CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
2.2. Những nghiên cứu về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
2.1.10. Thuật ngữ “phòng đọc ảo” (phòng đọc trực tuyến)
Phòng đọc ảo hay còn gọi là phòng đọc trực tuyến, là một trong những giải pháp của việc ứng dụng CNTT trong tổ chức, khai thác sử dụng TLLT. Xu hƣớng này đã trở nên phổ biến ở các nƣớc phát triển, tuy nhiên ở Việt Nam các nghiên cứu về thuật ngữ nói riêng và phƣơng pháp nói chung chƣa nhận đƣợc nhiều sự quan tâm của các nhà khoa học. Qua tìm hiểu chỉ có 01/50 công trình NCKH đề cập đến thuật ngữ này.
Dựa trên các kết quả nghiên cứu, tác giả Đỗ Thu Hiền (2014) đã đƣa ra thuật ngữ “phòng đọc ảo” nhƣ sau: "Phòng đọc ảo là một cổng thông tin điện tử nằm ngoài các lưu trữ, cho phép người sử dụng truy cập vào các CSDL lưu trữ để tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của phòng đọc mà không cần trực tiếp đến các lưu trữ với điều kiện tuân thủ các yêu cầu, quy định của việc khai thác, sử dụng TLLT như đối với loại hình tài liệu truyền thống" (tr.46). Theo thuật ngữ này, phòng đọc ảo đƣợc khẳng định là một cổng thông tin, cho phép ngƣời sử dụng truy cập vào CSDL TLLT để tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của phòng đọc, mà không cần trực tiếp đến các cơ quan lƣu trữ.
Nhƣ vậy, qua các thuật ngữ chủ yếu mà các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đã đề cập, chúng ta thấy rằng nhiều thuật ngữ đã nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu của các nhà khoa học qua nhiều loại hình nghiên cứu khác nhau, dƣới góc độ tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên một số thuật ngữ chƣa có sự thống nhất, vẫn còn bỏ ngỏ. Một số công trình tác giả chỉ đƣa ra các trích dẫn, mà không nêu quan điểm riêng của mình theo trƣờng phái nào.
2.2. Những nghiên cứu về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ tác lƣu trữ
Chúng ta biết rằng, không phải lĩnh vực nào cũng có thể ứng dụng công nghệ hay kỹ thuật của CNTT. Cũng không phải những nội dung chƣa đƣợc đề cập qua
các công trình nghiên cứu của các nhà khoa học thì không thể ứng dụng công nghệ. Trên thực tế có những lĩnh vực đã đƣợc ứng dụng CNTT nhƣng các công trình chƣa đề cập. Khả năng thứ 2 là lĩnh vực đó không có khả năng ứng dụng và cũng chƣa đƣợc nghiên cứu.
Theo tác giả Dƣơng Văn Khảm (1995): “Trong công tác lưu trữ gồm các công việc như thu thập, bổ sung lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu thì công đoạn nào có thể ứng dụng tin học? Thực tế nghiên cứu từ năm 1985 trở lại đây cho biết, việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ có thể giải quyết được một số vấn đề sau:
(1) Xây dựng CSDL thống kê và quản lý Phông lưu trữ quốc gia. (2) Xây dựng CSDL quản lý và tra TLLT theo phông.
(3) Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm TLLT theo chuyên đề. (4) Thiết kế phông bảo hiểm TLLT.
(5) Xây dựng CSDL thông tin cấp 2 TLLT”(tr.158-159)…
Chúng ta thấy rằng những vấn đề mà tác giả Dƣơng Văn Khảm đề cập ở trên, chủ yếu là khả năng xây dựng CSDL nhằm hỗ trợ, phục vụ các công việc của lƣu trữ. Các công nghệ và kỹ thuật của ngành CNTT luôn có sự đổi mới, cải tiến không ngừng và có thể thay thế lẫn nhau, qua thời gian sự lạc hậu về công nghệ là điều khó tránh khỏi. Cuốn sách của tác giả Dƣơng Văn Khảm đề cập đến khả năng ứng dụng tin học trong công tác lƣu trữ vào năm 1995, hiện nay chƣa có tái bản, bổ sung. Chắc chắn rằng các vấn đề hay những lĩnh vực của công tác lƣu trữ có thể ứng dụng CNTT còn nhiều hơn nữa. Ở phần tiếp theo, tác giả sẽ làm rõ khả năng ứng dụng CNTT dƣới hai góc độ cụ thể là: trong tổ chức quản lý lƣu trữ và trong hoạt động lƣu trữ.
2.2.1. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý
công tác lƣu trữ
Nhƣ chúng ta đã biết, để thực hiện bất kỳ một hoạt động hay công tác nào thì cần phải có sự tổ chức và quản lý, trong công tác lƣu trữ cũng vậy. Trƣớc tiên, các cơ quan cần phải tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự phụ trách công tác lƣu trữ phù hợp; ban hành các văn bản quy định, hƣớng dẫn về lƣu trữ; tổ chức bồi dƣỡng, tập huấn nghiệp vụ lƣu trữ cho cán bộ lƣu trữ; tổ chức kho tàng, bố trí trang thiết bị phục vụ lƣu trữ; đồng thời phải thực hiện kiểm tra, đánh giá và xử lý các vi phạm trong công tác lƣu trữ. Ngoài ra các cơ quan cũng cần thực hiện nghiên cứu, ứng dụng khoa học - công nghệ vào công tác lƣu trữ. Tuy nhiên tùy thuộc vào mỗi cơ quan, tổ chức mà các lĩnh vực này đƣợc quan tâm, chú trọng ở các mức độ và phạm vi khác nhau.
Qua tìm hiểu của tác giả, các công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong lĩnh vực tổ chức quản lý công tác lƣu trữ vẫn còn khiêm tốn. Bằng chứng cụ thể là trong số 6 nội dung chính của tổ chức quản lý lƣu trữ, chỉ có một nội dung - quản lý nhân sự là có nhiều công trình NCKH quan tâm đề cập. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự đƣợc coi là một trong những biện pháp hỗ trợ, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lƣợng quản lý thông tin nhân sự làm công tác lƣu trữ nói riêng, cũng nhƣ quản lý hồ sơ, cán bộ của cơ quan nói chung.
Có 03/50 công trình đề cập đến lĩnh vực ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý. Các công trình này chủ yếu nghiên cứu về quản lý thông tin nhân sự. Chẳng hạn nhƣ tác giả Dƣơng Văn Khảm với đề tài NCKH cấp Bộ: “Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ” (1998); tác giả Đinh Thị Hạnh Mai với đề tài “Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở văn phòng Quốc hội” (đề tài NCKH cấp sinh viên, ĐHKHXH&NV – ĐHQGHN, năm 2003); tác giả Trần Xuân Anh với đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu thủ đô” (năm 2004),…
Nhƣ vậy, qua các công trình NCKH chúng ta thấy CNTT chỉ mới đƣợc quan tâm ứng dụng chủ yếu trong quản lý thông tin nhân sự nhƣ: quản lý ngạch công chức lƣu trữ, quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, viên chức…Còn các lĩnh vực khác của tổ chức quản lý lƣu trữ chƣa đƣợc các công trình đề cập.
2.2.2. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ
Để thực hiện đƣợc mục đích của công tác lƣu trữ đó là bảo quản an toàn cho TLLT và khai thác, sử dụng phát huy giá trị của TLLT, không thể không nhắc đến vai trò của hoạt động lƣu trữ, đó là các nhóm nghiệp vụ bao gồm: tổ chức thu thập, bổ sung TLLT; tổ chức khoa học TLLT; tổ chức bảo quản; tổ chức khai thác và sử dụng TLLT. Các nghiệp vụ này có mối quan hệ mật thiết với nhau. Qua tìm hiểu, có 12/50 công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ. Các công trình này đã đề cập đến hầu hết các nghiệp vụ lƣu trữ, qua đó cho thấy khả năng ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại của ngành CNTT trong hoạt động lƣu trữ là khá cao. Tuy nhiên trong từng hoạt động lƣu trữ khác nhau, phạm vi và khả năng ứng dụng sẽ khác nhau. Cụ thể nhƣ sau:
Khả năng ứng dụng CNTT trong thống kê TLLT
Qua các công trình NCKH, vấn đề ứng dụng CNTT trong tổ chức thu thập, bổ sung TLLT chủ yếu cho phép chúng ta sử dụng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ công tác thống kê TLLT, nhằm tự động hóa công tác này, giúp thống kê nhanh
chóng, chính xác hơn. Kết quả thống kê sẽ tạo thuận lợi cho việc xác định thành phần tài liệu cần thu thập và bổ sung. Khả năng ứng dụng CNTT trong thống kê đã đƣợc thể hiện qua công trình: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý TLLT”, Dƣơng Văn Khảm, đề tài NCKH cấp Bộ, năm 1998…
Khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý TLLT
Chỉnh lý TLLT bao gồm nhiều nhóm nghiệp vụ, nhằm tổ chức tài liệu theo một phƣơng án khoa học nhất định. Các tác giả đi trƣớc đã nghiên cứu khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý bằng cách xây dựng chƣơng trình phần mềm hỗ trợ. Điển hình trong số các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, là 02 công trình của các tác giả: Đặng Trọng Cƣờng (2001), Nguyễn Phú Thành (2008)…
Khả năng ứng dụng CNTT trong bảo quản TLLT
Qua tìm hiểu các công trình NCKH, tác giả thấy rằng vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác bảo quản TLLT đã nhận đƣợc sự quan tâm của các nhà khoa học. Các lĩnh vực của bảo quản có thể ứng dụng CNTT khá đa dạng, thể hiện ở một số vấn đề là: ứng dụng phần mềm trong xử lý TLLT ảnh; ứng dụng công nghệ số hóa TLLT; hay ứng dụng công nghệ lập bản sao bảo hiểm TLLT; giải pháp bảo quản TLLT số tại các cơ quan lƣu trữ…Có 06/50 công trình đã đề cập đến khả năng này điển hình nhƣ sau: Dƣơng Mạnh Hùng (2004), Vũ Đình Phong (2013), Trịnh Quang Rung (2014), Nguyễn Thị Phƣơng Mai (2011), Lê Văn Năng (2015),…
Khả năng ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác và sử dụng TLLT
Mục tiêu cao nhất của công tác lƣu trữ đó là tổ chức khai thác, sử dụng, nhằm phát huy giá trị của TLLT. Do đó, ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác và sử dụng TLLT là một trong những nội dung nhận đƣợc khá nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu. Điều đó cũng cho thấy khả năng ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này rất lớn. Đặc biệt trong thời đại cách mạng số, ở các nƣớc tiên tiến trên thế giới đã áp dụng phổ biến phƣơng thức khai thác, sử dụng TLLT trực tuyến thông qua mạng Internet. Khả năng ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác và sử dụng TLLT thể hiện qua các vấn đề nhƣ: xây dựng công cụ tra tìm TLLT tự động; quản lý và khai thác TLLT qua hệ thống thông tin, qua các CSDL về TLLT, xây dựng phòng đọc ảo…Qua tìm hiểu có 04/50 công trình NCKH điển hình nhƣ: Lê Văn Năng (1996), Vũ Hồng Điệp (2003), Nguyễn Mạnh Cƣờng (2013), Đỗ Thu Hiền (2014),…