1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa:
- Là sử dụng các biện pháp KH – KT để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho TL nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
- Mục đích, ý nghĩa:
Giáo trình
2. Các biện pháp kỹ thuật căn bản để bảo quản TLLT- Lựa chọn vật mang tin và phương pháp ghi tin. - Lựa chọn vật mang tin và phương pháp ghi tin.
- Phòng chống các yếu tố phá hoại TLLT do điều kiện tự nhiên. - Nâng cao nhận thức và đảm bảo CSVC bảo quản TLLT
IV.Tổ chức khai thác sử dụng TLLT:
1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa:
- Tổ chức khai thác sử dụng TLLT là quá trình tổ chức khai thác thông tin TLLT phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải pháp những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Mục đích, ý nghĩa:
Là mục tiêu cuối cùng của CTLT nhằm đưa TLLT phục vụ các hoạt động của cơ quan, tổ chức và nhu cầu chính đáng của công dân.
Nhằm biến các thông tin quá khứ trong TLLT thành thông tư, tư liệu bổ ích phụ vụ yêu cầu nghiên cứu, xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, KH – KT và nghiên cứu lịch sử
2. Các hình thức tổ chức KTSDTLLT phổ biến:
a. Tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc (phục vụ tại chỗ ).
- Là 1 trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong tài liệu lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. Ở lưu trữ cơ quan, đối tượng phục vụ chủ yếu là cán bộ, công chức của cơ quan. Đối với lưu trữ lịch sử, đối tượng phục vụ khá rộng rãi gồm độc giả trong nước, ngoài nước và quần chúng nhân dân. - Hướng tới đối tượng có nhiều thời gian cần khai thác tài liệu theo chủ đề. - Ưu điểm:
Được sử dụng nhiều tài liệu cùng lúc.
Được bổ sung kịp thời những tài liệu trong quá trình nghiên cứu thấy phát sinh.
Được tra cứu, tham khảo các tư liệu bổ trợ.
Được cơ quan lưu trữ giải đáp các thắc mắc, HD các nguồn tư liệu nghiên cứu.
Tổ chức tốt các phòng đọc, các lưu trữ có điều kiện bảo vệ an toàn TLLT tránh mất mát và hư hỏng tài liệu.
Phòng đọc là tiếp xúc nhiều độc giả trực tiếp thu nhận nhu cầu nghiên cứu của độc giả và ý kiến góp ý, đóng góp khác để cải thiện công tác phục vụ độc giả.
- Cơ quan cần thực hiện một số nội dung sau:
Bố trí phòng đọc trong đó quy mô phòng đọc phụ thuộc vào quy mô của kho lưu trữ và đặc điểm tài liệu của kho lưu trữ.
Về đặc điểm: Đặt ở nơi yên tĩnh, thoáng mát đủ điều kiện ánh sáng thích hợp. Phòng đọc là phòng có trang thiết bị tốt
Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu, micro, flim… phòng đọc ohair có máy đọc TL. Ngoài ra phải có TL nghiên cứu bổ trợ như các TL kinh điển và các văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước; công báo; tạp chí; từ điển.
Xác định nội dung: Hướng dẫn độc giả thực hiện tốt quy định Nhà nước về bảo quản TLLT, nội dung quy định cần làm rõ những thủ tục bắt đầu đối với độc giả đến KTSD TLLT tại phòng đọc, những quy định về bảo vệ an toàn và bảo mật TLLT, những quyền lợi và nghĩa vụ của độc giả. Phân công cán bộ phụ trách phòng đọc ở các lưu trữ cơ quan, phòng đọc
do 1 cán bộ Lưu trữ kiêm nhiệm phụ trách. Nắm vững thành phần, nội dung tài liệu trong kho Lưu trữ, giải đáp những yêu cầu của độc giả. Sử dụng thành thạo thiết bị phòng đọc, cấp phát cho độc giả bản sao, trích sao TLLT.
b. Cung cấp thông tin TLLT qua mạng nội bộ:
c. Cung cấp bản sao TLLT, cấp chứng thực LT
Giáo trình
c. Triển lãm, trưng bày TLLT
Giáo trình
f. Xác định việc flim, bộ ảnh chuyên đề
Giáo trình
g. Cho mượn TLLT