CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
3.1. Đối với những vấn đề đã đƣợc đề cập và giải quyết trong các công trình
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TINTRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
Ở VIỆT NAM
Việc tổng thuật, phân tích và đánh giá kết quả nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ mà các tác giả đi trƣớc đã đề cập, chính là cơ sở giúp tôi căn cứ và đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam; qua đó nhằm góp phần lấp đầy các khoảng trống trong nghiên cứu, cũng nhƣ hƣớng tới xây dựng một nền lƣu trữ hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển.
3.1. Đối với những vấn đề đã đƣợc đề cập và giải quyết trong các công trình nghiên cứu nghiên cứu
Thông qua nhiều loại hình nghiên cứu khác nhau, các tác giả đi trƣớc đã góp phần giải quyết khá nhiều vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. Ở phần này, tác giả sẽ tổng hợp một cách khái quát những vấn đề đã đƣợc đề cập, qua đó làm căn cứ để đề xuất những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu để làm rõ.
3.1.1. Về hệ thống thuật ngữ
Những thuật ngữ nên tiếp tục sử dụng
- Thuật ngữ “số hóa TLLT” nhìn chung đã đƣợc nhiều tác giả đề cập và thống nhất quan điểm - đó là việc chuyển đổi các vật mang tin truyền thống sang thông tin số. Cách định nghĩa này khá phổ biến và tƣơng đối dễ hiểu. Một số tác giả đã định nghĩa thuật ngữ số hóa TLLT dƣới các góc độ khác nhau và tƣơng đối đầy đủ. Theo tôi, thuật ngữ số hóa TLLT nên tiếp tục sử dụng theo quan điểm của tác giả Vũ Đình Phong (2013) và không cần thiết phải nghiên cứu tiếp.
- “CSDL TLLT”, “xây dựng và quản lý CSDL TLLT” đã nhận đƣợc sự quan tâm các một số nhà khoa học, dƣới góc độ kỹ thuật các thuật ngữ đƣợc trình bày tƣơng đối thống nhất. Theo quan điểm của tôi, thuật ngữ của tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014) đã trình bày khá cụ thể và dễ hiểu, chúng ta có thể tiếp tục sử dụng cách định nghĩa này.
- “Công nghệ điện toán đám mây” đã nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu của một số tác giả. Thuật ngữ này đã đƣợc các tác giả trình bày và diễn đạt khác nhau, nhƣng nhìn chung các quan điểm đã trình bày tƣơng đối thống nhất. Trong đó, theo tôi cách định nghĩa của tác giả Nguyễn Thị Chinh đã đầy đủ và khá dễ hiểu, vì vậy chúng ta nên tiếp tục sử dụng thuật ngữ này.
Những thuật ngữ đã thống nhất nhưng cần làm rõ
- “Ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ” là một thuật ngữ cơ bản, mang tính khái quát. Mặc dù có 02 tác giả đi trƣớc đã đề cập, đƣa ra quan điểm, tuy nhiên cách định nghĩa của các tác giả đó chƣa đầy đủ và hoàn thiện. Thuật ngữ này đã đƣợc sử dụng phổ biến từ đầu những năm 90 của thế kỷ XX, nhƣng cho đến nay chƣa có một công trình “hoàn chỉnh” làm rõ thuật ngữ này. Bởi vậy, tôi cho rằng rất cần có sự quan tâm, nghiên cứu của các nhà khoa học, nhằm nghiên cứu bổ sung, hoàn thiện thuật ngữ “ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ”. Đây là một trong những thuật ngữ tiên quyết, nếu làm rõ thuật ngữ này sẽ tạo điều kiện để nghiên cứu, cũng nhƣ triển khai ứng dụng các nội dung của nó.
- “Hồ sơ điện tử” và “lập hồ sơ điện tử” đã và đang trở thành mối quan tâm chung của rất nhiều ngành, lĩnh vực ở nƣớc ta. Mặc dù phần lớn tác giả đã thống nhất quan điểm theo thuật ngữ “lập hồ sơ điện tử” mà Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ đã đề cập; tuy nhiên thuật ngữ này cần tiếp tục đƣợc bổ sung cho đầy đủ và rõ ràng hơn. Cụ thể theo đề xuất của một số tác giả: thuật ngữ “lập hồ sơ điện tử” cần chỉ rõ áp dụng CNTT nhằm liên kết các TLĐT trong hồ sơ điện tử bằng biện pháp nào khi lập và hoàn chỉnh khi kết thúc hồ sơ? Khi lập hồ sơ điện tử cần thực hiện theo khuôn mẫu (Form theo chuẩn TCVN 9251:2012 hay không?.
- Về thuật ngữ “quản lý hồ sơ điện tử”: Thuật ngữ này chƣa đầy đủ, chƣa rõ ràng, cần tiếp tục nghiên cứu bổ sung. Xét về góc độ quản lý thì vẫn còn nhiều tác động khác nhƣ: Tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra hồ sơ điện tử,…nhằm mục đích kiểm soát chặt chẽ vòng đời của hồ sơ điện tử, từ khi chúng đƣợc lập ra, cho đến khi chúng bị tiêu hủy.
- Thuật ngữ “hệ thống thông tin TLLT” đã đƣợc một số công trình NCKH đề cập và giải thích dƣới góc độ của ngành hệ thống thông tin. Về cơ bản những thuật ngữ mà các tác giả đi trƣớc đã trình bày tƣơng đối thống nhất. Tuy nhiên, theo tôi cần tiếp tục nghiên cứu để làm rõ những yếu tố cơ bản nhất, khác biệt giữa một hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin TLLT nói riêng. Chúng ta nên tiếp tục sử dụng thuật ngữ này theo cách định nghĩa của tác giả Đoàn Phan Tân mà công trình NCKH của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai (2003) đã trình bày.
- Qua tìm hiểu, thuật ngữ “kho hồ sơ số” chƣa nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu của nhiều tác giả. Quan điểm mà tác giả Nguyễn Thị Thành (2014) và tác giả Bùi Công Cƣờng (2016) đã đƣa ra khá tƣơng đồng với nhau; tuy nhiên thuật ngữ của tác giả Bùi Công Cƣờng đầy đủ, cụ thể hơn; từ đó giúp chúng ta hình dung
đƣợc các chức năng chính của một kho lƣu trữ điện tử. Nghiên cứu về kho lƣu trữ điện tử là một trong những bƣớc đi mới, góp phần hiện đại hóa công tác lƣu trữ ở nƣớc ta.
- Công nghệ lập bản sao bảo hiểm không phải là một biện pháp mới, tuy nhiên qua tìm hiểu của tôi, chƣa có nhiều công trình NCKH làm rõ thuật ngữ này. Mặc dù, tác giả Nguyễn Thị Phƣơng Mai đã đƣa ra định nghĩa khá cụ thể về thuật ngữ “bảo hiểm TLLT”, nhƣng chƣa đầy đủ, mới chỉ đề cập đến một phƣơng pháp - sao chụp Microfilm truyền thống. Hiện nay, lập bản sao bảo hiểm TLLT còn đƣợc áp dụng các phƣơng pháp khác nhƣ: công nghệ COM (chuyển đổi tài liệu từ dạng nguyên bản sang dạng ảnh kỹ thuật số và sử dụng thiết bị chuyển dữ liệu số dạng ảnh sang phim) và giải pháp lƣỡng hệ - kết hợp công nghệ chụp microfilm và công nghệ số hóa. Nhƣ vậy, các nhà khoa học cần có sự quan tâm nghiên cứu hơn về thuật ngữ “công nghệ lập bản sao bảo hiểm TLLT” nói riêng và các vấn đề liên quan đến công nghệ này nói chung.
Những vấn đề chưa thống nhất cần tiếp tục nghiên cứu để làm rõ
Một trong những thuật ngữ đã nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu nhiều nhất đó chính là “TLĐT”, “TLLT điện tử”. Không phải ngẫu nhiên mà các thuật ngữ này lại nhận đƣợc nhiều sự “ƣu ái” đến vậy. Xuất phát từ bài toán thực tế, trong các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp hiện nay, số lƣợng TLĐT đƣợc sản sinh trong hoạt động ngày càng tăng nhanh theo cấp số nhân. Bên cạnh đó, cơ sở lý luận về TLĐT, TLLT điện tử ở nƣớc còn thiếu và chƣa thống nhất. Qua tìm hiểu các công trình NCKH, ở Việt Nam cũng nhƣ nhiều nƣớc tiên tiến trên thế giới, đã có nhiều tác giả đƣa ra những quan điểm khác nhau, thậm chí là mâu thuẫn về thuật ngữ “TLĐT”, “TLLT điện tử”. Điều đó sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý TLĐT, lập hồ sơ điện tử và xây dựng kho lƣu trữ điện tử.
- Theo quan điểm của tôi: nhất trí với quan điểm đƣa ra của tác giả Lê Văn Năng (Tạp chí VTLTVN số 12/2015) về thuật ngữ TLĐT nhƣ sau: “Tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số”. Theo cách định nghĩa này, thì TLĐT sẽ bao gồm các tài liệu đƣợc tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số và các tài liệu số hóa. Bởi vì nếu đem đặc điểm của TLLT là bản gốc, bản
chính hoặc bản sao hợp pháp để áp dụng cho TLĐT thì quá cứng nhắc và không hợp lý. TLĐT không cố định vật mang tin giống nhƣ các tài liệu truyền thống (nhƣ tài liệu giấy, gỗ,…), do đó thay vì coi trọng vật mang tin, hay các yếu tố thể thức thể hiện nó là bản gốc, hay bản sao…thì vấn đề cốt lõi là cần đảm bảo đƣợc tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán và an toàn thông tin của TLĐT.
- Về thuật ngữ “TLLT điện tử”, tôi đồng quan điểm với thuật ngữ đƣợc quy định tại khoản 2, Điều 13 của Luật Lƣu trữ năm 2011 nhƣ sau: “TLLT điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác”. Theo thuật ngữ này thì TLLT điện tử chỉ khác TLĐT ở chỗ nó “đƣợc lựa chọn để lƣu trữ”, nghĩa là không phải tất cả những TLĐT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đều là TLLT điện tử.
3.1.2. Về khả năng ứng dụng
Để ứng dụng CNTT vào các nội dung của công tác lƣu trữ, trƣớc tiên cần trả lời đƣợc câu hỏi: Những lĩnh vực nào của công tác lưu trữ có thể ứng dụng CNTT?. Sau đó mới tiếp tục trả lời: Ứng dụng giải pháp công nghệ nào? Phạm vi đến đâu? Điều kiện cần thiết là gì?... Qua phân tích ở chƣơng 2, chúng ta thấy rằng nghiên cứu về khả năng ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đã đƣợc một số công trình NCKH đề cập. Công trình sớm nhất của hai tác giả Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) đã trình bày khái quát về khả năng ứng dụng của tin học vào công tác lƣu trữ nói chung; tuy nhiên chƣa đầy đủ, các tác giả mới đề cập đến vấn đề xây dựng CSDL là chính, đồng thời chƣa có sự phân tích cụ thể.
Tác giả Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng đã đề cập trực tiếp khả năng ứng dụng tin học trong công tác lƣu trữ trong các công trình của mình. Còn phần lớn các công trình NCKH khác, đề cập đến khả năng này một cách gián tiếp. Có nghĩa là nội dung của công trình không đề cập đến khả năng ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ nói chung hoặc trong tổ chức quản lý lƣu trữ/hoạt động lƣu trữ cụ thể. Điều đó khiến chúng ta phải đi tìm hiểu, nghiên cứu trong từng công trình NCKH, thì mới nắm đƣợc tác giả đã đề cập đến khả năng ứng dụng CNTT trong lĩnh vực nào? Hoặc trong lĩnh vực này thì tác giả đã áp dụng những giải pháp công nghệ nào?
Chính vì vậy, các nhà khoa học cần có sự quan tâm nghiên cứu để làm rõ khả năng ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ nói chung (phạm vi tổng quát), cho đến khả năng ứng dụng trong từng lĩnh vực của công tác lƣu trữ (phạm vi hẹp). Qua đó góp phần bổ sung vào hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam đạt hiệu quả hơn.
3.1.3. Về nội dung ứng dụng
Qua tìm hiểu, các công trình NCKH đi trƣớc đã đề cập đến những vấn đề chung về ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý công tác lƣu trữ và ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ. Số lƣợng công trình đã đề cập ở mỗi nội dung là khác nhau. Trong đó, vấn đề ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý công tác lƣu trữ chƣa có nhiều nghiên cứu đề cập. Vì thế, theo tôi những kỹ sƣ CNTT, các nhà lƣu trữ học cùng với các cán bộ quản lý trong ngành Lƣu trữ cần có sự phối hợp chặt chẽ, trong việc nghiên cứu các nội dung liên quan đến ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý. Liệu rằng, ngoài ứng dụng CNTT trong quản lý thông tin nhân sự chúng ta còn có thể ứng dụng trong những vấn đề nào khác? Ví dụ nhƣ: trong tổ chức kho lƣu trữ, kiểm tra lƣu trữ,…
Bên cạnh đó, các nhà khoa học cũng cần tiếp tục nghiên cứu các giải pháp tổ chức, khai thác sử dụng TLLT hiện đại – bởi đây là xu hƣớng tất yếu trong thời đại số, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin TLLT ngày càng cao của mọi ngƣời.
Ở phần sau (mục 3.3) tác giả sẽ trình bày cụ thể đề xuất nghiên cứu xây dựng kho lƣu trữ thông minh và một biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng TLLT mới - đó triển lãm TLLT trực tuyến.
3.1.4. Về giải pháp công nghệ
Các giải pháp đã được thống nhất
Chúng ta biết rằng những giải pháp công nghệ của ngành CNTT có thể ứng dụng trong công tác lƣu trữ rất đa dạng và đã nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu của nhiều tác giả ở các góc độ khác nhau; tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề đặt ra, đòi hỏi các tác giả cần tiếp tục nghiên cứu nhƣ sau:
- Vấn đề ứng dụng phần mềm mã nguồn mở trong quản lý và lƣu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam chƣa có nhiều công trình NCKH đề cập, do đó rất cần các nhà nghiên cứu làm rõ biện pháp áp dụng phần mềm này đảm bảo hiệu quả. Tại sao các cơ quan, tổ chức chƣa áp dụng phần mềm này rộng rãi?
- Mặc dù, vấn đề phân tích thiết kế hệ thống thông tin TLLT đã đƣợc các tác giả nghiên cứu, đề cập từ sớm, cũng nhƣ đƣa ra cách triển khai, quy trình thực hiện cụ thể. Tuy nhiên thực tế cho đến nay nƣớc ta vẫn chƣa có một hệ thống thông tin TLLT quốc gia hoàn chỉnh, có thể truy cập tìm kiếm và khai thác TLLT qua mạng Internet. Vậy vấn đề khó khăn nằm ở đâu? Do giải pháp công nghệ này khó triển khai, hay các điều kiện cần thiết của các TTLTQG chƣa có đủ? hay cơ sở khoa học chƣa đầy đủ để áp dụng triển khai?.
Những giải pháp công nghệ chưa được thống nhất cần tiếp tục nghiên cứu làm rõ
- Công nghệ điện toán đám mây đã dần thay đổi cách chúng ta lƣu trữ, phân phối và sử dụng thông tin. Một số công trình NCKH đã đề cập đến giải pháp công nghệ này, tuy nhiên những nghiên cứu đi trƣớc mới thực hiện ở quy mô nhỏ (báo cáo hội thảo, bài báo trên Tạp chí,..) chƣa có nhiều nghiên cứu đi sâu về giải pháp này. Một số tác giả đã đƣa ra quan điểm khác nhau về các loại điện toán đám mây, chƣa thống nhất. Có tác giả cho rằng chỉ có hai loại hình đám mây cơ bản: Đám mây công và đám mây tƣ. Ngoài ra còn có các đám mây ảo riêng biệt. Nhƣng có tác giả lại trình bày có 3 loại đám mây: đám mây công cộng, đám mây lai và đám mây riêng.
Những năm gần đây, lƣu trữ đám mây đã đƣợc nhắc đến với nhiều lợi ích nhƣ: tăng khả năng lƣu trữ (khối lƣợng dữ liệu khổng lồ), tính linh hoạt, giảm thiểu chi phí, tính bảo mật cao…Nó có thể thay thế các kho lƣu trữ truyền thống (vật chất) hoặc các phần mềm quản lý tài liệu điện tử/hồ sơ điện tử. Liệu hình thức lƣu trữ này có thể trở thành một xu hƣớng lƣu trữ chủ yếu trong thời đại số hay không? Tại sao các lƣu trữ lịch sử cũng nhƣ phần lớn các lƣu trữ hiện hành chƣa áp dụng