(LUẬN VĂN THẠC SĨ) Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - - - - -- - - - - HOÀNG THỊ HƯƠNG GIANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ Hà Nội, 2014 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - HOÀNG THỊ HƯƠNG GIANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ Mã số: 60320301 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG Hà Nội, 2014 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN 13 1.1 Vài nét khái quát Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản 13 1.2 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ Viện 20 1.2.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ Viện 32 1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Viện 20 1.3 Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu: 37 1.4 Mục đích, yêu cầu công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 37 1.4.1 Mục đích tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 37 1.4.2 Yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 38 1.5 Tiểu kết Chương 40 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN 41 2.1 Nhận thức đạo, điều hành công tác tổ chức khoa học tài liệu Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản 41 2.2 Trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 45 2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện 47 2.4 Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ Viện 48 2.4.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Viện 48 2.4.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 50 2.4.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ……………………… …………………………………………… 52 2.4.4 Biên mục, thống kê công cụ tra cứu tài liệu 55 2.5 Tiểu kết Chương 57 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN 59 3.1 Các đề xuất mặt đạo điều hành 60 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, viên chức quan công tác lưu trữ 60 3.1.2 Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ trách nhiệm cá nhân cán làm công tác lưu trữ 60 3.1.3 Ban hành thêm văn hướng dẫn công tác lưu trữ 61 3.1.4 Bố trí thêm nhân mở rộng kho lưu trữ quan 62 3.1.5 Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 62 3.2 Các đề xuất mặt nghiệp vụ lưu trữ 63 3.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 63 3.2.2 Phân định đơn vị bảo quản 78 3.2.3 Sắp xếp đơn vị bảo quản 79 3.2.4 Biên mục đơn vị bảo quản 80 3.2.5 Xác định giá trị tài liệu 85 3.2.6 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin 85 3.3 Tiểu kết Chương 92 KẾT LUẬN 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 PHỤ LỤC 100 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa, cấp thiết đề tài Đất Khoáng sản nguồn tài ngun quốc gia vơ q giá Vì vậy, việc quản lý sử dụng nguồn tài nguyên cách hợp lý có ý nghĩa định đến phát triển kinh tế đảm bảo mục tiêu trị phát triển xã hội Đối với nước ta, tầm quan trọng đồng thời hoạt động trọng nên thu hút quan tâm, nghiên cứu nhiều nhà khoa học, đặc biệt quan tâm lãnh đạo, đạo Đảng Nhà nước Đó nguyên nhân hình thành nên quan - Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản (gọi tắt Viện), có chức năng, nhiệm vụ chuyên nghiên cứu khoa học phát triển cơng nghệ địa chất, khống sản, tài nguyên nước đất, địa chất biển, địa chất môi trường, địa chất đô thị, địa chất y học, địa kỹ thuật (sau gọi chung địa chất, khoáng sản); đào tạo sau đại học địa chất, khống sản Trong q trình hoạt động từ thành lập nay, Viện sản sinh khối tài liệu lớn lượng, đa dạng thành phần, phong phú nội dung Tuy nhiên, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản chưa quan tâm mức Tài liệu tình trạng bó gói, cuộn trịn thành tập, bảo quản điều kiện nhà kho chật chội, bụi bặm Việc phân loại tài liệu tiến hành sơ bộ, chưa đáp ứng yêu cầu tra tìm tài liệu, chí có khâu cịn chưa tiến hành thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu Với thực trạng tài liệu có quan không khắc phục dẫn đến tình trạng tích đống ngày lớn Bởi lẽ bên cạch tài liệu chưa xử lý qua năm sản sinh thêm khối lượng khổng lồ tài liệu, đặc biệt tài liệu chuyên môn đặc thù Đến lúc nguy hư hại tài TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com liệu khó lường, đặc biệt tài liệu có giá trị cao đi, điều chắn ảnh hưởng đến hoạt động nghiên cứu, sản xuất, đến việc xây dựng, thi cơng, đến an tồn người Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng cần thiết tình hình Viện Mặt khác, hoạt động thực tiễn quan cần sử dụng nhiều tài liệu có, kết nghiên cứu trước để tham khảo (bởi tài liệu nghiên cứu khoa học ln có tính kế thừa sáng tạo) Vậy nên khối tài liệu chất đống, xếp lộn xộn giá, tủ không tổ chức khoa học gây mát, thiệt hại lớn cho quan không trước mắt mà lâu dài sau Như vậy, khối tài liệu khoa học tổ chức cách khoa học, hợp lý rõ ràng phát huy tối đa vai trò, tác dụng tài liệu khoa học công nghệ (bao gồm tài liệu chuyên môn đặc thù), phục vụ đắc lực cho hoạt động thực tế hàng ngày quan, giữ gìn khối tài sản vơ q giá cho Nhà nước, cho ngành địa chất khoáng sản Nói cách khác, tài liệu khoa học - cơng nghệ tổ chức cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quan Đối với công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học công nghệ quan thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng thu hút quan tâm lớn nhà nghiên cứu, độc giả đến nghiên cứu tài liệu Đặc biệt tin cậy, tính xác thực nội dung thông tin chứa đựng tài liệu khoa học công nghệ yếu tố quan trọng người khai thác, sử dụng tài liệu Mặc khác, hiệu công tác tổ chức sử dụng tài liệu có tác dụng tích cực góp phần nâng cao nhận thức, ý thức nhiều lãnh đạo, cán viên chức TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com quan Vì tổ chức khoa học tài liệu đem lại hiệu cao công việc, đặc biệt công tác lãnh đạo, đạo, điều hành hàng ngày Từ cán thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ, đồng thời nghiêm túc thực quy định công tác Việc tổ chức khoa học tài liệu làm tốt tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra, bảo quản tài liệu, ngăn chặn thiệt hại khơng đáng có Mặt khác, ngành lưu trữ Việt Nam ngày phát triển yêu cầu tài liệu lưu trữ nói chung tài liệu khoa học cơng nghệ nói riêng ngày khắt khe hơn, nên việc thực quy định Nhà nước, quy định ngành lĩnh vực điều bắt buộc quan, tổ chức, đặc biệt quan nghiên cứu khoa học Viện Khoa học Địa chất Khống sản Với thực trạng tình hình tài liệu có quan trình bày yêu cầu cấp thiết phải tổ chức khoa học khối tài liệu này, có chấp hành đúng, đầy đủ, kịp thời văn quy định Nhà nước công tác lưu trữ Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vấn đề phổ cập nay, công việc giúp người sử dụng rút ngắn thời gian tra tìm xác tài liệu chứa đựng nội dung cần thiết Tuy nhiên, có tổ chức khoa học tài liệu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đạt hiệu cao Bởi vì, phần mềm lập trình máy tính tự động cập nhật thơng tin từ khố theo trường mà có tổ chức khoa học tài liệu tìm kiếm phân loại theo cách Nói tóm lại, tình hình nay, để bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng hiệu khối tài liệu khoa học cơng nghệ nói chung tài liệu địa chất khống sản nói riêng hình thành trình hoạt động Viện, nhiệm vụ cấp thiết phải tiến hành tổ chức khoa học khối tài TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com liệu này, có tài liệu lưu trữ Viện phát huy tối đa vai trị, giá trị việc thực nhiệm vụ Bộ Tài nguyên Môi trường giao cho, chủ trương, sách, quy định Nhà nước, ngành lưu trữ công tác lưu trữ quan, tổ chức Xuất phát từ lý nêu mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường” làm đề tài luận văn cao học Mục tiêu đề tài Dựa vào kết nghiên cứu lý luận, phân tích thực trạng tổ chức tài liệu Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường, đề xuất số biện pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để đạt mục tiêu đây, đề tài cần phải giải số nhiệm vụ sau đây: - Nghiên cứu lý luận tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung - Nghiên cứu đặc điểm tài liệu lưu trữ bảo quản Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản phương diện nguồn gốc xuất xứ, thành phần, khối lượng, đặc điểm hình thức bề ngồi, phương thức chế tác, phương diện nội dung đặc điểm tổ chức khoa học khối tài liệu - Khảo sát, phân tích, tổng hợp thực trạng tài liệu lưu trữ cơng tác tổ chức khối tài liệu nhằm phát ưu điểm hạn chế làm sở thực tiễn cho việc giải mục tiêu nêu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiêu cứu đề tài: tài liệu lưu trữ, tổ chức tài liệu lưu trữ nói chung Viện nói riêng, ý vào công tác tổ chức khoa TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com học tài liệu chuyên môn đặc thù hình thành trình hoạt động chuyên môn Viện - Phạm vi nghiên cứu đề tài: Do chức năng, nhiệm vụ Viện nghiên cứu khoa học địa chất khoáng sản, phịng Viện lại có tài liệu chun ngành khác Chính vậy, tài liệu hình thành hoạt động Viện chủ yếu tài liệu chuyên môn đặc thù thuộc lĩnh vực nghiên cứu địa chất khoáng sản Loại tài liệu chiếm khối lượng lớn Viện, tài liệu hành chiếm khối lượng nhỏ Vì vậy, đề tài tập trung nghiên cứu khối tài liệu chuyên môn đặc thù có kho lưu trữ Viện Khoa học Địa chất Khống sản cơng tác tổ chức khoa học khối tài liệu Phương pháp nghiên cứu Để thực mục tiêu nêu, sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lê nin sử dụng phương pháp như: phân tích tổng hợp, phương pháp điều tra, mô tả, khảo sát thực tế vấn, cụ thể là: - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lê nin nhận thức khoa học giúp cho người nghiên cứu có đối chiếu lý luận thực tiễn cách biện chứng, từ có cách nhìn vấn đề cách tồn diện, sở cho đánh kết mà đề tài đưa - Phương pháp phân tích, tổng hợp: sử dụng phân tích, xử lý số liệu, tổng hợp thông tin qua trình khảo sát thực tế thu - Phương pháp vấn: thực trình thu thập thông tin, ý kiến cán viên chức quan - Phương pháp khảo sát thực tế: phương pháp quan trọng để có số liệu phản ánh thực trạng tài liệu vấn đề phải giải thực tế tổ chức tài liệu lưu trữ quan – nơi khảo sát Đề tài TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com có tính ứng dụng cao hay khơng, trước hết phụ thuộc lớn từ kết khảo sát - Phương pháp sử liệu học: nhằm đánh giá độ xác giá trị tài liệu Viện - Phương pháp quan sát, tham dự: Để biết rõ tài liệu lưu trữ thực tế công tác lưu trữ Viện Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung tài liệu lưu trữ khoa học cơng nghệ nói riêng (trong có tài liệu chuyên môn đặc thù như: tài liệu địa chất, địa chất khống sản, tài liệu khí tượng thuỷ văn, tài liệu trắc địa đồ) vấn đề đã, thu hút quan tâm nhà quản lý, nhà khoa học Do đó, có nhiều cơng trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề như: Trong giáo trình chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm thể khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tổ chức công cụ tra cứu Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành vào nghiên cứu khía cạnh, vấn đề cụ thể tài liệu lưu trữ nói chung cơng tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm); “Lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam” - Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng cơng cụ thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những sở lý luận thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm); “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” - Nguyễn Minh Phương; “Tổ chức Quản lý tài liệu chun mơn hình thành hoạt động đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường” - Nguyễn Liên Hương TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com + Tên gọi Bộ tài liệu: Thống kê tất tên tài liệu theo thứ tự lưu rữ + Số thứ tự đơn vị bảo quản: Được đánh thứ tự liên tục từ đơn vị bảo quản 01 đến đơn vị bảo quản cuối + Số ký hiệu đơn vị bảo quản Địa chất: Đ - Kiến tạo - Địa mạo: Đ1 + Kiến tạo: Đ1 - KT(các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Địa mạo: Đ2 – ĐM(các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ - Cổ sinh - Địa tầng: Đ2 + Cổ sinh: Đ2 – CS (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Địa tầng: Đ2- ĐT (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ - Thạch luận – Trầm tích luận: Đ3 + Thạch luận: Đ3 - TL (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Trầm tích luận: Đ3-TL (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ - Địa hoá: Đ4 + Nguyên tố hoá học đất: Đ4 - Đ (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Nguyên tố hoá học nước: Đ4 - N (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Nguyên tố hoá học khơng khí: Đ4 - K (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ - Kinh tế địa chất: Đ5 (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Dự toán thuỷ văn: Đ5-TV (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Dự toán cơng trình: Đ5 - CT (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) -Số ĐVBQ 87 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com + Dự toán khảo sát địa chất: Đ5 - KS (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Đơn giá phân tích: Đ5-PT (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ - Địa vật lý: Đ6 + Trọng trường - Điện từ trường: Đ6-T (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Địa chấn: Đ6 - Đ (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Rađa: Đ6 – R (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Giếng khoan: Đ6 – R (1,2,3 ) - Số ĐVBQ + Hàng không: Đ6 - H (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Biển: Đ6 – B (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ - Khoáng vật - Địa chất đồng vị: Đ7 + Khoáng vật: Đ7 - K (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Địa chất đồng vị: Đ7-Đ (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ - Địa chất thủy văn – địa chất cơng trình: Đ8 + Địa chất thủy văn: Đ8-TV (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Địa chất cơng trình: Đ8-CT (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ Khoáng sản: K - Kim loại: K1 + Vàng: K1 - Au (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Bạc: K1 – Ag (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Đồng: K1 – Cu (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ 88 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com + Sắt: K1 – Fe (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Magnesit: K1 – Mg (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Mangan: K1 – Mn (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Molipđen: K1 - Mo (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Chì: K1 – Pb (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Kẽm: K1 – Zn (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Thiếc: K1 – Sn (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Titan: K1 – Ti (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Quặng: K1 - Q (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ - Không kim loại: K2 + Apatit photphorit: K2 - Ap (các tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Sét Kaolin: K2 - S (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Vecmiculit: K2 -Vec (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Đá quý: K2 – ĐQ (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Năng lượng: K2 – Nl (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) - Số ĐVBQ + Địa nhiệt: K2 – ĐN (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ + Than: K2 – T (số tài liệu theo thứ tự 1,2,3, ) – Số ĐVBQ Các tiêu đề tài liệu hệ thống hoá theo phương án phân loại tài liệu quan Ví dụ: K - T - 01 giải mã sau: K2: Khống sản khơng kim loại; T2: Bộ tài liệu thứ Than; 01: Đơn vị bảo quản số 01 89 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Dãy ký hiệu hiểu là: Đơn vị bảo quản số 01 thuộc tài liệu số 02 Than, thuộc lĩnh vực khống sản khơng kim loại Mục lục thống kê đơn vị bảo quản tài liệu Là kê quyển/ tập tài liệu, văn có đơn vị bảo quản; để rời thẻ, viết tờ giấy có cột, mục khơng có cột mục Trong thực tế, dùng hình thức viết tờ giấy có cột mục dễ sử dụng Song thống kê thẻ có ưu điểm tiết kiệm lao động làm thẻ tra tìm Mẫu mục lục thống kê đơn vị bảo quản Tên gọi đơn vị Số Lưu trữ Năm bảo quản Số lượng tập tài liệu Ghi đơn vị bảo quản Ví dụ: K2-S10-01 Đơn vị bảo quản số 01, tài liệu Sét Kaolin 10, lĩnh vực không kim loại Dán nhãn hộp đựng tài liệu Viết dán nhãn hộp (cặp): viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết nhãn phải rõ ràng, dễ đọc Nhãn in sẵn, in trực tiếp lên gáy hộp in riêng theo kích thước phù hợp với gáy hộp (cặp) dùng để đựng tài liệu Mẫu nhãn hộp đựng tài liệu TÊN KHO LƯU TRỮ HỘP (CẶP) SỐ Từ đơn vị bảo quản: Đên đơn vị bảo quản: 90 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Ngoài ra, sau tài liệu lên giá/ tủ quan nên làm sơ đồ dẫn kho ghi rõ: Kho lưu trữ có tủ đựng tài liệu? Từ giá tới giá để tài liệu ? Từ giá tới giá để tài liệu ? Ứng dụng công nghệ thông tin: Việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại lợi ích rõ rệt cơng tác lưu trữ như: - Khi áp dụng công nghệ thông tin việc tra cứu thông tin theo đặc trưng nội dung theo đặc trưng khác tài liệu không rút ngắn thời gian mà đơn giản thủ tục Việc thực thao tác có tính chất tác nghiệp so với việc tra cứu thông tin tài liệu giấy nhẹ nhàng Thật vậy, việc tra cứu tài liệu giấy gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trường hợp khơng có khung phân loại thông tin khung phân loại tài liệu, hồ sơ, chí việc tra tìm gặp khó khăn có khung phân phân loại khung phân loại xây dựng chưa khoa học Trong tra tìm văn điện tử vừa nhanh, đơn giản vừa tiện ích Ví dụ: Tra tìm văn điện tử khơng tìm văn mà cịn tìm hàng loạt văn khác có liên quan mặt nội dung, hình thức; văn điện tử khơng cần thiết nhân bản, in văn cần khai thác, sử dụng cho mục đích khác lúc - Lập tài liệu lưu trữ thực dễ dàng, nhanh so với từ tài liệu giấy, không ảnh hưởng đến độ bền tài liệu điện tử gốc Tuy nhiên, có hạn chế cần nghiên cứu khắc phục như: - Địi hỏi phải có tương thích chương trình phần mềm phương tiện kỹ thuật để tiếp nhận thơng tin; - Hạn chế thể giá trị pháp lý (chữ ký, dấu điện tử); - Hạn chế an toàn bảo quản, bảo mật tài liệu Bị virút xâm nhập, phá hoại, bị đánh cắp, sửa đổi, xố thơng tin khơng có kỹ thuật phịng ngừa kèm theo chế độ bảo vệ, bảo mật nghiêm ngặt 91 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Song việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ cần thiết, Ban lãnh đạo cần sớm đầu tư trang thiết bị hệ thống phần mềm tin học để quản lý thống cơng tác này, có giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác đạt hiệu cao Đây lĩnh vực chuyên sâu, đòi hỏi phải tập chung nhiều thời gian nghiên cứu Trong phạm vi đề tài tơi đề xuất ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ mà không sâu vào cụ thể vấn đề 3.3 Tiểu kết chương Để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất Khống sản chúng tơi đưa hai nhóm giải pháp nhóm giải pháp mặt nhận thức (nâng cao nhận thức lãnh đạo, viên chức quan; nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cá nhân cán làm công tác lưu trữ, ban hành thêm văn hướng dẫn cơng tác lưu trữ, bố trí thêm nhân mở rộng kho lưu trữ quan, đầu tư thêm kinh phí, trang thiết bị phục vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ) nhóm giải pháp mặt chun mơn (phân loại tài liệu, phân định đơn vị bảo quản, xếp đơn vị bảo quản tài liệu, biên mục đơn vị bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin) Trong tất giải pháp nêu giải pháp nâng cao nhận thức lãnh đạo, viên chức xác định giải pháp bản, quan trọng Trên sở lãnh đạo quan nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ từ lãnh đạo có đạo, điều hành đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Từ tiến hành thực giải pháp lại Đây vấn đề then chốt nhất, thay đổi hẳn phương án phân loại, cách tổ chức xếp tài liệu, mua sắm thêm trang thiết bị quan không đơn giản, địi hỏi phải có tập trung cao độ nguồn lực – nhân lực – tài lực 92 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com KẾT LUẬN Tài liệu chuyên môn đặc thù Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản loại tài liệu quan trọng Nhà nước, có ý nghĩa thực tiễn, ý nghĩa lịch sử ý nghĩa khoa học lớn Khoa học kỹ thuật ngày phát triển thơng tin tài liệu địa chất khống sản ngày trở nên quan trọng Nhìn vào số lượng người đến khai thác tài liệu năm khoảng 2500 lượt thấy thơng tin cần thiết tới mức Trong qua khảo sát thực tế khối tài liệu Viện, nêu lên thực trạng công tác lưu trữ tài liệu Tài liệu lưu trữ chưa quan tâm, ý, để lộn xộn, số tài liệu bị phân tán chưa thu thập mối, chưa xây dựng phương án tổ chức phân loại, chưa tiến hành xác định giá trị định thời hạn bảo quản… Từ thực tế chúng tơi nêu lên cần thiết phải tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Trên sở phân tích đánh giá công tác lưu trữ tài liệu chuyên môn đặc thù Viện, đưa đề xuất biện pháp nhằm tổ chức khoa học cho khối tài liệu này, góp phần nâng cao hiệu kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Các biện pháp tập trung vào số vấn đề như: nâng cao nhận thức trình độ chuyên môn công tác lưu trữ cho cán viên chức quan; đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu; thực nghiệp vụ chuyên môn công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức khoa học tài liệu Sau nghiên cứu vấn đề này, thấy để tổ chức khoa học khối tài liệu chun mơn đặc thù có quan cần góp sức tồn thể cán viên chức quan, từ cán lãnh đạo, quản lý đến cán chuyên môn cán lưu trữ Ngoài ra, vấn đề đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ cần quan tâm, ý Việc 93 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com thực đồng biện pháp đồng thuận, trí cao cán bộ, từ cấp lãnh đạo cao đến nhân viên góp phần giúp Viện giữ gìn, bảo quản an tồn khối tài liệu khai thác sử dụng có hiệu tài liệu, phục vụ đắc lực cho công xây dựng bảo vệ Tổ quốc Nhìn chung, kết nghiên cứu trình bày đề tài dừng lại việc tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật hình thành hoạt động quan, đơn vị nghiệp cụ thể, Viện Khoa học Địa chất Khống sản Vì từ trước tới nay, cơng trình nghiên cứu sâu tài liệu chun mơn đặc thù lĩnh vực nghiên cứu khoa học Viện nghiên cứu, việc tiến hành biện pháp nghiệp vụ chuyên môn công tác lưu trữ loại tài liệu Nhưng mong muốn với kết nghiên cứu góp phần hồn thiện cơng tác lưu trữ đơn vị nghiệp khoa học thuộc Bộ Tài ngun Mơi trường Ngồi ra, chúng tơi hy vọng, vấn đề tiếp tục nghiên cứu không Viện đơn vị nghiệp thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường mà tất quan, đơn vị có sử dụng đến loại hình tài liệu chun mơn đặc thù Chúng lựa chọn vấn đề với mong muốn góp tiếng nói việc tổ chức khoa học khối tài liệu chuyên môn đặc thù ngày nhiều hoạt động nghiên cứu khoa học, đưa biện pháp tổ chức khoa học thiết thực Đề tài hẳn khơng tránh khỏi thiếu sót định, chúng tơi mong đóng góp người quan tâm tới vấn đề để đề tài hoàn thiện 94 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Công nghiệp (2001), Quy chế tạm thời lập đồ địa chất điều tra khoáng sản, Hà Nội; Bộ Công nghiệp, Quyết định số: 34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng năm 2002 việc thu nhận quản lý tài liệu địa chất; Bộ Nội vụ, Thông tư số: 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 01 năm 2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Bộ Nội vụ, Thông tư số: 04/2013/TT - BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức; Bộ Tài chính, Thơng tư số: 30/2004/TT - BTC, ngày 07 tháng 04 năm 2004 việc hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khác sử dụng tài liệu lưu trữ; Bộ Tài nguyên Môi trường, Thông tư số: 25/2011/TT - BTNMT, ngày 07 tháng năm 2011 việc Ban hành Quy chế quản lý đề tài, dự án khoa học công nghệ Bộ Tài ngun Mơi trường; Chính phủ, Nghị định số: 111/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 quy định chi tiết số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004; Chính phủ, Nghị định số: 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 việc Quy định chi tiết việc thi hành số điều Luật Lưu trữ; Cục Địa chất Khống sản Việt Nam, Tạp chí địa chất số: 312/2009 10 Cục Địa chất Khoáng sản Việt Nam, Tạp chí địa chất số: 325/2011 11 Cục Địa chất Khống sản Việt Nam, Tạp chí địa chất số: 333/2011 12 Cục Lưu trữ nhà nước, Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992; 95 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 13 Hoàng Minh Cường Nguyễn Đăng Hải (1993), việc xây dựng phương án hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, phơng lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4; 14 Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất đại học Giáo dục chuyên nghiệp; 15 Đào Xuân Chúc (2002), “Vấn đề thu thập tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện ảnh” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 01 (22002), tr 40 – 48; 16 Nguyễn Cảnh Đương (2000), Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê loại tài liệu lưu trữ, Đề tài nghiên cứu khoa học, mã số 98-98054, tư liệu Cục Lưu trữ Nhà nước; 17 Bùi Thị Thu Hà (2008), Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ - Luận văn thạc sĩ khoa học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội; 18 Phạm Thị Bích Hải (2004), Nghiên cứu giải pháp hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III, Luận văn thạc sĩ khoa học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 19 Vũ Trần Diễm Hạnh (2007), Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội, khoá 2003 – 2007, LV238, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 20 Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu lưu trữ vào trung tâm lưu trữ tỉnh - thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành lưu trữ, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 21 Lê Tuấn Hùng (2004), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa 96 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com học Công nghệ, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội; 22 Nguyễn Liên Hương (2006), Tổ chức Quản lý tài liệu chuyên môn hình thành hoạt động đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường, Đề tài khoa học cấp Trường đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 23 Nguyễn Mai Hương (2008), Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật trung tâm kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng Bộ Xây dựng, luận văn thạc sĩ khoa học Lưu trữ, Tư liệu thư viện Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 24 Trịnh Thị Hương (2009), Tổ chức Khoa học tài liệu phông Đảng uỷ khối trực thuộc trung ương kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận văn thạc sĩ khoa học Lưu trữ, tư liệu thư viện Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 25 Thiên Hương (2007), Một số kinh nghiệm đánh số hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr 28 – 29; 26 Dương Văn Khảm (2007), Nguyên tắc xuất xứ lý thuyết phân loại tài liệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 6), tr 2-4; 27 Dương Văn Khảm (1998), Lựa chọn loại hủy tài liệu quan, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội; 28 Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học Quản trị văn phòng lần thứ (Kỷ niệm 10 năm thành lập khoa 40 năm đào tạo cán lưu trữ Việt Nam), Hà Nội 29 Nguyễn Thị Hải Linh (2008), “Tổ chức khoa học tài liệu phơng lưu trữ Đảng ủy khối dân đảng cấp tỉnh Nam Định”; 30 Lê Thị Hải Nam (2008), Lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học Xã hội Việt Nam thực trạng giải pháp, luận văn thạc sĩ khoa học, tư liệu thư viện Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 97 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 31 Trịnh Thị Năm (2009), Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đồn niên cộng sản Hồ Chí Minh, luận văn thạc sĩ khoa học, tư liệu thư viện Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 32 Vũ Thị Phụng (2011), Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu lịch sử Việt Nam - Khảo sát bước đầu khuyến nghị Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, (số 5); 33 Vũ Thị Phụng (2010), Xây dựng mơ hình liên kết, hợp tác quan lưu trữ với nhà khoa học Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, (số 5); 34 Vũ Thị Phụng (2006), Nghiệp vụ lưu trữ (Chủ biên), Nhà xuất Hà Nội; 35 Nguyễn Minh Phương (chủ biên) (2005), Tập giảng lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng 36 Vương Đình Quyền (1968), Ý nghĩa, mục đích cơng tác xác định giá trị tài liệu chỉnh lí Cơng tác lưu trữ, (số 4); 37 Vương Đình Quyền (1982), Trao đổi ý kiến thuật ngữ phân loại tài liệu hệ thống hố tài liệu Tạp chí Lưu trữ, (số 01); 38 Nguyễn Minh Sơn (2003), “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh Trung tâm lưu trữ quốc gia III – Thực trạng giải pháp”, luận văn thạc sĩ khoa học, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 39 Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007 việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 40 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số: 1238/QĐ - TTg ngày 18 tháng năm 2006, Viện đổi tên Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản; 41 Hồ Anh Tú (2008), “Tổ chức Khoa học tài liệu lưu trữ Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ, tư liệu 98 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 42 Nguyễn Phú Thành (2008), Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành, Luận văn thạc sĩ, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 43 Vũ Ngọc Thúy (2008), “Sưu tầm, thu thập tổ chức khoa học tài liệu phơng lưu trữ tổng bí thư kho lưu trữ trung ương Đảng”, luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 44 Quản Tố Trinh (2001), Tổ chức khoa học tài liệu địa trung tâm thơng tin tư liệu địa Tổng cục Địa chính, khóa 1998 – 2001, LV 77, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 45 Nguyễn Công Trọng (2004), Tổ chức khoa học tài liệu trung tâm công nghệ thông tin lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, khoá 2000 – 2004, LV 158, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 46 Nguyễn Thị Út Trang (2008), Tổ chức khoa học khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban kiểm tra Trung Ương Đảng cộng sản Việt Nam, luận văn thạc sĩ khoa học, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội; 47 Quốc hội: Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13; 48 Ủy ban Thường vụ Quốc Hội, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL – UBTVQH ban hành ngày 04 tháng 04 năm 2001; 49 http://www.archives.gov.vn; 50 http://www.hanoi.gov.vn/web/guest/home 99 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com PHỤ LỤC Phiếu giao nhận tài liệu số 01; Phiếu giao nhận tài liệu số 02; Phiếu khảo sát số 1; Phiếu khảo sát số 2; Phiếu khảo sát số 3; Thông tư số: 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng năm 2013 Bộ Tài nguyên Môi trường việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên môi trường Quyết định số: 937/QĐ - BTNMT việc phê duyệt Dự án “Điều tra đánh giá trạng môi trường khu vực khai thác khống sản trọng điểm vùng Đơng Bắc Bắc Bộ”; Quyết định số: 100/QĐ - VĐCKS Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản việc giao chủ nhiệm dự án; Bản nhận xét thuyết minh Dự án “Điều tra đánh giá trạng môi trường khu vực khai thác khoáng sản trọng điểm vùng Đông Bắc Bắc Bộ”; - Đỗ Trọng Sự; 10 Bản nhận xét thuyết minh Dự án “Điều tra đánh giá trạng môi trường khu vực khai thác khống sản trọng điểm vùng Đơng Bắc Bắc Bộ”; - Tống Tiến Định; 11 Bản thẩm định thuyết minh Dự án “Điều tra đánh giá trạng môi trường khu vực khai thác khoáng sản trọng điểm vùng Đông Bắc Bắc Bộ”; 12 Quyết định số: 29/QĐ - VĐCKS Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản ngày 25 tháng 12 năm 2012 việc thành lập Hội đồng xét duyệt; 100 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 13 Biên hội nghị xét duyệt thuyết minh “Điều tra đánh giá trạng môi trường khu vực khai thác khoáng sản trọng điểm vùng Đông Bắc Bắc Bộ”; 14 Hợp đồng số: 03.12/HĐKHCN Bộ Tài nguyên Môi trường với Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản ; 15 Quyết định số: 51A/QĐ-VĐCKS việc giao nhiệm vụ thực hợp đồng TM.03.12/HĐKHCN ; 16 Quyết định số : 2469/QĐ-BTNMT việc đánh giá nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học cơng nghệ cấp Bộ lĩnh vực địa chất khống sản 101 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ... niệm tài liệu lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất Khoáng. .. ngành lưu trữ công tác lưu trữ quan, tổ chức Xuất phát từ lý nêu mạnh dạn chọn đề tài: ? ?Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường? ?? làm đề tài. ..ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - HOÀNG THỊ HƯƠNG GIANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN