ĐỀ CƯƠNG ôn tập văn THƯ

MỤC LỤC Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 I Khái niệm, nội dung công tác văn thư 4 1 Khái niệm Công tác văn thư 4 2 Nội dung công tác văn thư 4 a Soạn thảo, kí ban hành văn bản 4 b Quản lý văn bản 4 c Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 4 d Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật 4 II Vị trí, ý nghĩa 5 1 Vị trí 5 2 Ý nghĩa 5 III Yêu cầu của công tác văn thư (giáo trình “Văn thư” trang 14) 5 1 Nhanh chóng 5 2 Chính xác 5 3 Bí mật 5 4 Hiện đại 5 IV Trách nhi.

MỤC LỤC Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I Khái niệm, nội dung công tác văn thư: Khái niệm Công tác văn thư: .4 Nội dung công tác văn thư: .4 a Soạn thảo, kí ban hành văn bản: b Quản lý văn bản: c Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan: d Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật: II Vị trí, ý nghĩa: Vị trí: Ý nghĩa: .5 III Yêu cầu công tác văn thư: (giáo trình “Văn thư” trang 14) Nhanh chóng: Chính xác: Bí mật: .5 Hiện đại: IV Trách nhiệm thực CTVT: Thủ trưởng – người kí định ban hành văn bản: .5 Chánh văn phịng/Trưởng phịng hành chính: Trưởng đơn vị: Cán chuyên môn: Văn thư: .6 Chương 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ .8 I Soạn thảo ban hành văn bản: .8 Nguyên tắc soạn thảo: .8 Quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Quy trình soạn thảo văn bản: .8 II Quản lý văn bản: Nguyên tắc quản lý văn bản: .9 Quy trình quản lý văn bản: a Văn đi:  Cấp số, thời gian ban hành văn bản:  Đăng kí văn đi: 10  Nhân bản, đóng dấu quan dấu độ mật khẩn (đối với văn giấy); kí số: 10  Làm thủ tục phát hành theo dõi chuyển phát văn 11  Lưu văn 11 b Văn đến: 12  Tiếp nhận văn 12  Đăng kí văn bản: .13  Trình, chuyển giao văn bản: 13  Theo dõi việc giải văn bản: 14 III Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, TL vào lưu trữ quan: 14 Lập hồ sơ: 14 a Khái niệm: 14 b Trách nhiệm lập hồ sơ: 14 c Quy trình lập hồ sơ: 14 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: .15 a Thời hạn giao nộp hồ sơ TL: .15 b Thành phần hồ sơ, tìa liệu nộp lưu: 15 c Thủ tục: 15 IV Quản lý sử dụng dấu: 15 Các loại dấu: 15 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu: .15 Bảo quản dấu: (Giáo trình) .16 Thời hạn sử dụng dấu: (Giáo trình) 16 Kiểm tra xử lý vi phạm quản lý dấu: (Giáo trình) .16 Chương 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TL LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ 17 I TL lưu trữ: 17 Khái niệm TLLT: .17 Vai trò TLLT: 17 a Phục vụ cho hoạt động quản lý: 17 b Phục vụ cho hoạt động chuyên môn: 17 c Phục vụ cho NCKH: 17 d Phục vụ cho việc biên soạn lịch sử quan, tổ chức: 18 e Phục vụ công tác giáo dục truyền thống: 18 II Phông lưu trữ: 18 Phông lưu trữ quan, tổ chức: 18 Điều kiện thành lập phông lưu trữ: 18 III Công tác lưu trữ: 19 Khái niệm, tính chất CTLT: 19 Nội dung CTLT: 19 a Hoạt động quản lý: 19  Hoạt động quản lý Nhà nước: 19  Quản lý CTLT quan, tổ chức: 19 b Hoạt động nghiệp vụ: 19 IV Trách nhiệm tổ chức thực CTLT quan, tổ chức: 20 Trách nhiệm Thủ trưởng quan: 20 Trách nhiệm Chánh văn phòng(TP Hành chính): 20 Trưởng đơn vị, phận: 20 Cán lưu trữ: 20 Chương 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 21 I Thu thập TL vào lưu trữ: 21 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa thu thập TLLT: 21 a Khái niệm: 21 b Mục đích, ý nghĩa: .21 Nguồn thành phần TL cần thu thập vào lưu trữ quan, tổ chức: .21 a Nguồn TL cần thu thập: .21 b Thành phần TL cần thu thập: .21 II Tổ chức khoa học TL: 21 Phân loại TL Phông Lưu trữ quan, tổ chức: 21 a Khái niệm, mục đích Phân loại TL Phơng Lưu trữ quan, tổ chức: 21  Khái niệm: 21  Mục đích: 21 b Những công việc chủ yếu để phân loại TL Phông Lưu trữ quan, tổ chức: 22  Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành Phơng Lịch sử Phơng: 22  Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: 22  Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị TL: 24  Lập kế hoạch chỉnh lý: .25 Xác định giá trị TL lưu trữ: .25 a Khái niệm, mục đích, ỹ ngĩa: .25 b Tiêu chuẩn XĐGTTL: 25 Thống kê xác định công cụ tra cứu tài liệu 25 a Thống kê tài liệu lưu trữ 25 b Khái niệm, mục đích, ý nghĩa u cầu cơng cụ tra tìm TLLT 26 III Bảo quản TLLT: .27 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa: 27 Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản TLLT 27 IV Tổ chức khai thác sử dụng TLLT: 27 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa: 27 Các hình thức tổ chức KTSDTLLT phổ biến: 27 b Cung cấp thông tin TLLT qua mạng nội bộ: 28 c Cung cấp TLLT, cấp chứng thực LT .28 c Triển lãm, trưng bày TLLT 28 f Xác định việc flim, ảnh chuyên đề 28 g Cho mượn TLLT 28 Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm, nội dung công tác văn thư: 1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư: Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, kí ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư 1.1.2.Nội dung cơng tác văn thư: a Soạn thảo, kí ban hành văn bản: - Cán chun mơn có trách nhiệm soạn thảo văn -Duyệt nội dung văn bản: trưởng đơn vị duyệt - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: chánh văn phịng, trưởng phịng hành người giao trách nhiệm - Ký ban hành văn bản: thủ trưởng quan người có thẩm quyền b Quản lý văn bản: (điều 14, 20 NĐ 30/2020/NĐ-CP) - Văn + Cấp số, thời gian ban hành văn + Đăng kí văn + Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, khẩn (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (văn điện tử) + Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn (bản gốc – văn thư, – nơi ban hành) - Văn đến + Tiếp nhận văn đến + Đăng kí văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến c Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan: - Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu nằm Điều Luật Lưu trữ - Theo Điều Luật Lưu trữ: + Hồ sơ tập TL có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng có đặc điểm chung hình thành trình theo dõi giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân + Lập hồ sơ tập hợp tập hợp, xếp văn TL hình thành trình theo dõi giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Nộp lưu hồ sơ TL vào lưu trữ quan quy định Điều 11, 12 Luật Lưu trữ d Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật: - Thủ trưởng quan có trách nhiệm quản lý dấu vào văn quy phạm pháp luật hành văn hướng dẫn quản lý sử dụng dấu để quan, tổ chức quản lý dấu theo quy định - Văn thư quan có nhiệm vụ giúp thủ trưởng quan quản lý dấu - Việc quản lý dấu thiết bị lưu khóa bí mật quy định Điều 32, 33 NĐ 30/2020/NĐ-CP 1.2 Vị trí, ý nghĩa: 1.2.1 Vị trí: Giáo trình trang 15 1.2.2 Ý nghĩa: - Cung cấp đầy đủ nguồn thông tin văn để phục vụ hoạt động quản lý - Kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, doanh nghiệp - Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán cơng chức, viên chức - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin cho văn - Giữ gìn chứng hoạt động quan, tổ chức - Tạp tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ 1.3 Yêu cầu công tác văn thư: (giáo trình “Văn thư” trang 14) a Nhanh chóng: b Chính xác: - Nội dung - Thể thức - Khâu kỹ thuật nghiệp vụ c Bí mật: - Người soạn thảo không tiết lộ nội dung cho người không liên quan biết - Việc soạn thảo phải đảm bảo quy định bảo vệ bí mật quy định tại: + Luật bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2018 + NĐ 36/2020/NĐ-CP + Thông tư 24/2020/TT-BCA - Đảm bảo giữ bí mật từ khâu bố trí nhân làm công tác VTLT phải đáp ứng tiêu chuẩn thông tư 13,14/2014/TT-BNV - Đảm bảo bí mật bố trí phòng làm việc cán văn thư d Hiện đại: 1.4 Trách nhiệm thực CTVT: 1.4.1 Thủ trưởng – người kí định ban hành văn bản: - Nhiệm vụ chung - Nhiệm vụ cụ thể: + Ký ban hành văn + Chỉ đạo soạn thảo văn + Chỉ đạo giải văn + Chỉ đạo việc lập hồ sơ + Quản lý dấu 1.4.2 Chánh văn phịng/Trưởng phịng hành chính: - Ban hành quy chế việc thực công tác văn thư - Tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan quản lý công tác văn thư, kiểm tra đạo việc thực công tác văn thư đơn vị trực thuộc - Kiểm tra thể thức văn - Chỉ đạo với soạn thảo văn thuộc phạm vi đơn vị; việc giải văn đến (nếu phân công) - Chỉ đạo kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị quan đơn vị trực thuộc - Trường hợp văn thư vắng mặt bàn giao cho Chánh văn phòng 1.4.3 Trưởng đơn vị: - Chỉ đạo soạn thảo văn thuộc phạm vi đơn vị - Kiểm tra nội dung văn đơn vị trước phát hành - Căn ý kiến thủ trưởng quan giải nội dung văn đến - Chỉ đạo việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ đơn vị vào lưu trữ theo quy định 1.4.4 Cán chuyên môn: - Soạn thảo văn - Giải văn đến theo đạo trưởng quan – đơn vị - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ - Giữ gìn bí mật thơng tin văn TL 1.4.5 Văn thư: - Tham mưu cho thủ trưởng quan Chánh văn phòng thực cơng tác văn thư - Thực quy trình nghiệp vụ quản lý văn đi: + Cấp số, thời gian bna hành văn + Đăng kí văn + Nhân bản, đóng dấu + Làm thủ tục phát hành + theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn - Đối với văn đến: + Tiếp nhận văn + Đăng kí văn + Trình, chuyển giao văn + Theo dõi việc giải văn - Đối với lập hồ sơ: + Hướng dẫn cán bố chuyên môn phương pháp lập hồ sơ + Lập hồ sơ cơng việc phụ trách + Giúp thủ trưởng ban hành danh mục hồ sơ + Lập lưu văn + Phối hợp hướng dẫn đơn vị làm thủ tục giao nộp hồ sơ lưu trữ - Quản lý, sử dụng dấu: + Giúp thủ trưởng quan giữ dấu đóng dấu + Bảo quản dấu Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ 2.1 Soạn thảo ban hành văn bản: 2.1.1 Nguyên tắc soạn thảo: - Văn ban hành có tính mục đích, văn quan ban hành nhằm mục đích đề chủ trương, sách, chương trình, kế hoạch công tác giải vấn đề, việc cụ thể thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan  văn ban hành phải có tính mục đích rõ ràng Xác định rõ mục đích ban hành, mục tiêu giới hạn nó, phải trả lời câu hỏi ban hành để làm gì, giải vấn đề gì, giới hạn đến đâu Từ định hướng cho việc soạn thảo người soạn thảo, người tham gia góp ý kiến, người duyệt văn lấy chủ yếu để xem xét văn soạn thảo có đạt mục đích đề hay khơng - Văn ban hành phải có tính xác (nội dung + thể thức) - Văn cần trình bày rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn cho đối tượng đê cập đến văn hiểu nội dung văn đắn thống - Văn ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, nội dung văn không trái pháp luật, hiến pháp, quy định quan 2.1.2 Quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: - Tạo thuận lợi cho công tác quản lý, tạo thống nhất, tăng tính thẩm mỹ cho văn ban hành, đảm bảo giá trị pháp lý cho văn ban hành - Từ thẩm quyền ban hành văn đến quy định thể thức văn ban hành:  Văn QPPL  Luật ban hành văn QPPL  Văn hành  NĐ 30  Văn Đảng  36-HD/TW  Văn trao đổi quốc tế  thông lệ quốc tế  Văn chuyên ngành  Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành 2.1.3 Quy trình soạn thảo văn bản: a Văn Quy phạm pháp luật Luật ban hành văn QPPL (2015) b Văn hành chính: - Soạn thảo văn bản: vào tính chất nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đơn vị/cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật khẩn văn bản; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn Trường hợp cần thiết đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thiện thảo; trình duyệt thảo kèm theo TL có liên quan - Duyệt, sửa chữa, bổ sung: thảo văn phải người có thẩm quyền duyệt văn bản, Trưởng đơn vị có nhiệm vụ duyệt, sửa chữa, bổ sung thảo Trường hợp thấy cần bổ sung, sửa chữa bẩn thảo phê duyệt phải trình người duyệt xem lại định - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trưởng đơn vị/ cá nhân chủ trì soạn thảo văn chịu trách nhiệm nội dung ký nháy vào cuối nội dung văn Chánh văn phịng/Trưởng phịng hành chính/người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức phải kiểm tra, chịu trách nhiệm thể thức văn - Kí ban hành văn bản: người có thẩm quyền, có trách nhiệm kí ban hành văn bản; văn thủ trưởng quan  kí đích danh; Phó thủ trưởng  kí thay (KT); cấp cấp  thừa lệnh (TL); người ủy quyền  kí ủy quyền (UQ) 2.2 Quản lý văn bản: 2.2.1 Nguyên tắc quản lý văn bản: - Nhanh chóng, kịp thời - Chính xác - An tồn, bí mật - Đảm bảo quy trình - Tập trung 2.2.2 Quy trình quản lý văn bản: a Văn đi:  Cấp số, thời gian ban hành văn bản:  Kiểm tra nội dung, thể thức: - Tất văn trước phát hành văn có sai sót phải trình bày người có thẩm quyền xem xét giải Làm tốt khâu nghiệp vụ giúp đảm bảo tính hợp pháp, chân thực, tính thẩm mỹ, thống thảo Đồng thời tạo thuận lợi việc thực bước (cấp số ngày tháng, đăng kí, ) - Kiểm tra nội dung: Các thành phần thể thức (font chữ, size chữ, kiểu chữ, lề, cách trình bày) - Căn kiểm tra: Căn văn hành quy định thể thức văn (văn hành  NĐ 30)  Cấp số ban hành văn bản: - Tất văn tập trung văn thư để lấy số theo hệ thống chung văn thư quản lý thống trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số kí hiệu cho văn đảm bảo quản lý thống nhất, tạo điều kiện cho trích dẫn, thống kê, tra cứu văn - Là yêu cầu bắt buộc tất văn - Nhìn vào số văn ta biết văn hành chính, văn QPPL hay văn Đảng - Điều 15 NĐ 30  Thời gian ban hành: - Văn ban hành phải ghi ngày/tháng/năm, ngày tháng nhỏ 10 phải thêm chữ số vào trước - Ngày/tháng/năm Quốc hội, UB Thường vụ Quốc hội, HĐND ban hành ngày/tháng/năm văn thơng qua - Ngày/tháng/năm văn QPPL khác văn hành ngày/tháng/năm văn kí ban hành  Đăng kí văn đi: - Đăng kí văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn vào sở liệu phần mềm máy vi tính sổ đăng kí nhằm phục vụ quản lý tra cứu theo dõi thuận tiện - u cầu:  Nhanh chóng, xác  Khơng dùng bút chì, bút đỏ để đăng kí - Mẫu sổ đăng kí: theo Phụ lục IV NĐ 30 - Việc đăng kí văn mật thực đăng kí vào sổ riêng theo mẫu quy định thơng tư 24/2020/TT-BCA  Nhân bản, đóng dấu quan dấu độ mật khẩn (đối với văn giấy); kí số:  Nhân bản: - Căn vào “nơi nhận” để nhân số lượng quy định Khi nhân phải đảm bảo tính bí mật, xác  Đóng dấu văn bản: Đóng dấu quan (dấu pháp nhân): - Con dấu thành phần thể thức đảm bảo văn có tính pháp lý chân thực - Các văn sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức, công dân Dấu chữ kí Dấu treo Dấu giáp lai - Con dấu quan đóng vào văn bản, giấy tờ có chữ kí hợp lệ người có thẩm quyền - Tuyệt đối khơng đóng dấu khống - Phải đóng ngắn, rõ ràng, chiều, trùm khoảng 1/3 chữ kí phía trái - Văn thư quan người trực tiếp giữ đóng dấu ên văn giấy tờ; khơng nhờ người khác đóng hộ Khi đóng dấu phải kiểm tra độ xác thực chữ kí - Dấu đóng phần trùm bên trái văn Phụ lục kèm theo - Được đóng lên phần tên quan ban hành văn văn dạng dự thảo nhằm khẳng định văn quan ban hành - Không khẳng định giá trị pháp lý văn mà nhằm khẳng định tờ đóng dấu phận văn - Được đóng khoảng mép phải văn Phụ lục văn - Trùm lên phần tờ giấy Mỗi dấu đóng tối đa khơng q tờ văn Đóng dấu khác: - Trường hợp số văn có kèm theo dấu mức độ mật khẩn dấu đóng vào khoảng trống số kí hiệu văn - Việc đóng dấu mật khẩn quy định thơng tư 24/2020/TT-BCA  Kí số: II Quản lý sử dụng dấu: Các loại dấu: - Dấu quan (Dấu pháp nhân): – Điều 7, NĐ 99/2016/NĐ-CP  Cơ quan sử dụng dấu có quốc huy (CT nước, CT QHội, Thủ tướng, UBND, Bộ, )  Cơ quan khơng sử dụng dấu có quốc huy - Dấu khác  Mật  Khẩn  Chức danh Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu: Giáo trình 179 – 205 Bảo quản dấu: (Giáo trình) Thời hạn sử dụng dấu: (Giáo trình) Kiểm tra xử lý vi phạm quản lý dấu: (Giáo trình) Chương 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TL LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ I TL lưu trữ: Khái niệm TLLT: - (Khoản Điều Luật Lưu trữ) Là TL có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, NCKH, lịch sử lựa chọn để lưu trữ - Bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc thay hợp pháp Vai trò TLLT: a Phục vụ cho hoạt động quản lý: - TLLT nguồn thông tin thiếu hoạt động quản lý Hàng ngày cán nhân viên quan thường xuyên phải khai thác sử dụng thơng tin q khứ để quy hoạch chương trình ngắn hạn, dài hạn, ban hành quy chế, quy định Các định quản lý tổ chức, nhân sự, tài chính, giúp nhà quản lý rút học kinh nghiệm để triển khai chương trình đề đồng thời chứng, chứng giúp cho việc tra, kiểm tra, đánh giá kết xử lý vi phạm trình hoạt động - TLLT có chứng chân thực, độ xác cao để quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ phù hợp đắn q trình giải cơng việc từ đánh giá hoạt động quan, tổ chức Có vai trị quan trọng bậc việc xem xét hành vi trình thực nhiệm vụ quản lý quan Là sở quan trọng để giải tranh chấp quan, tổ chức, cá nhân quan hệ pháp lý quản lý điều hành quan, tổ chức - Trên thực tế, hoạt động quản lý điều hành nhà quản lý cần phải cung cấp nhiều thơng tin nguồn thơng tin từ TLLT nguồn thơng tin chủ yếu có độ tin cậy cao Đây sở pháp lý để quan hoạt động theo chủ trương phát triển kinh tế Đảng Nhà nước Mặt khác TLLT kho kinh nghiệm quý giá tổ chức quản lý điều hành quan, tổ chức từ thành công, thất bại ghi chép lại kinh nghiệm quý giá cho hoạt động quản lý điều hành sau b Phục vụ cho hoạt động chun mơn: - Với ý nghĩa vai trị to lớn mình, đặc biệt tiềm thơng tin khứ thông tin dự báo TLLT, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần đảm bảo cho thực thi nhiệm vụ cán nhân viên quan thơng suốt q trình thực nhiệm vụ tất lĩnh vực cán nhân viên phải gắn liền với văn Có nghĩa gắn liền với tổ chức văn nói riêng TLLT nói chung trình xây dựng quy hoạch kế hoạch thiết phải nghiên cứu thực trạng vấn đề giai đoạn trước để rút kinh nghiệm, tìm ngun nhân làm cho công việc thành công hay không Từ đưa nhiệm vụ, kế hoạch sát với tình hình thực tế c Phục vụ cho NCKH: - Trong NCKH có tính kế thừa phát huy kết nghiên cứu người trước nội dung quan trọng Các quan tiến hành nghiên cứu vấn đề cụ thể phải tiến hành tìm hiểu tình hình kết nghiên cứu người trước có liên quan đến nội dung nghiên cứu Chính vậy, cơng trình nghiên cứu tự nhiên xã hội có giá trị lý luận thực tiễn Sau ứng dụng vào thực tiễn lưu trữ rở thành nguồn TL quan trọng cho cơng trình nghiên cứu Đồng thời thông tin TLLT sở cho phát minh, sáng chế để tổng kết quy luật vận động tự nhiên xã hội d Phục vụ cho việc biên soạn lịch sử quan, tổ chức: - TLLT có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ thấp tổng số TLLT hình thành chứng tích lịch sử bảo quản vĩnh viễn lưu trữ - TLLT nguồn sử liệu đặc biệt quan trọng việc nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử ngành nói chung lịch sử quan, tổ chức nói riêng TLLT mang dấu ấn thời kỳ mà chúng hình thành Nó phản ánh sinh động, chân thực làm sáng tỏ nhiều vấn đề trình tồn phát triển quan, tổ chức qua thời kỳ lịch sử - TLLT hình thành quan liên quan đến sách Đảng Nhà nước, chứa đựng thơng tin có độ tin cậy cao nguồn sử liệu quý chân thực phục vụ cho nghiên cứu e Phục vụ công tác giáo dục truyền thống: - Trong công tác giáo dục truyền thống, TLLT góp phát huy tích cực Xét phạm vi rộng, giáo dục cho nhân dân truyền thống anh hùng cách mạng dựng nước giữ nước dân tộc - Giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng nhân dân ta đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự - Trong phạm vi quan, tổ chức, TLLT ghi lại lịch sử hình thành, phát triển qua thời kì Qua làm cán bộ, chiến sĩ tự hào truyền thống Vì quan thường thành lập phịng truyền thống để tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT thành lập quan II Phông lưu trữ: Phông lưu trữ quan, tổ chức: - Khoản Điều Luật Lưu trữ, Phông Lưu trữ tất TLLT hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân - VD: Phông Lưu trữ trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Đối với việc xác định tên phông: Tên phông tên quan, tổ chức trình hoạt động hinh thành nên khối TL định Đối với quan ngừng hoạt động tên phơng tên gọi thức cuối quan Điều kiện thành lập phông lưu trữ: - Cơ quan, tổ chức phải có tư cách pháp nhân gồm:  Cơ quan, tổ chức phải thành lập văn pháp quy quan cấp có thẩm quyền – điều kiện quan trọng khẳng định tính pháp lý  Cơ quan, tổ chức quyền mở tài khoản giao dịch kho bạc nhà nước  Có biên chế riêng  Có văn thư dấu riêng - TL hình thành trình hình thành phát triển quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh tương đối hoàn chỉnh trình hình thành phát triển quan, tổ chức - TL quan, tổ chức phải có giá trị cần bổ sung vào phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam III Công tác lưu trữ: Khái niệm, tính chất CTLT: - CTLT lĩnh vực Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, TL bảo quản, tổ chức khai thascc sử dụng TLLT nhằm phục vụ cho cơng tác quản lý, NCKH nhu cầu đáng công dân - Hoạt động lưu trữ: hoạt động thu thập, chỉnh lí, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, sử dụng TLLT - Tính chất CTLT: - giáo trình – Nội dung CTLT: a Hoạt động quản lý:  Hoạt động quản lý Nhà nước: - Xây dựng đạo thực quy hoạch kế hoạch Lưu trữ - Xây dựng ban hành tổ chức thực văn QPPL Lưu trữ - Quản lý thống TLLT quốc gia - Quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ Lưu trữ - Đào tạo bồi dưỡng công chức, viên chức Lưu trữ - Quản lý công tác thi đua khen thưởng hoạt động Lưu trữ quan, tổ chức - Thanh tra, kiểm tra giải khiếu nại, tố cáo xử lý VPPL Lưu trữ - Tổ chức, đạo NCKH, ứng dụng khoa học – công nghệ CTLT - Hợp tác quốc tế Lưu trữ -  Quản lý CTLT quan, tổ chức: Xây dựng ban hành tổ chức thực văn CTLT Hướng dẫn kiểm tra việc thực văn CTLT Đào tạo bồi dưỡng cán Lưu trữ Báo cáo thống kê CTVTLT quan, tổ chức Tổ chức công tác thi đua khen thưởng công tác thi đua - Tổ chức đạo NCKH ứng dụng khoa học – công nghệ CTVTLT quan, tổ chức b - Hoạt động nghiệp vụ: Thu thập , bổ sung; phân loại TL Xác định giá trị TL Chỉnh lý TL Thống kê TLLT Xây dựng cơng cụ tra tìm TLLT Bảo quản TLLT Tổ chức khai thác sử dụng TLLT IV.Trách nhiệm tổ chức thực CTLT quan, tổ chức: Trách nhiệm Thủ trưởng quan: - Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi quyền hạn có trách nhiệm quản lý lưu trữ áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng TLLT Ban hành quy chế CTVT quan, tổ chức - Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm quản lý CTLT phạm vi quan đơn vị trực thuộc - Có thể giao Chánh văn phịng (TP Hành chính) tham mưu giúp việc để tổ chức, quản lý CTVTLT Trách nhiệm Chánh văn phịng(TP Hành chính): - Người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan đạo nghiệp vụ cấp đơn vị trực thuộc - Giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạn Trưởng đơn vị, phận: - Có trách nhiệm trước thủ trưởng quan đạo, đôn đốc việc lập hồ sơ thời gian giao nộp hồ sơ TL vào lưu trữ - Kiểm tra công chức viên chức phạm vi đơn vị thực tốt quy trình nghiệp vụ theo quy định hành Cán lưu trữ: - Mỗi quan, tổ chức phải có lưu trữ quan để quản lý hồ sơ, TL quan - Có nhiệm vụ:  Hướng dẫn cán công chức, viên chức quan lập hồ sơ TL để giao nộp vào lưu trữ quan  Thu thập hồ sơ TL đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan  Phân loại, chỉnh lí, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ TL  Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, TL  Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ TLLT  Lựa chọn hồ sơ TL thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (cơ quan thuộc nguồn nộp lưu) làm thủ tục tiêu hủy TL hết giá trị Chương 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ I a - Thu thập TL vào lưu trữ: Khái niệm, mục đích, ý nghĩa thu thập TLLT: Khái niệm: Theo Khoản 12 Điều Luật Lư trữ: “Thu thập TL trình xác định nguồn TL lựa chọn, giao nhận TL có giá trị để chuyển vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử” b Mục đích, ý nghĩa: - Để triển khai quy định pháp luật hành - Đưa vào kho giá trị lịch sử thực tiễn để bảo quản nhằm thực tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống phục vụ tốt nhu cầu nghiên cứu sử dụng độc giả - Việc thu thập bổ sung TLLT vào kho tốt làm hoàn chỉnh phong phú thêm thành phần Phông lưu trữ quan, tổ chức nói riêng Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung Nguồn thành phần TL cần thu thập vào lưu trữ quan, tổ chức: - Theo K4 Đ2 Luật Lưu trữ: “Lưu trữ tổ chức thực hoạt động lưu trữ TLLT quan, tổ chức” a Nguồn TL cần thu thập: - Các đơn vị phận thuộc cấu tổ chức quan (các đơn vị phận không đủ điều kiện thành lập Phông Lưu trữ độc lập) - Những đơn vị thực chức chủ yếu quan nguồn bổ sung TL vào lưu trữ quan - Để xác định nguồn thu thập bổ sung TL vào lưu trữ quan, tổ chức cần xác định xác chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức đơn vị cấu thành thông qua văn quy định chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức b Thành phần TL cần thu thập: - Tồn TL có giá trị bảo quản năm hình thành trình hoạt động đơn vị, phận quan Cơng việc liên quan đến hồ sơ TL giải xong gốc, hợp pháp TL thể mặt vật liệu (giấy, điện tử, băng đĩa, CD, ghi âm, ) II Tổ chức khoa học TL: Phân loại TL Phông Lưu trữ quan, tổ chức: a Khái niệm, mục đích Phân loại TL Phông Lưu trữ quan, tổ chức:  Khái niệm: - Phông Lưu trữ quan tồn TLLT hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức lựa chọn, bảo quản kho Lưu trữ  Mục đích: - Phân loại dựa vào đặc trưng chung TL Phơng phân chia thành nhóm lớn, nhóm nhỏ, xếp logic nhóm hồ sơ nhằm phục vụ việc quản lý khai thác sử dụng TL thuận lợi, xác - Tạo điều kiện để tổ chức khoa học TL b Những công việc chủ yếu để phân loại TL Phông Lưu trữ quan, tổ chức:  Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành Phơng Lịch sử Phơng: - Lịch sử đơn vị hình thành Phơng: tóm tắt lịch sử tổ chức hoạt động đơn vị hình hành Phơng khối TL - Lịch sử Phơng: tóm tắt tình hình đặc điểm Phơng TL - Bản lịch sử đơn vị hình thành Phông Lịch sử Phông phải biên soạn đầy đủ, chi tiết tổ chức biên soạn chỉnh lý Lần biên soạn sau cần bổ sung thông tin thay đổi tổ chức hoạt động đơn vị hình thành Phơng khối TL đưa chỉnh lý - Mục đích biên soạn:  Là cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp  Căn cho việc biên soạn văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể chỉnh lý như: Hoạt động phân loại, lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị TL, phương án phân loại TL  Giúp người tham gia thực chỉnh lý nắm bắt cách khái quát lịch sử cảu đơn vị hình thành Phơng tình hình Phơng khối TL đưa chỉnh lý - TL biên soạn:  Các văn quy phạm pháp luật văn khác việc thành lập, chia cắt, sát nhập quy định cụ thể chức năng, quyền hạn, cấu tổ chức đơn vị hình thành Phơng đơn vị cấu thành  Các biên giao nhận TL: Mục lục, Hồ sơ TL nộp lưu, Sổ sách thống kê TL, Sổ đăng kí văn đến –  Báo cáo kết khảo sát TL; tư liệu có liên quan khác ngồi thu thập thêm số thông tin cần thiết từ cán quan, công chức viên chức quan - Bản lịch sử đơn vị hình thành Phơng biên soạn riêng sau gộp thành  Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn phân chia TL Phông khối Phông đưa TL chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án định phương pháp lập hồ sơ, dùng để người tham gia chỉnh lý thực phân loại TL lập hồ sơ hệ thống hóa hồ sơ tồn Phơng thống - Các phương án phân loại: Thời gian – Cơ cấu Áp dụng cho quan có cấu tổ chức rõ ràng không tổ chức ổn định; quan hoạt động thực tiễn Theo phương án TL Phông chia theo thời gian Sau thời gian chia TL theo cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức – Áp dụng cho quan có cấu tổ chức rõ ràng, ổn định; Thời gian quan ngừng hoạt động Theo phương án này, TL chia theo cấu tổ chức sau chia theo thời gian Thời gian – Mặt Áp dụng cho quan có cấu tổ chức khơng rõ ràng hoạt động thay đổi, quan hoạt động Theo phương án TL chia theo thời gian sau chia thời gian TL theo mặt hoạt động Mặt hoạt động – Áp dụng cho quan tổ chức có cấu tổ chức không Thời gian rõ ràng, thay đổi, quan ngừng hoạt động Theo phương án TL Phông trước hết chia theo mặt hoạt động sau chia theo thời gian  Việc lựa chọn phương án phân loại TL phải dựa sở lịch sử đơn vị hình thành Phơng, lịch sử Phông, thực tế khối TL đưa chỉnh lý - Hướng dẫn phân loại hồ sơ, TL:  Trường hợp TL lập hồ sơ: đối tượng phân loại hồ sơ Việc phân loại nhằm đưa hồ sơ nhóm theo đặc trưng khác (thời gian, cấu tổ chức, mặt hoạt động, ) tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại định giúp cho việc tra cứu sau xác o B1: Hướng dẫn phân chia toàn hồ sơ đợt chỉnh lý thành nhóm lớn (Mỗi nhóm tương ứng với hồ sơ hình thành nhiệm kì, năm, đơn vị tổ chức, mặt hoạt động, ) Việc phân chia hồ sơ bước thực dựa sở sử dụng đặc trưng thứ phương án phân loại để phân chia o B2: Hướng dẫn phân chia hồ sơ nhóm lớn thành thành nhóm vừa Ở bước sở phương án lựa chọn, đặc trưng thứ hai phương án này, sử dụng để phân loại hồ sơ o B3: Hướng dẫn phân chia hồ sơ nhóm vừa thành nhóm nhỏ, nhóm nhỏ tương ứng lĩnh vực hoạt động loại nhiệm vụ đơn vị tổ chức o B4: Sắp xếp hồ sơ phạm vi nhỏ theo thứ tự công việc giải năm VD: Phông lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian cấu tổ chức 2011 1.1 Phông quản lý đào tạo 1.1.1 Công tác tuyển sinh 1.1.1.1 Tuyển sinh đại học 1.1.1.2 Đại học liên thông 1.1.2 Công tác tổ chức hội thảo khoa học 1.1.2.1 Hội thảo công tác  Việc hướng dẫn phân loại nhiều hay bước phụ thuộc vào khối lượng, thành phần hình thành Phơng  Trường hợp chưa lập hồ sơ (TL rời lẻ, bó gói): Đối với trường hợp trước hết cần biên soạn nội dung, hướng dẫn khôi phục hồ sơ Sau phần Hướng dẫn khôi phục hồ sơ Hướng dẫn phân loại hồ sơ o Hướng dẫn khôi phục hồ sơ: giúp cho cán chỉnh lý có khôi phục hồ sơ chưa lập từ cán chun mơn đơn vị phịng ban Vì phần Hướng dẫn phải thể bước phân loại TL thành nhóm lớn – vừa – nhỏ Cuối nhóm nhỏ tương đương với hồ sơ khôi phục o Lưu ý: Đối với TL rời lẻ, bó gói chưa lập hồ sơ dù lựa chọn phương án phân loại bước khơng Hướng dẫn chia TL theo thời gian Bởi phân chia theo thời gian khó khơi phục hồ sơ TL liên quan đến nhiều năm B1: Hướng dẫn phân chia toàn TL đợt chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm tương ứng với TL hình thành hoạt động đơn vị tổ chức mặt hoạt động quan, tổ chức B2: Hướng dẫn phân chia TL nhóm vừa hình thành nhóm nhỏ tương ứng với chức năng, nhiệm vụ tổ chức B3: Hướng dẫn phân chia TL nhóm vừa thành nhóm nhỏ Mỗi nhóm tương ứng với công việc lĩnh vực hoạt động cụ thể quan, tổ chức B4: Phân chia TL nhóm theo đặc trưng thời gian Sau xong B3, thấy TL nhóm có nội dung phản ánh vấn đề việc lại có thời gian liên quan đến nhiều năm cần linh hoạt chọn mốc thời gian để phân chia TL nhằm đảm bảo TL nhóm nhỏ phản ánh đầy đủ trình theo dõi, giải vấn đề, việc thuộc chức năng, nhiệm vụ tổ chức  Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị TL: - Bản hướng dẫn xác định giá trị TL phải biên soạn chi tiết, cụ thể với Phông lưu trữ chỉnh lý lần đầu Lần sau cần sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối TL đưa chỉnh lý - Nội dung HDXĐGTTL gồm:  Bản kê (dự kiến) nhóm TL cần giữ lại bảo quản loại khỏi Phông  Phần Hướng dẫn cụ thể dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực việc xác định giá trị thời hạn bảo quản cho hồ sơ thống - Căn biên soạn:  Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn XĐGTTL  Các quy trình pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản TL  Bảng thời hạn bảo quản TL ngành quan, tổ chức (nếu có)  Bản HD thành phần hồ sơ TL thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sừ cấp  Bản danh mục hồ sơ tài liệu quan  Lịch sử đơn vị hình thành Phơng, lịch sử Phông  Bản hướng dẫn phân loại lập hồ sơ  Ngoài cần tham khảo ý kiến cán công chức, viên chức quan, đặc biệt cán chuyên môn  Lập kế hoạch chỉnh lý: - Kế hoạch chỉnh lý dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý - Khi chỉnh lý khối Phông khối TL với người tham gia phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể - Các văn hướng dẫn chỉnh lý kế hoạch chỉnh lý phải người có thẩm quyền phê duyệt hồn thiện trình thực cho phù hợp với tình hình thực tế - Việc chỉnh lý thực theo công văn 283/VTLTNN – NVTU ngày 19/05/2004 cục VTLT Nhà nước ban hành Hướng dẫn chỉnh lý TL hành Xác định giá trị TL lưu trữ: a Khái niệm, mục đích, ỹ ngĩa: - XĐGTTL việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị (K14, Đ2, Luật Lưu trữ 2011) - Mục đích, ý nghĩa:  Giúp cho việc quản lý TLLT chặt chẽ  Tạo điều kiện bổ sung TL có giá trị Phơng Lưu trữ, tối ưu hóa Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu khai thác, sử dụng TLLT  Góp phần giảm diện tích kho tàng bảo quản TL, khắc phục tình trạng tích đống TL quan  Việc XĐGTTL tốt khắc phục tình trạng tiêu hủy TL tùy tiện b Tiêu chuẩn XĐGTTL: - Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung tài liệu Tiêu chuẩn cắt giảm Tiêu chuẩn ý nghĩa quan tổ chức hình thành Phơng Tiêu chuẩn lặp lại thông tin Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành TL Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh chất lượng Phông tài liệu Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu  Ngoài XĐGTTL phải dựa vào thông tư 09/2011/TT-BNV quy định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu Thống kê xác định công cụ tra cứu tài liệu a Thống kê tài liệu lưu trữ - Là việc áp dụng phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình TL hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu, trình độ cán làm cơng tác lưu trữ, tình trạng khai thác sử dụng TLLT kho Lưu trữ quan Lưu trữ để phục vụ công tác quản lý - Mục đích, ý nghĩa:  Nắm tình hình chung số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý tài liệu, kho tàng, trang thiết bị bảo quản Tình hình khai thác sử dụng TL kho để để quan, tổ chức có kế hoạch bảo quản, tu bổ hợp lý thời gian tới  Giúp quan quản lý lưu trữ kho lưu trữ xây dựng kế hoạch cho công tác lưu trữ, thu thập bổ sung, XĐGTTL, chỉnh lý… sử dụng TLLT  Thống kê CTLT làm tốt giúp cho công tác quản lý kiểm tra, bảo quản tra tìm tài liệu nhanh chóng thuận lợi Số TL thống kê giúp cho quan quản lý CTLT quản lý kho lưu trữ lập kế hoạch bảo vệ TLLT sở thực tiễn phát tồn vướng mắc để giải khó khăn xây dựng ban hành văn nhằm hướng dẫn nghiệp vụ giúp quản lý CTLT TLLT chặt chẽ  Sử dụng kết thống kê để quan QLNN CTLT lập kế hoạch nhằm bảo quản TL phạm vi quan - Nội dung phương pháp thống kê: Đối tượng thống Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ CTLT, tổ chức lưu trữ, kê nhân làm CTLT, TLLT, thu thập loại hủy TL, tổ chức sử dụng TL, kho lưu trữ, trang thiết bị dùng CTLL Đơn vị thống kê Đối với phòng, kho, trung tâm Lưu trữ mà TL chỉnh lý đơn vị thống kê Phông Lưu trữ Trong Phông lưu trữ, đơn vị thống kê hồ sơ, đơn vị bảo quản Đối với Phông chưa chỉnh lý, đơn vị thống kê hộp, cặp, mét, giá TL Phương thống kê Đối với TL KH – KT, đối tượng thống kê hộp, cặp, cuộn, vẽ, quyển, Đối với TL nghe nhìn, đối tượng thống kê phim, cuộn phim Đối với TL điện tử, thống kê file, byte, bite Đối với TL quý phải thống kê đến TL cụ thể pháp Sổ nhập TL Sổ xuất TL Mục lục hồ sơ b Khái niệm, mục đích, ý nghĩa u cầu cơng cụ tra tìm TLLT - Là phương tiện ta tìm TL thơng tin TL Lưu trữ lịch sử Lưu trữ hành - Mục đích:  Tra tìm TLLT  Chỉ dẫn địa hồ sơ TL giúp người nghiên cứu TL tra tìm nhanh chóng, xác  Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng TL Lưu trữ - Cơng cụ tra tìm TL:  Mục lục hồ sơ  Các thẻ tra tìm TLLT  Sách dẫn Phơng dẫn kho Lưu trữ  Ứng dụng CNTT để tra tìm TLLT III Bảo quản TLLT: Khái niệm, mục đích, ý nghĩa: - Là sử dụng biện pháp KH – KT để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho TL nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu - Mục đích, ý nghĩa: Giáo trình - Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản TLLT Lựa chọn vật mang tin phương pháp ghi tin Phòng chống yếu tố phá hoại TLLT điều kiện tự nhiên Nâng cao nhận thức đảm bảo CSVC bảo quản TLLT IV.Tổ chức khai thác sử dụng TLLT: Khái niệm, mục đích, ý nghĩa: - Tổ chức khai thác sử dụng TLLT trình tổ chức khai thác thông tin TLLT phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải pháp nhiệm vụ hành quan, tổ chức, cá nhân - Mục đích, ý nghĩa:  Là mục tiêu cuối CTLT nhằm đưa TLLT phục vụ hoạt động quan, tổ chức nhu cầu đáng công dân  Nhằm biến thông tin khứ TLLT thành thông tư, tư liệu bổ ích phụ vụ yêu cầu nghiên cứu, xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, KH – KT nghiên cứu lịch sử Các hình thức tổ chức KTSDTLLT phổ biến: a Tổ chức sử dụng TLLT phòng đọc (phục vụ chỗ ) - Là hình thức chủ yếu áp dụng phổ biến tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ quan Ở lưu trữ quan, đối tượng phục vụ chủ yếu cán bộ, công chức quan Đối với lưu trữ lịch sử, đối tượng phục vụ rộng rãi gồm độc giả nước, nước quần chúng nhân dân - Hướng tới đối tượng có nhiều thời gian cần khai thác tài liệu theo chủ đề - Ưu điểm:  Được sử dụng nhiều tài liệu lúc  Được bổ sung kịp thời tài liệu trình nghiên cứu thấy phát sinh  Được tra cứu, tham khảo tư liệu bổ trợ  Được quan lưu trữ giải đáp thắc mắc, HD nguồn tư liệu nghiên cứu  Tổ chức tốt phòng đọc, lưu trữ có điều kiện bảo vệ an tồn TLLT tránh mát hư hỏng tài liệu  Phòng đọc tiếp xúc nhiều độc giả  trực tiếp thu nhận nhu cầu nghiên cứu độc giả ý kiến góp ý, đóng góp khác để cải thiện công tác phục vụ độc giả - Cơ quan cần thực số nội dung sau:  Bố trí phịng đọc quy mơ phịng đọc phụ thuộc vào quy mô kho lưu trữ đặc điểm tài liệu kho lưu trữ  Về đặc điểm: Đặt nơi yên tĩnh, thoáng mát đủ điều kiện ánh sáng thích hợp Phịng đọc phịng có trang thiết bị tốt  Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu, micro, flim… phịng đọc ohair có máy đọc TL Ngồi phải có TL nghiên cứu bổ trợ TL kinh điển văn kiện quan trọng Đảng Nhà nước; công báo; tạp chí; từ điển  Xác định nội dung: Hướng dẫn độc giả thực tốt quy định Nhà nước bảo quản TLLT, nội dung quy định cần làm rõ thủ tục bắt đầu độc giả đến KTSD TLLT phòng đọc, quy định bảo vệ an toàn bảo mật TLLT, quyền lợi nghĩa vụ độc giả  Phân công cán phụ trách phòng đọc lưu trữ quan, phòng đọc cán Lưu trữ kiêm nhiệm phụ trách Nắm vững thành phần, nội dung tài liệu kho Lưu trữ, giải đáp yêu cầu độc giả Sử dụng thành thạo thiết bị phịng đọc, cấp phát cho độc giả sao, trích TLLT b Cung cấp thông tin TLLT qua mạng nội bộ: Giáo trình c Cung cấp TLLT, cấp chứng thực LT Giáo trình c Triển lãm, trưng bày TLLT Giáo trình f Xác định việc flim, ảnh chuyên đề Giáo trình g Cho mượn TLLT Giáo trình ... NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm, nội dung công tác văn thư: 1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư: Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, kí ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập... công tác văn thư - Tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan quản lý công tác văn thư, kiểm tra đạo việc thực công tác văn thư đơn vị trực thuộc - Kiểm tra thể thức văn - Chỉ đạo với soạn thảo văn. .. trình bày) - Căn kiểm tra: Căn văn hành quy định thể thức văn (văn hành  NĐ 30)  Cấp số ban hành văn bản: - Tất văn tập trung văn thư để lấy số theo hệ thống chung văn thư quản lý thống trừ trường