CHƢƠNG 1 : KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
2.3. Những nghiên cứu về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lƣu trữ
Nếu nhƣ nền hành chính của Việt Nam không ứng dụng CNTT, không có sự cải tiến, đổi mới, vẫn “trung thành” với việc tổ chức quản lý và các hoạt động nghiệp vụ truyền thống thì chắc hẳn nƣớc ta vẫn mãi là nƣớc “đi sau”, lạc hậu, mục tiêu thực hiện công nghiệp hóa – hiện đại hóa là điều quá khó khăn. Không phải ngẫu nhiên mà vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ lại nhận đƣợc nhiều sự quan tâm nghiên cứu của các nhà khoa học, đặc biệt là trong thời gian gần đây. Có thể nói rằng vấn đề này có tầm quan trọng rất lớn đối với ngành lƣu trữ. Qua tìm hiểu, có 03/50 công trình nghiên cứu đề cập đến tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ; trong đó, 02 công trình chƣa đề cập rõ. Còn 47 công trình khác không đề cập đến vấn đề này.
- Tác giả Trần Thị Dung (năm 2010) đã trình bày sự cần thiết phải ứng dụng CNTT vào công tác lƣu trữ nói chung, trong quản lý và tra tìm TLLT tại Tổng công ty Bƣu chính Việt Nam nói riêng. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và khả năng ứng dụng CNTT trong mọi hoạt động kinh tế - xã hội, Đảng và Nhà nƣớc ta đã có nhiều chính sách nhằm phát triển CNTT và ứng dụng CNTT. Sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nƣớc tạo điều kiện cho việc phát triển nhanh ngành kinh tế thông tin của nƣớc ta và là bƣớc khởi đầu quan trọng để tiến tới xây dựng mô hình chính phủ điện tử. Đứng trƣớc nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, yêu cầu về tự động hóa, giảm thiểu sức lao động trong công tác văn thƣ – lƣu trữ càng trở nên bức xúc và ứng dụng CNTT vào công tác này là một sự đòi hỏi tất yếu. Xã hội ngày càng phát triển, CNTT trong những năm qua phát triển mạnh mẽ do đó việc ứng dụng CNTT vào công tác lƣu trữ đặt ra những đòi hỏi mới. Tác giả Trần Thị Dung cũng trình bày sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong việc quản lý, tra tìm tài liệu tại Tổng công ty Bƣu chính Việt Nam. Hiện nay công tác lƣu trữ của Tổng Công ty Bƣu chính Việt Nam đang đƣợc tiến hành một cách thủ công, việc quản lý và tra tìm tài liệu đang còn gặp nhiều hạn chế, cần đƣợc cải thiện hơn. Trong khi đó, khối lƣợng tài liệu của Tổng công ty ngày một hình thành nhiều, nhu cầu tra cứu tăng. Ứng dụng CNTT vào công tác lƣu trữ là một giải pháp hữu hiệu giải quyết các vấn đề còn tồn tại của Tổng công ty. Ứng dụng CNTT vào quản lý, tra tìm TLLT đó chính là việc thay thế cách quản lý, thống kê, tra tìm tài liệu theo phƣơng pháp thủ công, giúp cho công tác quản lý, tra tìm tài liệu đƣợc chặt chẽ, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Tác giả Trần Thị Dung đã phân tích cụ thể từ vấn đề ứng dụng CNTT trong lƣu trữ nói chung đến vấn đề ứng dụng CNTT trong quản lý tra tìm TLLT, đây là yêu cầu cấp thiết không
chỉ riêng đối với Tổng công ty Bƣu chính Việt Nam, mà là đối với nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay.
- Ngoài tác giả Trần Thị Dung, một số tác giả khác cũng đề cập đến tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, nhƣng không trình bày theo góc độ chung, khái quát mà chỉ tập trung ở một khía cạnh cụ thể nhƣ: tầm quan trọng (ý nghĩa) của việc tạo lập, xây dựng CSDL TLLT; số hóa TLLT…Ví dụ:
Tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014) đã trình bày: Tạo lập và xây dựng CSDL là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ phát triển, khi mà quy mô về thông tin, tài liệu ngày càng nhiều, nhu cầu của ngƣời dùng ngày một cao. CSDL TLLT sẽ giúp cơ quan, tổ chức quản lý đƣợc TLLT của mình một cách đầy đủ và chính xác, giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp. CSDL TLLT giúp tiết kiệm đƣợc thời gian làm việc của cả ngƣời khai thác và ngƣời phục vụ khai thác, tăng năng suất lao động đặc biệt đối với các cơ quan, tổ chức về nhân sự còn hạn chế. Nó giúp chúng ta chia sẻ thông tin cho nhiều ngƣời sử dụng. Xây dựng CSDL TLLT còn giúp TLLT đƣợc bảo vệ tốt hơn.
Còn tác giả Trịnh Quang Rung (năm 2014) đã đề cập đến sự cần thiết số hóa TLLT tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng: Tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận của quan trọng trong toàn bộ TLLT Quốc gia. Số hóa TLLT kết hợp với việc bảo hiểm TLLT bằng microfilm là biện pháp, định hƣớng chiến lƣợc lâu dài của Cục VT<NN. Cho đến nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức Đảng chƣa thực hiện đƣợc việc tin học hóa lƣu trình xử lý văn bản theo đúng yêu cầu. Mặc dù số lƣợng tài liệu số ngày càng tăng song tài liệu giấy và các hồ sơ giấy truyền thống vẫn đƣợc xem là tài liệu chính thức, tài liệu số vẫn chỉ là bổ trợ tham khảo. Tình hình này ảnh hƣởng tới hiệu quả của việc ứng dụng CNTT, ảnh hƣởng tới số lƣợng và chất lƣợng nguồn tài liệu số sẽ nộp lƣu vào cơ quan lƣu trữ Đảng, do đó số hóa TLLT là một biện pháp hết sức cần thiết (tr.40).
Thuật ngữ của tác giả Lại Thị Kim Thoa và Trịnh Quang Rung đã cho chúng ta thấy vai trò của CNTT trong từng lĩnh vực cụ thể của công tác lƣu trữ. Việc ứng dụng CNTT trong các lĩnh vực lƣu trữ có những đặc điểm và ý nghĩa khác nhau nhất định, tuy nhiên chúng cùng hƣớng đến mục đích chung đó là tự động hóa, hiện đại hóa các hoạt động lƣu trữ ở nƣớc ta.