Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Với luận văn này, chúng tôi hướng vào giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:
Đầu tiên, cần tiến hành đánh giá tình hình tài liệu kỹ thuật hiện có tại TTKĐXD, bao gồm việc nghiên cứu đặc điểm, ý nghĩa và thành phần nội dung của các tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm.
Hiện nay, công tác tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm đang gặp nhiều thách thức Việc thu thập, phân loại và xác định giá trị tài liệu kỹ thuật cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả sử dụng Đồng thời, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu cũng cần được chú trọng hơn nhằm tối ưu hóa nguồn tài nguyên thông tin hiện có.
Đề xuất các giải pháp cụ thể để tổ chức khoa học khối tài liệu này nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác bảo quản và khai thác sử dụng.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của luận văn, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đề ra các nhiệm vụ cụ thể nhằm hướng đến việc thực hiện nghiên cứu một cách hiệu quả.
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm
- Nghiên cứu sự hình thành, thành phần, nội dung tài liệu kỹ thuật hình thành trong hoạt động của Trung tâm
- Nghiên cứu ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật hiện có tại Trung tâm
Nghiên cứu các chuyên môn trong công tác tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm bao gồm việc thu thập tài liệu, phân loại, lập hồ sơ tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu hiệu quả.
- Đề xuất một số giải pháp để tổ chức khoa học khối tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong ngành xây dựng hiện nay, tài liệu kỹ thuật rất phong phú và đa dạng, tuy nhiên, số lượng nghiên cứu và các đề tài liên quan đến loại tài liệu này lại rất hạn chế.
Trong báo cáo khoa học "Những tồn tại trong công tác lưu trữ ở Bộ Xây dựng" của tác giả Trần Lệ Hường (năm 2000), tác giả đã chỉ ra những hạn chế trong công tác lưu trữ tại phòng Lưu trữ của Bộ Xây dựng và đề xuất một số kiến nghị Tuy nhiên, báo cáo chưa đi sâu vào nghiên cứu cách tổ chức khoa học đối với khối tài liệu chuyên môn đặc thù của ngành xây dựng.
Trong khóa luận tốt nghiệp năm 2005, Chu Thị Minh Ngọc đã nghiên cứu về "Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của Bộ Xây dựng", trong đó phân tích các loại văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của bộ này.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tiến hành nghiên cứu về tình hình soạn thảo, ban hành, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của Bộ Xây dựng Nghiên cứu này đã đưa ra một số nhận xét về ưu điểm và hạn chế của công tác lưu trữ tài liệu Tuy nhiên, vấn đề tổ chức khoa học khối tài liệu kỹ thuật trong hoạt động chuyên môn của ngành vẫn chưa được tác giả đề cập đến.
Một số bài viết đáng chú ý từ các tác giả khác bao gồm "Một số vấn đề về xác định giá trị tài liệu ở Tổng Công ty Xi măng Việt Nam", mang đến cái nhìn sâu sắc về quy trình và tiêu chí đánh giá tài liệu trong ngành xi măng.
Khóa luận tốt nghiệp năm 2004 của Hoàng Thị Thúy nghiên cứu về việc xây dựng phương án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty Tư vấn xây dựng Sông Đà Đồng thời, tác giả Nguyễn Thị Thảo cũng thực hiện khóa luận tốt nghiệp trong cùng năm, góp phần vào lĩnh vực nghiên cứu này.
Tổ chức và khoa học tài liệu liên quan đến các công trình xây dựng cơ bản tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là nội dung chính của khóa luận tốt nghiệp năm 2000 của tác giả Khóa luận này tập trung vào việc hệ thống hóa và quản lý thông tin về các dự án xây dựng trong lĩnh vực nông nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và phát triển bền vững trong ngành.
Trịnh Thị Kim Oanh đã nghiên cứu về tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật liên quan đến các công trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, với sự tham khảo từ tác giả Trần Thị Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lưu trữ và quản lý tài liệu kỹ thuật trong việc bảo tồn thông tin xây dựng, đồng thời đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình quản lý tài liệu tại trung tâm.
Vào năm 2007, các đề tài nghiên cứu chủ yếu tập trung vào việc giải quyết các vấn đề nghiệp vụ cụ thể trong công tác tổ chức khoa học tài liệu, như xác định giá trị tài liệu và xây dựng phương án phân loại Ngoài ra, cũng có sự quan tâm đến việc tổ chức khoa học tài liệu trong các cơ quan không thuộc ngành xây dựng.
Các nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã sử dụng một số tài liệu tham khảo sau:
Các tài liệu và giáo trình liên quan đến công tác lưu trữ, chẳng hạn như cuốn "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" do NXB Đại học và GDCN phát hành năm 1990, cung cấp kiến thức quan trọng về lý thuyết và thực hành trong lĩnh vực này.
Bài giảng "Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ" của PGS TS Nguyễn Minh Phương, xuất bản năm 2005, cùng với tài liệu "Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật" của Trường TH Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng 1 năm 1996, cung cấp kiến thức quan trọng về quản lý và bảo tồn tài liệu trong lĩnh vực khoa học và công nghệ.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định của Chính phủ liên quan đến việc thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Những quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong công tác lưu trữ quốc gia.
Các văn bản của Nhà nước và Bộ Xây dựng quy định và hướng dẫn các công việc cụ thể trong lĩnh vực xây dựng, bao gồm loại hình tài liệu kỹ thuật và tài liệu xây dựng cơ bản Đồng thời, một số quy định của Chính phủ nước CHND Trung Hoa cũng liên quan đến tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật và tài liệu công trình xây dựng cơ bản.
Các bài viết được trích dẫn từ các nguồn báo chí và tạp chí như Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, báo Xây dựng, tạp chí Xây dựng, cũng như trên các nền tảng thông tin trực tuyến.
Các luận văn và khoá luận tốt nghiệp cử nhân nghiên cứu về công tác lưu trữ tài liệu tại Bộ Xây dựng cùng với một số đơn vị thuộc ngành xây dựng, tập trung vào việc cải thiện quy trình lưu trữ và quản lý tài liệu, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và bảo tồn thông tin quan trọng trong lĩnh vực xây dựng.
Tài liệu kỹ thuật của Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng bao gồm thông tin quan trọng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trung tâm, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác kiểm định và quản lý an toàn xây dựng.
Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu, việc lựa chọn phương pháp phù hợp là rất quan trọng Trong đề tài của chúng tôi, chúng tôi đã áp dụng một số phương pháp cơ bản để thực hiện nghiên cứu.
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin về nhận thức khoa học cung cấp cho các nhà nghiên cứu khả năng đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng Điều này giúp họ có cái nhìn toàn diện về vấn đề, tạo nền tảng cho những đánh giá và kết quả mà đề tài nghiên cứu đưa ra.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Phương pháp khảo sát thực tế là công cụ quan trọng giúp chúng tôi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kết quả khảo sát sẽ quyết định tính ứng dụng của đề tài, do đó việc thu thập thông tin chính xác và đầy đủ là yếu tố then chốt để đánh giá hiệu quả nghiên cứu.
Phương pháp chức năng là một trong những mục tiêu quan trọng nhằm xây dựng nội dung tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Để đạt được điều này, cần tiến hành đối chiếu và phân tích các chức năng cũng như hoạt động cụ thể của Trung tâm Chỉ khi đó, các nội dung tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật mới được thực hiện đúng quy định và phù hợp với thực tế của cơ quan.
Phương pháp hệ thống là một cách tiếp cận hiệu quả cho việc nghiên cứu các loại tài liệu kỹ thuật, giúp người nghiên cứu nhận diện và hiểu rõ từng đối tượng một cách chính xác nhất.
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã áp dụng các phương pháp cơ bản, bên cạnh đó còn sử dụng thêm các phương pháp phụ như phương pháp so sánh và phương pháp tổng hợp.
Đóng góp của đề tài
Sau khi hoàn thành đề tài, nó sẽ đóng góp đáng kể cho công tác lưu trữ tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng, giúp tổ chức khối tài liệu kỹ thuật một cách khoa học và hợp lý hơn.
Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo và cán bộ, kỹ sư, kiểm định viên tại Trung tâm là rất quan trọng, giúp họ hiểu rõ về khối tài liệu và công tác lưu trữ Điều này sẽ hỗ trợ hiệu quả trong việc bảo quản và khai thác tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Bố cục của đề tài
Toàn bộ luận văn được chia thành các phần chính sau:
Phần nội dung: bao gồm 3 chương
Chương 1: Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng
Chương 3: Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại TKĐXD
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng đã gặp một số thuận lợi và khó khăn sau:
Được sự hỗ trợ tận tình từ các giáo viên hướng dẫn và các phòng, bộ phận của Trung tâm, người học có cơ hội tiếp cận tư liệu phong phú và thuận lợi trong việc khảo sát, điều tra thực tế các loại hình tài liệu kỹ thuật trong hoạt động của cơ quan.
Khó khăn trong nghiên cứu đề tài này chủ yếu đến từ phạm vi rộng và tính chuyên môn đặc thù, đặc biệt là đối với cán bộ lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực mới mẻ này Ngoài ra, nguồn tài liệu kỹ thuật hiện chưa được tập trung tại một đầu mối mà phân tán ở nhiều phòng, bộ phận khác nhau Thêm vào đó, thời gian dành cho quá trình nghiên cứu bị hạn chế do áp lực từ các công việc chuyên môn khác.
Với sự hỗ trợ nhiệt tình từ các cơ quan và cá nhân liên quan, cùng với nỗ lực cá nhân, tôi đã hoàn thành đề tài đúng tiến độ.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã đóng góp quan trọng trong quá trình nghiên cứu của tôi Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, các cơ quan, cá nhân, và đặc biệt là TS Nguyễn Liên Hương, người đã hướng dẫn tôi nhiệt tình và chu đáo để hoàn thành đề tài nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2008 Học viên
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật tại
Đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật tại TTKĐXD
1.3.1 Đặc điểm tài liệu kỹ thuật của Trung tâm
Tài liệu kỹ thuật được hình thành từ hoạt động của Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng, khác biệt với các loại hình tài liệu khác.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn có nhiều loại tài liệu kỹ thuật khác nhau, mỗi loại đều có đặc điểm riêng nhưng liên quan chặt chẽ đến chức năng của Trung tâm Để tổ chức hiệu quả khối tài liệu này, cần nghiên cứu và hiểu rõ đặc điểm của chúng nhằm đánh giá đúng giá trị từng loại tài liệu Điều này giúp bổ sung và thu thập tài liệu hợp lý, nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Đặc biệt, tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn phản ánh rõ chức năng đảm bảo an toàn cho máy móc và thiết bị trong ngành xây dựng, góp phần bảo vệ con người trong quá trình vận hành.
Năm 2006, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về Bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động đến năm 2010 theo Quyết định số 233/2006/QĐ-TTg Trong Hội nghị triển khai Chương trình Quốc gia về BHLĐ, ATLĐ, VSLĐ vào ngày 30/11/2007, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội công bố rằng trong 6 tháng đầu năm 2007, cả nước đã ghi nhận 2.996 vụ tai nạn lao động, tăng 42,4% so với năm trước, với 3.057 người bị tai nạn, tăng 38,7% Nguyên nhân chính dẫn đến tai nạn lao động là do người sử dụng lao động vi phạm quy định về an toàn lao động, chiếm 48,62% tổng số vụ tai nạn lao động chết người.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cho thấy rằng 35,5% tổng số vụ tai nạn lao động chết người liên quan đến việc người lao động vi phạm tiêu chuẩn và quy phạm kỹ thuật an toàn.
Bảo đảm an toàn cho con người và máy móc trong quá trình lao động là nhiệm vụ quan trọng mà TTKĐXD được Bộ Xây dựng giao phó Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển, nhiều dự án xây dựng và cơ sở sản xuất vật liệu mới được triển khai, rủi ro đối với máy móc và con người ngày càng gia tăng Nguy cơ mất an toàn luôn hiện hữu, đặc biệt với khối lượng lớn máy móc, đặc biệt là các thiết bị đã qua sử dụng Tài liệu kỹ thuật do Trung tâm sản xuất là rất quan trọng cho mỗi công trình xây dựng và cho ngành xây dựng nói chung Các tài liệu thiết kế kỹ thuật phải được lập theo trình tự quy định của Nhà nước, với các hướng dẫn chi tiết mà các cơ quan phải tuân thủ nghiêm ngặt.
Nghị định 209/2004/NĐ-CP ban hành ngày 16/12/2004 của Chính phủ quy định chi tiết về quản lý chất lượng công trình xây dựng, đặc biệt tại Chương IV, nêu rõ các bước cần thực hiện trong quá trình thiết kế xây dựng công trình.
1 Thiết kế kỹ thuật: a Các căn cứ để lập thiết kế kỹ thuật:
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
- Nhiệm vụ thiết kế, thiết kế cơ sở trong dự án đầu tư xây dựng công trình được phê duyệt;
Báo cáo này trình bày kết quả khảo sát phục vụ cho việc xây dựng bước thiết kế cơ sở, bao gồm các số liệu bổ sung liên quan đến khảo sát xây dựng và các điều kiện khác tại địa điểm thi công, nhằm hỗ trợ cho bước thiết kế kỹ thuật.
- Các quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng;
Chủ đầu tư cần đảm bảo rằng hồ sơ thiết kế kỹ thuật được lập phải tuân thủ các yêu cầu đã được phê duyệt trong thiết kế cơ sở và dự án đầu tư xây dựng Điều này bao gồm việc đảm bảo tính nhất quán và phù hợp giữa các tài liệu thiết kế và các tiêu chuẩn kỹ thuật đã được xác định.
- Thuyết minh gồm các nội dung theo quy định tại Nghị định của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Bản vẽ cần thể hiện đầy đủ các kích thước, thông số kỹ thuật chính và vật liệu sử dụng, nhằm đảm bảo đủ điều kiện cho việc lập dự toán, tổng dự toán và thiết kế bản vẽ thi công cho công trình xây dựng.
- Dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình
2 Thiết kế bản vẽ thi công a Căn cứ để lập thiết kế bản vẽ thi công:
Chủ đầu tư phê duyệt nhiệm vụ thiết kế cho các trường hợp khác nhau: đối với thiết kế một bước, phê duyệt nhiệm vụ thiết kế; đối với thiết kế hai bước, phê duyệt thiết kế cơ sở; và đối với thiết kế ba bước, phê duyệt thiết kế kỹ thuật.
- Các tiêu chuẩn xây dựng và chỉ dẫn kỹ thuật được áp dụng;
- Các yêu cầu khác của chủ đầu tư b Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công bao gồm:
Thuyết minh cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin mà bản vẽ không thể hiện, nhằm giúp người thi công xây dựng hiểu rõ và thực hiện đúng theo thiết kế.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Bản vẽ cần thể hiện chi tiết tất cả các bộ phận của công trình, bao gồm các cấu tạo với kích thước, vật liệu và thông số kỹ thuật đầy đủ Điều này đảm bảo thi công chính xác và đáp ứng đủ điều kiện để lập dự toán cho quá trình xây dựng.
- Dự toán thi công xây dựng công trình
3 Nghiệm thu hồ sơ thiết kế xây dựng công trình a Biên bản nghiệm thu hồ sơ thiết kế xây dựng công trình (được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục 3) b Căn cứ nghiệm thu hồ sơ thiết kế xây dựng công trình:
- Hợp đồng giao nhận thầu thiết kế xây dựng công trình;
- Nhiệm vụ thiết kế, thiết kế các bước trước đó đã được phê duyệt;
- Quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng;
- Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình gồm thuyết minh, bản vẽ thiết kế và dự toán, tổng dự toán c Nội dung nghiệm thu:
- Đánh giá chất lượng thiết kế;
Kiểm tra hình thức và số lượng hồ sơ thiết kế xây dựng công trình là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng Đặc điểm của hồ sơ thiết kế xây dựng công trình là chúng được sản sinh trong một thời gian dài, thường kéo dài trong nhiều năm Điều này dẫn đến số lượng hồ sơ, tài liệu liên quan đến công trình đó cũng tăng lên đáng kể, đặc biệt là đối với những công trình lớn, mang tầm cỡ quốc gia.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Tháng 7 năm 2001 TTKĐXD bắt đầu tiến hành thực hiện công việc tư vấn giám sát chế tạo kết cấu thép nhà sản xuất chính Dự án đầu tư Nhà máy Kính nổi Viglacera Công việc này đến năm 2007 mới kết thúc, và đến tháng 4/2008 thì mới thanh lý hợp đồng Như vậy những tài liệu kỹ thuật liên quan đến công trình này kéo dài 6 năm, từ năm 2001 đến năm 2007
Thực trạng công tác tổ chức tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng
Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ thiết yếu trong công tác lưu trữ, giúp quản lý tài liệu hiệu quả, ngăn chặn tình trạng mất mát và thất lạc Việc thu thập tài liệu tốt không chỉ tạo điều kiện cho việc khai thác nội dung tài liệu kỹ thuật một cách toàn diện mà còn bảo vệ bí mật Nhà nước và bản quyền liên quan đến các ứng dụng của khoa học kỹ thuật.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đóng vai trò quan trọng trong việc phát minh và chế tạo các thiết bị, máy móc chuyên dụng Việc thu thập tài liệu kỹ thuật một cách hiệu quả không chỉ tạo ra cơ sở vật chất cần thiết cho công tác lưu trữ khoa học, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị và thống kê tài liệu lưu trữ kỹ thuật.
Một lợi thế trong việc thu thập tài liệu kỹ thuật tại TTKĐXD là các công việc đều phải tuân thủ đúng trình tự và quy định của Nhà nước Khi hoàn thành công việc, hồ sơ cần có đầy đủ các tài liệu kỹ thuật để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý, tức là phải có đủ trọn bộ Điều này cũng tạo thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu tại Trung tâm.
Tại Trung tâm, việc thu thập và bổ sung tài liệu kỹ thuật chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến tình trạng tài liệu này phân tán và rời rạc ở nhiều phòng ban khác nhau Khảo sát thực tế cho thấy, tâm lý của các kiểm định viên cũng ảnh hưởng đến việc quản lý tài liệu kỹ thuật, làm cho quy trình này trở nên kém hiệu quả.
Khối tài liệu kỹ thuật được coi là "mật" và không được nộp vào lưu trữ cơ quan, dẫn đến khó khăn lớn trong công tác lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn Hiện tại, bộ phận lưu trữ của phòng Tổng hợp chủ yếu chỉ lưu giữ tài liệu hành chính.
Tài liệu kỹ thuật của Trung tâm hàng năm rất phong phú và đa dạng, nhưng hiện nay chưa được thu thập và quản lý một cách thống nhất Việc tài liệu bị phân tán và rời rạc ở các phòng ban khác nhau khiến cho giá trị của từng tài liệu không được phát huy tối đa Công tác thu thập và bổ sung tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm chưa đạt yêu cầu và chưa tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước về lưu trữ.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn có Trung tâm chuyên trách kiểm định kỹ thuật an toàn (KTAT) các thiết bị định kỳ hàng năm hoặc hai năm một lần Các kiểm định viên tại Trung tâm có trách nhiệm tự nắm giữ và bảo quản tài liệu do họ tạo ra, nhằm phục vụ cho công tác kiểm định định kỳ tiếp theo Mỗi kiểm định viên được giao phụ trách các mảng công việc độc lập, đảm bảo rằng công việc của ai, người đó sẽ thực hiện.
Ví dụ: Lãnh đạo Trung tâm phân công phụ trách công tác kiểm định
KTAT được thực hiện tại các đơn vị của Tổng Công ty Xi măng, bao gồm Công ty Xi măng Bỉm Sơn và Xi măng Hoàng Thạch dưới sự lãnh đạo của ông A Ngoài ra, các đơn vị thuộc Tổng Công ty Vinaconex cũng được quản lý bởi ông B.
Mỗi cán bộ phụ trách các mảng công việc cụ thể và công tác kiểm định an toàn diễn ra định kỳ, do đó các kiểm định viên tự lưu giữ hồ sơ và tài liệu kỹ thuật liên quan Những tài liệu này sẽ được sử dụng lại trong các năm tiếp theo cho công việc của họ.
Các bộ tài liệu kỹ thuật liên quan đến công tác kiểm định KTAT, như Biên bản kiểm định và Phiếu kết quả kiểm định, thường chỉ được in ra một bản để ký và đóng dấu trước khi gửi cho đối tác Bộ phận văn thư chỉ thực hiện việc đóng dấu và ghi vào sổ theo dõi, trong khi các tài liệu kỹ thuật này chủ yếu được lưu trữ trực tiếp trên máy tính, ít khi được lưu giữ dưới dạng giấy tờ.
Tại Trung tâm, bộ phận văn thư chỉ lưu giữ các văn bản hành chính đã được đóng dấu, trong khi các tài liệu kỹ thuật như Phiếu kết quả kiểm định và Biên bản kiểm định KTAT thiết bị không được lưu giữ mà chỉ được ghi vào sổ theo dõi và trả trực tiếp cho từng kiểm định viên Trước khi nhận lại tài liệu, kiểm định viên cần ký nhận vào Sổ theo dõi và có trách nhiệm bảo quản tài liệu.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn lưu giữ các tài liệu quan trọng, nhưng quy định này đã nhiều lần ảnh hưởng đến hoạt động của Trung tâm.
Vào năm 2007, tại Hải Dương, một vụ tai nạn lao động nghiêm trọng đã xảy ra do nổ bình gas, gây thương tích cho một người Bình gas này đã được kiểm định bởi một kiểm định viên của Trung tâm, và phiếu kết quả kiểm định vẫn còn hiệu lực Tuy nhiên, biên bản kiểm định thiết bị tại hiện trường đã được trả lại cho bên A, trong khi Trung tâm không lưu giữ bản sao nào Mặc dù kiểm định viên đã lưu tài liệu trên máy tính và in ra để trình lãnh đạo, nhưng tài liệu này không có giá trị pháp lý do thiếu chữ ký của cả hai bên Cuối cùng, Trung tâm buộc phải cử cán bộ xuống hiện trường để giải quyết tình huống này.
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Hải Dương yêu cầu sao Biên bản để xác định lỗi trong vụ tai nạn lao động Theo quy định, sau khi kiểm định, công ty sử dụng thiết bị phải nộp Biên bản kiểm định và Phiếu kết quả kiểm định do Trung tâm cấp cho Sở LĐ-TB.
Việc quy định tại Trung tâm về lưu giữ tài liệu chỉ tập trung vào các tài liệu hành chính, trong khi bỏ qua tài liệu kỹ thuật, đã gây ra khó khăn lớn trong việc bảo quản và khai thác tài liệu Điều này dẫn đến việc các kiểm định viên thường tự ý giữ lại tài liệu cho công việc cá nhân mà không có trách nhiệm nộp vào lưu trữ của Trung tâm Hệ quả là công tác thu thập tài liệu không được thực hiện nghiêm túc và đúng quy định.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Công tác lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật
Lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật là một phần thiết yếu trong nghiên cứu khoa học và tổ chức lưu trữ tài liệu tại các cơ quan Việc thực hiện tốt công tác này sẽ nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và hoạt động nghiên cứu, đồng thời giúp tra cứu và khai thác thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Hồ sơ tài liệu kỹ thuật rất phong phú và đa dạng, bao gồm nội dung toàn bộ quá trình nghiên cứu khoa học từ khởi đầu đến kết thúc Đối với tài liệu thiết kế xây dựng, hồ sơ này chứa đựng tất cả các tài liệu liên quan, từ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công cho đến nghiệm thu hồ sơ thiết kế công trình.
Tại TTKĐXD, các công việc liên quan đến chức năng và nhiệm vụ chính của Trung tâm đã được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp quy của Nhà nước, với hướng dẫn chi tiết Mặc dù tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm chưa được lập hồ sơ và còn phân tán, nhưng tất cả đều liên quan đến một vấn đề hoặc nội dung cụ thể.
Ngày 14 tháng 8 năm 2003, Bộ Xây dựng ra quyết định giao cho Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng thực hiện Đề tài cấp Bộ “Xây dựng một số giải pháp để đảm bảo năng lực an toàn kỹ thuật cho các thiết bị nâng trong ngành xây dựng” Sau khi nhận được Quyết định, Trung tâm tiến hành thành lập Hội đồng khoa học thực hiện đề tài này, trong đó có cán bộ của 3 phòng cùng tham gia là: phòng Kiểm định, phòng Tổng hợp và phòng Thí
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã hoàn thành đề tài nghiên cứu sau 2 năm thực hiện Tài liệu liên quan đến đề tài sẽ được lưu trữ tại ba phòng khác nhau, và mỗi phòng sẽ giữ lại những tài liệu phù hợp với công việc của mình.
Hiện nay, việc lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm chưa được thực hiện hiệu quả, dẫn đến tình trạng tài liệu bị lẫn lộn giữa các phòng ban và thiếu sự quản lý tập trung Mỗi người giữ tài liệu theo cách riêng, không áp dụng các biện pháp lưu trữ khoa học, gây khó khăn trong bảo quản và khai thác tài liệu Đây là một bất cập cần khắc phục tại TTKĐXD, và các giải pháp cụ thể sẽ được trình bày trong Chương 3 của đề tài.
2.3 Công tác phân loại tài liệu kỹ thuật
Phân loại tài liệu là quá trình sắp xếp các nhóm tài liệu dựa trên những đặc trưng riêng biệt của từng loại, nhằm tạo ra sự hợp lý trong từng bộ tài liệu và kho lưu trữ.
Khi phân loại tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm, tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật thường dựa vào các đặc trưng như bộ tài liệu (như bộ thiết kế, bộ báo cáo khoa học, bộ tài liệu giám sát), trình tự thu thập tài liệu và kích thước hoặc vật liệu của tài liệu Việc áp dụng các tiêu chí phân loại tài liệu lưu trữ hành chính ít được áp dụng cho tài liệu kỹ thuật.
Trong việc phân loại tài liệu kỹ thuật, người ta thường sử dụng đơn vị là bộ tài liệu và đơn vị bảo quản Để thực hiện phân loại, thống kê và xác định giá trị tài liệu trong một phòng hoặc kho lưu trữ, nên áp dụng bộ tài liệu làm đơn vị chính.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Trong từng bộ tài liệu thì dùng đơn vị bảo quản làm đơn vị để thống kê, phân loại
Việc phân loại tài liệu kỹ thuật một cách hiệu quả sẽ giúp tra cứu nhanh chóng, khai thác tài liệu thuận lợi và phục vụ nghiên cứu một cách chính xác, cập nhật và đầy đủ Hơn nữa, phân loại tốt cũng giúp các cơ quan, đơn vị và kho lưu trữ tiết kiệm diện tích và trang thiết bị bảo quản.
Tại Trung tâm, chúng tôi đã khảo sát và nhận thấy rằng tài liệu kỹ thuật chưa được thu thập và bảo quản tại một đầu mối, dẫn đến việc phân loại tài liệu trở nên khó khăn và phức tạp Chỉ khi tài liệu được thu thập về lưu trữ, các công tác nghiệp vụ chuyên môn như phân loại, xác định giá trị tài liệu và tổ chức công cụ tra cứu mới có thể được thực hiện hiệu quả.
Hiện tại, tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm chưa được thu thập và phân loại thống nhất, nhưng mỗi cán bộ đã bắt đầu tự quản lý tài liệu theo công việc của mình Hầu hết các tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan xây dựng, tuân thủ các quy định bắt buộc của Nhà nước và Bộ Xây dựng về trình tự thực hiện công việc Các quy định này nêu rõ những công việc cần thực hiện và thứ tự tiến hành cụ thể.
Ví dụ: Trong công tác tư vấn thiết kế và thẩm tra thiết kế kỹ thuật và dự toán, nội dung các bước thực hiện bao gồm:
- Bước 2: Chỉ định chủ trì hợp đồng, chủ nhiệm hạng mục, nhóm khảo sát;
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
- Bước 3: Xây dựng kế hoạch thiết kế;
- Bước 4: Thị sát công trình;
- Bước 5: Lập đề cương khảo sát thiết kế;
- Bước 6: Khảo sát hiện trường;
- Bước 7: Xử lý số liệu;
- Bước 8: Xem xét thiết kế;
- Bước 9: Soát xét nội bộ;
- Bước 11: Xác nhận thiết kế
Việc thực hiện công việc cần tuân theo từng bước và công đoạn cụ thể, từ đó tạo ra tài liệu tương ứng cho từng nhiệm vụ Những tài liệu kỹ thuật này sẽ được tập hợp thành bộ hồ sơ tư vấn thiết kế và thẩm tra thiết kế, bao gồm các đơn vị bảo quản.
Hầu hết các công việc của Trung tâm đều phải tuân thủ các văn bản quy định chi tiết của Nhà nước, dẫn đến việc hình thành bộ tài liệu kỹ thuật đầy đủ các thành phần liên quan đến từng vấn đề nghiên cứu cụ thể Tuy nhiên, các tài liệu và văn bản này chưa được sắp xếp khoa học, vẫn trong tình trạng lộn xộn, dễ bị hư hỏng và mất mát Do đó, việc xây dựng phương án phân loại tài liệu và lập đơn vị bảo quản cho từng bộ tài liệu kỹ thuật là cần thiết và sẽ được trình bày chi tiết trong chương tiếp theo.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Hiện tại, tại TTKĐXD, việc phân loại tài liệu kỹ thuật vẫn chưa được thực hiện một cách hệ thống và quy củ Công tác này chỉ mới được triển khai dựa trên nhu cầu và yêu cầu của từng loại hình công việc cụ thể Do đó, sự phân loại tài liệu vẫn mang tính chất tương đối thống nhất, không phải do ý thức chủ quan của các cá nhân mà là do những yếu tố khách quan.
2.4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật
Khai thác và sử dụng tài liệu là mục tiêu chính của công tác lưu trữ Giá trị của tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào cách tổ chức và hiệu quả trong việc khai thác, sử dụng chúng Nhận thức được tầm quan trọng này, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã quy định nhiều nội dung liên quan đến việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm có vai trò quan trọng và khác biệt so với tài liệu hành chính thông thường Những tài liệu này, như bản vẽ thiết kế, được sử dụng phổ biến trong quá trình hướng dẫn công nhân thực hiện công việc Chúng được xây dựng dựa trên những thành tựu khoa học tiên tiến và kinh nghiệm từ các công trình trước đó, giúp đảm bảo chất lượng kỹ thuật, tiết kiệm vật tư, công sức và giảm giá thành sản phẩm Đối với các công trình và sản phẩm đã đưa vào sử dụng, việc lưu trữ tài liệu kỹ thuật là cần thiết để phục vụ cho việc bảo trì và sửa chữa sau này.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công trình xây dựng, bảo trì và bảo dưỡng đúng quy trình kỹ thuật và công suất thiết kế Khi xảy ra sự cố trước tuổi thọ của công trình, tài liệu kỹ thuật sẽ là căn cứ để xác định trách nhiệm của những cá nhân thực hiện không đúng quy định Ngoài ra, các tài liệu kỹ thuật ứng dụng các thành tựu khoa học tiên tiến và mang tính dân tộc sẽ được sử dụng để nghiên cứu lịch sử phát triển của ngành khoa học xây dựng và các trường phái kiến trúc Việt Nam.
Tài liệu kỹ thuật là nguồn thông tin quan trọng, nhưng hiện tại, Trung tâm chưa thu thập, phân loại và xác định giá trị tài liệu một cách đồng bộ, dẫn đến việc khai thác và sử dụng tài liệu chưa hiệu quả Các hình thức khai thác như tổ chức phòng đọc, thông báo tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin nghiên cứu khoa học và tổ chức triển lãm chưa được triển khai Hình thức cấp bản sao tài liệu kỹ thuật được sử dụng phổ biến, thường do cán bộ hành chính photocopy và được Trưởng phòng Tổng hợp ký xác nhận Đặc thù hoạt động trong lĩnh vực xây dựng yêu cầu cấp nhiều bản sao cho các đơn vị chức năng khác, do đó, việc cấp bản sao trở thành hình thức khai thác tài liệu chủ yếu tại Trung tâm.
Để tài liệu kỹ thuật của Trung tâm phát huy giá trị và ý nghĩa, trong thời gian tới, cần chú trọng vào công tác tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cần chú trọng phát huy tài liệu kỹ thuật, áp dụng các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu một cách khoa học và triệt để Việc này sẽ giúp công tác lưu trữ của Trung tâm trở nên có nề nếp và đạt hiệu quả cao hơn.
Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật Trung tâm
Tổ chức khoa học tài liệu là một vấn đề cấp thiết hiện nay, đặc biệt trong các phòng và kho lưu trữ Việc thực hiện tốt công tác này có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động lưu trữ tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng.
Tình trạng tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm hiện đang lộn xộn và chưa được phân loại, sắp xếp theo quy trình lưu trữ, điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc tổ chức khoa học tài liệu Nếu không khắc phục, khối lượng tài liệu quan trọng sẽ ngày càng gia tăng, ảnh hưởng đến các công trình xây dựng và an toàn lao động Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật là rất cần thiết trong bối cảnh hiện tại tại Trung tâm.
Hiện nay, Trung tâm đang cần sử dụng nhiều tài liệu đã có và kết quả thực hiện nhiệm vụ từ những năm trước để phục vụ cho công tác kiểm định KTAT định kỳ Việc này trở nên cấp thiết trong hoạt động hàng ngày của Trung tâm, khiến khối tài liệu kỹ thuật hiện tại trở nên chất đống và xếp lộn xộn.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cần tổ chức khoa học các giá, tủ để tránh mất mát và thiệt hại nghiêm trọng cho Trung tâm cũng như cho Nhà nước, không chỉ trong hiện tại mà còn ảnh hưởng lâu dài trong tương lai.
Tổ chức khối tài liệu kỹ thuật một cách khoa học và rõ ràng sẽ tối ưu hóa vai trò của tài liệu, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động hàng ngày của Trung tâm và bảo vệ tài sản quý giá cho Nhà nước và ngành xây dựng Việt Nam Việc này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác và bảo quản tài liệu mà còn thu hút sự quan tâm từ các nhà nghiên cứu và độc giả Độ tin cậy và xác thực của thông tin trong tài liệu kỹ thuật là yếu tố then chốt cho người sử dụng Hơn nữa, hiệu quả trong tổ chức sử dụng tài liệu sẽ nâng cao nhận thức và ý thức của lãnh đạo cũng như cán bộ công chức, từ đó khẳng định tầm quan trọng của công tác lưu trữ và thúc đẩy việc thực hiện nghiêm túc các quy định liên quan.
Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật hiệu quả giúp cải thiện công tác bảo quản tài liệu, từ đó áp dụng các biện pháp bảo quản phù hợp cho từng loại tài liệu chuyên môn khác nhau, nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Việc tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm giúp người dùng nắm rõ khối lượng và thành phần tài liệu đang được bảo quản Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu, đồng thời giúp xác định trạng thái vật lý của chúng Từ đó, có thể phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và nguy cơ hư hỏng, từ đó xây dựng kế hoạch khôi phục tài liệu kịp thời, ngăn chặn thiệt hại không đáng có.
Ngành lưu trữ Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu kỹ thuật Do đó, việc tuân thủ các quy định của Nhà nước và ngành là bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức, nhất là các cơ quan nghiên cứu khoa học như TTKĐXD Với tình hình tài liệu kỹ thuật hiện tại tại Trung tâm, việc tổ chức khoa học các tài liệu này trở thành một yêu cầu cấp thiết để đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời các quy định về công tác lưu trữ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ tài liệu hiện nay rất phổ biến, giúp người dùng tiết kiệm thời gian tìm kiếm và truy xuất thông tin chính xác Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao, cần có tổ chức khoa học tài liệu, vì chỉ khi đó các phần mềm máy tính mới có khả năng tự động cập nhật thông tin theo từ khóa và phân loại một cách hiệu quả.
Trong bối cảnh hiện tại, việc bảo quản an toàn và tổ chức khai thác hiệu quả khối tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm là rất cần thiết Do đó, một trong những yêu cầu quan trọng nhất là tiến hành tổ chức khoa học cho khối tài liệu này.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng tài liệu kỹ thuật mới nhằm đảm bảo an toàn cho con người và thiết bị trong ngành xây dựng Điều này không chỉ giúp Trung tâm thực hiện nhiệm vụ được Bộ Xây dựng giao phó mà còn tuân thủ các chủ trương, chính sách và quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
