KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
Các khái niệm và thuật ngữ đƣợc sử dụng phổ biến trong luận văn
Để tiện theo dõi các nội dung của luận văn, tác giả làm rõ một số khái niệm, thuật ngữ có liên quan dưới đây:
Tổng thuật là một khái niệm quen thuộc tại Việt Nam, nhưng khi tham khảo các Từ điển tiếng Việt uy tín, ta nhận thấy rằng khái niệm này vẫn chưa được định nghĩa rõ ràng và đầy đủ.
Theo tác giả, "tổng" có nghĩa là tổng hợp các nội dung và vấn đề nhất định, trong khi "thuật" là tường thuật và trình bày lại các nội dung theo một trình tự hoặc logic nhất định Quá trình "tổng thuật" cần đảm bảo tính hệ thống và nguyên tắc nhất quán.
1.1.2 Thuật ngữ “công trình nghiên cứu khoa học”
Theo Vũ Cao Đàm, NCKH là hoạt động xã hội nhằm khám phá những điều chưa được khoa học biết đến, phát hiện bản chất của sự vật, nâng cao nhận thức khoa học về thế giới, và sáng tạo ra các phương pháp cùng công cụ kỹ thuật mới để cải tạo thế giới.
NCKH có thể được thực hiện dưới nhiều phương pháp và cách thức khác nhau nhằm thực hiện một nhiệm vụ nghiên cứu nào đó
Công trình NCKH được định nghĩa là hoạt động nghiên cứu khoa học do cá nhân hoặc nhóm thực hiện, bao gồm các hình thức như đề tài NCKH các cấp, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo hội nghị NCKH và bài viết tạp chí.
1.1.3 Thuật ngữ “công nghệ thông tin” và “ứng dụng công nghệ thông tin” Ở Việt Nam, thuật ngữ CNTT lần đầu đƣợc định nghĩa trong Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển CNTT ở nước ta trong những năm 90 Theo đó, “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” [6]
Theo Từ điển CNTT - Điện tử - Viễn thông Anh Việt (2004): “CNTT
Công nghệ thông tin (CNTT) là quá trình thu nhận, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin dưới dạng tiếng nói, hình ảnh, văn bản và số liệu CNTT kết hợp các kỹ thuật tin học, viễn thông và video, trong đó tin học đảm bảo khả năng xử lý và lưu giữ thông tin, viễn thông cung cấp phương tiện truyền tải, và kỹ thuật video mang đến thiết bị hiển thị hình ảnh chất lượng cao.
Theo Từ điển CNTT - Điện tử - Viễn thông Anh Việt, ứng dụng (application) được định nghĩa là chương trình máy tính giúp con người thực hiện một công việc cụ thể Điều này phân biệt ứng dụng với hệ điều hành, chương trình tiện ích và ngôn ngữ lập trình, mỗi loại có chức năng riêng trong việc hỗ trợ và vận hành máy tính.
Ứng dụng trong khoa học được hiểu là việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, chẳng hạn như việc sử dụng kỹ thuật mới để cải thiện quy trình chọn giống.
“Ứng dụng CNTT” có thể được hiểu là việc triển khai và thực hiện các phương pháp khoa học cùng với các công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là công nghệ máy tính và viễn thông Mục tiêu của việc này là tổ chức, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
1.1.4 Thuật ngữ “công tác lưu trữ” và “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ”
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (1990), công tác lưu trữ được định nghĩa là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước, bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, đặc biệt trong bối cảnh quản lý nhà nước và xã hội hiện nay Để đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, công tác lưu trữ cần được xem xét kỹ lưỡng, vì thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao và đã được thực tiễn kiểm nghiệm Tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao nhờ vào nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử.
Trong đề tài luận văn này, công tác lưu trữ được chia thành hai nội dung chính: quản lý công tác lưu trữ và các nghiệp vụ lưu trữ Quản lý công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động liên quan đến việc tổ chức, giám sát và duy trì hệ thống lưu trữ hiệu quả.
Tổ chức bộ máy lưu trữ bao gồm việc xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ, quản lý nhân sự, tổ chức kho tàng và trang thiết bị, cũng như kiểm tra và đánh giá công tác lưu trữ Nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu tập trung vào việc tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ (TLLT), tổ chức khoa học TLLT, bảo quản TLLT và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT một cách hiệu quả.
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp khoa học cùng với các công cụ và kỹ thuật máy tính, viễn thông hiện đại để cải tiến và hiện đại hóa hoạt động quản lý cũng như các nghiệp vụ lưu trữ.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
Những nghiên cứu về các thuật ngữ liên quan đến ứng dụng công nghệ thông
Bài viết nhằm tổng kết và đánh giá tình hình nghiên cứu khoa học (NCKH) về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ, tập trung vào việc phân tích các kết quả nghiên cứu liên quan Tác giả sẽ trình bày các kết quả nghiên cứu về thuật ngữ, khả năng ứng dụng CNTT, tầm quan trọng và nội dung của ứng dụng CNTT trong lưu trữ, cũng như các giải pháp công nghệ và điều kiện cần thiết để triển khai Do hạn chế về thời gian và khả năng tiếp cận, tác giả chỉ nghiên cứu và phân tích 50/305 công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong lưu trữ tại Việt Nam, với những công trình được chọn lọc có kết quả tiêu biểu và giá trị khoa học cao.
2.1 Những nghiên cứu về các thuật ngữ liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Khi nghiên cứu một vấn đề, các nhà khoa học cần xác định rõ các thuật ngữ liên quan đến đề tài của họ Việc hiểu các thuật ngữ liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ sẽ giúp tiếp cận và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả hơn.
2.1.1 Thuật ngữ “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ”
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong lưu trữ đã trở thành xu hướng tất yếu, được công nhận rộng rãi bởi các cán bộ lưu trữ và nhà nghiên cứu Tuy nhiên, qua nghiên cứu các công trình NCKH từ năm 1986 đến 2016, chỉ có 2 trong số 50 công trình đề cập đến định nghĩa rõ ràng về thuật ngữ này, trong khi 46 công trình còn lại hoàn toàn không nhắc đến ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ.
Tác giả Vũ Hồng Điệp (2003) định nghĩa rằng việc ứng dụng công cụ tin học vào công tác lưu trữ là xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, thống kê và tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Hệ thống mạng vi tính cũng tạo ra môi trường trao đổi và cung cấp thông tin rộng rãi cho nhiều đối tượng liên quan.
Theo Trần Thị Dung (2010), việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác lưu trữ không chỉ là sử dụng các thiết bị kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính, mà còn là quá trình hiện đại hóa lưu trữ Máy vi tính cho phép xử lý thông tin với hiệu suất cao, nhanh chóng nhập, lưu giữ và truy xuất dữ liệu, từ đó cung cấp những luận cứ và phán đoán logic Sự tích hợp CNTT nâng cao khả năng lưu giữ, xử lý và kiểm soát thông tin, góp phần quan trọng vào việc cải tiến và phát triển toàn diện công tác lưu trữ.
Cả hai ý kiến đều nhấn mạnh mục đích ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong việc nâng cao hiệu quả lưu trữ, giúp xử lý, trao đổi, lưu trữ và kiểm soát thông tin TLLT một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó thúc đẩy sự phát triển và đổi mới trong công tác lưu trữ Tuy nhiên, Vũ Hồng Điệp tập trung vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) và sử dụng hệ thống mạng máy tính để mở rộng khả năng trao đổi và cung cấp thông tin Ngược lại, việc xây dựng CSDL chỉ là một trong nhiều giải pháp công nghệ CNTT có thể áp dụng vào lưu trữ, bên cạnh các giải pháp khác như ứng dụng phần mềm, phân tích thiết kế hệ thống thông tin và số hóa TLLT.
Tác giả Trần Thị Dung chỉ ra rằng công cụ ứng dụng CNTT chủ yếu là các thiết bị kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính Thuật ngữ này bao gồm cả việc xây dựng cơ sở dữ liệu, với máy tính đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin hiệu quả, nhập, lưu giữ và xuất dữ liệu nhanh chóng, cũng như kiểm soát thông tin lưu trữ Mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy cải tiến công tác lưu trữ theo hướng hiện đại Tuy nhiên, tác giả chưa đề cập đến hệ thống mạng, một thành phần thiết yếu giúp các máy tính dễ dàng và nhanh chóng trao đổi, chia sẻ thông tin với nhau.
2.1.2 Thuật ngữ “tài liệu điện tử”, “tài liệu lưu trữ điện tử” và “quản lý tài liệu điện tử”
2.1.2.1 Thuật ngữ “tài liệu điện tử” và “tài liệu lưu trữ điện tử”
Với sự bùng nổ của khoa học công nghệ và ảnh hưởng của CNTT trong cải cách hành chính, số lượng tài liệu điện tử (TLĐT) tại Việt Nam đang gia tăng nhanh chóng TLĐT đã trở thành một vấn đề quan trọng không chỉ trong ngành lưu trữ Các quốc gia phát triển như Anh, Mỹ, Trung Quốc và Singapore đã nghiên cứu về tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử từ những năm 70 Trong khi đó, Việt Nam mới chỉ bắt đầu nghiên cứu và quản lý TLĐT trong những năm gần đây Qua khảo sát, tôi nhận thấy có nhiều quan điểm khác nhau về thuật ngữ “TLĐT” và “TLLTĐT” tại Việt Nam, từ khái quát đến cụ thể.
Theo nghiên cứu của tác giả, trong tổng số 50 công trình NCKH, chỉ có 7 công trình đề cập đến thuật ngữ “TLĐT”, trong khi 43 công trình còn lại không đề cập đến thuật ngữ này.
Trong 7 công trình này, các tác giả đã dẫn lại nhiều quan điểm của nước ngoài, cũng nhƣ của Việt Nam về thuật ngữ “TLĐT” Tổng hợp các công trình nghiên cứu, tôi nhận thấy có hai luồng quan điểm chính, gần nhƣ trái chiều nhau nhƣ sau:
Quan điểm thứ nhất về tài liệu điện tử (TLĐT) cho rằng TLĐT là những tài liệu được tạo ra và lưu trữ trong môi trường điện tử, không bao gồm các tài liệu đã được số hóa Các nghiên cứu khoa học liên quan đến quan điểm này đã được thực hiện bởi các tác giả như Nguyễn Minh Phương (1998), Nguyễn Cảnh Đương và Hoàng Văn Thanh (2013), cùng Đỗ Đức Cường.
(2013), Ý kiến chuyên gia (Tạp chí VTLTVN số 3/2016), Lưu Thị Hằng (2016)…
- Theo tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh (2013): Thuật ngữ
Thuật ngữ “TLĐT” đã trở nên phổ biến từ cuối những năm 1990, trong khi trước đó, các tài liệu trong nước và quốc tế thường sử dụng các cụm từ như “tài liệu đọc bằng máy” và “tài liệu trên vật mang tin từ tính”.
Tác giả Nguyễn Cảnh Đương và Hoàng Văn Thanh đã định nghĩa TLĐT là đơn vị thông tin ghi lại và xử lý, phụ thuộc vào công nghệ điện tử Tuy nhiên, định nghĩa này có phần chung chung, vì chưa rõ liệu thông tin phải được tạo ra từ môi trường điện tử ngay từ đầu hay có thể chuyển đổi từ dạng khác sang thông tin số Mặc dù nhóm tác giả đã nêu ra các đặc điểm của TLĐT, nhưng họ vẫn chưa giải thích rõ ràng nguồn gốc của khái niệm này.
- Trong bài viết “Một vài ý kiến trao đổi về thuật ngữ "tài liệu", "TLLT",
"TLĐT", TLLT điện tử" (Tạp chí VTLTVN, số 3/2016, tr.7), Trung tâm Khoa học
Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, theo tác giả Nguyễn Văn Thỏa, định nghĩa tài liệu điện tử là những tài liệu được tạo lập và quản lý thông qua các phương tiện điện tử Thuật ngữ này khẳng định rằng tài liệu điện tử hình thành trong môi trường điện tử và dựa vào các thiết bị điện tử Ngoài những tài liệu được sản sinh ngay từ đầu trong môi trường điện tử, còn có những tài liệu trên các vật mang tin khác, mặc dù không được tạo ra bằng phương tiện điện tử, nhưng đã được số hóa để lưu trữ bằng công nghệ điện tử.
Tác giả Nguyễn Minh Phương (1998) đã trích dẫn định nghĩa của Ủy ban TLĐT thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế trong Sách hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phát hành năm 1997, nêu rõ rằng "tài liệu điện tử là những tài liệu thích hợp cho sự điều khiển, truyền dẫn và xử lý bằng máy tính" (tr.6).
Còn tác giả Lưu Thị Hằng (2016) dẫn lại một số quan điểm về TLĐT của nước ngoài như sau:
“Trong TCNN quốc gia Nga, khái niệm TLĐT được định nghĩa như sau:
Những nghiên cứu về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
2.1.10 Thuật ngữ “phòng đọc ảo” (phòng đọc trực tuyến)
Phòng đọc ảo, hay phòng đọc trực tuyến, là giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức và khai thác tài liệu thư viện Mặc dù xu hướng này đã trở nên phổ biến ở các nước phát triển, nhưng tại Việt Nam, nghiên cứu về thuật ngữ và phương pháp này vẫn còn hạn chế, với chỉ 01 trên 50 công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề này.
Theo nghiên cứu của Đỗ Thu Hiền (2014), "phòng đọc ảo" được định nghĩa là một cổng thông tin điện tử cho phép người dùng truy cập vào các cơ sở dữ liệu lưu trữ, nhằm tìm kiếm, khai thác và sử dụng dịch vụ mà không cần phải đến trực tiếp các cơ quan lưu trữ Điều này giúp người sử dụng thực hiện các hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu truyền thống một cách thuận tiện, miễn là tuân thủ các quy định liên quan.
Qua việc phân tích các thuật ngữ chính trong nghiên cứu ứng dụng CNTT trong lưu trữ, có thể thấy rằng nhiều thuật ngữ đã thu hút sự chú ý từ các nhà khoa học thông qua nhiều hình thức nghiên cứu và góc độ tiếp cận khác nhau Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số thuật ngữ chưa được thống nhất, dẫn đến sự thiếu rõ ràng Hơn nữa, một số công trình chỉ đưa ra trích dẫn mà không trình bày quan điểm cá nhân theo trường phái nào.
2.2 Những nghiên cứu về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Không phải tất cả các lĩnh vực đều có thể áp dụng công nghệ thông tin (CNTT), nhưng điều đó không có nghĩa là những nội dung chưa được nghiên cứu không thể được ứng dụng Thực tế cho thấy, nhiều lĩnh vực đã áp dụng CNTT mặc dù chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến Ngược lại, cũng có những lĩnh vực không có khả năng ứng dụng CNTT và chưa được nghiên cứu.
Theo Dương Văn Khảm (1995), công tác lưu trữ bao gồm nhiều bước như thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Từ năm 1985, nghiên cứu cho thấy việc ứng dụng tin học trong lưu trữ có thể giải quyết hiệu quả một số vấn đề quan trọng trong các công đoạn này.
(1) Xây dựng CSDL thống kê và quản lý Phông lưu trữ quốc gia
(2) Xây dựng CSDL quản lý và tra TLLT theo phông
(3) Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm TLLT theo chuyên đề
(4) Thiết kế phông bảo hiểm TLLT
(5) Xây dựng CSDL thông tin cấp 2 TLLT”(tr.158-159)…
Tác giả Dương Văn Khảm nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) để hỗ trợ công tác lưu trữ, trong bối cảnh công nghệ thông tin (CNTT) luôn thay đổi và phát triển Cuốn sách của ông, mặc dù được xuất bản vào năm 1995 và chưa được tái bản, vẫn đề cập đến ứng dụng CNTT trong lưu trữ, cho thấy rằng còn nhiều lĩnh vực khác trong công tác lưu trữ có thể được cải tiến nhờ CNTT Trong phần tiếp theo, tác giả sẽ làm rõ khả năng ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý lưu trữ và trong các hoạt động lưu trữ cụ thể.
2.2.1 Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ
Để thực hiện hiệu quả công tác lưu trữ, các cơ quan cần tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự phù hợp, ban hành quy định và hướng dẫn rõ ràng Cần tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, cũng như thiết lập kho tàng và trang thiết bị phục vụ lưu trữ Việc kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ cũng rất quan trọng Hơn nữa, các cơ quan nên nghiên cứu và ứng dụng khoa học - công nghệ vào lưu trữ, tuy nhiên mức độ quan tâm sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng tổ chức.
Theo tác giả, nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý lưu trữ còn hạn chế Trong 6 nội dung chính của tổ chức quản lý lưu trữ, chỉ có quản lý nhân sự nhận được sự quan tâm từ nhiều công trình nghiên cứu khoa học Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự được xem là một biện pháp quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng trong quản lý thông tin nhân sự, cũng như trong quản lý hồ sơ và cán bộ của các cơ quan.
Trong số 50 công trình nghiên cứu, chỉ có 03 công trình đề cập đến ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong tổ chức quản lý, tập trung chủ yếu vào quản lý thông tin nhân sự Một ví dụ điển hình là nghiên cứu của Dương Văn Khảm về ứng dụng tin học trong việc quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ, được thực hiện vào năm 1998 Ngoài ra, tác giả Đinh Thị Hạnh cũng có những đóng góp đáng kể trong lĩnh vực này.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp sinh viên năm 2003 của Mai tập trung vào việc "Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở văn phòng Quốc hội" Cùng năm 2004, tác giả Trần Xuân Anh thực hiện khóa luận tốt nghiệp với chủ đề "Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu Thủ đô".
Hiện nay, nghiên cứu khoa học cho thấy công nghệ thông tin (CNTT) chủ yếu được ứng dụng trong quản lý thông tin nhân sự, như quản lý ngạch công chức và khai thác hồ sơ cán bộ, viên chức Tuy nhiên, các lĩnh vực khác trong tổ chức quản lý lưu trữ vẫn chưa được đề cập đầy đủ trong các công trình nghiên cứu.
2.2.2 Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ Để thực hiện được mục đích của công tác lưu trữ đó là bảo quản an toàn cho TLLT và khai thác, sử dụng phát huy giá trị của TLLT, không thể không nhắc đến vai trò của hoạt động lưu trữ, đó là các nhóm nghiệp vụ bao gồm: tổ chức thu thập, bổ sung TLLT; tổ chức khoa học TLLT; tổ chức bảo quản; tổ chức khai thác và sử dụng TLLT Các nghiệp vụ này có mối quan hệ mật thiết với nhau Qua tìm hiểu, có 12/50 công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ Các công trình này đã đề cập đến hầu hết các nghiệp vụ lưu trữ, qua đó cho thấy khả năng ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại của ngành CNTT trong hoạt động lưu trữ là khá cao Tuy nhiên trong từng hoạt động lưu trữ khác nhau, phạm vi và khả năng ứng dụng sẽ khác nhau Cụ thể nhƣ sau:
Khả năng ứng dụng CNTT trong thống kê TLLT
Qua các công trình nghiên cứu khoa học, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ (TLLT) đã cho phép sử dụng phần mềm hỗ trợ công tác thống kê TLLT Điều này giúp tự động hóa quy trình, nâng cao tốc độ và độ chính xác trong thống kê Kết quả thống kê không chỉ tạo thuận lợi cho việc xác định thành phần tài liệu cần thu thập mà còn cải thiện hiệu quả quản lý TLLT Khả năng ứng dụng CNTT trong thống kê đã được chứng minh qua công trình “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý TLLT” của Dương Văn Khảm, đề tài NCKH cấp Bộ năm 1998.
Khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý TLLT
Chỉnh lý TLLT bao gồm nhiều nhóm nghiệp vụ nhằm tổ chức tài liệu theo phương án khoa học Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý thông qua việc phát triển phần mềm hỗ trợ Hai công trình tiêu biểu trong lĩnh vực này là của Đặng Trọng Cường (2001) và Nguyễn Phú Thành (2008), thể hiện sự tiến bộ trong công tác lưu trữ.
Khả năng ứng dụng CNTT trong bảo quản TLLT
Nghiên cứu cho thấy ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học Các lĩnh vực ứng dụng CNTT trong bảo quản TLLT rất đa dạng, bao gồm việc sử dụng phần mềm để xử lý TLLT ảnh, công nghệ số hóa TLLT, và công nghệ lập bản sao bảo hiểm TLLT Ngoài ra, giải pháp bảo quản TLLT số tại các cơ quan lưu trữ cũng được đề cập Trong số 50 công trình nghiên cứu, có 06 công trình nổi bật đã chỉ ra khả năng ứng dụng này, bao gồm các tác giả như Dương Mạnh Hùng (2004), Vũ Đình Phong (2013), Trịnh Quang Rung (2014), Nguyễn Thị Phương Mai (2011), và Lê Văn Năng (2015).
Khả năng ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác và sử dụng TLLT
Những nghiên cứu về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin
Nếu Việt Nam không áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) và không cải tiến các hoạt động quản lý truyền thống, đất nước sẽ tiếp tục lạc hậu và khó đạt được mục tiêu công nghiệp hóa – hiện đại hóa Sự quan tâm nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong lưu trữ ngày càng gia tăng, đặc biệt trong thời gian gần đây.
Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong ngành lưu trữ có tầm quan trọng lớn, với chỉ 3 trong số 50 công trình nghiên cứu đề cập đến chủ đề này Trong số đó, 2 công trình chưa làm rõ tầm quan trọng của CNTT, trong khi 47 công trình khác hoàn toàn không đề cập đến vấn đề này.
Tác giả Trần Thị Dung (2010) nhấn mạnh sự cần thiết ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ, đặc biệt trong quản lý và tra cứu tài liệu tại Tổng công ty Bưu chính Việt Nam Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT trong phát triển kinh tế - xã hội, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách thúc đẩy ứng dụng CNTT, tạo điều kiện cho sự phát triển nhanh chóng của ngành kinh tế thông tin và tiến tới xây dựng mô hình chính phủ điện tử Trước nhu cầu tự động hóa và giảm thiểu lao động trong văn thư – lưu trữ, việc ứng dụng CNTT trở nên cấp thiết Hiện tại, công tác lưu trữ tại Tổng công ty Bưu chính Việt Nam vẫn còn thủ công, gặp nhiều hạn chế trong quản lý và tra cứu tài liệu, trong khi khối lượng tài liệu ngày càng tăng và nhu cầu tra cứu gia tăng Việc ứng dụng CNTT sẽ giúp cải thiện quản lý, tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn Tác giả cũng chỉ ra rằng yêu cầu ứng dụng CNTT không chỉ là vấn đề của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam mà còn là nhu cầu chung của nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay.
Ngoài tác giả Trần Thị Dung, nhiều tác giả khác cũng nhấn mạnh vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong lưu trữ tài liệu Tuy nhiên, các tác giả này thường chỉ tập trung vào những khía cạnh cụ thể như ý nghĩa của việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và quá trình số hóa tài liệu, mà không đưa ra cái nhìn tổng quát về vấn đề này.
Tạo lập và xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) tài liệu lưu trữ (TLLT) là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng CSDL TLLT giúp các cơ quan, tổ chức quản lý TLLT một cách chính xác, giảm thiểu trùng lặp thông tin và tiết kiệm thời gian cho cả người khai thác và người phục vụ Điều này tăng năng suất lao động, đặc biệt cho các tổ chức có nguồn nhân lực hạn chế, đồng thời cho phép chia sẻ thông tin hiệu quả hơn và bảo vệ TLLT tốt hơn.
Trịnh Quang Rung (2014) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc số hóa TLLT tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, cho rằng tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một phần thiết yếu trong TLLT Quốc gia Việc số hóa kết hợp với bảo hiểm tài liệu bằng microfilm là chiến lược lâu dài của Cục VT<NN Tuy nhiên, hầu hết các cơ quan Đảng vẫn chưa thực hiện tin học hóa quy trình xử lý văn bản theo yêu cầu Dù số lượng tài liệu số ngày càng tăng, tài liệu giấy vẫn được coi là chính thức, trong khi tài liệu số chỉ mang tính chất tham khảo Tình trạng này ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT và chất lượng tài liệu số lưu trữ, do đó, số hóa TLLT là cần thiết.
Thuật ngữ của tác giả Lại Thị Kim Thoa và Trịnh Quang Rung nhấn mạnh vai trò quan trọng của công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực lưu trữ mang lại những đặc điểm và ý nghĩa riêng, nhưng tất cả đều hướng đến mục tiêu chung là tự động hóa và hiện đại hóa các hoạt động lưu trữ tại Việt Nam.
Những nghiên cứu về nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Nội dung của các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ đã phản ánh sự thay đổi và phát triển của lĩnh vực này theo thời gian Bài viết này sẽ trình bày và phân tích những vấn đề chung liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý và hoạt động lưu trữ.
2.4.1 Nghiên cứu những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ đã được nhiều tác giả đề cập, tuy nhiên, phần lớn các công trình này chỉ mang tính tổng quan mà không đi sâu vào các hoạt động nghiệp vụ cụ thể hoặc giải pháp kỹ thuật Một số nghiên cứu đã trình bày khái niệm, thuật ngữ, đặc điểm, phương pháp và quy trình liên quan đến đề tài Theo thống kê, có 11 trong số 50 công trình nghiên cứu khoa học (NCKH) đề cập đến các vấn đề chung, nổi bật là các tác phẩm của Dương Văn Khảm và Lê Văn Năng.
Trong các nghiên cứu từ năm 1995 đến 2016, nhiều tác giả như Lê Văn Năng, Dương Văn Khảm, Nguyễn Văn Lanh, Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh và Hồ Anh Tú đã đóng góp ý kiến quan trọng Các chuyên gia từ Tạp chí VTLTVN cũng đã đưa ra những phân tích sâu sắc trong số 3 và số 4 năm 2016, cùng với sự hỗ trợ từ ban tổ chức chuyên đề.
Bài viết “Tổng hợp ý kiến trao đổi về từ, thuật ngữ tài liệu, TLLT, tài liệu điện tử, TLLT điện tử, tài liệu số hóa” (Tạp chí VTLTVN số 5/2016) của Bùi Thị Vân và Trần Đức (2016) cung cấp cái nhìn tổng quan về các khái niệm liên quan đến tài liệu và công nghệ số Nội dung chính của bài viết nhấn mạnh sự phát triển của tài liệu điện tử và quá trình số hóa tài liệu, đồng thời trao đổi về các thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực này.
Qua tìm hiểu các công trình ở trên, có thể thấy những vấn đề chung đã đƣợc nghiên cứu gồm những vấn đề chính nhƣ sau:
(1) Về các khái niệm, thuật ngữ liên quan
Các công trình nghiên cứu khoa học về khái niệm và thuật ngữ liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ thường được trình bày dưới dạng bài báo nghiên cứu trao đổi trên Tạp chí VTLTVN hoặc trong các báo cáo tại hội thảo khoa học Qua tìm hiểu, có 04/11 công trình đáng chú ý, bao gồm các tác phẩm của Nguyễn Cảnh Đương (2012), ý kiến chuyên gia 1 và 2 (Tạp chí VTLTVN số 3 và số 4/2016), cùng với báo cáo của Ban tổ chức chuyên đề “Tổng hợp ý kiến trao đổi về từ, thuật ngữ tài liệu, TLLT, tài liệu điện tử, TLLT điện tử, tài liệu số hóa” (Tạp chí VTLTVN số 5, 2016) Tất cả các công trình này đều nhấn mạnh khái niệm “tài liệu” và các thuật ngữ “TLLT”, “TLĐT”.
"TLLT điện tử" cho thấy rằng nghiên cứu về thuật ngữ ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ chủ yếu tập trung vào TLĐT trong thời gian qua.
(2) Về các quy định của pháp luật
Các quy định của Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn các cơ quan quản lý và doanh nghiệp ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ Việc nghiên cứu chỉ đạo của Đảng và quy định liên quan đến ứng dụng CNTT trong lưu trữ là cần thiết để đảm bảo hành lang pháp lý đầy đủ Nếu hành lang pháp lý không rõ ràng, sẽ gây khó khăn cho việc triển khai thực tế; ngược lại, nếu có nhiều quy định nhưng chất lượng chưa đảm bảo, việc áp dụng cũng sẽ không hiệu quả.
Theo tài liệu nghiên cứu, có 3 trong số 11 công trình NCKH đề cập đến quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng tài liệu điện tử (TLĐT), lưu trữ TLĐT, cũng như khung pháp lý của Luật Lưu trữ trong việc ứng dụng công nghệ điện toán đám mây.
Tác giả Bùi Thị Vân (2016) đã trình bày những vấn đề chung liên quan đến tài liệu điện tử (TLĐT) và phân tích các quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng TLĐT, bao gồm 11 văn bản chính.
+ Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
Nghị định 26/2007/NĐ-CP ban hành ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử, tập trung vào việc quản lý chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số Nghị định này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho các giao dịch điện tử, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho việc sử dụng chữ ký số trong các hoạt động thương mại và hành chính.
+ Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2014 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg, ban hành ngày 06/10/2005, của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT-TT) Việt Nam đến năm 2010, đồng thời định hướng phát triển đến năm 2020 Chiến lược này nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành CNTT-TT, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia và cải thiện chất lượng cuộc sống người dân thông qua ứng dụng công nghệ.
+ Nghị định 71/2007/NĐ-CP ngày 03/05/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật CNTT về công nghiệp CNTT;
+ Nghị định 97/2008/NĐ-CP ngày 28/08/2008 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet;
+ Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/08/2015 của Cục VT<NN về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
Quyết định 714/QĐ-TTg ngày 22/05/2015 của Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Danh mục CSDL quốc gia cần ưu tiên triển khai, nhằm tạo nền tảng cho sự phát triển của chính phủ điện tử.
+ Thông tư 137/2007/TT-BTC ngày 28/11/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử
Tác giả Bùi Thị Vân đã tổng hợp và phân tích các văn bản quy định liên quan đến quản lý và sử dụng tài liệu điện tử (TLĐT) Qua đó, tác giả đưa ra những nhận xét và đánh giá về nội dung cơ bản, đồng thời đề xuất một số kiến nghị nhằm cải thiện việc quản lý TLĐT.
Tác giả Trần Hoàng (2013) tập trung nghiên cứu Luật Lưu trữ năm 2011 và khả năng ứng dụng công nghệ điện toán đám mây trong lĩnh vực lưu trữ tại Việt Nam Qua phân tích, tác giả chỉ ra những thuận lợi và khó khăn của việc áp dụng công nghệ này, đồng thời khẳng định rằng các rào cản về bảo mật và thủ tục sẽ là những thách thức khó khăn cần vượt qua.
(3) Về vấn đề tổng hợp
Vào những năm 90 của thế kỷ XX, các nghiên cứu chủ yếu sử dụng thuật ngữ “ứng dụng tin học” thay vì “ứng dụng CNTT”, như trong cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ” của Dương Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) Tác giả đã đề cập đến các vấn đề như tin học đại cương, khả năng ứng dụng tin học trong công tác văn thư và lưu trữ, cùng với các giải pháp công nghệ có thể áp dụng Mặc dù đã phân tích chi tiết từ góc độ CNTT, nhiều công nghệ đã trở nên lỗi thời theo thời gian, như hệ quản trị CSDL Foxpro, hiện đã bị thay thế bởi các công nghệ mới và hiện đại hơn.
Những nghiên cứu về các giải pháp công nghệ để ứng dụng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin (CNTT) sử dụng hệ thống thiết bị và máy tính, bao gồm phần cứng và phần mềm, để cung cấp giải pháp xử lý thông tin cho cá nhân và tổ chức Việc ứng dụng CNTT trong lưu trữ đòi hỏi các giải pháp công nghệ đa dạng, phù hợp với từng lĩnh vực Qua bảng 1.3 về số lượng công trình nghiên cứu khoa học (NCKH) phân loại theo giải pháp công nghệ ứng dụng CNTT trong lưu trữ, cho thấy sự quan tâm của nhiều nhà khoa học và sự nghiên cứu về nhiều giải pháp công nghệ khác nhau Các công trình NCKH trước đây chủ yếu đề cập đến 06 giải pháp công nghệ chính.
Trong quá trình nghiên cứu, có 10 trong số 50 công trình NCKH đã đề cập đến nhóm giải pháp ứng dụng phần mềm Những công trình này chủ yếu là của tác giả Vũ Hồng Điệp.
(2003), Đặng Trọng Cường (2003), Dương Mạnh Hùng (2004), Nguyễn Thị Lan Anh (2004), Nguyễn Phú Thành (2008), Trần Thị Dung (2010), Lê Ngọc Diệp
Nhóm giải pháp ứng dụng phần mềm được đề xuất bao gồm các công cụ hỗ trợ quản lý tài liệu điện tử, xử lý và thống kê tài liệu lưu trữ, cũng như phần mềm hỗ trợ chỉnh lý và tra cứu tài liệu tự động Các ứng dụng này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu mà còn nâng cao hiệu quả trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm cả việc áp dụng phần mềm mã nguồn mở.
Tác giả Hoàng Thị Loan (2016) trong khóa luận tốt nghiệp đã đề xuất ứng dụng phần mềm DocPro để nâng cao công tác quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử tại Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn Phần mềm DocPro cho phép thu nhận, lưu trữ, quản lý và phân phối thông tin phi cấu trúc, với các tính năng như thu nhận và phân loại tài liệu, nhận dạng ký tự quang học (OCR), kiểm tra và chỉnh sửa thông tin, cũng như quản lý quy trình nghiệp vụ và báo cáo thống kê Nhờ vào những tính năng này, DocPro không chỉ giúp các cơ quan tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và lập báo cáo, mà còn cải thiện hiệu quả quản lý tài liệu điện tử.
Tác giả Lê Ngọc Diệp (2013) đã trình bày tổng quan về phần mềm mã nguồn mở và đề xuất giải pháp ứng dụng phần mềm này trong quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử tại Việt Nam Qua đó, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm thúc đẩy việc áp dụng phần mềm mã nguồn mở một cách rộng rãi trong nước.
(2) Phân tích thiết kế hệ thống thông tin TLLT
Ngày nay, hệ thống thông tin tin học hoá được coi là một trong những thành tựu nổi bật của công nghệ thông tin, ứng dụng một cách toàn diện trong các tổ chức Nghiên cứu về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin TLLT đã thu hút sự quan tâm của nhiều tác giả, với 05 trên tổng số 50 công trình tập trung vào lĩnh vực này.
Tác giả Lê Văn Năng với hai đề tài năm 1996; Dương Văn Khảm chủ nhiệm hai đề tài cấp bộ nghiệm thu năm 1998; Đinh Thị Hạnh Mai (2003)…
Hai đề tài nghiên cứu của tác giả Dương Văn Khảm, bao gồm "Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ" và "Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý TLLT", đều sử dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống Mục tiêu của hai đề tài này là tự động hóa công tác thống kê tài liệu phông lưu trữ quốc gia cũng như quản lý, theo dõi, chỉ đạo và hoạch định phát triển nhân lực ngành Lưu trữ Mặc dù giải pháp công nghệ được áp dụng là giống nhau, nhưng đối tượng áp dụng công nghệ lại khác nhau.
Tác giả Đinh Thị Hạnh Mai (2003) nghiên cứu quy trình xử lý thông tin tiền máy trong quản lý hồ sơ, bao gồm các giai đoạn như xác định phạm vi, mục tiêu, yêu cầu và đặt bài toán cho cơ sở dữ liệu (CSDL) Quy trình này bao gồm lựa chọn công cụ và môi trường hệ thống, thiết kế và biên mục biểu ghi, cũng như tổ chức thông tin trong CSDL Bên cạnh đó, tác giả đã xây dựng danh mục từ khóa và chuẩn hóa các biểu bảng, nhằm tạo lập quy trình quản lý và tra cứu hiệu quả thông tin tài liệu về hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội.
(3) Xây dựng, quản lý CSDL
CSDL là thuật ngữ quan trọng trong ngành CNTT, được các nhà nghiên cứu lưu trữ học chú trọng từ đầu những năm 90 Đến nay, đã có 09/60 công trình NCKH liên quan đến xây dựng và quản lý CSDL, tiêu biểu như các tác giả Dương Văn Khảm, Lê Văn Năng (1995), Đinh Thị Hạnh Mai (2003), và nhiều tác giả khác Trong số đó, 03/08 công trình chủ yếu sử dụng một giải pháp duy nhất cho việc xây dựng và quản lý CSDL, trong khi các công trình khác áp dụng nhiều giải pháp công nghệ khác nhau Việc xây dựng CSDL không chỉ phục vụ cho việc quản lý dữ liệu mà còn hỗ trợ phát triển các chương trình phần mềm và hệ thống thông tin, khẳng định vai trò quan trọng của CSDL trong các ứng dụng công nghệ thông tin.
Tác giả Dương Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) đã nghiên cứu phương pháp thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) lưu trữ, tập trung vào đặc điểm thông tin của CSDL Họ phân tích quy trình xử lý thông tin tiền CSDL lưu trữ qua ba bước chính: Bước 1 là phân tích đối tượng, Bước 2 là xác định kết quả đầu ra của CSDL, và Bước 3 là lựa chọn phần mềm ứng dụng phù hợp.
Trên cơ sở đó hai tác giả cũng trình bày khá cụ thể quy trình thiết kế hệ thống CSDL thống kê và quản lý TLLT
Tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014) đã trình bày quy trình và phương pháp xây dựng CSDL TLLT tại Hội sở MB, bao gồm việc chuẩn bị TLLT để tạo lập CSDL, dự kiến cấu trúc CSDL TLLT và xây dựng dữ liệu đặc tả Quá trình quản lý CSDL TLLT tại MB được thực hiện thông qua việc đảm bảo an toàn hạ tầng CNTT, duy trì hệ thống phần mềm ổn định và an toàn CSDL, cũng như quản lý nghiệp vụ như cập nhật, khai thác, thống kê và tiêu hủy dữ liệu TLLT Tác giả cũng đã mô tả việc xây dựng phần mềm quản lý CSDL qua 5 bước: xây dựng phần mềm, vận hành thử nghiệm, xây dựng tài liệu hướng dẫn và đào tạo người dùng.
Công nghệ điện toán đám mây đang tạo ra một cuộc cách mạng trong kiến trúc máy tính, phát triển phần mềm và cách chúng ta lưu trữ, phân phối thông tin Tuy nhiên, nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong lưu trữ vẫn chưa thu hút nhiều sự quan tâm từ các nhà khoa học Một số công trình nghiên cứu đáng chú ý về ứng dụng công nghệ điện toán đám mây bao gồm các tác phẩm của Trần Hoàng (2013), Nguyễn Thị Chinh (2013) và Nguyễn Minh Sơn (2015).
Theo nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Chinh, trước năm 2011, có bốn loại điện toán đám mây được xác định: đám mây tư, đám mây nội bộ, đám mây cộng đồng, và đám mây công Tuy nhiên, hiện nay, nhiều nhà nghiên cứu cho rằng chỉ tồn tại hai loại hình chính là đám mây công và đám mây tư, bên cạnh đó còn có các đám mây ảo riêng biệt.
Theo tác giả Trần Hoàng (2013), trong ba loại đám mây gồm đám mây công cộng, đám mây lai và đám mây riêng, các nhà lưu trữ ưu tiên lựa chọn đám mây lai Lựa chọn này cho phép kết hợp giữa đám mây công cộng và đám mây riêng, đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu nhờ có bức tường lửa bảo vệ cho đám mây riêng của cơ quan lưu trữ.
Tác giả Nguyễn Minh Sơn (2015) nghiên cứu mô hình điện toán đám mây SaaS, một giải pháp phân phối phần mềm mới giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí phát triển phần mềm truyền thống Mô hình này cho phép người dùng truy cập phần mềm ngay lập tức từ máy chủ của nhà cung cấp mà không cần đầu tư vào phần cứng hay phần mềm đi kèm Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu số hóa với ba mục tiêu chính: Lưu trữ, Xử lý và Khai thác Việc áp dụng mô hình SaaS không chỉ nâng cao hiệu quả đầu tư mà còn tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giúp các tổ chức đáp ứng nhu cầu lưu trữ và chia sẻ thông tin trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế.
Những nghiên cứu về điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Khi áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong bất kỳ lĩnh vực nào, cần đảm bảo những điều kiện nhất định để giải pháp công nghệ phát huy hiệu quả Mỗi lĩnh vực ứng dụng CNTT sẽ có những yêu cầu và điều kiện riêng biệt Qua nghiên cứu, có 04 trong số 50 công trình nghiên cứu khoa học (NCKH) đã đề cập đến các điều kiện cần thiết để ứng dụng công nghệ trong công tác lưu trữ Bài viết này sẽ tổng hợp và trình bày những điều kiện ứng dụng công nghệ mà các tác giả trước đây đã nghiên cứu.
Bảng 2.1: Tổng hợp về những điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
STT GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG TRONG CÔNG
Quản lý TLĐT Chƣa đề cập
Quản lý hồ sơ điện tử Chƣa đề cập
Xử lý TLLT ảnh Chƣa đề cập
Chuyển đổi định dạng ảnh Chƣa đề cập
Thống kê tài liệu Chƣa đề cập
Phần mềm hỗ trợ chỉnh lý Chƣa đề cập
Công cụ tra tìm tài liêu tự động Chƣa đề cập
Khai thác và sử dụng TLLT Điều kiện triển khai xây dựng phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng TLLT:
- Các điều kiện tiên quyết gồm: cơ sở pháp lý hoàn thiện; các hướng nghiên cứu chuyên sâu liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng
STT GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG TRONG CÔNG
TLLT trực tuyến; sự kết hợp liên ngành giữa lưu trữ học, CNTT và thông tin – thư viện
Các điều kiện hỗ trợ bao gồm: nguồn tài nguyên thông tin được hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống, kinh phí và cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, cùng với nguồn nhân lực có chất lượng đảm bảo.
Phần mềm mã nguồn mở Chƣa đề cập
2 Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin TLLT Chƣa đề cập
3 Xây dựng, quản lý CSDL
(1) Tổ chức khoa học TLLT
(2) Hệ thống hạ tầng CNTT
4 Áp dụng nền tảng công nghệ điện toán đám mây Chƣa đề cập
Cơ sở hạ tầng phục vụ số hóa: Máy tính, máy chủ, máy quét, phần mềm phục vụ số hóa tài liệu
6 Công nghệ lập bản sao bảo hiểm Chƣa đề cập
7 Xây dựng kho hồ sơ số
(1) Các trang thiết bị (phần cứng)
Mặc dù nhiều công trình đã đề cập đến giải pháp CNTT trong quản lý và lưu trữ, nhưng hầu hết chưa xem xét các điều kiện cần thiết để áp dụng công nghệ Nguyên nhân chính là tác giả cần có kiến thức sâu sắc về các giải pháp công nghệ, đồng thời vận dụng kiến thức đa dạng từ các lĩnh vực như khoa học máy tính, kỹ thuật phần mềm, hệ thống thông tin, và mạng máy tính Ngoài ra, việc kết hợp với lý luận từ ngành Lưu trữ cũng là yếu tố quan trọng để nghiên cứu hiệu quả.
Tác giả Lại Thị Kim Thoa (2004) đã chỉ ra bốn yếu tố chính cần thiết để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (CSDL TLLT) tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội MB Thứ nhất, tổ chức khoa học TLLT, bao gồm thu thập, phân loại, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu để tạo nguồn TLLT chất lượng Thứ hai, hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) cần đáp ứng yêu cầu về phần mềm và trang thiết bị đảm bảo khả năng lưu trữ, cập nhật và tra cứu thông tin Thứ ba, nhân lực, bao gồm nhân viên thực hiện công tác lưu trữ và nhân viên phụ trách tại các đơn vị Cuối cùng, kinh phí thực hiện cũng là yếu tố quan trọng Mặc dù tác giả đã phân tích cụ thể các điều kiện này, nhưng chưa chỉ rõ điều kiện nào là tiên quyết và điều kiện nào là bổ trợ.
Để xây dựng một kho hồ sơ số hiệu quả, tác giả Nguyễn Thị Thành (2014) đã chỉ ra nhiều điều kiện cần thiết Trước hết, các trang thiết bị phần cứng như máy chủ, máy trạm, thiết bị ngoại vi và hỗ trợ là rất quan trọng Thứ hai, phần mềm cần bao gồm hệ điều hành cho máy chủ và máy trạm, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, cùng với các phần mềm quản lý lưu trữ và khai thác tài liệu Cuối cùng, hệ thống mạng cần có các thiết bị như tường lửa, switch và hệ thống mạng LAN Những điều kiện này cho thấy việc xây dựng kho hồ sơ điện tử là một quy trình phức tạp, là lý do khiến giải pháp này chưa được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam.
