CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
2.6. Những nghiên cứu về điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong công
vấn đề đặt ra nữa đó là: Sự lỗi thời và lạc hậu của công nghệ qua thời gian, ảnh hƣởng lớn đến việc ứng dụng trong thực tiễn, cũng nhƣ các nghiên cứu. Bởi vậy nghiên cứu khoa học - thực tiễn ứng dụng các giải pháp công nghệ cần phải song hành, kết hợp chặt chẽ với nhau.
2.6. Những nghiên cứu về điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ công tác lƣu trữ
Khi tiến hành ứng dụng CNTT trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần những điều kiện nhất định. Bởi mỗi giải pháp công nghệ của ngành CNTT khác nhau, hoặc mỗi lĩnh vực ứng dụng khác nhau sẽ cần những điều kiện và yêu cầu phù hợp. Qua tìm hiểu, có 04/50 công trình NCKH đề cập đến điều kiện để ứng dụng giải pháp công nghệ trong công tác lƣu trữ. Ở phần này tác giả sẽ trình bày khái quát về các điều kiện ứng dụng công nghệ mà các tác giả đi trƣớc đã nghiên cứu.
Bảng 2.1: Tổng hợp về những điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp)
STT GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ 1 Ứng dụng phần mềm Quản lý TLĐT Chƣa đề cập Quản lý hồ sơ điện tử Chƣa đề cập Xử lý TLLT ảnh Chƣa đề cập Chuyển đổi định dạng ảnh Chƣa đề cập Thống kê tài liệu Chƣa đề cập
Phần mềm hỗ trợ
chỉnh lý Chƣa đề cập Công cụ tra tìm
tài liêu tự động Chƣa đề cập
Khai thác và sử dụng TLLT
Điều kiện triển khai xây dựng phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng TLLT:
- Các điều kiện tiên quyết gồm: cơ sở pháp lý hoàn thiện; các hƣớng nghiên cứu chuyên sâu liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng
STT GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TLLT trực tuyến; sự kết hợp liên ngành giữa lƣu trữ học, CNTT và thông tin – thƣ viện. - Các điều kiện hỗ trợ gồm: Nguồn tài nguyên thông tin đƣợc tạo lập bởi số hóa TLLT truyền thống; Kinh phí, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật; Nguồn nhân lực đảm bảo chất lƣợng
Phần mềm mã
nguồn mở Chƣa đề cập
2 Phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin TLLT Chƣa đề cập
3 Xây dựng, quản lý CSDL (1) Tổ chức khoa học TLLT (2) Hệ thống hạ tầng CNTT (3) Nhân lực (4) Kinh phí thực hiện. 4 Áp dụng nền tảng công
nghệ điện toán đám mây Chƣa đề cập
5 Số hóa TLLT
Cơ sở hạ tầng phục vụ số hóa: Máy tính, máy chủ, máy quét, phần mềm phục vụ số hóa tài liệu.
6 Công nghệ lập bản sao bảo
hiểm Chƣa đề cập
7 Xây dựng kho hồ sơ số
(1) Các trang thiết bị (phần cứng) (2) Các phần mềm
(3) Hệ thống mạng
Qua bảng tổng hợp trên, chúng ta thấy rằng mặc dù đã có nhiều công trình đề cập đến các giải pháp CNTT để ứng dụng trong tổ chức quản lý và trong hoạt động lƣu trữ, tuy nhiên phần lớn công trình nghiên chƣa đề cập đến các điều kiện cần thiết để ứng dụng công nghệ. Điều này xuất phát từ những nguyên nhân nhƣ sau: Để nghiên cứu về điều kiện áp dụng các giải pháp công nghệ, đòi hỏi tác giả phải là ngƣời am hiểu sâu sắc về các giải pháp đó. Ngƣời nghiên cứu cần vận dụng các kiến thức đa dạng của ngành CNTT nhƣ: chuyên ngành khoa học máy tính, kỹ thuật phần mềm, hệ thống thông tin, chuyên ngành mạng máy tính và truyền thông…Bên
cạnh các kiến thức của ngành CNTT, tác giả cũng cần kết hợp với cơ sở lý luận của ngành Lƣu trữ.
Chẳng hạn tác giả Lại Thị Kim Thoa (2004) đã phân tích các điều kiện cần có để xây dựng quản lý CSDL TLLT tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội MB gồm 4 yếu tố chính sau: (1) Tổ chức khoa học TLLT: Khi tài liệu đƣợc thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu sẽ tạo nguồn TLLT chất lƣợng đƣa vào CSDL; cơ quan cần có tiêu chí lựa chọn, xác định các khối TLLT sẽ xây dựng CSDL. (2) Hệ thống hạ tầng CNTT: Về mặt công nghệ các cơ quan cần đáp ứng đƣợc yêu cầu về các phần mềm cho việc xây dựng, quản lý, khai thác, cập nhật CSDL TLLT bao gồm: phần mềm hệ thống, phần mềm nền, phần mềm ứng dụng; cổng thông tin TLLT; tiếp theo là đảm bảo các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật CNTT nhƣ các trang thiết bị phải đảm bảo đủ khả năng lƣu trữ, cập nhật, tra cứu thông tin, đƣờng truyền mạng. (3) Nhân lực gồm: Nhân viên thực hiện công tác lƣu trữ của cơ quan và nhân viên phụ trách công tác lƣu trữ tại các đơn vị. (4) Kinh phí thực hiện. Nhìn chung, tác giả Lại Thị Kim Thoa đã phân tích khá cụ thể các điều kiện cần thiết để xây dựng và quản lý CSDL TLLT. Tuy nhiên tác giả chƣa chỉ rõ đâu là điều kiện tiên quyết và đâu là điều kiện bổ trợ.
Ngoài các giải pháp công nghệ trên, việc kết hợp nhiều phƣơng pháp và phƣơng tiện kỹ thuật cũng đƣợc một số tác giả quan tâm nghiên cứu và trình bày điều kiện để xây dựng. Chẳng hạn nhƣ tác giả Nguyễn Thị Thành (2014) đã đề cập đến điều kiện để xây dựng một kho hồ sơ số bao gồm: (1) Các trang thiết bị (phần cứng) cần thiết của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an nhƣ sau: Máy chủ; máy trạm; thiết bị ngoại vi và thiết bị hỗ trợ (máy quét, máy in, tủ Rack, hệ thống cung cấp điện). (2) Phần mềm gồm có: phần mềm hệ thống (hệ điều hành máy chủ, hệ điều hành máy trạm, hệ quản trị CSDL); phần mềm quản lý lƣu trữ và khai thác (gồm 8 phân hệ sau: phân hệ thu thập tài liệu, phân hệ khai thác, quản lý phông, quản trị hệ thống, báo cáo, khai thác trực tuyến); phần mềm số hóa (gồm 3 phân hệ chính: phân hệ nhận dạng văn bản, hệ thống trung tâm và phân hệ soát lỗi); phần mềm bóc tách thông tin (gồm phân hệ soát lỗi và kết xuất kết quả); (3) Cuối cùng là hệ thống mạng của kho hồ sơ số gồm các thành phần cần thiết: thiết bị tƣờng lửa, thiết bị Swich, thiết bị xây dựng hệ thống mạng LAN. Các điều kiện mà tác giả phân tích khá cụ thể, cho chúng ta thấy điều kiện để xây dựng một kho hồ sơ điện tử rất phức tạp, đó là nguyên nhân khiến cho giải pháp này chƣa đƣợc áp dụng nhiều trong thực tế ở nƣớc ta.