CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
2.5. Những nghiên cứu về các giải pháp công nghệ để ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lƣu trữ
CNTT sử dụng hệ thống các thiết bị và máy tính, bao gồm phần cứng, phần mềm, để cung cấp giải pháp xử lý thông tin trên nền công nghệ cho các cá nhân, cơ quan tổ chức. Do đó, việc ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ sẽ cần sử dụng các giải pháp công nghệ đa dạng, phù hợp với từng lĩnh vực. Qua bảng 1.3 số lƣợng các công trình NCKH phân loại theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong lƣu trữ, chúng ta thấy rằng vấn đề này đã nhận đƣợc sự quan tâm của khá nhiều nhà khoa học, nhiều giải pháp công nghệ đã đƣợc nghiên cứu dƣới nhiều loại hình khác nhau. Các công trình NCKH đi trƣớc chủ yếu đề cập đến 06 giải pháp công nghệ sau đây:
(1) Ứng dụng phần mềm
Qua tìm hiểu có 10/50 công trình NCKH đề cập đến nhóm giải pháp ứng dụng phần mềm. Đó là các công trình nghiên cứu của các tác giả: Vũ Hồng Điệp (2003), Đặng Trọng Cƣờng (2003), Dƣơng Mạnh Hùng (2004), Nguyễn Thị Lan Anh (2004), Nguyễn Phú Thành (2008), Trần Thị Dung (2010), Lê Ngọc Diệp (2013), Hoàng Thị Loan (2016), Lƣu Thị Hằng (2016),…Nhóm giải pháp ứng dụng phần mềm nhằm hỗ trợ các công tác nhƣ: quản lý TLĐT, quản lý hồ sơ điện tử; xử lý TLLT ảnh; thống kê TLLT; phần mềm hỗ trợ chỉnh lý tài liệu, công cụ tra tìm TLLT tự động; phần mềm hỗ trợ khai thác và sử dụng TLLT; ứng dụng phần mềm mã nguồn mở…
- Chẳng hạn: Tác giả Hoàng Thị Loan (2016), “Ứng dụng phần mềm DocPro trong công tác quản lý và lưu trữ TLĐT tại Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn”, (Khóa luận tốt nghiệp ngành QTVP, ĐH CNTT&TT- ĐHTN): Trên cơ sở lý thuyết về quản lý, lƣu trữ TLĐT; đồng thời phân tích thực trạng quản lý và lƣu trữ TLĐT tại Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn, tác giả đã đề xuất ứng dụng phần mềm Docpro trong công tác quản lý và lƣu trữ TLĐT tại Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn. Docpro là hệ thống thu nhận, lƣu trữ, quản lý và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới ngƣời dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Phần mềm này có các tính năng nhƣ: Tính năng thu nhận thông tin tài liệu (Thu nhận và phân loại tài liệu; nhận dạng ký tự quang học OCR và bóc tách thông tin tài liệu); kiểm tra và chỉnh sửa thông tin; lƣu trữ thông tin và phân phối thông tin. Tính năng quản lý thông tin đã thu nhận gồm: quản lý tài liệu; lƣu tài liệu vào kho; tìm kiếm tài liệu; quản lý quy trình nghiệp vụ và báo cáo thống kê. Chúng ta thấy rằng, phần mềm này không chỉ hỗ trợ các cơ quan trong công tác quản lý TLĐT mà còn hỗ trợ tìm kiếm và lập báo cáo thống kê nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
- Tác giả Lê Ngọc Diệp (2013) đã giới thiệu khái quát về phần mềm mã nguồn mở (Open scource Software) và trình bày giải pháp sử dụng phần mềm mã nguồn mở để quản lý tài liệu điện tử và lƣu trữ điện tử ở Việt Nam, qua đó tác giả đề xuất một số giải pháp để sớm đƣa phần mềm này vào áp dụng rộng rãi.
(2) Phân tích thiết kế hệ thống thông tin TLLT
Ngày nay, hệ thống thông tin tin học hoá đƣợc xem là một trong những thành tựu của CNTT, ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất vào một tổ chức. Nghiên cứu về vấn đề phân tích thiết kế hệ thống thông tin TLLT đã nhận đƣợc sự quan tâm của một số tác giả. Cụ thể có 05/50 công trình đã nghiên cứu về hệ thống thông tin nhƣ:
Tác giả Lê Văn Năng với hai đề tài năm 1996; Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm hai đề tài cấp bộ nghiệm thu năm 1998; Đinh Thị Hạnh Mai (2003)…
- Chẳng hạn nhƣ hai đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ” và “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý TLLT” cùng do tác giả Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm, nhóm tác giả cùng sử dụng phƣơng pháp phân tích và thiết kế hệ thống nhằm tự động hóa công tác thống kê tài liệu phông lƣu trữ quốc gia và tự động hóa công tác quản lý, theo dõi, chỉ đạo và hoạch định phát triển nhân lực ngành Lƣu trữ. Giải pháp công nghệ sử dụng là giống nhau, chỉ khác ở đối tƣợng để áp dụng công nghệ.
- Còn đề tài của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai (năm 2003) chỉ nghiên cứu các quy trình xử lý thông tin tiền máy. Tổ chức và khai thác thông tin trong các hệ thống quản lý hồ sơ phải thực hiện qua nhiều giai đoạn: Xác định phạm vi, mục tiêu, yêu cầu và đặt bài toán cho CSDL. Lựa chọn công cụ thực hiện và môi trƣờng hệ thống. Thiết kế và biên mục biểu ghi. Thiết kế mô hình và tổ chức thông tin trong CSDL. Cập nhật, tra cứu trong CSDL. Tác giả đã xây dựng danh mục từ khóa và chuẩn hóa các biểu bảng,...Việc tạo lập các quy trình này làm cơ sở cho vấn đề quản lý và tra cứu có hiệu quả thông tin tƣ liệu về hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội.
(3) Xây dựng, quản lý CSDL
CSDL là thuật ngữ quen thuộc trong ngành CNTT. Các nhà nghiên cứu về lƣu trữ học đã bắt đầu quan tâm đến vấn đề xây dựng CSDL lƣu trữ từ đầu những năm 90. Qua tìm hiểu, đã có 09/60 công trình NCKH về xây dựng, quản lý CSDL. Điển hình là công trình NCKH của các tác giả nhƣ: Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995); Đinh Thị Hạnh Mai (2003), Vũ Hồng Điệp (2003), Nguyễn Phú Thành (2008), Trần Thị Dung (2010), Hoàng Thị Thu Cúc (2014), Lại Thị Kim Thoa (2014), Nguyễn Thị Thành (2014), Khuất Thị Kim Chi (2015)… Trong đó có 03/08 công trình chỉ sử dụng một giải pháp xây dựng và quản lý CSDL là chính (gồm tác giả Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng, Lại Thị Kim Thoa, Khuất Thị Kim Chi), còn các công trình khác kết hợp nhiều giải pháp công nghệ. Việc xây dựng CSDL còn nhằm mục đích để xây dựng và hoàn thiện các chƣơng trình phần mềm hoặc hệ thống thông tin. Bởi CSDL chính là một thành phần quan trọng trong hệ thống thông tin và phần mềm ứng dụng.
- Tác giả Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) đã nghiên cứu phƣơng pháp thiết kế hệ thống CSDL lƣu trữ nói chung: trên cơ sở đặc điểm thông tin của CSDL lƣu trữ, các tác giả đã phân tích quy trình xử lý thông tin tiền máy CSDL lƣu
trữ gồm: Bƣớc 1: Phân tích đối tƣợng. Bƣớc 2: Đặt kết quả đầu ra của CSDL. Bƣớc 3: Chọn phần mềm ứng dụng.
Trên cơ sở đó hai tác giả cũng trình bày khá cụ thể quy trình thiết kế hệ thống CSDL thống kê và quản lý TLLT.
- Tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014) đã trình bày quy trình và phƣơng pháp xây dựng CSDL TLLT tại Hội sở MB gồm: Chuẩn bị TLLT để tạo lập CSDL; dự kiến cấu trúc của CSDL TLLT; xây dựng dữ liệu đặc tả. Quy trình và phƣơng pháp quản lý CSDL TLLT tại MB bằng cách: (1) Quản lý hạ tầng CNTT cần đảm bảo an toàn hạ tầng kỹ thuật CNTT, hệ thống phần mềm đảm bảo vận hành ổn định, an toàn CSDL; (2) Quản lý về nghiệp vụ gồm: quản lý cập nhật dữ liệu TLLT; khai thác sử dụng TLLT; thống kê, báo cáo và tiêu hủy dữ liệu TLLT. Qua khảo sát và nghiên cứu, tác giả Lại Thị Kim Thoa đã trình bày việc xây dựng phần mềm quản lý CSDL gồm 5 bƣớc: Xây dựng phần mềm; vận hành thử nghiệm; xây dựng tài liệu hƣớng dẫn; đào tạo ngƣời dùng.
(4) Áp dụng công nghệ điện toán đám mây
Điện toán đám mây đƣợc xem là một cuộc cách mạng. Nó đang tạo ra một sự thay đổi cơ bản trong kiến trúc máy tính, phát triển phần mềm và các công cụ và tất nhiên, cả trong cách chúng ta lƣu trữ, phân phối và sử dụng thông tin. Qua tìm hiểu các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, vấn đề nghiên cứu áp dụng công nghệ điện toán đám mây chƣa nhận đƣợc nhiều sự quan tâm của các nhà khoa học. Đề cập đến giải pháp công nghệ này có 03 công trình của tác giả Trần Hoàng (2013) và tác giả Nguyễn Thị Chinh (2013), Nguyễn Minh Sơn (2015).
- Theo tác giả Nguyễn Thị Chinh: Những nghiên cứu trƣớc năm 2011 chỉ ra rằng có 4 loại điện toán đám mây gồm: đám mây tƣ và đám mây nội bộ; đám mây cộng đồng; đám mây công; đám mây hỗn hợp. Ngày nay nhiều nhà nghiên cứu cho rằng chỉ có hai loại hình đám mây cơ bản: Đám mây công và đám mây tƣ. Ngoài ra còn có các đám mây ảo riêng biệt.
- Còn theo tác giả Trần Hoàng (2013) trong 3 loại đám mây: đám mây công cộng, đám mây lai và đám mây riêng thì do yêu cầu bảo mật dữ liệu các nhà lƣu trữ hƣớng tới việc lựa chọn đám mây lai, nơi kết hợp đƣợc đám mây công cộng và đám mây riêng, nơi có bức tƣờng lửa bảo vệ đám mây riêng của cơ quan lƣu trữ.
- Khác với các tác giả trên, tác giảNguyễn Minh Sơn (2015) lựa chọn đi sâu tìm hiểu mô hình điện toán đám mây: SaaD. Đây là một mô hình phân phối phần mềm mới. Với hình thức này ngƣời dùng không phải tốn nhiều thời gian và chi phí đầu tƣ cho việc phát triển phần mềm theo mô hình truyền thống. Tất cả đã có sẵn
trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, ngƣời dùng chỉ cần đăng ký với nhà cung cấp là có thể sử dụng đƣợc ngay mà không cần đòi hỏi về phần cứng, phần mềm đi kèm và cũng không cần cài đặt. Tác giả cho rằng, việc lập hồ sơ và lƣu trữ tài liệu số hóa nhằm vào mục tiêu cơ bản: Lƣu trữ - Xử lý - Khai thác. Việc ứng dụng mô hình phần mềm SaaS, không những cải thiện tỷ suất đầu tƣ, hệ số sử dụng các nguồn tài nguyên để giải quyết tình trạng chênh lệch và phát triển giữa các tổ chức có nhu cầu lƣu trữ TLĐT và chia sẻ, khai thác nó trƣớc xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế.
Nhƣ vậy, mặc dù đã nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu của một số tác giả trong những năm gần đây, nhƣng nghiên cứu về giải pháp công nghệ điện toán đám mây chủ yếu thực hiện ở quy mô nhỏ (báo cáo hội thảo, Tạp chí,..) chƣa có nhiều nghiên cứu chuyên sâu về giải pháp này.
(5) Số hóa TLLT
Số hóa TLLT là một trong những vấn đề đã nhận đƣợc sự quan tâm của khá nhiều nhà nghiên cứu. Qua tìm hiểu, có 05/50 công trình đề cập đến giải pháp công nghệ này. Đó là các công trình của các tác giả nhƣ: Nguyễn Thị Thu Hoài (2011), Vũ Đình Phong (2013), Trịnh Quang Rung (2014), Nguyễn Đăng Long và Phạm Thị Hồng (2015), Nguyễn Thị Thúy Hoa (2015),…
- Trong đó tác giả Trịnh Quang Rung (2014) đã trình bày quy trình số hóa hiện đang đƣợc thực hiện tại Kho lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng: Một là, chuẩn bị tài liệu gồm: Nhận tài liệu; kiểm tra từng tờ tài liệu trong hồ sơ; ghi biên bản giao nhận hồ sơ; bóc tách, làm phẳng tài liệu. Hai là: thực hiện số hóa gồm 5 bƣớc: (1) Khởi động thiết bị. (2) Thực hiện số hóa. (3) Tạo lập và đặt tên thƣ mục lƣu ảnh. (4) Đặt tên file ảnh và lƣu ảnh trong thƣ mục. (5) Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng ảnh, quét lại các ảnh chƣa đạt yêu cầu (nếu có). Ba là: Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ.
- Còn tác giả Nguyễn Đăng Long và Phạm Thị Hồng (2015) đã đề xuất quy trình số hóa tài liệu gồm 2 giai đoạn chính nhƣ sau: Giai đoạn chuẩn bị: giai đoạn này cũng tƣơng tự nhƣ giai đoạn 1 mà tác giả Trịnh Quang Rung đã trình bày. Giai đoạn số hóa gồm 3 bƣớc: Bƣớc 1: Quét ảnh tài liệu. Bƣớc 2: Quét, xử lý ảnh. Bƣớc 3: Ghép ảnh, khôi phục tài liệu gốc, bàn giao. Về cơ bản quy trình số hóa của tác giả Trịnh Quang Rung chi tiết hơn, cho thấy các công việc cụ thể trong từng giai đoạn.
- Tác giả Nguyễn Thị Thúy Hoa (2015) đã đề xuất ứng dụng giải pháp số hóa Kirtas, đây là hệ thống số hóa công suất cao, hiện đại. Hệ thống này có khả năng xử
lý một khối lƣợng sách lớn với các ký tự ngôn ngữ khác nhau mà vẫn đảm bảo chất lƣợng hình ảnh đẹp và an toàn, không hƣ hại tài liệu gốc, năng suất cao.
(6) Công nghệ lập bản sao bảo hiểm
Công nghệ lập bản sao bảo hiểm là một giải pháp đƣợc các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia và Trung tâm Lƣu trữ bảo hiểm TLLT quốc gia áp dụng phổ biến. Có 03/50 công trình NCKH đi trƣớc đã nghiên cứu về giải pháp công nghệ này, gồm có tác giả Nguyễn Thị Tâm (2003), Nguyễn Thị Phƣơng Mai (2011), Phạm Thu Hƣơng (2013),…
- Theo tác giả Nguyễn Thị Phƣơng Mai (2011): Công nghệ lập bản sao bảo hiểm TLLT gồm các phƣơng pháp sau:
“Giải pháp chụp microfilm truyền thống: Đây là phương pháp lập bản sao tài liệu sử dụng máy chụp microfilm để tạo ra ảnh âm bản của tài liệu trực tiếp trên phim, từ phim âm bản nhân sao sang phim dương bản để phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Giải pháp công nghệ đầu ra của máy tính, gọi tắt là công nghệ COM: Đây là phương pháp lập bản sao tài liệu bằng cách dùng các thiết bị CNTT để chuyển đổi tài liệu từ dạng nguyên bản sang dạng ảnh kỹ thuật số và sử dụng thiết bị chuyển dữ liệu số dạng ảnh sang phim.
Giải pháp lưỡng hệ kết hợp công nghệ chụp microfilm và công nghệ số hóa: Đây là giải pháp sử dụng máy chụp lưỡng hệ để có thể đồng thời nhận được cả bản sao tài liệu trên phim và cả bản sao tài liệu dạng số” (tr.71).
Giải pháp thứ nhất vẫn là giải pháp đƣợc nhiều cơ quan lƣu trữ áp dụng nhất. - Theo tác giả Nguyễn Thị Tâm (2003): Bên cạnh các giải pháp truyền thống khác thì chụp microfilm là một trong những biện pháp để bảo hiểm tài liệu giấy tại các TTLTQG đem lại hiệu quả cao.
Tóm lại, ngoài 6 giải pháp công nghệ mà tôi đã khái quát qua các công trình NCKH ở trên, các tác giả đi trƣớc còn nghiên cứu, đề cập đến một số giải pháp công nghệ khác nhƣ: ứng dụng CD Rom trong lƣu trữ TLĐT; ứng dụng dịch vụ máy chủ lƣu trữ Netapp; ứng dụng chữ ký điện tử; kết hợp giữa các thiết bị phần cứng, các phần mềm và hệ thống mạng để xây dựng kho lƣu trữ điện tử…Tuy nhiên các giải pháp này chƣa có nhiều công trình NCKH đề cập, cũng nhƣ do giới hạn về thời gian, khả năng không cho phép nên tôi không thể trình bày tất cả.
Chúng ta thấy rằng, nhờ những thành tựu của ngành CNTT mà các giải pháp công nghệ ngày càng đa dạng và hiện đại hơn, thông minh hơn hƣớng tới thuận tiện cho ngƣời sử dụng. Trong nhiều công trình NCKH, các tác giả không chỉ áp dụng
một giải pháp công nghệ, mà có thể kết hợp nhiều giải pháp với nhau để tạo nên