CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
2.7. Những tài liệu, tƣ liệu đƣợc sử dụng trong các công trình nghiên cứu khoa
học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ
Để hoàn thiện các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, các tác giả đi trƣớc đã sử dụng nhiều tài liệu, tƣ liệu đa dạng khác nhau. Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu, tôi thấy rằng phần lớn các tác giả thƣờng sử dụng các nguồn tài liệu, tƣ liệu nhƣ sau:
Nguồn tài liệu của Việt Nam:
- Sách công cụ : Qua tìm hiểu, nhiều tác giả đã sử dụng từ điển làm căn cứ để đƣa ra các định nghĩa về khái niệm và thuật ngữ có liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ nhƣ: Từ điển Lƣu trữ Việt Nam (1992) của Cục Lƣu trữ nhà nƣớc; Đại từ điển tiếng Việt (1999); Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam (2011),… Một số tác giả sử dụng từ điển đã quá cũ chƣa có cập nhật, bổ sung nhƣ: Dƣơng Mạnh Hùng (2004), Đinh Thị Hạnh Mai (2003) và Nguyễn Thị Lan Anh (2004)…
Theo tôi, không nên sử dụng từ điển để đƣa ra khái niệm, mà nên sử dụng khái niệm trong các sách lý luận sẽ khoa học hơn, còn từ điển chỉ mang tính chất tham khảo.
- Sách lý luận: Hiện nay, sách lý luận về lƣu trữ ở Việt Nam chƣa có nhiều, số lƣợng mới chỉ đếm trên đầu ngón tay, chủ yếu là những cuốn sách đã xuất bản từ lâu. Chẳng hạn: Cuốn sách Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội đã đƣợc các công trình nghiên cứu sử dụng rất nhiều. Đồng thời, nhiều công trình tham khảo các tài liệu của Liên Xô đã đƣợc dịch ra tiếng Việt nhƣ: Nguyễn Cảnh Đƣơng, Hiệu đính: Đào Xuân Chúc, Trần Đức Mạnh (bản dịch) (2005), M.V.Larin, O.I. Ruskốp, Tài liệu điện tử trong quản lý, Viện nghiên cứu Khoa học văn kiện học và công tác lƣu trữ toàn Nga, Matxcova; Lưu trữ học (2001), Nhà xuất bản Giáo dục chuyên nghiệp, Matxcova,…
Bên cạnh đó, nhiều tác giả đã sử dụng sách lý luận liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ nhƣ:
+ Dƣơng Văn Khảm (1994), Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội,
+ Dƣơng Văn Khảm, Lê Văn Năng (1995), Tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ và thư viện, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội.
Đây là hai cuốn sách lý luận đầu tiên đề cập về nội dung ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thƣ – lƣu trữ. Tuy nhiên, cuốn sách đã đƣợc xuất bản từ lâu, một số nội dung về giải pháp công nghệ đã bị lỗi thời và lạc hậu, cho đến nay chƣa có tái bản bổ sung.
Để có thể thực hiện các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, ngoài các sách lý luận về lƣu trữ, các tác giả còn phải tham khảo và sử dụng các sách lý luận của ngành Công nghệ thông tin khác có liên quan đến đề tài. Tuy nhiên, qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu chọn lọc, số lƣợng các công trình tham khảo nguồn tài liệu này vẫn còn khá khiêm tốn. Một số công trình đã sử dụng sách lỗi thời. Chẳng hạn: Đinh Thị Hạnh Mai (2003) đã tham khảo cuốn sách:
+ Hoàng Thị Liên (1997), ACCESS thiết kế và xây dựng ứng dụng cơ sở dữ liệu, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, Hà Nội, 1997.
+ Đào Kiến Quốc (1998), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin tin học hóa, Hà Nội,…
- Văn bản pháp lý: Trong nhiều công trình nghiên cứu, các tác giả không chỉ sử dụng nguồn văn bản pháp lý là: những quy định và hƣớng dẫn của Nhà nƣớc có liên quan đến công tác lƣu trữ, ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ; mà còn sử dụng các văn bản quy định, hƣớng dẫn có liên quan của ngành hoạt động nhƣ: ngành Công an, ngành Y tế…Chẳng hạn nhƣ: Nguyễn Thị Thành (2014), Hoàng Thị Thu Cúc (2014)…
Tuy nhiên, cũng có công trình khi nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ của một cơ quan đặc thù (ngành), nhƣng không sử dụng hay căn cứ vào bất kỳ văn bản pháp lý nào của ngành hoạt động. Ví dụ nhƣ: Lƣu Thị Hằng (2016),
Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử của trường Đại học Hải Phòng; trong danh mục tài liệu tham khảo tác giả không đƣa bất kỳ văn bản pháp lý nào của ngành Giáo dục, cũng nhƣ của trƣờng Đại học Hải Phòng.
- Đề tài NCKH các cấp: Qua tìm hiểu, nhiều công trình nghiên cứu đã tham khảo kết quả của các đề tài NCKH các cấp (chủ yếu là cấp Bộ). Trong đó, một số đề tài nghiên cứu đƣợc sử dụng nhiều nhất nhƣ:
+ Đề tài NCKH cấp Nhà nƣớc do tác giả Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm:
“Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động TLLT quốc gia” nghiệm thu năm1990;
+ Đề tài NCKH cấp Bộ nhƣ: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” (do tác giả Lê Văn Năng chủ nhiệm, nghiệm thu năm 1999);…
Một số công trình trích dẫn tên của đề tài NCKH chƣa chính xác và sai năm nghiệm thu nhƣ: Lê Văn Năng (2007); có công trình nghiên cứu trích dẫn đề tài NCKH không đầy đủ, thiếu thông tin nhƣ: thiếu cấp đề tài, thiếu tác giả, thậm chí trích dẫn trong phần nội dung nhƣng không có danh mục tài liệu tham khảo. Chẳng hạn: Hồ Anh Tú (2016),…
- Luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp: Hiện nay, chƣa có đề tài luận án tiến sỹ nào đề cập đến nội dung ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, do đó chƣa có tác giả nào tham khảo, sử dụng nguồn luận án.
Các công trình nghiên cứu đi trƣớc đã sử dụng khá nhiều nguồn luận văn, khóa luận có liên quan đến đề tài. Chẳng hạn nhƣ: Nguyễn Phú Thành (2008), Vũ Đình Phong (2013)…
- Bài báo trên các Tạp chí chuyên ngành: Trong nhiều công trình nghiên cứu, các tác giả đã tham khảo và sử dụng các bài báo có liên quan đến đề tài của mình; chủ yếu sử dụng là các bài báo trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam; có rất ít công trình tham khảo và sử dụng các bài báo trên Tạp chí Công nghệ thông tin và Truyền thông…hoặc các Tạp chí liên quan đến CNTT.
- Kỷ yếu Hội thảo khoa học: Báo cáo trong các Hội thảo khoa học là loại hình chiếm số lƣợng công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ lớn nhất. Tuy nhiên, các công trình thƣờng ít sử dụng nguồn tài liệu này. Một số công trình đã sử dụng, thƣờng đƣa tên của “Kỷ yếu hội thảo” trong Danh mục tài liệu tham khảo, mà không để tên báo cáo cụ thể.
Bên cạnh đó, rất nhiều báo cáo hội thảo khoa học không có danh mục tài liệu tham khảo mặc dù trong phần nội dung tác giả có thể đƣa ra nhiều trích dẫn tài liệu. Chẳng hạn: Nguyễn Thị Thu Hoài, Nguyễn Thị Phƣơng Mai (2011); Đỗ Đức Cƣờng, Trần Hoàng (2013);Trần Quốc Huy, Nguyễn Đăng Long, Phạm Thị Hồng Quyên (2015); Hồ Anh Tú, Bùi Công Cƣờng (2016),…
Nguồn khác: Ngoài các nguồn tài liệu trên, một số tác giả đã sử dụng tài liệu từ nguồn không đáng tin cậy, nhƣ sử dụng, trích dẫn khái niệm trên Wikipedia - đây là bách khoa toàn thƣ mở bằng nhiều loại ngôn ngữ trên Internet, bất kỳ ai cũng có thể thay đổi nội dung, do đó không đảm bảo độ chính xác. Ví dụ: tác giả Nguyễn Minh Sơn (2015) đã đƣa ra khái niệm “điện toán đám mây” theo Wikipedia.
Tài liệu nước ngoài: Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu chọn lọc, tôi nhận thấy các tác giả chủ yếu sử dụng các nguồn tài liệu, tƣ liệu của Việt Nam; bên cạnh đó một số công trình đã tham khảo và sử dụng các tài liệu nƣớc ngoài chủ yếu nhƣ tài liệu của Nga, Australia, Mỹ, Anh... Điều này xuất phát từ một thực tế đó là:
khả năng hạn chế về mặt ngôn ngữ, cũng nhƣ việc khó tiếp cận với các nguồn tài liệu uy tín, do đó việc sử dụng các tài liệu, tƣ liệu của nƣớc ngoài trong các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ còn khá khiêm tốn. Đối với các bài báo trên các Tạp chí chuyên ngành uy tín của nƣớc ngoài, đòi hỏi ngƣời đọc phải có tài khoản và mất phí nhất định để đọc/ tải tài liệu.
Chẳng hạn tác giả Nguyễn Thị Thành (2014), nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng Bộ Công an, đây là một trong những vấn đề mới ở Việt Nam nhƣng không mới trên thế giới. Tác giả đã sử dụng nhiều nguồn tài liệu, tƣ liệu khá đa dạng của Việt Nam: từ các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc và các văn bản quy định, chỉ thị của Bộ Công an, tài liệu Dự án của Bộ Công an…, các tài liệu lý luận, bài báo trên tạp chí của Việt Nam; ngoài ra tác giả còn tham khảo tài liệu về tiêu chuẩn, về Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử của Australia…Theo tôi, sự tham khảo này vẫn còn khá khiêm tốn, bởi ở Việt Nam chƣa có nhiều công trình nghiên cứu về kho hồ sơ số, trong khi đó ở nhiều nƣớc phát triển trên thế giới, “kho hồ sơ số” đã đƣợc nghiên cứu và triển khai xây dựng, áp dụng ở các Lƣu trữ Quốc gia, hay Lƣu trữ vùng…Tác giả cần tham khảo và bổ sung các nguồn tài liệu nƣớc ngoài đa dạng và bám sát đề tài của mình hơn.
Nhƣ vậy, từ những phân tích ở trên có thể thấy rằng: việc sử dụng tài liệu, tƣ liệu trong các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ còn tồn tại một số bất cập nhƣ sau: Nhiều tác giả đã tham khảo, sử dụng sách bị lỗi thời; một số công trình đã sử dụng nguồn tài liệu không đáng tin cậy; trích dẫn nguồn không rõ ràng, thông tin không đầy đủ. Các tác giả ít tham khảo các sách lý luận, cũng nhƣ bài báo chuyên ngành CNTT. Nhiều bài báo tại các Hội thảo khoa học không có danh mục tài liệu tham khảo. Nhiều tác giả khi đƣa ra định nghĩa khái niệm không trích dẫn nguồn rõ ràng. Việc sử dụng tài liệu tham khảo của nƣớc ngoài trong các công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT còn khá khiêm tốn... Hy vọng rằng các nghiên cứu tiếp theo sẽ khắc phục đƣợc những hạn chế nêu trên, để kết quả của các công trình nghiên cứu ngày càng hoàn thiện hơn.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Qua tổng hợp và phân tích những kết quả nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam: Những nghiên cứu về thuật ngữ liên quan; về khả năng ứng dụng; tầm quan trọng; nội dung; các giải pháp công nghệ; điều kiện để ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ; tôi thấy rằng các công trình NCKH đã đề cập và giải quyết đƣợc khá nhiều vấn đề đặt ra đối với bài toán ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở nƣớc ta. Từ khía cạnh những nghiên cứu chung, tổng quát, tổng hợp cho đến những khía cạnh nhỏ, phạm vi hẹp, các nhà khoa học cũng đã dành nhiều sự quan tâm cho lĩnh vực này. Điều đó không chỉ thể hiện ở số lƣợng công trình, mà còn thể hiện ở loại hình nghiên cứu đa dạng, nội dung đề cập khá phong phú. Tuy nhiên, bên cạnh những ƣu điểm đó, các công trình NCKH còn tồn tại hạn chế nhƣ sau: Một số thuật ngữ liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ chƣa thống nhất, chƣa đƣợc quan tâm nghiên cứu và giải thích để làm rõ; một số lĩnh vực tổ chức quản lý lƣu trữ có khả năng ứng dụng CNTT nhƣng chƣa nhận đƣợc sự quan tâm của các nhà khoa học; nhiều công trình NCKH chƣa đề cập đến điều kiện để ứng dụng các giải pháp công nghệ vào công tác lƣu trữ. Bên cạnh đó,trong các công trình nghiên cứu, việc sử dụng các tài liệu, tƣ liệu có liên quan đến đề tài còn tồn tại nhiều bất cập. Ở chƣơng tiếp theo, tôi sẽ đề xuất những vấn đề cần tiếp tục quan tâm nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam.