CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông
1.2.3. Về nội dung
Các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đã nghiên cứu, đề cập nhiều nội dung khác nhau, từ khái quát cho đến các vấn đề cụ thể. Qua tìm hiểu của tác giả, có thể khái quát thành ba nhóm nội dung chính nhƣ sau:
Một là những vấn đề chung liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. Các công trình này thƣờng đề cập đến những vấn đề liên quan đến khái niệm, thuật ngữ (TLĐT, TLLT điện tử, hồ sơ điện tử…); đặc điểm; nguyên tắc; các tiêu chuẩn trong quản lý TLĐT; đề cập đến chính sách, pháp luật về TLĐT, quản lý TLĐT; quy trình, phƣơng pháp ứng dụng CNTT trong một cơ quan; phƣơng pháp lập hồ sơ điện tử. Một số công trình đi trƣớc đã tổng hợp tình hình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ của một số cơ quan ở Việt Nam.
Hai là: ứng dụng CNTT trong tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ: gồm vấn đề tổ chức bộ máy; quản lý nhân sự; ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về lƣu trữ, xây dựng kho tàng, trang thiết bị; kiểm tra đánh giá về công tác lƣu trữ…
Ba là: ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ bao gồm: tổ chức thu thập, bổ sung TLLT; tổ chức khoa học tài liệu; tổ chức bảo quản TLLT và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT.
Dƣới đây là bảng tổng hợp các công trình NCKH phân chia theo nội dung ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ:
Bảng 1.2: Tổng hợp các công trình NCKH theo nội dung ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp)
STT NỘI DUNG MÃ SỐ CÔNG TRÌNH NCKH
1 Những vấn đề chung về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ 1, 2, 9, 11, 12, 13, 16, 23, 24, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 50, 52, 56, 63, 64, 66, 67, 68, 69, 70, 80, 81, 84, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 99, 100, 102, 104, 107. 109, 110, 112, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 124, 127, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 136, 137, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 144, 146, 151, 152, 155, 156, 157, 158, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 165, 167, 169, 170, 171, 172, 173, 174, 175, 176, 177, 178, 179, 180, 181, 182, 183, 184, 186, 189, 190, 191, 192, 195, 196, 197,
198, 199, 200, 201, 202, 203, 204, 205, 212, 218, 219, 220, 221, 222, 223, 224, 225, 226, 227, 228, 229, 231, 232, 234, 235, 236, 237, 238, 246, 247, 248, 249, 250, 251, 253, 254, 255, 256, 257, 260, 261, 262, 264, 265, 266, 267, 271, 272, 273, 278, 283, 288, 289, 290, 291, 292, 293, 294, 295, 296, 298, 299, 300, 301, 302, 303, 304, 305 2 Ứng dụng CNTT trong tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ Tổ chức bộ máy Quản lý nhân sự 6, 20, 44, 51, 53, 60, 61, 123 Ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn Tổ chức, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ Xây dựng kho tàng, trang thiết bị Kiểm tra, đánh giá
3 Ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ Tổ chức thu thập, bổ sung TLLT 7, 8, 194, 251 Tổ chức khoa học TLLT 21, 22, 40, 98, 102, 276 Tổ chức bảo quản TLLT 19, 97, 98, 108 , 193, 258, 268, 282 Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 4, 5, 39, 42, 43, 48, 49, 58, 82, 87, 89, 128, 168, 217, 230, 239, 252
Qua bảng tổng hợp các công trình NCKH theo nội dung ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ có thể thấy: Số lƣợng các công trình đề cập đến những vấn đề chung về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ chiếm số lƣợng lớn nhất, gồm: 175/305, chiếm 57%.
Ví dụ:
Tác giả Nguyễn Thị Chinh với bài báo “Vài nét về đặc điểm của TLĐT”, Tạp chí VTLTVN số 11 năm 2011;
Tác giả Vũ Hải Thanh với bài báo “Thuật ngữ TLĐT, TLLT điện tử cách hiểu và vận dụng trong thực tế ở Việt Nam”, Tạp chí VTLTVN số 1 năm 2016;
Báo cáo NCKH của sinh viên Nguyễn Thị Thùy Dung năm 2008, “Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ - những nghiên cứu của sinh viên Lưu trữ học”;…
Các công trình NCKH về nội dung ứng dụng CNTT trong tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ còn khiêm tốn, chỉ có 08/305, chiếm 2,6%; chủ yếu nội dung các công trình này đề cập đến vấn đề quản lý thông tin nhân sự, hoặc quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức nhƣ: Nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lƣu trữ; ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức,…Bên cạnh đó, còn nhiều nội dung trong tổ chức, quản lý chƣa có công trình NCKH nào đề cập nhƣ: tổ chức bộ máy; ban hành văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn; tổ chức, hƣớng dẫn các nghiệp vụ lƣu trữ; xây dựng kho tàng, trang thiết bị; kiểm tra, đánh giá về lƣu trữ. Các nội dung này không có khả năng ứng dụng CNTT? Hay chƣa nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu? Nhƣ vậy, các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ mới chỉ đề cập đến 01/06 nội dung.
Trong khi đó, nội dung về ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ đã đƣợc nhiều tác giả quan tâm, đề cập nhƣ: Tổ chức thu thập, bổ sung TLLT; tổ chức khoa học TLLT; tổ chức bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT. Số lƣợng các công trình về ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT chiếm số lƣợng lớn: 17/35, chiếm 49%. Các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong thu thập, bổ sung TLLT có số lƣợng khiêm tốn: 04/35, chiếm 11%. Về ứng dụng CNTT trong công tác bảo quản có 08/35, chiếm 23%. Còn nội dung ứng dụng CNTT trong tổ chức khoa học tài liệu có 06/35, chiếm 17%.
Về giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ
Khi tiến hành ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ngƣời ta cũng cần phải cân nhắc và nghiên cứu kỹ lƣỡng về giải pháp công nghệ nào có thể ứng dụng phù hợp và hiệu quả. “Giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT” đƣợc hiểu là những phƣơng pháp, kỹ thuật hoặc công cụ, máy móc hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm cải tiến, đổi mới nghiệp vụ hay giải quyết một vấn đề nhất định.
Dƣới đây là bảng thể hiện số lƣợng các công trình NCKH phân loại theo các giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ:
Bảng 1.3: Tổng hợp các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp).
STT GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ ĐỂ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
MÃ SỐ CÔNG TRÌNH NCKH
1 Ứng dụng phần mềm
Quản lý tài liệu điện tử 11, 59, 143, 144, 202, 242,
244, 245
Quản lý hồ sơ điện tử
32, 34, 57, 60, 61, 139, 149
Xử lý tài liệu lƣu trữ ảnh
21, 98, 102
Chuyển đổi định dạng ảnh 14, 106 Thống kê tài liệu 7, 18 Phần mềm hỗ trợ chỉnh lý 22, 40 Công cụ tra tìm tài liêu tự động 43, 44, 48, 7
Khai thác và sử dụng TLLT 4, 28, 49, 58, 209, 207, 209 Phần mềm mã nguồn mở 243, 284
2 Phân tích, thiết kế, XD hệ thống thông tin tài liệu
lƣu trữ/ kho lƣu trữ điện tử
3, 5, 17, 20, 31, 51, 76, 103, 148, 185, 187, 241, 263, 274, 280, 297
3 Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu 10, 18, 30, 33, 39, 78, 79, 83,
108, 113, 213, 233, 259 4 Áp dụng nền tảng công nghệ điện toán đám mây 147, 240, 281
5 Số hóa tài liệu lƣu trữ
15, 25, 26, 29, 35, 54, 55, 62, 71, 72, 73, 75, 125, 126, 145, 150, 153, 154, 166, 210, 211, 214, 215, 270, 275, 277, 279, 285, 286, 287
6 Công nghệ lập bản sao bảo hiểm 19, 27, 85, 111, 206, 216
Qua bảng tổng hợp trên, chúng ta thấy rằng có khá nhiều giải pháp công nghệ đã đƣợc nghiên cứu ứng dụng vào công tác lƣu trữ; tuy nhiên số lƣợng các công trình nghiên cứu về các giải pháp công nghệ chƣa có sự đồng đều, chỉ tập trung nhiều trong một số giải pháp nhƣ: số hóa TLLT, xây dựng và quản lý CSDL; quản lý TLĐT; hay tổ chức khai thác và sử dụng TLLT (xây dựng công cụ tra cứu tự động, đƣa thông tin trên mạng diện rộng, phòng đọc trực tuyến),…Trong các giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở trên, thì xây dựng và quản lý CSDL là một giải pháp có thể ứng dụng một cách độc lập, cũng có thể đƣợc ứng dụng trong một giải pháp lớn hơn để xây dựng hệ thống thông tin và xây dựng phần mềm quản lý TLĐT. Xây dựng và quản lý CSDL là một hình thức lƣu trữ TLĐT có hệ thống trên máy tính, đây là một phần cơ bản để xây dựng phần mềm quản lý TLĐT hoặc mở rộng lên thành hệ thống thông tin TLLTĐT.
Tổng hợp số lƣợng các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đƣợc thể hiện ở biểu đồ sau đây:
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Ứng dụng phần mềm Phân tích, thiết kế, XD hệ thống thông tin tài liệu
lưu trữ/ kho lưu trữ điện tử
Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu Áp dụng nền tảng công nghệ điện toán đám
mây
Số hóa tài liệu lưu trữ Công nghệ lập bản sao bảo hiểm Ứng dụng CD ROM 37 10 13 3 31 6 2
Biểu đồ 03: Số lượng các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ.
Qua biểu đồ ta thấy, việc ứng dụng các phần mềm vào công tác lƣu trữ đã nhận đƣợc nhiều sự quan tâm nhất của các nhà khoa học: chiếm 37 công trình, gồm nhiều phƣơng pháp khác nhau, trong đó chủ yếu là việc áp dụng các phần mềm quản lý TLĐT, quản lý hồ sơ điện tử. Tiếp đến là các công trình NCKH về số hóa TLLT chiếm số lƣợng lớn là 31. Vấn đề xây dựng và quản lý CSDL TLLT chiếm
13 công trình. Về phân tích thiết kế hệ thống thông tin TLLT gồm có 10 công trình. Một số kỹ thuật chƣa nhận đƣợc nhiều sự quan tâm nghiên cứu của các nhà khoa học nhƣ: xây dựng phần mềm thống kê TLLT; chỉnh lý TLLT; ứng dụng phần mềm mã nguồn mở, ứng dụng CD Rom…chỉ có 1-2 công trình đề cập.
Trên cơ sở tìm hiểu những công trình có liên quan đến đề tài, tác giả đã lựa chọn những giải pháp công nghệ để phân chia các công trình nghiên cứu cho phù hợp. Tuy nhiên, sự phân chia này chỉ mang tính chất tƣơng đối. Bên cạnh những giải pháp công nghệ mà tác giả khái quát ở trên, thì thực tế cho thấy vẫn còn các giải pháp công nghệ khác của ngành CNTT có thể ứng dụng vào nội dung của công tác lƣu trữ mà trong các công trình đi trƣớc chƣa đề cập. Đó là những kỹ thuật nào? khả năng ứng dụng ra sao?...Trong luận văn này, tác giả sẽ góp phần trả lời câu hỏi vừa nêu ở chƣơng 3.
1.2.4. Về phương pháp nghiên cứu
Các loại hình công trình NCKH khác nhau thƣờng có phạm vi nghiên cứu và hàm lƣợng khoa học khác nhau. Tuy nhiên, phƣơng pháp NCKH của các công trình có thể tƣơng đối giống nhau. Qua tìm hiểu các tài liệu, tác giả thấy rằng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ thƣờng sử dụng các phƣơng pháp nhƣ sau:
Phương pháp phân tích và tổng hợp: đƣợc các tác giả áp dụng để nghiên cứu và phân tích các tƣ liệu, tài liệu trong và ngoài nƣớc nhằm đƣa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đó là cơ sở khoa học giúp các tác giả đánh giá, nhìn nhận các vấn đề mà mình nghiên cứu một cách đúng đắn và chính xác. Đồng thời phân tích và tổng hợp các nội dung nghiên cứu một cách có hệ thống và logic.
Chẳng hạn:
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thu Hiền, “Những nghiên cứu về TLĐT tại Việt Nam” (2011);
Nguyễn Kim Thu, Đỗ Thị Huyền với báo cáo “Hoạt động NCKH của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giai đoạn 1962-2012” tại Hội thảo khoa học Tổng kết hoạt động KH, CN về VT, LT từ năm 1962 đến năm 2012 và định hướng hoạt động KH, CN đến năm 2020 (2013);…
Phương pháp điều tra, khảo sát: Vận dụng phƣơng pháp này, các tác giả khảo sát thực tế để nắm bắt tình hình TLLT đang bảo quản tại một cơ quan bất kỳ, cũng nhƣ quá trình thực hiện các nghiệp vụ, quản lý tài liệu/hồ sơ tại cơ quan đó theo phƣơng pháp truyền thống hay hiện đại? Xuất phát từ thực tế khách quan, tác giả có thể phân tích, đánh giá thực trạng, cũng nhƣ đề xuất những vấn đề nghiên
cứu có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, giúp cải tiến hoạt động lƣu trữ của cơ quan.
Ví dụ:
Luận văn thạc sỹ ngành Lƣu trữ học của tác giả Khuất Thị Kim Chi, “Nghiên cứu xây dựng và quản lý CSDL TLLT Sở Quy hoạch kiến trúc Hà Nội” (2015);
Báo cáo của tác giả Phùng Thị Phƣơng Liên, “Thực trạng việc lập hồ sơ, lập hồ sơ điện tử và lưu trữ TLĐT ở Ngân hàng Techcombank” tại Hội thảo khoa học
Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam (2016)…
Phương pháp phỏng vấn: Trong một số công trình NCKH, các tác giả đã vận dụng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộ chủ chốt, cán bộ lƣu trữ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ có liên quan đến vấn đề, nhằm ứng dụng CNTT trong từng lĩnh vực đạt hiệu quả. Qua đó, giúp tác giả thu thập những thông tin hữu ích, bổ sung vào kết quả khảo sát thực tế, đồng thời là căn cứ thực tiễn quan trọng để nhận xét, đánh giá một cách khách quan, chính xác.
Ví dụ: Luận văn thạc sỹ ngành Lƣu trữ học của Đỗ Thu Hiền,“Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT ở Việt Nam” (2014), tác giả đã áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn để phỏng vấn lãnh đạo TTLTQG III, lãnh đạo phòng Đọc, lãnh đạo tổ Sao lƣu bảo hiểm tài liệu thuộc đối tƣợng nghiên cứu và phỏng vấn một số chuyên gia trong lĩnh vực CNTT.
Phương pháp so sánh: Vận dụng phƣơng pháp này trong quá trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, các tác giả có thể so sánh giữa cơ sở lý luận và thực tiễn ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam với một số nƣớc phát triển trên thế giới. Trên cơ sở đó, các tác giả phân tích và rút ra đƣợc những ƣu điểm, hạn chế về lý luận cũng nhƣ thực tiễn ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam.
Ví dụ: Báo cáo tại hội thảo khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử (1998) của tác giả Lã Thị Hồng, “Nghiên cứu vận dụng một số kinh nghiệm nước ngoài về bảo quản và khai thác sử dụng TLĐT vào thực tiễn Việt Nam”;…
Ngoài các phƣơng pháp nghiên cứu kể trên, các tác giả còn sử dụng phƣơng pháp thống kê, phân loại…Khi nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, các tác giả thƣờng kết hợp sử dụng nhiều phƣơng pháp khác khau trong quá trình nghiên cứu đề tài.
Bên cạnh những phƣơng pháp chung đƣợc vận dụng trong nhiều công trình, thì một số công trình NCKH còn sử dụng phƣơng pháp khác mang đặc trƣng của ngành CNTT. Đó là việc xây dựng và thử nghiệm các chƣơng trình, phần mềm ứng
dụng trong công tác lƣu trữ nhƣ: thiết kế, xây dựng CSDL, hay thử nghiệm một chƣơng trình phần mềm quản lý TLĐT, phòng đọc ảo…Nghĩa là xây dựng ở dạng demo (bản thử nghiệm, trƣớc khi đƣa áp dụng rộng rãi). Phƣơng pháp này rất quan trọng đối với các đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT. Bởi các sản phẩm hay kết quả mà tác giả nghiên cứu, xây dựng có khả thi trong thực tiễn đƣợc hay không? thì