CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
2.1. Những nghiên cứu về các thuật ngữ liên quan đến ứng dụng công nghệ thông
2.1.4. Thuật ngữ “hồ sơ điện tử”, “lập hồ sơ điện tử” và “quản lý hồ sơ điện
điện tử”
Lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ là một nội dung của công tác văn thƣ, cũng là khâu cuối cùng của công tác này, kết nối công tác văn thƣ với công tác lƣu trữ. Tuy nhiên trong môi trƣờng điện tử, cùng với bài toán quản lý tài liệu điện tử thì quản lý hồ sơ điện tử đƣợc đặt ra cho cả công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ. Thuật ngữ “hồ sơ điện tử”, “lập hồ sơ điện tử” và “quản lý hồ sơ điện tử” đã nhận đƣợc khá nhiều sự quan tâm của các nhà khoa học.
Về thuật ngữ “hồ sơ điện tử”
Qua tìm hiểu, có 09/50 công trình tác giả đề cập đến thuật ngữ “hồ sơ điện tử”, còn 41 công trình không đề cập đến thuật ngữ này.
- Trong số 9 công trình đề cập thì có 5 công trình, các tác giả đồng quan điểm với thuật ngữ “hồ sơ điện tử” đƣợc quy định tại Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ: “Hồ sơ điện tử là tập hợp các TLĐT có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức cá nhân”. Tại Hội thảo khoa học Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam (2016), các tác giả Nguyễn Thị Chinh, Nguyễn Văn Thỏa và nhà báo Nguyễn Văn Kết cùng chung quan điểm về hồ sơ điện tử theo thuật ngữ đƣợc nêu trong Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ. Tác giả Nguyễn Văn Kết đã đƣa ra nhận xét về thuật ngữ này nhƣ sau: “Nội dung của thuật ngữ, về cơ bản không khác với thuật ngữ về hồ sơ nguyên tắc được quy định trong khoản 4, Điều 3, Thông
tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012. Nhìn chung, thuật ngữ về hồ sơ điện tử trong văn bản này vừa giúp người thực hiện hiểu thế nào là hồ sơ nói chung, vừa hiểu được về hồ sơ điện tử- một hình thức tổn tại hồ sơ mới mà khoa học và công nghệ, nhất là CNTT mang lại”.
- Tác giả Lƣu Thị Hằng (2016) đã trích dẫn thuật ngữ “hồ sơ điện tử” theo Helen Barrett nhƣ sau: “Hồ sơ điện tử sử dụng công nghệ điện tử, cho phép những người xây dựng hồ sơ thu thập và tổ chức các sản phẩm dưới nhiều loại phương tiện truyền thông (âm thanh, video, đồ họa, văn bản)”. Đồng thời tác giả Lƣu Thị Hằng cũng đƣa ra thuật ngữ trích theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ, tuy nhiên điểm hạn chế là tác giả này không đƣa ra quan điểm riêng của mình, hoặc giải thích thêm về thuật ngữ hồ sơ điện tử.
Theo tôi thì thuật ngữ “hồ sơ điện tử” trong Nghị định đƣợc định nghĩa dƣới góc độ là mối quan hệ logic của các TLĐT (thành phần chính) trong hồ sơ điện tử. Còn ở thuật ngữ của tác giả Helen Barrett đƣa ra, dựa trên quan điểm ngƣời sử dụng có thể tác động vào hồ sơ điện tử qua việc thu thập và tổ chức các thành phần đa dạng (nhƣ âm thanh, video, đồ họa, văn bản).
- Bên cạnh các quan điểm trên về hồ sơ điện tử, một số tác giả khác cũng quan tâm nghiên cứu và trình bày về thuật ngữ này. Điển hình là:
Tác giả Vũ Hồng Mây (2010) căn cứ vào tài liệu“Những nguyên tắc và các yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử” đƣa ra định nghĩa: “Hồ sơ điện tử là một hồ sơ tồn tại trên phương tiện lưu giữ điện tử, được tạo ra, được truyền đạt, được duy trì và/hoặc được khai thác bởi các phương tiện điện tử” (tr.30). Ở thuật ngữ này, tác giả nhấn mạnh đến vai trò của phƣơng tiện điện tử. Nếu nhƣ hồ sơ truyền thống, con ngƣời sẽ phải thực hiện toàn bộ các khâu từ lập hồ sơ, thu thập, phân loại, bảo quản, khai thác…Nhƣng với các phƣơng tiện điện tử, hồ sơ điện tử sẽ đƣợc tạo ra, đƣợc truyền đạt, đƣợc duy trì và đƣợc khai thác sử dụng trong môi trƣờng điện tử. Cách định nghĩa này có điểm gần giống với thuật ngữ của Helen Barrett mà tác giả Lƣu Thị Hằng đƣa ra, đó là việc sử dụng các phƣơng tiện điện tử.
- Tác giả Nguyễn Thị Thành (2014) lại có quan điểm khác với các thuật ngữ trên, tác giả này đƣa ra thuật ngữ “hồ sơ số” (gọi cách khác là hồ sơ điện tử): “Là một hồ sơ có khả năng lưu trữ, có một định dạng sử dụng lâu dài, được đóng gói, bao gồm cả siêu dữ liệu về hồ sơ, siêu dữ liệu về từng tài liệu đóng gói trong hồ sơ và các tệp nội dung tài liệu, phải được ký điện tử để xác nhận sự toàn vẹn” (tr.36). Phân tích thuật ngữ của tác giả Nguyễn Thị Thành ta thấy, hồ sơ điện tử có khả
năng lƣu trữ, sử dụng lâu dài, nó bao gồm siêu dữ liệu (metadata là dữ liệu mô tả về dữ liệu) về hồ sơ; siêu dữ liệu về từng tài liệu – nghĩa là các dữ liệu mô tả về hồ sơ và tài liệu; các tệp tài liệu (chứa nội dung) và đặc biệt phải đƣợc ký điện tử để xác nhận sự toàn vẹn. Khác với các quan điểm trƣớc đã đề cập ở trên, chúng ta thấy chỉ có thuật ngữ của tác giả Nguyễn Thị Thành là đề cập đến điều kiện: phải đƣợc ký xác nhận.
Nhƣ vậy qua các thuật ngữ trên, chúng ta thấy rằng phần lớn các thuật ngữ có cùng quan điểm với thuật ngữ đƣa ra trong Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ, một số quan điểm khác về thuật ngữ “hồ sơ điện tử” có cách diễn đạt, trình bày khác nhau, nhƣng nhìn chung thuật ngữ này đã tƣơng đối thống nhất.
Về thuật ngữ “lập hồ sơ điện tử”
Qua tìm hiểu của tác giả, có 4/50 công trình NCKH đề cập đến thuật ngữ lập hồ sơ điện tử. Các tác giả: Lƣu Thị Hằng (2016), Nguyễn Thị Chinh, Nguyễn Văn Thỏa và nhà báo Nguyễn Văn Kết (2016) cùng có quan điểm về lập hồ sơ điện tử khi đƣa ra thuật ngữ trích dẫn trong Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ nhƣ sau: “Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng CNTT nhằm liên kết các TLĐT hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử”.
Tuy nhiên, tác giả Nguyễn Văn Kết cho rằng: Về phƣơng pháp lập hồ sơ, Nghị định quy định không dễ để thực hiện với số đông, những ngƣời làm công tác công văn giấy tờ chỉ có trình độ tin học văn phòng thông thƣờng (theo tiêu chuẩn ngạch, bậc của công chức, viên chức): “áp dụng CNTT nhằm liên kết các TLĐT”. Tác giả Nguyễn Văn Kết đã đƣa ra nhận xét nhƣ sau: Nội dung của thuật ngữ này cần có tính tập trung nên rõ ràng. Cần vận dụng thêm các Điều 14, 15, 16 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV để lập được hồ sơ điện tử. Cần chỉ rõ áp dụng CNTT nhằm liên kết các TLĐT trong hồ sơ điện tử bằng biện pháp nào khi lập và hoàn chỉnh khi kết thúc hồ sơ. Khi lập hồ sơ điện tử cần thực hiện theo khuôn mẫu (Form theo chuẩn TCVN 9251:2012 hay không và nếu theo tiêu chuẩn này thì lấy mẫu Mục lục văn bản của hồ sơ ở đâu để thực hiện khi biên mục kết thúc hồ sơ” (tr.25-26).
Nhƣ vậy, mặc dù đã tƣơng đối thống nhất quan điểm theo thuật ngữ lập hồ sơ điện tử mà Nghị định của Chính phủ đã đề cập, tuy nhiên các tác giả vẫn cho rằng cần bổ sung để những quy định đó đƣợc rõ ràng, cụ thể hơn nhằm hƣớng dẫn phƣơng pháp lập hồ sơ, tạo điều kiện cho các cán bộ, công nhân viên chức trong các
cơ quan, tổ chức có căn cứ thực hiện dễ dàng công tác lập hồ sơ điện tử, giúp cho hoạt động quản lý hồ sơ điện tử khả thi và hiệu quả hơn trong thực tế.
Về thuật ngữ “quản lý hồ sơ điện tử”
Qua tìm hiểu của tôi chỉ có 01/50 công trình đề cập đến thuật ngữ “quản lý hồ sơ điện tử”, 49 công trình không đề cập. Điển hình chỉ có tác giả Lƣu Thị Hằng (2016) đã đƣa ra định nghĩa nhƣ sau: “Quản lý hồ sơ điện tử là việc tạo lập, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng thái hồ sơ” (tr.67). Chúng ta thấy tác giả Lƣu Thị Hằng định nghĩa ở góc độ là những tác động lên hồ sơ: gồm việc tạo lập, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng thái của hồ sơ. Tuy nhiên thuật ngữ này chƣa đầy đủ, chƣa rõ ràng. Xét về góc độ quản lý, thì vẫn còn nhiều tác động khác nhƣ: tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra hồ sơ điện tử,…nhằm mục đích kiểm soát chặt chẽ vòng đời của hồ sơ điện tử, từ khi chúng đƣợc lập ra, cho đến khi chúng bị tiêu hủy.
2.1.5. Thuật ngữ “hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ”
Trong quá trình tìm hiểu các công trình NCKH liên quan về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, tác giả nhận thấy thuật ngữ “hệ thống thông tin TLLT” chƣa đƣợc nhiều tác giả làm rõ. Có 02/50 công trình NCKH trình bày về thuật ngữ hệ thống thông tin.
- Theo tác giả Lê Văn Năng (1996): “Một hệ thống thông tin bao gồm: các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu và con người và các thủ tục (chương trình) cùng phối hợp hoạt động nhằm thực hiện một mục tiêu” (tr.7). Ở thuật ngữ này, tác giả đã chỉ ra các thành phần của một hệ thống gồm có các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con ngƣời và các thủ tục cùng phối hợp hoạt động. Tuy nhiên chúng “phối hợp” với nhau nhƣ thế nào? qua các thủ tục nào? chƣa đƣợc tác giả làm rõ.
- Tác giả Định Thị Hạnh Mai (2003) đã trích dẫn định nghĩa của Đoàn Phan Tân trong giáo trình Thông tin học: “Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra” (tr.312). Trên cơ sở thuật ngữ này, tác giả Đinh Thị Hạnh Mai đã giải thích cụ thể các thành phần của hệ thống: “Các hệ thống thông tin hiện đại sử dụng rộng rãi các thiết bị CNTT. CNTT gồm phần cứng và phần mềm dùng để xây dựng và khai thác hệ thống thông tin. Phần cứng là các thiết bị tham gia vào quá trình xử lý thông tin như: Máy tính, các phương tiện lưu trữ và truyền dữ liệu. Phần mềm là các chương trình máy tính, bao gồm hệ điều hành, các chương trình ứng dụng và các thủ tục dành cho người sử dụng” (tr.36-37).
Nhƣ vậy, các quan điểm trên mới đƣa ra định nghĩa về hệ thống thông tin, chƣa có tác giả nào đƣa ra định nghĩa về hệ thống thông tin TLLT, do đó các nhà khoa học cần quan tâm nghiên cứu để làm rõ.
2.1.6. Thuật ngữ “cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ” và “xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ”
Về thuật ngữ “CSDL” và “CSDL TLLT”
Trong ngành CNTT nói chung, CSDL là một thuật ngữ chuyên ngành quen thuộc. Tuy nhiên, đối với ngành lƣu trữ, thuật ngữ này vẫn còn tƣơng đối mới mẻ. Qua tìm hiểu của tác giả, chƣa có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến thuật ngữ này. Điển hình có 03/50 công trình đã đề cập nhƣ sau:
- Tác giả Đinh Thị Hạnh Mai (2003) dẫn định nghĩa CSDL theo giáo trình Thông tin học của Đoàn Phan Tân: “CSDL là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng” (tr.53). Theo thuật ngữ này CSDL bao gồm nhiều dữ liệu có liên quan đến nhau (về các đối tƣợng cần đƣợc quản lý), cùng lƣu trữ trên các vật mang tin của máy tính điện tử, đƣợc quản lý theo cùng một cơ chế.
- Trên cơ sở nghiên cứu, tìm hiểu các thuật ngữ về CSDL, tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014) đã trình bày: “CSDL là một hệ thống dữ liệu được tạo nên và cập nhật bởi phương tiện điện tử, chúng được tổ chức, sắp xếp theo những logic nhất định để phục vụ nhu cầu của nhiều người sử dụng một cách đồng thời. CSDL là một hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các phương tiện điện tử và được tổ chức quản lý, khai thác sử dụng theo nhu cầu của người dùng”.
Qua các thuật ngữ trên, chúng ta thấy hai tác giả có những điểm tƣơng đồng giống nhau: CSDL là tập hợp/hệ thống dữ liệu có mối quan hệ nhất định với nhau, đƣợc lƣu trữ trên các phƣơng tiện điện tử. Tuy nhiên thuật ngữ của tác giả Lại Thị Kim Thoa đầy đủ và rõ ràng hơn, khi chỉ ra rằng: CSDL là một hệ thống thông tin có cấu trúc, đƣợc tổ chức quản lý, khai thác theo nhu cầu của ngƣời dùng.
- Ngoài thuật ngữ “CSDL”, thì thuật ngữ “CSDL lƣu trữ” cũng đã nhận đƣợc sự quan tâm từ rất sớm. Tác giả Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) đã đƣa ra thuật ngữ “CSDL lƣu trữ” nhƣ sau: “CSDL lưu trữ được hiểu như một tập hợp nhất quán các thông tin cần thiết của một tổ chức. Các thông tin đó được phân loại, mã hóa, lưu trữ và tìm kiếm theo những nguyên tắc nhất định. Vậy CSDL lưu trữ vừa phải là hình ảnh thực tại của một tổ chức, thí dụ của một đơn vị hình thành
phông lưu trữ, vừa phải đảm bảo cập nhật các dữ liệu mới và phải có khả năng truy nhập được các dữ liệu đó trong phạm vi cơ cấu tổ chức của các tập dữ liệu” (tr.167).
Tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014) định nghĩa CSDL TLLT nhƣ sau: “CSDL TLLT là một tập hợp các dữ liệu TLLT được liên kết với nhau theo các quy định riêng, có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau và được lưu trữ trong các hệ quản trị CSDL. CSDL TLLT được xây dựng nhằm đảm bảo thông tin có tính chất nhất quản và toàn vẹn dữ liệu. Chức năng quan trọng nhất của CSDL TLLT là tìm kiếm và tra cứu thông tin TLLT” (tr.17).
Về cơ bản thuật ngữ “CSDL lƣu trữ” và “CSDL TLLT” của các tác giả trên khá giống nhau, đều dựa trên đặc điểm của một CSDL đó là: tập hợp các thông tin/ dữ liệu đƣợc liên kết, hoặc tổ chức theo những nguyên tắc nhất định. Thuật ngữ “CSDL TLLT” của tác giả Lại Thị Kim Thoa đầy đủ và dễ hiểu hơn, đồng thời trình bày rõ chức năng của CSDL TLLT.
Về “xây dựng CSDL TLLT”
Qua tìm hiểu của tác giả, chỉ có 01/50 công trình đề cập đến thuật ngữ “xây dựng CSDL”. Điển hình là tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014): “Tạo lập CSDL (TLLT) là quá trình thu thập, chuyển đổi các tài liệu/dữ liệu gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ dưới dạng điện tử và nhập các thông tin cần thiết vào CSDL theo thiết kế, yêu cầu của các phần mềm quản lý CSDL TLLT” (tr.16) (Bộ Nội vụ, 2014, Thông tƣ 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo tập CSDL TLLT). Theo thuật ngữ trên, xây dựng CSDL TLLT bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu, nhập dữ liệu và lựa chọn phần mềm quản lý các dữ liệu TLLT này. Hay nói cách khác xây dựng CSDL TLLT chính là quá trình tạo dữ liệu và liên kết dữ liệu theo một cấu trúc nhất định. Nhƣ vậy, xây dựng CSDL TLLT là một trong những biện pháp để lƣu trữ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng TLLT trong môi trƣờng điện tử.
Về “quản lý CSDL TLLT”
Cũng theo tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014): “Quản lý CSDL TLLT là quá