CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN
Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản được thành lập theo Quyết định số 95/CP của Chính phủ vào ngày 16/6/1976, dựa trên Đoàn Địa chất 45 Vào ngày 17/12/1980, Thủ tướng Chính phủ đã thành lập Ban đào tạo và giao nhiệm vụ đào tạo sau đại học cho Viện Theo Quyết định số 782/TTg ngày 24/10/1996, Viện được chuyển đổi thành Viện Nghiên cứu Địa chất và Khoáng sản trực thuộc Bộ Công nghiệp Từ năm 2002, Viện trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường theo Nghị định số 91/2002/NĐ-CP và Quyết định số 16/2003/QĐ-BTNMT Cuối cùng, theo Quyết định số 1238/QĐ-TTg ngày 18/9/2006, Viện chính thức đổi tên thành Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản Chức năng
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, chuyên nghiên cứu và phát triển công nghệ liên quan đến địa chất và khoáng sản, bao gồm tài nguyên địa chất, nước dưới đất, địa chất biển, địa chất môi trường, địa chất đô thị, địa chất y học và địa chất kỹ thuật Viện cũng đảm nhận nhiệm vụ đào tạo sau đại học trong lĩnh vực địa chất và khoáng sản.
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là một tổ chức có tư cách pháp nhân, được cấp con dấu và tài khoản riêng theo quy định pháp luật Đơn vị này được Nhà nước đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên theo chế độ dành cho các tổ chức khoa học và công nghệ nghiên cứu cơ bản.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ trưởng sẽ trình kế hoạch nghiên cứu và triển khai khoa học và công nghệ liên quan đến địa chất và khoáng sản, bao gồm các kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm Sau khi kế hoạch được phê duyệt, tổ chức sẽ tiến hành thực hiện các nội dung đã được đề ra.
Nghiên cứu cơ bản về vỏ trái đất bao gồm việc phân tích cấu trúc và thành phần vật chất của các thành tạo địa chất Đồng thời, việc điều tra tài nguyên khoáng sản, tai biến địa chất và môi trường địa chất cũng là những lĩnh vực quan trọng trong nghiên cứu này.
+ Tham gia xây dựng chiến lược phát triển, chính sách, pháp luật về địa chất, khoáng sản ;
+ Xây dựng kế hoạch nghiên cứu dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất, khoáng sản và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
+ Nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học - công nghệ về địa chất, khoáng sản;
Tổ chức và tham gia vào các chương trình nghiên cứu khoa học và công nghệ liên quan đến địa chất và khoáng sản hợp tác với các nước và tổ chức quốc tế Đồng thời, xây dựng quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như định mức kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực địa chất và khoáng sản.
+ Thực hiện công tác đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản;
+ Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ về địa chất, khoáng sản
Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản:
Mối quan hệ giữa các phòng trong quá trình lập ra tài liệu chuyên môn
- Phòng Tổ chức Hành chính : Quản lý về nhân sự của Đề án
- Phòng Khoa học – Kế hoạch – Hợp tác quốc tế: Quản lý về mặt kế hoạch triển khai công việc của Đề án
- Phòng Tài chính Kế toán : Quản lý tài chính, chính sách, lương của Đề án
- Phòng Viễn thám – Toán địa chất:
+ Phòng ĐCTV - ĐCCT: Phối hợp thành lập bản đồ địa chất thủy văn ảnh, giải đoán thủy văn, lập sơ đồ lưu vực dòng chảy
+ Phòng Địa mạo: Thành lập bản đồ địa mạo, trắc lượng hình thái
+ Thạch luận: Giải đoán, thành lập các bồn trầm tích, đánh giá khoáng
Viễn thám đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu khoáng sản không kim loại bằng cách xử lý dữ liệu và làm rõ mối quan hệ giữa khoáng sản này với các đối tượng và quá trình địa chất liên quan Phương pháp viễn thám được xem là một trong những công cụ hiệu quả trong điều tra khoáng sản không kim loại.
+ Qua ảnh Viễn thám phát hiện đứt gãy sẽ giúp cho công tác Địa vật lý khảo sát đứt gãy hiệu quả hơn
- Phòng Khoáng vật – Địa chất đồng vị:
+ Khoáng vật là nền tảng cho nghiên cứu thạch học, thạch luận nguồn gốc
+ Khoáng vật phục vụ cho Khoáng sản: Nghiên cứu về nguồn gốc Quặng, thành phần vật chất Quặng hóa, TH trong Quặng
Khoáng vật đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các đặc điểm địa vật lý Manhetit được sử dụng trong công tác điều tra và đo vẽ địa vật lý từ, trong khi uran hỗ trợ cho việc điều tra và đo vẽ địa vật lý xạ Ngoài ra, quặng kim loại cũng là yếu tố thiết yếu trong công tác điều tra và đo vẽ địa vật lý điện.
Khoáng vật trong viễn thám toán địa chất có phổ xác định, do đó việc nghiên cứu các khoáng vật này đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích ảnh viễn thám.
+ Khoáng vật cho Cổ sinh: Khoáng vật nghiên cứu đá trầm tích có chứa cổ sinh, phân tích mẫu Microsond
Khoáng vật trong đất đóng vai trò quan trọng trong địa hóa, vì chúng là mẫu địa hóa chính Việc nghiên cứu các khoáng vật giúp phân loại địa hóa thành hai loại: địa hóa nguyên sinh và địa hóa thứ sinh.
Khoáng vật đóng vai trò quan trọng trong Địa chất thủy văn và Địa chất công trình, bởi chúng xác định chất lượng đất, độ ổn định của công trình và các yếu tố thủy văn Sự hiện diện của các khoáng vật trong đất ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chịu lực và tính bền vững của các công trình xây dựng.
Khoáng vật trong kinh tế địa chất có vai trò quan trọng, với sự phân bố khác nhau trong vỏ trái đất tạo ra các mỏ khoáng có giá trị khác nhau Tùy thuộc vào mức độ phổ biến của các khoáng vật này, chúng sẽ ảnh hưởng đến tiềm năng khai thác và giá trị kinh tế của các mỏ khoáng sản.
- Phòng Cổ sinh – Địa tầng:
+ Cổ sinh Địa tầng phục vụ cho Kiến tạo Địa mạo: giúp nghiên cứu chuyên đề cấu trúc kiến tạo
+ Cổ sinh địa tầng giúp cho Khoáng sản Không kim loại: xác định tuổi, môi trường địa chất thành tạo Khoáng sản Không kim loại
- Phòng Khoáng sản Kim loại và Không kim loại :
Khoáng sản không kim loại và khoáng sản kim loại là hai lĩnh vực chuyên môn liên quan, sử dụng phương pháp nghiên cứu chung nhưng cũng có những phương pháp nghiên cứu đặc thù riêng cho từng loại khoáng sản.
Nghiên cứu mối liên quan giữa kiến tạo và địa mạo giúp hiểu rõ khả năng sinh khoáng của các cấu trúc địa chất Các hoạt động kiến tạo và dạng địa mạo có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hình thành và bảo tồn vỏ phong hóa, từ đó tác động đến các loại khoáng sản kim loại và không kim loại.
Thạch luận đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu mối quan hệ giữa sinh khoáng kim loại và không kim loại, từ đó hỗ trợ quá trình nghiên cứu tiềm năng khoáng sản không kim loại trong các thành tạo địa chất.
Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Viện
Phòng Địa hóa đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ với Địa vật lý và Khoáng sản, đặc biệt trong công tác thăm dò và tìm kiếm Địa hóa thường dẫn đầu trong việc xác định các tiền đề tìm kiếm và cung cấp nhận định ban đầu, tạo nền tảng cho toàn bộ quá trình nghiên cứu Trong khi đó, Địa vật lý và Khoáng sản thực hiện các công tác chuyên sâu hơn, yêu cầu nhiều thời gian và công sức.
Địa hóa và Thạch Luận có mối liên hệ chặt chẽ khi cùng nghiên cứu các loại đá và thành phần của chúng Mỗi loại đá đều chứa các nguyên tố thuộc hệ thống tuần hoàn, và việc phân tích sự phân bố của các nguyên tố này trong các loại đá khác nhau chính là nhiệm vụ chung của hai lĩnh vực này.
Địa hóa cho Kiến tạo cho phép các nhà Kiến tạo xác định các hoạt động kiến tạo đã xảy ra trong quá khứ thông qua các dấu hiệu địa hóa Tại Viện, mỗi phòng ban đều tham gia hoặc chủ trì việc tạo lập, lưu trữ và sử dụng tài liệu chuyên môn đặc thù, điều này là một yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức khoa học tài liệu.
1.2 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Viện
1.2.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Viện a, Đặc điểm về thành phần, khối lượng, nội dung của khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Viện
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, có nhiệm vụ nghiên cứu và đào tạo sau đại học trong lĩnh vực địa chất và khoáng sản Hoạt động của Viện đã tạo ra một kho tài liệu phong phú, góp phần quan trọng vào việc phát triển kiến thức và ứng dụng trong ngành.
Kết quả khảo sát và tìm hiểu, cho thấy trong kho lưu trữ của Viện có khoảng 1000m giá tài liệu
Hầu hết tài liệu có tình trạng vật lý tốt, ít bị nấm mốc, mủn hay bay màu…
Thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện rất đa dạng gồm có:
Một khối lượng tài liệu hành chính bao gồm các văn bản liên quan đến thi đua khen thưởng, quản lý hành chính, và kế hoạch hoạt động của Viện theo tháng, quý, năm và dài hạn Các báo cáo về tình hình kế hoạch, hướng dẫn xây dựng, trình duyệt, giao chỉ tiêu biên chế, tuyển dụng lao động, cùng với các bản kế hoạch tài chính và văn bản kiểm tra, xét duyệt tài chính kế toán cũng nằm trong khối lượng tài liệu này Ngoài ra, còn có các văn bản do Chính phủ ban hành.
Bộ, ban ngành và cơ quan cấp trên gửi đến như Nghị định, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị,…
Tài liệu khoa học, đặc biệt là tài liệu chuyên môn đặc thù, đóng vai trò quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong kho tài liệu của Viện, vì chức năng chính của Viện là nghiên cứu khoa học Trong số đó, tài liệu xét duyệt đề tài là một phần thiết yếu.
+ Bản đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án;
+ Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án;
+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển chủ nhiệm;
+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng xét duyệt;
+ Phiếu nhận xét của ủy viên Hội đồng xét duyệt;
+ Phiếu đánh giá kết quả xét duyệt đề tài;
Biên bản họp của hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài và biên bản kiểm phiếu của hội đồng này là hai tài liệu quan trọng, ghi lại quá trình và kết quả lựa chọn người đảm nhận nhiệm vụ chủ nhiệm Những biên bản này không chỉ phản ánh sự minh bạch trong quy trình tuyển chọn mà còn đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong việc xác định người đủ tiêu chuẩn cho đề tài.
+ Phiếu thuyết minh đề tài;
Tài liệu về tổ chức thực hiện nghiên cứu
+ Hợp đồng khoa học và công nghệ;
+ Thuyết minh đề tài đã được phê duyệt;
+ Các báo cáo định kỳ;
+ Các sản phẩm khoa học của đề tài (bản đồ - bản vẽ);
Các tài liệu nguyên thủy bao gồm số liệu gốc, nhật ký thực địa, kết quả phân tích, báo cáo khảo sát nước ngoài (nếu có), tài liệu ảnh, cùng với tài liệu ghi âm và ghi hình (băng đĩa).
Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Phiếu tự đánh giá cấp cơ sở;
+ Biên bản kiểm phiếu cấp cơ sở
Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp bộ
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp bộ;
+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp bộ;
+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp bộ;
+ Phiếu tự đánh giá nghiệm thu cấp bộ;
+ Biên bản kiểm phiếu cấp bộ;
Trong lĩnh vực khoa học, tài liệu chủ yếu là các tài liệu chuyên môn, bao gồm thuyết minh, báo cáo và sản phẩm khoa học liên quan đến các đề tài nghiên cứu về địa chất và khoáng sản, cùng với các tài liệu nguyên thủy tương ứng.
Nội dung tài liệu lưu trữ của Viện
Tài liệu lưu trữ của cơ quan cần phải thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức đó Tương tự, tài liệu lưu trữ của Viện cũng phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh và lĩnh vực hoạt động của Viện.
- Tài liệu về kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn của Viện;
- Tài liệu về lập dự toán thu chi ngân sách của Viện
- Hồ sơ cán bộ, công tác đào tạo, tài liệu liên quan đến công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật;
- Tài liệu chuyên môn đặc thù của cơ quan gồm:
Các báo cáo lập bản đồ địa chất cung cấp kết quả đo vẽ với các tỷ lệ từ 1:500.000 đến 1:25.000, bao gồm báo cáo, thuyết minh, bản vẽ và nhật ký nghiên cứu Nội dung tài liệu tập trung vào các khía cạnh địa chất như địa tầng, cấu trúc, thạch luận, trầm tích, xâm nhập, phun trào, kiến tạo, địa mạo, trầm tích đệ tứ, vỏ phong hoá, trọng sa và kim lượng.
Đề án Đánh giá tai biến địa chất ở các tỉnh ven biển miền Trung từ Quảng Bình đến Phú Yên tập trung vào việc phân tích hiện trạng, nguyên nhân và dự báo các tai biến địa chất, đồng thời đề xuất các biện pháp phòng tránh và giảm thiểu hậu quả Bên cạnh đó, Đề án Nghiên cứu dãy ngang các thành hệ địa chất Việt Nam cũng được thực hiện để hiểu rõ mối quan hệ giữa chúng với quặng hoá, đồng thời xây dựng phức hệ bản đồ địa chất tỷ lệ 1/1.000.000.
Các báo cáo điều tra khoáng sản cung cấp thông tin chi tiết về kết quả tìm kiếm, thăm dò và đánh giá khoáng sản, bao gồm thuyết minh về địa chất mỏ, cấu trúc và trữ lượng khoáng sản cũng như chất lượng của chúng Ngoài ra, báo cáo còn đánh giá giá trị và điều kiện khai thác mỏ, kèm theo các bản đồ địa hình, địa chất và khoáng sản Các tài liệu bổ sung bao gồm bình đồ mặt cắt tính trữ lượng, số liệu phân tích, kết quả nghiên cứu kỹ thuật làm giàu và chế biến khoáng sản, cùng với bảng tính và thống kê trữ lượng, cũng như thông tin về địa chất thuỷ văn và địa chất công trình, phục vụ cho nghiên cứu điều kiện khai thác mỏ.
Đề án nghiên cứu triển vọng về Cu – Ni và các khoáng sản quý hiếm tại Tây Bắc Việt Nam, cùng với việc chi tiết hóa một số vùng quan trọng, đã được triển khai Bên cạnh đó, nghiên cứu khả năng sử dụng Vermiculit trên các diện tích thuộc đới sông Hồng và đới Phan Si Pan cũng đang được thực hiện.
Khái niệm cơ bản về tổ chức khoa học tài liệu
Công tác lưu trữ bao gồm các bước cơ bản như phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu một cách khoa học Những hoạt động này nhằm đảm bảo việc tra tìm tài liệu diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là quá trình sắp xếp tài liệu theo một hệ thống khoa học, nhằm tạo ra các công cụ tra cứu hiệu quả phục vụ cho thống kê, bảo quản và khai thác tài liệu Phân loại tài liệu là một trong những nội dung cơ bản trong tổ chức khoa học tài liệu, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý tài nguyên lưu trữ.
Mục đích, yêu cầu công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Mục đích chính của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là xây dựng một hệ thống thống nhất để bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, đảm bảo sự vẹn toàn của chúng.
Thông qua việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ quản lý kho tài liệu một cách hiệu quả, từ đó giúp công tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu diễn ra dễ dàng và chính xác.
Tổ chức khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ, giúp phát hiện tình trạng vật lý và sự thiếu hụt của tài liệu Việc phân loại rõ ràng từng loại tài liệu cho phép cơ quan áp dụng các biện pháp bảo quản phù hợp, từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu Sắp xếp tài liệu một cách khoa học không chỉ tạo điều kiện cho việc kiểm tra thường xuyên mà còn giúp phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ hỏng hóc, đồng thời lập kế hoạch khôi phục và ngăn chặn sự lây lan, góp phần giữ gìn bí mật tài liệu.
Tổ chức khoa học tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu lưu trữ, giúp nâng cao hiệu quả công việc Việc này cho phép tra cứu tài liệu dễ dàng cả trong nội bộ và qua mạng LAN rộng, phục vụ nhu cầu truy cập của nhiều độc giả cùng một lúc.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc phát huy giá trị của tài liệu, nhằm phục vụ cho sự phát triển kinh tế, xã hội và chính sách an ninh quốc gia Việc thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ với thành phần và nội dung đa dạng, phong phú, sẽ giúp nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý và đáp ứng các nhu cầu khác Điều này không chỉ nâng cao nhận thức về vai trò của tài liệu lưu trữ mà còn thúc đẩy ý thức bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy hiệu quả của tài liệu trong quá trình hiện đại hóa và công nghiệp hóa đất nước.
1.4.2 Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Ba yêu cầu cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đó là:
Để đảm bảo tính khoa học trong quản lý tài liệu lưu trữ, cần phân loại tài liệu một cách hợp lý, tránh sự nhầm lẫn giữa bộ tài liệu (hay hồ sơ) và các đơn vị bảo quản.
Để đảm bảo tính hệ thống trong việc sắp xếp tài liệu, cần tuân thủ nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, và theo thứ tự thời gian Việc tổ chức tài liệu cũng nên dựa trên mối liên hệ lịch sử hoặc logic để tạo ra một cấu trúc rõ ràng và dễ hiểu.
Để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý tài liệu lưu trữ, cần tổ chức khoa học các tài liệu nhằm thuận tiện cho việc kiểm soát số lượng và tình trạng vật lý của chúng Việc này không chỉ giúp bảo quản tài liệu dễ dàng hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Và để đáp ứng 3 yêu cầu trên thì điều kiện đặt ra để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là:
+ Cán bộ lưu trữ cần có trình độ chuyên môn về lưu trữ học mà còn phải có kiến thức về chuyên ngành mà tài liệu được hình thành
+ Cơ quan cũng cần đầu tư thêm kinh phí, nhân công, vật tư, mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác này
+ Đặc biệt cần nhanh chóng đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác lưu trữ nhằm tạo sự chuyển biến tích cực hơn
Dựa trên mục đích và yêu cầu chung, chúng ta sẽ trực tiếp phân tích ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện.
Tiểu kết Chương 1
Lý luận và thực tiễn luôn gắn bó chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình phát triển Thực tiễn không chỉ là nền tảng để hình thành lý luận, mà còn là nguồn cảm hứng cho việc xây dựng các khái niệm lý thuyết Ngược lại, khi lý luận được phát triển, nó sẽ trở lại phục vụ cho thực tiễn, cung cấp ánh sáng và hướng đi cho các hoạt động thực tiễn.
Trong hoạt động thực tiễn, nếu thiếu lý luận, con người dễ rơi vào việc chỉ dựa vào kinh nghiệm, dẫn đến việc tuyệt đối hóa kinh nghiệm và coi đó là yếu tố quyết định thành công Tuy nhiên, lý luận cần được kết hợp chặt chẽ với kinh nghiệm thực tế, bởi nếu không, sẽ rơi vào tình trạng lý luận suông, không có giá trị thực tiễn.
Để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, cán bộ phụ trách cần phải hiểu rõ các cơ sở lý luận liên quan đến công tác tổ chức này.
Chương 1 của bài viết giới thiệu tổng quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện, đồng thời tập trung vào các vấn đề chính như đặc điểm của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Viện, bao gồm thành phần, khối lượng, nội dung, quá trình hình thành, và sự đa dạng về thể loại cũng như cách trình bày Bên cạnh đó, bài viết cũng nhấn mạnh ý nghĩa của tài liệu lưu trữ từ góc độ kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và xã hội Cuối cùng, lý thuyết về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được trình bày như một nền tảng để khảo sát và đánh giá thực tiễn việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN
Nhận thức và sự chỉ đạo, điều hành công tác tổ chức khoa học tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, viên chức về công tác lưu trữ
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, viên chức Viện là yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ Khi họ hiểu rõ tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác lưu trữ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và từng bước đưa công tác này vào nề nếp.
Lãnh đạo và cán bộ, viên chức trong Viện đều nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển bền vững của Viện.
Các cán bộ đã nhận thức được giá trị và khả năng phản ánh lịch sử của tài liệu lưu trữ, coi đó là "tư liệu gốc" Khi cần thông tin cho nhiều mục đích khác nhau, họ tích cực khai thác tài liệu lưu trữ của cơ quan Tuy nhiên, hiệu quả khai thác còn hạn chế do tài liệu không đầy đủ, gây khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin Điều này ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thực hiện nhiệm vụ, từ đó lãnh đạo cơ quan càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của việc tổ chức lưu trữ tài liệu một cách đầy đủ và liên tục.
Vẫn còn nhiều người chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, thể hiện qua sự thiếu quan tâm và thái độ coi thường đối với cán bộ làm công tác này Họ không hiểu rõ giá trị của tài liệu lưu trữ, dẫn đến việc công tác lưu trữ chưa được đánh giá đúng mức.
Cơ quan chưa đầu tư đầy đủ cho công tác lưu trữ, không chú trọng đến chế độ đãi ngộ cho cán bộ, như việc chưa chi trả chế độ độc hại và chưa đầu tư hệ thống giá tủ hiện đại Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý cán bộ lưu trữ và hiệu quả công việc Mặc dù cán bộ đã nỗ lực, nhưng chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ vẫn chưa đạt yêu cầu.
Tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ
Con người là nguồn lực quan trọng quyết định sự phát triển bền vững của mỗi quốc gia, bên cạnh các tài nguyên như đất, nước và khoáng sản Do đó, các cơ quan, tổ chức và đơn vị cần chú trọng đến công tác nhân sự để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Qua khảo sát, bộ phận lưu trữ thuộc phòng Hành chính của Viện hiện chỉ có 01 cán bộ với trình độ sơ cấp, dẫn đến tình trạng thiếu nhân lực và yếu kém về chuyên môn Điều này gây khó khăn trong công tác chỉ đạo và quản lý lưu trữ, làm tăng nguy cơ mất mát và thất lạc tài liệu Do đó, lãnh đạo cần xem xét tổ chức và bố trí thêm nhân sự cho công tác lưu trữ, vì việc quản lý hiệu quả yêu cầu phải có đội ngũ nhân lực chuyên trách.
Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
Văn bản là công cụ quản lý quan trọng nhất giúp thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan Để đảm bảo một nhiệm vụ được thực hiện hiệu quả, cần có các văn bản điều chỉnh phù hợp Đặc biệt, để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, các cơ quan, đơn vị cần có văn bản chỉ đạo và hướng dẫn từ cấp trên, cùng với các quy định chi tiết do cơ quan tự ban hành.
Xã hội phát triển đồng nghĩa với việc gia tăng lượng tài liệu phát sinh Đảng và Nhà nước ta luôn chú trọng đến công tác lưu trữ, đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn thông tin.
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2001;
- Nghị định số: 111/2004/QĐ - CP quy định chi tiết một số điều trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
- Chỉ thị số: 05/2007/CT - TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thông tư số: 09/2007/TT - BNV ban hành ngày 26 tháng 11 năm
2007 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Công văn số: 897/VTLT - NVLTNN - NVĐP ngày 19 tháng 12 năm
2006 của Cục Văn thư - Lưu trữ về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quyết định số: 2345/QĐ - BTNMT ngày 06 tháng 11 năm 2008 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
- Luật lưu trữ số:01/2011/QH13 do Quốc Hội ban hành;
Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT, ban hành ngày 28 tháng 5 năm 2013 bởi Bộ Tài nguyên và Môi trường, quy định rõ thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu liên quan đến chuyên ngành tài nguyên môi trường Nội dung thông tư này nhằm đảm bảo việc lưu trữ và quản lý thông tin một cách hiệu quả, phục vụ cho công tác quản lý và bảo vệ tài nguyên môi trường.
Các cơ quan và tổ chức xã hội ngày càng nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, thể hiện qua các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện Sự quan tâm này cũng được phản ánh qua việc tăng cường nguồn kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ.
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đã thực hiện các chỉ đạo của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ từ các cơ quan như Đảng, Nhà nước, Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên Môi trường Gần đây, Viện đã ban hành văn bản chỉ đạo riêng để nâng cao hiệu quả công tác này.
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đã ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản theo Quyết định số 185/QĐ-VĐCKS ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Viện trưởng Quy định này nhằm đảm bảo quy trình quản lý văn bản một cách hiệu quả, minh bạch và chính xác, góp phần nâng cao chất lượng công tác hành chính của viện.
Việc ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn còn thiếu là một điểm yếu của cơ quan Để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu, Viện cần phát hành thêm các văn bản này nhằm tạo sự thống nhất, thuận tiện và khoa học Điều này sẽ cung cấp một cơ sở pháp lý quan trọng, giúp Viện thực hiện công tác lưu trữ một cách hiệu quả hơn.
Chế độ khen thưởng, chế tài xử phạt đối với cán bộ làm công tác lưu trữ
Qua khảo sát, tôi nhận thấy rằng các chế độ thi đua khen thưởng áp dụng cho cán bộ nhân viên trong cơ quan không có sự khác biệt, tức là không tồn tại chế độ khen thưởng riêng biệt nào.
Phụ cấp chế độ độc hại dành cho cán bộ lưu trữ chưa được chi trả đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước
Chưa có chế tài xử phạt cán bộ lưu trữ khi không làm tốt nhiệm vụ để xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc tài liệu
Trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Cơ sở vật chất và trang thiết bị đầy đủ là yếu tố thiết yếu cho việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Thiếu thốn về cơ sở vật chất sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng tổ chức tài liệu, thậm chí có thể ngăn cản việc thực hiện công tác này Nhân viên lưu trữ làm việc trong môi trường được trang bị đầy đủ sẽ cảm thấy thoải mái hơn, từ đó nâng cao năng suất lao động Ngược lại, điều kiện làm việc thiếu thốn sẽ dẫn đến sự không thoải mái và giảm hiệu quả công việc.
Qua khảo sát thực tiễn, chúng tôi nhận thấy tình hình đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ của cơ quan còn nhiều hạn chế.
Cơ quan đã bố trí hai kho lưu trữ tài liệu tại tầng 4 nhà C, nhưng diện tích quá hạn chế và chưa đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết như ánh sáng, vật liệu xây dựng chịu lửa, hệ thống phòng chống cháy nổ và chống mối mọt Ngoài ra, kho chưa được trang bị các dụng cụ theo dõi nhiệt độ và độ ẩm Với khoảng 1000m tài liệu hiện có, điều kiện kho tàng hiện tại là không đủ, dẫn đến việc tổ chức và bảo quản tài liệu gặp khó khăn, tình trạng tài liệu xếp đống trở nên phổ biến.
Một trong những hạn chế của cơ sở vật chất là thiếu phòng đọc tài liệu, buộc người dùng phải đọc ngay trong kho lưu trữ Điều này trở thành vấn đề lớn khi có nhiều độc giả cùng đến đọc cùng một lúc.
Tuy nhiên, Viện đang xây mới phòng làm việc, tương lai hy vọng hạn chế về kho lưu trữ có thể sớm được khắc phục
Cơ quan đã đầu tư trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho công tác lưu trữ, bao gồm máy điều hòa, quạt thông gió, máy tính, máy in, giá và tủ để tài liệu, cặp hộp, đèn chiếu sáng, bàn ghế, cùng các trang thiết bị văn phòng phẩm Sự đầu tư này được thể hiện rõ qua bảng thống kê các trang thiết bị đã được cung cấp.
Bảng thống kê các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ
Trang thiết bị Số lượng Đơn vị tính Hiệu Tính năng
Giá tủ để tài liệu 6 Chiếc Hòa phát Để tài liệu
Bàn 3 chiếc Hòa phát Để làm việc
Ghế 6 chiếc Hòa phát Để ngồi làm việc
Máy tính 1 Cái Dell Soạn thảo văn bản, đánh mục lục văn bản
Máy in 2 Cái Dell In văn bản
Máy photocopy 0 Cái In sao văn bản Điều hòa 1 Cái Sanyo Cho khồng khí thoáng
Quạt thông gió 2 Cái Đảm bảo cho kho thông thông thoáng
Máy sưởi 2 Cái Làm khô không khí Đèn 4 Bóng Roman Chiếu sáng
Cơ quan đã bắt đầu quan tâm đầu tư cho công tác lưu trữ, nhưng vẫn cần bổ sung một số trang thiết bị thiết yếu Cụ thể, cần trang bị máy photocopy để phục vụ việc in ấn và sao chép văn bản khi cần thiết Ngoài ra, cơ quan cũng cần có giá tủ tài liệu chuyên dụng để lưu trữ các tài liệu riêng biệt như bản đồ, bản vẽ A0 và đĩa CD Cuối cùng, số lượng bàn ghế làm việc hiện tại còn ít, do đó cần được trang bị thêm để đáp ứng nhu cầu công việc.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện
Quá trình toàn cầu hóa hiện nay là kết quả của sự phát triển mạnh mẽ và đột phá trong lĩnh vực khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin.
Công nghệ thông tin (CNTT) là thuật ngữ chung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin CNTT cung cấp quan điểm, phương pháp, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính và phương tiện truyền thông Mục tiêu của CNTT là tổ chức và khai thác hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong các lĩnh vực xã hội, kinh tế và văn hóa của con người.
Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông tin, đặc biệt là Internet và mạng viễn thông toàn cầu, đã tạo ra kết cấu hạ tầng cho toàn cầu hóa Tại Việt Nam, công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như khoa học – công nghệ, kinh tế và quản lý nhà nước để đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều chủ trương, biện pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, bao gồm Chỉ thị số 58-TC/TW và các quyết định phê duyệt chương trình hành động liên quan, nhằm cải cách quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn 2001 - 2005.
Trong lĩnh vực lưu trữ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin quan trọng về các hoạt động xã hội, bao gồm kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và xã hội Do đó, công tác lưu trữ không thể tách rời khỏi thông tin, và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này là điều cần thiết.
Tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, lãnh đạo đã chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, với 100% máy tính kết nối internet và hệ thống mạng LAN giữa các phòng ban Mỗi cán bộ được trang bị máy tính cá nhân có cấu hình cao, phục vụ cho thiết kế, tính toán, gửi nhận email và khai thác dữ liệu Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ vẫn chưa được triển khai do thiếu phần mềm lưu trữ Sự đầu tư hợp lý vào công nghệ thông tin từ lãnh đạo là một lợi thế lớn cho cán bộ viên chức.
Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại Viện
2.4.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của Viện
Theo lý luận của Lưu trữ học, thu thập và bổ sung tài liệu là quá trình tìm kiếm và tiếp nhận tài liệu từ hoạt động của cơ quan để hoàn thiện bộ tài liệu lưu trữ Công tác này có mối quan hệ chặt chẽ với các nghiệp vụ lưu trữ khác; nếu không có tài liệu, việc phân loại, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sẽ không thể thực hiện Việc thu thập và bổ sung tài liệu cần tuân thủ quy định rõ ràng để đảm bảo chất lượng các nghiệp vụ tiếp theo Do đó, thực hiện tốt nhiệm vụ này không chỉ quan trọng cho sự phát triển của bộ phận lưu trữ mà còn gia tăng giá trị sử dụng tài liệu trong quản lý nguồn lực và nghiên cứu lịch sử tương lai.
Việc thu thập và bổ sung tài liệu chuyên môn tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản không giống như quy trình thu thập tài liệu hành chính Trong khi tài liệu hành chính được nộp vào lưu trữ vào cuối năm, tài liệu nghiên cứu khoa học lại có thời gian hình thành linh hoạt, với các đề tài có thể kết thúc trong thời gian ngắn hoặc kéo dài từ một đến nhiều năm Theo quy định của Viện, sau khi một đề tài nghiên cứu hoàn thành, báo cáo và tài liệu liên quan phải được nộp vào lưu trữ Tuy nhiên, việc thu thập tài liệu nghiên cứu vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc pháp lý và quy chế giao nhận, đồng thời xác định rõ thành phần và khối lượng tài liệu cần thu thập.
Viện thường gặp khó khăn trong việc nộp tài liệu lưu trữ đúng hạn, dẫn đến tình trạng tồn đọng tài liệu khá phổ biến.
Nhiều cán bộ chuyên môn vẫn coi lưu trữ chỉ là kho lưu trữ, không nhận thức được vai trò quan trọng của nó trong cơ quan Họ thường chỉ tìm đến lưu trữ khi cần tài liệu, mà không ý thức được trách nhiệm phối hợp và bổ sung tài liệu Một số cán bộ còn lo ngại rằng việc giao nộp tài liệu sẽ gây khó khăn trong công việc của họ, dẫn đến việc giữ tài liệu lại để tiện sử dụng Tình trạng này gây ra nhiều khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việc thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt là những công việc cần sự phối hợp từ các phòng ban khác.
Trong quá trình lập kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ định kỳ, cán bộ các phòng ban thường chỉ cung cấp những tài liệu không cần thiết hoặc đã hết giá trị, trong khi các tài liệu quan trọng liên quan đến nhiệm vụ của họ lại được giữ lại và không giao nộp Điều này dẫn đến việc cán bộ lưu trữ không có quyền hạn, khả năng hay lý lẽ để thu thập các tài liệu cần thiết cho kho lưu trữ của cơ quan.
2.4.2 Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu Về lý thuyết, quá trình này dựa vào các đặc trưng của tài liệu để chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự giữa các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất Mục tiêu là nhằm sử dụng tài liệu một cách thuận lợi và hiệu quả, theo lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
Công tác phân loại đối với khối tài liệu hành chính:
Theo khảo sát gần đây, tài liệu hành chính hiện chưa được tập trung lưu trữ một cách khoa học tại kho lưu trữ, dẫn đến việc tổ chức và bảo quản tài liệu gặp khó khăn Cụ thể, hồ sơ tuyển dụng cán bộ được lưu tại bộ phận tổ chức, tài liệu đào tạo tại bộ phận đào tạo, tài liệu thi đua khen thưởng tại bộ phận thi đua khen thưởng, tài liệu kế hoạch tại phòng kế hoạch, và tài liệu tài chính kế toán tại phòng tài chính kế toán Do đó, việc tổ chức khoa học cho khối tài liệu hành chính này vẫn chưa được thực hiện hiệu quả.
Công tác phân loại đối với khối tài liệu chuyên môn đặc thù:
Hầu hết các công việc của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đều có văn bản hướng dẫn chi tiết từ Nhà nước, tạo nên bộ tài liệu đầy đủ cho từng vấn đề và công trình nghiên cứu Tuy nhiên, các tài liệu liên quan đến từng vấn đề cụ thể vẫn chưa được lập hồ sơ và sắp xếp khoa học, dẫn đến tình trạng lộn xộn, dễ bị mất mát và hư hỏng Do đó, việc phân loại tài liệu khi thu thập là cần thiết để bảo quản và quản lý hiệu quả hơn.
Khi phân loại tài liệu chuyên môn, cán bộ lưu trữ cần chú ý đến các đặc trưng như bộ tài liệu, trình tự thu thập và kích thước tài liệu Việc áp dụng các đặc trưng hành chính đối với loại hình tài liệu này thường ít được thực hiện Hiện tại, quá trình phân loại tài liệu lưu trữ tại các cơ quan vẫn chỉ dừng lại ở bước sơ bộ.
Cấp độ 1: Tài liệu lưu trữ được phân theo đối tượng điều tra, khảo sát, ở đây chia ra làm 2 loại: Địa chất; Khoáng sản
Cấp độ 2: Theo thời gian nộp lưu vào kho tài liệu nào thu về kho trước xếp trước, tài liệu nào thu về sau xếp sau
- Tài liệu về đề án hoá thạch động vật trong các trầm tích chứa than Trias thượng miền Tây Bắc Bộ và ý nghĩa của chúng - 1999;
- Những phức hệ bào tử phấn hoa trong trầm tích Neogen vùng trũng Hà Nội - 2001;
- Khoáng vật phụ trong các thành hệ macma miền bắc Việt Nam - 2003;
- Đặc điểm thạch luận một số khối granittoit Việt Bắc và mối quan hệ của nó với khoáng hoá thiếc - 2004;
- Kiến tạo Tây Nguyên tỷ lệ: 1/500.000 - 2004;
- Dự báo tác động và diễn biến môi trường địa chất vùng hồ và ngoại vi thuỷ điện Sơn La – 2005;
- Sinh địa tầng các trầm tích Đệ Tam miền Bắc Việt Nam - 2008;
- Nghiên cứu kiến tạo và sinh khoáng Bắc Bộ - 2009;
- Đánh giá triển vọng vàng sa khoáng Nghệ Tĩnh và thành lập bản đồ chuẩn đoán tỷ lệ 1/200.000 - 2000;
- Ứng dụng phương pháp địa hoá tìm kiếm đồng ở phân vùng các mỏ đồng Sinh Quyền Lao Cai - 2002;
- Kết quả khảo sát địa chất và đánh giá độ chứa vàng sa khoáng vùng đuôi Lũng Mắt – Chi Lăng Lạng Sơn - 2003;
- Nghiên cứu triển vọng quặng Cu - Ni và các khoáng sản quý hiếm đi kèm Tây bắc Việt Nam và chi tiết hoá một số vùng quan trọng - 2003;
- Điều kiện thành tạo và triển vọng mỏ sắt Quý Sa (Yên Bái) - 2006;
- Áp dụng phương pháp địa hoá tìm kiếm quặng chì kẽm vùng Chợ Đồn, Bắc Thái - 2007;
Tài liệu lưu trữ của Viện hiện đang được sắp xếp lộn xộn theo các chuyên đề như thạch luận, địa hóa, khoáng vật, dẫn đến việc phân loại chưa chi tiết và không khoa học Điều này gây khó khăn trong việc tra cứu tài liệu, tốn thời gian và công sức Hơn nữa, việc phân loại không đầy đủ còn khiến cho việc xác định tài liệu nào còn thiếu hoặc bị mất trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu.
Qua quá trình khảo sát thực tế, tôi nhận thấy rằng bên cạnh một số tài liệu đã được sắp xếp gọn gàng, vẫn còn nhiều tài liệu và bản đồ để lẫn lộn, chất đống, cùng với băng đĩa bị vứt lộn xộn trong túi ni lông.
Cần tiến hành phân loại và sắp xếp tài liệu một cách khoa học để bảo quản hiệu quả trong kho, nhằm phục vụ tốt cho công tác bảo quản và tra cứu tài liệu lưu trữ.
2.4.3 Xác định giá trị tài liệu:
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm lịch sử hình thành từ hoạt động quản lý của các cơ quan và cá nhân, mang giá trị nhất định trong việc phục vụ cho các hoạt động xã hội Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng như công cụ và phương tiện hỗ trợ các nhà quản lý trong việc đáp ứng các mục đích và yêu cầu khác nhau.
Theo các nhà lưu trữ học, cần thừa nhận tính khách quan chung của tài liệu, nhưng đồng thời cũng phải nghiên cứu sâu hơn và khoa học hơn cho từng tài liệu nhằm đảm bảo việc bảo quản lâu dài.
Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu phong phú và đa dạng, có giá trị khác nhau Một số tài liệu sau khi được giải lưu sẽ được giữ lại để tiếp tục sử dụng, với thời gian lưu giữ phụ thuộc vào ý nghĩa chính trị, kinh tế và văn hóa của chúng.
Tiểu kết Chương 2
Tài liệu của Viện có nội dung phong phú và đa dạng, mang giá trị cao phục vụ cho thực tiễn và nghiên cứu, đặc biệt là nghiên cứu lịch sử Việc tổ chức và quản lý tốt những tài liệu này là cần thiết để hỗ trợ hoạt động của Viện và đáp ứng nhu cầu khai thác của cá nhân, tổ chức khác.
Kết quả khảo sát thực tế cho thấy công tác lưu trữ tại các cơ quan có những ưu điểm và hạn chế rõ rệt Ưu điểm của công tác này bao gồm việc tổ chức khoa học tài liệu hiệu quả, giúp dễ dàng truy cập và quản lý thông tin Tuy nhiên, vẫn tồn tại những hạn chế cần khắc phục để nâng cao chất lượng lưu trữ và tổ chức tài liệu.
- Công tác lưu trữ đã bước đầu được quan tâm, nhận thức của các lãnh đạo về công tác này đã có sự chuyển biến tích cực hơn
- Bước đầu ban hành được các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức khoa học tài liệu đã được quan tâm, đầu tư về cơ bản
- Công tác tổ chức khoa học tài liệu bước đầu đã đạt được những kết quả nhất định
Cơ quan đã xây được phiếu giao nhận tài liệu, sổ cho mượn tài liệu, sổ đăng ký các khối tài liệu
- Tài liệu lưu trữ không được thu về đầy đủ để thỏa mãn người khai thác
- Cán bộ làm công tác lưu trữ thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn
- Chế độ khen thưởng, phụ cấp độc hại cho cán bộ lưu trữ chưa được chi trả
- Chưa triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác tổ chức khoa học tài liệu
Cơ quan chưa thực hiện việc phân loại tài liệu, dẫn đến việc chưa xác định được đơn vị bảo quản và chưa xây dựng các công cụ tra cứu khoa học như mục lục văn bản, tài liệu, sổ thống kê các bộ tài liệu, cũng như sổ thống kê đơn vị bảo quản tài liệu.
Công tác lưu trữ hiện đang gặp nhiều vấn đề chưa được giải quyết, đặc biệt là trong tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Những tồn tại này chủ yếu do nhận thức chưa đầy đủ và sự chỉ đạo, điều hành chưa kịp thời từ các cấp lãnh đạo Thêm vào đó, việc thiếu hụt cán bộ và hạn chế về trình độ chuyên môn của đội ngũ lưu trữ cũng góp phần làm trầm trọng thêm tình hình này.
Những tồn tại trong tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ cần được nghiên cứu kỹ lưỡng để tìm ra giải pháp khoa học và hợp lý, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu tại Viện Việc đề xuất các hoạt động chỉ đạo và điều hành từ lãnh đạo sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các giải pháp cụ thể trong từng nghiệp vụ của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ
Công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản hiện nay chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến tình trạng tài liệu lưu trữ phân tán và rải rác ở nhiều phòng ban Mặc dù khối tài liệu này rất lớn và chiếm phần chủ yếu trong hoạt động của cơ quan, nhưng các biện pháp cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu vẫn chưa được áp dụng Công tác lưu trữ chưa thực hiện một cách bài bản và quy củ, khiến cho việc thu thập và bổ sung tài liệu không đầy đủ và đúng hạn Hệ quả là các công việc liên quan như phân loại, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu cũng chưa được triển khai hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và bảo tồn tài sản quý giá cho đất nước và ngành địa chất khoáng sản, chúng tôi đề xuất một số biện pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Các biện pháp này bao gồm nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của lưu trữ, xây dựng phương án phân loại tài liệu, xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu, phát triển công cụ tra cứu khoa học, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức tài liệu.
Các đề xuất về mặt chỉ đạo và điều hành
3.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ quan về công tác lưu trữ Đây là giải pháp hàng đầu cần phải thực hiện trong cơ quan Khi nhận thức của lãnh đạo về công tác lưu trữ được toàn diện, đúng mức sẽ là cơ sở cho việc thực hiện có hiệu quả công tác này Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo bằng các biện pháp sau: Tuyên truyền, giải thích cho lãnh đạo về các vấn đề của công tác lưu trữ Cán bộ phòng Hành chính của Viện có thể mời lãnh đạo tham dự những buổi họp của mình về công tác lưu trữ Đặc biệt qua những buổi gặp gỡ, trao đổi có liên quan đến chuyên môn lưu trữ Cần phải thấy việc sử dụng các phương tiện thông tin cơ quan như bản tin, thông báo…cũng rất hiệu quả đối với việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như toàn bộ viên chức trong cơ quan Thông qua hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu và thực trạng tài liệu lưu trữ để lãnh đạo nhận thức rõ những lợi ích của công tác này cũng như những bất cập đang gặp phải
3.1.2 Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ và trách nhiệm cá nhân của cán bộ làm công tác lưu trữ
Hiện nay, nhiều cán bộ lưu trữ tại Viện chỉ tập trung vào việc giữ tài liệu mà thiếu chủ động trong quản lý và nâng cao chất lượng tài liệu Để cải thiện hiệu quả khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc hướng dẫn nghiệp vụ cho các phòng ban Việc cán bộ lưu trữ thường xuyên phổ biến, hỗ trợ và theo dõi hoạt động quản lý tài liệu sẽ giúp cán bộ các phòng nâng cao nhận thức về giá trị lịch sử của tài liệu, từ đó có ý thức hơn trong việc bảo quản hồ sơ công việc và tin tưởng hơn khi gửi tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan.
3.1.3 Ban hành thêm các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
Cán bộ lưu trữ cần chủ động đề xuất với lãnh đạo ban hành văn bản quy định về công tác văn thư và lưu trữ, nhằm hoàn thiện quy trình và tiêu chuẩn chất lượng trong lĩnh vực này.
Những nội dung quan trọng cần có trong văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ của Viện là:
Văn bản gửi đến cơ quan cần phải được đăng ký qua văn thư, nơi đảm nhận trách nhiệm theo dõi và quản lý quy trình giải quyết văn bản tại các phòng ban, đơn vị và cá nhân.
Mỗi cán bộ chuyên môn cần phải lập hồ sơ công việc mà mình giải quyết, theo danh mục hồ sơ cơ quan Hồ sơ này phải phản ánh chính xác quá trình giải quyết công việc của cán bộ Để đảm bảo tính nghiêm túc, có chế tài cụ thể để xử lý những cán bộ không thực hiện việc lập hồ sơ công việc.
Việc bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu cho lưu trữ cơ quan là trách nhiệm bắt buộc của tất cả các phòng ban và cá nhân Mọi cán bộ đều phải thực hiện định kỳ công tác này, nếu không sẽ bị xử lý nghiêm khắc nếu không bảo quản tốt hồ sơ hoặc không giao nộp hồ sơ đã xử lý xong.
Quy định về đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thông tin Đồng thời, trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong việc hướng dẫn cán bộ các phòng trữ cũng cần được nhấn mạnh, nhằm nâng cao năng lực sử dụng tài liệu và bảo vệ thông tin lưu trữ.
+ Các quy định về khen thưởng thành tích trong công tác lưu trữ
Cần thiết phải xây dựng quy định về khen thưởng thành tích trong công tác lưu trữ thành nội quy bắt buộc cho cán bộ các phòng, coi đây là một phần của quy chế Điều này có thể được xem xét để đưa vào tiêu chí chấm điểm thi đua cá nhân.
Việc quản lý hồ sơ và tài liệu hiện hành của từng cán bộ cần được quy định rõ trong nội quy và quy chế của cơ quan Điều này sẽ giúp hình thành thói quen cho từng cá nhân trong việc bảo quản và giữ gìn tài liệu một cách hiệu quả.
3.1.4 Bố trí thêm nhân sự và mở rộng kho lưu trữ cơ quan
+ Viện nên bố trí thêm 02 cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu đặt ra
Việc bố trí thêm kho lưu trữ tài liệu tại trụ sở cơ quan là cần thiết, nhưng hiện tại còn gặp nhiều khó khăn Nguyên nhân chủ yếu là do lãnh đạo cơ quan chưa quan tâm đúng mức đến vấn đề này, cùng với sự thiếu quyết tâm từ cán bộ làm văn thư lưu trữ trong việc đề xuất giải pháp phù hợp.
Nguyên nhân chính ảnh hưởng đến công tác lưu trữ chủ yếu đến từ trách nhiệm của cán bộ làm công tác này Cán bộ lưu trữ là người trực tiếp quản lý tài liệu và chịu trách nhiệm về chất lượng công việc trước lãnh đạo Văn phòng và cơ quan Do đó, việc đề xuất xây dựng một phòng kho lưu trữ riêng biệt nhằm quản lý tài liệu hiệu quả đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải có sự chủ động và quyết tâm cao.
3.1.5 Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Để đạt hiệu quả cao trong công tác quản lý, ngoài trình độ con người, cần phải có tiềm lực kinh tế và đầu tư kinh phí hợp lý Việc đầu tư kinh phí cho tổ chức khoa học và tài liệu công nghệ là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công tác này.
Ban lãnh đạo cơ quan cần đầu tư tài chính để tổ chức lớp tập huấn cho cán bộ, viên chức về lưu trữ tài liệu, đặc biệt là lập hồ sơ công việc và tổ chức khoa học tài liệu Hiện nay, các công việc này còn yếu và chưa được thực hiện nghiêm túc Để lớp học hiệu quả, cần có kinh phí hợp lý cho việc xây dựng kế hoạch học tập, thù lao cho giáo viên, và chuẩn bị tài liệu hướng dẫn cùng tài liệu tham khảo.
Lãnh đạo cần đầu tư kinh phí cho kho lưu trữ mới xây dựng, nhằm đảm bảo kho này đạt tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước.
Lãnh đạo cơ quan cần đầu tư kinh phí để mua phần mềm hỗ trợ lưu trữ và tra cứu cơ sở dữ liệu, nhằm sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Các đề xuất về mặt nghiệp vụ lưu trữ
3.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ
Việc xây dựng phương án và tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ là rất quan trọng đối với Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, đặc biệt khi tất cả tài liệu đã được thu thập đầy đủ Phân loại tài liệu giúp đảm bảo rằng các tài liệu không bị phân tán và giữ được mối liên hệ lịch sử, từ đó phản ánh đầy đủ hoạt động của cơ quan Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu mà còn hỗ trợ trong việc xây dựng các công cụ tra cứu khoa học hiệu quả.
Quá trình phân loại tài liệu tại Viện giúp xác định thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu lưu trữ một cách chính xác Để thực hiện phân loại, cần xây dựng khung phân loại chi tiết, từ đó nắm bắt được nội dung của tài liệu chuyên môn đang được bảo quản Ngoài ra, phân loại tài liệu còn hỗ trợ cán bộ lưu trữ điều chỉnh và bổ sung tài liệu phù hợp Việc xác định giá trị tài liệu trong quá trình phân loại giúp loại bỏ những tài liệu trùng lặp về nội dung và hình thức, đồng thời phát hiện tài liệu còn thiếu để thu thập bổ sung.
Việc phân loại tài liệu tại Viện một cách hiệu quả sẽ tăng cường khả năng tra cứu tài liệu nhanh chóng, thuận lợi trong khai thác và nghiên cứu, đồng thời tiết kiệm diện tích kho tàng và chi phí cho trang thiết bị bảo quản Điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu.
Chỉ thị số 05/2007/CT - TTg ngày 2/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Do đó, việc phân loại tài liệu lưu trữ sau khi thu thập tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là cần thiết Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về quy trình phân loại tài liệu lưu trữ tại Viện này trong bài viết dưới đây.
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản lưu trữ hai khối tài liệu chính: khối tài liệu Hành chính và khối tài liệu chuyên môn đặc thù Với tính chất và đặc điểm hoàn toàn khác nhau của hai khối tài liệu này, phương pháp phân loại và lựa chọn cách thức phân loại cũng cần phải được điều chỉnh phù hợp.
Khối tài liệu hành chính cần được phân loại hợp lý do sự thay đổi thường xuyên trong cơ cấu tổ chức của Viện Chức năng và nhiệm vụ của một số phòng ban không chồng chéo lên nhau, vì vậy, phương án phân loại theo thời gian và ngành hoạt động là sự lựa chọn tối ưu.
Theo phương án phân loại này, khối tài liệu hành chính sẽ được chia thành hai phần: trước tiên theo thời gian, sau đó theo mặt hoạt động.
2- Kế hoạch công tác ngắn hạn – dài hạn;
10- Tài liệu Đảng, Đoàn thể;
11- Tài liệu hành chính, văn thư -lưu trữ
2- Kế hoạch công tác ngắn hạn – dài hạn;
10- Tài liệu Đảng, Đoàn thể;
11- Tài liệu hành chính, văn thư -lưu trữ
Sau khi phân chia các nhóm tài liệu, chúng ta sẽ lập thành từng hồ sơ cho những văn bản có nội dung liên quan đến một vấn đề, sự việc, công việc hoặc đối tượng cụ thể Ví dụ, tất cả tài liệu liên quan đến một chủ đề nhất định sẽ được gom lại trong một hồ sơ duy nhất.
- Nhóm tài liệu thi đua khen thưởng có thể lập thành các hồ sơ như:
+ Hồ sơ xây dựng ban hành quy chế, hướng dẫn về thi đua khen thưởng;
+ Hồ sơ tổng kết công tác thi đua khen thưởng năm;
+ Hồ sơ kỷ luật cán bộ;
- Nhóm tài liệu về tuyển dụng, nhân sự lập thành các hồ sơ như sau: + Hồ sơ về xây dựng, thực hiện chỉ tiêu biên chế;
+ Hồ sơ quy hoạch cán bộ;
+ Hồ sơ nâng lương cho cán bộ viên chức
Phân loại khối tài liệu chuyên môn đặc thù
Khi phân loại tài liệu khoa học của Viện, cần thận trọng lựa chọn phương pháp phân loại phù hợp với đặc điểm riêng của tài liệu và cách khai thác Để đạt hiệu quả cao, việc phân loại phải đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các tài liệu, dựa vào những đặc trưng cụ thể của từng loại tài liệu nhằm sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý.
Việc phân loại tài liệu chuyên môn tại Viện cần phải được thực hiện một cách chính xác và khoa học, do khối lượng và nội dung tài liệu rất phong phú và đa dạng Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình phân loại, cần xác định phương án phân loại hợp lý ngay từ đầu.
Có nhiều phương pháp phân loại tài liệu, bao gồm phân loại theo bộ tài liệu, theo trình tự thu thập tài liệu vào kho lưu trữ, và theo kích thước hoặc vật liệu làm ra tài liệu Mỗi phương pháp này có những đặc điểm, ưu nhược điểm riêng, và mức độ phù hợp với đặc thù của từng cơ quan.
Tài liệu lưu trữ của Viện không thể phân loại theo cơ cấu tổ chức do tính không ổn định của cơ quan và cũng không thể chia theo thời gian vì đây là tài liệu nghiên cứu chuyên môn đặc thù Khác với tài liệu hành chính, loại tài liệu này không hình thành theo năm mà phụ thuộc vào từng công trình nghiên cứu, có thể kéo dài từ một đến vài năm Do đó, để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ, tôi đề xuất phân loại tài liệu lưu trữ của Viện theo bộ tài liệu, với mỗi đề tài nghiên cứu khoa học tương ứng với một bộ tài liệu riêng.
Cấp độ 1: Trước tiên nên phân chia tài liệu lưu trữ ra thành 2 nhóm lớn đó là:
Cấp độ 2 trong phân loại tài liệu lưu trữ bao gồm việc chia tài liệu thành hai nhóm lớn, sau đó tiếp tục phân chia các nhóm lớn này thành các nhóm nhỏ hơn để tổ chức và quản lý hiệu quả hơn.
+ Thạch luận – Trầm tích luận;
+ Khoáng vật - Địa chất đồng vị
Cấp độ 3: Tiếp đó, chúng ta có thể phân chia chúng thành những nhóm nhỏ hơn nữa theo từng vấn đề như: Địa chất:
- Thạch luận – Trầm tích luận:
+ Thạch luận + Trầm tích luận
+ Nguyên tố hoá học trong đất;
+ Nguyên tố hoá học trong nước;
+ Nguyên tố hoá học trong không khí
+ Dự toán về thuỷ văn;
+ Dự toán về công trình;
+ Dự toán khảo sát địa chất;
+ Đơn giá phân tích mẫu
+ Trọng trường - Điện từ trường;
- Khoáng vật - Địa chất đồng vị:
+ Khoáng vật + Địa chất đồng vị Khoáng sản:
Cấp độ cuối cùng hình thành nên Bộ Tài liệu
TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN ĐẶC THÙ ĐỊA CHẤT
Cổ sinh Địa tầng Chia theo vấn đề
Bộ tài liệu Đơn vị bảo quản
Lập sổ đăng ký các bộ tài liệu Lập mục lục các đơn vị bảo quản
KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU (VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN) ĐỊA CHẤT (Đ) KIẾN TẠO - ĐỊA MẠO (Đ1)
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh
Các tài liệu liên quan
1 Thành lập và chuẩn bị suất bản bản đồ kiến tạo Việt Nam tỷ lệ 1/1.000.000 Đ1 – KT01
2 Kiến tạo Tây Nguyên tỷ lệ 1/500.000 Đ1 – KT02
3 Sơ đồ kiến tạo miền Nam Việt Nam tỷ lệ 1/1.000.000 Đ1 – KT03
4 Địa mạo Ninh Bình 1 / 200.000 Đ1 – ĐM 01
5 Những nét cơ bản về địa mạo 1/ 200.000 tờ Hà Nội (F - 48
XXVIII) và các vùng lân cận Đ1 – ĐM 02
6 Những nét cơ bản về địa mạo - tân kiến tạo vùng Thanh
Sơn, Thanh Thuỷ, Vĩnh Phú Đ1 – ĐM 03
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các Tài liệu liên quan
7 Hóa thạch động vật trong các trầm tích chứa than Trias thượng miền Tây bắc Bắc bộ và ý nghĩa địa tầng của chúng Đ2 – CS01
8 Những phức hệ bào tử phấn hoa trong trầm tích Neogen Đ2 – CS02
10 Địa tầng các trầm tích phanerozoi ở Đông Bắc Bộ Đ2 – ĐT01
11 Địa tầng các trầm tích Permi thượng - Trias hạ (P3 - T1), điều kiện thành tạo và khoáng sản có liên quan ở khu vực
12 Hoàn thiện phân chia địa tầng Paleozoi Bắc Trung Bộ Đ2 – ĐT03
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh
Các Tài liệu liên quan
13 Đặc điểm thạch luận một số khối granitoit Việt Bắc và mối quan hệ của nó với khoáng hóa thiếc Đ3 – TL01
14 Nghiên cứu thạch luận và sinh khoáng các thành tạo magma miền bắc Việt Nam Đ3 – TL02
15 Xác lập tiền đề địa chất và đặc điểm sinh khoáng các thành tạo xâm nhập Tú Lệ Đ3 – TL03
16 Trầm tích luận và tướng đá cổ địa lý các trầm tích tuổi
Jura – Cresta và khoáng sản liên quan ở miền bắc Việt
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh
Các Tài liệu liên quan
17 Địa hóa các đá macma vùng Tam Đảo Đ4 – ĐH01
18 Ứng dụng phương pháp địa hóa tìm kiếm mỏ ở miền Bắc
20 Quy phạm về các phương pháp địa hóa trong công tác đo vẽ bản đồ địa chất và tìm kiếm khoáng sản rắn Đ4 – ĐH04
21 Nghiên cứu mô hình các dị thường địa hóa chỉ quặng phục vụ công tác đo vẽ bản đồ địa chất và điều tra khoáng sản ở
Bài viết này trình bày 22 đặc điểm địa hóa của Ido và các nguyên tố vi lượng trong các thành tạo địa chất, liên quan đến bệnh bướu cổ và đần độn ở con người tại một số tỉnh phía Bắc Nghiên cứu này nhằm làm rõ mối liên hệ giữa địa hóa học và sức khỏe con người, đặc biệt là trong bối cảnh bệnh lý phổ biến ở khu vực Các yếu tố địa chất và vi lượng có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của các bệnh lý này, từ đó cung cấp thông tin quan trọng cho việc phòng ngừa và điều trị.
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh
Các Tài liệu liên quan
23 Hiệu chỉnh bổ sung định mức và các giá công trình điều tra địa chất và tìm kiếm khoáng sản Đ5 – CT01
24 Nghiên cứu đánh giá thực trạng và đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng các đề án điều tra địa chất khoáng sản Đ5 – ĐC01
25 Nghiên cứu xác lập chi phí thăm dò tối thiểu các đề án thăm dò khoáng sản Đ5 – ĐC02 ĐỊA VẬT LÝ (Đ6)
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh
Các Tài liệu liên quan
Xây dựng quy phạm kỹ thuật thăm dò phóng xạ và hoàn thiện quy phạm thăm dò điện và từ trường mặt đất Đ6 – ĐVL01 nhằm xác định sự tồn tại của tầng chứa nước trong các đứt gẫy và hang karst trong khu vực dập vỡ đứt nẻ.
29 Nghiên cứu xác lập tổ hợp các phương pháp địa vật lý và xây dựng quy trình công nghệ để tìm kiếm quặng chì kẽm ở Việt Nam Đ6 – ĐVL04
KHOÁNG VẬT - ĐỊA CHẤT ĐỒNG VỊ (Đ7)
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh
Các Tài liệu liên quan
30 Khoáng vật học caxiterit và một số khoáng vật cộng sinh khu vực Trúc Khê, Khuôn Phẩy, Ngòi Lẹm Đ 7 – K1
31 Khoáng vật phụ trong các thành hệ macma miền bắc Việt
Nam Đ 7 – K2 ĐỊA CHẤT THỦY VĂN – ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH (Đ8)
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh
Các Tài liệu liên quan
32 Đánh giá trữ lượng khai thác nước dưới đất vùng đồng bằng Bắc Bộ và khả năng cung cấp nước của chúng Đ8 –TV01
33 Luận chứng cơ sở thiết kế mạng quan trắc nước quốc gia nước dưới đất vùng đồng bằng Bắc Bộ và Nam Bộ Đ8 – TV02
34 Đánh giá độ nhiễm bẩn và đề xuất các biện pháp bảo vệ nguồn nước dưới đất ở một số khu vực trọng điểm vùng đồng bằng Bắc Bộ Đ8 – TV 03
35 Hoàn thiện phương pháp điều tra địa chất thủy văn – địa Đ8 – CT01
VIỄN THÁM – TOÁN ĐỊA CHẤT (Đ9)
TT Tên tài liệu Năm Ký hiệu
Các loại tài liệu Thuyết minh
Các Tài liệu liên quan
36 Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Webgis, phân tích ảnh
Tiểu kết Chương 3
Để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, chúng tôi đề xuất hai nhóm giải pháp chính Nhóm giải pháp thứ nhất tập trung vào nâng cao nhận thức, bao gồm việc cải thiện nhận thức của lãnh đạo và viên chức, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ, ban hành văn bản hướng dẫn, bổ sung nhân sự, mở rộng kho lưu trữ và đầu tư kinh phí, trang thiết bị Nhóm giải pháp thứ hai liên quan đến chuyên môn, bao gồm phân loại tài liệu, xác định đơn vị bảo quản, sắp xếp các đơn vị bảo quản trong bộ tài liệu, biên mục các đơn vị bảo quản và xây dựng công cụ tra cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin.
Giải pháp nâng cao nhận thức của lãnh đạo và viên chức trong cơ quan được xác định là yếu tố cơ bản và quan trọng nhất trong công tác lưu trữ Khi lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ, họ sẽ có những chỉ đạo và đầu tư thích hợp về kinh phí, trang thiết bị để tổ chức khoa học tài liệu Điều này là cần thiết để thực hiện các giải pháp khác, bởi việc thay đổi phương án phân loại và tổ chức tài liệu không hề đơn giản, đòi hỏi sự tập trung cao độ về nguồn lực, nhân lực và tài lực.
