh cho quan chức thuộc Nhà nước văn bản, thưđiện tử cần thiết CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá * Ưu điểm 18  FPT xây dựng văn hoá doanh nghiệp có tương tác tốt mối quan hệ (cấp với cấp dưới,nhân viên với ban lãnh đạo,nhân viên với nhau,giữa nhân viên khách hàng).Cái lợi việc xây dựng mơ hình văn hố doanh nghiệp FPT tạo dựng cho thương hiệu, đặc thù riêng biệt so với doanh nghiệp tập đoàn khác hay khác nghành đối tác khách hàng, xã hội nhắc tới FPT họ nghĩ tới doanh nghiệp có văn hố “làm chơi” độc đáo, cá tính khoa học Kế tiếp có tác dụng tạo thành truyền thống doanh nghiệp nhân viên vào học ảnh hưởng theo văn hố tập đồn bị tác động người trước, nói cách khác người trước trở thành gương sống,để truyền đạt lại cho nhân viên mới, thước đo nhân xem nhân viên hồ nhập lại với văn hố doanh nghiệp để cơng tác làm việc khơng hay bị đào thải khơng hồ nhập với văn hoá doanh nghiệp mang nhiều đặc thù FPT Ban lãnh đạo công ty làm khuyến khích việc giao tiếp mang tính chất văn hố dân chủ cơng khai phương tiện Đây tiền đề xây dựng phong cách giao tiếp cho cá nhân dựa tảng văn hố đặc thù FPT, phong cách giao tiếp cởi mở, nói thẳng, nói thật, mang tính lịch đại thấm nhuần tư tưởng hợp tác phát triển  Việc giao tiếp qua lễ hội kiện văn phòng phận phòng ban khác phối hợp tổ chức có tác dụng làm gắn kết phận tập đoàn lại với hơn,giúp họ phối hợp nhuần nhuyễn linh hoạt công việc khác Đồng thời tạo cảm thông thấu hiểu nhân viên lãnh đạo,giữa nhân viên,và phòng ban với tập đoàn Hoạt động vui chơi giao tiếp ngoại khố có cơng dụng rõ điểm yếu điểm mạnh người, chức xây dựng mối quan hệ nhân viên với khơng cơng việc mà sống bên ngồi 19  Với hệ thống cơng nghệ thơng tin vượt trội FPT xây dựng mạng lưới giao tiếp rộng lớn nhiều hình thức khác điện thoại, hội thảo truyền hình,giao tiếp chat,messenger qua mạng nội Các diễn đàn lập lên để học viên hay nhân viên phòng ban tập đồn học tập trao đổi với cách công khai Các kênh thông tin xây dựng thiết lập với tốc độ cao lưu lượng trao đổi thông tin qua lại lớn Điều có vai trò vô quan trọng việc truyền tải nội dung liên quan tớ hành thị,cơng văn,báo cáo cách nhanh tới phận phòng ban nhân viên tập đoàn * Nhược điểm  Do mơ hình tập đồn q rộng lớn gây lên việc lãnh đạo quan tâm hay giao tiếp với nhân viên cấp Nhiều nhân viên muốn đóng góp ý kiến gặp trực tiếp lãnh đạo hay người có thẩm quyền trực thuộc cấp cao để mạnh dạn đề xuất, thói quan liêu, bảo thủ ăn sâu vào số cá nhân phụ trách gây khó khăn cho nhân viên muốn đóng góp  Sự bất đồng ngôn ngữ lãnh đạo,nhân viên người nước với lãnh đạo,nhân viên FPT rào cản lớn giao tiếp,đối thoại công việc làm việc Đây nguyên nhân gây nên tình trạng hiểu sai lệch thông tin dẫn tới việc truyền đạt đường lối bị sai lệch,chỉ đạo hành động không khớp với kế hoạch đề  Việc thoải mái văn hố ứng xử khuyến khích việc sáng tạo,tư logic phản biện vơ tình tạo nên tình trạng cãi phản bác hội nghị từ cấp chiến lược hội nghị cấp chi nhánh tập đoàn số cấp lãnh đạo nhân viên FPT chưa thực hiểu nghĩa việc phản biện đóng góp ý kiến lạc lối sang khái niệm trích ,phê bình, lên án, dẫn tới nhiều biến họp thành chiến phe phái Nhiều việc đóng góp phản biện ý kiến mà khơng chuẩn bị tìm hiểu kỹ ý kiến người khác nhiều 20 nhân viên nên lãnh đạo bị chần chừ đề định chiến lược để giải việc, dẫn tới nhiều họp không giải vấn đề triệt để  Công nghệ thông tin điểm mạnh FPT biến thành điểm yếu lớn mà hàng ngày hoạt động giao tiếp phụ thuộc gần hoàn toàn vào thiết bị công nghệ cao, điều làm giảm khả giao tiếp xử lý tình giao tiếp thật có cơng việc cần phải gặp mặt giải trực tiếp ngôn ngữ Hơn làm cho việc trò chuyện thấu hiểu cấp cấp bị sai lệch hiểu lầm khơng diễn tả phương tiện phi ngôn ngữ cảm xúc cử chỉ,cũng hiểu nghĩa lời nói Việc đóng góp ý kiến đăng diễn đàn thoải mái người quản lý nội dung đăng lỏng lẻo lên đơi có đăng mang tính chất rác đóng góp khơng chân thực đăng lên khiến người gặp khó chịu thấy, ý kiến đóng góp đơi q đà xúc phạm nhiều biến thành chiến “bàn phím” gây cho người phụ trách đăng thu kết mong muốn có q nhiều chiều ý kiến  Lưu lượng thông tin lớn tập trung lại mối gây áp lực xử lý thông tin phải nhanh với phận hành – văn phòng, đơi gây việc chạy theo số lượng mà bỏ quên chất lượng thơng tin tính xác thực,hiệu thơng tin gây lên sai sót nhỏ tổn thất khơng phải đơn giản Vì tập đồn nhà nước nên thông tin Nhà nước quan trọng thường xử lý ưu tiên trước,các nguồn thông tin đối tác thường bị trì trệ xử lý chậm có thơng tin  Nhược điểm hoạt động giao tiếp FPT thực vấn đề đồng phục – loại phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ chưa trọng thống hoàn toàn, từ nhân viên tới lãnh đạo cơng ty thành viên thoả sức mặc theo ý muốn tiêu sáng tạo dân chủ tập đồn 21 mà khơng thống nhất, điểm vơ lý việc xây dựng văn hố doanh nghiệp mang tính thống đồng FPT * Nguyên nhân Quản lý mặt giao tiếp lãnh đạo với cấp chưa có mơ hình hiệu Văn hoá doanh nghiệp xây dựng khoa học hiệu tổng thể chung chưa thực sâu vào chi tiết cụ thể quy định hoạt động giao sao, nào,cũng yếu tố phải trọng thực giao tiếp với đối tượng khách cấp đồng nghiệp, khách hàng… gây nhiều khó khăn thực Một số điểm mang tính bảo thủ chưa có ý định đổi mặt hình thức cách thức thực Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ đồng phục, quần áo làm việc chưa qui định cụ thể có ý kiến cụ thể Việc xây dựng cầu nối ngôn ngữ người ngoại quốc nhân viên Việt Nam chưa thực trọng Các nhân viên lãnh đạo người Việt có ý định trau dồi ngơn ngữ khách ngồi Tiếng Anh chuyên gia chủ yếu đến từ nhiều quốc gia Nhật Bản, Ấn Độ… nước Châu Á lên ngơn ngữ họ sử dụng khác biệt theo vùng miền quốc gia nhiều, nên ta đáp ứng tất loại ngôn ngữ theo nhu cầu ngôn ngữ xứ họ Thêm văn hoá FPT văn hoá khoa học đại mang đậm tính Việt Nam, điều dễ gây lạc lõng lập chun gia, lãnh đạo người nước ngồi khác biệt văn hố lối sống khiến họ phá bỏ rào cản ngôn ngữ 3.2 Một số kiến nghị Hoạt động giao tiếp lĩnh vực văn phòng nói riêng tập đồn FPT thiếu sót nhiều khâu tổ chức, quản lý quy định hoạt động giao tiếp vào khuôn khổ kỷ luật cho phù hợp với văn hoá doanh nghiệp Đặc biệt phận văn phòng tập đồn lớn FPT việc giao tiếp phải trọng đầu tư định hướng đầy đủ với 22 chuẩn mực định Dưới số kiến nghị em hoạt động giao tiếp lĩnh vực văn phòng FPT * Khi giao tiếp với cấp Bất kỳ văn phòng có người lãnh đạo, người định quản lý, tạo chuẩn mực Nhìn chung, tất nhân viên phải nể thừa nhận họ Vì giao tiếp với cấp nhân viên cấp cần phải noi theo phong cách cấp cấp chuẩn mực, mẫu hình tổ chức, họ muốn người tổ chức noi theo hình mẫu mình, FPT có lợi dựa văn hoá doanh nghiệp họ,vì cần phải phát huy Cấp phải cư xử khéo léo với cấp không chê bai nói xấu cấp sau lưng họ Khơng phép nói sau lưng họ điều mà trước mặt họ mà khơng nói Khi khơng đồng tình hay khơng hiểu đừng lên phản đối trước mặt mà nhẹ nhàng góp ý từ từ sai Cấp phải báo cáo thường xuyên qua hệ thống mạng nội gặp mặt trực tiếp có điều kiện đề cấp cập nhập tin tức nhanh báo cáo lại cho người ban lãnh đạo để họ đề chiến lược ứng phó với tình phẩm chất cần phải có thực giao tiếp văn phòng, phải tơn trọng tới cấp bậc tổ chức văn phòng, khơng phép báo cáo vượt cấp thẩm quyền tham gia khơng tơn trọng người lãnh đạo trực tiếp làm ảnh hướng tới việc định thơng tin chưa chọn lọc Phải luôn tôn trọng tiếp thu ý kiến phê bình khiển trách cấp trên, ý kiến phê bình tiếp thu sửa chữa có lợi, ý kiến phê bình sai lên lắng nghe tránh phạm phải sai lầm mà ý kiến phê bình sai đề cập tới Như giúp cho nhân viên cấp thành thạo cơng việc có hội thăng tiến * Khi giao tiếp với cấp 23 Khi trở thành lãnh đạo tổ chức, với thăng tiến ngày cao, người quản lý phải quản lý ngày nhiều nhân viên quyền Là người lãnh đạo phải biết tạo bầu khơng khí hiểu biết tin cậy lẫn nhau, tạo bầu khơng khí hài lòng hăng hái người quyền để cổ vũ cấp hết lòng cơng việc Thành tích lãnh đạo phụ thuộc vào nhân viên quyền họ Khi giao tiếp với cấp nên sử dụng nghi thức lịch sự, đơn giản cấp nói với họ “rất vui lòng”, “cảm ơn” mỉm cười Chủ động chào họ đến lúc họ Cấp nghiêm túc thực nguyên tắc, chuẩn mực tổ chức Cấp muốn nhân viên làm giờ, khơng sử dụng thiết bị, máy móc, chẳng hạn xe cộ, điện thoại cơng vào việc riêng cấp phải thực nguyên tắc trước thật nghiêm chỉnh Nhân viên thường học tập lãnh đạo phong cách Khi giao tiếp với cấp dưới, cấp không dùng lời lẽ thô lỗ hay bôi bác Đó thói quen dễ lây lan, người khác thường tự động bắt chước, thành thói quen Một số cá nhân ban lãnh đạo FPT thường xuyên có thói quen có hội nghị cấp phòng ban hay cơng ty, khiến cho nhân viên quyền học theo cách vô ý Hãy cấp biết thông tin xác đáng giao việc cho họ Cấp cần biết lại tiến hành công việc này, công việc họ ảnh hưởng tới nhiệm vụ chung Tuyệt đối không phổ biến kế hoạch đơn vị cho nhân viên đơn vị khác Lắng nghe ý kiến đóng góp cấp cho kế hoạch tổ chức Cấp người trực tiếp thực kế hoạch, họ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn sáng tạo công việc Khi cấp có thành tích ln nhớ có nhiều cấp đóng góp vào thành tích Và đừng tiết kiệm lời khen hào phóng lời phê bình Bản báo cáo khen nhắc đến người giúp cấp thực Nhắc đến cơng lao cấp dưới, cấp họ dành 24 cho tình cảm cấp hiểu họ Khi phê bình cấp dưới, khơng nên có mặt người thứ ba, phê bình công việc không đánh giá nhân cách họ Hãy tin tưởng vào cấp Giao công việc cho họ nhiều tốt Hãy tìm hội cất nhắc họ họ có nhiều thành tích Ln phải giám sát công việc giao cho cấp Phải bình đẳng với người, thiên vị Khơng thân mật mức cấp Nghiêm túc lịch giao tiếp với phụ nữ người trẻ tuổi Có thể tặng quà, mời cấp ăn trưa có điều kiện * Giao tiếp với đồng nghiệp Trong văn phòng, quan hệ với đồng nghiệp khơng quan hệ mang tính cạnh tranh mà mối quan hệ phối hợp, hợp tác cơng việc Đó mối quan hệ vơ quan trọng thành đạt người Ở tổ chức khơng có cơng việc khơng cần hợp tác với người khác Các quan hệ tồn nhiều năm, làm phong phú vốn sống làm chỗ dựa cho nhân viên văn phòng Nó tạo điều kiện, củng cố mối quan hệ họ nơi làm việc Trong quan hệ với đồng nghiệp, chung ta cần lưu ý điểm sau: Luôn học hỏi đồng nghiệp Bất kỳ cá nhân có điểm tốt cho người khác học tập Chúng ta học đồng nghiệp học thành công, kể học thất bại họ Luôn chia sẻ thông tin với đồng nghiệp Hãy vui vẻ, chan hòa với đồng nghiệp, chia sẻ thơng tin đồng nghiệp Chia sẻ thơng tin khơng có nghĩa gặp nói ấy, để lộ thơng tin bảo mật Khơng nên sống q khép kín, khơng giao tiếp để trở thành người bí hiểm, lập dị.Tích cực giúp đỡ đồng nghiệp Hãy giúp đỡ đồng nghiệp vơ tư điều kiện có thể, tạo ấn tượng tốt từ đồng nghiệp, tỏ người đáng tin cậy, hình thành niềm tin, từ hình thành uy tín bạn bè, đồng nghiệp Giúp đỡ đồng nghiệp khơng có nghĩa làm thay họ, che giấu khuyết điểm họ Không đùa cợt nhược điểm đồng nghiệp Không lấy nhược điểm hay dị tật đồng nghiệp để giễu cợt, nhạo báng Bởi có dị 25 tật, nhược điểm không muốn người khác động chạm đến Đừng lấy nỗi đau người khác làm trò đùa Hãy tơn trọng cá tính, riêng tư đồng nghiệp Không thể áp đặt quan điểm, lẽ sống người khác Hãy tơn trọng giá trị người khác, dù giá trị khơng với thân Đừng can thiệp sâu vào chuyện riêng đồng nghiệp, không nên hỏi thẳng thừng hay đồn thổi chuyện riêng họ * Giao tiếp với khách hàng (công dân) Chúng ta biết “khách hàng thượng đế” “ý kiến khách hành đúng” Theo quy luật cung cầu kinh tế thị trường đâu có cầu có cung Có khách hàng có tổ chức đáp ứng nhu cầu họ Các giao tiếp với khách hành thường ngắn, nên ấn tượng phong cách nhân viên hành – văn phòng góp phần củng cố niềm tin họ,củng cố niềm tin vào doanh nghiệp hay tổ chức Nhân viên văn phòng phải có trách nhiệm khách hàng.Nhân viên văn phòng cần phải tôn trọng hợp đồng, lời hứa với khách hàng để tạo uy tín riêng uy tín chung tổ văn phòng Mọi khách hàng (quá khứ, tại, tương lai) quan trọng Họ cần đối xử ân cần, lịch có trách nhiệm Giao tiếp với khách hàng phải hẹn Thời gian vàng Điều không với nhân viên văn phòng mà với khách hàng hay đối tác tập đoàn tổ chức Cho nên, khơng nên trễ hẹn giao tiếp nói chung với khách hàng nói riêng Khi cơng việc kết thúc, hết thơng tin, cần dứt khốt kết thúc gặp, khơng nên ngồi nán lại nói chuyện lan man Hãy tế nhị khéo léo với khách hàng đối tác Ln tơn trọng khách hàng, khuyến khích khách hàng phản hồi thông tin sản phẩm dịch vụ tập đồn, để có thơng tin dự liệu làm điều kiện cải tiến chât lượng hay sản phẩm tốt Khơng q tiết kiệm lời “cảm ơn”, “xin lỗi” 26 Nhân viên văn phòng nên tỏ thân thiện với khách hàng, đừng tỏ thân mật họ biết chừng mực mức thân thiện Hãy lưu trữ hồ sơ khách hàng, gồm thông tin sau: Họ tên, địa chỉ, chức danh, hồn cảnh gia đình, nơi cơng tác, sở thích, đặc điểm Nói tóm lại giao tiếp cơng sở hành hay phận văn phòng cơng ty doanh nghiệp có quy mơ từ lớn tới bé nhân viên văn phòng phải trọng điều sau tiến hành thực thi hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin: Đầu tiên phải luôn nghiêm túc lịch giao tiếp với ai.Và thận trọng giao tiếp giúp tránh hiểu lầm đáng tiếc gây nhầm lẫn thơng tin cung cấp hay thông tin mà người khác cần.Luôn nở nụ cười gặp khách hàng, đối tác hay cơng dân, nụ cười khiến cho người khác có thiện cảm với nhân viên văn phòng nhiều, tạo hiệu ứng cảm xúc tốt giúp cho khơng khí bắt đầu làm việc với đối tác thoải mái nhiều Phải luôn ý thời gian trao đổi bàn bạc xử lý cơng việc khối lượng cơng việc nhân viên văn phòng ln ln đa dạng có nhiều hình thức phạm vi khác nhau, nên tiến hành giao tiếp cần phải cân thời gian để tăng hiệu cơng việc làm cho khách hàng cơng dân cảm thấy thoải mái hài lòng kết hay câu trả lời chi tiết ngắn gọn tiết kiệm thời gian họ.Hãy xây dựng cho người có uy tín, tơn trọng lời hứa hợp đồng nhân viên phận văn phòng gần mặt doanh nghiệp, quan lên việc tạo hình ảnh uy tín,đúng hẹn, đáng tin cậy giúp cho cơng ty có hình ảnh đẹp đẽ mắt khách hàng đối tác, đồng thời thể tư tưởng uy tín lãnh đạo quan đơn vị thu hút nhiều đối tác để làm ăn kinh doanh Luôn ăn mặc trang phục, phụ kiện phù hợp với tác phong người làm văn phòng, điều thể tơn trọng với người khác trình 27 làm việc, đồng thời qua trang phục người ta thấy chuyên nghiệp an tâm giải công việc, ấn tượng quan đơn vị với hình ảnh đẹp Thêm ban lãnh đạo cấp quản lý doanh nghiệp, công ty, hay quan đơn vị hành nghiệp phải xây dựngnhững quy định, chuẩn mực trình tổ chức hoạt động giao tiếp cho không phận văn phòng mà phận khác đơn vị mình, tiểu tiết trang phục, phong thái hình thể giao tiếp phải đào tạo hướng dẫn cách chi tiết, ngồi phải khuyến khích nhân viên trọng phát huy cách sáng tạo chuyên nghiệp không bị dập khuôn với người khác để không tạo nhàm chán cho đối tác làm việc với nhân viên Nói cách khác xây dựng văn hố doanh nghiệp cho đơn vị hay quan công ty, việc xây dựng văn hoá hợp lý tạo lên đồn kết tồn thể cơng ty từ lãnh đạo tới nhân viên, tạo nên truyền thống cho công ty hết làm nên thương hiệu ngồi lĩnh vực hoạt động cơng tác doanh nghiệp, cơng ty Điều minh chứng qua tập đoàn FPT với thành tựu họ, đơi thiếu sót lớn việc cải thiện sửa đổi thiếu sót phải dựa nhiều yếu tố khách quan chủ quan mang tính bền vững 28 ... Thực trạng giải pháp hoàn thiện hoạt đơng giao tiếp văn phòng tập đồn FPT làm đề tài tiểu luận chuyên nghành với mong muốn trước nâng cao kĩ năng,hiểu biết hoạt động giao tiếp cơng tác văn phòng, ... bên tập đồn: bao gồm thơng tin chủ trương sách khách hàng, với nhà cung cấp, chương trình kiện mà tập đoàn thực 2.3 Hoạt động giao tiếp tập đoàn FPT 2.3.1 Thực trạng hoạt động giao tiếp văn phòng. .. Đôi nét máy văn phòng Tập đồn FPT 2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng FPT: Văn phòng Tập đồnFPT tổ chức theo chế độ thủ trưởng thực theo nguyên tắc phân cơng ủy quyền Chánh văn phòng Tập đồn chịu