CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
2.4. Những nghiên cứu về nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công
2.4.1. Nghiên cứu những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong
trong công tác lưu trữ
Qua tìm hiểu của tôi, đã có nhiều công trình nghiên cứu mà các tác giả trình bày, đề cập đến những vấn đề chung về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. Các nghiên cứu theo hƣớng này thƣờng mang tính tổng quan, khái quát, không nghiên cứu sâu vào một hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ hoặc một giải pháp kỹ thuật để ứng dụng trong công tác lƣu trữ cụ thể. Bên cạnh đó, một số công trình đã trình bày về khái niệm, thuật ngữ; đặc điểm; hay về phƣơng pháp, quy trình có liên quan đến đề tài. Qua tổng hợp thì có 11/50 công trình NCKH đề cập đến những vấn đề chung, điển hình là các công trình của các tác giả sau: Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995), Lê Văn Năng (1996), Dƣơng Văn Khảm (1995), Nguyễn Văn Lanh (2007), Nguyễn Cảnh Đƣơng và Hoàng Văn Thanh (2013), Hồ Anh Tú (2016), ý kiến chuyên gia 1 và 2 (Tạp chí VTLTVN số 3 và số 4/2016), ban tổ chức chuyên đề “Tổng hợp ý kiến trao đổi về từ, thuật ngữ tài liệu, TLLT, tài liệu điện tử, TLLT điện tử, tài liệu số hóa” (Tạp chí VTLTVN số 5/2016), Bùi Thị Vân (2016), Trần Đức Mạnh (2016)…
Qua tìm hiểu các công trình ở trên, có thể thấy những vấn đề chung đã đƣợc nghiên cứu gồm những vấn đề chính nhƣ sau:
(1) Về các khái niệm, thuật ngữ liên quan
Những công trình NCKH về khái niệm, thuật ngữ có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ thƣờng đƣợc nghiên cứu dƣới loại hình bài báo nghiên cứu trao đổi trên Tạp chí VTLTVN hoặc trong các báo cáo tại Hội thảo khoa học…Qua tìm hiểu, có 04/11 công trình đề cập đó là: Nguyễn Cảnh Đƣơng (2012), ý kiến chuyên gia 1 và 2 (Tạp chí VTLTVN số 3 và số 4/2016), Ban tổ chức chuyên đề “Tổng hợp ý kiến trao đổi về từ, thuật ngữ tài liệu, TLLT, tài liệu điện tử, TLLT điện tử, tài liệu số hóa” (Tạp chí VTLTVN số 5, 2016)…Nhìn chung, tất cả các công trình này đều đề cập đến khái niệm “tài liệu”, thuật ngữ “TLLT”, “TLĐT”, “TLLT điện tử”. Điều này cũng thể hiện rằng trong thời gian qua các nghiên cứu về thuật ngữ liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ mới chỉ chủ yếu bàn về TLĐT.
(2)Về các quy định của pháp luật
Những quy định của Nhà nƣớc chính là cơ sở, căn cứ quan trọng giúp cho các cơ quan quản lý về lƣu trữ, cũng nhƣ các cơ quan, tổ chức, các doanh nghiệp nói chung có thể căn cứ vào đó để ban hành các văn bản quy định, quy chế, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ trong cơ quan mình, đồng thời là cơ sở để triển khai, thực hiện ứng dụng CNTT trong lƣu trữ nói riêng. Nghiên cứu về những chỉ đạo của Đảng và quy định của Nhà nƣớc có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ là một trong những nội dung không thể thiếu. Bởi nếu hành lang pháp lý chƣa đủ, sẽ gây khó khăn cho quá trình triển khai thực hiện trong thực tế; tuy nhiên nếu hành lang pháp lý đầy đủ, thậm chí là “nhiều nhƣ nấm” nhƣng chất lƣợng các văn bản quy định chƣa ổn, thì thực tế áp dụng cũng không khả thi và không đảm bảo hiệu quả.
Qua những tài liệu mà tác giả đã thu thập và tìm hiểu, có 03/11 công trình NCKH đề cập đến các quy định của Nhà nƣớc về quản lý và sử dụng TLĐT, về lƣu trữ TLĐT và hành lang pháp lý của Luật Lƣu trữ trong việc ứng dụng công nghệ điện toán đám mây.
- Chẳng hạn tác giả Bùi Thị Vân (2016) đã trình bày những vấn đề chung về TLĐT; tác giả phân tích những quy định của nhà nƣớc về quản lý và sử dụng TLĐT gồm 11 văn bản chính nhƣ sau:
+ Luật Lƣu trữ năm 2011; + Luật CNTT năm 2006;
+ Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
+ Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2014 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc;
+ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc phê duyệt chiến lƣợc phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hƣớng đến năm 2020;
+ Nghị định 71/2007/NĐ-CP ngày 03/05/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hƣớng dẫn thực hiện một số điều của Luật CNTT về công nghiệp CNTT;
+ Nghị định 97/2008/NĐ-CP ngày 28/08/2008 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet;
+ Hƣớng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/08/2015 của Cục VT<NN về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng;
+ Quyết định 714/QĐ-TTg ngày 22/05/2015 của Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Danh mục CSDL quốc gia cần ƣu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển chính phủ điện tử;
+ Thông tƣ 137/2007/TT-BTC ngày 28/11/2007 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử.
Tác giả Bùi Thị Vân đã hệ thống các văn bản, đồng thời phân tích những nội dung cơ bản về quản lý và sử dụng TLĐT đã đƣợc đề cập đến trong các văn bản quy định. Qua đó, tác giả đƣa ra những nhận xét, đánh giá và một số kiến nghị.
- Khác với tác giả Bùi Thị Vân, tác giả Trần Hoàng (2013) chỉ tập trung tìm hiểu một văn bản cao nhất là: Luật Lƣu trữ năm 2011. Trên cơ sở nghiên cứu khả năng ứng dụng công nghệ điện toán đám mây trong công tác lƣu trữ và Luật Lƣu trữ, tác giả đã phân tích những thuận lợi và khó khăn của việc ứng dụng công nghệ điện toán đám mây ở Việt Nam. Tác giả Trần Hoàng đã khẳng định những rào cản về bảo mật, về thủ tục sẽ là thách thức không dễ vƣợt qua.
(3) Về vấn đề tổng hợp
Những năm 90 của thế kỷ XX, trong các công trình nghiên cứu các tác giả chủ yếu sử dụng thuật ngữ “ứng dụng tin học” mà chƣa dùng nhiều thuật ngữ “ứng dụng CNTT”. Điển hình là tác giả Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) với cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ”, các tác giả đã đề cập đến những vấn đề chung nhƣ: tin học đại cƣơng, khả năng ứng dụng tin học vào công tác văn thƣ, ứng dụng tin học vào công tác lƣu trữ, các giải pháp công nghệ có thể ứng dụng trong công tác văn thƣ – lƣu trữ. Mặc dù trong phần giải pháp công nghệ các tác giả đã phân tích khá cụ thể dƣới góc độ của ngành CNTT nhƣ: ngôn ngữ tìm tin, phân tích thiết kế hệ thống CSDL lƣu trữ, phân tích thiết kế hệ thống CSDL thống kê TLLT…Tuy nhiên, qua thời gian sự lỗi thời về công nghệ là điều khó tránh khỏi, hiện nay nhiều công nghệ mới đã ra đời, cải tiến và hiện đại hơn. Ví dụ: Hệ quản trị CSDL mà tác giả lựa chọn trong đề tài là Foxpro, đến nay hệ quản trị này đã lỗi thời và bị thay thế.
Qua tìm hiểu những công trình NCKH, chúng ta thấy rằng phần lớn các công trình đều nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về TLĐT, quản lý và lƣu trữ TLĐT. Điểm chung này vừa là ƣu điểm, cũng vừa là hạn chế của các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. Bởi “hành lang pháp lý” này mới chỉ góp phần giải quyết vấn đề quản lý và sử dụng TLĐT, hồ sơ điện tử ở Việt Nam, chứ chƣa đủ để tạo điều kiện cho những nội dung khác nhƣ: ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, các dịch vụ khai thác và sử dụng TLLT trực tuyến…
2.4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ
Nhƣ phần trình bày ở trên, các công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong lĩnh vực tổ chức quản lý công tác lƣu trữ vẫn còn khiêm tốn. Mặc dù đã đƣợc quan tâm nghiên cứu từ sớm, tuy nhiên nội dung ứng dụng trong lĩnh vực này chƣa có sự đa dạng, nhiều nội dung của tổ chức quản lý chƣa đƣợc đề cập. Ở phần này, tác giả sẽ trình bày những nội dung về ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý lƣu trữ qua kết quả của các công trình NCKH.
Trong tổ chức quản lý nói chung, nhân sự đóng vai trò quyết định đến chất lƣợng và hiệu quả của mọi công tác. Năm 1998, các nhà khoa đã dành sự quan tâm nghiên cứu về vấn đề ứng dụng tin học trong quản lý công chức lƣu trữ. Thể hiện qua đề tài NCKH cấp Bộ: “Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ”, do tác giả Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm đề tài. Đề tài có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý cán bộ lƣu trữ trong phạm vi cả nƣớc. Nhóm tác giả đã đƣa ra đề xuất phải xây dựng đƣợc một hệ thống ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức lƣu trữ. Trong đó nhóm tác giả đã nghiên cứu thiết kế hệ thống, nghĩa là thực hiện ba nhiệm vụ chính: xây dựng thông tin đầu vào của hệ thống; xây dựng thông tin ra của hệ thống và thiết kế các chức năng chính của hệ thống. Bên cạnh đó nhóm tác giả hƣớng dẫn thao tác cài đặt hệ thống, từ việc lựa chọn công nghệ phần mềm, đến việc cài đặt các chức năng chính. Nhóm nghiên cứu đã lựa chọn hệ quản trị CSDL Visual Fropro của hãng Microsoft- đƣợc xây dựng dựa trên chuẩn ODBC, dễ dàng phát triển các ứng dụng trên mạng, dễ thiết kế giao diện, dễ chuẩn hóa và phù hợp với xu thế phát triển của công nghệ phần mềm. Phần chi tiết chức năng, thông qua CSDL thử nghiệm đã thể hiện các kết quả sau: Chức năng cập nhật thông tin, chức năng tìm kiếm thông tin và chức năng thống kê. Tiếp đến là một số công trình nghiên cứu khác nhƣ:
- “Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở văn phòng Quốc hội”, Đinh Thị Hạnh Mai, đề tài NCKH cấp sinh viên, năm 2003;
- “Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu thủ đô:, Trần Xuân Anh, khóa luận tốt nghiệp năm 2004,…
Chẳng hạn về đề tài luận văn thạc sỹ “Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở văn phòng Quốc hội”, tác giả Đinh Thị Hạnh Mai đã khái quát chung về hồ sơ cán bộ, công chức; quản lý hồ sơ cán bộ; trình bày thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ tại Văn phòng Quốc hội; qua đó đề xuất xây dựng một hệ thống thông tin tƣ liệu làm cơ sở cho việc ứng dụng tin
học vào quản lý hồ sơ cán bộ tại Văn phòng Quốc hội; đề tài đã xây dựng cơ sở khoa học để đảm bảo thông tin tƣ liệu, chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ cán bộ, công chức; thiết kế, xây dựng các quy trình xử lý thông tin tiền máy giúp cho công tác quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả hồ sơ, cán bộ công chức. Tác giả Đinh Thị Hạnh Mai đã nghiên cứu xây dựng các yêu cầu, nguyên tắc đảm bảo việc bảo mật, an toàn của dữ liệu khi triển khai việc tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức. Khác với đề tài trƣớc của tác giả Dƣơng Văn Khảm, đề tài của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai chỉ dừng ở giai đoạn thiết kế, xây dựng các quy trình xử lý thông tin tiền máy. Còn đề tài của tác giả Dƣơng Văn Khảm đã xây dựng đƣợc chƣơng trình thực nghiệm.
Qua tìm hiểu, chúng ta thấy rằng nội dung mà các công trình đi trƣớc đã nghiên cứu tập trung chủ yếu vào vấn đề quản lý thông tin nhân sự hoặc quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên. Trong khi đó tổ chức quản lý về công tác lƣu trữ còn nhiều vấn đề khác, cần các nhà khoa học đi tìm lời giải cho bài toán: Có ứng dụng CNTT đƣợc hay không? Và ứng dụng nó nhƣ thế nào trong hoạt động quản lý công tác lƣu trữ?
2.4.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ
Ở phần trƣớc (mục 2.2.3) tôi đã trình bày những khả năng có thể ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ và cho thấy khả năng tƣơng đối lớn của lĩnh vực này. Điều đó cũng chứng tỏ những nội dung của ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ rất đa dạng, gồm nhiều lĩnh vực khác nhau. Ở phần này, tác giả sẽ trình này những nội dung theo các nhóm nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ: Tổ chức thu thập, bổ sung TLLT; tổ chức khoa học tài liệu; tổ chức bảo quản; tổ chức khai thác và sử dụng TLLT…mà 50 công trình NCKH đã đề cập.
Ứng dụng CNTT trong tổ chức thu thập, bổ sung TLLT
Trên thực tế, thu thập và bổ sung TLLT chính là tiền đề quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ khác, bởi “nguyên liệu” có đầy đủ, thì các nghiệp vụ tiếp theo mới đảm bảo đƣợc hiệu quả. Qua tìm hiểu các công trình NCKH, thì việc ứng dụng CNTT chủ yếu trong thống kê TLLT, có 01/50 công trình NCKH đề cập đến nội dung này. Thống kê TLLT sẽ giúp các cơ quan quản lý và kho lƣu trữ xây dựng đƣợc kế hoạch cho công tác lƣu trữ nhƣ kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị…Số liệu thống kê phục vụ cho công tác quản lý, trên cơ sở thống kê các cơ quan sẽ phát hiện ra những hạn chế, để có biện pháp phù hợp, giúp cho quản lý tài liệu và công tác lƣu trữ đƣợc chặt chẽ hơn.
Chẳng hạn nhƣ: Đề tài NCKH cấp Bộ, năm 1998, “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý TLLT” do tác giả Dƣơng Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài: Nhóm tác giả đã chỉ ra rằng công tác thống kê đối với TLLT ở Việt
Nam đã đƣợc bắt đầu thực hiện từ năm 1986, nhƣng công việc này còn đang ở trình độ yếu kém, chƣa đƣợc chỉ đạo thực hiện thống nhất. Từ vấn đề đó nhóm tác giả tập trung phân tích về hệ thống kết cấu tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia và liệt kê các phƣơng tiện thống kê, quản lý TLLT theo truyền thống. Nhóm tác giả đã khảo sát tình hình tài liệu, các công cụ thống kê tài liệu của bốn kho lƣu trữ tỉnh, hai kho lƣu trữ quốc gia và một kho lƣu trữ Sở nhà đất. Đề tài đã đƣa ra quy trình khoa học để xây dựng CSDL thống kê TLLT. Sau khi thiết kế xong CSDL nhóm tác giả đã tiến hành thử nghiệm, phân tích và đánh giá các kết quả, kiểm tra khả năng chế xuất thông tin đầu ra của CSDL thử nghiệm, cuối cùng là hƣớng dẫn sử dụng chƣơng trình thống kê TLLT Phông Lƣu trữ quốc gia Việt Nam. Đề tài mang giá trị thực tiễn rất lớn, góp phần tự động hóa công tác thông kê, đƣa công tác này đi vào nề nếp, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, hạn chế về sự thay đổi của công nghệ cũng chính là nguyên nhân tạo nên hạn chế của đề tài. Chƣơng trình thống kê TLLT do nhóm tác giả Dƣơng Văn Khảm đề xuất và hoàn thiện năm 1998, sử dụng hệ quản trị CSDL Visual foxpro của Microsoft để cài đặt hệ thống.
Ứng dụng CNTT trong tổ chức khoa học TLLT
Tổ chức khoa học TLLT bao gồm nhiều nội dung công việc nhƣ chỉnh lý, phân loại, hệ thống hóa tài liệu, xác định giá trị TLLT…Ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ này chƣa có nhiều công trình quan tâm nghiên cứu, cụ thể là có 02/50 công trình đã đề cập. Nội dung chủ yếu của hai công trình này là nghiên cứu ứng dụng phần mềm hỗ trợ trong công tác chỉnh lý TLLT. Cụ thể nhƣ sau:
Đề tài luận văn thạc sỹ: “Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu